A vezetők sok feladatot látnak el.
A vezetői nyomástól a célok és célkitűzések eléréséig, a csapat mentorálásáig, a különböző elvárások közötti egyensúly megteremtése kihívást jelenthet. Vezetőként pedig megbeszéléseket kell tartania, hogy feladatok delegálásával, állapotfrissítésekkel, stratégiák kidolgozásával stb. segíthesse munkáját.
Bármilyen típusú találkozónak is legyen, annak világos célja, célkitűzése, felhasználási esete és napirendje kell, hogy legyen. A napirend elkészítése, az elvárások meghatározása és a beszélgetés nyomon követése mind fontos lépések annak biztosításához, hogy a találkozó a terv szerint haladjon és eredményes legyen.
Ha tehát erősebb csapatvezető szeretne lenni, és véget vetni a felesleges értekezleteknek, akkor ez a blog Önnek szól. Összefoglaltunk kilenc értekezletetípust, amelyeket ismernie kell, és azt is, hogyan kell azokat megfelelően lebonyolítani.
Bónuszként néhány ingyenes sablont is mellékeltünk, amelyek segítenek a következő értekezletét a lehető legjobban kihasználni!
A találkozó típusának kiválasztása előtt figyelembe veendő elemek
Ha ismeri a vezetők által szervezhető értekezletek típusait, az segít a csapatának a siker elérésében. A hatékony értekezletek szervezése hozzájárulhat a csapat tagjainak elkötelezettségének és együttműködésének növeléséhez.
Ahelyett, hogy kimerítő, ismétlődő tevékenység lenne, egy hatékony értekezlet egyedülálló lehetőséget kínálhat ötletek gyűjtésére, hozzászólásokra, a szakmai fejlődés ösztönzésére és a szervezeti célok előmozdítására.
Mielőtt kiválasztaná a csapatának megfelelő értekezlet típusát, feltétlenül vegye figyelembe az alábbi értekezletelemeket:
1. Cél: Mi a találkozó célja? 2. Résztvevők: Ki vegyen részt a találkozón és ki vezesse azt? 3. Napirend: Milyen témákat kell megvitatni és milyen sorrendben? 4. Eredmény: Mit szeretne elérni a találkozó végére? 5. Gyakoriság: Milyen gyakorisággal kell megtartani a találkozót?
Miután átgondolta ezeket az elemeket, itt az ideje kiválasztani a csapat igényeinek leginkább megfelelő értekezlet típusát.
Most pedig nézzük meg, milyen típusú megbeszéléseket kell ismernie, és hogyan lehet azokat megfelelő eszközökkel és technikákkal megfelelően lebonyolítani!
A 9 leggyakoribb típusú értekezlet
Íme kilencféle értekezlet, tippek azok sikeres lebonyolításához, valamint ingyenes, azonnal használható sablonok, amelyek segítenek az indulásban!
1. Bevezető értekezletek
Az onboarding megbeszélések az első találkozások a munkavállalók és vezetőik között, miután csatlakoztak a szervezethez. Ez a fajta kezdő megbeszélés jelzi a képzésük kezdetét, és elengedhetetlen, mivel az onboarding időszak megalapozza az új csapattagok sikerét, mivel ez az első alkalom, hogy mélyebben megismerik a vállalat folyamatait és rendszereit.
Ezek a megbeszélések segítenek a vezetőknek megismerni alkalmazottaikat és kapcsolatokat építeni velük. A legjobb gyakorlatok ezeken a megbeszéléseken olyan jégtörő kérdések feltevése, mint például: mi a hobbija, mi a kedvenc étele, vagy más interperszonális kérdések, mint például: hogyan szeret visszajelzést kapni, vagy mi motiválja.
A bevezető értekezleteken fel kell vázolni a képzési programot és a releváns erőforrásokat, bemutatni a csapat tagjait, valamint összeállítani egy ellenőrző listát az első héten elvégzendő feladatokról. Próbálja ki a ClickUp alkalmazott-bevezető ellenőrző listáját, hogy támogassa új munkatársait és segítse őket a új munkafolyamatokba való beilleszkedésben.
2. Egyéni megbeszélések
Az egyéni megbeszélés két személy, általában egy vezető és közvetlen beosztottja között zajlik. Ez az egyik leghatékonyabb módszer a vezetők számára, hogy kapcsolatot és bizalmat építsenek ki közvetlen beosztottaikkal.
