Az íróasztal rendezése mindig is nehéz feladat volt sokunk számára, akik otthonról vagy irodából dolgozunk.
Például, amikor újságíróként dolgoztam, a nagy íróasztalomra és a konferenciaasztalra halmoztam a régi újságokat, kinyomtatott oldalakat és tervrajzokat.
Az én kedvenc módszerem az volt, hogy az összes papírt, brosúrát és régi jegyzetet egy iratszekrénybe raktam az asztalom mellett, és aztán nem néztem rájuk nagyon sokáig.
Sok sikert a teendőlistám vagy egy fájl pillanatnyi megtalálásához!
Jó hírünk van: van egy jobb módszer az íróasztal rendezettségének megőrzésére (pontosabban 15)!
Íme 15 tipp és trükk az íróasztal rendezettségének megőrzéséhez, amelyek segítségével könnyedén kézben tarthatja a munkáját, és pillanatok alatt megtalálhat bármit.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
- Az íróasztal rendezetlensége egy széles körben elterjedt probléma, amely negatívan befolyásolja a termelékenységet és a mentális tisztaságot, függetlenül attól, hogy otthonról vagy irodából dolgozol.
- A jól szervezett fizikai és digitális munkaterület elengedhetetlen a koncentráció fenntartásához, a stressz csökkentéséhez és a hatékonyság maximalizálásához.
- Ha csak a szükséges tárgyakat tartod az asztalon, és elegendő szabad helyet biztosítasz, akkor azonnal átnézheted a dokumentumokat, és csökken a rendetlenség.
- A fájlok színkóddal való jelölése, a hasonló elemek csoportosítása és a ClickUp-hoz hasonló digitális eszközök használata a feladatok kezeléséhez és a szervezéshez egyszerűsíti a munkafolyamatokat.
- A személyes tárgyak számának korlátozása, az értesítések ellenőrzése és a túlzott mennyiségű post-it használatának elkerülése segít fenntartani a koncentrációt és megelőzni a mentális zavart.
- A rendszeres takarítás és a rendszerezési módszerek rendszeres felülvizsgálata elengedhetetlen a rendetlenség kialakulásának megelőzéséhez és a hatékonyság fenntartásához.
- A felesleges tárgyak tárolására szolgáló szekrények vagy tárolóhelyek kihasználása és az elektromos vezetékek elrejtése vizuálisan tiszta és biztonságos munkaterületet teremt.
- Az íróasztal fizikai rendezettségének és a hatékony digitális eszközöknek az egyensúlya növeli az általános termelékenységet, és zökkenőmentes, hatékony munkakörnyezetet teremt.
15 asztalrendezési ötlet és tipp
1. Tartsa szabadon az íróasztal felületét
Tartsa rendben a számítógépe közvetlen közelében lévő területet. Így azonnal átnézheti a papírokat vagy dokumentumokat anélkül, hogy rendet kellene raknia az íróasztalon vagy az irodában.
És ne tartsa a dolgokat túl sokáig itt.
Ellenőrizze, szerkessze, hagyja jóvá és továbbítsa őket.
Olyan, mint egy Kanban munkafolyamat!
Ez egy másik terület, ahol a szervezési alkalmazások és a projektmenedzsment szoftverek nagyszerű segítséget nyújtanak. Sok eszközben, például a ClickUp-ban, közvetlenül ott tekintheted át és csatolhatod a dokumentumokat, így digitális teredet is rendezett állapotban tarthatod.
Érdekli a Kanban stílusú munkafolyamat kipróbálása? Nézze meg a ClickUp egyszerű Kanban táblasablonját!
2. Tartsa az asztali számítógépét maga előtt
Ha az asztali vagy laptop számítógépét magad előtt tartod, az segít koncentrálni.
Ugyanakkor kényelmesnek is kell lennie, ezért ügyeljen arra, hogy a monitor úgy álljon, hogy egyenes háttal ülhessen előtte. Hagyjon magának elegendő helyet, körülbelül 45 cm-t maga előtt.
És mi van a számítógép kábelekkel?
Tartsa őket az íróasztala mögött, és próbálja ki a számítógépes kábelkötegelőket, hogy a kábelek és a töltők ne legyenek útban.
Ha szeretné, bármikor elhelyezhet egy asztali szervezőt is.
3. A leggyakrabban használt tárgyakat helyezze a domináns keze közelében
Ha a leggyakrabban használt tárgyakat a kezed ügyében tartod, elkerülheted a felesleges mozdulatokat, amelyek kényelmetlenséget vagy fáradtságot okozhatnak. Például, ha folyamatosan nyúlsz az íróasztal másik oldalán lévő tárgyakért, idővel váll- és nyakfájdalom alakulhat ki, ami csökkenti a termelékenységedet és kényelmetlenséget okoz.
Gyors tipp: Használja ki a falfelületet. Ha nincs sok tárolóhelye az irodájában, vagy kicsi az íróasztala, a megoldás egy lebegő polc lehet. Ha azonban nincs szabad falfelülete, vásároljon egymásra rakható íróasztali tálcát.
