A Gantt-diagramok hatékony vizuális eszközök a projekt ütemtervének szemléltetésére, de vajon minden projektre egyformán alkalmasak? A rövid válasz: nem, és ez remek hír a projektmenedzserek számára!
A Gantt-diagramok helyett ugyanolyan hatékony, de kevésbé bonyolult alternatívákat kínálunk a projektmenedzsmenthez. ⭐️
Projektmenedzserként megfelelő eszközökre van szüksége a projekt ütemtervének, folyamatainak és erőforrásainak koordinálásához és szervezéséhez. Ebben a cikkben tíz fantasztikus Gantt-diagram alternatívát mutatunk be a projektmenedzsmenthez, hogy elérje a kívánt eredményt!
Mik azok a Gantt-diagramok?
A ClickUp Gantt-diagramok útmutatójában részletesen bemutattuk a Gantt-diagramok létrehozását és olvasását – ez egy népszerű projektmenedzsment eszköz, amely a feladatokat vagy eseményeket az idő függvényében mutatja be.
Miután Henry Gantt először bemutatta a koncepciót, azt nagy építési projektekben használták, például a Hoover-gát építésénél az Egyesült Államokban. Ma ezt a munkaeszközt mindenféle projektmenedzsment rendszerben alkalmazzák, beleértve a Scrumot és az Agile-t is.
A hagyományos Gantt-diagram hat fő összetevője
- Mérföldkövek: szimbólumokkal jelölje meg a projekt időbeni befejezéséhez és sikeréhez fontos dátumokat.
- Nyilak/vonalak: jelzik, mely feladatok blokkolják és várnak másokra (ezeket függőségeknek nevezzük)
- Vonal jelölő: megadja az aktuális dátumot, hogy egy pillantással láthassa, mennyi munka van még hátra.
- Vízszintes sávok: az egyes projektfeladatok időtartamát jelzik
- Bal oldali sáv: felsorolja a projektben szereplő összes feladatot.
- Időskála: dátumkategóriákat (napok, hetek, hónapok) jelenít meg
Lényegében a Gantt-diagramok az elvégzendő összes feladatot és azok egymáshoz való viszonyát mutatják be egy adott időszakban. A Gantt-diagram szoftver használatának előnyei a következők:
✅ A Gantt-diagram előnyei
- A Gantt-diagramok madártávlatból mutatják be az egész projektet. Lássa, hol illeszkedik minden, és azonosítsa a problémákat anélkül, hogy több fül vagy oldal között kellene váltania.
- A Gantt-diagramok kiemelik a függőségeket és a kritikus utat. Gyorsan intézkedjen a felhalmozódott feladatok és erőforrások ügyében, hogy azok ne okozzanak további problémákat.
- A Gantt-diagramok segítenek több ütemterv megértésében. Könnyen megtalálhatja a projekt ütemtervében a szabad időpontokat, hogy további tevékenységeket ütemezzen be.
- A Gantt-diagramok egy vizuális projektmenedzsment technika. Kezelje projektjeit vizuális módon, amely könnyen érthető.
Másrészt a Gantt-diagramok gyorsan bonyolulttá tehetik a projektet egy csapat számára, és ennek oka a következő:
❌ A Gantt-diagram hátrányai
- A csapatokkal való együttműködés a Gantt-diagram elkészítéséhez első alkalommal nehéz lehet. A Gantt-diagramok gyorsan munkaigényessé válhatnak, ami több stresszt okoz a tervezés során, és elvonja az időt a projektmunkától.
- A Gantt-diagramok vízszintes sávjai félrevezetőek lehetnek. A Gantt-diagramok minden egyes sávja egy feladat időszakát jelzi. Nem mutatja a feladat elvégzéséhez szükséges órák számát.
- Az idő múlásával a Gantt-diagramok karbantartása kihívást jelenthet. A projekt hatóköre változhat, vagy új projektfeladatok kerülhetnek hozzáadásra, ami megnehezíti a nyomon követést és a rögzítést.
- A Gantt-diagram egyetlen papírlapra történő kinyomtatása elveszi annak értelmét. Az érdekelt felek szempontjából nem szeretnék megerőltetni a szemüket, hogy meglássák a Gantt-diagram dátumjelzőjét.