Különböző típusú egyéni megbeszélések léteznek, és az Ön által szervezett egyéni megbeszélés típusa tükrözi a napirend tartalmát. Például az első egyéni megbeszélés, amelyet egy vezető tart közvetlen beosztottjával, nagyon különbözik a kéthetente tartott egyéni megbeszélésektől.
A Fellow-nál a vezetők egyéni megbeszéléseket tartanak közvetlen beosztottaikkal, hogy jobban megismerjék őket és felmérjék, hogyan teljesítenek. Kapcsolatépítő kérdéseket tesznek fel, miközben elvárásokat és teendőket határoznak meg, hogy segítsék a munkavállalót a siker elérésében.
A témák a projekt előrehaladásának és a jelenlegi akadályok ellenőrzésére irányulnak, miközben karrierépítő beszélgetéseket folytatnak. Az egyéni megbeszélések gyakoriságától függetlenül a megbeszélésnek mindig a következőket kell tartalmaznia:
- Kapcsolatépítő kérdések, amelyekkel ellenőrizni lehet egymás jólétét és magánéletét
- Konkrét vagy alapvető üzleti kérdések megvitatása
- A megbeszélés után egyértelműen megfogalmazott teendők és következő lépések
Az egyéni megbeszélések fontossága abban rejlik, hogy elősegítik a bizalom és a jelentőségteljes kapcsolat kialakulását a munkavállaló és a vezető között. Az ilyen típusú megbeszélések hatékonyságának biztosításához fontos, hogy a közvetlen beosztottját kérje meg a megbeszélés napirendjének előkészítésére.
Az egyéni megbeszélésekhez használt eszközökkel dokumentálhatja a beszélgetést és ösztönözheti a visszajelzéseket, ami szintén hasznos stratégia a megbeszélések hatékonyságának növeléséhez. Használhatja a ClickUp 1:1 megbeszélés sablonját is, hogy szervezett megbeszéléseket tartson, amelyek bizalmat és jó kapcsolatot építenek.
3. Bejelentkezési értekezletek
A check-in értekezletek – más néven állapotfrissítő értekezletek – olyan megbeszélések, ahol a csapatok együttműködnek és megosztják az előrehaladást egy adott témában vagy projektben. A cél az, hogy biztosítsák a csapat és a projekt összehangoltságát, miközben felvetik a haladást gátló akadályokat.
Bár a bejelentkezési vagy állapotfrissítési értekezletek nem mindig a csapat kedvencei, értékes eszközök a problémák megoldásához és a projekt előrehaladásáról való tájékozódáshoz.
A bejelentkezési értekezlet hossza a projekt állapotától és méretétől függően változhat. Az értékesítési csapat gyakran tart rövid, 10-15 perces napi értékesítési értekezleteket, hogy ellenőrizze az üzletek előrehaladását és a frissítéseket.
Egy másik alternatíva lehet egy vezetői megbeszélés válság idején, ahol minden részleg megosztja a legfrissebb információkat. Lehetségesek hosszabb projektmegbeszélések is, ahol meg kell vitatni a legfrissebb információkat, át kell tekinteni a korábbi teendőket és az elért eredményeket.
A check-in értekezletek hangvétele lehet informális vagy formális, a kontextustól és a munkahelytől függően. Összességében a sikeres check-in elősegíti a nyílt kommunikációt a csapat tagjai között, és biztosítja, hogy mindenki naprakész legyen.
Ezt megkönnyítheti egy kerekasztal-megbeszélés, ahol minden csapattag felveti a saját projektjével kapcsolatos témákat. Ez lehetővé teszi az esetleges akadályok kezelését is, így a csapat gyorsan és megfelelően tud reagálni.
A produktív értekezletek lebonyolításához készüljön fel egy listával, amelyen a csapatának feltett kérdések szerepelnek. A siker érdekében létrehozhat egy visszacsatolási ciklust is, amelyben rögzítheti a frissítéseket, aggályokat és egyéb fontos megjegyzéseket.
Ennek egyik módja, hogy létrehoz egy standup meeting dokumentumot, amelyet a csapata kitölthet a megbeszélés előtt! Használja a ClickUp Daily Standup Meeting Template sablonját, és testreszabja a csapata igényeinek megfelelően.
Bónusz: Konferencia napirend sablonok!
4. Brainstorming megbeszélések
A brainstorming megbeszélés során a csapat összeül, hogy ötleteket gyűjtsön egy adott témához. A brainstorming üléseket szinkronban vagy aszinkronban is lehet tartani. Aszinkron környezetben gondoskodnia kell arról, hogy a távoli csapat kommunikációs és együttműködési eszközei elérhetők legyenek a megbeszélés résztvevői számára.
