A sikeres projektek nem véletlenül jönnek létre, hanem szilárd alapokon, egy projekt chartán alapulnak.
Bár a projektcharta fogalma már régóta létezik, a Projektmenedzsment Intézet (PMI) csak nemrégiben emelte ki annak fontosságát a Projektmenedzsment Tudásbázis (PMBOK) útmutatójában.
A PMBOK Guide harmadik kiadásában egy új „Projektcharta kidolgozása” folyamat került bevezetésre, amelynek köszönhetően ez a dokumentum a projektmenedzsmentben egyre láthatóbbá és fontosabbá vált.
A projektcharta elkészítése azonban kihívást jelent. Az érdekelt felek figyelemmel kísérik a folyamatot, a határidők közelednek, és egy szakértői csapatot kell koordinálnia.
Ennyi minden forog kockán, nem engedheti meg magának, hogy improvizáljon. Az utolsó dolog, amit szeretne, az az, hogy belebotlik a rettegett „ezer papírvágásos halálba” – belegabalyodik azokba a kis döntésekbe, amelyek lassan kiszívják a projektből az életet.
Ha sikeres projektet szeretne létrehozni, ez a cikk lépésről lépésre végigvezeti a projektcharta elkészítésének folyamatán.
A projektterv alapjainak és bevált gyakorlatainak megértésétől kezdve a projektterv alternatíváinak bemutatásáig mindenre kiterjedő segítséget nyújtunk.
Mi az a projektcharta?
A PMBOK Guide, 3. kiadás a projekt chartát „a projektet hivatalosan engedélyező dokumentumként” írja le.
A projektcharta alapvetően felsorolja a projekt céljait, meghatározza a résztvevők szerepeit és felelősségeit, megadja a várható költségvetést, azonosítja a kockázatokat, valamint tartalmazza a projekt sikerének mérésére szolgáló ütemtervet és mutatókat.
De miért is van rá szükségünk? Nos, a projektcharta:
- Egyértelműséget és átláthatóságot biztosít minden érintett fél számára, ami zökkenőmentesebb kommunikációt és összetartóbb csapatmunkát eredményez.
- Segít a projekt menetrend szerinti haladásában, csökkentve a félreértések, a határidők elmulasztása vagy a költségvetés túllépése esélyét.
- Egyetlen referencia pontot biztosít, garantálva, hogy minden érdekelt fél hozzáférjen ugyanazokhoz az információkhoz, és megértse a projekt hatókörét és céljait.
Vizsgáljuk meg részletesen a projekt charták egyes elemeit.
A projekt charták felépítése
A projekt chartának áttekintést kell adnia a projektről, általában 2–4 oldalon belül, a projekt összetettségétől és hosszától függően.
Íme a jól megírt és részletekre kiterjedő projekt chartát alkotó legfontosabb elemek.
1. A projekt neve és leírása
A projekt neve legyen tömör, de leíró jellegű. A név mellett néhány sorban írjon egy rövid projektleírást is, amely összefoglalja az ötlet lényegét.
Íme egy példa:
Projekt neve: Ügyfélportál átalakítása
Leírás: A felhasználói élmény, a teljesítmény és az elkötelezettség javítása érdekében újítsa meg az ügyfélportált.
2. Jövőkép és cél (célkitűzések)
A vízió határozza meg a projekt irányát és azt, hogy mit szeretne elérni általánosabb célként. Ez az információ elengedhetetlen ahhoz, hogy megértsük, miért valósítják meg a projektet.
A cél az, hogy ezt a víziót kisebb, megvalósítható, kivitelezhető feladatokra bontsa, hogy egyértelműbb képet kapjon.
Például
Vízió: Hat hónapon belül 25%-kal növeljük online jelenlétünket és fokozzuk az ügyfelek elkötelezettségét.
Cél:
- Vonzó marketingvideók készítése és terjesztése
- Végezzen ügyfél-felméréseket, hogy betekintést nyerjen és ösztönözze az interakciót
3. A projekt hatóköre
A projekt megkezdése előtt célszerű meghatározni annak minden részletét, hogy később ne legyenek félreértések vagy a projekt hatálya ne táguljon ki. Ez a szakasz részletezi, mely tevékenységek vagy feladatok tartoznak a projekt hatálya alá, és melyek nem.
