Ahhoz, hogy egy vállalkozás sikeres legyen, a korral együtt kell fejlődnie. Ez szervezeti változásokat, üzleti folyamatok átalakítását vagy digitális átalakulást jelenthet. Bármilyen típusú változásról is legyen szó, a hatékony változáskezelés elengedhetetlen a sikerhez.
A változáskezelés azt jelenti, hogy egy szervezetnek el kell döntenie egy tervről, majd azt végre kell hajtania, ami valamilyen átalakuláshoz vezet.
A rendszeres projektmenedzsment gondoskodhat a rendszerek, folyamatok és új szoftvermegoldások bevezetéséről, de ez csak egy része a feladatnak.
A valóban sikeres változáskezeléshez az is hozzátartozik, hogy minden érdekelt fél, beleértve a teljes projektmenedzsment struktúrát, támogatást nyújtson, és hogy az egész folyamat során gondoskodjon a munkatársak elkötelezettségéről. E támogatás és elkötelezettség nélkül könnyen előfordulhat, hogy visszatér a kiindulási pontra. ?
A csapat, az erőforrások és a folyamat hatékony kezelése azonban nem jelenti azt, hogy mindent újra kell feltalálni. Az eredeti változáskezelési modellek mára testreszabható változáskezelési szoftverekké fejlődtek, amelyek segítenek racionalizálni a változáskezelési folyamatot, így időt, erőfeszítést és pénzt takaríthat meg.
Hogyan tudja, melyik változáskezelő rendszert válassza? Az Ön számára ideális rendszer az Ön egyedi körülményeitől függ, de van néhány fontos szempont, amelyet érdemes figyelembe venni.
Mi az a változáskezelő szoftver?
A változáskezelő szoftver egy speciális eszköz vagy rendszer, amely segít a szervezeteknek hatékonyan kezelni és irányítani a folyamatok, rendszerek vagy technológiák változásait. Segít a változáskezelési folyamat racionalizálásában, biztosítva a zökkenőmentes átmenetet és minimalizálva a zavarokat. Ez a szoftver általában olyan funkciókat tartalmaz, mint a változáskérelmek nyomon követése, a változások tervezése, megvalósítása és értékelése.
Mit kell keresnie a változáskezelő szoftverben?
A változáskezelő eszközök segítenek kialakítani a változási folyamat struktúráját. Akár szervezeti, akár informatikai változáskezelést keres, a változáskezelő szoftverében ezeknek a kulcsfontosságú funkcióknak egy részére vagy mindegyikére szüksége lesz:
- Intuitív felhasználói felület (UI), amelynek elsajátítása nem igényel sok időt; ez pedig növeli az elfogadottságot.
- Zökkenőmentes integráció más kapcsolódó eszközökkel, például ügyfélkapcsolat-kezelő (CRM) szoftverekkel és együttműködési csatornákkal.
- Egy folyamatábrázoló eszköz, amely világos képet ad arról, hogy hol tart jelenleg, hová tart, és miért, valamint arról, hogy milyen lépéseket kell tennie ahhoz, hogy odaérjen.
- Olyan struktúrát, amely tisztázza az összes érdekelt fél szerepét és felelősségét, beleértve a projektmenedzsereket, a projekt szponzorokat, a változásirányítási vagy változási tanácsadó testületet és a végfelhasználókat.
- Idővonal, amely bemutatja a feladatokat, a fontos mérföldköveket és az esetleges szűk keresztmetszeteket okozó függőségeket, különösen akkor, ha többfunkciós csapatokkal dolgozik (Hasznos tipp: A csapat alapokmány – egy dokumentum, amely világosan meghatározza a célokat, a szerepeket és a felelősségeket, valamint az elvárásokat – jól működhet annak biztosítására, hogy az összes csapattag ugyanazon az oldalon álljon).
- Világos kommunikációs stratégia, amely felvázolja a legfontosabb üzeneteket és azok átadásának módját.
- Képzési és fejlesztési terv, amely biztosítja, hogy mindenki rendelkezzen a változás kezeléséhez szükséges ismeretekkel és készségekkel.
