Ha ezt a cikket olvasod, akkor valószínűleg már hallottál a RACI keretrendszerről, vagy legalább egyszer kipróbáltad a munkád során. Talán azért, mert a vezetődet meggyőzött a rendszer számos előnye? Vagy talán az interneten böngészve olvastál egy cikket a RACI-ról, amikor hatékony projektmenedzsment technikákról kerestél információkat.
Mindenesetre, hogy felfrissítsük az emlékezetét, a RACI mátrix vagy a felelősségmegosztási mátrix egy keretrendszer, amelynek segítségével a csapatok hatékonyabban tudják elvégezni a munkájukat, mivel egyértelműen meghatározza az egyes csapattagok szerepét és felelősségi körét.
Ha azon gondolkodik, hogyan ossza szét a feladatokat a munkahelyen, a RACI mátrix segítségével meghatározhatja, hogy a projekt során az egyes csapattagok milyen szintű felelősséggel rendelkeznek egy-egy feladatért.
A RACI rövidítés jelentése: felelős, elszámoltatható, konzultált és tájékoztatott.
A RACI-nál minden feladatot egy vagy több személyhez rendelnek, akik felelősek a feladat elvégzéséért, egy személy felelősséggel tartozik azért, hogy a feladat időben el legyen végezve, egy vagy több személyt meg kell kérdezni a folyamat során, és egy személyt tájékoztatni kell a feladat végrehajtásáról, annak előrehaladásáról és befejezéséről.
Bónusz olvasmány: Példák a RACI mátrix táblázatra
Ha szeretnéd kipróbálni őket, számos ingyenes RACI mátrix sablon elérhető online. Például a ClickUp ingyenes, azonnal használható RACI mátrix sablont kínál, amellyel megszervezheted a csapatodat.
A ClickUp RACI-mátrix sablonja egy nagymértékben testreszabható sablon, amely a következőket segíti a csapatoknak:
- Feladatok és a feladatok tulajdonjogának kiosztása
- Javítsd a kommunikációt, a felelősségvállalást és az együttműködést
- Kerülje el a félreértések miatti késedelmet a feladatok elvégzésében
A ClickUp RACI mátrix sablonja nem csupán egy szervezési eszköz. Hatékony módszer arra, hogy nyomon kövesse projektjeit, és biztosítsa, hogy mindenki tisztában legyen a folyamatban betöltött szerepével. Az ilyen típusú sablonok használatának előnyei a következők:
- Jobb átláthatóság és egyértelműség abban, hogy ki miért felelős
- A döntéshozatali jogkörök jobb megértése
- Kevesebb félreértés és késedelem a feladatokban
- Feladatok gyors és hatékony kiosztásának képessége
Bár a hagyományos RACI-mátrix könnyen megvalósítható és egyértelműen meghatározza mindenki szerepét egy projektben, vannak vele kapcsolatos kihívások is. A szakemberek által a RACI-modellel kapcsolatban gyakran emlegetett panaszok a következők:
- Túl merev lehet
- Kisebb projektek esetében túl sok munkát jelenthet.
- Ez bonyolítja a dolgokat kisebb csapatok esetében, ahol egy személy több szerepet is betölt.
- A projektmenedzser végül felelőssé válhat az összes elvégzendő feladatért.
De a helyzet a következő: a projektmenedzsmentben a világos felelősségi körök ugyanolyan fontosak, mint a kávé hétfő reggel. Nélkülük gyakorlatilag macskákat terelget, ami kaotikus, eredménytelen helyzetet eredményez, és valószínűleg karcolásokkal végződik. Tehát, ha a RACI nem felel meg Önnek, mit tehet egy tapasztalt projektmenedzser?
Szerencsére az évek során a döntéshozók több alternatívát is kidolgoztak a RACI-hoz, amelyek jobban alkalmazkodnak a csapatok dinamikus természetéhez.
A RACI mátrix alternatíváinak feltárása
Nem arról van szó, hogy a RACI nem hasznos, csak arról, hogy a projektmenedzsment szoftverek világában nincs olyan megoldás, amely minden helyzetben alkalmazható.
A RACI-táblázatok inkább az egyéni felelősségekre, mint a csapatmunkára koncentrálnak. Nem teremtenek teret olyan együttműködési munkakörnyezeteknek, ahol több csapattagnak szorosan együtt kell működnie.
