Képzelje el, hogy elindul egy napra a strandra, de váratlan viharba keveredik.
Nem lett volna előnyös előre tudni az időjárást?
Hasonlóképpen, új projektekbe kezdve a lehetséges eredmények egyértelmű előrejelzése döntő lehet a siker és a kudarc között. Itt jön képbe a projektelőrejelzés tudománya.
Ahogyan a meteorológusok adatok és minták segítségével jósolják meg az időjárást, úgy a projektmenedzserek is projektelőrejelzési eszközöket használnak, hogy előre lássák feladataik jövőjét. Ezen előrejelzett eredmények megértése nemcsak a hatékony tervezésben segít, hanem proaktív stratégiák kidolgozásában is, amelyekkel kezelni lehet a felmerülő bizonytalanságokat.
A projekt előrejelzés nem arról szól, hogy kristálygömb segítségével meglássuk a jövőt. Inkább arról, hogy magunkat vagy projektcsapatunkat a megfelelő ismeretekkel és eszközökkel lássuk el, hogy alkalmazkodni tudjunk az ismeretlenhez és sikeresen boldoguljunk benne.
Akkor merüljünk el mélyebben ebben a lenyűgöző tudományban, és tanuljuk meg, hogyan lehet ez a titkos fegyvere a projekt sikeréhez.
Mi az a projektelőrejelzés?
A projektelőrejelzés, vagy projektmenedzsment-előrejelzés az, amikor adatok, ismeretek és szakértelem alapján előrejelzéseket vagy feltételezéseket tesz a valószínűsíthető eseményekről. Előrejelzi a projekt lehetséges kimenetelét.
A projektmenedzsment előrejelzésében három fő elemet kell figyelembe venni:
- Időtartam
- Költség
- Minőség
Vizsgáljuk meg ezeket a projektelőrejelzési területeket egy kicsit részletesebben.
Időtartam
Az első szempont, amelyet figyelembe kell venni, a projekt időtartama, vagyis az, hogy mennyi időt vesz igénybe. Ha tudjuk, hogy egy projekt mennyi időt vesz igénybe, hatékonyan tudjuk megtervezni az erőforrásokat. Ráadásul pontos becslést adhatunk ügyfelünknek vagy belső kapcsolattartónknak a projekt befejezésének időpontjáról. ⌚
Határozza meg, hogy a projekt mennyi időt vesz igénybe a korábbi iterációk, saját tudása, megosztott szakértelme vagy más csapattagok megkérdezése alapján. Ezután bontsa a projektet kisebb elemekre vagy feladatcsoportokra, hogy hatékonyabban tudja figyelemmel kísérni és kezelni az időt, és pontos projektütemtervet készíthessen.
Ehhez kiválóan alkalmas egy speciális projektmenedzsment eszköz használata. Ez segít megérteni, hogy hol tart a projekt teljes sikerének elérése felé, amelyet először végrehajtott.
Projektköltség
Miután meghatároztad, hogy nagyjából mennyi időt vesz igénybe a feladat vagy a projekt, át kell gondolnod a költségeket. Ha pontosan előre tudod jelezni vagy megjósolni a projekt költségeit, hatékonyabban tudsz költségvetést készíteni, és elkerülheted, hogy visszatérj az ügyfélhez további forrásokért, vagy hogy a veszteséget magadra vállald, ami hatással lehet a jövedelmezőségre. 💰
Vegye figyelembe a projekthez szükséges összes erőforrást és azok tényleges költségeit. Ide tartoznak az alkalmazottak, a vállalkozók, az anyagok és az eszközök. Használja a rendelkezésre álló korábbi adatokat a pontos projektköltségvetés elkészítéséhez, majd figyelje a kiadásokat, hogy a költségek a lehető legközelebb maradjanak a tervezett költségvetéshez.
Minőség
Az utolsó szempont a minőség. Mindannyian azt szeretnénk, hogy minden projektünk a legjobb eredményt hozza, de néha az idő, a költségvetés vagy az erőforrások korlátai miatt valahol módosításokat kell végrehajtanunk.
Ha tisztában van a végső projekt várható minőségével, akkor átláthatóan kommunikálhat ügyfeleivel arról, hogy mi a prioritása a projekt sikerének elérésében. ✔️
A projektmenedzsereknek át kell gondolniuk, hogy ez egy olyan projekt-e, ahol minden áron meg kell őrizni a minőséget, vagy inkább pénzt kell megtakarítani az anyagokon vagy a vállalkozókon, hogy a szigorú határidőre befejezzék a projektet.
Ehhez jól kell ismernie a rendelkezésre álló anyagok és erőforrások sokféleségét, azok költségét és rendelkezésre állásuk időpontját.
