A ClickUp professzionális szolgáltatások csapatának elkötelezettségi menedzsereként sok ügyfélnek segítettem sikeresen bevezetni platformunkat a szervezetükbe. Talán meglepő, de a ClickUp beállítása a legkönnyebb része minden projektnek.
Fontos, hogy szilárd alapokat teremtsen egy jól felépített hierarchiával és értelmes nézetek konfigurálásával! Azonban az, ahogyan a szervezet él át a változásokat, közvetlenül befolyásolhatja a digitális átalakulás sikerét.
A változáskezelés célja az egyéni szintű változások elősegítése azáltal, hogy felméri az érdekelt felek igényeit, és ennek megfelelően felkészül a változási kezdeményezésre.
Miért kritikus fontosságú a változáskezelés az üzleti működésben?
Ebben a szakaszban egyes üzleti vezetők feltehetik maguknak a kérdést: miért bajlódjunk ezzel? Csak hajtsuk végre a változáskezelési folyamatot a lehető leggyorsabban, és reméljük a legjobbakat.
Szeretném elmondani, hogy egy kis idő befektetése mindenkinek segíteni fog a változási kezdeményezésekben, és hatalmas előnyökhöz vezet.
Első és talán legfontosabb, hogy a változáskezelés hatékony bevezetése segít garantálni a befektetés megtérülését. Biztosítja, hogy munkatársai gyorsan elfogadják, hatékonyan használják és jól ismerjék a terméket a sikeres változás érdekében.
Ezzel csökken a folyamatok átdolgozásának vagy újragondolásának szükségessége is, mivel az érdekelt felek a projekt kezdetétől a végéig aktívan részt vesznek benne.
Végül, a változáskezelési stratégiája segíthet a célok és a sikermérők elérésében, amelyeket akkor tűzött ki, amikor először döntött a ClickUp termék mellett. Ez valójában csak egy biztosíték a sikeres változáskezelés előnyeinek megvalósításához.
Kurt Lewin változáskezelési modellje
Kurt Lewin változáskezelési modellje szerint minden változás során a szervezet három szakaszon megy keresztül:
- Feloldás: A csapat felkészül a változásra és elfogadja, hogy változás jön. A szokásos munkamódszerük kezd megolvadni.
- Változás: Ahol a változási kezdeményezések ténylegesen megvalósulnak
- Újrafagyasztás: Ahol megszilárdítja a változást és átáll a szokásos üzletmenetre – befagyasztja a változást.
A változáskezelési folyamat bevezetésének célja, hogy az emberek gyorsabban haladjanak végig a változási görbén. Végső soron az üzleti vezetők szeretnék csökkenteni a változási görbe alján eltöltött időt és a bizonytalanságot.
Mindenki más sebességgel halad végig a változási görbén, ezért a tervezés részeként figyelembe kell vennie stratégiai elképzelésében az összes különböző típusú érdekelt felet. Az alábbiakban végigvezetjük Önt a különböző szakaszokon, hogy hatékonyabban kezelhesse a változásokat és végigvezethesse a folyamatokat.
Összeállítottunk egy változáskezelési sablont is, amely tartalmazza az érdekelt felekkel készítendő interjúk kérdéseit, a változáskezelési tervet és a kommunikációs tervet.
1. fázis: Feloldás
A változáskezelési folyamat ezen szakasza a felfedezésről és a tervezésről szól.
Mérje fel a változás hatását
Először is fontos meghatározni, hogy a változás bevezetése milyen hatással van az érintettekre, függetlenül attól, hogy azok közvetlenül vagy közvetve érintettek. A digitális átalakulási projektekben három fő típusú változás létezik:
1. Rendszerbeli változások
A ClickUp bevezetése esetén az új rendszer a ClickUp! Gondolja át, mennyire fog eltérni a rendszer a jelenlegi állapottól, mivel ez befolyásolhatja, hogy a csapata milyen mértékű és milyen típusú képzésre szorul.
2. Folyamatváltozások
Új rendszer bevezetésekor természetes, hogy a csapat által követett folyamatok és munkafolyamatok is megváltoznak. A szabványos működési eljárások dokumentációjának elkészítése (a Docs-ban!) kiváló forrás lehet a csapat számára.
3. Személyzeti változások
Ez a fajta változás valószínűleg az, ami az embereket leginkább aggasztja a digitális átalakulás során – vajon az új rendszer fel fogja-e váltani őket? Fontos, hogy a szervezeti változáskezelés során figyelembe vegye a változásnak az alkalmazottaira gyakorolt hatását, és egyértelműen közölje az elvárásokat.