A hagyományos RACI-modell használatával nehéz lesz kommunikálni a csapatok felelősségi köreit, ha különböző időzónákban dolgozó globális csapatokkal dolgozik együtt.
Éppen ezért a csapatod számára megfelelő döntéshozatali keretrendszer kiválasztása nem csupán egy gyakorlat. Arról szól, hogy a projektedet és a csapatodat a sikerre készítsd fel. Minden döntéshozatali módszer másképp hat a projekt eredményeire.
Tegyük fel, hogy el kell menned egy új étterembe, ahol még nem jártál, és nem tudod, hogyan jutsz oda. GPS-sel vagy papír térképpel egyaránt eljuthatod a célállomásodra, de az egyik gyorsabb, hatékonyabb vagy jobban megfelelhet az adott utazásodnak.
Hasonlóképpen, míg a RACI jó a szerepek és felelősségek kiosztásához, a RAPID hasznos lehet a döntéshozatal felgyorsításához egy időérzékeny projekt esetében. Vagy a PACSI jobban biztosíthatja a több mozgó alkatrészből álló projektekhez szükséges részletességet.
Vizsgáljuk meg ezeket a RACI alternatívákat, amelyek tökéletesen illeszkedhetnek a projektmenedzsment stílusához.
Döntésalapú alternatívák: RAPID és DACI
Először is, van néhány modellünk, amely megkönnyíti és gyorsabbá teszi a döntéshozatalt. Mert valljuk be, a projektmenedzsment fele a helyes döntések meghozataláról szól, nem igaz?
RAPID
A RAPID a Recommend (ajánlás), Agree (egyetértés), Perform (teljesítés), Input (beviteli) és Decide (döntés) szavak kezdőbetűiből áll. A következőképpen működik:
- Ajánlás: Ez a személy vagy személyek egy cselekvési tervet javasolnak.
- Egyetértés: Egyet kell érteniük a javaslattal, hogy tovább lehessen lépni.
- Végrehajtás: Ezek azok a személyek, akik végrehajtják a meghozott döntést.
- Bemenet: Információt vagy bemenetet nyújtanak az ajánláshoz.
- Döntés: A döntéshozó, az, aki meghozza a végső döntést.
💡 A RAPID olyan helyzetekben nyújt kiemelkedő teljesítményt, amikor a döntéseket gyorsan és hatékonyan kell meghozni, egyértelmű felelősségi körökkel. Ideális módszer startupok, agilis fejlesztőcsapatok és válságkezelő csapatok számára.
DACI
A DACI mátrix a Driver (vezető), Approver (jóváhagyó), Contributors (hozzájárulók) és Informed (tájékozottak) szavakból áll. Hasonló a RAPID-hoz, de kissé eltérő a fókusza:
- Vezető: Ez a személy vezeti a projektet és ösztönzi a többieket, hogy biztosítsák a döntések meghozatalát.
- Jóváhagyó: Ők hoznak végső döntést a kérdésekben.
- Közreműködők: Ezek olyan szakértők, akik hozzájárulnak a döntéshozatali folyamathoz.
- Tájékozott: Tudniuk kell a végső döntésről, de nem vesznek részt annak meghozatalában.
💡A DACI segít a résztvevők egyértelmű feltérképezésében, és tökéletes megoldás, ha egyértelmű parancsnoki láncra van szükség. Olyan, mint egy jól működő futószalag, ahol mindenki tudja a szerepét, és a folyamat zökkenőmentesen halad. Ideális nagyvállalatok, kormányzati projektek és szabályozott iparágak számára.
👉 Ha nem tudja, mi az a stakeholderek feltérképezése, itt talál egy blogot, amely leírja, mi is az, és sablonokat is tartalmaz , amelyek segítenek a stakeholderek feltérképezésében a szervezetében.
Feladatorientált alternatívák: RASCI és ARPA
RASCI
A RASCI a RACI kibővített változata, amely egy további részletességi szintet ad a szerepkörök kiosztásához. A következő szerepköröket tartalmazza:
- Felelős: Az a személy, aki elvégzi a feladatot.
- Felelős: Az a személy, aki végső soron felelős a feladat megfelelő elvégzéséért.
