Tudta, hogy egy kis norvég startup vállalkozás éppen a cikk megjelenésekor készül bevezetni a történelem leggyorsabb autókár-felismerési folyamatát?
Átlagosan ez a folyamat 15 percet vesz igénybe, de az AI technológia és az üzleti folyamatok automatizálása (BPA) segítségével a Wennnek sikerült ezt az időt 6 másodpercre csökkenteni, ami 99,33%-kal kevesebb, mint a jelenlegi iparági szabvány.
Bár ez úgy tűnhet, mintha egy tudományos fantasztikus filmből származna, az üzleti folyamatok automatizálásának (BPA) köszönhetően az ilyen típusú zavarok egyre gyakoribbá válnak.
Az automatizálás és az üzleti folyamatok közötti kapcsolat azonban nem mindig egyértelmű, és az egyik legjobb módja annak megértésének, ha példákat nézzünk, amit pontosan meg is fogunk tenni ebben a cikkben. Valós üzleti folyamatok automatizálásának példáit fogja látni, amelyeket üzleti folyamatkezelő eszközökkel valósítottak meg, és amelyeket bárki perceken belül bevezethet.
Most, mielőtt belevetnénk magunkat a példákba, határozzuk meg, mi is az üzleti folyamatok automatizálása, hogy mindenki ugyanazon az oldalon álljon!
Mi az üzleti folyamatok automatizálása?
Általánosságban az üzleti folyamatok automatizálása (BPA) a technológia felhasználását jelenti az üzleti folyamatok automatizálására és racionalizálására a működési hatékonyság növelése, az emberi hibák és a költségek csökkentése, valamint az általános termelékenység javítása érdekében.
Összességében a BPA elsődleges célja a hatékonyság. ⚡️
A BPA egy tervezett, magas szintű kezdeményezés, amelynek célja a folyamaton belüli több manuális feladat automatizálása a termelékenység és a hatékonyság javítása érdekében. Ez minden BPA-stratégia vezércsillaga, az üzleti folyamatok automatizálására irányuló összes kezdeményezés fő mozgatórugója.
Hogyan segít az üzleti folyamatok automatizálása a szervezeteknek?
Az üzleti folyamatok hatékonyságának javításával a BPA növeli a termelékenységet, csökkenti a költségeket, és lehetővé teszi az emberek számára, hogy olyan magas értékű tevékenységekre koncentráljanak, amelyek emberi szakértelmet és kreativitást igényelnek.
Ez számos előnnyel jár, például:
- Csökkentett működési költségek
- Kevesebb függőség a tőkeigényes humánerőforrástól
- A folyamatok skálázhatósága
- Kevesebb hiba a kézi beviteleknél
- Jobb ügyfélszolgálat
- Racionalizált üzleti működés
- És még több
Ezen kézzelfogható, mérhető előnyök mellett a BPA javíthatja az alkalmazottak elégedettségét is, mivel megszünteti a leginkább ismétlődő feladatokat, és csak olyan felelősségeket hagy rájuk, amelyek kritikus gondolkodást, kreativitást és problémamegoldó képességeket igényelnek.
Összességében a BPA előnyei egyértelműek: segít a szervezeteknek nagyobb hatékonyságot, pontosságot és következetességet elérni működésükben, miközben csökkenti a költségeket és javítja az ügyfelek és a munkavállalók elégedettségét.
PRO TIPA folyamatok feltérképezése elengedhetetlen eleme a hatékony munkafolyamatok és üzleti folyamatok végrehajtásának. Használjon megbízható és rendkívül funkcionális folyamatfeltérképező eszközöket, valamint a ClickUp Process Flow Chart Template sablonját, hogy vizuálisan ábrázolja folyamatait. Az automatizálás beállítása előtt készítsen részletes folyamatábrát, hogy a folyamat zökkenőmentes és hibamentes legyen.
A BPA szoftvermegoldásokat is magában foglal?
A válasz: igen. Az üzleti folyamatok automatizálása többnyire speciális szoftverekkel és/vagy egyedi kódokkal történik, általában, de nem kizárólag, ezek kombinációjával.
