Chaque fois que vous assistez à une réunion stratégique, que ce soit à l'échelle de l'entreprise ou au sein de votre équipe, vous avez probablement déjà vu des diapositives présentant les objectifs et les résultats clés (OKR) ainsi que les indicateurs clés de performance (KPI).
Les entreprises s'appuient sur eux pour une bonne raison : ils sont un fournisseur, un prestataire, d'une approche quantitative et fondée sur les données pour le processus de gestion des performances.
79 % des entreprises conçoivent et mettent en œuvre des KPI chaque année.
Mais voici la grande question : quand faut-il utiliser les OKR et quand faut-il utiliser les KPI ?
Dans cet article, nous allons détailler leurs différences clés (à l'aide d'exemples concrets) et vous montrer comment les intégrer à vos processus pour un impact maximal.
Qu'est-ce qu'un OKR ?
OKR (Objectives and Key Results) désigne un cadre de définition d'objectifs utilisé par les organisations (et les équipes) pour définir des objectifs et mesurer les performances.
De manière générale, un OKR comporte trois éléments :
- Objectif : déclaration qualitative qui décrit ce que vous souhaitez accomplir.
- Résultats clés : indicateurs quantitatifs qui mesurent la progression accomplie vers votre objet.
- Initiatives : la stratégie (projets ou tâches spécifiques) qui contribuera à atteindre les résultats clés.
Les OKR fournissent un sens à l'action, une orientation et un sentiment de propriété. Ils poussent les équipes à se concentrer sur ce qui compte le plus, sans se laisser distraire par les dizaines de tâches peu prioritaires et à faible impact qui figurent sur leur liste à faire.
Voici quelques scénarios dans lesquels les OKR fonctionnent bien :
- Planification trimestrielle : ils aident les équipes à hiérarchiser leurs efforts et à se concentrer sur les initiatives les plus importantes au cours d'un trimestre donné.
- Initiatives stratégiques : l'utilisation des OKR lors du lancement de nouveaux projets ou initiatives peut vous aider à définir des objectifs clairs, à améliorer la transparence entre les équipes interfonctionnelles et à garantir que tout le monde travaille dans le même sens.
- Évaluations de performance : ils fournissent des données mesurables pour les évaluations de performance, permettant ainsi d'obtenir des commentaires plus objectifs et pertinents, dénués de tout parti pris personnel.
Voyons maintenant comment vous pouvez paramétrer et suivre vos OKR:
- Commencez par bien comprendre la vision et les objectifs stratégiques de votre organisation, en liant vos OKR à votre mission globale.
- Définissez 2 à 4 objets ambitieux et réalisables qui reflètent ce que vous souhaitez accomplir dans un délai spécifique (généralement trimestriel).
- Pour chaque objet, définissez 3 à 5 résultats clés mesurables (indicateurs) qui permettront de suivre la progression réalisée.
- Élaborez un plan d'action afin que tous les membres de l'équipe comprennent comment les OKR s'alignent sur les responsabilités individuelles.
- Vérifiez régulièrement la progression vers les résultats clés lors de réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires.
- Discutez de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné ; utilisez ces informations pour affiner les futurs OKR.
Exemples d'OKR
Maintenant que nous avons discuté des OKR et des avantages qu'ils peuvent apporter à votre organisation, examinons quelques exemples spécifiques d'OKR.
⚒️ Exemple 1 : gestion de projet
- Objectif : Améliorer l'efficacité de la réalisation des projets Résultat clé 1 : Réduire le temps de réalisation des projets de 20 % Résultat clé 2 : Obtenir un écart budgétaire inférieur à 5 % Résultat clé 3 : Augmenter le taux de satisfaction des parties prenantes à au moins 90 % Initiative : Utiliser un logiciel de gestion de projet pour le suivi des tâches, des échéances et de la progression en temps réel Initiative : Créer des modèles réutilisables pour les plans de projet, les évaluations des risques et les plans de communication afin de réduire le travail manuel
- Résultat clé 1 : Réduire le temps d'achevement des projets de 20 %.
- Résultat clé 2 : atteindre un écart budgétaire inférieur à 5 % pour le projet.
- Résultat clé 3 : Augmenter le taux de satisfaction des parties prenantes à au moins 90 %.