- Támogatás: Azok a személyek, akik erőforrásokat biztosítanak vagy támogató szerepet játszanak a feladat elvégzésében.
- Konzultált: Azok a személyek, akiknek a véleményét kikérik, általában a téma szakértői.
- Tájékozott: Azok a személyek, akiket folyamatosan tájékoztatni kell a haladásról, gyakran csak a befejezés után.
A RASCI és a RACI modellek közötti legfontosabb különbség a „támogató” szerepkör hozzáadása. Ezzel elismerik, hogy egyes csapattagok segíthetik a felelős személyt anélkül, hogy közvetlenül felelősek lennének a feladat elvégzéséért.
💡A RASCI mátrix különösen hasznos komplex projektekben, ahol a feladatok több ember bevonását igénylik, vagy sok függőségi viszony és támogató szerep van. Ideális funkcióközi csapatok, nagyszabású IT-projektek és építési projektek számára.
ARPA
Az ARPA kissé eltérő megközelítést alkalmaz, a hatalom és a részvétel áramlására összpontosítva:
- Felelős: Az a személy, aki jogosult a munkát jóváhagyni vagy elutasítani.
- Felelős: Az a személy, aki ténylegesen elvégzi a munkát.
- Résztvevő: Azok a személyek, akik aktívan részt vesznek a folyamatban, de nem felelősek annak befejezéséért.
- Tanácsadó: Olyan személyek, akik szakértelmük alapján adnak tanácsot, de nem vesznek részt aktívan a munkában.
Különösen hasznos, ha tisztázni kell a parancsnoki láncot, és meg kell különböztetni azokat, akik a munkát végzik, és azokat, akik felügyelik azt. Emellett elismeri azoknak a résztvevőknek a szerepét is, akik aktívan részt vesznek a munkában, de nem viselnek végső felelősséget.
💡 Azokban a projektekben, ahol meg kell különböztetni a döntéshozókat, a munkát végzőket és a szakértelmet vagy segítséget nyújtókat, használhatod az ARPA mátrixot. Ez tanácsadó cégek, kutatási projektek és stratégiai kezdeményezések esetében a legalkalmasabb.
Egyéb RACI alternatívák
PACSI
A PACSI a Perform (teljesítés), Accountable (felelősség), Control (ellenőrzés), Suggest (javaslat) és Informed (tájékoztatás) szavak kezdőbetűiből áll. Ez egy RACI alternatíva, amely a következő szerepeket tartalmazza:
- Végrehajtás: Ők végzik el a munkát.
- Felelős: Ők felelősek az eredményért.
- Ellenőrzés: Felülvizsgálják és megvétózhatják a döntéseket.
- Javaslat: Ők adnak visszajelzéseket és ajánlásokat.
- Tájékozott: Tudniuk kell, mi történik.
💡A PACSI kiválóan alkalmas olyan projektekhez, amelyek több érdekelt felet és összetett jóváhagyási folyamatokat tartalmaznak. Olyan, mint egy többrétegű torta: minden rétegnek megvan a maga íze és célja. A nagyvállalatok, kormányzati szervek és multinacionális projektek hatékonyabbnak tartják a PACSI modellt.
RACI-VS
A RACI-VS két új szerepkört ad hozzá a RACI-hoz: ellenőr és aláíró.
- Ellenőr: Az a személy, aki ellenőrzi, hogy a munka megfelel-e a követelményeknek.
- Aláíró: Az, aki aláírja a végső terméket.
💡 Ez a modell tökéletes olyan projektekhez, amelyek szigorú minőség-ellenőrzési vagy szabályozási követelményeknek kell megfelelniük, valamint olyan iparágakhoz, amelyek szigorú megfelelési követelményeknek kell megfelelniük. Ezért ideális gyógyszeripari vállalatok, az űripar és a pénzügyi szolgáltatások számára.
DCI
A DCI a RACI egyszerűsített változata, amely nagyobb hangsúlyt fektet a projekt mozgatórugóira. A betűk jelentése:
- Döntéshozó/vezérlő: irányítja a feladat elvégzését
- Konzultált: Véleményt, javaslatot vagy ötletet kért
- Tájékozott: Nem vesz közvetlenül részt a feladat elvégzésében, de tájékoztatni kell, amikor a feladat elvégzésre került.