A sikeres brainstorming izgalmas lesz! Mindenki összegyűlik, hogy kreativitását beindítsa és ötleteket generáljon. A lehetőségek korlátlanok, és nincsenek rossz ötletek.
A javaslatok nagyon egyszerűek lehetnek, de bonyolultak is, és fontos, hogy a találkozó szervezőjeként hangsúlyozza, hogy nincsenek rossz ötletek. Minden találkozó résztvevőjétől elvárják, hogy részt vegyen a beszélgetésben, ezért gondoskodnia kell arról, hogy a találkozó formátuma megfeleljen az extrovertált és introvertált résztvevőknek egyaránt.
A brainstorming megbeszélések szórakoztatóak és érdekesek, de mentálisan kimerítőek lehetnek a csapat számára, különösen akkor, ha nincs rendszer az ötletek nyomon követésére. Hasznos lehet egy követő megbeszélést ütemezni, hogy később leszűkítsék és kiválasszák a konkrét ötleteket a hatékonyság maximalizálása érdekében.
Próbálja ki a Clickup gondolattérkép funkcióját, hogy rögzítse az ötleteket és szervezettebbé tegye a brainstorming üléseket.
5. Teljes létszámú értekezletek
Az összes munkatárs részvételével zajló értekezlet azt jelenti, hogy a szervezet minden szintje részt vesz az értekezleten, beleértve az egyéni munkatársakat, a csapatvezetőket, az osztályvezetőket és a felsővezetést. A cél az, hogy az egész vállalatot tájékoztassák a releváns frissítésekről, például az osztályspecifikus frissítésekről vagy a vállalati politikák változásairól.
Minden vállalatnak megvan a maga ritmusa és napirendi pontjai az egész csapatot érintő értekezletekhez. A hatékony egész csapatot érintő értekezleteket általában a vállalat vezérigazgatója vagy vezetője tartja, és a napirendi pontok között szerepelnek a vezetőség vagy az osztályok friss hírei, az új alkalmazottak bemutatása és még sok más.
A Supermanagers podcastban Matt Martin, a Clockwise vezérigazgatója elárulta, hogy az összes munkatársat érintő értekezletük sokféle témát felölel, beleértve a részlegek friss híreit, prezentációkat és egy beszélgetési témát, ahol a hét vicces pillanatait osztják meg egymással. Ezek az értekezletek általában egy órán át tartanak.
Próbálja ki a ClickUp All Hands Meeting Template sablonját egy érdekes és szervezett heti all-hands meetinghez.
6. Döntéshozatali értekezletek
A döntéshozatali értekezlet az, amikor a csapat összeül, hogy hivatalossá tegyen egy döntést és megvitassa a következő lépéseket. Ezeket az értekezleteket általában olyan fontos döntések meghozatalára használják, amelyek elkötelezettséget és esetleg új irányvonalat igényelnek.
Ezek a megbeszélések minden csapatnál standardok: az igazgatósági üléseken vagy a projektmegbeszéléseken döntéshozatalra is sor kerülhet. A fontos döntéseket dokumentálni kell a jegyzőkönyv-készítő eszközben, hogy a csapat emlékezzen a döntés mögötti indokokra.
Az ilyen megbeszéléseken felmerülő kérdések között szerepelnek a következők:
- A jelenlegi körülmények és erőforrások figyelembevételével mi a legjobb megoldás a továbblépéshez?
- Ki felelős a következő lépésekért? Miért?
Például döntéshozatali értekezletet lehet tartani a közösségi média marketing menedzserével és a közösségi média marketing koordinátorával, hogy megváltoztassák egy sikertelen marketingkampány irányát. Ha a csapatnak értékelnie kell, hogy megfelelő szemszögből és hangnemben közelítik-e meg a kampányt, akkor találkozhatnak, hogy értékeljék az elkötelezettséget és a konverziós eredményeket, és új irányt válasszanak.
Az értekezlet során felsorolják, miért kell átirányítani a figyelmet, és dokumentálják, miért tűnik előnyösnek az új irány. Ezért ez a típusú értekezlet célja, hogy döntést hozzon és dokumentáljon egy projekt vagy kezdeményezés előrehaladásáról.
Nézze meg ezeket a döntési mátrix sablonokat!
