Sok modern vállalat a lapos hierarchiát támogatja. És bár ez szinte úgy hangzik, mintha nem is lenne hierarchia, a szervezetek és a projektek mindig rendelkeznek valamilyen hierarchiával.
Ha feltárja a különböző stílusokat és módszereket a projektek strukturálására, megakadályozhatja, hogy azok kaotikus helyzetbe kerüljenek. A megfelelő projektmenedzsment struktúrával a csapatában – és a környező csapatokban – mindenki pontosan tudni fogja, ki mit csinál.
Így sokkal könnyebb lesz irányítani a munkát és meghozni a legjobb döntéseket a projekt, és végső soron a vállalkozás számára.
Ebben a cikkben megtudhatja, mi határozza meg a projektmenedzsment struktúrát, és hogyan válasszon egyet. De ami még fontosabb, útmutatást adunk Önnek, hogyan hozhatja létre könnyedén ezeket a struktúrákat a ClickUp-ban!
Olvasson tovább!
Mire használják a projektmenedzsment struktúrákat?
A projektmenedzsment struktúrát a hierarchia, és ezáltal a jelentési vonalak tisztázására használják egy projektben. A struktúra felvázolja az egyes projektben résztvevők funkcióját és felügyeleti és döntéshozatali jogkörét.
Ezek a szervezeti struktúrák táblázatok formájában jelennek meg. Értékük abban rejlik, hogy a projekt végrehajtása során a csapat tagjai visszatérhetnek hozzájuk referenciaként.
Végül is a munkavállalók lemorzsolódása és fluktuációja miatt a projektmenedzsment struktúrák is változnak. Ugyanez történhet az ünnepek alatt és akkor is, ha sok új munkavállalót vesz fel.
De lehet, hogy a projekt még csak most indult, és meg kell határozni a szervezeti struktúráját. Vagy lehet, hogy már olyan régi, hogy a szervezeti struktúrája az idők folyamán megváltozott.
Gyorsabb és kényelmesebb megnézni egy táblázatot egy hozzáférhető adattárban, mint (néha különböző) kollégákat zaklatni azzal, hogy kivel kell beszélni egy sürgős ügy megoldása érdekében.
PROJEKTMENEDZSMENT VAGY PROJEKT SZERVEZETI STRUKTÚRA? Egyesek ezeket a struktúrákat „projekt szervezeti struktúráknak” nevezik „projektmenedzsment struktúrák” helyett. Ez azért van, mert ezek a struktúrák a projektben részt vevő emberek szerveződését tükrözik. A struktúrától függően a projektcsapat munkájának és kommunikációjának koordinálási és irányítási stílusa is változik.
Mindazonáltal minden projektmenedzsment struktúra alapul szolgál a következőkre:
- Egyértelmű kommunikáció: A projekt előtt és alatt hangolja össze az összes csapattagot a várható hozzájárulásukkal kapcsolatban, hogy minimalizálja a konfliktusokat.
- Hatékony csapatmunka: egyértelműen meghatározott szerepek, felelősségek és azok közötti kapcsolatok
- A munkafolyamatok optimalizálása : Meghatározzák a projektekben és a projektek között a személyzetet, a technológiai rendszereket és az anyagokat.
- A lehetséges akadályok eltávolítása: Ezek túlzott vagy hiányos erőforrás-elosztás és munkaterhelés miatt állhatnak fenn.
A fenti jellemzők valamilyen formában mind projektmenedzsment elveknek tekinthetők.
Különböző típusú projekt szervezeti struktúrák
Vessünk egy pillantást a projektmenedzsment struktúrák három fő típusára. Mindegyikben más-más a csapattagok szerepe a projektekben és a vállalaton belül.
Ez határozza meg az egyes személyek felelősségi körét és hatáskörét a projekt vagy a vállalat keretein belül. Felhívjuk figyelmét, hogy olyan sablonokat mutatunk be, amelyeket esetleg a saját helyzetéhez kell igazítania.
Addig is, nézd meg a struktúratípusok közötti különbségeket az alábbi szinteken:
- A projektmenedzser szerepe
- A munka és az emberek koordinálása, amely lehet vertikális vagy horizontális.
- A vonalbeli és a stáb pozíciók közötti különbséget figyelembe véve: a vonalbeli pozíció egy olyan csapattagot jelöl, aki közvetlenül részt vesz a termék fejlesztésében. A stáb pozíció egy olyan személyt jelöl, aki támogatja a vonalbeli pozícióban lévők munkáját, anélkül, hogy közvetlenül részt venne a termék fejlesztésében.