- Initiative : utilisez un logiciel de gestion de projet pour le suivi des tâches, des échéances et de la progression en temps réel.
- Initiative : créez des modèles réutilisables pour les plans de projet, les évaluations des risques et les plans de communication afin de réduire le travail manuel.
- Résultat clé 1 : Réduire le temps d'achevement des projets de 20 %.
- Résultat clé 2 : atteindre un écart budgétaire inférieur à 5 % pour le projet.
- Résultat clé 3 : Augmenter le taux de satisfaction des parties prenantes à au moins 90 %.
- Initiative : utilisez un logiciel de gestion de projet pour suivre les tâches, les échéances et la progression en temps réel.
- Initiative : créez des modèles réutilisables pour les plans de projet, les évaluations des risques et les plans de communication afin de réduire le travail manuel.
🔮 exemple 2 : Planification stratégique
- Objectif : étendre la présence sur le marché asiatique Résultat clé 1 : Atteindre une part de marché de 15 % en Asie en un an Résultat clé 2 : Lancer trois nouveaux produits personnalisés pour les marchés asiatiques Résultat clé 3 : Établir des partenariats avec cinq distributeurs locaux Initiative : Lancer des campagnes marketing localisées sur les principaux marchés asiatiques avec des messages personnalisés pour la culture locale Initiative : Analyser les prix pratiqués par la concurrence et élaborer une stratégie tarifaire compétitive pour attirer de nouveaux clients
- Résultat clé 1 : atteindre une part de marché de 15 % en Asie en un an.
- Résultat clé 2 : lancer trois nouveaux produits adaptés aux marchés asiatiques.
- Résultat clé 3 : Établir des partenariats avec cinq distributeurs locaux
- Initiative : lancer des campagnes marketing localisées sur les marchés asiatiques clés avec des messages adaptés à la culture locale.
- Initiative : analyser les prix pratiqués par la concurrence et élaborer une stratégie tarifaire compétitive pour attirer de nouveaux clients.
- Résultat clé 1 : atteindre une part de marché de 15 % en Asie en un an.
- Résultat clé 2 : Lancer trois nouveaux produits adaptés aux marchés asiatiques.
- Résultat clé 3 : Établir des partenariats avec cinq distributeurs locaux
- Initiative : lancer des campagnes marketing localisées sur les marchés asiatiques clés avec des messages adaptés à la culture locale.
- Initiative : analyser les prix pratiqués par la concurrence et élaborer une stratégie tarifaire compétitive pour attirer de nouveaux clients.
🎧 exemple 3 : Performance du service client
- Objectif : Améliorer l'expérience du service client Résultat clé 1 : Réduire de 30 % le temps de réponse moyen aux demandes des clients Résultat clé 2 : Augmenter le taux d'évaluation des clients issu des sondages à plus de 85 % Résultat clé 3 : Résoudre au moins 90 % des tickets d'assistance dès le premier contact Initiative : Intégrer un chatbot alimenté par l'IA à votre site web afin de fournir des réponses instantanées aux requêtes courantes Initiative : Garantir un niveau de personnel adéquat pendant les heures de pointe et mettre en place un système d'assistance à plusieurs niveaux pour traiter les différentes demandes des clients
- Résultat clé 1 : réduire de 30 % le temps de réponse moyen aux demandes des clients.
- Résultat clé 2 : augmenter l'évaluation de la satisfaction client issue des sondages à plus de 85 %.
- Résultat clé 3 : résoudre au moins 90 % des tickets d'assistance dès le premier contact.
- Initiative : intégrez un chatbot alimenté par l'IA à votre site web afin de fournir des réponses instantanées aux requêtes courantes.
- Initiative : garantir des effectifs suffisants pendant les heures de pointe et mettre en place un système d'assistance à plusieurs niveaux pour traiter les différentes demandes des clients.
- Résultat clé 1 : réduire de 30 % le temps de réponse moyen aux demandes des clients.
- Résultat clé 2 : augmenter l'évaluation de la satisfaction client issue des sondages à plus de 85 %.
- Résultat clé 3 : résoudre au moins 90 % des tickets d'assistance dès le premier contact.
- Initiative : intégrez un chatbot alimenté par l'IA à votre site web afin de fournir des réponses instantanées aux requêtes courantes en tant que fournisseur, prestataire.