- Kockázatértékelési és -kezelési terv, amely kiemeli az esetleges kockázatokat és azok kezelésére szolgáló stratégiákat.
- Világos mutatók a változáskezelési kezdeményezés sikerének méréséhez, például kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) vagy célok és kulcsfontosságú eredmények (OKR-ek), valamint egy terv a csapat tagjainak hatékonyságának méréséhez szükséges visszajelzések összegyűjtésére.
Nézze meg ezeket a csapat alapokmány sablonokat!
A 10 legjobb változáskezelő szoftver
Amikor a vállalkozásához legmegfelelőbb változáskezelési megoldást választja, vegye figyelembe, hogy milyen típusú változást szeretne végrehajtani, hogy az csak belső változás lesz-e, vagy az ügyfeleket is érinti, és milyen típusú jelentéseket kell benyújtania az érdekelt feleknek. ?
Ezek a változáskezelő szoftverek mindegyike rendelkezik olyan speciális funkciókkal, amelyek hasznosak lehetnek a változáskezelési kezdeményezésében.
1. ClickUp
A ClickUp egy all-in-one megoldás és projektmenedzsment eszköz, amely támogatja vállalkozásának minden aspektusát, az üzleti menedzsmenttől a változáskezelésig és azon túl. A ClickUp értékes eszköz lehet a változáskezelésben, mivel központi platformot biztosít az összes változással kapcsolatos feladat szervezéséhez és nyomon követéséhez.
Az olyan funkciói, mint a célkitűzés, az időkövetés, a feladatkiosztás és az együttműködési eszközök segítik a zökkenőmentes átállást. A ClickUp jelentéskészítési funkciói pedig lehetővé teszik a haladás nyomon követését és a stratégiák szükség szerinti módosítását, elősegítve ezzel a hatékonyabb és eredményesebb változási folyamatot.
Változáskezelő szoftverünkkel – amely felhasználóbarát sablonokat tartalmaz a projekt tervezéséhez, nyomon követéséhez és bevezetéséhez – a változások kezelése még soha nem volt ilyen egyszerű. ?
A ClickUp legjobb funkciói:
- Változáskezelési tervet kínál munkafolyamat-időkövetéssel, állapotokkal és négy különböző nézet típusával, hogy segítsen elindulni a változás tervezésében.
- Használja a ClickUp Mind Maps alkalmazást, hogy világosan láthassa, hogyan működik együtt minden.
- Válasszon 10 különböző változáskezelési sablon közül, amelyek között megtalálhatók ellenőrzőlisták és Gantt-diagramok különböző felhasználási esetekhez, például IT-szolgáltatáskezeléshez (ITSM), SaaS-projektekhez és otthoni munkavégzési tervekhez.
- Hozzon létre változáskezelési folyamatokat, amelyek végigvezetik Önt a teendő lépéseken, megkönnyítve a feladatkezelést a projekt teljes életciklusa alatt.
- Könnyen azonosíthatja a prioritásokat és az esetleges beavatkozást igénylő függőségeket.
- Kezelje IT-csapatát és IT-infrastruktúráját, hogy a projekt mindig előrehaladjon.
- Hozzon létre egy magas szintű irányítópultot, hogy gyorsan áttekintse a projekt minden aspektusát.
- Könnyedén együttműködhet csapatával a valós idejű csevegés, a hozzárendelt megjegyzések és a dokumentált folyamatok segítségével.
A ClickUp korlátai:
- A rendelkezésre álló számos funkció miatt meg kell tanulni, hogyan kell mindet használni.
- A rendszer válaszideje néha kissé lassú lehet.
ClickUp árak:
- Örökre ingyenes
- Korlátlan: 5 USD/hó felhasználónként
- Üzleti: 12 USD/hó felhasználónként
- Business Plus: 19 USD/hó felhasználónként
- Vállalati: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
ClickUp értékelések és vélemények:
- G2: 4,7/5 (több mint 8000 értékelés)
- Capterra: 4,7/5 (több mint 3700 értékelés)
2. Freshservice
A Freshservice változáskezelő szoftvere a szélesebb Freshworks platform része. Célja az IT-szolgáltatások kezelése és az IT-műveletek változásainak kezelése. ?️
A Freshservice legjobb funkciói:
- Használja a szolgáltatási központ adatbázisát a szükséges változtatásokról való tájékoztatáshoz.