- A vonalbeli pozíció egy olyan csapattagot jelöl, aki közvetlenül részt vesz a termék fejlesztésében.
- A személyzeti pozíció olyan személyt jelöl, aki támogatja a vonalbeli pozíciókban dolgozók munkáját anélkül, hogy közvetlenül részt venne a termék fejlesztésében.
- A döntéshozatal koncentrációja, amely vagy néhány csapattag kezében van, vagy a vállalat egészére oszlik.
- A vonalbeli pozíció egy olyan csapattagot jelöl, aki közvetlenül részt vesz a termék fejlesztésében.
- A személyzeti pozíció olyan személyt jelöl, aki támogatja a vonalbeli pozíciókban dolgozók munkáját anélkül, hogy közvetlenül részt venne a termék fejlesztésében.
Funkcionális szervezeti struktúra
A funkcionális projektmenedzsment szervezeti struktúra a munkatársakat osztályokba szervezi. Ezek az osztályok a vállalat funkcionális területeit képviselik, például a HR-t, a pénzügyeket vagy a marketinget.
A funkcionális menedzser az egyes részlegekért felel. Az ügyvezető pedig felügyeli a munkájukat.
A funkcionális vezetők a döntéshozók, és horizontálisan koordinálják a projekteket. Minden projekthez a megfelelő osztály munkatársai közül választják ki a csapat tagjait. Ezek a csapat tagok az osztályon belüli feladataikat – például a bérszámfejtést – a projektmunkával kombinálják.
Ajánlott: többfunkciós projektekhez, amelyeket a munkatársak a saját részlegük feladataival együtt végezhetnek.
Projektalapú szervezeti struktúra
A projektalapú (vagy projektorientált) projektmenedzsment szervezeti struktúrában a vállalaton belüli legnagyobb szervezeti egységek a projektek (nem az osztályok). Hasonlóképpen, a munka koordinációja is projektorientált, tehát vertikális.
Emellett a munkák felügyeletének jogköre a projektmenedzsereké – egy projektmenedzser jut egy projekthez. Ők osztják be a munkatársakat a projektekhez, ami azt jelenti, hogy azok a munkatársak a projekteknek (nem pedig az osztályoknak) dolgoznak.
Ajánlott: kis ügynökségek és fiatal startupok számára
Mátrix szervezeti struktúra
A mátrixszerkezet egy rács, amelyben a projektcsapat tagjai két jelentési vonallal rendelkeznek. Ennek a szerkezetnek több változata létezik, többek között:
Gyenge struktúra
Első ránézésre ez a mátrixszervezeti projektmenedzsment struktúra ugyanúgy néz ki, mint a funkcionális szervezeti struktúra. De van egy különbség: ebben a mátrixszerkezetben a munkatársak koordinálják a projekt munkáját a különböző részlegek között (a funkcionális vezető helyett).
Kiegyensúlyozott struktúra
A kiegyensúlyozott mátrixszerkezetekben nincsenek teljes munkaidős projektmenedzserek. Ehelyett a projektmenedzser egyben alkalmazott is, aki a részidős projektkoordinációs feladatok mellett a részleg munkáját is ellátja. Ráadásul a projekt költségvetéséről, az erőforrások elosztásáról és egyéb kérdésekről továbbra is a funkcionális menedzser dönt.
Erős struktúra
Az erős mátrixszerkezet egy speciális, kizárólag a projektmenedzsmenttel foglalkozó részleget tartalmaz. E részleg tagjai mind teljes munkaidős, többfunkciós projektmenedzserek (akiket egy funkcionális menedzser felügyel).
A projektmenedzsment osztályt az összes projektmenedzser vezetője irányítja. Minden projektmenedzser saját projektjei felett rendelkezik hatáskörrel.
Hogyan válassza ki a csapatának legmegfelelőbb szervezeti struktúrát?
Nem tudja, melyik projektmenedzsment szervezeti struktúra a legmegfelelőbb az Ön számára? Semmi gond! Íme néhány gondolat és irányelv, amelyek segítenek ezt kideríteni:
Elemezze az erőforrás-elosztás korlátait
Az erőforrás-korlátok mérlegelésekor gondoljon a személyzetre és a munkaerőre, de értékelje a szoftverek, eszközök és egyéb csapatköltségekhez kapcsolódó erőforrásokat is.
A felvételi költségvetés befolyásolja az emberi erőforrások elosztását. Meghatározza az egyes alkalmazottak feladatait. Emellett a költségvetés befolyásolja az egyes csapattagok projektmunkára fordítható idejét is.
- A funkcionális szervezeti struktúra azoknak a munkatársaknak megfelelő, akiknek a projektmunkát a részlegük feladataival együtt kell elvégezniük.
