A korlát egy korlátozás, egy olyan határokból álló rendszer, amelyen belül dolgoznia kell. A legtöbb ember a korlátokat negatívumnak tekinti, ami gátolja az elért eredményeket.
A projektmenedzsmentben ennek az ellenkezője is igaz lehet. Képzelje el, hogy végtelen idő állna rendelkezésére egy funkció fejlesztésére. Soha nem fejezné be!
A projekt hatókörének korlátozása nélkül minden irányba húzzák és tolják Önt, ami jelentősen befolyásolja a koncentrációját. Erőforrás-korlátozások nélkül a munkafolyamatok nem biztos, hogy a hatékonyság vagy a termelékenység szempontjából optimalizáltak.
A projektkorlátok hatékonyságot és eredményességet tesznek lehetővé, segítve a csapatokat a szoftverek kis lépésekben történő szállításában. A különböző típusú korlátok eltérő hatással vannak a projekt eredményeire. Nézzük meg őket egyenként.
A projektmenedzsment hármas korlátai
Egy tipikus projekt háromféle korlátba ütközhet: idő, költség és hatókör. Ezeket általában hármas korlátoknak nevezik. Projektmenedzsment-háromszögnek, vas-háromszögnek vagy projekt-háromszögnek is nevezik őket.
1. Hatálykorlátozás
A hatály a termék azon jellemzőire vagy funkcióira utal, amelyek megvalósításában a csapat megállapodott, vagy a projektcsapat által elvégzendő feladatokra.
Meghatározza, hogy mit kell tenni és milyen minőségben. A projekt hatóköre általában meghatározza az időt és a költségeket is.
A jó projektterület a fejlesztőcsapatoknak egyértelműséget és szabadságot biztosít a szoftver fejlesztéséhez. A rossz projektterület pedig a projektterület kiterjedésének növekedését eredményezi, és a csapatot eltéríti a pályáról.
2. Költségkorlát
A költségkorlátozás a költségvetés, amely korlátozza a pénzügyi forrásokat. Ez több dolgot is magában foglalhat. Például egy agilis szoftverfejlesztő csapatnak korlátai lehetnek a következő projektköltségek tekintetében.
- Csapat fizetések
- Laptopok, szerverek és egyéb berendezések.
- Juttatások és utazási költségek
- A projekt befejezéséhez szükséges szoftverek vagy automatizálási eszközök
A hatékony költségkorlátozások biztosítják a befektetés megtérülését (ROI) és az üzleti eredményeket. A rossz költségkorlátozások mindenki motivációját és mozgásterét korlátozzák.
3. Időkorlát
A projekthez alkalmazható időkorlátok. Más szavakkal: határidők. Az időkorlátok minden feladat, mérföldkő és a teljes projekt határideje formájában kerülnek alkalmazásra.
Egy ésszerű időkorlát lehetővé teszi a csapat számára, hogy olyan jó termékeket készítsen, amelyek minden elfogadási kritériumnak megfelelnek. Egy ésszerűtlen időkorlát vagy szoros határidő arra kényszeríti a csapatot, hogy sarokba szorítsa magát, és alacsony minőségű terméket készítsen, ami technikai adósságot halmoz fel.
A projektmenedzsert éjszakákon át ébren tartó háromféle korlát közül ma az időbeli korlátokra koncentrálunk. Megnézzük, miért fontosak ezek, és mit tehet, hogy elkerülje, hogy ezek megakadályozzák a projekt megvalósítását.
Mik azok az időbeli korlátok?
Az időbeli korlátok azok a időtartamra vonatkozó korlátozások, amelyek a projekt során rád vonatkoznak. Mikor kell befejezned a projektet, mikor kell a funkciókat termelésbe állítani, hány emberórát fordíthatsz egy funkcióra, stb.
Az időbeli korlátokat gyakran ütemterv formájában ábrázolják. Például egy projekt ütemtervében meghatározza a tervezési fázis, a fejlesztés, a tesztelés, a végső felülvizsgálat, a gyártás és az átadás határidejét.
Bármelyik fázisban bekövetkező késedelem hólabda-hatást válthat ki, ami az egész projektet néhány nappal/héttel késleltetheti. Ezek a késedelmek felesleges és mesterséges korlátokat teremtenek a projekt megvalósításában.
A projektmenedzser igyekszik elkerülni a projekt közepén felmerülő mesterséges korlátokat. Íme néhány módszer erre.
10 stratégia az időkorlátok elkerülésére
Az időkorlátok elkerülése nem egyszeri tevékenység, hanem folyamatos folyamat. A projektcsapatok struktúrákat és rendszereket hoznak létre, hogy ne terheljék magukat. A leghatékonyabbak közül néhányan olyan projektmenedzsment eszközt használnak, mint a ClickUp. Íme, hogyan.
