Előfordult már Önnel, hogy térdig gázolt egy projektben, és csak akkor jött rá, hogy nem tudja pontosan, mit is kell elérnie a projekttel? Nincs egyértelműség arról, hogy milyen feladatokat kell elvégezni, és ki a felelős értük.
Ne aggódjon, mindannyian jártunk már ebben a helyzetben. Éppen ezért a projektterjedelem-sablonok abszolút életmentők a projektmenedzserek számára.
A projektterjedelem-sablonok elengedhetetlen eszközök minden projektmenedzser számára, aki sikeres projektet szeretne tervezni és végrehajtani. Világos áttekintést nyújtanak a projekt céljairól, eredményeiről, ütemtervéről és költségvetéséről. Ez lehetővé teszi a projektmenedzserek számára, hogy meghatározzák a projekt terjedelmét, és biztosítsák, hogy minden résztvevő megértse a saját szerepét és felelősségét.
A sablonok használata a munkaterület meghatározásához időt és energiát takaríthat meg, mivel keretet biztosít a projekt tervezéséhez és végrehajtásához. Ebben a blogbejegyzésben arról fogunk beszélni, hogy mi is az a projektterület-sablon, és mi teszi jóvá egy projektterület-dokumentumot. Megosztunk 10 kedvenc projektterület-sablonunkat is, hogy kiválaszthassa a csapatának legmegfelelőbb megoldást.
⏰ 60 másodperces összefoglaló
Íme a 10 legjobb projektterjedelem-sablon, amelyekkel projektjei áttekinthetők, szervezettek és a terv szerint haladnak:
- ClickUp munkaterület-sablon
- ClickUp weboldal Munkaterület-sablon
- ClickUp hatókör-kezelési terv sablon
- ClickUp hatókör vázlat sablon
- ClickUp projektcharta-sablon
- ClickUp projektvégrehajtási terv sablon
- ClickUp projekt eredmények sablon
- ClickUp projektértékelési sablonja
- Microsoft Word projektterv sablon
- Excel projektterjedelem-sablon az érdekelt felek térképével
Mi az a projekt terjedelmi sablon?
A projektterjedelem-sablon egy átfogó dokumentum, amely segít a projektmenedzsereknek a új projekt kritikus részleteinek és összetevőinek szervezésében. Lényegében ez az Ön egyablakos projektterve.
Ezek a dokumentumsablonok általában olyan információkat tartalmaznak, amelyek biztosítják a projekt sikeres befejezését. A leggyakoribb elemek közül néhány:
- A projekt célja és víziója
- Érdekelt felek és követelményeik
- A siker kritériumai
- A projektcsapat tagjai, valamint szerepeik és felelősségeik
- A feladatok elvégzésének konkrét mérföldkövei
- A projekthez kapcsolódó kockázatok és azok enyhítésére szolgáló megközelítések
Ezenkívül a projektterjedelem-sablon felvázolja a célokat, a teljesítendő feladatokat, a projektellenőrzéseket, a feladatokat, a költségeket és a projekt ütemtervét. Ha ez az átfogó keretrendszer a projekt megkezdése előtt már rendelkezésre áll, a csapatok hatékonyan és együttműködve dolgozhatnak céljaik elérése érdekében.
Olvassa el még: Munkaterület-sablonok
10 ingyenes projektterjedelem-sablon, amelyet ki kell próbálnia
A projektterv-sablon az egyik legjobb projektmenedzsment eszköz az Ön eszköztárában. Időt és energiát takaríthat meg, miközben minimalizálja a projekt kudarcának kockázatát.
Egy jól kidolgozott projektterjedelem-dokumentummal a projektmenedzserek magabiztosan tervezhetnek. Egy átfogó terv biztosítja, hogy a projekt időben, a költségvetés keretein belül és a szükséges színvonalon valósuljon meg.
Számos különböző típusú projektterjedelem-sablon létezik, de itt bemutatjuk a 10 kedvencünket.
1. ClickUp munkaterület-sablon
A projektmenedzserek a ClickUp munkaterület-sablont használják a projekt teljes tervezéséhez az elejétől a végéig.