- A gyenge mátrixszerkezetekben a csapat tagjai a részlegek munkája mellett koordinálják a projektet.
- A kiegyensúlyozott mátrixszerkezetek esetében egyes munkatársak a részlegek munkájával együtt a projektkoordinációt is ellátják.
- A projektalapú struktúrák megkövetelik, hogy olyan projektmenedzsert tervezzen be, aki kizárólag a projektmunkák felügyeletével foglalkozik.
- Az erős mátrixszerkezetek elegendő költségvetést igényelnek egy teljes munkaidős projektmenedzser és egy dedikált vezetővel rendelkező projektmenedzsment részleg fenntartásához.
Ismerje meg, milyen jogosultságokra van szükségük a projektmenedzsereinek
Ez a döntési autonómiájuk, amely nagyrészt a választott projektmenedzsment struktúrától függ. A döntési jogkör azonban a projektmenedzser mellett a funkcionális vezetők meglététől is függ.
Emellett a projekt szervezeti struktúrája hatással van a munkatársak és a projektmenedzserek közötti kommunikációra. Más szavakkal, meghatározza a projektek belüli jelentési vonalakat.
- Egy kiegyensúlyozott mátrixszerkezetben a projektmenedzser nem hoz döntéseket a költségvetésről vagy a személyzet felvételéről.
- A projektalapú struktúrákban a projektmenedzser nem osztja meg a projektekben a hatalmát.
- A mátrixszerű struktúrákban a projektcsapat tagjai mind a projektvezetőnek, mind a funkcionális vezetőnek tartoznak beszámolási kötelezettséggel.
Értékelje projektjeinek méretét és összetettségét
Ha egy projekt kevésbé összetett vagy kisebb, a projektmenedzser a projektmunkák koordinálása mellett más feladatokat is ellát. A projektkoordinációt a projekt- és/vagy osztálymunkával kombinálhatja.
A kisebb projektek esetében a funkcionális, a gyenge mátrix és a kiegyensúlyozott mátrix struktúrák működnek a legjobban.
Másrészt a nagyobb vagy összetettebb projektek olyan szervezeti struktúrákhoz illeszkednek, ahol a projektmenedzserek nem végeznek osztály- vagy projektmunkát. Az ilyen esetekben leginkább megfelelő szervezeti struktúra a projektalapú és az erős mátrixszerkezet.
Értékelje vállalatának érettségét
Ha egy szervezet még nem érett, akkor lehet, hogy nincsenek osztályai. Ez azt jelenti, hogy az osztályok feladatait a személyzet végzi, így a munkatársak szinte teljes idejüket a projektmunkának szentelik. Ez leginkább a fiatal startupok esetében működik jól.
5 projektmenedzsment-struktúra példa és sablon különböző csapatok számára
Miután kiválasztotta a projektmenedzsment szervezeti struktúráját, előfordulhat, hogy azt a csapatához kell igazítania. Mi azonban egy lépéssel előrébb járunk, és néhány példával segítünk időt megtakarítani. Tekintse meg az öt különböző projektmenedzsment struktúra példát, amelyekkel találkozhat:
1. Marketingcsapat projektmenedzsment struktúrája
Ez az egyszerű szervezeti struktúra példa a tartalommarketing csapatokra vonatkozik. A példában a blogmenedzser a projektmenedzser. A blogok a projekt feladatait jelentik, a csapat tagjai pedig a tartalomstratégák, blogírók és illusztrátorok, akik a bejegyzések elkészítésében vesznek részt.
Az illusztrátorok nemcsak a blog menedzsernek, hanem a kreatív menedzsernek is jelentést tesznek. Ez utóbbi dönt a költségvetésről és az illusztrátorok és más kreatív pozíciók elosztásáról a blogprojektben és más projektekben, például a közösségi média kampányokban.
Általában a blogmenedzser, és néha a kreatív menedzser is a tartalomigazgatónak (vagy kreatív igazgatónak) tartozik beszámolási kötelezettséggel. Ez az igazgató pedig a marketing alelnöknek vagy a marketing igazgatónak tartozik beszámolási kötelezettséggel.
2. Tervezze meg a csapat projektmenedzsment struktúráját
Egy szervezeti struktúra egy csapat számára jobban működhet, mint egy másiknak – ezért fontos a funkcionális szervezeti struktúra a tervezőcsapatok számára. De mi csak az egyik lehetőséget mutattuk be, amelyben a projektcsapat tagjai között szerepel egy tervezési vezető.