7. Problémamegoldó értekezletek
A problémamegoldó megbeszéléseket általában a kihívással szembesülő személy és a vezető vagy menedzser tartja. A probléma jellegétől függően a megbeszélésen különböző részlegek képviselői is részt vehetnek, például a HR vagy a jogi csapat képviselői. A problémamegoldó megbeszélés célja, hogy megoldást találjon egy akadályra, vagy feltárja a következő lépés lehetőségeit.
A problémamegoldó értekezletek minden alkalmazott számára előnyösek lehetnek, függetlenül a probléma jellegétől. Ezeken az értekezleteken először elemeznie kell a helyzetet és annak okait, fel kell mérnie, milyen irányt kell választani, majd cselekvési tervet kell készítenie a probléma megoldására.
Ne feledje, hogy minden lépést dokumentálnia kell a találkozó jegyzetében, és meg kell osztania a beszélgetésben részt vevő személyekkel.
8. Negyedéves tervezési értekezletek
A negyedéves tervezés egy éves terv stratégiai megvalósítása, amelyet négy negyedévre osztanak fel. Minden negyedévben felülvizsgált célt tűznek ki a következő három hónapra. Ezeket a frissített célokat egy negyedéves tervezési értekezleten lehet közölni, ahol megvitatják a stratégiai terveket és megünneplik az elmúlt 90 nap eredményeit.
Ezek a megbeszélések lehetőséget nyújtanak arra, hogy nyomást gyakoroljon, visszajelzést adjon vagy kapjon, és alkalmasak a következő hónapokra. Minden negyedéves tervezési ülésnek tartalmaznia kell időt az elmúlt 90 nap átgondolására, a befejezett és folyamatban lévő feladatok áttekintésére, valamint a következő negyedévre való felkészülésre.
A megbeszélés célja, hogy segítse a csapatot a rövid távú célok és a vállalat hosszú távú céljainak elérésében. 💪
A hatékony negyedéves tervezési értekezlet kulcsa a szervezettség. A megbeszélés témáinak egyértelműnek kell lenniük, és az értekezlet végén célokat kell kitűzni. Ezenkívül a tervezési megbeszélés során a korábbi negyedévek tanulságainak felelevenítése segít megfontolni, hogy mely célok megfelelőek és relevánsak.
Ne felejtse el nyomon követni céljait a ClickUp Goals alkalmazásban, hogy világos ütemtervvel és mérhető célokkal rendelkezzen.
9. Igazgatósági ülések
Az igazgatósági ülés egy adott szervezet teljes igazgatóságának részvételével zajló hivatalos ülés. Ezeket a hivatalos üléseket különböző időközönként, például negyedévente vagy évente tartják, hogy megvitassák az ismétlődő és jelentős kérdéseket, például a politikai kérdéseket, a jogi ügyeket vagy a KPI-jelentéseket, illetve egyéb kérdéseket.
Az igazgatótanács elnöke, más néven az ülés vezetője, elnököl az ülésen. Pontosabban, az igazgatótanácsi ülés célja a politika és a stratégia meghatározása, a stratégiai tervek felülvizsgálata és egy adott kérdésről való megállapodás elérése.
Ezen az értekezleten jegyzőkönyvet vezetnek, amely jogi dokumentumként szolgál, és amelyet az igazgatóság működésének megfelelően közzé tesznek. A jegyzőkönyv közzététele rendkívül fontos, mivel ez a szervezet, az igazgatóság és a különböző külső érdekelt felek közötti kommunikációs stratégia.
Tegye hatékonyabbá az értekezleteit egy napirend és a megfelelő eszközök segítségével
Számos különböző típusú megbeszélés létezik, amelyek célja is eltérő. A vezetők számára kihívást jelenthet annak eldöntése, hogy melyik megbeszélés melyik helyzetben alkalmazható.
Hatékony értekezlet-kezelési stratégiák bevezetésével és a megfelelő online értekezlet-eszközök , például a ClickUp használatával, amelyek segítenek a munkád, az ütemterved, a csapatod és egyebek kezelésében, elkerülheted a nem produktív értekezleteket, és olyan együttműködési üléseket tarthatsz, amelyek energiával töltik el és motiválják a csapatodat a céljaik elérésére.
Vendégíró:
A Fellow.app a legjobban értékelt értekezletkezelő szoftver, amely segít a vezetőknek és csapataiknak hatékony értekezleti szokások kialakításában a közös napirendek, a teendők nyomon követése és a szakértők által jóváhagyott értekezleti sablonok könyvtára révén.