Így nézne ki ez a szakasz egy átdolgozott projekt chartában:
Hatály: A honlap, a termékoldalak és a navigációs menü átalakítása
A hatályon kívül eső: blogok átírása
4. Főbb érdekelt felek
A legfontosabb érdekelt felek listája mindenkit tartalmaz, aki befektetett a projektbe, vagy elengedhetetlen a projekt sikeréhez. Ez segít a projekt során a zökkenőmentes kommunikáció fenntartásában, és tisztázza az egyes érdekelt felek szerepét és felelősségét.
Íme egy tipikus érdekelt felek listája egy építési projekt esetében:
Vezető építész (név, e-mail cím)
Vezető mérnök (név, e-mail cím)
Építési projektmenedzser (név, e-mail cím)
Helyszínfelelős (név, e-mail cím)
5. Azonosított kockázatok és korlátok
Elengedhetetlen a projektre hatással lévő potenciális kihívások azonosítása és a költségvetési korlátok felismerése. Ezeknek a szempontoknak a figyelembevétele lehetővé teszi a csapat számára, hogy vészhelyzeti terveket dolgozzon ki és építsen be a projekt elvárásaiba.
Egy építési projekt esetében felmerülő kockázatok lehetnek például a nyersanyagárak emelkedése vagy az építőmunkások hiánya.
6. Projektköltségvetés
A projekt bemutatásakor elengedhetetlen a kapcsolódó költségek közlése. A projekt költségvetése felvázolja a pénzügyi követelményeket és részletes bontást ad a kiadásokról, betekintést nyújtva a projektköltség-kezelésbe .
Tegyük fel, hogy egy szoftvercégnek szeretné bemutatni egy új termék fejlesztését. A projekt költségvetése a következőképpen fog kinézni:
Tervezés – 20 000 dollár
Fejlesztés – 15 000 dollár
Tesztelés – 10 000 dollár
Marketing – 5000 dollár
7. A projektcsapat szerepei és felelősségei
Ismeri a projekt végrehajtásában részt vevő összes személyt. De mi van, ha átfedések vagy zavarok adódnak? Ez a szakasz meghatározza a csapat belső szerepeit és felelősségeit, hogy mindenki tisztában legyen a feladataival.
Ez a szakasz általában így néz ki:
Sarah Parker (projektmenedzser) – Felelős a projekt ütemtervének felügyeletéért és a feladatok koordinálásáért
John Williamson (SEO szakértő) – Felelős a weboldal rangsorának javításáért
8. A projekt ütemterve és mérföldkövei
Vegye figyelembe ezt a két állítást.
1. állítás: „A közösségi média szerepvállalásának és a márka láthatóságának növelése.”
2. állítás: „A következő hat hónapban 30%-kal növeljük a közösségi média aktivitást és 40%-kal javítjuk a márka láthatóságát.”
Melyiket fogja valószínűleg jóváhagyni? A másodikat, mert az tartalmazza az ütemtervet és a követendő mérföldköveket.
A projekt bemutatásakor elengedhetetlenül fontos felvázolni a befejezéshez szükséges teljes időtartamot és meghatározni a legfontosabb mérföldköveket. Ez lehetővé teszi az érdekelt felek számára, hogy nyomon kövessék az előrehaladást és tájékozottak legyenek a projekt ütemtervéről.
Példaként vegyünk egy marketingügynökséget, amely bevezeti a ClickUp nevű átfogó projektmenedzsment szoftvert . A projekt ütemterve, amelyben világos mérföldkövek szerepelnek, így nézhet ki:
- 1. fázis (1. hét): Végezzen mélyreható interjúkat az érdekelt felekkel, hogy összegyűjtse a követelményeket és meghatározza a projekt hatókörét
- 2. fázis (2. hét): Konfigurálja a ClickUp-ot az ügynökség munkafolyamatához, és készítsen kezdeti projektsablonokat
- 3. szakasz (3. hét): Az egész csapat képzése a ClickUp funkcióinak használatára a szerepeiknek megfelelően
- 4. fázis (4. hét): Indítson el egy kísérleti projektet az új rendszer tesztelésére és visszajelzések gyűjtésére
9. A siker teljesítménymutatói
Végül, hogyan bizonyítja, hogy a projekt sikeres volt? Itt jönnek képbe a teljesítménymutatók. Ezek számszerűsíthető mérőszámokat nyújtanak a sikerről és a fejlesztési irányokról.
