A projektmenedzserek hagyományosan olyan stratégiai megközelítéseket keresnek, amelyekkel megkönnyíthetik a munkát. Bármely olyan megközelítés, amely csökkenti a projekt befejezéséhez szükséges időt, mindig is üdvözlendőnek számított.
Az ilyen megközelítések végső célja mindig is az volt, hogy a projektet időben befejezzék, csökkentsék a projekt költségeit és kiküszöböljék a felesleges kiadásokat.
Ezek közül a projektmenedzsment-megközelítések közül a munka kisebb feladatokra bontása egy általános technika, amely mindig is kulcsszerepet játszott a projekt termelékenységének elősegítésében. A munka kisebb feladatokra bontása kezelhetőbbé és megközelíthetőbbé teszi azt.
Mi az a munkamegosztási struktúra (WBS) sablon?
A munkamegosztási struktúra egy projekt hierarchikus elemeinek vizuális ábrázolása, amelynek végső célja a különböző projekt eredmények elérése. Ez a hasznos diagram lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy vizualizálják projektjük legkritikusabb aspektusait, miközben a kívánt célok elérésére törekednek.
A munkamegosztási struktúra sablonok rendelkezésre állása nagy előny, mert így a projektmenedzsereknek nem kell időt fordítaniuk a WBS sablonok elkészítésére. Projektmenedzserként gyorsan beszerezhet egy ingyenes munkamegosztási struktúra sablont, amely megfelel a projekt követelményeinek.
A munkamegosztási struktúra sablon egy hierarchikus vagy vizuális ábrázolása minden szükséges lépésnek, amelyet el kell végeznie a projektben meghatározott feladatok elvégzése során. Ez azt jelenti, hogy nem kell időt töltenie azzal, hogy felsorolja a projektjéhez szükséges összes alapvető mérföldkövet.
6 ingyenes munkamegosztási struktúra sablon Excelben, Sheetsben és ClickUpban
A munkamegosztási struktúra sablonok megismerése nem elég. Többet kell tudnia a lehetséges munkamegosztási sablonokról és a projektjéhez figyelembe vehető példákról. Így könnyebben dönthet a következő projektjeihez figyelembe veendő sablonokról.
Íme néhány kapcsolódó munkamegosztási struktúra sablon és példa, amelyet érdemes figyelembe venni.
1. ClickUp munkamegosztási struktúra táblasablon
A termékcsapatok imádni fogják ezt a ClickUp munkamegosztási struktúra táblás sablont, amelynek segítségével könnyedén vizualizálhatják a projekt hatókörét azáltal, hogy a munkát kisebb részekre osztják. Ez megkönnyíti a projekt egyes szakaszaiban elért eredmények nyomon követését!
Ráadásul a Whiteboard funkciónk segítségével egyszerűen szerkesztheti, hozzáadhatja vagy eltávolíthatja a vizuális elemeket, hogy azok megfeleljenek csapata speciális igényeinek. Soha többé ne veszítse szem elől a következő projektjének mozgó elemeit!
2. ClickUp munkamegosztási struktúra sablon
A ClickUp munkamegosztási struktúra (WBS) sablonja hatékony megoldás komplex projektek egyszerű kezeléséhez. Ezzel a sablonnal a feladatokat konkrét szakaszokra oszthatja, egyszerűsítheti a csapat együttműködését, és valós idejű frissítésekkel nyomon követheti a projekt előrehaladását. Mindezt intuitív, felhasználóbarát formátumban, amely nem igényel kódolási vagy speciális szoftveres ismereteket.
A WBS sablon használatával biztosíthatja, hogy projektje időben és a költségkereten belül készüljön el. Segít meghatározni és megszervezni a projekt eredményeit és céljait, javítja a csapat kommunikációját, egyértelművé teszi a szerepeket és növeli a projekt általános hatékonyságát.
3. ClickUp projektköltségvetés (munkafelosztási struktúrával) sablon
A ClickUp projektköltségvetési munkamegosztási struktúra sablonjával szemmel tarthatja a projekt összes mozgó elemét, és ami a legfontosabb, a költségvetését. Mint már tudja, egy komplex projekt nyomon követése kihívást jelent.
Még a legjobb projektmenedzserek is elveszíthetik a fonalat a lényeges részletekről, de a költségvetés meghatározása után a kis hibák rendkívül költségesek lehetnek. Szerencsére ez a projektköltségvetési (WBS) sablon segít a projekt eredményeinek nyomon követésében minden fázisban, könnyebben kezelhető módon.
