Vous arrive-t-il de passer des heures à effectuer des tâches répétitives qui vous semblent... inutiles ? Comme copier des données entre différents outils, attribuer des tâches aux bons propriétaires lorsque leur statut change et envoyer des rappels pour les tâches en cours ou en retard.
Environ 60 % des organisations déclarent que leurs équipes perdent cinq heures par semaine à effectuer des tâches manuelles et des processus répétitifs. Cela représente 1,5 mois par an ! Imaginez le temps perdu à effectuer ces tâches répétitives qui pourraient facilement être automatisées !
Et si votre logiciel de gestion de projet pouvait repérer les tâches répétitives à votre place et même les automatiser ? Cela semble trop beau pour être vrai ?
Dans cet article, nous examinons trois outils de gestion de projet (PM) qui identifient automatiquement les tâches redondantes et vous permettent de gagner un temps précieux.
Logiciel de gestion de projet qui identifie automatiquement les tâches redondantes en un coup d'œil
| Nom de l'outil | Idéal pour | Principales fonctionnalités | Tarifs* |
| ClickUp | Gestion de projet, gestion des tâches et collaboration basées sur l'IA | Brain et Brain MAX, priorités des tâches ClickUp, automatisations et agents | Free Forever ; personnalisations disponibles pour les entreprises. |
| Motion | Priorisation des tâches et planification du Calendrier grâce à l'IA | Gestion de projet par l'IA, gestion de tâches IA, preneur de notes IA | Les forfaits payants commencent à 29 $ par mois et par utilisateur. |
| Notion IA | Documentation alimentée par l'IA | Assistant d'environnement de travail IA Remplissage automatique IA Questions-réponses IA | Gratuit ; forfaits payants à partir de 12 $/mois par utilisateur. |
Comment nous évaluons les logiciels chez ClickUp
Notre équipe éditoriale suit un processus transparent, fondé sur la recherche et indépendant des fournisseurs, vous pouvez donc être sûr que nos recommandations sont basées sur la valeur réelle des produits.
Voici un aperçu détaillé de la manière dont nous évaluons les logiciels chez ClickUp.
⚡ Archive de modèles : modèles gratuits pour le suivi de plusieurs projets afin d'identifier les dépendances et de hiérarchiser les tâches
Que devez-vous rechercher dans un logiciel de gestion de projet qui identifie automatiquement les tâches redondantes ?
Le moyen le plus rapide d'éliminer le travail redondant est de l'automatiser à l'aide d'un logiciel de gestion de projet. Voici les fonctionnalités qui rendent l'automatisation possible :
- Hiérarchisation des tâches : recherchez des indicateurs de priorité flexibles, des champs personnalisés ou des algorithmes intégrés qui identifient le travail qui mérite d'être traité en priorité et celui qui peut être reporté.
- Dépendances entre les tâches : le logiciel de gestion de projet doit vous permettre de relier les tâches entre elles afin que les travaux dépendants soient clairement mappés.
- Automatisation des flux de travail : les meilleurs logiciels de gestion de projet vous permettent de créer des règles et des déclencheurs pour automatiser les tâches répétitives sans avoir à écrire de code, avec une installation minimale.
- IA contextuelle : il doit utiliser une logique intelligente pour interpréter les tâches similaires, afficher les contenus identiques, suggérer de les fusionner ou signaler les tâches susceptibles d'être redondantes, en se basant sur les modèles passés.
- Automatisation des tâches récurrentes : les tâches routinières doivent être générées automatiquement ou déclenchées à intervalles définis (quotidiennement/hebdomadairement/mensuellement) pour les chefs de projet en gestion de projet.
- Rapports en temps réel : vous avez besoin de tableaux de bord ou d'analyses dans le logiciel de gestion des tâches pour faire apparaître des indicateurs tels que les tâches en retard, la charge des ressources, etc.
Le meilleur logiciel de gestion de projet qui identifie automatiquement les tâches redondantes
Vous trouverez ci-dessous notre sélection des meilleurs logiciels de gestion de projet. Ils utilisent l'automatisation pour mettre en évidence les tâches redondantes, supprimer les mises à jour manuelles et libérer votre équipe afin qu'elle puisse se concentrer sur des tâches plus importantes.
