Les agences internationales perdent du temps lorsque les briefs, les commentaires, les fichiers et le suivi des livraisons sont gérés par différents outils. À travers les fuseaux horaires, les petits décalages dans les transferts se transforment en véritables retards de livraison.
Une étude de la Harvard Business School a révélé que les communications synchrones, telles que les appels téléphoniques et les visioconférences, diminuaient de 11 % lorsque le décalage horaire entre collègues augmentait d'une heure.
Dans ce guide, nous présentons les meilleurs outils de productivité cloud pour les agences internationales, leurs points forts respectifs et la manière de créer une pile de livraison qui reste rapide quel que soit le fuseau horaire. Nous vous montrerons également comment ClickUp rassemble les tâches, les documents, la collaboration, les rapports et l'IA dans un seul environnement de travail, afin que les équipes internationales passent moins de temps à courir après les informations et plus de temps à livrer des résultats.
📖 À lire également : Gestion des flux de travail : outils, avantages et bonnes pratiques
Aperçu des meilleurs outils de productivité cloud
Vous recherchez une comparaison rapide des meilleurs outils de productivité cloud ? Voici un aperçu des meilleurs outils de productivité cloud pour les agences internationales et de ce que chacun d'entre eux offre. 📊
| Outil | Meilleures fonctionnalités | Idéal pour | Tarifs* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | Gestion des tâches intégrée, documents, tableaux de bord, suivi du temps, outils d'automatisation et collaboration en temps réel. | Agences qui souhaitent regrouper la gestion des tâches, le suivi des projets, les documents et les rapports en un seul endroit | Free Forever ; personnalisations disponibles pour les entreprises. |
| Notion | Documents et wikis, bases de données, vues de suivi de projet, collaboration en équipe, modèles | Équipes qui souhaitent disposer de documents flexibles et d'une gestion de projet légère dans un seul environnement de travail | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 12 $/utilisateur/mois. |
| Microsoft 365 | Microsoft Teams, Word, Excel, PowerPoint, partage de fichiers OneDrive, calendriers Outlook | Agences standardisées sur Microsoft Office et contrôles d’administrateurs de niveau entreprise | Essai gratuit disponible ; forfaits payants à partir de 7,20 $ par utilisateur et par mois. |
| Google Workspace | Google Drive, Google Docs, Google Agenda, visioconférences Meet, disques partagés et contrôles d'administration pour administrateurs | Équipes distribuées qui utilisent Google Docs et ont besoin d'un partage rapide de fichiers et d'évènements de calendrier | Essai gratuit disponible ; forfaits payants à partir de 8,40 $ par utilisateur et par mois, facturés annuellement. |
| Figma/FigJam | Conception multijoueur, prototypage, ateliers FigJam, commentaires, historique des versions | Équipes créatives et produits qui ont besoin de transmettre des designs et des commentaires dans le même fichier | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 5 $ par place et par mois. |
| Adobe Creative Cloud cloud | Applications créatives, bibliothèques partagées, stockage des ressources, historique des versions et console d'administration pour administrateurs | Agences produisant un volume important de ressources créatives pour différentes équipes et différents clients | Essai gratuit disponible ; prix à partir de 54,99 $ par licence et par mois, facturé annuellement. |
| Slack | Canaux, réunions quotidiennes, visioconférences, partage d'écran, intégrations et collaboration externe via Slack Connect. | Outils de communication pour agences nécessitant des transferts plus rapides et moins de longs fils d'e-mails | Forfait Free disponible ; forfaits payants à partir de 8,75 $ par utilisateur et par mois. |
| Airtable | Gestion du travail de type base de données, vues, automatisations, formulaires, permissions et fonctionnalités de rapports. | Équipes opérationnelles et de livraison gérant les flux de travail, les ressources et les demandes des clients à grande échelle | Forfait Free disponible ; forfait Équipe facturé 24 $ par utilisateur et par mois. |
| Miro | Tableaux blancs visuels, modèles, ateliers, visioconférences, votes, Talktracks | Équipes axées sur la stratégie, la recherche et les ateliers qui ont besoin d'une collaboration asynchrone entre différents fuseaux horaires. | Forfait gratuit disponible ; forfaits payants à partir de 8 $ par utilisateur et par mois. |
| Dropbox Business | Stockage de fichiers, partage de fichiers, contrôles administratifs, permissions, contrôle des versions, options de récupération | Agences qui ont besoin d'un stockage cloud fiable et d'un accès structuré aux ressources des clients | Les forfaits payants commencent à 19,99 $ par utilisateur et par mois. |
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
📖 À lire également : Les meilleurs outils de productivité pour les agences et les équipes
Que devez-vous rechercher dans les outils de productivité cloud pour les agences internationales ?
Lorsque vous gérez des projets dans plusieurs régions, vous avez besoin d'un logiciel de productivité qui vous permette de clarifier votre calendrier et vos tâches. Vous pouvez commencer par vérifier si l'outil prend en charge une gestion de projet et une gestion des tâches efficaces sans alourdir la charge administrative des membres de votre équipe.
✅ Voici ce qui importe le plus pour les agences internationales :
- Une organisation claire des tâches vous permet d'attribuer des tâches, de suivre la progression et d'assurer un suivi cohérent de plusieurs projets.
- Une véritable collaboration d'équipe grâce aux commentaires, aux validations et au partage de contexte, qui vous permet de réduire les problèmes de communication entre les fuseaux horaires.
- Partage de fichiers fiable avec stockage de fichiers, contrôle des versions et contrôles d'accès pour que les ressources des clients restent précises et en sécurité.
- Suivi du temps intégré et rapports détaillés pour vous permettre de suivre la productivité, de protéger vos marges et d'améliorer la satisfaction client.
- Outils d'automatisation pour les tâches répétitives afin que la productivité de votre équipe reste stable pendant les transferts.
- Outils de communication prenant en charge les visioconférences et le partage d'écran lorsque vous avez besoin d'une coordination rapide, ainsi que des intégrations avec des outils tels que Google Drive, Google Agenda et Microsoft Teams.