- Initiative : garantir des effectifs suffisants pendant les heures de pointe et mettre en place un système d'assistance à plusieurs niveaux pour traiter les différentes demandes des clients.
📚 À lire également : Meilleurs logiciels OKR (avis et tarifs)
Qu'est-ce qu'un KPI ?
Les indicateurs clés de performance (KPI) sont des indicateurs autonomes et quantifiables qui démontrent l'efficacité avec laquelle une organisation atteint un objectif commercial particulier. Parmi les exemples de KPI, on peut citer le chiffre d'affaires, le taux de désabonnement des clients, le trafic sur le site web et le taux de rotation du personnel.
Il existe deux types d'indicateurs clés de performance (KPI) : les indicateurs avancés (indicateurs prédictifs) et les indicateurs retardés (indicateurs rétrospectifs).
Les indicateurs avancés peuvent aider les organisations à anticiper les performances futures, tandis que les indicateurs retardés fournissent des informations basées sur les résultats passés (données historiques).
Vous trouverez des organisations qui utilisent les KPI dans plusieurs paramètres :
- KPI financiers : mesurez les performances financières, telles que la croissance du chiffre d'affaires ou les marges bénéficiaires.
- KPI opérationnels : évaluent l'efficacité opérationnelle, comme les coûts de production ou la durée du cycle.
- KPI clients : évaluez la satisfaction et l'engagement des clients, par exemple à l'aide du Net Promoter Score (NPS) ou des taux de fidélisation des clients.
- KPI des employés : surveillez l'engagement des employés et évaluez leurs performances, notamment les taux de rotation du personnel ou les scores de satisfaction des employés.
Voici un guide rapide pour la mise en œuvre des KPI :
- Identifiez les objets : déterminez ce que vous souhaitez accomplir au niveau de l'organisation, du service ou de l'individu.
- Sélectionnez des KPI pertinents : choisissez des KPI qui correspondent à vos objets et qui agissent comme fournisseurs d'informations exploitables.
- Fixer des cibles : établissez des cibles claires pour chaque KPI afin de définir et de mesurer la réussite.
- Collecte de données : mettez en place des systèmes pour collecter et analyser les données relatives aux KPI que vous avez sélectionnés.
- Suivez les progrès : examinez régulièrement les performances des KPI pour évaluer la progression et apporter les ajustements nécessaires.
- Communiquez les résultats : partagez les résultats des KPI avec les parties prenantes afin de favoriser la transparence et la responsabilité.
👀 Le saviez-vous ? 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Concentrez-vous donc sur un petit nombre de KPI essentiels qui ont le plus d'impact.
Exemples de KPI
📌 Indicateurs d'évaluation des performances
- Chiffre d'affaires : mesure le nombre total de contrats fermés et le chiffre d'affaires généré par un employé.
- Satisfaction client : mesure le niveau de satisfaction des clients à l'égard du service fourni par un employé, à savoir leur score CSAT.
- Participation aux réunions : mesure la participation des employés aux réunions et aux sessions de formation.
📌 Indicateurs de performance de l'entreprise
- Croissance du chiffre d'affaires : mesure l'augmentation en pourcentage du chiffre d'affaires sur une période donnée.
- Taux de désabonnement des clients : mesure le taux auquel les clients cessent de faire affaire avec une entreprise.
- Part de marché : mesure le pourcentage du marché desservi par une entreprise.
- Retour sur investissement (ROI) : mesure la rentabilité d'un investissement.
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La différence entre les OKR et les KPI
Maintenant que nous avons vu comment les OKR et les KPI peuvent individuellement bénéficier à votre organisation et comment vous pouvez les paramétrer, plongeons-nous dans les détails pour explorer leurs objectifs distincts.
| Aspect | OKR | KPI |
| Définition des objectifs | Objectifs ambitieux et qualitatifs, avec une assistance de résultats clés quantitatifs | Indicateurs spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et limités dans le temps (SMART) |
| Objectif | Définissez une orientation stratégique et incitez à l'action. | Suivez la progression réalisée par rapport à des objectifs spécifiques. |
| Portée | Objectifs généraux | Indicateurs précis et spécifiques |
| Calendrier | Généralement trimestriel | Peut s'appliquer à différentes périodes : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, etc. |
| Flexibilité | Plus flexibles et adaptables à des circonstances changeantes, souvent établis pour des périodes plus longues. | Moins flexible |
Définition des objectifs
Les OKR mettent l'accent sur des objectifs qualitatifs, ambitieux et à long terme qui inspirent et stimulent l'organisation. Ils se concentrent sur « ce que » l'organisation vise à atteindre, par exemple « augmenter la part de marché » ou « devenir le leader du secteur en matière de satisfaction client ».
