Avez-vous déjà eu l'impression que la gestion de vos flux de travail était plus chaotique qu'elle ne devrait l'être ? Un runbook solide est la solution ultime, que vous lanciez un nouveau système, gériez des tâches routinières et des missions complexes ou réagissiez à des incidents imprévus.
Il sert de manuel de référence à votre équipe, optimisant les opérations, améliorant l'efficacité des processus et assurant la cohérence entre les tâches.
La création d'un runbook à partir de zéro demande du temps et des efforts, mais il existe une solution plus simple. Grâce à des modèles de runbook entièrement automatisés, vous pouvez gagner du temps, minimiser les erreurs et vous concentrer sur l'essentiel : accomplir vos tâches de manière fluide et efficace.
Découvrez comment ces modèles peuvent simplifier vos opérations quotidiennes et mettre votre équipe sur la voie de la réussite.
Que sont les modèles de runbook ?
Les modèles de runbook sont des structures prédéfinies qui aident les équipes à gérer efficacement les opérations et les tâches complexes. Lorsque vous utilisez ces modèles, vous disposez d'un processus documenté qui réduit les approximations et améliore l'efficacité.
Par exemple, une équipe informatique peut rapidement utiliser un modèle de runbook pour répondre à une faille de sécurité. Plutôt que de rechercher les étapes à suivre en pleine crise, l'équipe suit les instructions claires du modèle.
C'est comme disposer d'un guide qui vous aide à gérer les risques et à minimiser les perturbations grâce à des informations à portée de main.
Les modèles de runbook comprennent souvent des conseils de dépannage pour les problèmes courants, ce qui aide votre équipe à résoudre les problèmes plus rapidement. Ils s'intègrent également généralement aux outils d'automatisation des flux de travail, ce qui rend l'ensemble du processus plus fluide et plus prévisible, en particulier dans les situations très stressantes.
Voici quelques-uns des autres avantages liés à l'utilisation de modèles de runbook :
- Facilitez la collaboration au sein de votre équipe grâce à un langage commun
- Tirez parti de l'expertise collective pour prendre de meilleures décisions
- Assistance pour les mises à jour et les améliorations continues
- Garantir la conformité et maintenir la structure
- Une évolutivité adaptée à la croissance de votre entreprise
- Fournir des forfaits de récupération du système en cas d'urgence
Même si votre équipe doit faire face à un scénario de gestion d'incident informatique imprévu, un modèle de processus de runbook complet peut la guider tout au long du processus de réponse.
Les runbooks peuvent même inclure des aides visuelles pour faciliter le suivi des processus complexes.
Qu'est-ce qui caractérise un bon modèle de runbook ?
Un bon modèle de runbook fournit des instructions et garantit que votre équipe reste synchronisée, réactive et efficace, quoi qu'il arrive !
Découvrons les aspects clés qui définissent un modèle de runbook efficace :
- Procédures opératoires normalisées (SOP) : incluez des guides étape par étape qui suivent des SOP cohérentes. Cela rend les tâches reproductibles et réduit les erreurs
- Étapes concrètes : Fournissez des instructions précises sur ce qu'il faut faire à chaque étape. Privilégiez la clarté et la simplicité, en évitant le jargon qui pourrait semer la confusion au sein de votre équipe
- Contrôle des versions : assurez-vous que votre runbook est versionné afin de noter les mises à jour ou les modifications. Cela aide les équipes à rester informées de l'évolution des processus
- Journaux d'erreurs intégrés : disposez d'une section pour les journaux d'erreurs et les étapes de récupération détaillées. Par exemple, vous pouvez spécifier des commandes pour récupérer les journaux d'un serveur
- Modèles de documentation technique : standardisez vos processus grâce à des modèles de documentation technique. Vous garantissez ainsi l'uniformité des différentes tâches
De plus, grâce aux solutions automatisées intégrées à ces modèles, votre équipe peut réagir rapidement aux incidents ou aux mises à jour sans intervention manuelle, ce qui réduit les délais de réponse.