Például a sikert a regisztrációk 30%-os növekedése és a fizetett előfizetések 10%-os növekedése fogja mérni egy vállalati rendezvény után.
A projekt chartájának elkészítésének lépései
Annyi összetevő miatt nehéz lehet eldönteni, hol is kezdje. Ennek egyszerűsítése érdekében létrehoztunk egy lépésről lépésre haladó útmutatót, amely segít eligazodni a projektcharta elkészítésének folyamatában.
1. Chartamegbeszélés szervezése
A projektmenedzsment chartát nem lehet más érdekelt felek megkérdezése nélkül elkészíteni. Mi lenne, ha a marketingcsapat közvetlenül felvenné a kapcsolatot az ügyféllel, és részletesen megismerné az igényeit?
Ezért fontos, hogy mielőtt belekezd, szervezz egy rövid megbeszélést, és hívd meg rá a projektben fontos szerepet játszókat, a szponzoroktól a csapatvezetőkig.
Milyen alapokat fedne le a megbeszélésen?
Gyűjtsön ötleteket, győződjön meg arról, hogy mindenki egyetért, és gyűjtsön értékes információkat, hogy szilárd alapot teremtsen a projekt számára.
2. A projekt céljainak és célkitűzéseinek meghatározása
Ebben a lépésben fel kell tenned magadnak a kérdést, hogy mit szeretnél elérni ezzel a projekttel. Ez segít meghatározni és számszerűsíteni a céljaidat, hogy azok mérhetőek legyenek.
Ha célja, hogy a következő hat hónapban 30%-kal növelje a webhely forgalmát, milyen kisebb, mérhető célokra bontaná ezt a célt?
3. A hatókör, a szerepek, a költségvetés és az ütemterv meghatározása
Miután meghatároztad a célt, döntsd el, hogy milyen tényezőket fogsz lefedni a projektterv keretein belül. Írd le az egyes csapattagok szerepeit és felelősségeit, valamint azt, hogy mire vonatkozik a felelősségük.
Ha már tisztában van a feladattal, akkor egyszerű lesz elkészíteni egy előzetes költségvetést és ütemtervet a tisztánlátás és a hatékony menedzsment érdekében.
4. Kockázatkezelés és kockázatfelismerés
Ez az Ön „A” projektterve. A jó projektmenedzser azonban mindig rendelkezik egy „B” projekttervvel is, mint tartalékkal.
Akár költségvetési korlátokról, technikai kihívásokról vagy munkaerő-hiányról van szó, előre fel kell mérnie a helyzetet, és tudnia kell, mit kell tennie, ha az A terv kudarcba fullad.
Üljön le a csapatával, vegyenek át minden olyan potenciális problémát, amely akadályozhatja a projekt előrehaladását és sikeres befejezését, és dolgozzanak ki egy kockázatkezelési megoldást, hogy a projekt chartája hibátlan legyen.
5. Jóváhagyási folyamat: Felülvizsgálat, összehangolás és végleges jóváhagyás megszerzése
Íme a projekt chartája első vázlata.
Más szavakkal, ideje beszerezni a résztvevők véleményét, mielőtt véglegesen bemutatná azt a vezetőknek. Fogadja meg a visszajelzéseket, végezze el a szükséges módosításokat, és gondoskodjon arról, hogy a projekt összhangban legyen a szervezet céljaival.
Miután mindenki egyetértett, szerezze be a végleges jóváhagyást a projekt szponzoraitól vagy a felső vezetéstől. Ez a lépés hivatalossá teszi a projekt kezdetét, és zöld utat ad Önnek!
A projektmenedzsment szoftverek szerepe és hasznossága a projekt charták elkészítésében
A projektben érdekelt felekkel való egyeztetés, az összes kritikus pont felsorolása, valamint a mérföldkövek és az ütemterv becslése néha bonyolult lehet, ami elkerülhetetlenül késlelteti a projekt chartájának elkészítését.
Itt jöhet jól a projektmenedzsment szoftver.
Segít a projekt tervezésében, szervezésében és végrehajtásában azáltal, hogy kisebb feladatokra és megvalósítható tételekre bontja azt. A munka felosztásával és a feladatok rendszerezésével elkerülheti az túlterheltség érzését, és a projekt egészében megőrizheti az irányítást.
