Aujourd'hui, les réunions virtuelles sont aussi courantes et acceptées que l'était le travail au bureau cinq jours par semaine il y a dix ans.
Avec 28 % des employés travaillant à domicile au moins une partie du temps, le télétravail fait désormais partie intégrante de la vie professionnelle. Il s'accompagne de réunions en ligne et d'un curieux mélange entre formel et informel, avec lequel beaucoup ont du mal à composer.
Mais ce type de communication nécessite un code de conduite virtuel. Comment faire en sorte que tous les participants à la visioconférence se sentent écoutés, impliqués et capables de prendre part à des discussions constructives ?
L'étiquette des réunions virtuelles aide les équipes à booster leur productivité, à se montrer sous leur meilleur jour et à nouer des relations professionnelles.
Poursuivez votre lecture pour découvrir les règles fondamentales des bonnes manières en matière de réunions modernes, notamment ce qu'est l'étiquette des réunions virtuelles, ses avantages et dix règles essentielles pour tout environnement professionnel en ligne.
Qu'est-ce que l'étiquette des réunions virtuelles ?
L'étiquette des réunions virtuelles définit les normes de conduite que les équipes et les dirigeants doivent respecter et la manière dont ils doivent traiter les autres lors des réunions en ligne. Considérez-la comme un ensemble de directives standardisées visant à garantir le professionnalisme à tous les niveaux. 🫱🏼🫲🏾
On attend de vous que vous respectiez les règles de bonne conduite lors des réunions en ligne, que ce soit pour communiquer avec d'autres services lors d'une visioconférence, pour animer des réunions de lancement de projet ou pour échanger des idées avec votre équipe. Les règles de conduite d'une organisation en matière de réunions à distance sont étroitement liées à ses valeurs fondamentales, à sa philosophie et à ses objectifs. 🎯
Bien que certains aspects puissent être spécifiques à chaque organisation, il existe des règles communes aux réunions virtuelles qui peuvent vous aider à laisser une impression positive et durable à vos interlocuteurs. ⬇️
Gardez à l'esprit que le respect mutuel et les règles générales de conduite professionnelle ne datent pas d'hier ! Il existe toutefois des différences majeures entre les réunions virtuelles et les réunions en présentiel, dont vous devez tenir compte pour rester concentré, respecter les horaires et rester informé.
10 règles d'étiquette pour les réunions virtuelles
Même si vous avez l'impression de respecter globalement les règles de savoir-vivre lors des réunions virtuelles, ce sont les petits détails qui font toute la différence. C'est pourquoi nous avons rassemblé ces règles de savoir-vivre pour les réunions virtuelles, applicables à tout contexte d'entreprise en ligne.
Partagez-les avec votre équipe afin que vous puissiez tous ensemble améliorer la qualité de vos réunions en ligne.
De plus, de nombreuses ressources, des modèles et des conseils vous attendent pour vous offrir encore plus d’assistance dans la maîtrise de cette nouvelle compétence. 😎
1. Connaissez votre plateforme de réunion
Tout d'abord, il est important de bien connaître le logiciel de visioconférence que vous utilisez pour vos réunions virtuelles.
Si vous organisez la réunion, familiarisez-vous à l'avance avec votre plateforme de réunion virtuelle afin de vous sentir à l'aise avec le logiciel. Si vous utilisez un outil que les participants ne connaissent pas, soyez prêt à répondre rapidement à leurs questions et à les aider à se concentrer sur la réunion en leur évitant de se préoccuper des aspects techniques.
À ce propos… si vous devez choisir une plateforme de réunion, optez pour une solution que les participants ont déjà utilisée ou qu'ils adopteront rapidement. Il peut s'agir d'outils de visioconférence tels que Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet, ou d'une plateforme intégrée comme ClickUp qui combine chat, gestion des tâches et gestion de projet.
💡Conseil de pro : Lancez une réunion Zoom depuis une tâche ClickUp grâce à l'intégration Zoom de ClickUp. Animez les discussions sans avoir à quitter votre environnement de travail ClickUp, tandis que ClickUp invite automatiquement toutes les personnes concernées à rejoindre la réunion dès que possible.
Assurez-vous que la plateforme permet de créer des salles de discussion, de partager des écrans ou de collaborer sur une ressource commune si votre réunion l'exige.
L'utilisation d'un logiciel de gestion de réunions dynamique comme ClickUp est un excellent moyen de garantir une expérience fluide et de haute productivité à chaque fois.