Maintenant que nous avons une bonne compréhension des modèles de runbooks, explorons différents exemples de runbooks spécialisés et voyons comment chacun peut être utile !
11 modèles de runbook
Maintenant que vous connaissez les avantages d'un runbook, consultez notre liste des 11 meilleurs modèles de runbook dans ClickUp.
Nous vous montrerons comment tirer le meilleur parti de chaque modèle, que vous créiez une routine de runbook spécialisée pour votre équipe informatique ou que vous rationalisiez les processus de votre entreprise.
1. Modèle de manuel de l'employé ClickUp
Vous lancez une entreprise et devez créer un guide de formation pour vos employés ? Le modèle de manuel de l'employé ClickUp est idéal pour commencer. Ce modèle vous aide à définir tout ce dont vos employés ont besoin pour réussir et évoluer.
Cela comprend :
- Un guide de démarrage expliquant ce qu'est un manuel de l'employé, pourquoi il est important et comment utiliser le modèle
- Deux sections principales avec 19 sous-sections couvrant les informations sur l'entreprise, les détails spécifiques aux rôles et les politiques telles que la gestion du temps, les jours de paie, etc
- Notes utiles, invites et questions tout au long du document pour inspirer des idées pour votre manuel
Un manuel de l'employé diffère d'un guide de l'employé. Alors que le guide se concentre sur les politiques à l'échelle de l'entreprise, le manuel fournit des procédures détaillées pour des rôles ou des services spécifiques.
Idéal pour : les propriétaires de petites entreprises, les équipes RH et les managers qui souhaitent créer des guides de formation clairs et complets pour leurs employés
À lire également : 10 modèles gratuits d'instructions de travail dans Word et ClickUp
2. Modèle de processus et procédures ClickUp
Imaginez que vous ayez documenté tous les processus de votre entreprise, mais comment les suivre tous ? 🤔
C'est exactement pour cela que nous avons créé le modèle de processus et procédures ClickUp. Grâce à ses différentes vues et options de personnalisation, il vous aide à tout suivre rapidement et à rester au fait des tâches. Avec ce modèle, vous pouvez :
- Accédez à un guide de démarrage, à une liste de documentation, à un tableau de sagesse et à un tableau blanc présentant un organigramme des processus
- Utilisez les vues Liste et Tableau pour centraliser et gérer les documents de projet, en ajoutant des champs clés tels que le type, la priorité et l'étape
- Étiquetez les assignés, les parties prenantes et les approbateurs pour garantir une contribution en temps opportun
- Visualisez et mappez les processus grâce à la vue Tableau blanc, qui transforme les nœuds des organigrammes en tâches interactives
Idéal pour : les chefs de projet, les équipes opérationnelles et les entreprises qui cherchent à gérer la documentation des processus, à améliorer l'organisation des flux de travail et à renforcer la collaboration
À lire également : 11 modèles de documentation de processus dans Word et ClickUp pour optimiser vos opérations
3. Modèle de procédure ClickUp
Le modèle de procédure ClickUp permet de créer et de gérer efficacement des procédures claires et bien structurées pour tout projet ou tâche. Il définit le flux des processus, clarifie les objectifs et garantit la cohérence des opérations.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Définissez des objectifs clairs et mappez les étapes de chaque procédure
- Attribuez des tâches, collaborez avec les parties prenantes et suivez la progression
- Utilisez les statuts, les champs et les affichages pour gérer votre processus
- Configurez des notifications et planifiez des réunions pour une coordination sans faille
Grâce à des outils personnalisables, ce modèle rationalise l'identification des tâches, la définition du périmètre et la gestion des documents.
