La mayoría de los terapeutas dedican más tiempo del que desearían a documentar las sesiones.
Nuance Communications descubrió que los médicos dedicaban una media de 13,5 horas semanales a generar documentación.
Esto ocurre cuando su sistema de seguimiento le dificulta las cosas en lugar de ayudarle. Pero no siempre tiene por qué ser así.
Una plantilla de seguimiento de sesiones de terapia con clientes le ofrece una estructura predefinida para registrar los detalles de las sesiones, realizar un seguimiento del progreso y gestionar los seguimientos. Con estas plantillas, no tendrá que reinventar su flujo de trabajo cada vez. Y puede utilizarlas independientemente de si trabaja por cuenta propia o forma parte de un grupo de profesionales.
¿Qué es una plantilla de seguimiento de sesiones de terapia para clientes?
Una plantilla de seguimiento de sesiones terapéuticas con clientes es un documento estructurado o una herramienta digital que ayuda a los terapeutas a registrar las fechas de las sesiones, las preocupaciones de los clientes, las intervenciones utilizadas y las observaciones sobre el progreso.
Garantiza que todos los detalles importantes se registren de forma coherente, sesión tras sesión. La mayoría de estas plantillas incluyen campos para registrar
- Información del cliente
- Fecha y hora de la sesión
- Problemas actuales
- Intervenciones aplicadas
- Respuesta del cliente y
- Cualquier tarea o programación de seguimiento.
Estas plantillas son utilizadas por terapeutas, consejeros, trabajadores sociales y psicólogos titulados para mantener una documentación clara y organizada.
🤝 Recordatorio amistoso: un registro de sesiones sencillo puede limitarse a registrar fechas y notas básicas, pero un registro completo le ayuda a supervisar el progreso hacia las metas del tratamiento y a medir los resultados de los clientes a lo largo del tiempo. También puede elegir entre formatos de documentación específicos, como SOAP (Subjetivo, Objetivo, Evaluación, Plan), DAP (Datos, Evaluación, Plan) o BIRP (Comportamiento, Intervención, Respuesta, Plan), lo que los hace adaptables a los requisitos de su consulta.
Las mejores plantillas para el seguimiento de sesiones terapéuticas con clientes de un vistazo
| Nombre de la plantilla | Enlace para descargar | Ideal para | Las mejores funciones | Formato/plataforma |
|---|---|---|---|---|
| Plantilla de gestión de pacientes de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Terapeutas que gestionan una gran cantidad de casos | Centralización de registros de clientes, historial de sesiones y seguimientos | Digital (ClickUp) |
| Plantilla de lista de pacientes de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Profesionales independientes | Mantener una lista de clientes sencilla y organizada. | Digital (ClickUp) |
| Plantilla de informe de casos de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Terapeutas que redactan informes formales | Creación de resúmenes de casos estructurados para derivaciones o necesidades legales. | Digital (ClickUp Documenti) |
| Plantilla de éxito del cliente de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Prácticas terapéuticas orientadas a metas | Seguimiento del progreso hacia las metas del tratamiento a lo largo del tiempo. | Digital (ClickUp) |
| Plantilla de gestión de clientes legales de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Casos forenses o ordenados por un tribunal | Gestión de documentación y plazos de alto cumplimiento | Digital (ClickUp) |
| Plantilla de plan de autocuidado de ClickUp | Obtenga una plantilla gratis. | Compromiso entre sesiones | Asignación y seguimiento de las tareas y rutinas de los clientes. | Digital (ClickUp, compartible con el cliente) |
| Plantilla de registro de gestión de ClickUp | Obtenga una plantilla gratuita. | Supervisores clínicos | Supervisión de terapeutas, notas de supervisión y licencias profesionales. | Digital (ClickUp) |
| Plantilla de calendario de sesiones terapéuticas de Template.net | Descargar esta plantilla | Planificación de citas | Organización de los horarios semanales de terapia | Documento descargable |
| Plantilla imprimible para notas SOAP de Goodocs | Descargar esta plantilla | Documentación basada en SOAP | Redacción de notas de progreso SOAP estructuradas | Documentos de Google / Word |
| Plantilla de control de tiempo de Vertex42 | Descargar esta plantilla | Prácticas centradas en la facturación | Seguimiento del tiempo facturable y no facturable | Hoja de cálculo |
Qué buscar en una plantilla de seguimiento de sesiones de terapia con clientes
Elegir la plantilla equivocada puede generar más trabajo, en lugar de menos. Por lo tanto, es importante buscar una herramienta que se adapte a su flujo de trabajo clínico actual, en lugar de obligarle a adoptar uno nuevo. Antes de comprometerse, asegúrese de que la plantilla cumple estos criterios clave.