Ebben a struktúra példában minden projektmenedzser felügyeli egy projektcsapatot. A projektmenedzserek koordinátora pedig a termékmenedzser, aki meghatározza az adott termékhez kapcsolódó összes projekt ütemtervét.
Az 1. projektcsapat fejleszti a weboldalt. A 2. csapat készíti el a weboldalon megjelenő tervezési elemeket. A 3. csapat pedig azokat a szoftverelemeket építi, amelyeket az 1. csapat programozói használnak.
Ez azt jelenti, hogy a csapatok multidiszciplinárisak lehetnek, mégis rendelkeznek saját vizuális tervezővel. Azonban egy tervezési vezető koordinálja a tervezők munkáját, hogy az ugyanazon tervezési irányelveknek feleljen meg.
3. Értékesítési csapat projektmenedzsment struktúrája
Gyakori, hogy az értékesítési csapatokat és projekteket földrajzi alapon szervezik, mivel az értékesítési igazgató gyakran több regionális értékesítési vezetőt felügyel, akik pedig mindegyike felügyeli a kerületi értékesítési vezetőket.
A kerület méretétől függően minden kerületi értékesítési vezető egy vagy több értékesítési csapat munkáját koordinálja. Minden csapat célja az ügyfélkör bővítése és a bevétel növelése a megfelelő kerületen belül.
4. HR-csapat projektmenedzsment-struktúrája
A humánerőforrás-csapatok számára egy projekt nagy vagy összetett HR-munkát jelent, amelynek felügyeletére projektmenedzserre van szükség. Ilyen projektek lehetnek például az új munkavállalók beilleszkedésének elősegítése, egy kézikönyv elkészítése vagy egy végkielégítési program kidolgozása.
Egy HR-osztály felépítése, amelyben az HR-igazgató felügyeli az HR-menedzsert, egy vállalkozás számára funkcionális szervezeti struktúra lehet. Néha az HR-menedzserek felelősek a saját csapatukért, amelyeket a munkájuk jellege szerint szerveznek: toborzás, javadalmazás, juttatások, valamint tanulás és fejlesztés (L&D).
Például egy bevezető képzési tanfolyam kidolgozásához az oktatási tervező a tanfolyam kidolgozásán túl projektmenedzser szerepet is betölthet. A tanfolyam kidolgozásához pedig a másik két csapat tagjainak segítségére is számíthat, feltéve, hogy ők továbbra is ellátják a szokásos osztályos feladataikat, például az interjúkat vagy a bérszámfejtést.
Bónusz: Alkalmazotti kézikönyv szoftver!
5. Építési csapat projektmenedzsment struktúrája
Az építőipari csapatok meglehetősen bonyolult projektstruktúrákat alkalmazhatnak. A struktúra létrehozásához meg kell értenie, hogy az építési projektben az egyes szerepek mit jelentenek:
- A vezető projektmenedzser felügyeli a projektmenedzserek és a felügyelők munkáját.
- A projektmenedzserek az irodában maradnak, a vezető menedzserrel együtt megtervezik a projekt céljait, és gondoskodnak arról, hogy a csapat elérje azokat. Felügyelik mind a felügyelőket – legalább egyet projektenként –, mind a projektadminisztrátorokat – általában egyet projektenként, ha a projekt elég nagy.
- A felügyelők a munkaterületen dolgozó vezetők, akik felelősek az ütemtervek meghatározásáért és az általános munkavezető felügyeletéért.
- Az általános előmunkás – egy építkezésen egy – felügyeli a szakmunkásokat és az összes többi helyszíni munkás, például asztalosok, festők, gipszkarton-szakemberek, villanyszerelők és vízvezeték-szerelők munkájának végrehajtását.
- A projektadminisztrátorok gondoskodnak minden olyan adminisztratív feladatról, amely a projekt zökkenőmentes lebonyolításához szükséges. Ez lehet például a beszállítóknak és alvállalkozóknak történő kifizetések igénylése és nyomon követése.
Hogyan hozhat létre szervezeti struktúrát a ClickUp-ban?
A ClickUp-ban a projektmenedzsment struktúra létrehozásának két legegyszerűbb módja a ClickUp Mind Map és a ClickUp Whiteboards funkciók használata.
A ClickUp gondolattérképek használata a projektstruktúrák meghatározásához
Először is, mi is az a gondolattérkép? E cikk kontextusában a gondolattérkép a szervezet belső struktúrájának vizuális ábrázolása.
Ez egy diagram, amely ábrázolja a projekt munkatársai, vezetői és más vezetők közötti jelentési és felhatalmazási kapcsolatokat. Használhatja a projekt megtervezéséhez és felállításához, valamint a projektmenedzsment struktúra közléséhez az érdekelt felek számára.