- Hozzon létre sablonokat új projektekhez a meglévő jegyek vagy problémák alapján, vagy kezdjen tiszta lappal.
- Használja a Workflow Automator alkalmazást, hogy bizonyos feltételek teljesülése esetén projektet vagy feladatot hozzon létre.
- Válassza ki, hogy vízesés, agilis vagy hibrid modellt szeretne használni.
- A többféle nézet opciók segítségével könnyedén vizualizálhatja a változáskezelési projekt minden szakaszát.
- Testreszabhatja jelentéseit, hogy azok a jó döntések meghozatalához szükséges információkat tartalmazzák.
A Freshservice korlátai:
- Egyes felhasználók szerint a felhasználói felület kissé elavult és javításra szorul.
- A jelentéskészítési funkció korlátai frusztrálóak lehetnek.
A Freshservice árai:
- Ingyenes próba: 21 napig
- Starter: 15 USD/hó ügynökönként
- Növekedés: 40 USD/hó ügynökönként
- Előny: 80 USD/hó ügynökönként
- Vállalati: 105 USD/hó ügynökönként
Freshservice értékelések és vélemények:
- G2: 4,6/5 (900+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 500 értékelés)
3. Whatfix
A Whatfix egy digitális adaptációs platform (DAP), amely segít csapatának elfogadni az új technológiát, és megtanítja őket annak használatára. ?
A Whatfix legjobb funkciói:
- Gyorsított ügyfél- és alkalmazott-bevezetés, mivel a felhasználók tippek, termékbemutatók, felugró ablakok, önsegítő menük és útmutatók segítségével gyorsan megismerik az új rendszert.
- A meglévő munkafolyamatokat használja a tudás bővítésére és a szakértelem fejlesztésére.
- Ösztönzi az önsegítést, amikor a felhasználók problémába ütköznek, csökkentve ezzel az IT-helpdesk iránti igényt.
- Interaktív útmutatókhoz hasonló tartalmak létrehozásához nincs szükség programozási ismeretekre, így bárki használhatja a rendszert.
- Kompatibilis számos különböző böngészővel
- Ez a változáskezelő eszköz hozzáférhető technológiát biztosít a fogyatékkal élők számára.
A Whatfix korlátai:
- A CRM-integráció még nem tökéletes, további fejlesztésre szorul.
- Egyes felhasználók inkább a feladatok elvégzésének nagyobb rugalmasságát részesítik előnyben.
Whatfix árak:
- Ingyenes próba
- Web–Standard, Premium vagy Pro: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot!
- Desktop–Premium: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
- Mobil – Standard vagy Pro: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
- Enterprise–Standard vagy Premium: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
Whatfix értékelések és vélemények:
- G2: 4,6/5 (több mint 250 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (70+ értékelés)
4. Gensuite
A Gensuite Management of Change (MOC) szoftver a szélesebb körű Benchmark Gensuite része, egy felhőalapú megoldás, amelynek célja az üzleti folyamatok racionalizálása, valamint az elkötelezettség, a felelősségvállalás és a döntéshozatal javítása.
A Gensuite legjobb funkciói:
- A folyamatok, berendezések és létesítmények változásainak jobb kezelésére tervezve.
- Naplózza, kövesse nyomon és értékelje a változási kérelmeket.
- Figyelembe veszi a biztonsági, funkcionális és megfelelőségi kockázatokat.
- Megkönnyíti a javasolt változások egyszerű áttekintését és jóváhagyását.
- Segít a végrehajtás és a nyomon követés során, és folyamatosan tájékoztatja a csapatot.
A Gensuite korlátai:
- Egyes felhasználók szerint a rendszer nem elég rugalmas, és szeretnék, ha több testreszabási lehetőséget kínálna.