Minden projektnek megvannak a maga egyedi követelményei, hatóköre, erőforrásai, költségvetése és céljai. Azonban itt van három fontos jel, amely arra utal, hogy Gantt-diagram alternatívára van szüksége:
🪧 Nincs olyan csapattag, aki a projekt Gantt-diagramját a kezdetektől a végéig kezelné és karbantartaná.
🪧 Nincs idő arra, hogy a csapatot megtanítsa a Gantt-diagramok használatára
🪧 Nincs pontos áttekintés a feladatok és a mérföldkövek sorrendjéről
Bár ezek egyértelmű jelek arra, hogy a Gantt-diagram nem biztosítja a sikert, még nincs minden veszve! Néhány alternatíva jobban szolgálja a csapatát és a projektjét (a Gantt-diagramokkal járó zavarok és bonyodalmak nélkül).
10 Gantt-diagram alternatíva
1. Listák
A listák általában a legalkalmasabbak a dolgok elindításához! Sokoldalúak és annyira részletesek lehetnek, amennyire az a munkamegosztási struktúra létrehozásához szükséges. Különösen akkor, amikor a feladatok prioritásai miatt a csapatoknak alkalmazkodniuk kell (és ez szinte minden nap előfordul), a listák gyorsan módosíthatók, hogy tükrözzék a legfontosabb információkat, amelyek szükségesek a terv betartásához.
Mégis, a Gantt-diagramokhoz hasonlóan a listák sem alkalmasak minden projektmenedzsment feladatra. Ha például tudod, hogy a projektedben függőségeket kell nyomon követned, a listák nem fogják ezt egyértelműen megmutatni a célközönségednek.
👉 Ha többet szeretne megtudni a listákról, olvassa el a Hogyan készítsünk projekttervet 5 lépésben című cikkünket!
2. Fehér táblák
A fehér táblák tökéletes eszközök brainstorming üléseken, hogy a csapatok gyorsabban összehangolják a elvégzendő munkát. Az irodában egy fizikai fehér tábla elősegítheti a táblánál álló személyek közötti gyors problémamegoldást.
Még akkor is, ha a csapatok távoli vagy hibrid munkakörnyezetbe költöznek, a tábláknak továbbra is fontos szerepük van az együttműködés terén. A kollaboratív táblák térnyerése pótolta azt az űrt, amely a távoli csapatok ötletelése és ötletek kidolgozása terén keletkezett. A globális interaktív táblák piacának 2025-re várhatóan eléri a 2,31 milliárd dollárt, ami jól mutatja, milyen népszerűek ezek az eszközök.
— Zeb Evans, a ClickUp vezérigazgatója
👉 Ismerje meg, hogyan kapcsolhatja össze ötleteit a munkafolyamatával gyorsabban a ClickUp Whiteboards segítségével!
3. Kanban táblák
A Kanban tábla egy munkafolyamat-vizualizációs eszköz, amely leginkább olyan projektekhez alkalmas, amelyek nem feltétlenül igényelnek prioritási vagy függőségi stratégiákat. A Kanban táblák inkább a munkafolyamat állapotánként a folyamatban lévő munkák korlátozásában segítenek. A kártya (amely a feladatot jelenti) balról jobbra halad át az egyes oszlopokon (amelyek a munkafolyamat állapotát jelzik), amíg el nem éri a KÉSZ állapotot. A Kanban táblák rugalmasan kezelik az alábbi típusú projekteket:
- Karbantartási kérelmek teljesítése
- Közösségi média tartalom létrehozása
- Értékesítési csatorna kezelése
- Jelöltek interjúztatása
- Készletnyilvántartás
👉 További inspirációt találhat a Kanban táblák példáiról szóló cikkünkben, és többet megtudhat a Kanban és a Gantt-diagramok közötti különbségekről.
4. Idővonalak
Az ütemtervek és a Gantt-diagramok hasonlóaknak tűnhetnek, de a fő különbség az, hogy a Gantt-diagram egy kétdimenziós diagramon mutatja be a feladatok részletes sorrendjét és azok egymástól való függőségét. A projektmenedzsment ütemterv egy lineáris vonalon mutatja be a feladatok időrendi sorrendjét és azok határidejét!
Végül is a Gantt-diagram vagy az idővonal használatáról szóló döntés attól függ, hogy mit szeretne közölni a közönségével. Ha például egy projekt életciklusának rövid áttekintését szeretné bemutatni, akkor az idővonal elegendő. Másrészt, ha meg kell határoznia a feladatok függőségét és a projekt összetettségét, akkor az idővonalak több kérdést vetnek fel, mint amennyit megválaszolnak.