Idéal pour : les chefs de projet, les équipes opérationnelles, les spécialistes de l'assurance qualité, les responsables de la conformité, les équipes informatiques et les services clientèle qui cherchent à normaliser, rationaliser et suivre les procédures dans divers secteurs
4. Modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp
Vous avez du mal à mettre en place vos procédures opératoires normalisées (SOP) ? Le modèle SOP de ClickUp vous permet de démarrer rapidement et facilement ! Que vous déployiez une nouvelle procédure pour une petite équipe ou pour toute une entreprise, ce modèle SOP est fait pour vous.
Voici comment ce modèle peut vous aider :
- Organisez vos procédures opératoires normalisées avec une structure claire : aperçu, qui, où et quand
- Des sections simples et faciles à gérer, accessibles à tous
- Rationalisez le processus de déploiement de nouvelles procédures
Idéal pour : les équipes RH, les responsables de service, les équipes opérationnelles, les propriétaires d'entreprise, les chefs de projet, les spécialistes de l'assurance qualité, les responsables de la conformité et les chefs d'équipe qui cherchent à créer, organiser et mettre en œuvre des procédures opératoires normalisées claires et efficaces
💡 Conseil de pro : pour élaborer des procédures opératoires normalisées efficaces, commencez par définir l'objectif final et travaillez à rebours, en décomposant chaque étape nécessaire pour atteindre ce résultat.
5. Modèle de document sur les processus de l'entreprise ClickUp
Un document bien organisé décrivant les processus de votre entreprise est la clé d'un fonctionnement interne fluide et d'une communication cohérente. Avec les bons outils, cela devient encore plus facile. Le modèle de document sur les processus d'entreprise ClickUp est conçu pour vous aider à gagner du temps tout en conservant tout dans un hub central.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Centralisez tous vos documents de processus en un seul endroit
- Créez des modèles et des checklists pour intégrer et former vos employés
- Tenez tout le monde informé des dernières instructions
Que vous intégriez de nouveaux employés ou que vous actualisiez simplement vos politiques, ce modèle de documentation des processus rend tout cela plus efficace et plus facile à gérer !
Idéal pour : les équipes RH, les responsables des opérations, les coordinateurs de formation, les propriétaires d'entreprise et les chefs de projet qui cherchent à centraliser la documentation des processus, faciliter l'intégration et garantir une communication cohérente entre les services
👀 Le saviez-vous ? Des études ont montré que les entreprises peuvent gagner jusqu'à 50 % de leur temps consacré à la création de documents grâce à des outils d'automatisation.
6. Modèle de procédures opérationnelles standard ClickUp
Les procédures opératoires normalisées sont essentielles pour garantir l'efficacité opérationnelle et la cohérence au sein de votre entreprise. Le modèle de procédures opératoires normalisées ClickUp est conçu pour vous aider à créer des procédures claires et organisées dès le départ.
Cela vous permet de :
- Créez des tâches avec des statuts tels que « Non commencé », « En cours » et « Achevé » pour suivre facilement la progression à chaque étape
- Ajoutez des détails tels que « Niveau de priorité » et « Date d'échéance » aux tâches, ce qui vous aidera à rester organisé et à les gérer plus efficacement
- Basculez entre plusieurs vues : vue Liste pour un aperçu simple des tâches, vue Gantt pour un échéancier et vue Charge de travail pour vérifier la capacité de l'équipe
- Automatisez les tâches répétitives telles que la configuration de rappels pour les dates de révision ou utilisez l'IA pour résumer la progression des tâches
Ce modèle élimine les approximations dans la création et la gestion des procédures opératoires normalisées, vous aidant ainsi à garder tout sur la bonne voie !
Idéal pour : les responsables des opérations, les chefs d'équipe, les chefs de projet, les équipes d'assurance qualité et les propriétaires d'entreprise qui doivent créer, gérer et suivre des procédures opératoires normalisées afin de garantir la cohérence et l'efficacité opérationnelle
🧠 Anecdote : les procédures opératoires normalisées remontent aux civilisations anciennes. Les premières procédures consignées, détaillant des pratiques médicales, ont été découvertes sur des papyrus égyptiens anciens.