A projektelőrejelzés fontossága a projektmenedzsmentben
A projekt előrejelzés segítségével tisztább képet kaphat arról, milyen kihívásokkal szembesülhet a folyamat során, így előre tervezhet, és megvalósíthatja a projekt időben és a költségkereten belül történő sikeres megvalósítását.
A projektmenedzsment előrejelzési módszerek használatának további előnyei:
- Nagyobb átláthatóság a csapat tagjai, a vállalkozók és az ügyfelek számára
- Különböző lehetséges eredmények előrejelzése a legfontosabb döntési pontok alapján
- A potenciális projektkockázatok figyelembevétele és azok csökkentésére irányuló lépések megtétele
- A lehető legjobb csapat összeállítása
- A múltbeli tapasztalatok alapján tervezzen a lehetséges kihívásokra és akadályokra
- Gyors és magabiztos reagálás váratlan problémákra
- A projektek megvalósítása a kezdeti projekttervhez közelebb
- Növelje annak esélyét, hogy projektje határidőre elkészüljön és sikeresnek minősüljön
A projektmenedzsment előrejelzése értékes időt vehet igénybe, de mindenképpen megéri. Projektelőrejelzés (vagy több előrejelzés) nélkül nem lehet tudni, hogy mennyi időt vesz igénybe a projekt, milyen erőforrásokra lesz szükség, vagy mi lesz a végeredmény.
A pontos előrejelzésnek köszönhetően csapata és végfelhasználói egyértelmű képet kapnak a várható követelményekről és eredményekről.
Példa a projektmenedzsment előrejelzésének gyakorlatban való alkalmazására
A projektelőrejelzés fontosságának megértése és annak gyakorlati alkalmazása két különböző dolog. Íme egy példa a projektmenedzsment előrejelzésének gyakorlatban való alkalmazására, hogy láthassa, mit is jelent ez pontosan.
Egy ügyfél megkereste a vállalatát, és felkérte, hogy dolgozzon velük együtt egy új kereskedelmi építési projekten. Már dolgoztak együtt korábban, ezért tudja, hogy számukra a projekt minősége rendkívül fontos, és hogy szívesen fektetnek be többet, hogy a lehető legjobb csapatot tudják összeállítani a projekthez. 👷
Az előrejelzési terv kidolgozása
Miután összegyűjtötte az összes háttérinformációt a projektirányítás kialakításához, elkészítheti a projekt előrejelzését.
Ehhez vegye figyelembe a következőket:
- A projekt tartalma: Kérjen az ügyféltől részletes tájékoztatást, és dolgozzon ki egy olyan stratégiát, amely minden igényét kielégíti, beleértve a lehetséges helyszínek felkutatását, környezetbarát anyagok ajánlását és a helyszíni vállalkozók irányítását.
- Melyik csapat tagokat osztja be a projektbe: Ha lehetséges, próbálja meg beosztani az ügyfél kedvenc projektmenedzserét és csapatát, és egészítse ki őket a legjobb embereivel az egyes feladatokhoz vagy szerepekhez.
- A projekt egyes lépéseinek időtartama: Ossza fel a projektet szakaszokra, és csapata szakértelmét felhasználva becsülje meg, hogy az egyes szakaszok mennyi időt vesznek igénybe. Ez alapján készítsen olyan projektütemtervet, amelyből világosan látható az egész folyamat.
- Mekkora legyen a költségvetés: A fentiek alapján beszélje meg a projekt költségvetését és a várható költségeket az ügyféllel. Mutassa be nekik a lehetséges árazási lehetőségeket, és kérje meg őket, hogy állapodjanak meg egy meghatározott költségvetésben, amelyben helyet kapjon a lehetséges túllépésekre szánt tartalék is.
Ez nem minden lépés, amely egy projekt sikeres kezeléséhez szükséges, de ez az, amire szükség van a pontos projektelőrejelzés elkészítéséhez. Az előrejelzés elkészülte után megoszthatja azt ügyfelével, hogy átláthatóbbá tegye a folyamatot.
A 10 legjobb projektelőrejelzési tipp projektcsapatok számára
Használja ezeket a szakértői projektmenedzsment előrejelzési tippeket, amikor legközelebb meg kell értenie egy projekt előtt álló utat.
1. Határozza meg a projekt céljait
A projekttervezési folyamat részeként állítson fel SMART célokat. Hozzon létre olyan projekt eredménycélokat, amelyek konkrétak, mérhetőek, elérhetőek, relevánsak és időhöz kötöttek. Így nemcsak céljai lesznek fókuszáltabbak, hanem azt is tudni fogja, mely mutatókat kell nyomon követnie.