- A tanulási görbe meredek lehet, különösen annak megértése szempontjából, hogy a különböző modulok hogyan hatnak egymásra.
A Gensuite árai:
- Minden csomag: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
Gensuite (nem kifejezetten a MOC szoftverre vonatkozó) értékelések és vélemények:
- G2: 4,2/5 (11+ értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (70+ értékelés)
5. WalkMe
A WalkMe változáskezelő eszközök úgy lettek kialakítva, hogy mind az ügyfelek, mind a csapat számára kezeljék a változásokat, és végigvezessék a felhasználókat az üzleti munkafolyamatokon. ?
A WalkMe legjobb funkciói:
- Könnyű beilleszkedést biztosít az egyéni tempójú beilleszkedési lista
- Segít a felhasználóknak elérni céljaikat azáltal, hogy ösztönzi a kívánt viselkedést, felhasználva a digitális viselkedéssel kapcsolatos betekintést és az egyéni asztali értesítéseket.
- Csökkenti az ügyfelek és alkalmazottak támogatási jegyeinek számát, javítva az ügyfél-elégedettséget és órákat takarítva meg a szolgáltatói ügyfélszolgálatnak.
- Bevezetést kínál számos szoftverhez, többek között a Salesforce, a Talentsoft, a Workday és a Jira szoftverekhez.
A WalkMe korlátai:
- Ha vállalkozása meglehetősen összetett, akkor eltarthat egy ideig, amíg megismeri a rendszert és beállítja az igényeinek megfelelően.
- Ügyfélszolgálatuk lassan reagál a kérdésekre.
WalkMe árak:
- Minden csomag: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
WalkMe értékelések és vélemények:
- G2: 4,5/5 (250+ értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (több mint 60 értékelés)
6. SysAid
A SysAid egy IT-szolgáltatáskezelő (ITSM) eszköz, amely segít a változási kérelmek kezelésében a kezdeményezéstől a bevezetésig. ?️
A SysAid legjobb funkciói:
- A szolgáltatási ügyfélszolgálati folyamatok automatizálását kínálja a hatékonyság javítása érdekében, a kezdeti kérelemtől kezdve a fejlesztői csapat által elvégzett munkáig.
- Az ITIL (IT Infrastructure Library) bevált gyakorlatai alapján
- Tartalmazza a konfigurációkezelési adatbázis (CMDB) funkciót, amely biztosítja, hogy az összes IT-eszköz megfelelően legyen konfigurálva a szolgáltatások nyújtásához.
- A munkafolyamat-sablonok előre konfigurálva vannak különböző változási forgatókönyvekhez, vagy a felhasználó igényeihez igazíthatók.
- A felhasználók értékelhetik a javasolt változások kockázatait, szükség esetén bevonva a külső érdekelt feleket is.
- A jóváhagyási folyamatot ezután különböző szinteken hajtják végre, hogy a javasolt megoldások összhangban legyenek a vállalati irányelvekkel, mielőtt a változásokat végrehajtják.
A SysAid korlátai:
- Egyes felhasználók úgy érzik, hogy a testreszabás szükségtelenül bonyolult és nem mindig működik jól.
- A felhasználói felületet frissíteni kellene.
SysAid árak:
- Ingyenes próba
- Minden csomag: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
SysAid értékelések és vélemények:
- G2: 4,5/5 (több mint 600 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 400 értékelés)
7. ChangeGear
A ChangeGear egy mesterséges intelligencia (AI) platform, amely gépi tanulási motorral rendelkezik, és a korábbi adatok alapján ajánl megoldásokat és gyorsítja a döntéshozatalt. ?
A ChangeGear legjobb funkciói:
- Hozzon létre egy központi adattárat, amelyben a DevOps csapat által a vállalat egészében végrehajtott összes változás tárolásra kerül.
- A felhasználó igényeitől függően többféle felhasználói nézetet kínál.
- A munkafolyamatok automatizálása csökkenti az ismétlődő feladatokat, minimalizálja a kockázatokat és racionalizálja a változás- és kiadáskezelési folyamatokat.