4. Csak a szükséges dolgokat tartsa az íróasztalán
Ha csak a szükséges dolgokat tartod az íróasztalodon, az kiváló módszer a rend és a termelékenység megőrzésére. A rendetlen munkaterület elvonhatja a figyelmet, és megnehezítheti a feladatra való koncentrálást. Ha csak a legfontosabb tárgyakat tartod kéznél, tisztább, rendezettebb munkaterületet hozhatsz létre, amelyben jobban tudsz koncentrálni.
5. Színkóddal jelölje meg a fájljait
Igen, tartsa meg a sürgős és fontos dolgokat.
De még egy lépéssel tovább mehet, és színes irattartókkal, iratrendezőkkel vagy válogatókkal különféle szakaszokra oszthatja őket. 📂
Tegyük fel, hogy:
- A piros a marketing színe
- A zöld az értékesítés színe
- A kék a kreativitás/tervezés színe
- A sárga szín a jelentésekhez való, és így tovább.
Így gyorsan felismeri a színt, amikor egy adott tárgyra van szüksége.
Alkalmazza ugyanezt a színkoordinációt a virtuális irodájában is a ClickUp segítségével! Próbálja ki a ClickUp Priority Matrix Template sablonját, hogy különböző színekkel és prioritásokkal rendszerezze feladatait.
💡 Profi tipp: Kérd meg a ClickUp Brain-t, a ClickUp beépített AI asszisztensét, hogy segítsen színekkel jelölni a szervezéssel kapcsolatos feladatokat. 👇🏼
6. Csoportosítsd össze a hasonló tárgyakat
Hacsak nem vagy művész, aki akrilfestékeket, ecseteket és sok más kelléket használ, akkor valószínűleg az összes irodai kelléked elfér egy fiókban.
Tarts csak egy fiókot az irodai kellékek számára, amelyek többfunkciósak.
És semmi baj, ha az ollód is oda kerül, a post-it cetlikkel, a rajzszögekkel és a kedvenc Washi szalagoddal együtt.
Mostantól a többi fiókot más dolgokra használhatod, például azoknak a kábeleknek, amelyeket soha nem felejtettél el kidobni, vagy akár egy külön fiókot is kialakíthatsz a junk foodnak. 😉
A ClickUp segítségével a csoportosítást beépítheted a virtuális irodádba is!
Használja szervezett projekt hierarchiánkat a kapcsolódó feladatok csoportosításához és a dolgok megfelelő helyre történő elhelyezéséhez.
Bónusz: Tértervező szoftver!
7. Dobd el a post-it cetliket
Ön is azok közé tartozik, akik a monitorukat ragasztós cetlikkel borítják, majd mindent „fontosnak” neveznek?
Ami az irodai szervezési ötleteket illeti, ez valószínűleg nem a legjobb megoldás.
Nemcsak hogy az egyik jegyzet leeshet és a szemétkosárban végzi, de a monitorra tűzött sok jegyzet is giccses és rendetlenséget kelt.
Jobb, ha a projektmenedzsment vagy a termelékenységi platformon kapja meg az értesítéseket, ahol biztonságban vannak az irodai porszívó veszélyeitől.
A post-it cetliket csak a legsürgősebb feladatokhoz vagy az utolsó őrült ötlethez tartogasd, amit nem akarsz elfelejteni ebédszünetben.
Ne feledd, a post-it cetlik csak sürgős emlékeztetőkre valók. Nem feladatok listájára.
📮ClickUp Insight: A munkavállalók 92%-a következetlen módszerekkel követi nyomon a teendőket, ami elmulasztott döntésekhez és késedelmes végrehajtáshoz vezet.
Akár nyomonkövetési jegyzeteket küldesz, akár táblázatokat használsz, a folyamat gyakran szétszórt és hatástalan. A ClickUp feladatkezelési megoldása biztosítja a beszélgetések zökkenőmentes átalakítását feladatokká, így csapatod gyorsan tud cselekedni és összehangoltan tud működni.
Szeretne többet megtudni az iroda rendezéséről? Nézze meg a 30 legjobb eszközt, amelyek azonnal segítenek .
8. Korlátozza a személyes tárgyak számát
A személyes tárgyak, például képek és apróságok számának korlátozása az íróasztalon rendkívül hasznos lehet a rend fenntartása és a termelékenység növelése szempontjából. Bár csábító lehet a munkaterületet személyes tárgyakkal díszíteni, a túlzott rendetlenség gyorsan zavaróvá válhat, és ronthatja az íróasztal funkcionalitását.
9. Irányítsd az értesítéseket
A túl sok értesítés valóban létező probléma. Bár ez csak a digitális világban fordulhat elő, mégis hatással lehet az íróasztalnál való gondolkodásmódjára.
Ha a mobiltelefonját elrakja egy fiókba vagy egy telefon tartóba, akkor nem fogja annyira elvonni a figyelmét.
Vagy válassz olyan eszközöket, mint a ClickUp, amelyekkel testreszabhatod az értesítéseket!