1. ClickUp (idéal pour la gestion de projet et la collaboration basées sur l'IA)
La plupart des logiciels de gestion de projet ne vous montrent que les tâches que vous créez. Ils ne peuvent pas vous dire que la tâche « refonte du processus d'intégration des clients » dans le sprint de l'équipe produit est essentiellement la même que la tâche « améliorer l'expérience des nouveaux utilisateurs » qui figure dans le backlog de l'équipe marketing.
ClickUp répond à ce besoin en tant que premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, regroupant toutes les applications, données et flux de travail où l'IA peut réellement identifier des modèles dans l'ensemble de vos opérations.
Comme toutes vos tâches, projets, documents et discussions d'équipe sont regroupés sur une seule plateforme, l'IA de ClickUp peut identifier lorsque plusieurs personnes s'attaquent à des problèmes similaires, lorsque les descriptions de tâches se recoupent de manière significative ou lorsque de nouvelles demandes font double emploi avec des tâches existantes.
Ainsi, ClickUp élimine la prolifération des tâches pour fournir un contexte à 100 %, ce qui signifie que l'IA comprend non seulement les tâches individuelles, mais aussi leurs relations entre elles au sein des équipes et des échéanciers, détectant ainsi les redondances qui, autrement, resteraient cachées jusqu'à ce qu'il soit trop tard.
Découvrons ses fonctionnalités en détail.
Mettez en place un système de hiérarchisation des priorités avec ClickUp Task Priorities and Dependencies
Sans système de hiérarchisation des priorités, il est difficile de distinguer ce qui est important de ce qui ne l'est pas. C'est alors que des tâches de faible valeur s'immiscent dans les flux de travail.
Avec ClickUp Tasks, toutes les tâches sont regroupées dans un environnement de travail centralisé, y compris les documents, les commentaires, les sous-tâches, les dépendances, etc. Cela permet de réduire la principale source de redondance : le travail dispersé entre différents outils.
Les outils de recherche et de filtrage avancés de ClickUp vous permettent de trouver rapidement les tâches correspondant à des mots-clés, des étiquettes ou des champs personnalisés. Par exemple, vous pouvez rechercher toutes les tâches contenant le mot « intégration » ou filtrer par une étiquette spécifique telle que « urgent ».
Cela permet de repérer facilement le travail qui se chevauche ou qui se répète, en particulier dans les grands projets ou entre plusieurs équipes.
La fonctionnalité « Priorités et dépendances des tâches » de ClickUp va encore plus loin. Marquez toutes vos tâches à l'aide de quatre indicateurs : Urgent, Élevé, Normal, Faible, afin que chacun sache quoi faire et quand. Les dépendances peuvent vous aider à suivre les tâches qui en attendent d'autres. Triez, filtrez ou regroupez les tâches par priorité dans la vue Liste ou Tableau. Les tâches similaires ou de faible valeur sont immédiatement visibles et ne se perdent pas dans le désordre.
Avec ClickUp AI, vous pouvez même attribuer automatiquement des priorités en fonction de vos instructions, afin que le travail le plus important soit traité en priorité.
Il y a aussi les cartes IA de ClickUp.
Vous pouvez personnaliser ces cartes en filtrant les tâches, les sous-tâches, les éléments archivés ou les intervalles de temps, ce qui vous permet de repérer facilement les goulots d'étranglement ou les tâches en double qui n'ont pas leur place dans le flux de travail.
Obtenez des informations contextuelles grâce à ClickUp Brain
ClickUp Brain est votre assistant IA personnel qui comprend le contexte de votre travail et vous fournit des informations que vous passeriez normalement des heures à rechercher.
ClickUp Brain analyse votre environnement de travail à la recherche de tâches ayant des titres, des descriptions ou des personnes assignées similaires et signale les doublons potentiels. Il peut afficher des suggestions telles que « Ces tâches semblent similaires, envisagez de les fusionner ou de les mettre à jour. »
Avec ClickUp Brain, vous pouvez :
- Attribuez automatiquement des priorités en fonction du contenu des tâches.