Ez a projektterv-sablon meghatározza a projektben elvégzendő feladatokat, beleértve a célokat, az eredményeket, az ütemterveket, a mérföldköveket és további részleteket. Noha jogilag nem kötelező érvényű, az összes érdekelt fél közös megállapodásaként szolgál a projekt sikeres befejezéséhez szükséges feltételekről.
Ideális: A projekt részleteinek és eredményeinek felvázolása a projektcsapatok és az érdekelt felek összehangolása érdekében.
2. ClickUp weboldal munkaterület-sablon
Ha a sablonhoz keresett projekt weboldal fejlesztés, akkor szerencséje van! A ClickUp weboldal munkaterület sablonját kifejezetten Önnek terveztük.
A weboldal munkaterület-sablon jellemzői:
- Háttér és célok szakasz , amely tartalmazza a vállalat és az ügyfél elérhetőségeit, a projekt főbb részleteit, a célkitűzést és a problémát, a projekt áttekintését, valamint a projekt céljainak és feladataik listáját.
- A munka és feladatok hatálya szakasz részletesen bemutatja a projekt hatályát 3 fázisban: 1) weboldal tervezése és fejlesztése; 2) információs architektúra, és 3) tárhely és domain beállítása. Megjegyzés: ezek a fázisok szerkeszthetők, hogy megfeleljenek az Ön konkrét hatályának. Tartalmaz egy szakaszt is, amely felsorolja a 3 fázishoz kapcsolódó összes feladatot.
- A teljesítések, összetevők és követelmények szakasz táblázatokkal, amelyek segítségével könnyen rendszerezheti és vizualizálhatja az összes projekt teljesítést, a projekt ütemtervét és a szállítási határidőket.
- Végső ár, feltételezések és elfogadás ahol részletes költségbecsléseket adhat meg, felsorolhatja a projekt feltételezéseit, és megszerezheti az ügyfél jóváhagyását.
Ez az ingyenes projektterjedelem-sablon egy világos és szervezett weboldal-projekt tervet ad, amelyet megoszthat ügyfeleivel. Használja ezt a vizuális segédeszközt a projektfolyamat végigkövetéséhez, és tartsa ügyfeleit naprakészen a tevékenységekről és azok előrehaladásáról.
Ideális: olyan csapatok számára, amelyeknek egyszerű, de egyértelmű projektterületre van szükségük egy weboldal-projekthez.
3. ClickUp hatókör-kezelési terv sablon
A ClickUp hatálykezelési terv sablon felvázolja, hogyan fogják meghatározni, érvényesíteni és ellenőrizni a projekt hatályát annak teljes életciklusa alatt. A standard projektadatokkal, mint például a célok, a teljesítések és az ütemtervek mellett, a hatálykezelési tervek arra összpontosítanak, hogy a csapata hogyan fogja kezelni a hatálykiterjesztést – azaz a tervezettnél többet végezni.
A hatókörkezelési sablon jellemzői:
- Probléma leírása szakasz, ahol azonosíthatja és leírhatja a projekt által megoldandó problémát.
- Lehetőségek szakasz , ahol elmagyarázza, hogyan fogja kihasználni ezt a problémát, és milyen megoldásokat tervez bevezetni.
- A projekt céljai szakasz , ahol felsorolhatja azokat az eredményeket, amelyeket szeretne elérni a projekttel.
- A hatókör rész, ahol egyértelműen meghatározhatja, mely feladatok vagy kérdések tartoznak a projekt hatókörébe, és melyek nem.
- Jóváhagyási szakasz, amelyben a projektmenedzser és a szponzor aláírja a dokumentumot.
Használja ezt a projektterv-sablont útmutatóként a csapatának, hogy a projekt a tervek szerint haladjon.
Ideális: Projektmenedzserek számára, akik szeretnék, ha minden érdekelt fél tisztában lenne a projekt határaival és céljaival.
4. ClickUp hatókör vázlat sablon
Az alkalmazásfejlesztők projektjeinek hatálya gyakran jelentősen eltér más típusú projektekétől, ezért kifejezetten Önöknek készítettük el a ClickUp alkalmazás hatályának vázlatos sablonját!