Az intelligens értesítések segítségével eldöntheted, hogy milyen események esetén kapj értesítést. Legyen szó új megjegyzésről, létrehozott feladatról vagy állapotváltozásról, a ClickUp értesítést küldhet bármiről, amit csak akarsz.
💡 Profi tipp: Fontolja meg néhány rutin feladat automatizálását, hogy több időt szabadítson fel. Nézze meg, hogyan. 👇🏼
10. Csak a releváns és sürgős dokumentumokat tartsa az asztalán
Emlékszik, hogy az cikk elején a papírokról beszéltem?
Mennyi volt ebből szükséges?
Mennyi volt abból rendkívül sürgős?
Természetesen nem mindet, az biztos.
Miután átnéztem egy dokumentumot, el kellett volna dobnom vagy el kellett volna helyezni egy hosszú távú tárolóba.
Papírmentes irodáról álmodozik? Nézze meg ezt a 11 tippet, amellyel megvalósíthatja álmát .
11. Használja a könyveit, vagy vigye őket haza
Az egyik munkahelyemen volt egy könyvklub, ahol a csapat tagjai minden hónapban különböző könyveket olvastak, majd megosztották egymással a véleményüket.
Gyakran cseréltünk könyveket is, én még otthonról is hoztam néhányat.
Elméletben ez remek ötlet volt, amíg el nem kezdtem őket magasra halmozni a polcon. 📚
Csak alkalmanként használtam őket referenciaként, és nem elég gyakran ahhoz, hogy megőrizzem őket.
Ha nem akarsz megválni a könyveidtől, szerezz be egy könyvespolcot vagy polcrendszert, ahelyett, hogy az íróasztalodon szórnád szét őket.
Kreatív kedvedben vagy? Próbáld ki a DIY könyvtámaszokat, hogy a könyvek a helyükön maradjanak.
12. Takarítson fel, mielőtt elmegy
Egy remek szokás, ha távozás előtt rendet raksz a munkahelyeden.
Próbálj meg minden nap rendet rakni, hogy másnap frissen kezdhesd a munkát. Hetente vagy havonta pedig takarítsd ki az egész munkaterületet vagy otthoni irodát.
A ClickUp virtuális íróasztalán is ugyanolyan produktív lehet! Ne felejtse el törölni az értesítéseket a Beérkező levelek mappából, mielőtt kijelentkezik.
Így minden nap frissen kezdheted a munkát!
13. Készítsen ütemtervet az újraértékeléshez
Szánj időt a napodban arra, hogy eltávolítsd azokat a már értelmetlen post-it cetliket, és gondold át újra, hogyan használod valójában a rendszert.
Ehhez tökéletesen megfelel egy ismétlődő feladat, amely emlékezteti Önt erre!
Használhatja a ClickUp ütemterv-sablonját is, hogy megtervezze eseményeit és nyomon kövesse az összes feladatot.
14. A rendetlenséget helyezze el egy rendezett szekrényben
A rendetlen munkaterületek zavaróak lehetnek, stresszt okozhatnak és csökkenthetik a termelékenységet. Ha a felesleges tárgyakat eltávolítja az íróasztaláról, és elrakja őket egy szekrénybe vagy tárolóhelyiségbe, tisztább, koncentráltabb munkaterületet hozhat létre, amely segít a feladatokra koncentrálni és többet elvégezni.
Lehet, hogy rájössz, hogy ha van egy kijelölt helyed a tárgyak tárolására, akkor kevésbé érzed magad túlterhelve a rendetlenségtől, és ez nagyobb nyugalmat és kontrollt eredményez a munkakörnyezetedben.
15. Rejtsd el az elektromos vezetékeket
Az elektromos vezetékek elrejtése hasznos stratégia az íróasztal rendezettségének megőrzéséhez és a termelékenység növeléséhez. A szabadon fekvő kábelek és vezetékek vizuálisan rendezetlen munkaterületet teremtenek, ami zavaró lehet és rendezetlenség érzetét keltheti.
Ezenkívül a kusza és szabadon hagyott kábelek biztonsági kockázatot jelenthetnek, mivel növelik a megbotlás vagy a kábelek összegabalyodásának esélyét.
Nézze meg, hogyan növelheti az íróasztal rendezése a termelékenységét
Ezekkel a szervezési ötletekkel koncentrált és produktív maradhat, és elkerülheti az íróasztal és az elme rendetlenségét.
Nem is beszélve arról, hogy az íróasztalod rendezettsége hatással van a munkádra. A munkakörnyezeted hatással van a projekteidre, feladataidra és a csapatmunkádra.
Ha megszabadul a rendetlenségtől, szabadon alkothat.
Segítenek eltüntetni a zavaró tényezőket, és kiváló írási környezetet teremteni, a következő nagy ötleten dolgozni, vagy valami újat létrehozni.
Az íróasztal tisztán tartása a legjobb dolog lehet, amit valaha tettél. Akár diák vagy, akár szakember, használd ezeket a tippeket, hogy magasabb szintre lépj.
Így ha egy nap unatkozni fog a munkahelyén, feltétlenül takarítsa ki az íróasztalát!