Használjon egy célkövető alkalmazást, például a ClickUp Goals-t, hogy meghatározza, kiosztja, nyomon kövesse és megünnepelje céljainak elérését. Miután meghatároztuk a konkrét célokat, azok segítségével irányíthatjuk a projekt előrejelzési folyamatát. Ha tudjuk, hogy X-et szeretnénk elérni Y dátumig, akkor visszafelé haladva kidolgozhatunk egy reális ütemtervet, majd megbecsülhetjük a valószínűsíthető erőforrás-rendelkezésre állást és a költségeket. 🎯
2. Tekintse át a korábbi adatokat
A pontos projektelőrejelzéshez ideális esetben valós projektadatokat kell használnia. Ezeket leginkább korábbi, hasonló projektekben végzett munkájában vagy a vállalat általános erőforrásokkal, feladatokkal vagy költségekkel kapcsolatos adataiban találhatja meg.
A megfelelő adatokkal előrejelzései azonnal pontosabbá válnak. Ha ez egy teljesen új projekt, akkor lehet, hogy nincs sok adat, amelyet előrejelzéseihez felhasználhat. Ebben az esetben próbáljon meg információkat gyűjteni más csapatoktól vagy más, az Ön szakterületén végzett projektek eredményeiből. 📈
3. Több előrejelzést készítsen
Csábító lehet egy olyan pontos előrejelzést adni, amely mögé teljes szívvel állhatunk. A valóságban azonban ez gyakran nem így van, és több előrejelzés megadása valójában remek módja annak, hogy bemutassa szakértelmét.
Készítsen több előrejelzést, amelyek figyelembe veszik a különböző lehetséges kimeneteleket, kissé eltérő költségbecslésekkel, eredményekkel, időkeretekkel és projektcsapatokkal, a rendelkezésre álló adatok alapján. Ha több lehetséges megoldás áll rendelkezésre, akkor akadályokba ütközve több lehetőség közül választhat, és ügyfeleinek is megmutathatja, hogy több út is vezethet a sikerhez. 📊
4. Kövesse nyomon az időt
Ahhoz, hogy reális ütemtervet tudjon készíteni a projektjeihez, először meg kell értenie, hogy az egyes feladatok mennyi időt vesznek igénybe. Ez a projektelőrejelzés egyik legfontosabb lépése.
Használja a ClickUp projektidő-nyomkövető funkcióját, hogy pontos képet kapjon arról, hogy az egyes projektfeladatok vagy projekttevékenységek valójában mennyi időt vesznek igénybe. Kövesse nyomon az időt, állítson be becsléseket, és tekintse meg a jelentéseket, amelyek rávilágítanak arra, hogy a csapattagok hogyan töltik az idejüket.
Ha növelni szeretné csapata termelékenységét, vegye igénybe az időgazdálkodási technikákat, és használja időgazdálkodási sablonjainkat, hogy csökkentse az időpazarlást és hatékonyabban dolgozzon. ⏰
5. Szánjon időt a feladatok túllépésére
Bár az idő nyomon követése képet ad arról, hogy egy-egy tevékenység valójában mennyi időt vesz igénybe, nem alapozhat minden döntését arra, hogy az adott feladat minden egyes ismétlése ugyanannyi időt vesz igénybe. Ehelyett hagyjon időt a projekt időtartamában arra, hogy a tevékenységek a vártnál hosszabb ideig tartanak.
Ha egy kis lélegzetvételnyi időt ad a csapatának, az azt jelenti, hogy egyenletes tempóban dolgozhatnak és a legjobb munkájukat nyújthatják, anélkül, hogy nyomás alatt állnának, hogy minden feladatot elvégezzenek, mintha semmi más nem lenne a teendőlistájukon. Ez az extra idő azt is jelenti, hogy nagyobb eséllyel tartja be a projekt ütemtervét, és „időben” jelentést tehet ügyfeleinek. ✅
6. Legyen szakértő az erőforrás-kezelés terén
Nehéz megtervezni a projekt erőforrásait, ha nem ismeri jól az emberek és az erőforrások kezelését. A legpontosabb projektelőrejelzések elkészítéséhez meg kell értenie az erőforrások rendelkezésre állását, a költségeket, az ütemezést és az emberek kezelését.
Az erőforrások elosztása és előrejelzése az erőforrás-kezelés kulcsfontosságú része, ezért érdemes fejleszteni ezt a készséget. Ha figyelembe veszi csapattagjai erősségeit, készségeit, ütemtervét, lehetséges szabadságait vagy kiégési periódusait, akkor olyan előrejelzéseket készíthet, amelyek tükrözik minden egyes tehetség valódi hatását a csapatára.