- Fonctionnalités de rapports et analyses avancées qui fournissent des informations précieuses sur la charge de travail, les risques liés à la livraison et l'avancement des projets en cours.
- Fonctionnalités professionnelles telles que les contrôles administratifs, la sécurité et la tarification personnalisée, afin que vous puissiez adapter le même système à toutes les régions à mesure que vos effectifs augmentent.
📖 À lire également : Meilleurs logiciels de gestion de projet créatif
Les meilleurs outils de productivité cloud pour les agences internationales
Voici notre sélection des meilleurs outils de productivité basés sur le cloud que vous pouvez utiliser si vous êtes une agence internationale cherchant à gérer vos projets et vos tâches dans les délais impartis.
1. ClickUp (idéal pour réduire la prolifération des tâches et de l'IA dans les prestations internationales)
Les agences internationales perdent du temps lorsque la livraison dépend de systèmes qui ne partagent pas le contexte. Les briefs, les validations, les commentaires et le suivi se retrouvent dispersés à différents endroits. Cette fragmentation, appelée « prolifération du travail », ralentit l'exécution des tâches au sein des équipes à distance.
L'IA peut ajouter une couche supplémentaire de complexité lorsque les équipes utilisent plusieurs outils d'IA sans partage de contexte. Le résultat est davantage de changements, plus de travail en double et une exécution moins cohérente.
ClickUp aide à résoudre ces deux problèmes en proposant un espace de travail IA convergent qui rassemble vos principaux logiciels de productivité dans un seul système. Cela permet de rester connecté au contexte et de créer un flux de travail avec moins de lacunes en matière de communication.
Voici un aperçu rapide de la manière dont ClickUp peut vous aider à atteindre cet objectif.
Gardez les discussions en connexion avec la livraison grâce à ClickUp Chat et ClickUp SyncUps.
Lorsque le chat ne fait pas partie de vos outils de gestion de projet, les mises à jour sont noyées et les actions à mener sont perdues de vue. ClickUp Chat est conçu pour établir une connexion entre les discussions et l'exécution afin que vous puissiez transformer les messages en tâches, garder les fils de discussion liés au travail concerné et réduire les échanges de messages.
Pour une coordination en temps réel lorsque vous en avez besoin, ClickUp SyncUps vous offre des visioconférences audio/vidéo et un partage d'écran intégrés dans le même environnement que celui utilisé par votre équipe pour gérer les projets, ce qui vous permet de passer de la discussion à l'attribution des tâches sans changer d'outil.
📌 Exemple : Votre responsable de compte à New York publie une demande de modification du client dans Chat, crée une tâche à partir du message, applique l'étiquette « responsable de la conception APAC », et l'équipe utilise un bref SyncUp pour confirmer la portée avant le transfert en fin de journée.
Assurez une gestion des tâches et un suivi des projets fiables avec ClickUp Tasks.
La prestation des agences est compromise lorsque l'organisation des tâches n'est pas cohérente entre les équipes. ClickUp Tasks facilite la standardisation de l'attribution des tâches et permet un suivi clair de plusieurs projets à la fois. Vous pouvez structurer le travail avec les propriétaires, les dates d'échéance, les statuts et le niveau de détail dont vous avez besoin pour les projets complexes, sans imposer de flux de travail rigides aux équipes.
Cela est particulièrement utile lorsque le même travail implique différents membres de l'équipe dans différentes régions.
Conservez les briefs, les commentaires et les décisions au même endroit grâce à ClickUp Documents.
Le travail des agences internationales nécessite une documentation exhaustive : les briefs, les notes clients, les plans de campagne, les orientations créatives, les résultats des réunions et le contexte des révisions sont dispersés dans divers dossiers.
ClickUp Docs conserve cette documentation à proximité de la livraison afin que les équipes ne perdent pas de temps à rechercher la dernière version. Vous pouvez collaborer en temps réel, ajouter des commentaires pour les révisions et conserver la documentation liée au travail qu'elle soutient.
Cela réduit les retouches dans les équipes à distance, car la raison d'être d'une tâche reste disponible lorsqu'une autre région la reprend quelques heures plus tard.
💡 Conseil de pro : utilisez ClickUp Hub Documents comme « bibliothèque de transfert » pour chaque client.
Lorsque votre équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, le moyen le plus rapide d'éviter les retouches est de faciliter la recherche du « dernier brief ». Hub Documents vous offre un emplacement centralisé pour organiser, rechercher et créer des documents et des wikis, afin que votre équipe APAC (Asie-Pacifique) ne commence pas à travailler à partir d'un fichier obsolète que votre équipe américaine a mis à jour pendant la nuit.
Offrez une meilleure visibilité aux équipes opérationnelles grâce aux tableaux de bord ClickUp.
Les responsables des opérations et les chefs de projet ont besoin de rapports fiables et rapides. Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de créer des portails clients et des vues de performance qui suivent l'avancement de plusieurs projets sans avoir à reconstituer manuellement les mises à jour de statut.
Si le suivi du temps est important pour les marges, les tableaux de bord ClickUp prennent également en charge les rapports de type Relevé de temps et les vues basées sur le temps, ce qui vous permet de répondre à des questions telles que « Combien de temps cela a-t-il pris ? » avec moins de travail sur les feuilles de calcul.
💡 Conseil de pro : utilisez les cartes ClickUp AI pour gérer les mises à jour de statut asynchrones entre les fuseaux horaires.
Ajoutez une carte « AI Project Update » (Mise à jour du projet IA) ou « AI Executive Summary » (Résumé exécutif IA) à votre tableau de bord ClickUp afin de pouvoir partager un aperçu clair de l'avancement du projet sans avoir à programmer d'appels supplémentaires. Vous pouvez également associer la carte à une liste, un dossier ou un espace spécifique, puis la réexécuter avant un transfert afin de maintenir la mise à jour à jour.
Réduisez les tâches répétitives grâce aux automatisations ClickUp.