4. ClickUp alkalmazottak munkaterhelési sablonja
A csapat munkaterhelésének kezelése kritikus fontosságú annak eldöntésében, hogy sikeres lesz-e a projekt. Fontos, hogy a csapat tagjai bármikor feladatokkal és felelősségekkel legyenek megbízva. Ez biztosítja a maximális termelékenységet az összes munkavállaló számára, ami minden szervezet számára örvendetes eredmény.
A ClickUp alkalmazott munkaterhelés sablonjával hatékonyan kezelheti csapata munkaterhelését, kapacitás szerint oszthatja el a feladatokat, és tervezheti a jövőbeli projekteket. Ez a sablon lehetővé teszi, hogy lássa az egyes személyeknek kiosztott feladatokat, ami minden projektmenedzsmentben nagy előny.
5. ClickUp cselekvési terv sablon
Minden projekt menedzsmentjének legfontosabb eleme a cselekvési terv. A cselekvési terv egy részletes terv, amely felvázolja az adott célok eléréséhez szükséges összes lépést és intézkedést. Ez azt jelenti, hogy a cselekvési terv tartalmazza az adott cél eléréséhez szükséges összes lépést vagy tevékenységet.
Az akcióterv-sablon hatékony módszer a projektben végrehajtandó összes szükséges tevékenység és szerep kezelésére. Célja, hogy figyelmét a projekt céljaira összpontosítsa.
A ClickUp cselekvési terv sablonjának segítségével könnyebb lesz megérteni a projekt eredményeit és meghozni a helyes döntéseket.
6. Google Sheets & Excel WBS sablon a Vertex42-től
A Vertex42 Excel munkamegosztási struktúrája kiválóan alkalmas komplex projektek szervezésére. Áttekintést nyújt a projektről, lehetővé téve a feladatok és függőségek hatékonyabb azonosítását és kezelését.
A sablon hierarchikus struktúrát használ, behúzásokkal jelölve az alfeladatokat, így könnyen nyomon követhető, hogy mit kell elvégezni.
3 típusú munkamegosztási struktúra példák a projektmenedzsmenthez
Itt jön be a munkamegosztási struktúra, amely megkönnyíti a komplex projektek egyszerű, megvalósítható projektfeladatokra való felosztását. Pontosabban, a munkamegosztási struktúra egy olyan eszköz, amelynek célja a projektfeladat megvalósításának elősegítése a projekt hatókörének, költségének és ütemtervének integrálásával.
Ennek az eszköznek az a végső célja, hogy biztosítsa az összes projektterv összehangolását. Hagyományosan háromféle munkamegosztási struktúra létezik:
1. Teljesítményalapú munkamegosztási struktúra
A teljesítményalapú munkamegosztási struktúrában egyértelmű kapcsolat van a projekt teljesítményei vagy eredményei és a projekt hatóköre között. Ez azt jelenti, hogy az elvégzendő munka alapvető szerepet játszik a kívánt eredmény rögzítésében.
Például egy ház építésénél közvetlen kapcsolat van az alapozás és az ásás között. A ClickUp projektterület-táblasablonja kiválóan alkalmas arra, hogy az egész csapat számára láthatóvá tegye a teljes projekt terjedelmét.
2. Fázisalapú munkamegosztási struktúra
A fázisalapú munkamegosztási struktúrában nincs közvetlen kapcsolat az egyes eredmények között. Bár a projekt megfelelő működéséhez több elemnek is teljesülnie kell, fontos kiemelni, hogy az egyes elemek nem befolyásolják a teljes folyamat többi eredményét. A projekt könnyen fázisokban kezelhető, az egyes fázisok között jelentős időtartammal.
3. Időalapú munkamegosztási struktúra
Az évek során a projektmenedzserek időalapú munkamegosztási struktúrákat használtak a projektmenedzsmentben. Ez a megközelítés azonban kevés figyelmet kapott, mivel nem a teljesítendő feladatokra, hanem az időtényezőre koncentrál.
Ez azonban egy alapvető munkamegosztási struktúra. A projektcsapat ezt a megközelítést használhatja a vizsgált projektfázis megtervezéséhez és részletezéséhez.
Mi jellemzi a jó munkamegosztási struktúra sablont?