Les KPI, quant à eux, se concentrent sur des indicateurs SMART et sur la manière dont vous pouvez atteindre un objet très spécifique, tel que « augmenter le nombre de visites sur le site web de 15 % d'ici le mois prochain ».
🧠 Anecdote : certains experts qualifient les OKR de « KPI avec une âme », car ils ajoutent du contexte et un objectif aux indicateurs, en liant directement les résultats à la mission d'une organisation.
Objectif
Les OKR constituent un outil puissant pour définir l'orientation stratégique, inspirer l'action et aligner les équipes au sein de l'organisation. Ils permettent de partager une compréhension commune des objectifs organisationnels, de motiver les employés et de favoriser une culture de la responsabilité.
Les KPI sont davantage axés sur la prise de décision. Leur objectif principal est de suivre la progression, mesurer les performances et identifier les domaines à améliorer au sein d'un processus ou d'un aspect particulier de l'entreprise, et d'offrir une assistance à la prise de décision fondée sur les données.
Portée
Les OKR fournissent généralement un cadre de haut niveau qui guide la vision stratégique globale de l'organisation, de l'équipe ou du projet.
👉🏼 Par exemple, un OKR pourrait être « Augmenter la part de marché dans la région européenne » ou « Lancer un nouveau produit qui atteint 10 000 fois le fait d'être téléchargé au cours du premier trimestre ».
Les KPI fournissent des informations détaillées sur des domaines d'activité spécifiques de l'entreprise, tels que l'équipe commerciale, le marketing, les revenus ou les performances des employés. Ils se concentrent sur des indicateurs plus précis et plus spécifiques qui affichent une vue détaillée des performances.
👉🏼 Par exemple, pour une équipe commerciale, les KPI liés à l'OKR « Augmenter la part de marché dans la région européenne » pourraient inclure « Augmenter le chiffre d'affaires en Europe de 15 % » ou « Développer les canaux de distribution dans trois nouveaux pays européens ».
Calendrier
Les OKR fonctionnent mieux lorsqu'ils sont planifiés à long terme, généralement au moins un trimestre. Ce délai permet d'atteindre un équilibre entre les objectifs à court terme et l'orientation stratégique à long terme, tout en permettant des révisions et des ajustements réguliers afin de maintenir l'organisation sur la bonne voie et de lui permettre de s'adapter au changement.
Les KPI, en revanche, sont plus flexibles. Ils nécessitent simplement un calendrier et peuvent être suivis sur plusieurs jours, semaines, voire années, à l'instar de l'indicateur ARR (Annual Recurring Revenue, chiffre d'affaires annuel récurrent) largement utilisé dans la plupart des organisations.
👉🏼 Par instance, le trafic quotidien d'un site web permet de suivre les tendances à court terme, tandis que le taux de désabonnement des clients est généralement mesuré sur une base mensuelle ou annuelle. Cette flexibilité permet aux entreprises de suivre les performances à différents niveaux de détail, ce qui leur donne un aperçu à la fois des progrès immédiats et des tendances à long terme.
Flexibilité
Les OKR sont intrinsèquement flexibles et adaptables aux besoins et à la situation propres à chaque organisation. Ils s'appuient sur les objectifs, la mission et la vision de l'entreprise. Cette flexibilité permet de les ajuster en fonction de l'évolution des conditions du marché, des opportunités qui se présentent et des défis imprévus.
👉🏼 Par exemple, si un concurrent lance un nouveau produit disruptif, une organisation peut rapidement ajuster ses OKR pour faire face à cette nouvelle menace et conserver son avantage concurrentiel.
D'autre part, les KPI doivent généralement rester cohérents dans le temps afin de garantir des comparaisons significatives des tendances de performance et d'identifier les domaines à améliorer. Des changements fréquents des KPI peuvent rendre difficile le suivi précis de la progression, l'identification des causes profondes des problèmes de performance et la démonstration de l'impact des initiatives d'amélioration.