Lorsque les transferts dépendent de la mémoire, la livraison mondiale ralentit. Les automatisations ClickUp permettent d'automatiser les processus de flux de travail courants (tels que la mise à jour des statuts, l'acheminement du travail, la notification des réviseurs ou l'attribution des propriétaires) afin que les actions prédéterminées puissent se produire automatiquement lorsque les conditions sont remplies.
ClickUp propose également plus de 100 modèles d'automatisation des flux de travail prêts à l'emploi pour accélérer l'installation. C'est l'un des moyens les plus pratiques de réduire les tâches répétitives tout en conservant la responsabilité liée à l'exécution.
Protégez vos marges grâce au suivi du temps et à la vue Charge de travail de ClickUp.
Pour les agences internationales, le suivi du temps n'est pas seulement une exigence en matière de relevés de temps. C'est un indicateur de marge et de capacité.
ClickUp prend en charge le suivi du temps consacré aux tâches via des chronomètres ou des entrées manuelles, y compris des relevés de temps et des cartes de tableau de bord, afin que vous puissiez associer les données temporelles au travail réel.
Et pour la planification des capacités, la vue Charge de travail aide les équipes à visualiser qui est en surcharge ou en sous-charge, avec des options permettant de définir des limites de capacité et d'afficher les charges de travail par jour, semaine ou mois.
Tirez pleinement parti de l'IA grâce à ClickUp Brain et ClickUp Enterprise Search.
L'IA peut améliorer la vitesse, mais seulement si elle respecte le contexte et les permissions. ClickUp Brain ajoute une couche d'IA à vos tâches et projets, qui relie les documents et les membres de l'équipe grâce à des permissions et des contrôles de confidentialité unifiés.
Les politiques d'IA de ClickUp empêchent également les fournisseurs d'IA tiers de s'entraîner sur vos données et n'autorisent pas la conservation des données par des tiers. Ceci est important pour les agences qui travaillent avec des données sensibles.
Lorsque le problème principal est « Où trouver la dernière réponse ? », la fonction Enterprise Search de ClickUp permet d'effectuer des recherches dans tous les outils et applications connectés (par exemple, Drive, Slack et Gmail) à partir d'un seul endroit, afin que les équipes puissent trouver le contexte sans avoir à rouvrir cinq systèmes différents.
💡 Conseil de pro : effectuez des mises à jour de statut plus rapides et synchronisez les transferts avec ClickUp Brain MAX.
ClickUp Brain MAX vous aide à transformer des mises à jour dispersées en signaux de livraison structurés, ce qui est exactement ce dont vous avez besoin lorsque les équipes à distance ne sont pas en ligne en même temps.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Cartographiez les flux de travail de campagne dans ClickUp Tableaux blancs et convertissez les notes autocollantes ou les formes en tâches afin que les ateliers se transforment en plans de projet exécutables.
- Saisissez les demandes des clients à l'aide des formulaires ClickUp qui créent automatiquement des tâches, appliquent des modèles et attribuent des propriétaires pour une prise en charge cohérente entre les équipes à distance.
- Vérifiez les ressources créatives avec ClickUp Révision en annotant les images, les vidéos et les PDF directement dans les pièces jointes des tâches et en ajoutant des commentaires pour donner votre avis.
- Synchronisez la gestion des plannings dans ClickUp Calendar, qui s'intègre à Google Agenda et Outlook afin que les évènements du calendrier s'affichent à côté du travail à livrer.
- Réutilisez des étapes de livraison répétables grâce aux modèles de tâches ClickUp afin que les équipes puissent effectuer plus rapidement des tâches cohérentes sur plusieurs projets.
Limitations de ClickUp
- Les nouveaux membres de l'équipe peuvent se sentir dépassés au début, car la plateforme offre de nombreuses options de configuration.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 11 000 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 530 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Un utilisateur de G2 a partagé un commentaire positif sur ClickUp :
J'apprécie les systèmes d'intégration et la conception de la plateforme ClickUp. Cela facilite vraiment le processus et le rationalise. Parfois, la disposition n'est pas très conviviale, et la section « Relevé de temps » n'affiche pas mes tâches à moins que je ne les recherche mot à mot. L'installation initiale a également été longue.
J'apprécie les systèmes d'intégration et la conception de la plateforme ClickUp. Cela facilite vraiment le processus et le rationalise. Parfois, la disposition n'est pas très conviviale, et la section « Relevé de temps » n'affiche pas mes tâches à moins que je ne les recherche mot à mot. L'installation initiale a également été longue.
📖 À lire également : Qu'est-ce que la collaboration en temps réel et quels avantages peut-elle apporter à votre équipe ?
2. Notion (idéal pour créer des hubs de connaissances partagées et des environnements de travail destinés aux clients)
Lorsqu'une agence internationale gère plusieurs projets, le moyen le plus rapide de perdre du temps est de laisser la « source de vérité » se disperser entre les documents et les fils de discussion. Notion est utile car il vous permet de regrouper le contexte du projet et la documentation de livraison, afin que les équipes à distance puissent commencer le travail sans avoir à rechercher le dernier brief ou la dernière décision.
En matière de gestion de projet, la force de Notion réside dans ses bases de données. Vous pouvez configurer une base de données de tâches avec le statut, l'assigné et les dates d'échéance, puis afficher ce même travail sous forme de tableau, de tableau blanc, de calendrier ou d'échéancier, selon la manière dont vos chefs de projet souhaitent suivre les projets.
Notion facilite également la gestion des plannings grâce à Notion Calendar. Il peut afficher les éléments de la base de données Notion parallèlement aux évènements de Google Agenda, ce qui est utile lorsque vous devez aligner les dates d'échéance des tâches avec les évènements du calendrier dans différents fuseaux horaires.
Les meilleures fonctionnalités de Notion
- Organisez les tâches et les flux de travail de gestion de projet à l'aide de bases de données prenant en charge les sous-tâches et les propriétés personnalisées pour une organisation plus claire des tâches.
- Connectez plusieurs calendriers pour gérer les évènements et les calendriers de livraison en un seul endroit.
- Connectez des outils tels que Slack et Google Drive pour réduire le stockage manuel de fichiers et faciliter la collaboration.