- Étiquetez les tâches avec précision (Brain suggère des étiquettes pertinentes pour réduire l'effort manuel).
- Résumez instantanément les changements intervenus tout au long du projet.
- Générez des rapports indiquant les domaines sur lesquels vous devriez vous concentrer ensuite.
Mais ce n'est pas tout. ClickUp Brain's Enterprise Search est un outil alimenté par l'IA qui unifie la recherche d'informations sur différentes plateformes, notamment Google Drive, Notion, Slack et Gmail.
Grâce à sa fonction de recherche unifiée, vous pouvez instantanément scanner des documents, des tâches et des discussions dans toutes vos applications connectées en un seul endroit, sans avoir à activer/désactiver des outils. De plus, l'indexation en temps réel vous garantit de toujours rechercher les données les plus récentes (même si elles sont enfouies dans différentes listes ou applications).
⭐ Bonus : Vous voulez une IA qui repère les tâches redondantes avant même qu'elles ne commencent ? ClickUp Brain MAX comprend l'ensemble de votre environnement de travail : chaque tâche, projet, document et discussion. Voici comment :
- Détection proactive des doublons : lorsqu'un concepteur crée une tâche intitulée « refonte de la navigation de l'application mobile » alors qu'une autre équipe travaille déjà sur « l'amélioration de l'expérience utilisateur du menu de l'application », Brain MAX détecte le chevauchement et alerte les parties prenantes concernées.
- Recherchez au-delà des titres des tâches : Brain MAX effectue des recherches dans les descriptions des tâches, les commentaires, les pièces jointes et les discussions associées afin de trouver les efforts redondants, même lorsque la formulation diffère.
- Visibilité inter-équipes : comme Brain MAX accède à l'ensemble de votre environnement de travail, il repère les redondances entre les services que vous ne découvririez jamais dans le travail des autres.
- Vérification des doublons par commande vocale : utilisez la fonction Talk to Text pour demander à Brain MAX si le travail existe déjà avant de créer de nouvelles tâches. Il suffit de dire « Quelqu'un travaille-t-il sur le dossier de vente du deuxième trimestre ? » pour obtenir une réponse instantanée.
- Plusieurs modèles d'IA fonctionnant ensemble : Brain MAX intègre ChatGPT, Claude, Gemini et d'autres modèles d'IA de pointe dans votre environnement de travail, afin que vous puissiez bénéficier des meilleures fonctionnalités pour différentes tâches.
Définissez des règles personnalisées pour automatiser les tâches répétitives à l'aide de ClickUp Automations
ClickUp Automations vous permet de créer des règles personnalisées sans code ou de choisir parmi une bibliothèque de modèles prédéfinis pour automatiser les tâches récurrentes.
Vous pouvez configurer des automatisations pour être averti lorsqu'une nouvelle tâche correspond aux critères d'une tâche existante (par exemple, même projet, titre similaire ou étiquette). Cela permet de repérer les doublons dès la création.
Par exemple, si quelqu'un crée une tâche intitulée « Mettre à jour la bannière du site web » et qu'une tâche similaire existe déjà, ClickUp peut automatiquement vous en informer, vous ou le créateur de la tâche, réduisant ainsi le risque de duplication du travail.
De plus, les outils d'actions groupées de ClickUp vous permettent de les fusionner, de les mettre à jour ou de les supprimer en groupe, ce qui rationalise votre flux de travail et réduit l'encombrement.
Pour plus d'informations sur la manière d'automatiser vos flux de travail, regardez cette vidéo.
Laissez Super Agents faire le gros du travail à votre place
La plupart des outils d'IA se trouvent en dehors de votre flux de travail. Comme les agents ClickUp vivent à l'intérieur de votre environnement de travail, ils peuvent non seulement suggérer, mais aussi réduire le travail redondant.
Les agents ClickUp agissent comme des collègues IA auxquels vous pouvez assigner du travail. Associez-les à une tâche ou déclenchez-les via une automatisation, et ils se chargeront du travail répétitif ou redondant, tel que :
- Analyse des tâches et des documents pour identifier les chevauchements ou les doublons
- Mettre à jour et clôturer les tâches qui ne sont plus pertinentes
- Générer des résumés pour que l'équipe n'ait pas à réécrire les mises à jour de statut
- Création automatique de rapports et de mises à jour sur la progression des projets
💡 Conseil de pro : ClickUp vous permet de créer des vues personnalisées qui regroupent les tâches par nom, étiquette, personne assignée ou autres champs. Grâce à ces regroupements visuels, vous pouvez facilement repérer les tâches répétitives ou redondantes.