💡 A DCI modell a legalkalmasabb egyszerűsített projektmenedzsmentre kisebb csapatokban vagy kevésbé összetett projektekben, ami a RACI mátrixból hiányzik. Ideális kisvállalkozások, startupok és nagyobb szervezeteken belüli egyedi részlegek számára.
RATSI
A RATSI modell több árnyalatot ad a feladatmegosztáshoz. Segít egy világos képet alkotni a projektben betöltött hatalmi és támogatói szerepekről. Tartalmazza:
- Felelősség: Felelős a feladat elvégzéséért, nem pedig a feladat elvégzéséért.
- Hatóság: Döntéseket hoz és felelős a tevékenységért. Nem vesz részt a napi munkában.
- Feladat: A feladat elvégzéséért felelős személy
- Támogatás: Szükség esetén támogatást vagy javaslatokat nyújt.
- Tájékoztatás: A feladat befejezése után tájékoztatást kapnak róla.
💡A RATSI mátrix akkor hasznos, ha meg kell különböztetni, hogy ki rendelkezik döntéshozatali jogkörrel, és ki felelős a feladatokért. Leginkább mátrixszervezetek, funkcióközi projektek és tanácsadó cégek számára alkalmas.
Gantt-diagramok és munkamegosztási struktúra
Bár nem közvetlen RACI alternatívák, a Gantt-diagramok és a munkamegosztási struktúrák vizuális módszereket kínálnak a projektmenedzsereknek a felelősségek csapat tagok közötti elosztásához és a feladatok előrehaladásának nyomon követéséhez. Olyanok, mint a projektmenedzsment infografikái: komplex információkat könnyen emészthető formában mutatnak be.
A Gantt-diagram egy remek vizuális alternatíva a RACI-mátrixhoz, amely megmutatja, hogy a csapatod egy adott időszak alatt mennyi munkát végzett el a tervezetthez képest. Közvetlenül összekapcsolja az egyéneket a feladatokkal, miközben kiemeli a feladatok közötti függőségeket és az ütemtervet.
A Gantt-diagramok a legalkalmasabbak a projekt ütemtervének és függőségeinek vizualizálására, és ideálisak az időérzékeny, egymást követő feladatokból álló projektekhez.
Lehet, hogy már használsz munkamegosztási struktúrát (WBS). Ez egy diagram, amely nagy, összetett projekteket kisebb, mindenki számára könnyen érthető részekre vagy munkaszakaszokra bont. Ez segít fenntartani a projekt lendületét, megszervezi a résztvevőket, és biztosítja, hogy minden lényeges feladat el legyen végezve.
Ez a megközelítés ideális építési projektek, szoftverfejlesztés és termékbevezetések esetén.
A megfelelő keretrendszer kiválasztásánál figyelembe veendő tényezők
A megfelelő RACI-diagram alternatíva kiválasztása olyan, mint a tökéletes ruha kiválasztása – azt kell választanod, ami az alkalomhoz, az ízlésedhez és a céljaidhoz leginkább illik.
Íme néhány szempont, amelyet figyelembe kell venni a megfelelő döntéshozatali keretrendszer kiválasztásakor:
- A projekt mérete és összetettsége
- Csapatstruktúra és dinamika
- Döntéshozatali kultúra a szervezetében
- Az érdekelt felek bevonása
- A projekt ütemterve és sürgőssége
- Szabályozási vagy megfelelési követelmények
A legjobb keretrendszer az, amelyik a csapatodnak és a projektednek megfelel. Nem a legújabb trendeket kell követni, hanem azt kell megtalálni, ami a legjobban megfelel az igényeidnek.
📮 ClickUp Insight: A kontextusváltás csendben rontja a csapatod termelékenységét. Kutatásaink szerint a munkahelyi zavarok 42%-a a platformok közötti váltásból, az e-mailek kezeléséből és a megbeszélések közötti ugrálásból származik. Mi lenne, ha megszüntethetné ezeket a költséges zavarokat? A ClickUp egységesíti a munkafolyamatokat (és a csevegést) egyetlen, egyszerűsített platformon. Indítsa el és kezelje feladatait csevegés, dokumentumok, táblák és más eszközök segítségével, miközben az AI-alapú funkciók biztosítják a kontextus összekapcsolását, kereshetőségét és kezelhetőségét!