- Contrôlez qui peut accéder à quoi, ce qui vous aide lorsque vous gérez des pages destinées aux clients et des documents de livraison internes entre de nombreux membres de l'équipe.
Limitations de Notion
- Certains utilisateurs signalent que l'interface peut sembler complexe au premier abord et que l'installation demande du temps pour les équipes plus importantes.
- Les performances sont souvent réduites lorsque les bases de données et les pages deviennent volumineuses, ce qui peut affecter la productivité quotidienne des équipes.
Tarifs Notion
- Free
- Plus : 12 $ par membre et par mois
- Entreprise : 24 $ par membre et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Notion
- G2 : 4,6/5 (plus de 9 500 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 670 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Notion ?
Un utilisateur de G2 déclare :
« Il est très flexible et peut être modifié/exploité pour la gestion de projet et le suivi des tâches, mais aussi pour répondre aux besoins en matière de CRM. »
« Il est très flexible et peut être modifié/exploité depuis la gestion de projet et le suivi des tâches jusqu'à la couverture des besoins CRM. »
📖 À lire également : Outils de collaboration marketing pour les équipes
3. Microsoft 365 (idéal pour les agences qui standardisent leurs prestations sur Teams et Microsoft Office)
Si votre agence élabore déjà des propositions et des rapports dans Microsoft Office, Microsoft 365 peut réduire les frictions dans le flux de travail, car le travail essentiel de rédaction et de traitement de feuilles de calcul reste dans la même suite que votre équipe connaît déjà.
Microsoft Teams devient généralement le centre de la collaboration d'équipe, avec le chat, les visioconférences et le partage d'écran pour les révisions des clients et les transferts internes. Pour le partage de fichiers, OneDrive et SharePoint prennent en charge le stockage cloud et les contrôles d'accès, ce qui est utile lorsque vous travaillez avec des parties prenantes externes.
Microsoft 365 est particulièrement utile pour le travail distribué en matière de co-création. Lorsque les fichiers sont enregistrés dans OneDrive, SharePoint ou Teams, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même fichier Word, Excel ou PowerPoint. Cela réduit les problèmes de contrôle des versions qui apparaissent lorsque les équipes échangent des pièces jointes entre différents fuseaux horaires.
Les meilleures fonctionnalités de Microsoft 365
- Organisez des visioconférences et partagez votre écran pour les revues clients, les comptes rendus internes et les transferts entre fuseaux horaires.
- Collaborez sur des fichiers Word, Excel et PowerPoint grâce à la co-création en temps réel lorsque les fichiers sont stockés dans OneDrive ou SharePoint.
- Évitez les confusions liées aux versions de fichiers grâce à l'historique des versions et au versionnage structuré des documents pour le travail partagé.
- Automatisez les tâches répétitives telles que les notifications de routine et les flux de travail simples, grâce à des licences supplémentaires pour des scénarios d'entreprise plus larges.
Limitations de Microsoft 365
- Nécessite un logiciel de gestion de projet distinct lorsque vous avez besoin d'un suivi plus approfondi des projets, d'une planification des ressources ou d'une assistance pour des projets complexes.
- Ajoute un travail d'installation supplémentaire lorsque vous souhaitez une gouvernance cohérente à grande échelle entre Teams, OneDrive et SharePoint.
- Dépend d'options tierces pour le suivi du temps et les rapports de productivité spécifiques à l'agence dans de nombreuses installations.
Tarifs Microsoft 365
- Business Basic : 7,20 $ par utilisateur et par mois
- Business Standard : 15,00 $ par utilisateur et par mois
- Business Premium : 26,40 $ par utilisateur et par mois
- Forfaits Enterprise : Tarifs personnalisés
- Essai gratuit : disponible
Évaluations et avis sur Microsoft 365
- G2 : 4,6/5 (plus de 5 680 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 13 980 avis)
Que pensent les utilisateurs de Microsoft 365 ?
Un utilisateur de Capterra déclare :
« Microsoft 365 offre un excellent rapport qualité-prix, notamment grâce aux multiples outils regroupés dans un seul abonnement. Le partage de fichiers et la gestion de documents fonctionnent parfaitement avec OneDrive et SharePoint. La facilité d'utilisation est un autre atout, tout comme le service client. »
« Microsoft 365 offre un excellent rapport qualité-prix, notamment grâce aux multiples outils regroupés dans un seul abonnement. Le partage de fichiers et la gestion de documents fonctionnent parfaitement avec OneDrive et SharePoint. La facilité d'utilisation est un autre atout, tout comme le service client. »
📮ClickUp Insight : Près de 88 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage s'appuient désormais sur des outils d'IA pour simplifier et accélérer leurs tâches personnelles. Vous souhaitez bénéficier des mêmes avantages au travail grâce à des outils de collaboration en ligne?
ClickUp est là pour vous aider ! ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, peut vous aider à améliorer votre productivité de 30 % grâce à une réduction du nombre de réunions, à des résumés rapides générés par l'IA et à des tâches automatisées.
📖 À lire également : Modèles de productivité gratuits dans Excel et ClickUp
4. Google Workspace (idéal pour les agences qui gèrent la collaboration avec leurs clients via Google Drive, Google Docs et Google Agenda)
Pour les agences qui effectuent beaucoup de travail nécessitant de nombreuses révisions, Google Workspace est souvent un choix judicieux, car ses fonctionnalités de base sont axées sur la collaboration en temps réel. Google Drive prend en charge le stockage et le partage de fichiers dans le cloud, tandis que Google Docs permet aux équipes à distance de modifier facilement des briefs et des brouillons de travail ensemble, sans avoir à s'envoyer des versions par e-mail.
Google Agenda est également l'une des principales raisons pour lesquelles les équipes internationales adoptent Workspace. Les calendriers partagés facilitent la gestion des plannings entre les différents fuseaux horaires, car les horaires des réunions s'adaptent à l'heure locale et à la disponibilité de chaque personne.
Google Meet prend ensuite en charge les moments en direct qui restent importants, tels que les revues créatives et les vérifications des parties prenantes, grâce à des visioconférences et au partage d'écran.