Les meilleures fonctionnalités de ClickUp
- Suivez la progression : consultez en temps réel la progression des tâches, les propriétaires et les priorités sur le tableau de bord ClickUp et visualisez ce qui avance et ce qui stagne.
- Gardez la collaboration contextuelle : gardez vos discussions liées au travail avec ClickUp Chat, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde sans changer de contexte.
- Définissez des tâches récurrentes en fonction du temps ou d'un évènement : planifiez une tâche pour qu'elle se répète à n'importe quelle fréquence ou lorsque son statut change à l'aide des tâches récurrentes de ClickUp.
- Rationalisez les demandes de projet : collectez les demandes via des formulaires ClickUp personnalisables qui se transforment en tâches exploitables avec des propriétaires et des priorités attribués.
- Planification de projet basée sur l'IA : ClickUp AI planifie le calendrier idéal en fonction des tâches, des évènements et des objectifs à l'aide du calendrier ClickUp.
- Utilisez des modèles prédéfinis : standardisez le travail répétitif grâce à des modèles de hiérarchisation personnalisables et gratuits.
Inconvénients de ClickUp
- La vaste gamme de fonctionnalités peut sembler intimidante pour les nouveaux utilisateurs.
Les avantages de ClickUp
- Un seul environnement de travail pour tout, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
- ClickUp Brain et Automatisations attribuent les tâches, détectent les obstacles, résument la progression et réduisent les actions répétitives.
Pourquoi est-il idéal pour identifier automatiquement les tâches redondantes ?
ClickUp détecte automatiquement les chevauchements ou les doublons en analysant les tâches à l'aide des priorités, des dépendances et des informations contextuelles fournies par ClickUp Brain.
Tarifs ClickUp
Évaluations et avis sur ClickUp
- G2 : 4,7/5 (plus de 10 400 avis)
- Capterra : 4,6/5 (plus de 4 500 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de ClickUp ?
Voici un avis publié sur TrustRadius:
Cet outil est très efficace pour votre développement personnel et professionnel. Il vous permet de pointer votre présence, de suivre votre temps de travail et de classer vos tâches individuelles en fonction de vos besoins. Vous pouvez définir la priorité des tâches dans votre liste à faire et il peut vous envoyer un rappel concernant la date d'échéance que vous avez mentionnée dans vos tâches.
Cet outil est très efficace pour votre développement personnel et professionnel. Il vous permet de pointer votre présence, de suivre votre temps de travail et de classer vos tâches individuelles en fonction de vos besoins. Vous pouvez définir la priorité des tâches dans votre liste de choses à faire et il peut vous rappeler la date d'échéance que vous avez mentionnée dans vos tâches.
💟 Bonus : Vous voulez un calendrier qui planifie automatiquement vos tâches ? ClickUp Calendar est exactement ce qu'il vous faut !
📚 En savoir plus : Comment gérer vos tâches personnelles et booster votre productivité
2. Motion (idéal pour la hiérarchisation des tâches et la planification du Calendrier grâce à l'IA)
Imaginez disposer d'un assistant de planification qui apprend à connaître vos besoins et vos préférences. Et qui commence à mieux répondre à ces exigences. C'est Motion IA.
Cette application de planification basée sur l'IA et cet outil de gestion de projet planifient votre journée, programment vos tâches et réaffectent automatiquement votre charge de travail. Sa gestion de projet par l'IA analyse en permanence les délais, les charges de travail et les priorités afin d'élaborer un plan quotidien efficace.
Vous n'avez plus besoin de réorganiser manuellement les tâches lorsque les plans changent. Motion reprogramme et redéfinit automatiquement les priorités. Si deux tâches se chevauchent ou deviennent inutiles, l'IA les signale, vous permettant ainsi de les supprimer ou de les fusionner.