OKR, KPI et KRA
Un autre cadre souvent confondu avec les OKR et les KPI est celui des KRA (Key Result Areas, ou domaines de résultats clés). Les KRA sont des objectifs SMART que les organisations fixent pour le suivi des progrès et des réussites dans divers rôles. Ils listent les principales responsabilités associées à un poste ou à un rôle particulier.
En résumé :
- Les KRA définissent les domaines clés dans lesquels une organisation doit exceller.
- Les OKR fixent des objectifs ambitieux dans ces domaines clés.
- Les KPI permettent de suivre la progression accomplie dans la réalisation de ces objectifs.
OKR, KPI et MBO
De même, le MBO (Management by Objectives) est un cadre souvent utilisé avec les KPI et les OKR pour le suivi des performances. Le MBO est un processus dans lequel les managers et les membres individuels de l'équipe fixent ensemble des objectifs, en alignant les objectifs individuels sur les objectifs plus larges de l'organisation.
👉🏼 Imaginons qu'une équipe marketing ait pour objectif d'accroître la notoriété d'une nouvelle gamme de vêtements de sport écologiques :
- L'OKR serait de devenir la première marque de vêtements de sport écologiques sur le marché cible.
- Le KPI mesurerait le trafic total du site web provenant de toutes les sources.
- Le MBO correspondrait à l'objectif individuel de chaque membre de l'équipe marketing, comme augmenter le trafic de 25 % au cours du prochain trimestre à l'aide de publicités payantes.
📚 À lire également : OKR vs MBO
Intégrer les OKR et les KPI dans la gestion de projet
En intégrant les OKR et les KPI à votre système de gestion de projet, vous pouvez relier chacun de vos projets individuels à votre objectif principal et global. Parallèlement, les données collectées grâce aux KPI permettent une prise de décision fondée sur les données tout au long du cycle de vie du projet.
ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, regroupe tous vos besoins en matière de définition d'objectifs, de suivi et de gestion de projet en un seul endroit, facilitant ainsi le suivi des performances.
📮 ClickUp Insight : Vous pensez que votre liste à faire fonctionne ? Détrompez-vous. Notre sondage montre que 76 % des professionnels utilisent leur propre système de hiérarchisation pour la gestion des tâches. Cependant, des recherches récentes confirment que 65 % des travailleurs se concentrent sur les tâches faciles à réaliser plutôt que sur celles à forte valeur, sans hiérarchisation efficace.
Les priorités de tâches de ClickUp transforment votre façon de visualiser et d'aborder les projets complexes, en mettant facilement en évidence les tâches critiques. Grâce aux flux de travail alimentés par l'IA et aux indicateurs de priorité personnalisés de ClickUp, vous saurez toujours par quoi commencer.
Voyons comment vous pouvez mettre en œuvre les OKR et les KPI dans votre système de gestion de projet.
Définissez les OKR au niveau du projet
Commencez par passer en revue les objectifs stratégiques généraux de votre organisation et les OKR pertinents au niveau de l'entreprise. Demandez-vous ensuite comment un projet particulier peut contribuer à ces objectifs de haut niveau.
Vous pouvez également organiser une session de brainstorming avec votre équipe de direction afin de recueillir des idées sur les OKR potentiels au niveau des projets. N'oubliez pas que l'objectif est de fixer des objectifs « ambitieux » axés sur les résultats.
Grâce à ClickUp Docs, vous pouvez centraliser les documents importants relatifs au processus de définition des objectifs, tandis que ClickUp Brain, l'IA propriétaire de ClickUp, vous aide à trouver des idées et à définir des objectifs pertinents à atteindre. Il peut également résumer les décisions prises concernant les buts et objectifs, afin que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Il vous suffit de demander à ClickUp Brain d'examiner vos différents documents et de vous suggérer des OKR établissant la connexion de votre objectif global à un projet spécifique. Et voilà ! Vous obtiendrez des suggestions contextuelles que vous pourrez affiner à l'aide d'invites.
Une fois que vous avez défini vos objectifs, demandez à l'IA de créer un document prêt à être validé expliquant vos objectifs et vos résultats clés afin de le partager avec le reste de votre équipe.