Les meilleures fonctionnalités de Google Workspace
- Contrôlez les permissions de partage de fichiers au niveau des dossiers, y compris le partage avec des groupes et des espaces de collaboration.
- Assurez le bon déroulement des revues interfonctionnelles grâce à la collaboration en temps réel entre les membres de l'équipe dispersés géographiquement.
- Coordonnez les évènements du calendrier entre les différentes régions grâce à des paramètres de fuseau horaire conçus pour les calendriers internationaux.
- Organisez des visioconférences avec des options de partage d'écran qui prennent en charge les flux de travail des agences nécessitant de nombreuses révisions.
- Ajoutez des disques partagés et des fonctionnalités avancées de gestion des versions de documents lorsque vous passez à des forfaits payants.
Limitations de l'environnement de travail de Google
- Nécessite des outils de gestion de projet dédiés si vous souhaitez bénéficier d'une gestion approfondie des tâches intégrée, de diagrammes de Gantt ou d'une organisation des tâches de bout en bout.
- Nécessite une gouvernance solide pour éviter les partages externes désordonnés à mesure que la collaboration entre clients et freelances s'étend.
- S'appuie sur des modules complémentaires ou des systèmes adjacents pour le suivi du temps et les analyses avancées au-delà des rapports d'administrateurs de base.
Tarifs Google Workspace
- Business Starter : 8,40 $ par utilisateur et par mois
- Business Standard : 16,80 $ par utilisateur et par mois
- Business Plus : 26,40 $ par utilisateur et par mois
- Forfaits Enterprise : tarifs personnalisés
- Essai gratuit : Essai gratuit de 14 jours disponible
Évaluations et avis sur Google Workspace
- G2 : 4,6/5 (plus de 47 390 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 17 380 avis)
Que pensent les utilisateurs de l'environnement de travail Google Workspace ?
Un utilisateur de Capterra a déclaré :
« Je pense que Google Workspace est un environnement de travail supérieur pour la gestion d'équipe. Il est extrêmement facile de naviguer entre les 20 disques partagés que nous avons avec chacune de nos succursales. Je peux déplacer des documents facilement. La possibilité d'utiliser un @ spécial pour les e-mails rend la communication au sein de l'équipe plus efficace. »
« Je pense que Google Workspace est un environnement de travail supérieur pour la gestion d'équipe. Il est extrêmement facile de naviguer entre les 20 disques partagés que nous avons avec chacune de nos succursales. Je peux déplacer des documents facilement. La possibilité d'utiliser un @ spécial pour envoyer des e-mails rend la communication au sein de l'équipe plus efficace. »
📖 À lire également : Le meilleur logiciel d'environnement de travail unifié pour centraliser votre travail
5. Figma/FigJam (Idéal pour la collaboration en temps réel sur des projets de conception entre différents fuseaux horaires)
Lorsque les designers et les clients travaillent dans des fuseaux horaires différents, les boucles de rétroaction peuvent devenir un goulot d'étranglement. Figma facilite le travail des équipes en leur permettant de travailler à partir d'un seul fichier cloud, ce qui réduit le problème des « mauvaises versions » et permet de lier les commentaires à l'élément de conception exact dont il est question.
Figma est également conçu pour la collaboration en direct, dans les fichiers. Le chat par curseur permet aux utilisateurs de taper des messages temporaires dans un fichier de conception pour poser des questions rapides et obtenir des confirmations pendant les heures de chevauchement, ce qui peut réduire le nombre de visioconférences courtes qui perturbent la concentration.
Les permissions sont liées à l'accès en lecture et en écriture, ce qui vous permet d'inviter les bons membres de l'équipe sans donner à tout le monde un contrôle total. Pour les ateliers et la planification préliminaire, FigJam prend en charge le tableau blanc collaboratif avec des options de chat en direct, de commentaires et d'audio.
Meilleures fonctionnalités de Figma/FigJam
- Discutez des commentaires à l'intérieur du fichier, sans changer d'outil de communication.
- Contrôlez ce que les membres de l'équipe peuvent faire grâce aux accès View, Collab, Dev et Full.
- Offre d'assistance pour les grands groupes de révision comptant des centaines de collaborateurs dans un seul fichier.
- Partagez votre travail via des liens afin que les révisions restent liées au bon contexte.
Limitations de Figma/FigJam
- Les performances peuvent ralentir lors de projets complexes impliquant des fichiers plus lourds.
- Les fonctions hors ligne sont limitées, ce qui peut poser un problème lors de déplacements.
Tarifs Figma/FigJam
- Starter : forfait Free
- Professionnel : 5 $ (Collab) / 15 $ (Dev) / 20 $ (Full) par place et par mois
- Organisation : 5 $ (Collab) / 25 $ (Dev) / 55 $ (Full) par place et par mois
- Enterprise : 5 $ (Collab) / 35 $ (Dev) / 90 $ (Full) par place et par mois
Évaluations et avis sur Figma/FigJam
- G2 : 4,7/5 (plus de 1 400 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 840 avis)
Que pensent les utilisateurs de Figma/FigJam ?
Un critique de G2 a déclaré :
« La collaboration avec les membres de l'équipe est fluide, ce qui nous permet de concrétiser des idées mûrement réfléchies. Cet outil soutient nos activités de recherche en matière d'expérience utilisateur, telles que la cartographie des parcours utilisateurs, les sessions de brainstorming et les critiques de conception. »
« La collaboration avec les membres de l'équipe est fluide, ce qui nous permet de concrétiser des idées mûrement réfléchies. Cet outil soutient nos activités de recherche en matière d'expérience utilisateur, telles que la cartographie des parcours utilisateurs, les sessions de brainstorming et les critiques de conception. »
💡 Conseil de pro : si vous souhaitez obtenir une vue plus spécifique à votre agence sur la manière dont ClickUp fournit l'assistance pour ce modèle opérationnel, ClickUp pour les agences créatives vous aide à planifier et à présenter votre travail en un seul endroit.