A BPA szoftverek számos technológiát magukban foglalhatnak, többek között kódot, robotizált folyamatok automatizálását (RPA), felhőalapú munkafolyamat-automatizálást, gépi tanulást, mesterséges intelligenciát és természetes nyelvfeldolgozást.
Ezenkívül több eszköz is használható egyszerre az üzleti folyamatok automatizálására. Például egy vállalat RPA eszközöket használhat a régi vagy saját hosztolt alkalmazásokkal kapcsolatos folyamatok automatizálására, majd egy másik eszközkészletet használhat a felhőalapú alkalmazásokkal vagy belső API-kkal kapcsolatos folyamatok és munkafolyamatok automatizálására.
A vállalatok üzleti folyamatainak automatizálását lehetővé tevő eszközök és szoftverek közé tartozik a ClickUp és a Make, különösen, ha az alkalmazáscsomagja felhőalapú, de vannak más üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftverek is, amelyeket igényeinek, az Ön által használt alkalmazásoknak és a meglévő folyamatoknak megfelelően választhat.
PRO TIPA ClickUp és a Make integrációval időt takaríthat meg és automatizálhatja a ClickUp és más munkaalkalmazások közötti folyamatokat – ehhez nincs szükség technikai ismeretekre. Ha a ClickUp-ot BPA szoftverként használja és összekapcsolja a Make-kel, akkor egyszerűtől a bonyolultig mindenféle munkafolyamatot megtervezhet, felépíthet és automatizálhat, hogy racionalizálja munkáját. Egyszerűen állítsa be a kiváltókat és a feltételeket, hogy több száz műveletet automatizáljon, és használja az előre elkészített sablonokat, hogy azonnal elindulhasson.
Milyen folyamatok tartoznak a BPA kategóriába?
Fontos megjegyezni, hogy a BPA számos tevékenységet magában foglal, a mindennapi manuális adatbeviteltől a teljes folyamatok, munkafolyamatok és feladatok automatizálásáig. A különbség ezek között a komplexitásban, a feladatok vagy lépések számában és az érintett alfeladatokban rejlik.
Például a BPA stratégiája magában foglalhatja a teljes jelöltfelvételi folyamat vagy az új munkavállalók beillesztésének automatizálását. Ez a folyamat konkrét munkafolyamatokat és feladatokat is magában foglal. Egy példa a folyamaton belüli munkafolyamatra a jelöltekkel való interjúk koordinálása és a képzések ütemezésének megszervezése.
Ezen a munkafolyamaton belül konkrét feladatok is automatizálhatók, például Zoom-értekezletek létrehozása, e-mailben történő meghívók küldése az ilyen értekezletekre, az értekezletek felvételeinek tárolása további elemzés céljából stb. A digitális folyamatok automatizálása egyszerűsíti és racionalizálja mindezeket a feladatokat, munkafolyamatokat és folyamatokat.
Mely üzleti folyamatokat érdemes automatizálni?
Az automatizálható üzleti folyamatok száma több ezerre tehető. Valójában a legtöbb üzleti folyamat teljes egészében vagy részben automatizálható, függetlenül a terület vagy az osztálytól.
Például a HR automatizálhatja az olyan folyamatokat, mint a toborzás, az új munkavállalók beillesztése és a kilépés. A marketing szinte minden manuális folyamatot automatizálhat, a kulcsszó-kutatás és a tartalomgyártástól a hirdetési kampányokig és a közösségi média kezeléséig. Az IT természetesen egy másik terület, ahol az automatizálás segítségével racionalizálhatók a folyamatok, beleértve a hibakeresést, a monitorozást, az alkalmazásfejlesztést, az adatbázis-kezelést és egyéb manuális folyamatokat.
A megfelelő eszközökkel és platformokkal gyakorlatilag nincs korlátja annak, amit meg tud valósítani, és ezt fogjuk most bemutatni Önnek: BPA automatizálási példák, amelyeket azonnal megvalósíthat a Make és a ClickUp integrációjával.