- Compatibilidad con formatos de documentación: la plantilla debe tener compatibilidad con su estilo preferido, ya sea SOAP, DAP, BIRP o un formato narrativo sencillo, sin necesidad de recurrir a soluciones alternativas poco prácticas.
- Campos personalizables: cada consulta es diferente. Necesitas poder añadir, eliminar o renombrar secciones para adaptarlas a tu especialidad, tanto si trabajas con individuos, parejas o grupos.
- Seguimiento del progreso a lo largo del tiempo: ¿Sabía que la atención basada en mediciones puede reducir a la mitad el tiempo medio de respuesta al tratamiento en comparación con la atención estándar en algunos casos de trastornos depresivos? Una buena plantilla respalda la atención basada en mediciones al mostrarle más que una sola sesión. Le permite ver toda la trayectoria del tratamiento de un cliente, lo que facilita detectar patrones y revisar el progreso hacia sus metas.
- Integración de la programación: los calendarios y las notas desconectados crean una dispersión del trabajo, es decir, la fragmentación de la información que le obliga a perder horas buscando en diferentes aplicaciones y localizando archivos. Una plantilla que enlaza la documentación de las sesiones con las citas y los recordatorios de seguimiento mantiene todo en un solo lugar.
- Consideraciones sobre el almacenamiento seguro: cuando maneja información confidencial de los clientes, la plataforma que aloja su plantilla debe tener compatibilidad con los requisitos de privacidad y seguridad de su consulta, especialmente teniendo en cuenta los elevados costes medios de las violaciones de datos en el sector sanitario (10,93 millones de dólares).
- Facilidad de uso durante las sesiones: cuando estás brindando espacio a un cliente, lo último que necesitas es una plantilla complicada que te distraiga. Un buen registro de sesiones es fácil de navegar, rápido de completar y está diseñado para apoyar la sesión, no para distraerte de ella.
- Funciones de colaboración: si trabaja en un consultorio grupal o tiene un supervisor, la plantilla debe permitir que varios médicos accedan de forma segura, comenten y actualicen los registros de los clientes con los permisos adecuados.
En este resumen, tenemos las plantillas perfectas que satisfacen estas necesidades de diferentes maneras.
10 plantillas gratuitas para el seguimiento de sesiones terapéuticas con clientes
Le mostramos algunas plantillas diseñadas para ayudar a los terapeutas a organizar la documentación de las sesiones, realizar un seguimiento del progreso de los clientes y reducir las tareas administrativas. Las primeras siete plantillas están creadas en ClickUp. Se trata del primer entorno de trabajo con IA convergente del mundo, donde puede capturar notas, gestionar seguimientos y mantener la información de los clientes en un solo lugar. Las plantillas restantes son opciones externas que puede explorar en función de las necesidades de su consulta.
1. Plantilla de gestión de pacientes de ClickUp™
¿Gestionar una carga de trabajo completa le parece como hacer malabares con demasiadas cosas a la vez? Con la información de los clientes dispersa en calendarios, aplicaciones para tomar notas y archivos separados, acaba perdiendo tiempo buscando información.