2. Préparez-vous en établissant un agenda pour la réunion
On ne le dira jamais assez : préparez-vous, préparez-vous, préparez-vous !
Préparez votre réunion avant qu'elle ne commence et établissez un agenda afin de donner une orientation claire à la discussion du début à la fin. Pour des réunions d'équipe virtuelles de qualité, partagez votre agenda avec les participants bien avant la réunion afin qu'ils aient le temps de le consulter, de savoir à quoi s'attendre et d'y ajouter tout élément nécessaire.
Si vos participants doivent lire ou répondre à certains documents à l'avance pour pouvoir participer à la discussion, partagez-les également. Considérez l'agenda de votre réunion en ligne comme un guide et accordez aux participants suffisamment de temps et de ressources pour se préparer.
La meilleure façon de se préparer à une réunion virtuelle est d'utiliser un modèle d'agenda personnalisable qui couvre tous les aspects. La vaste bibliothèque de modèles de ClickUp regorge de ressources gratuites pour tous les cas de figure, y compris celui-ci !
Utilisez ce modèle de réunion générale de ClickUp ou le modèle de rapport de comité pour communiquer des objectifs clairs.
Ces deux modèles favorisent la transparence au sein de votre équipe ou de votre organisation et permettent d'aligner les membres sur les objectifs clés de votre réunion.
3. Respectez le temps de chacun
Tout d'abord, soyez ponctuel. ⏱
En tant qu'organisateur de réunion, il n'est jamais de bon ton de faire attendre votre équipe ou vos clients potentiels.
Mais la même règle s'applique aux participants à la réunion : ne faites pas attendre l'animateur ! Il s'agit très probablement d'un de vos collègues, d'un membre d'un autre service ou d'un responsable. Vous travaillez sans doute avec lui au quotidien, voire entretenez des liens d'amitié. Traitez-le avec le respect que nous méritons tous en vous présentant prêt à commencer la réunion à l'heure prévue.
Si vous avez parfois du mal à gérer votre temps au quotidien, utilisez ClickUp pour créer un rappel! Votre futur vous remerciera de cette attention. 🙌🏼
De plus, nous avons tous des emplois du temps chargés, mais des ressources telles que ce modèle de planning d'équipe interactif de ClickUp permettront à chaque membre de savoir exactement quelles réunions sont prévues et à quel moment au cours des prochaines semaines.
📮ClickUp Insight : Les données de notre sondage sur l'efficacité des réunions montrent que 25 % des réunions comptent en moyenne 8 participants ou plus. Nous avons également constaté qu'une réunion dure en moyenne environ 51 minutes. Ces grandes réunions peuvent représenter au moins 6 à 8 heures de temps de réunion collectif par semaine au niveau de l'organisation. Et si vous pouviez réduire ce temps ? ClickUp transforme la façon dont les équipes communiquent ! Au lieu de longues réunions, collaborez directement au sein des tâches à l'aide de commentaires, de pièces jointes, de notes vocales, de clips vidéo et plus encore, le tout en un seul endroit. 💫 Résultats concrets : Les équipes internationales de STANLEY Security ont déjà économisé plus de 8 heures par semaine en réunions et mises à jour grâce à notre application Tout pour le travail !
4. Habillez-vous pour la réussite
Que ce soit au bureau ou en ligne, il est très important de s'habiller de manière appropriée. Les règles de bienséance recommandent de porter pour une visioconférence la même tenue que celle que vous porteriez dans un environnement de travail en présentiel.
Mais la bonne nouvelle, c'est qu'il y a une certaine marge de manœuvre avec les réunions virtuelles, puisque l'écran ne montre que la partie du corps au-dessus de la taille — ce qui signifie que, oui, vous pouvez tout à fait porter ces Uggs !
Au-delà de l'aspect esthétique, votre tenue vestimentaire pour les réunions virtuelles doit être en adéquation avec le ton de la réunion elle-même. Évitez les bijoux qui détournent l'attention, les motifs qui ne rendent pas bien sur la vidéo ou les t-shirts à motifs que les autres pourraient ne pas comprendre.
5. Évitez les distractions
Restez concentré sur la réunion en cours et évitez de céder à la tentation du multitâche. Avant la réunion, n'oubliez pas de :
- Rangez votre téléphone
- Éteignez la télévision ou la musique
- Désactivez toutes les notifications
- Fermez vos onglets superflus
Et s'il vous plaît, pour l'amour de tout ce qui est bon et porteur de productivité, ne mangez pas pendant l'appel.