- Hozzon létre egy önkiszolgáló portált vállalkozása számára, hogy kezelni tudja a gyakori kérdéseket és szolgáltatási igényeket.
- Ezek a változáskezelő eszközök megkönnyítik az auditálást és a megfelelőségi jelentések készítését.
A ChangeGear korlátai:
- Egyes felhasználók panaszkodtak, hogy a rendszer használatának elsajátításához nem áll rendelkezésre elegendő képzési támogatás.
- A háttérkonfiguráció nem annyira felhasználóbarát, mint lehetne.
ChangeGear árak:
- Minden csomag: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
ChangeGear értékelések és vélemények:
- G2: 3,8/5 (80+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (50 értékelés)
8. A változás boltja
Azt állítják, hogy „a világ leghasznosabb munkahelyi változáskezelési platformja”. Ez a változáskezelő szoftver hat különböző eszközből áll, amelyek célja a visszajelzések gyűjtése, a változásra való felkészültség felmérése, majd a szükséges intézkedések meghozatala.
A Change Shop legjobb funkciói:
- A Szervezés eszköz segít felmérni, hogy vállalkozása készen áll-e a következő változásra, és emlékezteti Önt a változáskezelés legjobb gyakorlatairól.
- A Csapat eszköz megkönnyíti a csapatok közötti visszajelzéseket.
- A Változás Szimulátor segít különböző forgatókönyveket végigjátszani és a lehetséges kockázatokat felmérni.
- A Change Leader összegyűjti a vezetők visszajelzéseit a változás előrehaladásáról, és egyedi jelentéseket készít.
- A Personal eszköz lehetővé teszi a változáskezelési projektmenedzser számára, hogy értékelje a változás előrehaladását.
- A Változáskezelési irányítópult áttekintést nyújt a változáskezelési folyamatról és annak előrehaladásáról.
A Change Shop korlátai:
- Még nem döntöttem
A Change Shop árai:
- Change Leader: Ingyenes 2500 csapattagig
- Vállalati: 180 USD/hó, maximum 10 000 csapattag számára
- Nagyvállalatok: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
A Change Shop értékelései és vélemények:
- G2: Még nincs értékelés
- Capterra: Még nincs értékelés
9. ServiceDesk Plus
A ServiceDesk Plus egy IT-szolgáltatáskezelő platform, amely segít vizualizálni a változáskezelési folyamatot. ✨
A ServiceDesk Plus legjobb funkciói:
- A beépített IT eszközkezelő (ITAM) és konfigurációkezelő adatbázis (CMDB) értékeli a kockázatokat és segít a változások tervezésében.
- Használjon vizuális munkafolyamat-tervezőt a változási folyamatok megtervezéséhez, a munkafolyamatok automatizálásához és az értesítések konfigurálásához, hogy mindenki naprakész legyen.
- Segít automatizálni az IT-szolgáltatások menedzsmentjének felülvizsgálati és jóváhagyási folyamatait.
- Testreszabható szerepkörök és státuszok, hogy a folyamatot az üzleti igényeinek megfelelően alakíthassa ki.
- Naplózza és kövesse nyomon a változásokat, és szerezzen be véleményeket és jóváhagyásokat terveihez.
- Összegyűjti a vevői elégedettségre vonatkozó visszajelzéseket, és segít azonosítani a képzési területeket, valamint azt, hogy hogyan lehetne javítani a támogatást.
A ServiceDesk Plus korlátai:
- Nem túl rugalmas, és egyes felhasználók szeretnék, ha többet lehetne testreszabni.
- Az ügyfélszolgálat lassú lehet, amikor segítségre van szüksége.
A ServiceDesk Plus árai:
- Standard: 10 USD/hó/technikus áron kezdődik
- Professzionális: 21 USD/hó/technikus áron kezdődik
- Vállalati: 50 USD/hó/technikus áron kezdődik
ServiceDesk Plus értékelések és vélemények:
- G2: 4,2/5 (200+ értékelés)
- Capterra: 4,4/5 (190+ értékelés)
10. Howspace
A Howspace egy olyan eszköz, amely AI funkciók segítségével támogatja a csapatok együttműködését a változáskezelési folyamatokban.