Az alkalmazáshatár-vázlat sablon jellemzői:
- A projekt háttérszekciója, amely gyors áttekintést ad a problémáról vagy a nehézségről, amelyet az új alkalmazás megoldani kíván, arról, hogy az alkalmazás milyen élményt és érzést kíván nyújtani a felhasználóknak, valamint az alkalmazás létrehozásának céljairól.
- Üzleti követelmények szakasz , ahol összeállíthatja a befejezett alkalmazás által elvégzendő feladatok ellenőrzőlistáját.
- Egy alkalmazáshatály szakasz, ahol felsorolhatja a projekt hatályának különböző összetevőit (pl. platform, UX-tervezés, elemzés, céloldal, súgóoldal stb.), és hozzáadhat megjegyzéseket vagy kommenteket az egyes követelményekhez.
Ez az alkalmazásprojekt-hatályú dokumentumsablon alkalmazásfejlesztők által használható az alkalmazás létrehozásához és végrehajtásához szükséges üzleti követelmények szervezésére, nyomon követésére és archiválására.
Ideális: Azok a csapatok, akiknek egyértelmű útitervre van szükségük egy alkalmazásfejlesztési projekthez.
5. ClickUp projektcharta-sablon
A projektcharta dokumentálja a projekt hivatalos elindítását, és felhatalmazza a projektmenedzsert a szervezeti erőforrások felhasználására a projekt befejezéséhez. Ez egy fontos lépés a projektmenedzsment folyamatában, ezért készítettük el a ClickUp projektcharta sablont, hogy biztosan minden szükséges alapot lefedjen.
A chartát a projekt teljes életciklusa alatt referenciaként használják, biztosítva, hogy minden csapattag és érdekelt fél összhangban legyen. Emellett alapot nyújt a döntéshozatalhoz, a problémamegoldáshoz és a változáskezeléshez.
Ideális: Olyan funkcióközi csapatok számára, amelyeknek szükségük van egy, a projekt céljait meghatározó projektterjedelem-dokumentumra.
Bónusz: Csapatok alapokmánya és csapatok alapokmányának sablonjai!
6. ClickUp projektvégrehajtási terv sablon
A ClickUp projektvégrehajtási terv sablonja segíthet szabványosítani a szervezet projekttervezési és -végrehajtási eljárásait. Útmutatóként szolgál a projektcsapat tagjai számára, lehetővé téve számukra a projekt hatékony és eredményes végrehajtását, miközben biztosítja, hogy az összhangban legyen a projekt terjedelmével.
A projektvégrehajtási terv sablon jellemzői:
- Egy kezdőlap , amely felsorolja az összes alkategóriát, azok tulajdonosaival és közreműködőivel együtt.
- 6 fő szakasz, beleértve a projekt terjedelmét, a projekt céljait, a specifikációkat, az erőforrások elosztását, a projekt ütemtervét és a kommunikációs tervet.
Megjegyzés: Ez az egyszerű projektterjedelem-sablon a projektmenedzsment szoftver megoldásában is felhasználható eszközként!
Ideális: vezetők számára, akik szeretnék egységesíteni a projekttervezési és -végrehajtási folyamatokat a szervezetükben.
7. ClickUp projekt eredmények sablon
Míg sok más sablonunk tartalmaz egy teljesítési szakaszt, a ClickUp projekt teljesítési sablonja a lehető legteljesebb áttekintést és kezelést biztosítja a projekthez kapcsolódó összes mozgó alkatrészről.
A projekt eredményeinek sablonja tartalmazza:
- Egyéni mezők , amelyeket saját igényeinek megfelelően állíthat be, beleértve a legördülő menüket, az automatikusan kiszámított haladási sávot, valamint a számok, pénzegységek, képletek és sima szövegek cellák formázását.
- Teljesen szerkeszthető és testreszabható sablon , amelynek segítségével testreszabhatja a nézeteket, automatizálhatja és hozzáadhat függőségeket, valamint létrehozhat olyan egyedi képletmezőket, amelyek tökéletesen megfelelnek az Ön igényeinek.
Használja ezt a hatókör sablont önmagában a projekt alfeladatainak kezeléséhez, vagy a teljesebb projekt hatókör sablonok egyikében létrehozott teljesítési lista részletesebb változataként.