📚 À lire également : Modèles gratuits pour définir et suivre vos objectifs dans Excel et ClickUp
2. Identifiez les KPI pertinents
L'étape suivante consiste à choisir des KPI qui calculent la progression réalisée par rapport aux résultats clés que vous avez fixés pour vos objectifs. Cela vous donnera des informations précieuses sur les performances du projet, vous aidera à identifier les domaines à améliorer et, à terme, à prendre des décisions fondées sur des données pour garantir la réussite du projet.
💡 Conseil de pro : posez-vous la question suivante : « Cet indicateur KPI montre-t-il réellement si nous nous rapprochons de notre objectif ? » *Un autre conseil consiste à éviter les indicateurs KPI trop complexes ou difficiles à mesurer. Choisissez plutôt des indicateurs faciles à comprendre, à suivre et à interpréter.
3. Intégrez vos OKR et KPI à votre outil de gestion de projet
Une fois que vous avez défini vos KPI et vérifié l'exactitude de leur source de données, vous pouvez les inclure dans vos tâches et vos projets. En exemple, vous pouvez utiliser les statuts de tâche personnalisés de ClickUp tels que « En bonne voie », « Retardé », « Hors piste », etc. pour surveiller vos KPI.
ClickUp propose même des modèles gratuits qui simplifient ce processus, comme le modèle OKR ClickUp. Cet outil de planification ultra-intuitif est conçu pour aider les équipes à définir, suivre et atteindre efficacement leurs OKR.
Voici ce que comprend ce modèle OKR:
- Cadence de planification : cela décrit la structure de base et le calendrier de la planification des OKR, par exemple des cycles trimestriels ou semestriels, afin de garantir une définition cohérente et opportune des objectifs.
- Listes OKR : ces listes permettent aux équipes de décomposer les grands objectifs en objectifs spécifiques et mesurables, et de suivre la progression réalisée pour atteindre chaque résultat clé.
Le modèle comporte également plusieurs champs personnalisés pour vous aider à classer et organiser vos OKR. Pour chaque tâche, vous pouvez ajouter une étiquette telle que Objectif, Résultat clé, Planification et Exécution.
De la même manière, vous pouvez également regrouper les tâches dans une « initiative » spécifique. Mieux encore, une barre de progression permet de suivre le taux d'achèvement en fonction du nombre d'actions que vous cochez.
Une fois votre système OKR créé, l'étape suivante consiste à ajouter vos KPI. Pour ce faire, ajoutez quelques champs personnalisés supplémentaires à vos tâches :
- Valeur cible : champ nombre permettant de note la valeur cible du KPI.
- Valeur réelle : champ de nombre permettant de note la valeur réelle actuelle du KPI.
- Différence : champ de formule indiquant la différence entre la valeur cible et la valeur réelle.
- Progression (%) : autre champ de formule permettant de calculer le pourcentage de la valeur cible atteint.
Dans ClickUp, vous pouvez utiliser les codes ci-dessous pour configurer ces champs de formule :
- Différence : (champ(« Valeur cible ») – (champ(« Valeur réelle »)
- Progression : CONCATENATE((champ(« Valeur réelle ») / champ(« Valeur cible »)) * 100, « % »)
Bien sûr, vous pouvez utiliser le modèle KPI de ClickUp pour définir, surveiller et analyser de manière transparente les indicateurs de performance clés, afin de vous assurer que votre équipe reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs d'entreprise. Personnalisez-le en fonction de votre secteur d'activité et obtenez des informations en temps réel sur les tendances en matière de performance.
Voici ce que ce modèle peut faire pour vous :
- Tableaux de bord KPI personnalisés : visualisez la progression grâce à des diagrammes et des rapports dynamiques.
- Suivi automatisé : définissez des cibles et surveillez les performances sans effort.
- Collaboration et alertes : désignez des propriétaires KPI et recevez des mises à jour en temps réel.
💡Conseil de pro : associez votre modèle de suivi des KPI au modèle d'objectifs SMART de ClickUp pour définir des objectifs clairs et réalisables qui correspondent à vos indicateurs de performance clés, en veillant à ce que chaque objectif soit spécifique, mesurable et percutant !
4. Configurez des tableaux de bord pour le suivi de la progression
Maintenant que vous avez défini vos OKR et vos KPI, l'étape suivante consiste à les suivre. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser des tableaux de bord OKR et des diagrammes de progression KPI.