1. Projekttervezés
Egy szilárd terv a korlátok felét elkerüli. Készítsen átfogó projekttervet, amelyben felvázolja a feladatokat, a teljesítendő eredményeket és a határidőket. Használja a ClickUp Naptár nézetet, hogy megtekintse a feladatok elrendezését.
Fordítson különös figyelmet a függőségekre. Ha van egy feladat, amely egy másiktól függ, akkor az utóbbi halasztása az előbbit is meghiúsíthatja. A Gantt-diagram nézet segíthet az átfedő feladatok és függőségek nyomon követésében.
Használja ezt a projektfázist a határidőre történő befejezéshez szükséges pénzügyi források felmérésére.
Először tervez projektet? Itt talál néhány kiváló projekttervezési sablont, amelyekkel jó alapokra helyezheti a munkát.
2. Feladatok prioritásainak meghatározása
Van egy természetes határ, hogy mennyi munkát lehet elvégezni egy meghatározott időn belül. A megfelelő feladatok prioritásainak meghatározása elengedhetetlen a hatékony időgazdálkodáshoz.
Ha túl sokat halmozol fel, nem fogod tudni betartani a határidőket. Ha túl keveset tervez, akkor lehet, hogy lesznek kihasználatlan erőforrásai, ami időpazarlás. Tehát, állítsd fel a prioritásokat és a menetrendet az eredmények optimalizálása érdekében.
Használjon prioritási listát a döntései meghozatalához. Próbálja ki az erőforrások kiegyenlítését, több erőforrást allokálva a komplex feladatokhoz, és hagyva, hogy a csapat a terv szerint haladjon.
3. Reális időbecslés
A projekt ütemtervét annak alapján állítják össze, hogy a csapat tagjai szerint mennyi időre lesz szükség az egyes feladatok elvégzéséhez. Ez a folyamat, az úgynevezett időbecslés, a projekt időgazdálkodásának kritikus része.
A projektmenedzserek és a csapat tagjai általában a múltbeli teljesítményre alapozzák projektjük előrejelzését. Ha a GDPR-nak való megfelelés legutóbb 20 órát vett igénybe, akkor valószínűleg most is ugyanennyi időre lesz szükség.
A becslések azonban csak valószínűsíthető feltételezések. Ahhoz, hogy becslései a lehető legpontosabbak legyenek, hasonlítsa össze őket a tényleges adatokkal. A ClickUp időbecslési és időkövetési funkciói pontosan erre a célra lettek kifejlesztve.
4. Időkövetés
Mérje meg az egyes feladatokhoz szükséges időt a projekt ütemtervében. Számos időgazdálkodási alkalmazás segíti ebben.
A ClickUp időkövető funkciója beépítve van a projektmenedzsment platformba, így minden feladatnál elindíthatja és leállíthatja az időzítőt, vagy manuálisan hozzáadhat időket. Használja ezeket az információkat, hogy pontosabb becsléseket készítsen.
Az idő múlásával javulni fog becslési és tervezési képessége, ami csökkenti az időbeli korlátokat.
Ha új csapatot állít össze, vagy most kezd el használni a ClickUp alkalmazást, itt talál tíz időgazdálkodási sablont, amelyek segítenek kihasználni az időkövetést a jövőbeli korlátok elkerüléséhez.
5. Rendszeres előrehaladás-figyelés
Ha elindít egy projektet, és felügyelet nélkül hagyja, akkor valószínűleg meg fog lepődni, amikor a feladatok nem készülnek el időben. Tehát az időkorlátok kezelése rendszeres figyelemmel kísérést igényel.
Használjon bármilyen ingyenes Gantt-diagram szoftvert, hogy nyomon kövesse, az ütemterv a tervek szerint halad-e. Testreszabhatja a ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy megtekintse a haladás nyomon követéséhez szükséges jelentéseket. Használja a burn-up és burn-down diagramokat, hogy megismerje a projekt lehetséges alakulását. Azonosítsa a késedelmeket, és készítsen alternatív terveket.
6. Kockázatok azonosítása és csökkentése
Mekkora a valószínűsége annak, hogy nem fogja tartani a határidőt? Mi lehet ennek az oka?
E két kérdés megválaszolása segít azonosítani a kockázatokat, amelyekkel szembesül, és felmérni azok hatását a projektre. Ezek a kockázatok lehetnek pénzügyi, működési vagy akár viselkedési jellegűek is. Hatásuk a néhány napos késedelemtől a projekt teljes megvalósíthatatlanságáig terjedhet.
A projekt megkezdése előtt gyűjtsd össze a csapatot egy kockázatokról szóló megbeszélésre. Azonosítsd és csökkentsd ezeket a kockázatokat, hogy időkorlátaid ne súlyosbodjanak.