6. Adobe Creative Cloud (idéal pour gérer la production créative de marque à grande échelle)
Les agences internationales qui traitent de grands volumes de ressources créatives sont souvent confrontées au même problème : les fichiers et les éléments de marque sont dispersés, et les réviseurs ne savent pas quelle version est approuvée. Adobe Creative Cloud pour les équipes est conçu pour cet environnement, associant les applications créatives essentielles à des contrôles commerciaux qui aident les agences à gérer les ressources et l'accès entre les membres de l'équipe.
Pour les opérations créatives quotidiennes, les bibliothèques partagées sont importantes. Grâce à Adobe Creative Cloud, les équipes peuvent accéder aux « bibliothèques appartenant à l'entreprise », ce qui permet de garantir la cohérence des éléments de marque tels que les couleurs et les composants dans plusieurs projets.
Du côté administratif, les utilisateurs ont accès à une console d'administration basée sur le Web et peuvent récupérer les ressources lorsqu'un employé quitte l'entreprise. Cela est utile pour les agences qui emploient des freelances, ont des équipes tournantes ou connaissent des changements fréquents de personnel, car la propriété et l'accès peuvent rester sous le contrôle de l'entreprise au lieu d'être gérés par des comptes personnels.
Les meilleures fonctionnalités de la cloud d'Adobe Creative Cloud
- Stockez les ressources partagées et les palettes de couleurs pour garantir la cohérence de la marque dans tous les projets.
- Restaurez les versions antérieures de vos fichiers pendant 180 jours maximum.
- Gérez les licences de manière centralisée et récupérez les actifs de l'entreprise lorsque les rôles changent.
- Gardez les fichiers de travail accessibles dans le cloud pour toutes les équipes à distance.
Limites d'Adobe Creative Cloud
- Les équipes ont souvent besoin d'une période de formation pour devenir pleinement opérationnelles.
- Les tarifs peuvent sembler élevés, en particulier pour les petites équipes disposant de nombreuses places.
Tarifs Adobe Creative Cloud for cloud
- Creative Cloud Standard : 54,99 $ par licence et par mois, facturé annuellement
- Creative Cloud Pro : 69,99 $ par licence et par mois, facturé annuellement
- Creative Cloud Pro pour les équipes : 99,99 $ par licence et par mois, facturé annuellement
Évaluations et avis sur Adobe Creative Cloud
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : 4,7/5 (plus de 7 300 avis)
Que pensent les utilisateurs d'Adobe Creative Cloud ?
Un critique de G2 a déclaré :
« Mon travail quotidien consiste à préparer des cours courts, des vidéos éducatives, des documents d'orientation pour les patients et des sessions d'enseignement en ligne. Je l'utilise (Adobe Creative Cloud) pour concevoir des diagrammes alimentaires, des publications éducatives pour les patients et des visuels liés à la santé pour différentes conditions, que j'utilise régulièrement dans le cadre de conseils cliniques, de publications éducatives et de sessions d'enseignement en ligne. »
« Mon travail quotidien consiste à préparer des cours courts, des vidéos éducatives, des documents d'orientation pour les patients et des sessions d'enseignement en ligne. Je l'utilise (Adobe Creative Cloud) pour concevoir des diagrammes alimentaires, des publications éducatives pour les patients et des visuels liés à la santé pour différentes conditions, que j'utilise régulièrement dans le cadre de conseils cliniques, de publications éducatives et de sessions d'enseignement en ligne. »
📖 À lire également : Exemples et cas d'utilisation de l'automatisation des flux de travail
7. Slack (idéal pour une communication rapide entre les clients et les canaux internes)
Lorsqu'une agence internationale travaille sur plusieurs fuseaux horaires, le plus gros ralentissement provient généralement des décalages entre les mises à jour. Les décisions sont prises à un endroit, quelqu'un passe à côté du contexte, et la région suivante passe sa première heure à se demander « qu'est-ce qui a changé ? ».
Slack est conçu pour une communication non linéaire et asynchrone, afin que les équipes puissent apporter leurs contributions lorsqu'elles sont en ligne, plutôt que d'attendre le « bon moment » ou de répondre à de longs fils de discussion par e-mail.
Au lieu de disperser les informations dans des messages privés et des boîtes de réception aléatoires, l'approche de Slack encourage les discussions à rester organisées par projet ou par sujet, ce qui réduit le risque d'exclure des membres clés de l'équipe. Cela peut améliorer la productivité de l'équipe lorsque plusieurs projets avancent en parallèle et que des transferts ont lieu quotidiennement. Slack a également tendance à bien fonctionner lorsque les agences doivent collaborer avec des parties prenantes externes.
Les meilleures fonctionnalités de Slack
- Collaborez avec vos clients et partenaires dans des canaux partagés sans ouvrir l'intégralité de votre environnement de travail.
- Passez des visioconférences audio et vidéo avec partage d'écran pour des validations et des transferts rapides.
- Conservez les messages, les fichiers et les discussions dans un système de recherche afin que les chefs de projet puissent trouver rapidement les décisions prises.
- Connectez plus de 2 600 applications, dont Google Drive, pour que le partage de fichiers reste lié aux discussions.
Limites de Slack
- Le forfait Free limite l'historique des messages et des fichiers, ce qui peut réduire la visibilité pour les travaux de longue durée avec les clients.
- Slack n'est pas un logiciel de gestion de projet, vous aurez donc toujours besoin d'outils de gestion de projet pour attribuer des tâches et suivre la progression.
Tarifs Slack
- Pro : 8,75 $ par utilisateur et par mois
- Business+ : 18 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise Grid : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Slack
- G2 : 4,5/5 (plus de 37 990 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 23 975 avis)
Que pensent les utilisateurs de Slack ?
Un évaluateur G2 a laissé le commentaire suivant :
« Parmi les logiciels de communication que j'ai utilisés, Slack est sans aucun doute le plus complet, le plus intuitif et celui qui possède la plus belle interface. Je ne vois aucune amélioration à apporter... La possibilité de créer des canaux avec des personnes tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de mon organisation est incroyable ! »
« Parmi les logiciels de communication que j'ai utilisés, Slack est sans aucun doute le plus complet, le plus intuitif et celui qui possède la plus belle interface. Je ne vois aucune amélioration à apporter... La possibilité de créer des canaux avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de mon organisation est incroyable ! »
🎥 Regardez une vidéo : 60 % du temps des travailleurs du savoir est gaspillé à rechercher des informations. La solution ? Une base de connaissances IA qui agit comme le cerveau numérique de votre équipe.