Annak eldöntéséhez, hogy automatizálja-e egy folyamatot, tegye fel magának a következő kérdéseket:
- A folyamat időigényes a csapat számára?
- Ismétlődő feladatokról vagy manuális adatbevitelről van szó?
- Több lépésből és több fél bevonásával zajlik ez a folyamat a szervezetén belül?
- Az emberi hiba tényező ebben a folyamatban?
Ha bármelyik kérdésre igennel válaszolt, az egyértelműen jelzi, hogy a BPA segíthet javítani a folyamat hatékonyságát és pontosságát.
PRO TIPIsmerje meg, hogyan építheti be az automatizálást a ClickUp-ba, és tekintse meg a 10 automatizálási példát, amelyek segítenek automatizált munkafolyamatokat létrehozni, növelni a termelékenységet és sablonokat használni az időmegtakarítás érdekében.
15 valós példa az üzleti folyamatok automatizálására
1. példa: Üzleti folyamatok dokumentálása
Automatizálási ötlet: Dokumentum-felülvizsgálati munkafolyamat
A dokumentumok áttekintése olyan feladat, amely a legtöbb szervezetben több folyamatban is előfordul.
A szerződésektől és szolgáltatási szintű megállapodásoktól a blogbejegyzésekig és sajtóközleményekig a vállalatok számtalan órát töltenek azzal, hogy a dokumentumokat áttekintsék, mielőtt azok betöltik céljukat. És bár az áttekintés érzékeny feladat lehet, az ahhoz kapcsolódó összes lépés könnyen automatizálható olyan eszközökkel, mint a Make.
Ez a sablon tartalmazza a Google Drive, a ClickUp, a Make és a Slack alkalmazásokat, és lehetővé teszi a dokumentumok áttekintési folyamatának automatizálását azáltal, hogy „figyel” az új Google Docs dokumentumokat a Google Drive mappában.
Miután egy fájlt feltöltött a Google Drive-ra, a Make létrehoz és hozzárendel egy feladatot a ClickUp-ban, majd a Slacken keresztül elküldi a fájlt annak a személynek, akit a felülvizsgálatával megbíztak.
Az eredmény egy rugalmas dokumentum-felülvizsgálati folyamat, amely a dokumentumokat eljuttatja a felülvizsgálókhoz és létrehozza a szükséges papíralapú nyomon követhetőséget, mindezt emberi beavatkozás nélkül.
Bónusz: Üzleti folyamatok átalakítása!
2. példa: Értékesítés
Automatizálási ötlet: Indítson el feladatokat az új potenciális ügyfelek ápolására és konvertálására
A Salesforce-lehetőségek általában egy sor kapcsolódó feladatot indítanak el, amelyek elengedhetetlenek egy potenciális üzlet lezárásához. Ezek a feladatok lehetnek bármi, a kiegészítő információkat tartalmazó dokumentumok elküldésétől a szakértő kijelöléséig, és gyakran ezeknek a feladatoknak a végrehajtása manuális beavatkozást igényel attól a személytől, aki eredetileg létrehozta a Salesforce-lehetőséget.
Ez messze nem ideális, mivel erőforrásokat emészt fel és hibalehetőséget rejt magában (általában valaki elfelejti kiosztani a szükséges feladatokat). Ugyanakkor ez elkerülhető és könnyen automatizálható.
Ez a sablon, amely tartalmazza a ClickUp, Make, Salesforce, Slack és Flow Control alkalmazásokat, rendkívül hasznos ehhez, mivel lehetővé teszi a potenciális ügyfelek ápolási folyamatának automatizálását – bármilyen feladatot elindíthat, amit csak el tud képzelni, miután egy lehetőséget létrehozott a Salesforce-ban.
Képzeljünk el egy egyszerű felhasználási esetet: van egy e-könyve, amellyel potenciális ügyfeleket szerezhet, és amelyet ingyenesen kínál azoknak, akik megadják Önnek az elérhetőségüket.
Amint új potenciális ügyfél jelenik meg, létrehozza a Salesforce lehetőséget, majd e-mailben ápolja a kapcsolatot, és Facebook-hirdetésekkel újra megcélozza.