¿Qué más? En medio de todo el ajetreo, los detalles importantes pueden pasar desapercibidos. Esta completa plantilla de gestión de pacientes de ClickUp™ resuelve ese problema creando un hub centralizado para toda la información de los pacientes, las citas y el historial de sesiones en un único entorno de trabajo.
Es ideal para terapeutas que necesitan acceder rápidamente a todo el historial de un cliente sin tener que cambiar entre docenas de herramientas.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Genere borradores de resúmenes de sesiones a partir de sus notas u obtenga sugerencias automatizadas para acciones de seguimiento con ClickUp Brain, su asistente de IA sensible al contexto.
- Realice un seguimiento de los datos demográficos esenciales de los clientes, los códigos de diagnóstico, la información del seguro y las metas específicas del tratamiento creando campos personalizados en ClickUp.
- Vea su carga de trabajo en una lista de tareas clásica con la vista Lista de ClickUp, visualice las fases de los clientes desde la admisión hasta el alta con la vista Tablero de ClickUp o planifique las próximas citas con la vista Calendario de ClickUp.
- Vincula todo el flujo de trabajo del cliente en un único entorno de trabajo. Con las dependencias de tareas de ClickUp, asegúrate de que las evaluaciones iniciales se completen antes de la primera sesión y que la planificación del alta esté conectada con las citas finales.
2. Plantilla de lista de pacientes de ClickUp™
¿No sabe si elegir una simple hoja de cálculo o un completo sistema de gestión de clientes?
La elección puede resultar muy frustrante, especialmente si se trata de un profesional que trabaja por cuenta propia. Una simple hoja de cálculo puede parecer demasiado tosca y desconectada. Por otro lado, un sistema complejo puede resultar excesivo, con funciones que quizá nunca utilice. La plantilla «Lista de pacientes» de ClickUp™ ofrece un término medio sólido.
Úsela para crear una lista de clientes sencilla y organizada con los detalles esenciales disponibles de un vistazo. Es un punto de partida perfecto que puede crecer con su consulta. Puede añadir un seguimiento más detallado más adelante sin tener que reconstruir su sistema desde cero.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Utilice las opciones de filtro rápido para ordenar su lista de clientes por estado, como activo, en espera o dado de alta, para que pueda centrarse en quienes necesitan atención.
- Realice el seguimiento del tipo de sesión de cada cliente, ya sea terapia individual, de pareja, familiar o grupal, con los campos personalizados de ClickUp.
- Cree recordatorios cuando un cliente no haya sido atendido en un plazo determinado y elimine las comprobaciones manuales del Calendario con ClickUp Automatizaciones.
3. Plantilla de informe de casos de ClickUp™
La recopilación de informes de casos para médicos, escuelas o entidades legales a menudo implica un tedioso proceso de copiar y pegar notas de sesiones dispersas. Este trabajo manual no solo lleva mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, lo que conlleva el riesgo de que la documentación sea incompleta o inexacta. Esta plantilla de informe de casos de ClickUp™ agiliza todo el proceso al integrar sus notas e informes en un único sistema cohesionado.
Está diseñada para médicos que necesitan elaborar documentación estructurada y profesional para terceros.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Redacte informes narrativos detallados directamente en su entorno de trabajo y manténgalos conectados al historial de sesiones del cliente con ClickUp Docs.
- Cree secciones separadas para la evaluación inicial, las notas de progreso sesión por sesión y el resumen final de resultados organizando sus informes con páginas anidadas.
- Obtenga comentarios de un supervisor o consulte con un compañero directamente en el documento con funciones de colaboración como hilos de comentarios y @menciones.
- Redacta un resumen inicial del caso recopilando los detalles clave de las notas terapéuticas anteriores en un informe coherente con ClickUp Brain.