Miután azonosította azokat a területeket, amelyek szerint Ön a csapatára a legnagyobb hatással lesznek, itt az ideje, hogy megkérdezze őket! Végezzen interjúkat az érdekelt felekkel, hogy megkérdezze a csapat tagjainak, mi a legfőbb aggodalmuk, és azonosítsa a szervezeti változások hiányosságait, hogy visszatérhessen a status quo-hoz.
Például a csapata úgy gondolhatja, hogy a folyamatokba bevezetett változási kezdeményezések viszonylag kis jelentőségűek, míg Ön szerint ezek jelentős változások. Ez azt jelenti, hogy a projekt során gondoskodnia kell arról, hogy a csapat tagjai részt vegyenek további képzéseken, hogy felkészüljenek a változás kezelésére.
Az interjúk során kiderülhet, hogy az alkalmazottai attól tartanak, hogy az új rendszer létszámleépítéshez vezet. Ez azt jelenti, hogy kommunikációs tervébe erős üzeneteket kell beépítenie, hogy eloszlassa ezeket a félelmeket.
Azonosítsa az ellenállók, a szkeptikusok és a támogatók körét
Ha interjúkat készít az érdekelt felekkel, hamarosan azonosítani tudja az ellenállók, a szkeptikusok és a támogatók körét.
A bajnokok azok a személyek, akiket a változás már meggyőzött, és akik a ClickUp nagykövetei lesznek. Lehet, hogy már használták a ClickUp-ot, vagy csak nagyon elkötelezett tagjai a csapatának.
A bajnokokat fel kell használni a csapat többi tagjának motiválására, és szakértőként be kell vonni őket a ClickUp bevezetésének folyamatába.
Valószínűleg nyilvánvaló, hogy a rezisztensek azok az emberek, akik nagyon vonakodnak a változási kezdeményezésektől vagy bármilyen változástól. Fontos, hogy ezt elismerjük, de megakadályozzuk, hogy ezek az emberek negatív hangulatot terjeszthessenek, hogy a projekt ne kerüljön veszélybe. Ne feledje a negatív torzítást: a negatívumok hangosabbak, mint a pozitívumok.
Az utolsó kategória a szkeptikusok. Ők valójában a kedvenc típusú emberek, akiket szívesen látok a workshopon, amikor a ClickUp projektmenedzsment bevezetéséhez szükséges követelményeket gyűjtöm!
Itt találhatók azok a személyek, akik a leginkább érdekeltek a projekt eredményében, és akik megkérdőjelezik a folyamatokat, és ennek megfelelően változtatnak. Ők gondolnak olyan dolgokra, amelyekre a vezetés nem gondol.
Azonosítsa a fenti típusú embereket, és a projektmenedzsment folyamat vagy a változási kezdeményezés során megfelelően működjön együtt velük!
Tervezze meg a változást
Most, hogy összegyűjtötte az összes információt, itt az ideje, hogy munkába álljon! Két eszközt ajánlok minden sikeres projekthez, amelynek változáskezelési stratégiája van.
- Változáskezelési folyamat terv
- Kommunikációs terv
Szerencsére a ClickUp kiváló eszköz ezeknek a terveknek az elkészítéséhez és karbantartásához. Változáskezelési sablonunkban már találhatók használatra kész tervminták. Változáskezelési stratégiájában érdemes felvenni minden olyan tevékenységet, amelyet a csapat ClickUp bevezetésének elősegítése érdekében tervez végrehajtani.
Ezek a tevékenységek többek között a következőket foglalhatják magukban:
- Új szabványos működési eljárások kidolgozása
- Képzési anyagok kidolgozása
- Felhasználói elfogadás tesztelése
- Képzési foglalkozások
- Ünnepélyes elindítás
A kommunikációs tervben állíthatja be a változás során tervezett kommunikációval kapcsolatos feladatokat. Ezek a következők lehetnek:
- Kezdeti bejelentés
- Heti irodai munkaidő
- Bevezetés bejelentése
- Élesítés utáni visszaigazolások
Sablonunkban található néhány szövegtervezet, amelyet számos ilyen kommunikációban felhasználhat. A ClickUp számos funkciója segíthet ennek beállításában is!
Feladatok több listában
Szeretem a kommunikációs tervemből az összes tervezett feladatot felvenni a változáskezelési tervbe, hogy átfogó képet kapjak az egészről.
Ismétlődő feladatok
A heti frissítések és az irányító bizottsági ülésekhez használja az ismétlődő feladatok funkciót, amely könnyedén emlékezteti Önt ezeknek a tevékenységeknek a végrehajtására.
2. fázis: Változás
A változási fázis akkor következik be, amikor a változások ténylegesen megvalósulnak. Ez lehet a legzűrzavarosabb időszak a csapat számára, de ha keményen dolgozott a feloldási szakaszban, akkor rendelkeznie kell egy tervvel, amely segít átvészelni ezt az időszakot.