👉 Kapjon választ minden kérdésére a Gantt-diagramok és az ütemtervek összehasonlításával kapcsolatban!
5. Gondolattérképek (vagy projekt hálózati diagramok)
A listánk következő Gantt-diagram alternatívája a gondolattérképek nevű eszköz, amely ideális az ötletek vizuális brainstormingjához. A gondolattérkép középpontjában általában egy központi ötlet vagy kérdés áll. A központból kifelé vonalak húzódnak, amelyek összekötik a kapcsolódó ötleteket. Ezekből az ötletekből vonalak húzódnak, amelyek új ötleteket kapcsolnak össze, és ez így folytatódik tovább.
A gondolattérképeket általában csak a kezdeti ötletelés során használják, így mindenki szabadon generálhat ötleteket anélkül, hogy aggódnia kellene a korlátozások miatt. Kezdhet egy darab papírral és ceruzával, vagy használhat szoftvert, hogy fejlessze gondolattérkép-készítési képességeit.
Íme néhány gondolattérkép-forrás példákkal, hogy láthassa őket működés közben!
6. Scrum táblák
A Scrum tábla (vagy Sprint tábla) egy adott Sprint során elvégzendő munkák vizuális ábrázolása. A Sprint egy időkerethez kötött iteráció, amelynek során a csapat egy adott projektrészletet fejez be. A Scrum táblák a következőképpen segítik a csapatokat:
- Annak biztosítása, hogy mindenki a projekt feladatán dolgozzon
- A elvégzendő feladatok azonosítása
- Aktív Sprint előrehaladásának nyomon követése
Míg a Scrum táblák javítják a csapat hatékonyságát és kommunikációját, ez a Gantt-diagram alternatíva nehezen alkalmazható és sikeresen megvalósítható lehet a nem agilis csapatok számára. Scrum mester vagy az agilis projektmenedzsment ismerete nélkül előfordulhat, hogy a Scrum táblák több kárt okoznak, mint hasznot a projektnek.
👉 Ismerje meg, hogyan lehet Scrum táblát készíteni és használni a ClickUp végső útmutatójával!
7. Dokumentumok
A dokumentumok a Gantt-diagramok legegyszerűbb alternatívái. A dokumentumok segítenek a szerepek és felelősségek, a költségvetési megjegyzések, a munka terjedelme, a kommunikációs terv, a chart, a találkozók jegyzetek és egyebek szervezésében. A projektmenedzserek a dokumentumokban a szükséges mértékben részletesek lehetnek, és végül egy alapvető projektmenedzsment-dokumentumokból álló könyvtárat hozhatnak létre.
A dokumentumok projektmenedzsmentben való használatának hátránya azonban, hogy a teendők vagy feladatok gyorsan elveszhetnek vagy feledésbe merülhetnek, ha el vannak temetve egy dokumentumban.
👉 Fedezze fel a legjobb Google Docs alternatívákat a fejlett együttműködési lehetőségekhez!
8. Műszerfalak
A műszerfalak különböző információforrásokat, mutatókat és kulcsfontosságú teljesítménymutatókat (KPI-ket) egyesítenek egyetlen nézetben. Kombinálhatnak szöveges és vizuális widgeteket – kördiagramokat, rendezett listákat, oszlopdiagramokat –, hogy a csapatok valós idejű adatokat kapjanak és megalapozott projektdöntéseket hozhassanak. A KPI-k változásával vagy a csapat tagjainak cseréjével idővel minimális erőfeszítéssel jobb verziókat készíthet ugyanazon műszerfalból.
👉 Kövesse 5 lépéses útmutatónkat a hatékony irányítópultok létrehozásához!
9. Táblázatok
Az egyszerű Excel táblázatok óta nagy utat tettünk meg. A modern projektmenedzsment szoftverek táblázatait ma már fejlett funkciók egészítik ki, ami megkönnyíti (és esztétikusabbá teszi!) a táblázatos menedzsmentet preferáló felhasználók dolgát. A sablonok erejével kombinálva a csapatok azonnal feltölthetik az információkat az eszközbe, és átfogó projektütemtervet készíthetnek.
A táblázatok használatának gyengesége nyilvánvalóvá válik, ha a projektek nagyok, összetettek és bonyolult képletek létrehozását igénylik a többfunkciós csapatokkal való együttműködéshez. Ez azonban nem jelent problémát, ha rendelkezik az összes adatbeviteli munkát elvégezni képes erőforrásokkal!