Ideális: Projektmenedzserek számára, akik több érdekelt felet és eredményt magában foglaló komplex projektet terveznek.
8. ClickUp projektértékelési sablonja
A projektértékelés segít meghatározni a projekt összetettségi szintjét. A ClickUp projektértékelési sablonja segít pontos és átfogó információkat gyűjteni a projektről.
Ez az egyszerű projektterjedelem-sablon segít Önnek:
- Értékelje a projekt teljesítményét a célokhoz képest
- Azonosítsa a fejlesztésre szoruló területeket
- Gyűjtse össze az érdekelt felek visszajelzéseit
Lehetővé teszi a projekt céljainak, feladataiknak és határidejének megadását, valamint a felmerülő változások vagy problémák nyomon követését.
Ideális: Projektértékelők számára, akik egy projektértékelési sablont szeretnének, hogy mindenki ugyanazon az oldalon maradjon a projekt teljesítményének értékelése és az előrehaladás mérésének során.
9. Microsoft Word projektterületi nyilatkozat sablon
Bár meg vagyunk győződve arról, hogy a ClickUp a legjobb projektterjedelem-sablonokat és menedzsment szoftvert kínálja, tudjuk, hogy nem mindig választhatja meg saját termelékenységi platformját üzleti célokra. Ha a Microsoft Office-ra van korlátozva, a jó hír az, hogy a Microsoft Word rendelkezik egy kereshető Office-sablonokból álló könyvtárral, amely megfelelhet az Ön igényeinek.
Ha a sablonkönyvtárban a „projekt terjedelme” kifejezésre keres, több ígéretes lehetőség jelenik meg, többek között egy pénzügyi projekt terjedelme sablon, egy projekttervező sablon, egy projekt teljesítményjelentés és egy részletes ütemterv-tervező.
Ez némi munkát és kreativitást igényelhet, de a megfelelő keresőmezőkkel több dokumentumot is összeállíthat, amelyek együttesen segítenek a projektek átláthatóságának és szervezettségének megőrzésében.
Ideális: Projektmenedzserek számára, akik Word-ben keresnek projektterv-sablont.
10. Excel projektterjedelem-sablon az érdekelt felek térképével
A Microsoft megoldáscsomagjának egy másik opciója ez az Excelhez tervezett projektterjedelem-nyilatkozat sablon. Az Excel projektterjedelem-sablon tartalmazza a projekt részleteinek és a dokumentumok ellenőrzésének szakaszait, a projektterjedelem leírását, a teljesítendő feladatok leírását, a projekt elfogadásának kritériumait, a feltételezéseket és korlátozásokat, valamint a projekt kizárásait.
Bár nem annyira felhasználóbarát, mint a ClickUp sablonok, ez az Excel alternatíva mégis lefedi a projekt terjedelmének legfontosabb elemeit, és szükség esetén elvégzi a feladatot.
Ideális: Excel-felhasználók számára, akik egyszerű projektterv-példát keresnek.
Mi jellemzi egy jó projektterjedelem-sablont?
A projekt terjedelmére vonatkozó sablonoknak nem csak a fentiekben leírt információkat kell tartalmazniuk, hanem felhasználóbarátnak, könnyen frissíthetőnek és megoszthatónak is kell lenniük. Lehetővé kell tenniük a tömör, de teljes körű információgyűjtést. Íme néhány elem, amely egy jó terjedelemre vonatkozó sablont jellemez:
- Pontosan leírja a projekt elképzelését: A projekt hatókörének leírása, amely tartalmazza a projekt célját, a releváns érdekelt feleket és a siker kritériumait.
- Részletezi az összes kritikus fontosságú projektinformációt: tartalmazza a célokat, a teljesítendő feladatokat, a csapat tagjait és azok szerepeit és felelősségeit, a projekt mérföldköveit, a költségbecsléseket és a javasolt ütemtervet.
- A potenciális projektkockázatok azonosítása: azok enyhítésére szolgáló stratégiák vagy tervek
- A költségvetés lebontása: költségcsökkentési tervek vagy ütemterv-visszaesések, a költségvetés értelmezésének módjai, valamint a projekt teljes költségét befolyásoló időbeli paraméterek.