A legnagyobb kihívás ebben az időszakban az, hogy mindenki átjusson a változási görbén, és senki ne maradjon le. Legyen felkészülve arra, hogy a projekt során felmerülő események miatt módosítania kell terveit.
Ha már bevezett néhány visszajelzési folyamatot, például egy ClickUp űrlapot vagy egy Slack csatornát, akkor hamarosan hallani fog néhány olyan problémáról, amely felmerülhet. A vezetői csapat is fontos szerepet játszik a csapat moráljának figyelemmel kísérésében és a megfigyelések megosztásában.
Ők vannak a helyszínen a csapataikkal, és pontosan érzékelik az általános hangulatot. Az alábbiakban felsorolunk néhány okot, ami miatt az emberek elakadhatnak a változási folyamat során, és hogyan lehet ezeket leküzdeni:
A okok megértésének hiánya
Ha valaki nem érti, miért van szükség a ClickUp vagy bármely más új rendszer bevezetésére a szervezetében, akkor valószínűleg nem fog elkötelezetten részt venni a projektben, és lassan fogja elfogadni az új rendszert. Szánjon időt arra, hogy elmagyarázza a csapatának a „miért” kérdést, és kérje meg a támogatóit, hogy terjesszék a sikeres változás értékét.
Az ismeretlentől való félelem
A változás ijesztő lehet!
Azok számára, akik tartanak a közelgő változási kezdeményezéstől, fokozza a kommunikációt, és gondoskodjon arról, hogy a folyamat nagyon átlátható legyen. Vonja be az érdekelt feleket a változáskezelési folyamatba, hogy eloszlassa a kétségeket, és végső soron biztosítsa, hogy a dolgok visszatérjenek a status quo állapotba.
Aggodalmak az önkompetenciával kapcsolatban
Amikor egy új rendszert tanulnak, az emberek aggódhatnak, hogy rendelkeznek-e a használatához szükséges technikai ismeretekkel. Gondoskodjon arról, hogy a képzések ne csak a bevezetéskor, hanem az azt követő hetekben és hónapokban is legyenek. A következetesség elengedhetetlen a változáskezeléshez.
Csoportnyomás (negativitási torzítás)
Emlékszik a korábban azonosított ellenállókra? Ha az ellenállók hangja túl hangos lesz, az a változáskezelés során visszavetheti a csapat többi tagját. Minimalizálja a zavarokat azáltal, hogy ezeknek az embereknek privát visszajelzési csatornákat biztosít a vezetőik révén.
A cél és a hatalom elvesztése
Ha Ön a csapat JIRA-szakértője, és hirtelen a JIRA eltűnik, az a személy nagyon ideges lehet a saját célja és fontossága miatt a csapatban. Vonja be ezeket az aggodalmakat tápláló személyeket a ClickUp bevezetésébe, hogy enyhítse ezeket a félelmeket.
Aggódás a múltbeli tapasztalatok miatt
Ha csapata már tapasztalt változásokat a szervezetében, és azok nagy felfordulást és nehézségeket okoztak, akkor csapata ideges lehet a következő változás jelentette következmények miatt. Érdemes elismerni a múltbeli problémákat, és beszélni azokról az intézkedésekről, amelyeket a korábbi projektekből levont tanulságok alapján hoznak.
Higgye el, hogy a változás csak ideiglenes lesz
Hasonlóképpen, ha a szervezetében folyamatos változások zajlanak, az emberek azt hihetik, hogy az új rendszer csak egy ideiglenes divat, amely hamarosan kimenik a divatból. Hangsúlyozza a ClickUp hosszú távú terveit, hogy az emberek tudják, hogy ez nem csak egy új divat.
Készüljön fel arra, hogy bármilyen felmerülő probléma esetén módosítsa tervét, és ebben a fázisban a változások kezelése során minél jobban vonja be csapatait. A végén mosolyogva fogja átlépni a másik oldalt!
3. fázis: Újrafagyasztás
Az utolsó szakaszban a változást „befagyasztjuk”, hogy a ClickUp a szokásos üzleti tevékenység részévé váljon. Ez a szakasz gyakran a leginkább elhanyagolt, mert a bevezetés után a projekt lezárul, és mindenki továbblép a következő feladatra.
Nem tudom eléggé hangsúlyozni ennek a szakasznak a fontosságát a ClickUp bevezetésének ösztönzésében. Csapata éppen egy jelentős átalakuláson ment keresztül, és rengeteg erőfeszítést tett – itt az ideje ezt elismerni!
Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan fenntartási tevékenységet, amelyet érdemes beépítenie. A lehetőségek tárháza itt végtelen, és csak Ön tudja, mi illik legjobban a szervezet kultúrájához és az általános üzleti stratégiához.