7. Modèle de diagramme de flux de processus ClickUp
Si vous êtes un penseur visuel, le modèle de diagramme de flux de processus ClickUp pourrait être exactement ce qu'il vous faut. Il utilise des couleurs et des formes pour simplifier les processus d'entreprise complexes, les rendant faciles à comprendre et à suivre.
Le modèle est divisé en deux sections, les acteurs et les activités, les activités de chaque acteur étant représentées par des formes dans leur colonne. Disponible dans les tableaux blancs ClickUp, ce modèle, comme d'autres modèles de tableaux blancs utiles, offre des possibilités créatives illimitées.
Vous pouvez utiliser ce modèle de flux de processus pour :
- Mappez facilement les processus à l'aide de formes et de connecteurs pour plus de clarté
- Organisez les acteurs et les activités pour obtenir une vue étape par étape
- Personnalisez-les à l'aide de nœuds de décision et mettez à jour la légende pour guider votre équipe
- Ajoutez divers éléments tels que des cartes mentales, des cartes de processus, des images, des documents et même des croquis pour plus de créativité
Idéal pour : les équipes RH, les chefs de projet, les équipes opérationnelles, les services informatiques et les équipes marketing qui cherchent à visualiser les flux de travail, simplifier la documentation des processus et améliorer la collaboration entre les équipes
8. Modèle de plan d'action en matière de cybersécurité ClickUp
Le modèle de plan d'action en matière de cybersécurité de ClickUp facilite le renforcement de la posture de sécurité de votre entreprise. Dans le jargon technique, la « posture de sécurité » désigne la force globale d'une organisation en matière de cybersécurité et sa capacité à prévoir, prévenir et répondre aux cybermenaces en constante évolution.
Ce modèle entièrement personnalisable aide les équipes de sécurité à créer des plans d'action clairs et efficaces, garantissant ainsi que tout le monde reste sur la même page.
- Adaptez le plan d'action à vos besoins spécifiques en matière de cybersécurité
- Collaborez en temps réel ou de manière asynchrone avec votre équipe
- Sécurisez votre forfait grâce aux contrôles de confidentialité et de modification dans ClickUp Docs
- Rationalisez le processus de planification des actions pour rester proactif face aux cybermenaces
Idéal pour : équipes de sécurité informatique, responsables de la conformité, professionnels de la cybersécurité, équipes de gestion des risques, dirigeants d'entreprise, équipes d'intervention en cas d'incident, administrateurs réseau et directeurs techniques
En savoir plus : 15 modèles gratuits de plan de reprise après sinistre pour aider votre entreprise à rebondir plus rapidement
9. Modèle de plan d'action en cas d'incident ClickUp
Qu'il s'agisse d'une catastrophe naturelle ou d'un changement soudain dans la direction, il est essentiel d'agir rapidement et de manière coordonnée afin de minimiser l'impact de tout évènement imprévu sur votre entreprise.
Le modèle de plan d'action en cas d'incident ClickUp vous aide à créer un guide clair et étape par étape pour gérer les incidents dès qu'ils surviennent. Avec des sections consacrées aux objectifs, aux détails des tâches, aux rôles et aux ressources, ce modèle garantit que votre équipe sait exactement qui est responsable de quoi en cas d'urgence.
Voici ce qu'il faut faire :
- Utilisez la section « Plan d'action » pour définir les étapes immédiates, telles que l'arrêt des serveurs ou des systèmes affectés
- Dressez la liste des équipements, des équipes et des ressources nécessaires pour une réponse efficace
Idéal pour : les équipes d'intervention d'urgence qui gèrent des crises en temps réel, les services informatiques qui traitent des incidents tels que des pannes système ou des violations de données, et les équipes RH qui gèrent la sécurité sur le lieu de travail ou les situations urgentes
10. Modèle de plan d'urgence pour le lieu de travail ClickUp
Les urgences peuvent survenir sans avertissement, ce qui rend la préparation essentielle pour protéger votre équipe et votre lieu de travail. Le modèle de plan d'action d'urgence sur le lieu de travail de ClickUp fournit tout ce dont vous avez besoin pour assurer la sécurité, des itinéraires d'évacuation et des points de rassemblement à la clarification des rôles des responsables en cas d'urgence.