Vous partagez votre écran ? Vérifiez ce qui s'y trouve avant de le partager. Avoir 1 000 onglets ouverts ne fait pas bonne impression. Même si ce n'est pas la première fois que quelqu'un partage accidentellement des informations sensibles de l'entreprise, une discussion privée sur Slack ou sa playlist Spotify, vous ne voulez pas que cela vous arrive.
À lire également : Comment communiquer et partager des idées avec les membres de l'équipe
Les arrière-plans chaotiques sont un autre facteur courant qui nuit à la concentration lors des réunions virtuelles. Si vous êtes dans un café, que vous gardez les enfants pour la journée ou que vous partagez un espace de travail avec votre partenaire, choisissez un autre arrière-plan ou utilisez un effet de flou pour que vous-même et tous les autres participants restiez concentrés sur la session.
Optez pour un décor épuré, minimaliste et neutre. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur la recherche de l'endroit de votre maison offrant le meilleur éclairage plutôt que sur le mur le plus esthétique.
Mais pas besoin de parcourir le web à la recherche d'un de ces arrière-plans parfaits !
Cliquez sur les images ci-dessous pour enregistrer ces arrière-plans gratuits et éviter d'être distrait par des personnes qui passent derrière vous pendant votre importante présentation. 📩
6. Sachez quand parler et quand écouter
L'écoute active donne à chacun la possibilité de s'exprimer et montre que vous vous intéressez à ce qu'il a à dire.
L'animateur et les participants doivent trouver le juste équilibre entre parler, écouter et poser des questions pour comprendre l'autre, sans le rabaisser. Une attitude ouverte et une communication franche aideront toutes les personnes concernées à tirer le meilleur parti de la discussion !
Voici quelques conseils supplémentaires sur l'étiquette des réunions virtuelles concernant la prise de parole pendant les appels :
- Exprimez-vous avec assurance, mais soyez concis
- Évitez de vous répéter ou d'insister trop fortement sur un point
- Gardez votre micro en sourdine sauf lorsque vous prenez la parole
- Gardez vos questions pour la fin de la discussion, sauf si l'animateur vous invite à les poser.
Un autre problème auquel nous avons tous été confrontés lors de réunions virtuelles est le redoutable décalage audio. 🙄
Même si votre connexion Wi-Fi est excellente, il arrive parfois que la connexion se coupe pendant les réunions en ligne ! Pour éviter de couper la parole à quelqu'un ou de perturber le flux de la discussion, utilisez la fonctionnalité « lever la main » de votre plateforme, si possible, ou signalez votre intérêt pour prendre la parole dans le chat. 🙋🏼♀️
7. Limitez la prise de notes au strict minimum
Même si vos intentions sont louables, évitez de prendre des notes détaillées pendant la réunion, sauf si on vous le demande expressément. Concentrez-vous plutôt sur les points clés de la discussion et relisez le compte-rendu de la réunion plus tard si vos notes présentent des lacunes évidentes.
L'un des principaux avantages des réunions virtuelles est la possibilité d'enregistrer l'intégralité de la réunion ou d'en créer un résumé. Tirez parti de ces fonctionnalités pour optimiser le déroulement de la réunion : les pauses fréquentes dans la discussion perturbent le flux de l'information, ralentissent l'agenda et font perdre un temps précieux.
En tant qu'organisateur de la réunion, désignez un membre de votre équipe pour assurer le suivi du compte-rendu et informez les participants qu'il leur sera distribué rapidement après la fin de la réunion. Cela vous aidera, vous et vos participants, à rester concentrés et vous évitera d'avoir à vous répéter !
💡Conseil de pro : Avec ClickUp Docs, les participants peuvent prendre des notes en collaboration et les transformer en actions en un seul clic grâce à la création de tâches intégrée.
Les comptes-rendus de réunion résument le cadre et les points clés des réunions importantes. Ils sont partagés avec toutes les personnes concernées et permettent de garder une vue d'ensemble de votre progression afin d'assurer plus rapidement le suivi et la mise en œuvre des éléments à mener.
Des ressources telles que notre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration et le modèle de procès-verbal de réunion de ClickUp permettent de rendre ce processus plus organisé et plus efficace grâce à des pages personnalisables et prédéfinies pour gérer les équipes, les notes et les détails dans un document ClickUp collaboratif !
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont les comptes-rendus peuvent améliorer votre productivité lors des réunions ? Consultez ce guide pratique pour rédiger des comptes-rendus de réunion efficaces à chaque fois !