Vous pouvez ajouter des tâches, indiquer leur urgence, et Motion décide quand elles doivent être effectuées. Le Calendrier IA de Motion combine les tâches et les réunions dans un seul planning en temps réel. Il réattribue en permanence les blocs d’horaire lorsque les priorités changent, réduisant ainsi le besoin de modifications répétées du planning.
Les meilleures fonctionnalités de Motion
- L'assistant de réunion IA de Motion planifie les vérifications récurrentes, évite les doubles réservations dans les calendriers et protège les blocs de travail intensif.
- Le diagramme de Gantt basé sur l'IA de Motion se met à jour en temps réel à mesure que les tâches et les échéances changent.
- Unifiez différentes tâches et évènements provenant de plusieurs calendriers pour détecter les redondances cachées.
- Automatisez la création de projets, la délégation des tâches et la planification grâce aux flux de travail IA de Motion afin d'éviter la duplication des efforts.
- Le preneur de notes IA de Motion convertit les transcriptions et les résumés en tâches exploitables, attribue automatiquement des propriétaires, définit des durées et crée des suivis.
Motion cons
- Offre une flexibilité limitée en matière de gestion de projet, car tout est lié au calendrier.
- Bien qu'il offre une planification automatisée des tâches et un calendrier, il manque de fonctionnalités avancées de gestion de projet telles que des champs de tâches personnalisés et une hiérarchie détaillée.
Les pros du mouvement
- La planification automatisée des tâches évite les doublons.
- La replanification en temps réel met en évidence les tâches à faible valeur ajoutée.
Pourquoi est-il idéal pour identifier automatiquement les tâches redondantes ?
L'application de planification IA Motion évalue en permanence votre charge de travail, qu'il s'agisse de tâches, de réunions ou de tâches récurrentes. Chaque tâche devant s'intégrer dans un planning réel et limité dans le temps, les tâches redondantes ou de faible valeur deviennent impossibles à ignorer.
Tarification Motion
- Free
- Pour les particuliers Pro IA : 49 $/mois par utilisateur IA pour l'entreprise : 69 $/mois par utilisateur
- Pro IA : 49 $/mois par utilisateur
- IA pour l'entreprise : 69 $/mois par utilisateur
- Pour les équipes Pro IA : 29 $/mois par utilisateur Business IA : 49 $/mois par utilisateur
- Pro IA : 29 $/mois par utilisateur
- IA pour l'entreprise : 49 $/mois par utilisateur
- Pro IA : 49 $/mois par utilisateur
- Business IA : 69 $/mois par utilisateur
- Pro IA : 29 $/mois par utilisateur
- IA pour l'entreprise : 49 $/mois par utilisateur
Évaluations et avis sur Motion
- G2 : 4,1/5 (plus de 120 avis)
- Capterra : 4,3/5 (plus de 80 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Motion ?
Voici un avis publié sur Capterra:
J'ai vraiment apprécié Motion jusqu'à présent. C'est une ressource formidable qui m'a aidé à rester concentré sur mes tâches et à accomplir mes objectifs, tant sur le plan professionnel que personnel.
J'ai vraiment apprécié Motion jusqu'à présent. C'est une ressource formidable qui m'a aidé à rester concentré sur mes tâches et à accomplir mes objectifs, tant sur le plan professionnel que personnel.
📮 ClickUp Insight : 24 % des travailleurs affirment que les tâches répétitives les empêchent de faire du travail plus significatif, et 24 % supplémentaires estiment que leurs compétences sont sous-utilisées. Cela signifie que près de la moitié des travailleurs se sentent bloqués sur le plan créatif et sous-estimés. 💔
ClickUp vous aide à vous concentrer sur les tâches à fort impact grâce à des agents IA faciles à configurer, qui automatisent les tâches récurrentes en fonction de déclencheurs. Par exemple, lorsqu'une tâche est marquée comme achevée, l'agent IA de ClickUp peut automatiquement attribuer l'étape suivante, envoyer des rappels ou mettre à jour le statut du projet, vous libérant ainsi des suivis manuels.