A fenti sablon segítségével ezeket (és még több) feladatot minden alkalommal automatikusan elindíthatja.
3. példa: Webelemzés
Automatizálási ötlet: A webes teljesítményadatok nyomon követése és összesítése
A dokumentumok áttekintéséhez hasonlóan a weboldalak teljesítményének nyomon követése is olyan feladat, amelyet a legtöbb, ha nem az összes vállalatnak folyamatosan el kell végeznie.
Van azonban egy bökkenő: a Google Analytics nem éppen villámgyors alkalmazás, és minden nap bejelentkezni az adatokért hatalmas időpazarlás.
De akkor is automatizálhatja az egész folyamatot, és elkezdheti fogadni az adatokat, ahelyett, hogy azokat keresné.
A Make nemcsak összesíti az elemzési adatokat egy táblázatban, hanem a ClickUp-on létrehozott feladatokkal bárkinek kioszthatja azok áttekintését – így egyetlen fontos esemény sem maradhat figyelmen kívül.
4. példa: Influencer marketing
Automatizálási ötlet: Hozzon létre influencerekkel való kapcsolattartási feladatokat
Az influencerekkel való kapcsolatfelvétel, válaszaik nyomon követése és a visszajelzések kezelése időigényes manuális folyamat. Ennek automatizálásával csapata jelentős időt és erőforrásokat takaríthat meg.
5. példa: Ügyfélszolgálat
Automatizálási ötlet: automatikus válaszadás az ügyfélszolgálati jegyekre
Az ügyfelek kérdéseire adott kezdeti válaszok automatizálása biztosítja a gyors válaszadást, és a problémák természetük alapján történő kategorizálását is lehetővé teszi a hatékony megoldás érdekében.
6. példa: Projektmenedzsment
Automatizálási ötlet: Feladatok és felelősségek kiosztása
A projekten belüli automatikus szerepkiosztás és feladatdelegálás növelheti a termelékenységet, mivel kiküszöböli a manuális feladatdelegálást és a felelősségek nyomon követését.
Ismerje meg, hogyan automatizálhatja a folyamatokat ingyenes projektmenedzsment szoftverrel!
7. példa: Számvitel
Automatizálási ötlet: A számlák generálásának automatizálása
A teljesített szolgáltatások vagy leszállított termékek számláinak kiállítása automatizálható, ami csökkenti a kézi hibák számát és biztosítja a számlák időbeni elküldését.
Az olyan folyamatok automatizálása, mint a könyvelés, nemcsak kiküszöböli az emberi hibák kockázatát, hanem biztosítja a pénzügyi nyilvántartások pontos és időszerű kezelését is, hozzájárulva ezzel a jobb üzleti döntéshozatalhoz.
8. példa: Minőségbiztosítás
Automatizálási ötlet: automatikusan elindított tesztelés
A minőség-ellenőrzések és tesztek automatizálása minden frissítés vagy változtatás után segít fenntartani a termék minőségét.
Nézze meg a minőségbiztosítási tesztelő eszközöket!
9. példa: HR
Automatizálási ötlet: Automatizált munkavállalói visszajelzések gyűjtése
Az automatikus rendszer, amely összegyűjti és elemzi a munkavállalók visszajelzéseit, segíthet a HR-osztályoknak a munkavállalók hangulatának hatékony és időszerű megértésében.
Ismerje meg, hogyan automatizálhatja a HR-folyamatokat HR-szoftver segítségével!
10. példa: Marketing
Automatizálási ötlet: Tartalom ütemezés
A különböző platformok tartalomütemezésének automatizálása segíthet a marketingcsapatoknak abban, hogy biztosítsák a márka következetes jelenlétét és elkötelezettségét a különböző csatornákon.
Nézze meg ezeket a tartalomnaptár-sablonokat, hogy elindítsa csapata tartalomütemtervének automatizálását.
11. példa: IT
Automatizálási ötlet: Automatikusan generált jelentések
Az IT-jelentések automatizált generálása és elküldése jelentős időmegtakarítást jelenthet, miközben biztosítja az IT-infrastruktúra rendszeres figyelemmel kísérését és jelentését.