7. Hatékonyabb kommunikáció
Amit a csapattagok nem tudnak, azt nem tudják megcsinálni. Képzeljünk el például egy olyan helyzetet, amikor egy adott funkció elfogadásának kritériumai nincsenek egyértelműen közölve. A fejlesztő azt gondolhatja, hogy a funkciót elkészítette, míg a minőségbiztosítási elemző ezzel nem ért egyet. Visszaküldik a funkciót a fejlesztőnek, ami felesleges átdolgozási időt jelent.
Kerülje el ezt az összes projektkommunikáció racionalizálásával.
- Dokumentálja a találkozók jegyzetét, a követelményeket és egyéb beszélgetéseket a ClickUp Docs segítségével.
- Írjon részletes leírásokat az egyes funkciókról/felhasználói történetekről a feladat keretében.
- Lehetővé teszi a csapat tagjainak, hogy a feladat megjegyzés rovatában tisztázzák mindazt, amire kontextusban szükségük van.
- Adjon hozzá ellenőrzőlistákat/teendőket, hogy minden funkció elfogadásának kritériumai mindig kéznél legyenek.
- A funkciókon dolgozók mellett vegyen fel „megfigyelőket” a ClickUp feladatokhoz, hogy szükség esetén be tudjanak avatkozni.
8. Agilis projektmenedzsment
Előfordul, hogy a projekt nem a tervek szerint halad. Az üzleti érdekelt felek változásokat hozhatnak a követelményekben. A csapat tagjai megbetegedhetnek és hosszabb szabadságra szorulhatnak. A szervezetek pénzhiányba kerülhetnek. Ilyen dolgok előfordulnak. Ennek eredményeként elkerülhetetlenül időkorlátokkal szembesülhet.
Az agilis projektmenedzsment pontosan ilyen eshetőségekre lett kialakítva. Az agilis projektmenedzserektől elvárják, hogy előre lássák a lehetséges problémákat, és vészhelyzeti terveket készítsenek. Vagy legalábbis figyelmeztessék a vezetést, és kezeljék az elvárásokat.
9. Találkozók kezelése
„Ez lehetett volna egy e-mail is” – ez egy internetes mém, és jó oka van rá. A fejlesztőcsapat számára az egyik legnagyobb időrabló a megbeszélések, amelyek közül sok felesleges és hatástalan.
Az előre nem látható időbeli korlátok következetes elkerülése érdekében hatékonyabban kezelje az értekezleteket. Vizsgálja meg időgazdálkodási eszközeit, hogy megértse, mennyi időt vesznek igénybe az értekezletek. Ennek alapján optimalizálja folyamatait.
Csak olyan tevékenységekről tarts megbeszéléseket, amelyek aktív vitát igényelnek. Határozz meg időkeretet, és ösztönözd a cselekvésre. Dokumentáld a legfontosabb megállapításokat és döntéseket, hogy a következő megbeszélésen ne kelljen újra feltalálni a kereket.
Minden egyéb esetben használjon egy jó együttműködési eszközt. A ClickUp feladatokon belüli megjegyzések egymásba ágyazott beszélgetéseket tesznek lehetővé. A ClickUp csevegőablakában az összes üzenetet egy helyen láthatja, és onnan intézkedhet.
10. Folyamatos fejlesztés
Az agilis csapatok nagy hangsúlyt fektetnek a folyamatos fejlesztésre, és erre jó okuk van. A folyamatosan fejlődő csapatok hosszú távon nagyobb hatékonyságot és értéket tudnak nyújtani. Például folyamatos fejlesztés révén optimalizálta az egyes funkciók konténeresítésének folyamatát.
Ezután automatizálhatja a teljes folyamatot vagy annak egyes részeit, így még több időt és energiát takaríthat meg. Ez egy fontos módszer az időkorlátok fenntartható elkerülésére.
Hódítsd meg projektkorlátaidat a ClickUp segítségével
A korlátok minden projektben elkerülhetetlenek. Mi még azt is állítanánk, hogy a korlátok szükségesek.
A váratlan és ésszerűtlen korlátok azonban teljesen tönkretehetik a projektet. A jó projektmenedzsmentnek ezt meg kell akadályoznia. A ClickUp ezt szem előtt tartva lett kialakítva.
A ClickUp segítségével követheti a legjobb gyakorlatokat az időkorlátok elkerülésére. A ClickUp feladatok, alfeladatok és ellenőrzőlisták biztosítják a követelmények egyértelműségét. A naptár és a Gantt-diagram nézetek madártávlatból mutatják a folyamatban lévő munkát.
A ClickUp Dashboard áttekintést nyújt a projekt előrehaladásáról. A szükséges erőforrásokkal felvértezve készen állsz arra, hogy a ClickUp segítségével legyőzd a projekt korlátait. Próbáld ki most ingyen a ClickUp-ot.