💫 Résultats concrets : STANLEY Security a réduit de 50 % ou plus le temps consacré à la création de rapports grâce aux outils de reporting personnalisables de ClickUp, ce qui a permis à ses équipes de se concentrer moins sur la mise en forme et davantage sur les prévisions.
📚 En savoir plus : Notion vs Motion : résoudre la bataille des outils de gestion des tâches
3. Notion AI (le meilleur pour la documentation alimentée par l'IA)
Notion IA transforme votre environnement de travail en un système connecté où coexistent tâches, documents et informations sur les projets. Comme tout est organisé au même endroit, cela vous aide à repérer les tâches redondantes.
Utilisez Notion IA pour réduire les doublons. Il transforme les notes, les e-mails et les discussions en tâches exploitables et vérifie également s'il existe des éléments similaires. La fonction de remplissage automatique permet de remplir des champs tels que le statut, la priorité, le propriétaire et les prochaines étapes. Lorsque plusieurs tâches semblent similaires ou contiennent du contenu répété, Notion suggère de les fusionner ou de les mettre à jour afin de maintenir une base de données propre.
La fonctionnalité IA Q&A de Notion agit comme un moteur de recherche pour votre environnement de travail. Il vous suffit de poser une question (Quelles sont les tâches bloquées cette semaine ?) et Notion affiche les tâches ou les pages pertinentes.
Les meilleures fonctionnalités de Notion IA
- Réécrivez vos brouillons dans différents tons, plus courts, plus longs, professionnels, informels ou simplifiés pour une lecture rapide.
- Grâce aux résumés automatisés, les mises à jour récurrentes deviennent plus rapides et cohérentes, ce qui vous permet d'économiser les heures habituellement consacrées à la réécriture hebdomadaire des mêmes mises à jour de projet.
- Générez des documents complets tels que des analyses concurrentielles ou des aperçus du marché, en utilisant le contexte de vos notes et des sources externes.
- Des rappels intelligents s'adaptent à votre emploi du temps et à vos priorités.
- Traduisez des documents ou des pages entiers en plusieurs langues directement dans Notion.
Inconvénients de Notion IA
- Il fonctionne uniquement dans Notion, vous ne pouvez donc pas utiliser l'IA en dehors de votre environnement de travail.
- Notion IA peut générer des tâches et des résumés, mais il n'automatise pas les flux de travail (par exemple, attribution automatique en cas de changement de statut, déclenchement de l'automatisation lorsqu'une tâche est en retard).
Les avantages de Notion IA
- Élimine la recherche d'informations, ce qui évite la duplication des tâches.
- Notion IA convertit les notes de réunion, les idées ou les contenus longs directement en tâches avec des champs à remplir.
Pourquoi est-il idéal pour identifier automatiquement les tâches redondantes ?
Les tâches redondantes deviennent visibles lorsque le système dispose d'un contexte suffisant sur l'ensemble des projets, tâches, documents et notes. Notion IA peut également effectuer des recherches dans l'ensemble de votre environnement de travail et faire apparaître des éléments connexes ou similaires, ce qui facilite la reconnaissance des chevauchements.
Tarifs de Notion IA
- Free
- Plus : 12 $/mois par utilisateur
- Entreprise : 24 $/mois par utilisateur
- Enterprise : tarification personnalisée
Évaluations et avis sur Notion IA
- G2 : Pas assez d'avis
- Capterra : 4,7/5 (plus de 2 600 avis)
Que disent les utilisateurs réels à propos de Notion IA ?
Voici un avis publié sur Capterra:
Notion révèle tout son potentiel et démontre son efficacité lorsque toute l'équipe l'adopte. Ses fonctionnalités de collaboration facilitent considérablement les modifications en cours en équipe, ce qui améliore la communication et le flux de travail. Les modèles et l'aide à la rédaction par IA sont également très utiles pour prendre une longueur d'avance dans le travail.
Notion révèle tout son potentiel et démontre son efficacité lorsque toute l'équipe l'adopte. Ses fonctionnalités de collaboration facilitent considérablement la modification en cours de documents en équipe, ce qui améliore la communication et le flux de travail. Les modèles et l'aide à la rédaction par IA sont également très utiles pour prendre une longueur d'avance dans le travail.