Dans cette vidéo, vous découvrirez comment créer une base de connaissances IA étape par étape.
📖 À lire également : Comment utiliser ClickUp pour les agences : fonctionnalités, exemples et conseils
8. Airtable (idéal pour les flux de travail structurés et les opérations de campagne)
Airtable se positionne comme une plateforme permettant de créer des applications pour les entreprises et de connecter les flux de travail et les données de bout en bout, ce qui est utile pour les équipes opérationnelles qui ont besoin d'un système unique pour exécuter des processus de flux de travail récurrents.
Pour les agences, le véritable avantage réside dans le contrôle et la cohérence. Vous pouvez standardiser le suivi du travail dans toutes les régions et réduire la confusion qui règne dans les rapports lorsque les informations de livraison sont dupliquées dans plusieurs outils. Cela fait d'Airtable un outil de productivité pratique pour les équipes qui gèrent des tâches complexes et des projets en cours à grande échelle.
Airtable met également l'accent sur la gouvernance et la sécurité dans le cadre de sa plateforme, ce qui est important lorsque vous gérez des informations clients et des données opérationnelles structurées entre les membres d'une équipe dispersée.
Les meilleures fonctionnalités d'Airtable
- Transformez les bases en vues basées sur les rôles pour les créatifs, les opérations et les responsables de comptes.
- Automatisez les tâches répétitives telles que les mises à jour de statut, les notifications et les approbations.
- Passez d'une grille à d'autres dispositions pour fournir l'assistance nécessaire à différents processus de flux de travail.
- Recueillez les demandes des clients et les briefs internes dans un format cohérent.
Limites d'Airtable
- Certains utilisateurs signalent une courbe d'apprentissage lors de la première configuration pour des tâches plus complexes.
- Les critiques note souvent l'augmentation des prix lorsque vous avez besoin de fonctionnalités avancées ou de plus de stockage.
Tarifs Airtable
- Équipe : 24 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 54 $ par utilisateur et par mois
- Échelle d'entreprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Airtable
- G2 : 4,6/5 (plus de 3 180 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 2 210 avis)
Que pensent les utilisateurs d'Airtable ?
Un critique sur G2 a déclaré :
« J'ai commencé à utiliser Airtable dès que j'ai réalisé que j'avais épuisé tout ce que Excel pouvait offrir. Après d'innombrables tentatives pour intégrer une structure de base de données dans des feuilles de calcul, j'ai finalement découvert Airtable, et près de dix ans plus tard, je ne suis jamais revenu en arrière. Airtable est incroyablement facile à prendre en main dès le début. »
« J'ai commencé à utiliser Airtable dès que j'ai réalisé que j'avais épuisé tout ce que Excel pouvait offrir. Après d'innombrables tentatives pour intégrer une structure de base de données dans des feuilles de calcul, j'ai finalement découvert Airtable, et près de dix ans plus tard, je ne suis jamais revenu en arrière. Airtable est incroyablement facile à prendre en main dès le début. »
📖 À lire également : Comment améliorer la collaboration sur les projets à n'importe quelle échelle
9. Miro (idéal pour les ateliers, l'alignement et la collaboration visuelle)
Dans les agences distribuées, le travail d'alignement devient souvent un projet caché. Miro s'articule autour d'un tableau blanc en ligne zoomable qui prend en charge la collaboration synchrone et asynchrone, ce qui facilite la visibilité et la réutilisation du travail de planification dans tous les fuseaux horaires.
Pour les dirigeants d'agences, Miro est particulièrement utile lorsque vous devez transformer des informations floues en un plan commun. Les équipes l'utilisent pour réfléchir, cartographier les flux de travail et organiser des ateliers structurés, ce qui permet de réduire les malentendus lors des transferts. Sa bibliothèque de modèles aide également les équipes à démarrer plus rapidement au lieu de créer chaque tableau à partir de zéro.
Miro s'appuie également sur l'explication asynchrone, et pas seulement sur les modifications en cours asynchrones. Avec Talktrack, les équipes peuvent enregistrer des présentations qui restent intégrées au Tableau, afin que quelqu'un dans une autre région puisse comprendre les décisions et les intentions sans avoir à programmer une autre réunion.
Les meilleures fonctionnalités de Miro
- Organisez des ateliers interactifs à l'aide d'outils de facilitation tels que des chronomètres et des votes.
- Enregistrez des présentations asynchrones avec Talktrack afin que les équipes situées dans d'autres fuseaux horaires puissent suivre les décisions directement sur le Tableau.
- Collaborez au sein des réunions Teams grâce à l'expérience Miro dans Teams.
- Organisez des visioconférences avec partage d'écran, intégration du Calendrier et transcription en direct dans un document (version bêta).
Limitations de Miro
- Miro facilite la collaboration, mais vous avez toujours besoin d'outils de gestion de projet pour la gestion des tâches, le suivi du temps et les rapports de livraison.
- Sans normes strictes en matière d'environnement de travail et sans propriété claire, les tableaux peuvent devenir difficiles à gérer à grande échelle.
Tarifs Miro
- Free
- Starter : 8 $ par utilisateur et par mois
- Entreprise : 16 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Miro
- G2 : 4,7/5 (plus de 12 330 avis)
- Capterra : 4,7/5 (plus de 1 670 avis)
Que pensent les utilisateurs de Miro ?