Mint már tudod, a komplex projektek stratégiai megközelítést igényelnek a dinamikus környezetben felmerülő lehetséges kockázatok elkerülése érdekében. Ezért elengedhetetlen egy jó munkamegosztási struktúra sablon kidolgozása vagy kiválasztása, hogy növeljük a projekt eredményeinek elérését. Nehéz jó WBS sablont találni a piacon. Azonban néhány szempont alapján lehet egy sablont jó munkamegosztási struktúra sablonnak tekinteni.
Eredményorientált.
Projektmenedzserként az Ön végső célja, hogy pozitív eredményeket érjen el a projektben. A sikere a projektben elért eredményeken alapul. Ezért a munkamegosztási struktúrának alapvetően eredményorientált rendszernek kell lennie.
Ez azt jelenti, hogy a projekt vizuális ábrázolásának a projekt eredményeire kell összpontosítania, nem pedig az eredmények eléréséhez szükséges konkrét tevékenységekre. Általában elengedhetetlen, hogy a WBS-sablonban az elemeket igék helyett főnevekkel írja le.
A sablon egymást kölcsönösen kizáró elemekből áll.
Ez mindig kihívást jelent, de gondoskodnia kell arról, hogy a projekt eredményei ne fedjék egymást. A munkamegosztási struktúra sablonjának biztosítania kell, hogy az egyes szintek kölcsönösen kizárják egymást.
Nem célszerű, hogy a különböző projekt eredmények átfedjék egymást, mivel ez negatív hatással lehet a teljes projektre, különösen a kockázatkezelés tekintetében. Bármely projektmenedzsmentben kritikus fontosságú a kölcsönös kizárás érvényesítése a félreértések és a munka párhuzamos elvégzésének csökkentése érdekében.
A hierarchikus elemeket mutatja be.
Minden projektnek egy meghatározott időrendi megközelítést kell követnie, amelyben a hierarchia elengedhetetlen. A végső projektfolyamat-ábra minden „gyermek” elemének hierarchikus kapcsolatban kell állnia a „szülő” feladattal.
Ez azt jelenti, hogy ha hozzáadja az összes szükséges „gyermek” elemet, nagyobb eséllyel kap egy világos képet a „szülő” vagy a projekt végső eredményéről.
A 100%-os szabályt követi.
A munkamegosztási struktúrák hagyományosan sokféle formában és alakban léteznek. Néhányat egy adott projekt speciális követelményeinek megfelelően alakítanak ki, míg mások általánosak.
Bár minden munkamegosztási struktúra kissé eltérőnek tűnik, fontos megjegyezni, hogy mindegyikük követi a 100%-os szabályt. Ez azt jelenti, hogy a munkamegosztási struktúra minden szintjének ki kell töltenie a szülőszint 100%-át, és ugyanakkor legalább két „gyermek” elemmel kell rendelkeznie.
A csapatok felelősségi körei egyértelműek.
A projektfeladatok kiosztása az egyik legbonyolultabb feladat a projektmenedzsmentben. A projektmenedzsereknek nehézséget okoz a különböző csapattagok feladatainak és felelősségeinek kiosztása.
Ez magyarázza, miért vannak olyan feladatok és felelősségek, amelyek átfedik egymást, ami alacsony termelékenységhez vezet. Egy jó WBS-sablonban a feladatoknak egy adott csapathoz vagy személyhez kell tartozniuk, ami megakadályozza az átfedéseket és más nem kívánt projektbeli problémákat.
Három részletességi szint létezik
A részletes WBS-sablon rendkívül fontos, mert biztosítja, hogy a projekt minden aspektusát alaposan figyelembe vegyék. Nem célszerű olyan munkamegosztási struktúrát használni, amely kevés információt tartalmaz. A projekt feladatok végrehajtásához minden szükséges részletre szükség van.
Ezért találhat számos, három részletességi szinttel rendelkező munkamegosztási struktúra sablont. Például a WBS egyes ágai másoknál jobban fel vannak osztva, ami azt jelenti, hogy a projekt hatóköre nagyon részletes lesz.
Mikor érdemes WBS-sablont használni?
A WBS-sablon a legtöbb projektmenedzsment szakember számára luxusnak tűnhet. Az ilyen szakemberek úgy vélik, hogy egy nagy projekt működhet anélkül, hogy felesleges elemeket adnának hozzá a műveletekhez. A munkamegosztási struktúra sablon azonban számos projektmenedzsment szempontból hasznos. Íme néhány alapvető terület, ahol a munkamegosztási struktúra sablon szerepe vitathatatlan.