- Rugalmas sablonformátumot használ: Könnyen módosítható, egyszerű felhasználói élményt biztosít minden csapattag számára.
Egy jó üzleti projektterv-sablonnak elég átfogónak kell lennie ahhoz, hogy a csapat számára szükséges részleteket és kontextust biztosítsa, ugyanakkor elég tömörnek kell lennie ahhoz, hogy gyorsan eljusson a legfontosabb részekhez. Ezeknek a stratégiai tervezési sablonoknak egyértelműséget kell biztosítaniuk, nem pedig további zavart kelteni.
Végül is a projektjéhez legalkalmasabb sablon az lesz, amely a legvilágosabb képet adja az érintetteknek a teendőkről.
Hogyan írjunk projektterjedelem-dokumentumot?
Most, hogy már rendelkezésére áll egy sor projektterjedelem-sablon, a következő lépés az, hogy megtanulja, hogyan kell megfelelő projektterjedelem-dokumentumot írni. Íme néhány tipp a hatékony és átfogó projektterjedelem létrehozásához:
- Kezdje az alapokkal: Először vázolja fel a projekt célját, célkitűzéseit és a kívánt eredményeket. Ezzel világos képet kap arról, hogy mit kell elérni.
- Határozza meg a projekt határait: Határozza meg egyértelműen, hogy mi tartozik a projektbe, és mi nem. Ez segít megelőzni a hatókör kiterjedését, és biztosítja, hogy minden résztvevő megértse a szerepét és felelősségét.
- Az érdekelt felek azonosítása: Sorolja fel a projektben részt vevő összes felet, beleértve az ügyfeleket, a csapat tagjait és az esetleges külső vállalkozókat vagy beszállítókat.
- Határozza meg az ütemtervet: Állítson be reális határidőket a projekt minden szakaszához, és ennek megfelelően ossza ki a feladatokat.
- Számítsa fel a teljesítendő feladatokat: Határozza meg a projekt összes fontos feladatát és azok várható teljesítési határidejét. Ez segít mindenkinek a tervhez tartani magát és felelősséget vállalni a feladataikért.
- Készítsen kommunikációs tervet: Hozzon létre egy rendszert a haladásról, a változások ról vagy bármely más releváns információról az érdekelt felek számára történő tájékoztatásra.
- Vegye figyelembe a lehetséges kockázatokat: Számítson be minden lehetséges akadályt, és készítsen vészhelyzeti tervet azok hatásának minimalizálására.
- Jóváhagyás megszerzése: Miután elkészült a projekt terjedelmét meghatározó dokumentum, a projekt folytatásához mindenképpen szerezze be az összes érdekelt fél jóváhagyását.
Ne feledje, hogy a projekt terjedelmét leíró dokumentum megírásakor elengedhetetlen a lehető legrészletesebb és legkonkrétabb leírás. Ez segít biztosítani, hogy mindenki ugyanazon az állásponton legyen, és minimalizálja a félreértéseket és a téves értelmezéseket.
Optimalizálja projektjeinek hatókörét a sablonok segítségével még ma!
A projektterjedelem-sablonok értékes útmutatást nyújtanak ahhoz, hogy összehangolja csapatát, és mindenki a közös cél, a projekt sikeres kimenetele érdekében dolgozzon.
Ha ezeket az információkat egy áttekinthető és világos dokumentumsablonban adja meg, csökkenti a projekt késedelmének vagy a félreértésekből adódó hibák kockázatát.
A ClickUp a projektmenedzsment és a csapatmunka terén az arany standardot képviseli. Válasszon széles projektmenedzsment-sablonjaink közül, és testreszabhatja munkaterületét a projekt igényeinek megfelelően. A projektmenedzsment, a tudásmenedzsment és a kommunikáció egyetlen AI-alapú platformon keresztül kezelhető, így csak erre az egy alkalmazásra van szüksége a projektek hatékony menedzseléséhez.
A ClickUp használata ingyenes, ezért próbálja ki még ma, és győződjön meg arról, hogy egy kis előzetes hatókör-tervezés hogyan vezethet a projekt sikeréhez.