A ClickUpban mostantól szabad formájú gondolattérképet hozhat létre akár a Gondolattérkép nézetben, akár a Fehér táblákon. Az első esetben adjon hozzá egy gondolattérkép nézetet a ClickUp munkaterületéhez. A második esetben pedig adjon hozzá egy gondolattérképet a fehér táblához.
Megjegyzés: A gondolattérkép elemeit ClickUp feladatokká alakíthatja. Ha azonban először dolgozik gondolattérkép nézetben, javasoljuk, hogy válassza az üres módot (a feladat mód helyett).
Végigmenjünk a lépéseken, amelyeket követnie kell egy gondolattérkép létrehozásához gondolattérkép nézetben vagy táblán.
1. lépés: Határozza meg a legfőbb hatóságot
Mivel a gondolattérképek hierarchikus struktúrák, kezdje azzal, hogy ábrázolja a projektben a legmagasabb pozíciót. Ez a pozíció a diagram gyökércsomópontja.
2. lépés: Az első szintű gyermekcsomópontok ábrázolása
A kiválasztott projekt szervezeti struktúra típusától függően rajzolja meg a gyökércsomópont gyermekcsomópontjait. Ezek lehetnek funkcionális vezetők, projektvezetők vagy projektvezetők vezetői. Ha ez segít, nevezze el az egyes pozíciókat a személy nevével.
3. lépés: Gyermekcsomópontok elágazása
Ezen a ponton, a projektmenedzsment struktúrától függően, tegye az alábbiak egyikét:
- Adjon hozzá munkatársakat és projektmenedzsereket a funkcionális részlegekhez úgy, hogy leválasztja őket a funkcionális vezetők alól.
- Adjon hozzá munkatársakat a projektcsapatokhoz úgy, hogy őket a projektmenedzserektől leválasztja.
Ha pedig van projektmenedzsment részlege, akkor vegyen fel projektmenedzsereket ebbe a részlegbe úgy, hogy leválasztja őket a projektmenedzserek vezetőjétől.
4. lépés: A projektcsapatok kiemelése
Határozza meg az egyes projektcsapatokat. Ezt megteheti például úgy, hogy különböző színeket használ az egyes projektcsapatokhoz. A Whiteboards-on más módszerek is rendelkezésre állnak, például formák vagy színek használata.
5. lépés: Jelölje meg a projektmenedzsereket
Jelölje meg a teljes és részmunkaidős projektmenedzsereket. Például jelölje meg a csomópontokat szimbólumokkal, hogy megkülönböztesse őket.
Gyorsabb kezdést szeretne? Használja a ClickUp egyszerű gondolattérkép-sablonját a projektmenedzsment struktúra kialakításához.
Ha nem biztos benne, hogy a ClickUp a megfelelő eszköz a gondolattérképek tervezéséhez, olvassa el cikkünket a piacon elérhető legjobb gondolattérkép-szoftverekről!
A ClickUp Whiteboards használata a projektstruktúrák meghatározásához
A táblák különösen alkalmasak a távoli és valós idejű együttműködésre a vezetőkkel és más vezetőkkel a projektmenedzsment struktúra meghatározása során.
A gondolattérképek létrehozásának lépései továbbra is érvényesek a szervezeti struktúrák tervezésére a Whiteboards-on. Ahelyett azonban, hogy gondolattérképet hozna létre a Whiteboard-on, más vizuális elemekkel és diagramkészítési korlátozásokkal teheti érdekesebbé struktúráit.
A ClickUp Whiteboards alkalmazásban alakzatokat rajzolhat, és összekapcsolhatja őket összekötőkkel. Emellett jegyzeteket és szöveget is hozzáadhat a projektmenedzsment struktúrákhoz, valamint képfájlokat, például portrékat vagy szimbólumokat is feltölthet a pozíciók megkülönböztetésére.
Profi tipp: Használja a ClickUp „Bevezetés a táblákba” sablonját a kezdéshez.
Fontos szempontok
Amikor kiválasztja a projektjéhez legmegfelelőbb szervezeti struktúrát, optimalizálja a tehetségeket és az erőforrásokat. Emellett megteremti az alapot a hatékony munkafolyamat-kezeléshez és a magas teljesítményű csapatokhoz.
Mert e két összetevő, a világos projektcélok és a vízió nélkül lehetetlen elérni a kívánt eredményeket és minőséget.
Vegye fel velünk a kapcsolatot! Segítünk Önnek olyan projektmenedzsment struktúrát felépíteni, amely a legjobb hatást gyakorolja projektjeire.