A ClickUp egy all-in-one projektmenedzsment szoftver, amely termelékenységi megoldásokat kínál, javítja a csapat tagjai közötti együttműködést és növeli a projekt általános hatékonyságát. Széles körű funkciói segítségével a projekt charták elkészítése gyerekjáték lesz.
Íme egy kis ízelítő arról, hogy a projektcharta egyedi jellemzői hogyan segíthetnek a projektcharta zökkenőmentes elkészítésében.
Valós időben együttműködhet a ClickUp Docs segítségével.
A projektcharta elkészítése során biztosan sok oda-vissza vitatkozás lesz. A különböző emberek által készített sokféle változat kezelése időigényes, zavaros és hibalehetőségeket rejt magában. Mi lenne, ha lenne egy dokumentum, amelyet az egész csapat egyszerre használhatna?
A ClickUp Docs ezt lehetővé teszi! Összehozza a csapatát, hogy egy közös dokumentumon dolgozzanak. Ez az ideális hely a projekt chartájának megírásához és tárolásához, mivel minden tag által végzett szerkesztés mindenki számára látható lesz, és mindez valós időben történik.
Ezzel a kollaboratív platformmal minden projektben érdekelt fél hozzászólhat, megjegyzéseket és visszajelzéseket fűzhet hozzá, amelyeket a többiek is láthatnak.
A legjobb rész? A ClickUp Docs gazdag szövegformázási és szerkesztési funkciókkal rendelkezik. Lehetőséged van:
- URL-ek beágyazása az oldalakba és megjelenésük testreszabása
- Különböző oldalakat helyezhet el a projekt chartában a Docs-ban a jobb kategorizálás érdekében.
- Kezelje a hozzáférés-vezérlést a nagyobb biztonság és az adatok titkosságának megőrzése érdekében.
A ClickUp Tasks segítségével bontsa kisebb feladatokra a projekt chartát.
Íme egy tipp, hogy időben elkészüljön a projekt chartája: ossza fel a hatalmas projektet kisebb feladatokra, és ossza ki azokat a megfelelő személyeknek.
Mi az előnye? Mindenki tudja, mit kell tennie, és azt is, hogy milyen határidőn belül kell elvégeznie a rábízott feladatokat.
A ClickUp Tasks segítségével a terv egyes szakaszait feladatokká és alfeladatokká alakíthatja. Ha például a terv tartalmaz egy szakaszt a projekt eredményeiről, akkor minden egyes eredményhez létrehozhat feladatokat, és azokat a csapat tagjaihoz rendelheti.
Mi több?
Búcsút inthet a csapat tagjainak küldött üzeneteknek, és annak, hogy tudni akarja, befejezték-e a projekt költségvetésének véglegesítését vagy a projekt hatókörének meghatározását. A ClickUp egyéni feladatállapot segítségével gyorsan áttekintheti a feladat aktuális állapotát, függetlenül attól, hogy folyamatban van-e vagy már befejeződött.
És itt van a hab a tortán.
Tegyük fel, hogy a költségvetési csapat egyszerre több projektterven dolgozik, de Önnek még ma este el kell küldenie az egyiket. Prioritási címkéket adhat hozzá, és így jelezheti a költségvetési csapatnak, hogy melyik terven kell elsőként dolgozniuk.
Végül készítsen egy ClickUp feladatellenőrző listát a lépésekről, és szervezze meg feladatait és alfeladatait. Így minden feladatot bejelölhet, és biztos lehet benne, hogy a projekt chartában semmi sem marad ki.
Kövesse nyomon a projekt előrehaladását a ClickUp Goals segítségével
A projekt chartájának elkészítésekor szintén fontos, hogy kidolgozzon egy módszert a projekt eredményeinek és céljainak nyomon követésére. A ClickUp Goals pontosan ebben segít.
Tegyük fel, hogy egy új termék bevezetéséhez készít chartát. A cél az, hogy a bevezetés utáni első negyedévben 10 000 előrendelést érjen el. Meghatározhat olyan célokat, mint a marketingkampányok befejezése, a terméktervek véglegesítése és az előrendelési oldalak elindítása.
A ClickUp számos egyedi funkciót kínál a célok elérésének nyomon követéséhez, például:
- Haladás összefoglalása: Csoportosítsa a feladatokat és a célokat, és egy pillanat alatt láthassa a haladás százalékos arányát.
- Számcélok: Hozzon létre számszerű célokat a számszerűsíthető feladatokhoz, például öt Instagram-bejegyzés létrehozásához.