Voici comment créer un plan d'urgence efficace pour votre lieu de travail avec ClickUp :
- Définissez les urgences potentielles et les stratégies d'intervention dans ClickUp Docs
- Attribuez des responsabilités aux membres de votre équipe à l'aide des tâches ClickUp
- Concevez des itinéraires d'évacuation avec le tableau de bord ClickUp
- Automatisez les alertes et les rappels en cas de crise grâce aux automatisations ClickUp
- Suivez la progression de la préparation à l'aide des objectifs ClickUp, qui vous permettent de diviser les tâches volumineuses en petites parties et de suivre leur progression
- Planifiez et suivez les exercices d'urgence avec les jalons ClickUp
Ce modèle simplifie la planification des mesures d'urgence et intègre des outils essentiels pour les plans de reprise après sinistre et l'amélioration des processus.
Idéal pour : coordinateurs des interventions d'urgence, responsables des installations, équipes RH, responsables de la sécurité, responsables des opérations, planificateurs de la continuité des activités, chefs d'équipe et coordinateurs de la sécurité au travail
11. Modèle de rapport d'incident informatique ClickUp
Chaque problème informatique a son histoire ; la saisir est la clé pour éviter le prochain. Le modèle de rapport d'incident informatique ClickUp offre un moyen simple de tout documenter, des pannes système aux violations de la cybersécurité en passant par les tâches informatiques.
Ils comprennent des champs dédiés aux détails des incidents, à l'analyse des causes profondes et aux mesures de récupération afin de rationaliser les réponses et d'atténuer les risques. Voici comment tirer le meilleur parti de vos rapports d'incidents informatiques :
- Analysez les causes profondes pour identifier les problèmes récurrents et prévenir les problèmes futurs
- Suivez les délais de résolution à l'aide du suivi du temps des projets de ClickUp pour mesurer l'efficacité
- Optimisez vos processus en affinant vos stratégies de réponse à partir des données issues d'incidents passés
Idéal pour : les équipes informatiques, les administrateurs système, les ingénieurs réseau, les spécialistes de la cybersécurité, les équipes de réponse aux incidents et les responsables du service d'assistance qui cherchent à documenter, analyser et améliorer leurs processus de réponse aux incidents
💡 Conseil de pro : Intégrez les rapports d'incident dans votre stratégie globale d'automatisation des processus métier. Vous garantissez ainsi une résolution rapide et transparente des pannes et des violations du système, conformément à vos objectifs en matière de reprise informatique et d'atténuation des risques.
Créez des runbooks qui fonctionnent avec ClickUp
Les runbooks sont essentiels pour aider les professionnels de l'informatique à optimiser leurs processus et à gérer rapidement les incidents. Ils fournissent des étapes claires et standardisées à suivre dans toutes les situations, garantissant ainsi des opérations fluides et efficaces.
Il est essentiel pour toute équipe informatique performante de maintenir ces runbooks à jour, et ClickUp facilite cette tâche.
Avec ClickUp, vous pouvez facilement créer, distribuer et gérer vos runbooks. Il génère automatiquement des instructions étape par étape et capture des captures d'écran pour documenter chaque processus.
De plus, ClickUp propose une variété de modèles qui vous permettent de personnaliser vos runbooks en fonction des besoins de votre équipe.
Et devinez quoi ? C'est gratuit ! Inscrivez-vous dès maintenant pour utiliser ClickUp.