RACI alternatívák megvalósítása
Eddig a RACI számos alternatívájáról beszéltünk. Most pedig nézzük meg, hogyan tudod ezeket a keretrendszereket tökéletesen alkalmazni a munkádban!
Írja be a ClickUp-ot!
A ClickUp egy ingyenes projektmenedzsment szoftver, amelynek funkciói segíthetnek bármely projektcsapatnak a RACI alternatívák megvalósításában.
Íme a ClickUp legfontosabb funkciói, amelyekkel RACI alternatívákat valósíthatsz meg:
ClickUp Whiteboards
A RASCI-hoz hasonló modell bevezetésekor a csapatok a ClickUp Whiteboards segítségével ábrázolhatják a feladatok különböző szerepkörök közötti áramlását, vagy színekkel jelölt felelősségi mátrixot hozhatnak létre. Ez a vizuális megközelítés segít a csapat tagjainak gyorsan megérteni a folyamatban betöltött helyüket, és megkezdeni a feladataik elvégzését.
A ClickUp Whiteboards olyan eszközöket kínál, mint a post-it cetlik, formák, kiemelő tollak és különböző színű tollak, amelyek lehetővé teszik a zavartalan vizuális együttműködést egy kiterjesztett digitális vásznon. A Whiteboards-ot akár a ClickUp Docs és Tasks alkalmazásokhoz is kapcsolhatja, hogy nyomon követhesse a kijelölt szerepeket a választott projektmenedzsment keretrendszer megvalósítása során.
ClickUp Docs
Miután ötleteket és cselekvési terveket gyűjtöttél a táblákra, használd a ClickUp Docs szolgáltatást a kiválasztott keretrendszerről, a munka terjedelméről, a szerepkörökről, a projekttervről és egyebekről szóló részletes dokumentáció létrehozásához, tárolásához és megosztásához.
Például, ha a DACI modellt választotta, készíthet egy dokumentumot, amely részletesen leírja a vezető felelősségeit, beleértve a döntések meghozatalának módját, a bevonandó személyeket és az eredmények közlésének módját. Ezek a dokumentumok központi hivatkozási pontként szolgálnak, biztosítva a keretrendszer különböző projektekben vagy csapatokban történő alkalmazásának következetességét.
ClickUp egyéni mezők
A ClickUp egyéni mezői lehetővé teszik, hogy a ClickUp feladatokba beírja az összes releváns információt, amely a feladat megfelelő elvégzéséhez szükséges. A RACI vagy annak alternatív keretrendszereinek bevezetésekor olyan részleteket adhat hozzá a feladatokhoz, mint a szerepek, a legfontosabb felelősségek, a KPI-k, az ütemtervek stb., hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen.
Például a DACI modell esetében minden feladathoz létrehozhatsz egyéni mezőket, amelyek jelzik, ki a vezető, a jóváhagyó, a közreműködő és a tájékozott. Ez lehetővé teszi a csapat tagjai számára, hogy a műszerfal/feladat részleteinek megtekintésével gyorsan azonosítsák szerepüket az egyes feladatokban. Ez segít a döntéshozatali folyamat racionalizálásában és a szűk keresztmetszetek csökkentésében.
Egyéni nézetek a ClickUp-ban
A különböző érdekelt felek különböző perspektívákra van szükségük a projekt előrehaladását és a felelősségeket illetően. A ClickUp Views segítségével a csapatod legfontosabb érdekelt felei számára érthető módon ábrázolhatod a feladatokat, a megbízottakat és az előrehaladást. Több mint 15 nézet közül választhatsz, beleértve a Kanban táblákat, listákat, Gantt-diagramokat, naptárnézetet, táblázatos nézetet és csapatnézetet.
Például az ARPA modellben a felelős személy használhatja a naptár vagy a Gantt nézetet, amely a projekt általános előrehaladását mutatja, míg az egyes feladatokért felelős személyek használhatnak egy részletesebb nézetet, például a lista nézetet.
ClickUp feladatfüggőségek
Sok RACI alternatíva tartalmaz egymást követő döntéshozatali vagy jóváhagyási folyamatokat. Az ilyen keretrendszerek esetében a ClickUp feladatfüggőségei megmutatják a műveletek sorrendjét és azt, hogy ki miért felelős.