📮 Información de ClickUp: El profesional medio dedica más de 30 minutos al día a buscar información relacionada con el trabajo, lo que supone más de 120 horas al año perdidas en buscar entre correos electrónicos, hilos de Slack y archivos dispersos. Un asistente inteligente con IA integrado en tu entorno de trabajo de ClickUp puede cambiar eso. Descubra ClickUp Brain. Ofrece información y respuestas instantáneas al mostrar los documentos, conversaciones y detalles de tareas adecuados en cuestión de segundos, para que pueda dejar de buscar y empezar a trabajar. 💫 Resultados reales: Equipos como QubicaAMF recuperaron más de 5 horas semanales utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas al año por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagine lo que su equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
4. Plantilla de éxito del cliente de ClickUp™
Cuando te centras en las notas de las sesiones individuales, puede resultar difícil ver el panorama general del progreso de un cliente a lo largo del tiempo. Esto dificulta detectar patrones a largo plazo, ajustar los planes de tratamiento de manera eficaz o demostrar el progreso terapéutico al cliente. Esta plantilla orientada a metas de ClickUp™ cambia el enfoque de las sesiones individuales al recorrido completo del tratamiento.
Aunque fue creada originalmente para CRM, puede adaptarla fácilmente al progreso de las sesiones modificando los estados personalizados predeterminados a su gusto.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Supervise el avance hacia metas terapéuticas específicas, como «reducir los síntomas de ansiedad» o «desarrollar estrategias de afrontamiento», utilizando ClickUp hitos.
- Vea cómo avanzan los clientes hacia sus objetivos con indicadores de progreso que se actualizan a lo largo de las sesiones.
- Incluya mediciones de resultados, como valoraciones de los clientes o puntuaciones de evaluaciones estandarizadas, con los campos personalizados de ClickUp.
- Cree automáticamente tablas y gráficos para visualizar las tendencias de progreso de los clientes sin necesidad de elaborar informes manuales utilizando los paneles de ClickUp.
🎥 Bonificación: Para ver cómo puede crear un panel de control personalizado para clientes que visualice sus datos terapéuticos y realice el seguimiento de las métricas clave de toda su consulta, vea (y adapte) este tutorial paso a paso.
5. Plantilla de gestión de clientes legales de ClickUp™
La plantilla de gestión de clientes legales de ClickUp™ es una bendición para los casos que conllevan una gran carga de cumplimiento normativo y documentación. Sí, nos referimos a casos forenses, clientes asignados por los tribunales, etc.
Es la herramienta que necesita en su arsenal cuando un solo plazo incumplido o una interacción mal documentada pueden tener graves consecuencias legales y profesionales. Puede confiar en ella para llevar el meticuloso registro necesario para estas situaciones de alto riesgo.
Aunque está diseñada para profesionales del ámbito jurídico, su estructura se adapta perfectamente a los terapeutas que necesitan una documentación detallada y defendible.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Registre cada interacción con el cliente con registros de actividad detallados que incluyen marcas de tiempo automáticas para fines de cumplimiento y auditoría.
- Guarde los formularios de consentimiento, las órdenes judiciales y toda la correspondencia relacionada como adjunto en el expediente del cliente.
- Realice el seguimiento de los plazos de cumplimiento importantes, como las fechas de los juicios o el envío de informes, con la gestión de tareas integrada en ClickUp.
- Conceda acceso controlado y de vista a registros específicos cuando los abogados, supervisores u otras partes necesiten visibilidad con permisos personalizables en ClickUp.
6. Plantilla de plan de autocuidado de ClickUp™
He aquí una situación que casi todos los terapeutas conocen muy bien: usted asigna tareas entre sesiones (escritura en un diario, ejercicios de conexión con la realidad, seguimiento del estado de ánimo o tareas de exposición) para que los clientes puedan lograr progreso fuera de la sala de terapia. Pero, para la siguiente sesión, el trabajo está incompleto o se ha olvidado por completo.