Un critique de G2 déclare :
« J'adore la façon dont Miro permet de donner vie à des idées de manière visuelle, facile et naturelle. C'est comme avoir un Tableau blanc infini auquel tout le monde peut contribuer. J'organise de nombreux ateliers pour des clients dans le domaine de la publicité, et Miro m'aide à collaborer en temps réel. »
« J'adore la façon dont Miro permet de donner vie à des idées de manière visuelle, facile et naturelle. C'est comme avoir un Tableau blanc infini auquel tout le monde peut participer. J'organise de nombreux ateliers pour des clients dans le domaine de la publicité, et Miro m'aide à collaborer en temps réel. »
📖 À lire également : Comment augmenter votre productivité au travail
10. Dropbox Business (idéal pour le stockage, le partage et le contrôle des versions de fichiers)
Les agences internationales transfèrent beaucoup de fichiers, et les erreurs de fichiers coûtent cher. Lorsque les équipes partagent des ressources créatives entre différentes régions, le problème de la « dernière version » apparaît rapidement, et un seul téléchargement erroné peut retarder un projet.
Dropbox Business se positionne comme un espace de stockage cloud sécurisé pour les équipes d'entreprises, avec des fonctionnalités de récupération de fichiers et d'historique qui contribuent à réduire le risque d'écrasement et de suppression accidentels pendant le travail.
Pour les responsables des opérations, Dropbox est souvent un « outil de stabilité ». Il permet de garantir la prévisibilité du partage de fichiers, réduit le risque de perte d'actifs et favorise une gouvernance plus claire autour des dossiers destinés aux clients. Si votre agence dispose déjà d'un logiciel de gestion de projet ailleurs, Dropbox Business peut tout de même constituer la base d'un stockage de fichiers fiable pour toutes les équipes à distance.
Les meilleures fonctionnalités de Dropbox Business pour les entreprises
- Fournissez 5 To de stockage sur Standard pour les ressources partagées de l'agence.
- Restaurez les fichiers supprimés pendant 180 jours maximum avec la version Standard, qui offre une assistance pour de meilleures pratiques de contrôle des versions.
- Transférez jusqu'à 100 Go de fichiers avec la version Standard pour les livraisons créatives volumineuses.
- Gérez le partage et les permissions de l'équipe pour le travail en contact avec les clients.
Limitations de Dropbox Business
- Dropbox vous aide à stocker et à partager des ressources, mais vous avez toujours besoin d'un logiciel de gestion de projet pour attribuer des tâches et suivre la progression.
- Si votre agence a besoin de flux de travail de révision créative plus approfondis, vous pouvez vous appuyer sur Adobe Creative Cloud ou d'autres outils de collaboration complémentaires.
Tarifs Dropbox Business
- Professionnel : 19,99 $ par mois
- Standard : 18 $ par utilisateur et par mois
- Avancé : 30 $ par utilisateur et par mois
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Dropbox Business
- G2 : 4,4/5 (plus de 30 850 avis)
- Capterra : 4,5/5 (plus de 21 670 avis)
📖 À lire également : Opérations créatives pour les équipes
Que pensent les utilisateurs de Dropbox Business ?
Un critique de G2 déclare :
« Ce que j'apprécie le plus chez Dropbox, c'est sa fiabilité inégalée et son côté « configurez-le et oubliez-le ». Pour moi, sa technologie de synchronisation delta reste la référence absolue : elle ne télécharge que les parties d'un fichier qui ont été modifiées, ce qui rend les mises à jour incroyablement rapides, même lorsque je travaille avec des ensembles de données volumineux. »
« Ce que j'apprécie le plus chez Dropbox, c'est sa fiabilité inégalée et son côté « configurez-le et oubliez-le ». Pour moi, sa technologie de synchronisation delta reste la référence : elle ne télécharge que les parties d'un fichier qui ont été modifiées, ce qui rend les mises à jour incroyablement rapides, même lorsque je travaille avec des ensembles de données volumineux. »
📖 À lire également : Les meilleurs outils de productivité basés sur l'IA à utiliser
Outils supplémentaires utiles
Si votre infrastructure de base est déjà en place, ces trois outils de productivité cloud peuvent combler les lacunes auxquelles sont confrontées les agences internationales, notamment en matière de réunions virtuelles et d'automatisation des tâches répétitives sur plusieurs outils.
Zoom : un outil de réunion virtuelle utile lorsque les clients ont encore besoin d'explications en direct. Zoom prend en charge les visioconférences avec partage d'écran, ce qui permet aux équipes d'examiner ensemble une présentation ou un tableau de bord sans avoir à s'envoyer une douzaine de versions.
Loom : un outil de messagerie vidéo asynchrone pour des transferts plus rapides entre les fuseaux horaires. Loom vous permet d'enregistrer votre écran (avec ou sans caméra), de partager instantanément un lien et de recueillir des commentaires, ce qui est très utile pour obtenir des retours créatifs lorsque les membres de votre équipe ne sont pas en ligne en même temps.
Zapier : un outil d'automatisation des flux de travail qui connecte les applications déjà utilisées par votre agence. Zapier vous permet de créer des flux de travail automatisés à l'aide d'une installation de déclencheurs et d'actions et prend en charge l'intégration de plus de 7 000 applications, ce qui est utile lorsque votre processus de livraison s'étend à des outils tels que Google Drive, Slack et des feuilles de calcul.
Gérez les prestations de votre agence internationale dans ClickUp
Le choix d'outils de productivité cloud pour une agence internationale ne se limite pas au stockage de fichiers ou aux visioconférences. Il s'agit de maintenir la connexion entre les tâches, le contexte, les validations et les rapports, afin que le travail continue même lorsque les équipes sont hors ligne dans différentes régions.
ClickUp est idéal lorsque vous souhaitez réduire les changements d'outils et mettre en place un système de livraison unique sur lequel les équipes peuvent compter, quel que soit le fuseau horaire. Vous pouvez centraliser l'exécution dans Tasks, conserver les briefs et les décisions dans Docs et partager une visibilité en temps réel via les tableaux de bord. Les automatisations facilitent les transferts et ClickUp Brain ajoute une assistance IA au sein du même environnement de travail où la livraison a lieu.
Si vous êtes prêt à gérer vos livraisons internationales avec moins de lacunes et des transferts plus rapides, inscrivez-vous à ClickUp et créez un flux de travail que vos équipes peuvent adopter sans perdre le contexte.