📚 En savoir plus : Alternative à Notion IA pour la création de contenu
👀 Le saviez-vous ? La NASA a perdu un orbiteur martien d'une valeur de 125 millions de dollars parce qu'une équipe utilisait le système métrique tandis qu'une autre utilisait le système anglais. Cette redondance dans la saisie des données, combinée à une erreur humaine, a provoqué la destruction du vaisseau spatial dans l'atmosphère martienne.
Autres mentions notables
Au-delà de ces trois outils, voici quelques autres outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour automatiser les tâches dans vos flux de travail quotidiens :
1. monday. com
Si vous préférez gérer tous vos projets de manière visuelle, Monday est l'outil de gestion de projet qu'il vous faut. Utilisez les automatisations pour déclencher des actions telles que l'attribution automatique, la mise à jour automatique du statut ou la notification lorsqu'une tâche similaire à une tâche existante est créée.
La vue « Charge de travail » permet de repérer les chevauchements de propriété. Si plusieurs personnes créent des tâches pour le même objectif, la plateforme signale les ressources surchargées, révélant ainsi le travail redondant. La conversion Doc → Tâche évite également les doublons, car les actions à entreprendre se trouvent dans le même tableau où les tâches sont visibles.
👀 Le saviez-vous ? Les planificateurs de diagrammes de Gantt existent depuis longtemps. Au fil des ans, ils ont subi de nombreux changements. Ceux-ci sont principalement motivés par la nécessité d'une gestion de projet plus efficace.
À l'époque manuelle, les diagrammes de Gantt étaient créés à la main sur papier. Ils étaient statiques et leur mise à jour demandait beaucoup d'efforts. Avec la révolution Excel, les chefs de projet ont pu créer et modifier des diagrammes de Gantt de manière numérique. Pour les projets complexes, leur mise à jour restait toutefois fastidieuse.
Revenons à aujourd'hui. Les logiciels modernes de diagrammes de Gantt reprogramment automatiquement vos tâches lorsque vous modifiez le calendrier de votre projet. Ils facilitent également la collaboration entre les équipes en offrant une vue partagée et accessible de l'échéancier du projet.
2. Wrike
Le logiciel de gestion de projet Wrike utilise des diagrammes de Gantt pour mapper en détail les dépendances. Si deux tâches sont planifiées avec le même livrable ou dépendent de la même étape, le diagramme met en évidence la connexion entre elles.
Wrike met en évidence les tâches redondantes ou bloquées grâce à des dépendances entre les tâches, une analyse du chemin critique et des tableaux de bord, ce qui facilite la hiérarchisation des projets. Grâce à des projections en temps réel, Wrike recalcule automatiquement les échéanciers. Vous pouvez voir comment le déplacement d'une tâche affecte le plan du projet dans ce tableau.
Les formulaires de demande avec règles de création automatique de tâches vous permettent de faire correspondre les demandes entrantes à celles existantes en fonction de champs tels que le projet et la date limite.
💡 Conseil de pro : centralisez tout le travail nouveau via un formulaire de demande unique qui alimente vos outils de gestion de projet. Lorsque tout est saisi de la même manière dans le système, le logiciel de gestion de projet peut fusionner automatiquement les doublons, apposer les étiquettes correctement sur les demandes et s'assurer que personne ne travaille deux fois sur la même tâche, en vase clos. Une petite étape d'installation vous fera gagner des heures de tâches récurrentes à l'avenir.
3. Hive
Si vous souhaitez bénéficier d'une exécution de projet optimisée par l'IA, Hive vous propose Buzz AI. Buzz rassemble les mises à jour de tous les projets, tâches, approbations et messages dans un seul flux. Si deux membres de l'équipe créent des tâches similaires ou commencent un travail en parallèle, vous verrez les deux mises à jour côte à côte, ce qui rendra le travail en double visible et vous permettra d'automatiser les tâches répétitives.
👀 Le saviez-vous ? Selon le MIT, plus de 95 % des projets /IA échouent. C'est décevant, mais pas surprenant. Bien que les outils génériques tels que ChatGPT excellent dans le cadre d'une utilisation individuelle en raison de leur flexibilité, ils peinent à s'imposer dans le monde de l'entreprise, car ils ne tirent pas les leçons des flux de travail et ne s'y adaptent pas.