- Pénzügyi feladatok: Kövesse nyomon az előrehaladást a pénzügyi feladatokon keresztül az értékesítéssel vagy bevétellel kapcsolatos projekt charták esetében.
- Igaz vagy hamis célok: Használjon egyszerű Igen és Nem célokat olyan feladatokhoz, mint a helyszín lefoglalása, a catering fizetése stb. a bemutató partira.
A ClickUp Automations segítségével egyszerűsítheti és felgyorsíthatja a folyamatokat.
Annyi feladat áll előttünk, hogy nehéz lehet mindet nyomon követni. Hogyan lehet mindig tájékozott maradni és biztosítani, hogy minden feladatot időben elvégezzünk? Természetesen a ClickUp Automations segítségével!
A ClickUp automatikusan emlékezteti mindenkit a határidőkre és elküldi a projektértesítéseket. Emlékeztetőket küldhet a charták felülvizsgálatának határidejéről, vagy automatikusan frissítheti a chartákhoz kapcsolódó feladatok állapotát.
Beállíthat automatikus értesítéseket is, hogy a csapat tagjai mindig tájékozottak legyenek a chartában bekövetkezett változásokról. Ez automatikusan emlékezteti a költségvetési csapatot, hogy frissítsék a projekt chartát, ha új változás történik.
Íme, mit mond a Pontica Solutions a ClickUp-pal kapcsolatos tapasztalatairól.
Csapatunk most már együtt dolgozhat ugyanazon a projekten, és azonnal kommunikálhat bármely érdekelt féllel, bárhol is legyenek. A ClickUp minden projektünket tárolja – a korábbiakat, a jelenlegieket és a jövőbenieket is.
Csapatunk most már együtt dolgozhat ugyanazon a projekten, és azonnal kommunikálhat bármely érdekelt féllel, bárhol is legyenek. A ClickUp minden projektünket tárolja – a korábbiakat, a jelenlegieket és a jövőbenieket is.
Egyszerűsítse a projekt charták elkészítését a ClickUp projektcharta-sablon segítségével.
Ha a chartát egyedül elkészíteni túl nagy munka, és kész megoldásra van szüksége, hagyjon ki mindent, és töltse le a projektcharta sablont.
A csapat chartasablon már tartalmazza az összes mezőt, így csak a konkrét részleteket kell kitöltenie, hogy jól strukturált és mindenre kiterjedő projekt chartát készítsen.
A ClickUp projektterv-sablonja strukturált formátumot biztosít a projekt legfontosabb részleteinek felvázolásához és kezeléséhez. Tartalmazza a projekt céljait, hatókörét, eredményeit, érdekelt feleket és ütemtervét.
Ezenkívül kockázatkezelési, költségvetési tervezési és jóváhagyási folyamatok területeit is bemutatja.
Ez a projektterv-sablon a legalkalmasabb választás, ha a kezdetektől fogva egyértelműséget és szervezettséget szeretne biztosítani.
Ezzel az ingyenes projektterv-sablonnal a következőket teheti:
- Határozza meg egyértelműen a projekt céljait, hatókörét, célkitűzéseit és eredményeit
- Tartsa összehangolva az érdekelt feleket és a projektcsapatot a különböző projektcélok tekintetében.
- Delegálja és ossza ki a feladatokat a munkafolyamatok egyszerűsítése és a munkamegosztás szervezése érdekében.
- Támogassa a zökkenőmentes és hatékony együttműködést és kommunikációt a legfontosabb szereplők között.
- Figyelje a projekt előrehaladását és tartsa szemmel a projekt határidőit
A projekt chartának a valós életben történő megvalósítása
A megfelelő eszközök a rendelkezésére állnak. Hogyan lehet hatékonyan megvalósítani a projekt chartát a valós világban?
A kulcs abban rejlik, hogy a stratégiai elképzeléseket megvalósítható lépésekre bontja.
A részletes és jól meghatározott projekt chartával csak az első lépést tette meg. A megvalósítási fázisban folyamatos együttműködésre van szükség az érdekelt felekkel, hogy beépítsék a visszajelzéseket, fenntartsák az összhangot és biztosítsák a következetes támogatást a projektmenedzsment teljes életciklusa alatt.