¿El resultado? Sigues dedicando un valioso tiempo de sesión a volver a explicar las tareas en lugar de desarrollarlas. Esta plantilla de plan de autocuidado de ClickUp™ resuelve ese problema al ofrecerte a ti y a tus clientes un espacio digital compartido para el trabajo entre sesiones.
Le ayuda a extender el proceso terapéutico a la vida cotidiana de sus clientes, manteniéndolos comprometidos y responsables.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Permita a los clientes ver o realizar la edición del plan para que puedan actualizar su propio progreso (si es adecuado para su consulta) mediante el uso compartido del plan con ellos.
- Divida las rutinas de autocuidado en pequeños elementos prácticos que los clientes puedan marcar cada día con las listas de control de ClickUp.
- Ayude a los clientes a practicar de forma constante nuevas habilidades de afrontamiento y a desarrollar hábitos saludables con las tareas periódicas y los recordatorios de ClickUp .
- Los clientes pueden acceder y actualizar su plan desde cualquier lugar utilizando la app móvil ClickUp, lo que facilita el seguimiento.
👀 ¿Sabías que...? El bienestar del terapeuta influye en los resultados de los clientes: en un estudio de cohorte realizado en 2024, los pacientes tratados por terapeutas que sufrían agotamiento eran menos propensos a mostrar una mejora clínicamente significativa en los síntomas del trastorno de estrés postraumático en comparación con aquellos cuyos terapeutas no sufrían agotamiento.
Asegúrate de atender también tus propias necesidades, al tiempo que ayudas a tus clientes con las suyas.
7. Plantilla de registro de gestión de ClickUp™
Esta es para supervisores clínicos o gerentes de consultorios que supervisan a varios terapeutas.
Cuando la información de supervisión se encuentra dispersa en diferentes correos electrónicos, hojas de cálculo y conversaciones, la visibilidad se ve afectada. Es difícil comparar los casos, es fácil pasar por alto las notas de supervisión y es fácil olvidar fechas importantes, como las renovaciones de licencias.
Esta plantilla de registro de gestión de ClickUp™ centraliza toda su supervisión y control administrativo en un único sistema organizado. Puede realizar el seguimiento de los casos de los terapeutas, registrar las sesiones de supervisión, documentar los comentarios y los elementos a tomar, y supervisar los hitos de cumplimiento en un solo lugar. No tendrá que buscar actualizaciones ni recopilar información de múltiples herramientas.
En resumen, le ayuda a mantener la calidad de la atención y el cumplimiento sin necesidad de microgestionar a su equipo.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Documente las conversaciones y los elementos a tomar creando entradas de registro para cada sesión de supervisión que mantenga con cada médico.
- No vuelva a pasar por alto los requisitos de licencia, los créditos de formación continua o los plazos de renovación de credenciales de todo su equipo.
- Obtenga una panorámica clara de la distribución de casos para garantizar que el trabajo esté equilibrado en toda la consulta.
- Visualice métricas de toda la consulta, como el total de clientes activos, el promedio de sesiones por semana o las nuevas admisiones, con los paneles de ClickUp.
8. Plantilla de calendario de sesiones terapéuticas de Template.net
Esta plantilla de horario de sesiones terapéuticas es una herramienta sencilla pero potente para organizar sus citas y estructurar su semana con claridad. En ella se indican los días de la semana, las franjas horarias, los nombres de los clientes, el tipo de terapia y las metas de las sesiones, para que pueda planificar las sesiones con intención en lugar de tener que esforzarse por recordar los detalles.
🌟 Por qué te gustará esta plantilla:
- Visualice su carga de trabajo y evite solapamientos.
- Deja espacio para descansos y preparación entre clientes.
- Adáptala fácilmente a tu flujo de trabajo, ya sea que realices terapia individual, trabajo en grupo o formatos mixtos.
- Reduzca el estrés relacionado con la logística diaria y libere más ancho de banda para centrarse en la clínica.