Ils regroupent les indicateurs clés et les mises à jour de la progression en un seul emplacement facilement accessible, vous évitant ainsi d'avoir à passer au crible divers tableurs, rapports et sources de données.
Dans ClickUp, vous disposez d'une fonctionnalité intégrée de définition et de suivi des objectifs, ClickUp Goals, qui vous permet de suivre en temps réel la progression vers vos objectifs à l'aide de tableaux de bord et de barres de progression personnalisables. Elle vous offre également plusieurs options pour organiser vos données, notamment :
- Suivi des progrès : pour suivre les progrès réalisés par rapport aux résultats clés et à l'achèvement global du projet.
- Diagrammes de Gantt : pour visualiser les échéanciers des projets et identifier les goulots d'étranglement potentiels.
- Diagrammes circulaires : pour illustrer la répartition des tâches d'un projet ou l'allocation des ressources.
- Widget : pour afficher des KPI tels que le budget dépensé, les scores de satisfaction client et les taux d'achèvement des tâches.
Ces rapports visuels peuvent vous aider à identifier vos points forts et vos points faibles, à repérer les risques potentiels et à prendre des décisions éclairées sur divers aspects de votre projet, afin de vous assurer que tout se déroule comme prévu.
📚 À lire également : Comment suivre le suivi d'un projet à l'aide de tableaux de bord KPI
5. Évaluez la progression réalisée de manière périodique
La dernière étape consiste à planifier des vérifications régulières (par exemple, hebdomadaires ou bihebdomadaires) afin d'évaluer la progression réalisée. Pendant cette période, vous pouvez analyser les données collectées grâce aux KPI afin d'ajuster les résultats clés, de réviser les échéanciers ou de réaffecter les ressources.
Bonnes pratiques en matière d'OKR et de KPI
Enfin, voici quelques bonnes pratiques pour définir et gérer les OKR :
- Fixez des objectifs ambitieux mais réalisables. Ils doivent inspirer et motiver les employés à atteindre les résultats souhaités, sans les submerger ni les épuiser.
- Concentrez-vous sur un petit nombre d'OKR (généralement 2 à 4 objets avec 3 à 5 résultats clés chacun) afin de garantir la clarté et la concentration.
- Encouragez les membres de l'équipe à échanger régulièrement leurs impressions sur leur progression en matière d'OKR. Cela peut aider à identifier rapidement les obstacles et permettre de résoudre les problèmes de manière collaborative.
De même, lorsque vous définissez des KPI, veillez à :
- Sélectionnez des indicateurs dont les sources de données sont claires et fiables et qui peuvent être quantifiés et suivis dans le temps.
- Automatisez le suivi des KPI pour gagner du temps et obtenir des résultats précis.
- Utilisez des tableaux de bord et des diagrammes pour visualiser les données KPI et identifier les tendances et les modèles.
Enfin, assurez-vous que les KPI fournissent l'assistance nécessaire à la réalisation des OKR en sélectionnant des indicateurs qui mesurent directement la progression accomplie vers les résultats clés. Cette harmonisation crée une parfaite cohérence entre l'alignement organisationnel et la croissance accélérée.
Paramétrez des systèmes OKR et KPI basés sur l'IA avec ClickUp.
En résumé, les OKR se concentrent sur « ce que » vous voulez accomplir et « pourquoi » c'est important. Ils fournissent un cadre pour la définition d'objectifs ambitieux et l'orientation stratégique.
Les KPI se concentrent sur la manière dont vous progressez vers vos objectifs. Ils fournissent des données pour le suivi des mesures de performance et d'identifier les domaines à améliorer. En général, vous aurez besoin de quelques KPI liés à chaque résultat clé pour mesurer vos progrès et optimiser vos efforts en matière d'OKR.
Bien que cela puisse être fait manuellement, l'automatisation d'un grand nombre de ces processus à l'aide d'un outil de gestion de projet tel que ClickUp peut considérablement augmenter l'efficacité et rationaliser l'ensemble du processus OKR.
Par exemple, vous pouvez déclencher des mises à jour de tâches en fonction de la progression des KPI, visualiser les performances en temps réel à l'aide de diagrammes astucieux et tirer parti de ClickUp Brain pour le brainstorming et les tâches fastidieuses, deux tâches qui prennent souvent le plus de temps. Résultat : moins d'effort et plus d'impact !
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