10. Naptárak
A naptárak mindig is relevánsak voltak és azok is maradnak. Mindenki ismeri a naptárat, mert általános célokra és projektmenedzsmentre egyaránt használható. A naptár segítségével megtervezhetjük és megszervezhetjük a többi fontos határidőt és eseményt, hogy elkerüljük a források túlzott lekötését.
Ez a Gantt-diagram alternatíva elég sokoldalú ahhoz, hogy különböző módon használható legyen: tervezés, erőforrás-elosztás, feladatok és alap sablonok. Leginkább azonban egyszerű projektekhez ajánlott, ahol nincsenek feladatfüggőségek, és ahol a státusz/bejelentkezési megbeszélések megtekintése a cél.
👉 Tudja meg, hogyan segítheti projektjét a projektnaptár!
Íme! Tíz Gantt-diagram alternatíva, amelyek rugalmasságot biztosítanak Önnek és csapatának a különböző projektek strukturálásában. 🛠 🚀
Hogyan válasszunk Gantt-diagram alternatívát?
Van egy elképzelése, és készen áll a elvégzendő munkák megtervezésére. Listát készít? Folyamatábrát rajzol? Idővonalat szervez? Melyik eszköz jeleníti meg a legpontosabban és legmeggyőzőbben a projekt adatait?
Íme néhány forgatókönyv, amelyekkel szűkítheti a lehetőségeket:
| 💭 A csapat a kezdeti tervezési fázisban van. | 🤝 A projektben feladatfüggőségek, mérföldkövek és többfunkciós csapatok vannak | 🤹♀️ A csapat egyszerre több projektet is kezel |
|---|---|---|
| ✅ Gondolattérképek ✅ Folyamatábrák ✅ Naptárak❌ Kanban táblák ❌ Műszerfalak ❌ Táblázatok | ✅ Scrum táblák ✅ Műszerfalak ✅ Folyamatábrák❌ Fehér táblák ❌ Naptárak ❌ Idővonalak | ✅ Kanban táblák ✅ Scrum táblák ✅ Dashboardok❌ Fehér táblák ❌ Gondolattérképek ❌ Idővonalak |
| 💰 *Az érdekelt felek szeretnék látni a projekt hatókörét, költségeit és erőforrás-gazdálkodását. | 🤖 A csapat közepes vagy haladó szintű tapasztalattal rendelkezik a projektmenedzsment szoftverek terén | ⚡️ A csapat a kevésbé strukturált megoldásokat részesíti előnyben a jobb együttműködés érdekében. |
|---|---|---|
| ✅ Dashboardok ✅ Folyamatábrák ✅ Dokumentumok❌ Fehér táblák ❌ Gondolattérképek ❌ Idővonalak | ✅ Kanban táblák ✅ Scrum táblák ✅ Működési táblák ✅ Folyamatábrák ✅ Táblázatok | ✅ Fehér táblák ✅ Gondolattérképek ✅ Folyamatábrák❌ Scrum táblák ❌ Dokumentumok ❌ Idővonalak |
A fenti példák megerősítik, hogy a választás nem dekoratív döntés, és nem is személyes. Tegyük fel, hogy a projektmenedzsment eszköz nem segít a célközönségnek a tudás megőrzésében és a proaktív cselekvésben. Ebben az esetben valószínűleg nehéz lesz a kezdet.
De ki mondta, hogy csak egy eszközt kell használnia? 🤓
Használjon egy vagy több projektmenedzsment eszközt ingyenesen a ClickUp-ban!
A ClickUp csapata és a ClickUp felhasználói világszerte különböző szempontok alapján szervezik projektjeiket:
- Nézze meg, hogyan oszlik meg a munka a csapat tagjai között a Box vagy a Workload nézetben.
- Elemezze az információcsoportokat táblázatos nézetben vagy irányítópulton
- A feladatok megjelenítése lista vagy naptár nézetben
- Wiki-oldalak és projektismertetők létrehozása a Docs segítségével
- A Gantt-nézetben eltöltött idő kezelése
A termelékenységi platformunkba beépített sokféle projektmenedzsment eszközzel Ön és csapata minden szükséges eszközzel rendelkezni fog. Kezdje el még ma ingyenesen használni a ClickUp-ot! ⚡️