A hatékony kommunikáció és az alkalmazkodóképesség elengedhetetlenek a kihívások leküzdéséhez és a projekt menetrend szerinti haladásához. Ezen gyakorlatok integrálásával a projekt chartája statikus dokumentumból dinamikus keretrendszerré alakul, amely a projektet a sikeres eredmények felé irányítja.
A projektmenedzser szerepe a projekt chartájának elkészítésében
Különböző szakértők, akik a saját területükön jártasak, elkötelezetten dolgoznak egy projekt ötletének kidolgozásán. Ki fogja összeállítani ezeket a töredékeket, és megfogalmazni a végleges tervet, kiemelve azokat az egyedi szempontokat, amelyeknek nem lehet ellenállni? Természetesen a projektmenedzser!
Az érdekelt felek vagy a szponzorok általánosságban tetszik a projekt ötlete, de aggódnak a költségvetés túllépése miatt. Ki fogja kezelni ezeket az aggályokat és elvégezni a szükséges módosításokat? Ismét a projektmenedzser!
A projektmenedzser összeköti az összes szálat és összeállítja a végleges megállapodást. Ő a közvetítő a csapat és az érdekelt felek között, a problémamegoldó, a tárgyaló, sőt a koordinátor is.
A projektmenedzser központi feladatai a következők:
- Gyűjtse össze és integrálja az érdekelt felek véleményét, beleértve a megbeszélések elősegítését, a prioritások megtárgyalását és a visszajelzések egységes elképzelésbe történő összefoglalását.
- Rendeljen szerepeket, például projektépítész, helyszínvezető és biztonsági tisztviselő, és határozza meg a felelősségi köröket.
- Győződjön meg arról, hogy a projekt összhangban van a szervezeti célokkal , hogy támogassa a szélesebb szervezeti víziót.
- Készítse el és véglegesítse a projekt dokumentumot , és szükség esetén végezze el a szükséges módosításokat.
A projektmenedzser a projekt vezére, aki teljes felhatalmazással rendelkezik a projekt chartával kapcsolatban, és irányítja a csapatot a projekt végrehajtásában.
Projekt charták és egyéb dokumentumok
Nem tudja, mi a különbség a projekt chart és a projekt terv, az üzleti terv vagy a projekt összefoglaló között? Bár ezek egymással felcserélhetőnek tűnhetnek, mindegyik dokumentumnak megvan a maga célja az üzleti tevékenységek zökkenőmentes lebonyolításában.
Vizsgáljuk meg részletesen a köztük lévő különbségeket.
A projekt chartája és a projekt terv közötti különbség
| Aspektus | Projektterv | Projektterv |
| Mélység | Átfogó áttekintés minimális részletekkel | Részletes és alapos projektleírás, amely a projekt végrehajtásának minden aspektusát lefedi. |
| Hatály | Meghatározza az általános hatókört és a magas szintű eredményeket | Részletezze a konkrét feladatokat, az ütemtervet és a mérföldköveket. |
| Cél | Jóváhagyja a projektet, és meghatározza a magas szintű célokat és a hatókört. | Felvázolja, hogyan fogják végrehajtani és ellenőrizni a projektet. |
| Célközönség | A projekt jóváhagyásában érdekelt vezetők és érdekelt felek | A projektcsapat és a napi irányításban részt vevő érdekelt felek |
A projekt chart és az üzleti terv közötti különbség
| Aspektus | Projektterv | Üzleti eset |
| Mélység | Átfogó áttekintés a projekt alapvető részleteivel | Az üzleti igények, előnyök és pénzügyi indokok részletes elemzése |
| Cél | Jóváhagyja a projektet, és felvázolja annak céljait és hatókörét. | Indokolja a projekt szükségességét annak értékének és előnyeinek bemutatásával. |
| Alkotóelemek | Tartalmazza a projekt céljait, hatókörét, az érdekelt feleket és a magas szintű kockázatokat. | Tartalmazza a költség-haszon elemzést, a kockázatértékelést és a stratégiai összehangolást. |
| Célközönség | A projekt jóváhagyásában érdekelt vezetők és érdekelt felek | Döntéshozók, vezetők és pénzügyi támogatók |
A projekt chartája és a projekt összefoglalója közötti különbségek
| Aspektus | Projektterv | Projektismertető |
| Mélység | Magas szintű dokumentum a projekt alapvető részleteivel és engedélyezésével | Rövid és lényegre törő, a projekt főbb pontjainak áttekintését nyújtja. |
| Időkeret | A projekt indításakor készül, hogy hivatalosan jóváhagyja a projektet. | Általában a projekt kezdeményezési szakaszának elején készül el, hogy gyorsan átadja a projekt lényegét. |
| Hatóság | Hivatalos jóváhagyást és felhatalmazást ad a projekt folytatására. | Összefoglalót nyújt a kezdeti megértéshez; nem biztosít hivatalos felhatalmazást. |
| Relevancia | A projekt egészében irányadó dokumentumként releváns | Gyakran használják a korai szakaszokban, a projekt előrehaladtával kevésbé fontos. |
Példák projekt chartára
Végül nézzünk meg néhány projektterv-példát, amelyekből inspirációt meríthet, és kezdje el elkészíteni saját projekttervét.