A Howspace legjobb funkciói:
- Használja a munkaterületet, hogy a változáskezelési folyamat megkezdése előtt minden érdekelt féltől beérkező információkat összegyűjtse.
- A Super Chat lehetővé teszi, hogy több résztvevő egyszerre vitassa meg az ötleteket, függetlenül attól, hogy a világ melyik pontján tartózkodnak.
- Használjon sablonokat olyan folyamatokhoz, mint a brainstorming, a tervezés és a munkafolyamatok kezelése.
- Az összes érdekelt fél ötletei egy helyen vannak összegyűjtve, hogy mindenki láthassa őket.
- Integrálja más eszközökkel, például az MS Teams, a Zapier, a Miro whiteboardok és a Google Sheets alkalmazásokkal.
Helykorlátozások:
- A virtuális találkozóplatform még nem működik tökéletesen.
- Nincs sablonkatalógus, így könnyen láthatja, mi áll rendelkezésre.
Howspace árak:
- Örökre ingyenes: 20 felhasználó és három munkaterület számára
- Korlátlan: 13 USD/hó felhasználónként korlátlan munkaterületekért
- Csapat: 400 USD/hó 50 felhasználó számára
- Üzleti: 700 USD/hó 100 felhasználó számára
- Egyedi: Árakért vegye fel velünk a kapcsolatot
Howspace értékelések és vélemények:
- G2: 4,9/5 (5 értékelés)
- Capterra: 4,8/5 (9 értékelés)
Változáskezelő szoftverek – Gyakran ismételt kérdések
Melyek a változáskezelő szoftver használatának legfontosabb előnyei?
A változáskezelő szoftverek olyan előnyökkel járnak, mint a racionalizált változási folyamatok, a jobb együttműködés, a változások jobb átláthatósága, a zavarok csökkentése és a szabályozási előírásoknak való megfelelés.
Hogyan segíti a változáskezelő szoftver a kommunikációt a változáskezelési folyamat során?
A változáskezelő szoftver megkönnyíti a kommunikációt együttműködési eszközök, értesítések és riasztások, valós idejű frissítések, feladatkiosztás és nyomon követés, valamint jelentéskészítési és elemzési funkciók segítségével.
A változáskezelő szoftver minden típusú szervezet számára alkalmas?
Igen, a változáskezelő szoftver minden méretű és iparágú szervezet számára alkalmas. Egyszerűsíti a komplex folyamatokat, javítja az együttműködést, növeli a hatékonyságot, biztosítja a szabályoknak való megfelelést, valamint skálázható és testreszabható, hogy megfeleljen a különböző szervezeti igényeknek.
A legjobb változáskezelési eszközök a szervezeti változások sikeréhez
A világ olyan gyorsan változik, hogy a vállalkozásoknak folyamatosan fejlődniük kell, ha relevánsak akarnak maradni – ez pedig azt jelenti, hogy folyamatosan foglalkozniuk kell a változáskezeléssel.
Míg a projektmenedzsment a változáskezelés gyakorlati aspektusait intézi, addig a változáskezelésnek van egy emberi oldala is. Meg kell fontolnia, hogyan vonja be csapatát és ügyfeleit is a változás folyamatába.
A kész változáskezelő szoftvermegoldások használata rengeteg időt és energiát takaríthat meg Önnek. Talán talál olyan szoftvert, amely azonnal megfelel az Ön igényeinek, de ha nem, akkor is sok közülük nagymértékben testreszabható.
A ClickUp számos testreszabható sablont kínál, amelyek minden igényét kielégítik, mindegyik könnyen használható és rendkívül hatékony. ?
Végezzen kutatást, hogy megtalálja a legmegfelelőbb változáskezelő szoftvert, majd használja azt a változások zökkenőmentes kezelésére, ahol csak szükséges. Az eredmények meg fogják hálálni.