Használja a ClickUp naptár nézetét, hogy egy pillanat alatt áttekintse csapata rendelkezésre állását és munkaterhelését. Készítsen megbízható előrejelzési ütemterveket a rendelkezésre állásuk alapján, és tekintse meg a projekt feladatait, ütemtervét és a potenciálisan kihasználatlan időt egy hét vagy egy hónap nézetben. 📅
7. Tekintse át újra a projekt korai előrejelzéseit
A projekt előrejelzése nem végleges – sőt, célszerű újra áttekinteni, ahogy a projekt a kezdeti szakaszok után halad előre. Ha az egész projekt során ellenőrzi előrejelzéseit, akkor proaktív módon tud reagálni, ha észreveszi, hogy eltér a tervtől.
Építsen mérföldköveket az előrejelzési folyamatba, és állapodjon meg abban, hogy a legfontosabb pontokon ellenőrzi az előrehaladást. Döntse el, hogy a jelenlegi út még mindig összhangban van-e a legvalószínűbb előrejelzésével, vagy már egy másik irányba kezdett el eltérni. 📝
8. Ossza meg projektelőrejelzését másokkal
Mindig hasznos, ha belső tudatában van a projekt várható eredményeinek és a további lépéseknek, de még hatékonyabb, ha ezt másokkal is megosztja. Ne tartsa titokban a projekt előrejelzéseit; ossza meg azokat az érdekelt felekkel és a projektcsapattal a projektjelentések részeként, hogy ők is tudják, mi történik.
Mint a projektmenedzsment minden területén, a nyitottság és az átláthatóság javítja a csapat és az ügyfelek közötti kommunikációt és bizalmat. Ossza meg előrejelzéseit és jóslatait az érdekelt felekkel, hogy nagyobb bizalmat érezzenek abban, hogy Ön nemcsak teljesíti a feladatot, hanem figyelemmel kíséri a változásokat és szükség esetén intézkedik. 🙌
9. Használjon projektelőrejelzési eszközöket
Minden erős csapatnak szüksége van hatékony projektmenedzsment szoftverre, hogy fejlessze készségeit és racionalizálja a sikeres projektek lebonyolításával kapcsolatos feladatokat. Fektessen be olyan szoftverbe, amely nemcsak a projektek kezelését, hanem azok előrejelzését is lehetővé teszi, mint például a ClickUp.
A ClickUp tele van olyan funkciókkal, amelyeket kifejezetten projektcsapatok és előrejelzések számára terveztek. Használja a ClickUp Tasks alkalmazást a teendőlistájának és a projekt tevékenységeinek kezeléséhez, valamint a ClickUp Project Management alkalmazást a teljes projekt kezdetétől a végéig.
Állítson be elvárásokat, és ismerje meg az egyes feladatok időigényét a ClickUp időbecsléseivel. Használja a ClickUp programkezelési sablonját vagy projektütemterv-sablonját, hogy vizuális ütemtervet készítsen az előrehaladás nyomon követéséhez. Tartsa a kapcsolatot a csapattagokkal valós időben a ClickUp Chat segítségével, és használja a ClickUp Dashboards alkalmazást, hogy egyszerre több projekt előrehaladását is láthassa. ⚒️
10. Értékelje előrejelzéseinek pontosságát
A projekt befejezésekor a legjobb gyakorlat az, ha összehasonlítja a tényleges eredményeket az eredeti becslésekkel. Ez hasznos referencia- és összehasonlítási pontot nyújt a csapatának és az érdekelt feleknek, és lehetővé teszi, hogy azonosítsa a jövőbeli előrejelzések vagy munkafolyamatok javításának lehetőségeit.
Értékelje projektje teljesítményét, és hasonlítsa össze a becsült előrejelzésekkel. Állapítsa meg, hogy elérte-e céljait, csúszott-e az ütemterv, és betartotta-e a meghatározott költségvetést.
Használja ezeket az új adatokat a munkafolyamatok racionalizálására, a folyamatok hatékonyságának növelésére és a jövőbeli előrejelzések pontosságának javítására. 👀
Növelje projektje sikerességét projektmenedzsment előrejelzési technikákkal
A pontos projektelőrejelzések lehetővé teszik, hogy csapata felesleges nyomás nélkül a legjobb teljesítményt nyújtsa, ügyfelei és érdekelt felei pedig megértsék, mi fog valószínűleg történni a projekt időtartama alatt. Használja a fenti tippeket a projektmenedzsment-előrejelzéshez való hozzáállásának javításához, hogy pontos, adatokkal alátámasztott és stratégiai előrejelzéseket tudjon adni a jövőbeli projektekre vonatkozóan.
Ha olyan eszközt keres, amely nemcsak megkönnyíti a projekt előrejelzést, hanem az egész projektmenedzsment folyamatot is racionalizálja, próbálja ki ingyenesen a ClickUp-ot. Platformunk a projektcsapatok számára verhetetlen funkciók kombinációját kínálja a projekt-, feladat- és erőforrás-menedzsmenthez. ✨