💡Conseil de pro : Gagnez un temps précieux après votre réunion en demandant à ClickUp Brain de résumer vos notes de réunion et de créer des tâches et des sous-tâches dans ClickUp. Si vous avez enregistré la réunion, Brain peut également transcrire et traduire l'enregistrement pour vous !
8. Une réunion qui s'éternise ? Prévoyez des pauses
Si vous savez que la réunion sera longue, prévoyez une petite pause dans l'agenda.
Accordez-vous, ainsi qu'à vos collègues, un moment pour vous éloigner de l'écran, prendre une collation ou vous étirer. Cela ne nuira pas à la discussion, bien au contraire, cela l'améliorera considérablement ! De courtes pauses aideront tout le monde à rester de bonne humeur sans souffrir de fatigue ou de maux de tête.
Pas besoin que ce soit long, réglez simplement votre chronomètre dans ClickUp sur cinq minutes et ouvrez cette bouteille d'eau gazeuse, car vous le méritez bien.
Et si la réunion à laquelle vous participez ne précise pas si des pauses sont prévues, laissez simplement un petit « brb ! » dans le chat si vous avez besoin de faire une pause, c'est aussi simple que ça. 💬
9. Prévoyez de l’espace pour les questions
Intégrez la partie questions-réponses de votre réunion à l'agenda afin que vos collègues aient suffisamment de temps pour préparer leurs questions, exprimer leurs opinions ou faire des suggestions.
Si vous avez pris à cœur toutes ces règles d'étiquette pour les réunions virtuelles, vous venez probablement de terminer une discussion riche et captivante — attendez-vous à ce que les participants aient des commentaires à faire à ce sujet. 🙂
💡Conseil de pro : Encouragez les participants à votre réunion à vous faire part de leurs questions, idées ou commentaires, même après la fin de la réunion.
10. Prononcez une conclusion
Terminez votre réunion virtuelle en beauté en prenant quelques minutes pour la clore correctement.
Avant que vos collègues ne se déconnectent, passez brièvement en revue les prochaines étapes, la manière et le moment où vous assurerez le suivi, les livrables éventuels et l’échéancier à venir.
💡Conseil de pro : ClickUp peut vous aider à déléguer des actions à partir de documents, de Tableaux blancs, de commentaires et plus encore, afin que vous puissiez vous atteler à ces tâches sans perdre une seconde ! Transformez du texte, des enregistrements d'écran et des objets en tâches directement liées à vos flux de travail pour gagner en efficacité et maintenir la dynamique de la réunion.
Enfin, et surtout, remerciez votre équipe pour le temps qu'elle vous a consacré ! Vous avez tous fait un excellent travail aujourd'hui. 👏
Pourquoi l'étiquette des réunions virtuelles est-elle importante ?
L'étiquette des réunions virtuelles donne un ton professionnel aux réunions à distance et favorise des relations de travail solides. Voici quelques raisons pour lesquelles il est essentiel de respecter les règles des réunions virtuelles :
- Le respect des règles de bienséance témoigne de votre professionnalisme, ce qui contribue à instaurer un climat de confiance et à renforcer votre crédibilité auprès de vos collègues, clients ou parties prenantes.
- Consacrer du temps, de la réflexion et des efforts à une réunion avant qu'elle n'ait lieu montre à votre équipe, à vos dirigeants et à vos clients potentiels que vous les respectez. De plus, cela permet d'assurer le bon déroulement de vos réunions en préparant et en orientant la discussion
- Les réunions virtuelles impliquent souvent des participants situés à des emplacements et des fuseaux horaires différents. Une bonne étiquette, comme arriver à l'heure, couper le micro lorsqu'on ne parle pas et rester concentré sur le sujet, minimise les distractions et permet de garder la réunion ciblée et efficace
- Le respect des bonnes pratiques en matière de réunions virtuelles — comme laisser la parole aux autres, éviter les interruptions et tenir compte des sensibilités culturelles — favorise un environnement de respect mutuel et de collaboration
- Une bonne étiquette, comme l'utilisation d'un son et d'une vidéo de bonne qualité, le maintien du contact visuel (via la caméra) et une participation active, garantit une communication efficace et permet à chacun de suivre la réunion sans confusion.