Un environnement de travail convergent basé sur l'IA, quant à lui, ajoute une couche d'intelligence contextuelle à l'échelle du système. Il comprend vos tâches, vos documents, vos discussions et vos échéanciers, et utilise ce contexte pour fournir des informations plus rapides et plus exploitables.
Comment gérer les tâches redondantes (conseils + bonnes pratiques)
Voici des moyens pratiques de réduire le travail redondant et récurrent, avant même que l'automatisation n'entre en jeu.
1. Attribuez un propriétaire à chaque tâche
L'un des défis courants dans la gestion de projet est le manque de clarté dans les rôles et les responsabilités. En tant que chef de projet, vous voulez que vos équipes avancent rapidement et ne soient pas bloquées par la confusion quant à la répartition des tâches.
✅ Solution : Attribuez un responsable à chaque tâche. Utilisez le cadre RACI pour vous assurer que les membres de l'équipe ne font pas double emploi. Les diagrammes RACI sont particulièrement utiles dans la gestion des ressources lorsque la prise de décision est répartie entre plusieurs tâches. Par exemple, ils indiquent qui effectue la tâche X, qui la supervise et qui est responsable de la décision finale concernant le travail.
2. Utilisez un outil de gestion des tâches
Lorsque les tâches sont gérées à partir d'e-mails, de messages Slack, de feuilles de calcul et de notes personnelles, la liste des tâches devient confuse.
Les anciennes tâches ne sont jamais clôturées, les travaux obsolètes restent en suspens et personne ne sait ce qui est encore pertinent. Comme il est plus facile de créer une nouvelle tâche que de fouiller dans un backlog désordonné, les gens dupliquent involontairement le travail. Résultat ? Votre équipe perd du temps à vérifier les statuts et à rechercher les mises à jour.
✅ Solution : utilisez un logiciel de gestion des tâches. Au lieu de rechercher manuellement les tâches, cet outil vous permet de filtrer les éléments sans activité, les tâches sans propriétaire ou les doublons en fonction du titre ou des mots-clés. Vous pouvez fermer ou archiver en masse les anciennes tâches, fusionner les doublons en un seul et réattribuer tout ce qui est bloqué, le tout en quelques minutes.
📚 En savoir plus : Conseils pratiques pour améliorer vos compétences en gestion du temps
3. Convertissez les notes de réunion en une liste de tâches unique
Après une réunion, voici un scénario auquel vous avez peut-être déjà été confronté. Une personne entend « préparer la présentation », une autre écrit « créer des diapositives », une autre encore note « plan de la présentation ».
Trois personnes différentes créent trois tâches différentes pour le même livrable.
✅ Solution : utilisez l'outil AI Notetaker de ClickUp pour participer à la réunion. Il transcrit la discussion et extrait les éléments d'action pour les transformer en tâches concrètes avec des propriétaires et des dates d'échéance.
Personne n'a besoin de réécrire des notes ou de créer des tâches manuellement pendant la planification d'un projet. Vous pouvez même poser des questions à ClickUp, telles que « Quels sont les éléments en cours issus des réunions clients de cette semaine ? », et il extrait instantanément les réponses de toutes vos notes.
Regardez cette vidéo pour découvrir comment utiliser l'IA pour les notes de réunion afin d'éliminer la création de tâches redondantes et de rationaliser les processus.
Utilisez ClickUp pour identifier et éliminer les redondances.
Abandonnez l'ancienne méthode de gestion manuelle des projets, qui vous obligeait à passer plus de temps à faire avancer les tâches qu'à accomplir votre travail.
Avec ClickUp comme logiciel de gestion de projet, vous bénéficiez d'une IA intégrée, d'automatisations et d'une automatisation personnalisable des flux de travail.
Que vous gériez plusieurs projets ou un seul, ClickUp vous aide à créer des flux de travail personnalisés adaptés à votre cas d'utilisation. Il devient le centre de commande pour l'allocation des ressources, le suivi de l'avancement des projets et l'amélioration des performances globales des projets.
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp pour découvrir comment il identifie automatiquement les tâches redondantes.