Élesítés ünneplése
A változás lezárásaként fontolja meg egy bevezetés utáni ünnepség megrendezését. Ez remek módja lehet annak, hogy jelezze csapatának, hogy a változási időszak lezárult, és megerősítse a ClickUp-ra való áttérést.
Az ünneplés sokféle formát ölthet, például ebédet biztosíthat a csapatának, vagy mindenkinek adhat egy cupcake-et. Még a rövid távú, azonnal elérhető sikerek is remekül alkalmasak a változáskezelés során történő népszerűsítésre.
Munkaterületi pontverseny
A ClickUp egy nagyon hasznos jelentéskészítő widgetet is kínál a műszerfalainkon, amelynek neve Workspace Points. Ez a widget pontokat oszt ki az embereknek az alapján, hogy hány feladatot végeznek, hány feladatot fejeztek be és hány megjegyzést fűztek hozzá.
Számos sikeres ügyfelemnél láttam, hogy belső versenyt szerveztek az alkalmazottaik számára, amelynek nyertese, aki a legtöbb munkaterületi pontot szerezte, ajándékutalványt kapott. Ez a bevezetéskor remek ötlet, mert arra ösztönzi az embereket, hogy minél hamarabb belevessék magukat a ClickUp használatába, és az összes jelenlegi munkájukat áthelyezzék a rendszerbe.
Értékelés a bevezetés után
A legegyszerűbb módja annak, hogy megtudja, alkalmazottai elfogadják-e a változást, az, ha megkérdezi őket! Néhány héttel a bevezetés után kérdezze meg újra mindenkit, hogy mit gondolnak a ClickUp-ról, és kérje meg őket, hogy osszák meg visszajelzéseiket és javítási javaslataikat.
Gyakran előfordulnak olyan szélsőséges esetek, amelyekre a felfedezési fázisban nem gondoltunk, és amelyek itt merülnek fel, és elősegíthetik a termék folyamatos fejlesztését. Megtudhatja azt is, hogy vannak-e olyan ismerethiányok, amelyek pótolhatók további képzéssel.
Kiegészítő képzés, irodai munkaidő, ebéd és tanulás
Ha csapata jelzi, hogy további képzésre van szükségük, biztosítsa számukra! Még ha nem is mondják meg, érdemes további lehetőségeket biztosítani számukra, hogy kérdéseket tehessenek fel és többet tanulhassanak.
A leghatékonyabb módszerek, amelyeket eddig láttam, olyanok, mint az Office Hours, ahol az emberek feltehetik a ClickUp-pal kapcsolatos konkrét kérdéseiket, amelyekre egy képzés során nem feltétlenül kerülne sor.
Ezen felül, ha ráveszi a ClickUp-bajnokait, hogy bemutassák, hogyan használják a ClickUp-ot olyan találkozókon és üléseken, mint a Lunch and Learns, akkor azt fogja tapasztalni, hogy az emberek átveszik a kollégáiktól kapott tippeket és trükköket.
Jutalmak és elismerések
Annak érdekében, hogy a változás teljes élménye pozitív legyen, ismerje el a projektben közreműködő bajnokait és szakértőit. A változási kezdeményezés nagy dolog, ezért jutalmazza meg mindenkit ennek megfelelően.
Kik profitálnak a változáskezelési tervből?
Szervezetek: A változás elkerülhetetlen a vállalkozásokban. Valójában ez az egyetlen állandó dolog. A szervezetek számára a változáskezelési terv kulcsfontosságú a zökkenőmentes átmenethez. Megóvja a vállalatot a potenciális zavaroktól és minimalizálja a nem kezelt kiigazítások által okozott veszteségeket. Ez a terv elősegítheti a szervezeten belüli fejlesztéseket, innovációt és növekedést.
Alkalmazottak: Nem csak a szervezetek, hanem az alkalmazottak is nagyban profitálnak egy átfogó változáskezelési tervből. A változással járó ismeretlenség és aggodalom gyakran a személyzet moráljának és termelékenységének csökkenéséhez vezethet. Megfelelő változáskezelési tervvel az alkalmazottak alapvető támogatást és útmutatást kapnak az átállás során, ami csökkenti az ellenállást és javítja az új helyzet elfogadását.
Gyorsabban haladjon át a változási görbén a változáskezelés segítségével
A változáskezelés biztosítja, hogy csapata sértetlenül vészelje át a ClickUp bevezetését. Emellett ösztönzi a bevezetést és biztosítja, hogy a lehető leggyorsabban megtérüljön a befektetés.
Ne hanyagolja el a három szakasz egyikét sem: feloldás, változás és újbóli befagyasztás. Az egyes szakaszokra való felkészülés biztosítja, hogy a lehető legtöbbet hozza ki munkatársaiból és a ClickUp-ból.