- Être organisé, éviter le multitâche et respecter l'agenda des réunions aident les participants à rester concentrés. Cela réduit la frustration et le stress, en particulier lors de réunions qui s'enchaînent
Sans ces règles de conduite, il est facile de gaspiller de précieuses minutes, voire des heures de votre semaine, dans une réunion qui aurait pu être remplacée par un simple e-mail. Et même s’il est agréable de voir les membres de notre équipe à l’écran, il existe des façons plus constructives pour nous tous de passer notre temps. ⏳
Une étiquette bien pensée pour les réunions virtuelles laisse suffisamment de temps pour écouter, réfléchir et répondre à chacun. Cela permet non seulement d'instaurer la confiance entre les participants, mais aussi de mettre tout le monde sur la voie de la réussite en leur faisant savoir ce qu'ils peuvent attendre de vous et ce que vous attendez d'eux en retour.
FAQ et conseils sur l'étiquette des réunions virtuelles
Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire lors des réunions virtuelles ?
Les réunions virtuelles impliquent souvent des attentes différentes en matière de participation par rapport aux réunions en présentiel. Pour s'assurer que tout le monde reste concentré et contribue à la discussion, voici quelques règles de savoir-vivre à respecter :
À faire
- Soyez ponctuel. Se connecter à la réunion virtuelle quelques minutes à l'avance permet d'effectuer l'installation technique nécessaire.
- Restez concentré. Prêtez attention à l'orateur comme si vous étiez dans une réunion en face à face.
- Coupez le son lorsque vous ne parlez pas. Cela permet de réduire les bruits de fond.
- Utilisez la vidéo lorsque cela est possible. Cela permet de créer une interaction plus personnelle.
- Installez-vous dans une pièce calme et bien éclairée. Un environnement clair et sans distraction aide tout le monde à rester concentré.
- Préparez-vous à l'avance. Si vous devez faire une présentation, assurez-vous que tous vos documents sont prêts avant le début de la réunion.
À ne pas faire
- Ne faites pas plusieurs choses à la fois. C'est irrespectueux et cela peut vous faire passer à côté d'informations importantes.
- Ne pas interrompre. Laissez les autres finir leurs phrases avant de prendre la parole.
- Ne mangez pas pendant la réunion. Cela peut être source de distraction et manquer de professionnalisme.
- N'oubliez pas de vérifier votre équipement technique. Assurez-vous au préalable que votre connexion Internet, votre micro et votre caméra fonctionnent correctement.
- Ne partez pas brusquement. Si vous devez quitter la réunion plus tôt, prévenez l'organisateur à l'avance.
Comment organiser une réunion virtuelle ?
Une réunion virtuelle est un excellent moyen de créer des liens avec vos collègues, même lorsque vous travaillez à distance. Voici quelques conseils pour assurer la réussite de vos réunions virtuelles :
- Saluez les participants individuellement. Commencez chaque discussion en vous présentant et en demandant à votre interlocuteur comment il va.
- Soyez concis et va-y droit au but. Essayez de garder la discussion ciblée et évitez de vous égarer.
- Soyez à l'écoute. Écoutez attentivement et soyez réceptif aux commentaires de votre interlocuteur.
- Assurez-vous de bien maîtriser l'utilisation des outils technologiques afin que tout le monde puisse communiquer en temps réel sans interruption ni problème technique.
- Soyez attentif au langage corporel. Même si vous ne voyez que le visage de vos interlocuteurs, le langage corporel reste important. Gardez une bonne posture et soyez attentif à vos expressions faciales.
- Terminez la discussion poliment en remerciant votre interlocuteur pour son temps et en exprimant votre intention de rétablir une connexion à l'avenir
Comment adopter une bonne étiquette lors d'une réunion virtuelle en tant que participant ?
Les participants jouent un rôle important dans la réussite des réunions virtuelles. Voici quelques conseils pour adopter une bonne étiquette lors des visioconférences en tant que participant :
- Soyez prêt. Lisez tous les documents qui vous ont été envoyés avant la réunion et préparez des questions ou des commentaires.
- Participez à la discussion. N'hésitez pas à prendre la parole et à partager vos réflexions sur le sujet abordé.
- Restez concentré. Évitez le multitâche, car cela peut distraire toutes les personnes présentes.
- Faites preuve de respect. Écoutez attentivement et soyez courtois envers les autres participants à la discussion.
- Partagez votre écran. Si vous avez des documents à partager, veillez à partager votre écran avec tout le monde afin que chacun puisse suivre.
- Utilisez la technologie à bon escient. Assurez-vous que tous les participants savent comment utiliser la technologie avant le début de la réunion
- Restez concentré sur le sujet et n'hésitez pas à ramener la discussion sur le droit chemin si elle s'éloigne trop du sujet abordé.
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