Először is, íme egy példa egy építési projekt projektcharter-dokumentumára, amelynek célja egy zöldmezős irodaház építése:
Projektterv: Greenfield irodaház építése
10 emeletes, zöldmezős irodaház építése a működési kapacitás növelése és a fenntarthatósági célok támogatása érdekében.
Vízió és projektcélok
Készítsen olyan irodaterületet, amely elősegíti a működési hatékonyságot és LEED Gold tanúsítványt szerez. Végezze el a projektet 18 hónapon belül és 25 millió dolláros költségvetéssel.
A projekt hatóköre
Tartalmazza: a telek előkészítését, az alapozás, a vázszerkezet, a burkolat, a belső kialakítás, a kertépítés és a parkoló kialakítását.
Kizárások: Bútorbeszerzés és folyamatos létesítménykezelés
Főbb érdekelt felek
Projekt szponzor: XYZ Corporation igazgatótanácsa
Projektmenedzser: David Smith
Építész: ABC Design Architects
Fővállalkozó: BuildRight Construction Inc.
Azonosított projektkockázatok
Időjárással kapcsolatos késések
A helyszínen felmerülő váratlan körülmények miatt felmerülő potenciális költségtúllépések
Projektköltségvetés
Összesen: 25 millió dollár
Főbb költségek: telekvásárlás, építőanyagok, munkaerő, engedélyek
A projektcsapat szerepei és felelősségei
Projektmenedzser: Felügyeli az építkezést, kezeli a költségvetést és az ütemtervet.
Építész: Tervezze meg az épületet, és gondoskodjon a LEED szabványoknak való megfelelésről.
Fővállalkozó: Az építési tevékenységek és a helyszíni műveletek irányítása
A projekt ütemterve és mérföldkövei
Kezdés dátuma: 2024. január 15.
Befejezés dátuma: 2025. július 15.
Mérföldkövek: A helyszín előkészítése 2024 márciusáig, a szerkezeti váz 2024 júliusáig, a külső burkolat 2024 decemberéig, a belső kialakítás 2025 áprilisáig, a végső ellenőrzés és a használatbavételi engedély 2025 júliusáig.
A siker teljesítménymutatói
LEED Gold tanúsítvány megszerzése
18 hónapon belüli befejezés és 25 millió dolláros költségvetés
Váltsunk most át egy pillanatra a kontextusra, és nézzünk meg egy vállalat weboldal-projekt chartájának példáját.
Projektterv: Weboldal fejlesztés az XYZ számára
Készítsen egy új, felhasználóbarát weboldalt az XYZ számára, hogy javítsa online jelenlétét és ügyfél-elkötelezettségét.
Vízió és projektcélok
Tervezzen és indítson el egy reszponzív, SEO-optimalizált weboldalt, amely javítja a felhasználói élményt és hat hónapon belül 30%-kal növeli a weboldal forgalmát – teljes költségvetés: 100 000 dollár.
A projekt hatóköre
Tartalmazza: weboldal tervezés, fejlesztés, SEO optimalizálás, tartalomintegrálás, felhasználói tesztelés és indítás.
Kizárások: A bevezetés utáni karbantartás és tartalomfrissítések
Főbb érdekelt felek
Projekt szponzor: XYZ marketing igazgató
Projektmenedzser: Jane Smith
Webdesigner: ABC Web Solutions
SEO szakértő: SEO Pro szolgáltatások
Azonosított projektkockázatok
Késedelmek a tartalom szállításában
A weboldalak böngészők közötti kompatibilitásával kapcsolatos lehetséges problémák
Projektköltségvetés
Összesen: 100 000 dollár
Főbb költségek: tervezés, fejlesztés, SEO, tesztelés és bevezetés költségei
A projektcsapat szerepei és felelősségei
Projektmenedzser: Koordinálja a projekt feladatait, és kezelje a költségvetést és az ütemtervet.