1. A projekt függőségeinek meghatározása
A projektmenedzsmentben elengedhetetlen a projektfüggőségek megértése, ami megkönnyíti a projektmenedzserek számára a helyes döntések meghozatalát. Általában minden projektben nagyon sok függőség van.
Ezért is olyan kihívást jelent egy komplex projekt menedzselése, különösen akkor, ha a projektmenedzsernek nehézséget okoz a különböző függőségek és azok egymáshoz való viszonyának megértése.
A munkamegosztási struktúra kapcsolatot teremt a különböző projektfüggőségek között. Projektmenedzserként Ön szeretné tisztán megérteni a projekt minden elemét, és a WBS segít Önnek ebben.
2. A projekt költségének becslése
A költség minden projekt alapvető szempontja. Projektmenedzserként pontos költségvetéssel kell rendelkeznie a projekt várható költségeiről.
Kihívások merülnek fel, amikor a becsült projektköltség meghaladja a tervezett költségeket. Ez egy olyan probléma, amelyet minden vezető projektmenedzser el akar kerülni. A munkamegosztási struktúra sablon segítségével azonban részletes információkat kaphat a különböző projektek költségeiről.
Könnyedén becsülheti meg a projekt megvalósításához szükséges összes költséget. A tényleges költségbecslések lehetővé teszik, hogy a projektet a kezdetektől a végéig elvégezze anélkül, hogy a projektmenedzserek általában szembesülnek a költségekkel kapcsolatos kihívásokkal.
3. A projekt ütemtervének és menetrendjének meghatározása
A projektköltségek mellett a projektmenedzsment ütemtervének kidolgozása mindig is jelentős kihívást jelentett a projektmenedzserek számára. Minden projektmenedzser szeretne elegendő időt kapni a projektjei megvalósításához. Ez azonban nem mindig lehetséges. Minden projektet egy meghatározott időn belül kell befejezni, hogy a különböző érdekelt felek számára segítséget nyújtson.
Projektmenedzserként a munkamegosztási struktúra sablon a projekt ütemtervének és menetrendjének meghatározásához elengedhetetlen eszköz. Ezzel a sablonnal könnyebb meghatározni, hogy mennyi időre van szükség a projekt egyes feladatainek elvégzéséhez.
Ez segít biztosítani, hogy a projekt a meghatározott időn belül befejeződjön, ami a projekt különböző érdekelt feleinek előnyére válik.
4. A projekt kockázatainak azonosítása
Minden projekt dinamikus környezetben valósul meg, ezért különböző alapvető tényezők változhatnak, ami hatással lehet a projekt eredményeire. Projektmenedzserként tisztában kell lennie a lehetséges kockázatokkal és bizonytalanságokkal, hogy az ilyen kihívások felmerülésekor megfelelően tudjon reagálni.
A WBS sablon nem csak a projekt elemeit és azok egymáshoz való viszonyát tartalmazza. Rámutat a projektmenedzserek által szembesülhető lehetséges kockázatokra és bizonytalanságokra is. Szüksége van erre az alapvető sablonra, mert segít felismerni a lehetséges projektkockázatokat és kezelni azokat, mielőtt azok káros hatással lennének a projekt eredményeire.
5. A projekt előrehaladásának nyomon követése
Projektmenedzserként Ön szeretné nyomon követni a projekt napi előrehaladását. A projekt előrehaladásának megértése kritikus fontosságú, különösen annak elemzésekor, hogy a projekt a meghatározott ütemterv és költségkeret határain belül marad-e. A WBS sablon segítségével gyorsan megértheti a projekt minden lépését, és szükség esetén módosíthatja az ütemtervet és a költségeket.
Szervezze meg projektjeit egy munkamegosztási struktúra sablonban
Projektmenedzserként a következő projektben a helyes döntéseket szeretné meghozni. Ezért gondoskodnia kell arról, hogy rendelkezésre álljon egy világos és tömör munkamegosztási struktúra, amely segít az időgazdálkodásban, a projekt ellenőrzésében és a feladatok kiosztásában.
A ClickUp-nál olyan munkamegosztási struktúra sablonokat kaphat, amelyek a projekt igényeinek megfelelően lettek kialakítva. Regisztráljon még ma ingyenesen a ClickUp-ra, és kezdje el hatékonyan kezelni projektjeit.