Például egy RACI-VS modellben beállíthatja a meglévő folyamatok függőségeit, hogy a feladatok a megfelelő sorrendben haladjanak át a felelős, elszámoltatható, ellenőrző és aláíró szakaszokon. Ez megakadályozza, hogy a munka jóváhagyás vagy ellenőrzés előtt haladjon előre, így elkerülhetőek a költséges módosítások és átdolgozások.
ClickUp csevegésnézet és megjegyzések
A ClickUp csevegőablakán keresztül valós időben kommunikálhatsz a feladatokon belül, vagy a megjegyzések segítségével nyomon követheted az előrehaladást a zökkenőmentes együttműködés érdekében.
A ClickUp csevegő nézet ideális:
- Gyors lekérdezések: Azonnali válaszok kérdésekre a munkafolyamatok megszakítása nélkül
- Brainstorming ülések: Ötletek és megoldások közös kidolgozása egy erre a célra létrehozott csevegőn belül.
- Informális megbeszélések: Ösztönözze a nyílt kommunikációt és a tudásmegosztást a csapat tagjai között.
A megjegyzések leginkább feladatspecifikus megbeszélésekhez és visszajelzések megadásához alkalmasak. Használja őket a következőkre:
- Részletes visszajelzés: Konstruktív kritikát vagy javaslatokat közvetlenül a feladatokhoz kapcsolódóan adjon.
- Döntések dokumentálása: Jegyezze fel a feladattal kapcsolatos fontos megbeszéléseket és eredményeket.
- A haladás nyomon követése: Figyelemmel kísérjük a feladatok frissítéseit, és szükség szerint adunk visszajelzést.
A csevegésnézet és a megjegyzések hatékony kombinálásával a csapatok egyszerűsíthetik a kommunikációt, javíthatják az együttműködést, és biztosíthatják, hogy minden megbeszélés megfelelően rögzítésre és rendszerezésre kerüljön a projektben.
A RASCI-modellben például a támogató és konzultációs szerepkörökben a megjegyzések segítségével közvetlenül lehet hozzászólni az egyes feladatokhoz. Ezáltal minden kommunikáció a kontextusban marad, és a felelős személy minden szükséges információt kéznél tart.
ClickUp értesítések
Az intelligens projektmenedzsmenthez mindenkit tájékoztatni kell a haladásról és a változásokról, és a ClickUp értesítések erre a feladatra tökéletesen alkalmasak.
A RAPID modellben a csapat tagjai beállíthatnak értesítéseket, amelyek figyelmeztetik őket, amikor rajtuk a sor, hogy cselekedjenek. Például az „Egyetért” személy értesítést kaphat, amint az „Ajánlja” személy befejezte a részét, így biztosítva a gyors döntéshozatalt.
A ClickUp segítségével bármely RACI alternatívát bevezethet, és a legkevesebb erőfeszítéssel működőképessé teheti. A RAPID modellt kell követnie? Használjon egyéni mezőket, hogy megjelölje, ki ajánlja, ki ért egyet, és így tovább. Be szeretné vezetni a DACI-t? Állítson be egy munkafolyamatot, amely egyértelműen megmutatja, ki a vezető és ki a jóváhagyó az egyes feladatoknál.
A ClickUp projektmenedzsment eszköz rugalmassága azt jelenti, hogy bármilyen keretrendszerhez alkalmazkodni tud. Feladatdelegáló szoftverré válhat, segíthet a projekt végrehajtásában és még sok minden másban!
A projektmenedzsment alapjai
A RAPID-tól a RASCI-ig, a DACI-tól az ARPA-ig, itt az egész RACI-alternatívák ábécé-levesét feltérképeztük.
A legfontosabb tanulság?
A projektmenedzsmentben nincs olyan megoldás, amely minden helyzetben alkalmazható. A projekt sikerének legjobb kerete az, amelyik tökéletesen illeszkedik a csapatához, a projektjéhez és a céljaihoz.
És itt jön be a ClickUp.
Bármelyik RACI alternatívát is választja, a ClickUp képes azt zökkenőmentesen működtetni. Olyan, mint egy varázspálca a projektmenedzsmentben – bármi is legyen az Ön igénye, a ClickUp megvalósítja.
Regisztrálj most a ClickUp-ra egy ingyenes próbaidőszakra.