12. példa: Műveletek
Automatizálási ötlet: Készletgazdálkodás
A készletgazdálkodás automatizálása segíthet a készletszintek nyomon követésében, szükség szerint újrarendelések kezdeményezésében, valamint a készlethiány vagy a túlzott készletek kialakulásának esélyének csökkentésében.
13. példa: Logisztika
Automatizálási ötlet: Automatizált útvonaloptimalizálás
A szállítási útvonalak tervezésének és optimalizálásának automatizálása segíthet a logisztikai vállalatoknak az idő- és üzemanyag-költségek csökkentésében, miközben növeli a hatékonyságot. 14. példa: Ügyfél-elkötelezettség
14. példa: Ügyfélkapcsolatok
Automatizálási ötlet: automatikusan generált, személyre szabott tartalom
Az ügyfélkommunikáció személyre szabásának automatizálása biztosíthatja az ügyfelek számára a személyre szabottabb élményt, növelve ezzel az elkötelezettséget és a lojalitást.
15. példa: Pénzügy
Automatizálási ötlet: automatizált pénzügyi jelentések
A pénzügyi jelentések elkészítésének automatizálása jelentős időmegtakarítást jelenthet a pénzügyi csapatok számára, miközben csökkenti a pénzügyi jelentésekben előforduló hibák esélyét.
Hogyan használjuk az üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftvereket?
Két egyszerű módszerrel kezdheti el a ClickUp folyamatok automatizálását.
Az első lehetőség a ClickUp Automation használata, amely a ClickUp által kínált natív megoldások sorozata.
Ha a ClickUp-ot használja az alapvető üzleti folyamatok futtatásához és nyomon követéséhez, akkor ez a szolgáltatás rengeteg értéket nyújt Önnek.
A második lehetőség egy olyan automatizálási platform bevezetése, mint a Make, amely lehetővé teszi, hogy egyetlen vizuális platformon tervezzen, építsen és automatizáljon bármit.
Ha növekvő, felhőalapú alkalmazáscsomaggal rendelkezik, és automatizálási stratégiáját bővíteni szeretné, akkor a Make-ben megtalálja a bármilyen típusú folyamat kezelésére alkalmas egyedi megoldást.
Optimalizálja a munkafolyamatokat az üzleti folyamatok automatizálásával
Az automatizálás egyik legérdekesebb aspektusa, hogy a 2023-as SaaSOps jelentés szerint 10 vállalatból 7 már legalább egy kulcsfontosságú folyamatot automatizált, 10-ből pedig 4 rendelkezik dedikált automatizálási szerepkörökkel.
Ez sokat elárul az üzleti folyamatok automatizálásáról: nem csupán egy lehetőség, ami megvalósulhat vagy sem.
Ez nem valami új dolog, hanem már a vezető vállalatoknál is alkalmazzák.
Ennek fényében, valamint figyelembe véve, hogy manapság az automatizálási eszközök milyen felhasználóbarátak, csak idő kérdése, hogy minden vállalat megszabaduljon az unalmas és ismétlődő feladatoktól, és olyan tevékenységekre álljon át, amelyek előmozdítják üzleti tevékenységét és csökkentik az emberi hibákból eredő kockázatokat.
Ezeket a törekvéseket pedig a legjobban két hatékony üzleti folyamatok automatizálására szolgáló szoftver együttes használatával indíthatja el: a ClickUp és a Make. Ezekkel az eszközökkel könnyedén létrehozhat automatizált üzleti folyamatokat, minimális emberi beavatkozással és erőfeszítéssel.
Ideje felpörgetni vállalkozását. Kezdje meg digitális átalakulását még ma a BPA szoftverrel – automatizálja a manuális folyamatokat, hogy gyorsabban és okosabban dolgozhasson, mint valaha. ⚡️
Vendégszerző:
Martin Etchegaray a Make tartalomkezelője és vezető szerkesztője. Szeret olvasni és írni a történelemről, a tudományról és a technológiáról.