Webdesigner: Készítse el a weboldal tervezését és a felhasználói felületet
Webfejlesztő: Készítse el a weboldal funkcióit és integrálja a tartalmat
SEO szakértő: Optimalizálja a webhelyet a keresőmotorok számára
A projekt ütemterve és mérföldkövei
Kezdés dátuma: 2024. február 1.
Befejezés dátuma: 2024. augusztus 1.
Mérföldkövek: A terv jóváhagyása 2024 márciusáig, a fejlesztés befejezése 2024 júniusáig, a tesztelés 2024 júliusáig és az indítás 2024 augusztusáig.
A siker teljesítménymutatói
A weboldal elindítása a tervezett időpontban
A webes forgalom 30%-os növekedésének elérése
Pozitív felhasználói visszajelzések és teljesítménymutatók
A projekt charták előnyei és lehetséges hátrányai
A projektcharta elkészítése elindíthatja ötletei megvalósítását. Íme egy rövid összefoglaló arról, hogy mindez hogyan segíthet Önnek:
- A projekt céljainak és hatókörének tisztázása: Írásos dokumentumot kap, amely a projekt céljainak és hatókörének egyetlen hiteles forrásaként szolgál. Ez megkönnyíti mind a csapat, mind az egyéb érdekelt felek számára, hogy megértsék, mire számíthatnak, és hogy a tervnek megfelelően haladjanak.
- Meghatározott szerepek és felelősségek: A kulcsfontosságú projektmenedzserek és vezetők szerepeinek és felelősségeinek egyértelmű meghatározásával biztosíthatja, hogy a feladatok könnyen nyomon követhetők legyenek, és a projektek zökkenőmentes koordináció és együttműködés mellett valósuljanak meg.
- Világos ütemterv és költségvetés: A kezdetektől fogva jól meghatározott ütemterv és költségvetés kidolgozása biztosítja, hogy a projekt könnyen kezelhető és követhető legyen. Ezzel a világossággal proaktív módon kidolgozhat egy olyan projekttervet, amely megfelel a költségvetésnek és betartja a határidőt.
A projektcharta elkészítésének számos előnye van, azonban vannak korlátai is. Íme néhány lehetséges probléma, amely a projektcharta elkészítése során felmerülhet:
- Az érdekelt felek közötti eltérés: Ha a projekt chartában nem szerepelnek egyértelműen az érdekelt felek elvárásai, akkor eltérés alakulhat ki az elvárásokban, ami konfliktushoz vezethet.
- A hatókör kiterjedése: A projekt chartával kapcsolatos egyik leggyakoribb kihívás a hatókör megfelelő meghatározásának hiánya, ami további feladatok beépüléséhez vezethet, és végső soron mind a határidők, mind a költségvetés túllépéséhez vezethet.
- Csapatfókusz és összehangolatlanság: Előfordulhat, hogy a terv nem ad megfelelő áttekintést a csapat tagjainak felelősségi köreiről, ami zavart és fókuszhiányt okozhat, és végső soron késedelmet vagy konfliktusokat eredményezhet.
Vegye figyelembe ezeket a korlátozásokat a csapat chartájának elkészítésekor, hogy a tervezés, a részletek kidolgozása és a feladatok kiosztása hibátlanul történjen.
Készítsen hatékony projekt chartát a ClickUp segítségével
A jól megfogalmazott projektcharta egy terv, amelynek célja, hogy a projekt zökkenőmentesen, sikeresen és zavartalanul zajlódjon. Nemcsak egy fontos jóváhagyási dokumentum, hanem egy átfogó forrás is, amelyre az érdekelt felek és a projektcsapat támaszkodnak.
A ClickUp és más hatékony projektmenedzsment eszközök számos funkciójukkal és projektmenedzsment sablonjaikkal segítenek az elvont ötleteket megvalósítható projekttervvé alakítani. A valós idejű együttműködés és a feladatok megosztása révén könnyedén sikerre viheti projektjét.
Regisztráljon még ma a ClickUp szolgáltatásra, hogy könnyedén készíthessen átfogó projekt chartákat.