9. Plantilla imprimible de notas SOAP para sesiones de terapia de Goodocs
Muchos médicos están capacitados para utilizar el formato de documentación SOAP y prefieren la plantilla de notas SOAP para sesiones de terapia de TheGoodocs, ya que está diseñada específicamente para este formato. Una plantilla de notas SOAP organiza la información del paciente en cuatro secciones distintas:
- Subjetivo: lo que el cliente informa sobre sus sentimientos, síntomas y experiencias.
- Objetivo: Las observaciones objetivas del terapeuta, como el estado emocional, la apariencia o el comportamiento del cliente.
- Evaluación: Interpretación clínica por parte del terapeuta de la información subjetiva y objetiva.
- Plan: los siguientes pasos del plan de tratamiento, incluidas las intervenciones y las tareas.
Esta plantilla de Goodocs está disponible de forma gratuita tanto en Documentos de Google como en Microsoft Word, lo que le permite personalizar e imprimir sus notas de sesión con facilidad. Dispone de marcadores de posición ya preparados para cada sección, por lo que puede centrarse en capturar el progreso significativo en lugar de reinventar sus notas desde cero.
🎥 Bonificación: ¿Quiere aprender a redactar mejores notas SOAP? Obtenga nuestros mejores consejos a través de este breve vídeo explicativo:
10. Plantilla de control de tiempo de Vertex42
Si factura por horas o necesita realizar el control de tiempo para tareas no facturables, como la documentación y la supervisión, esta plantilla de control de tiempo de Vertex42 puede serle de ayuda. Utilícela para registrar el tiempo dedicado a las sesiones con los clientes, las notas de los casos, las consultas telefónicas y otras tareas administrativas. Simplifica la facturación precisa de la consulta privada y el cumplimiento de los requisitos de documentación del seguro.
💡 Consejo profesional: Aunque existen plantillas independientes para el control de tiempo en forma de hojas de cálculo o aplicaciones específicas, esta es otra área en la que una herramienta integrada puede reducir las fricciones. Registra la duración de las sesiones directamente en el registro del cliente sin necesidad de utilizar una herramienta independiente, gracias al control de tiempo nativo de ClickUp dentro de cada tarea de ClickUp.
Una estructura que deja espacio para una mejor atención
El gestor de sesiones terapéuticas adecuado hace mucho más que simplificar la documentación. Da forma a cómo se distribuyen el tiempo y la atención en su consulta.
Las plantillas de seguimiento de sesiones terapéuticas con clientes que se enumeran en esta entrada del blog protegen su tiempo de atención al cliente. Reducen la carga cognitiva y mejoran el seguimiento entre sesiones. El resultado es una continuidad más clara tanto para los médicos como para los clientes.
¿Y cómo elegir la más adecuada?
Recuerda que los buenos sistemas de documentación no parecen tareas administrativas. Pasan a un segundo plano y permiten que la terapia se centre en lo que más importa. ¿Y cuáles son los mejores? Pues aquellos que permiten que tus notas, horarios, tareas y seguimiento del progreso convivan en un único sistema de apoyo. Tal y como hace ClickUp.
Pruébelo usted mismo. ¡Regístrese en ClickUp gratis!
Preguntas frecuentes (FAQ)
Una plantilla de notas terapéuticas (a menudo denominadas «notas de psicoterapia») sirve para que el médico anote sus observaciones e impresiones personales, que se mantienen separadas del historial oficial y gozan de protecciones especiales de privacidad en virtud de la HIPAA. Una plantilla de notas de progreso forma parte del expediente formal del cliente y documenta los detalles del tratamiento, la respuesta del cliente y los planes que pueden tener un uso compartido con los proveedores de atención médica, los supervisores u otros médicos que participan en la atención.
La mayoría de las plantillas digitales le permiten cambiar el nombre o añadir campos personalizados para adaptarlos a su formato preferido. Puede crear secciones para cada componente (por ejemplo, subjetivo, objetivo, evaluación, plan para SOAP) y eliminar cualquier campo que no se aplique a su estilo de documentación.
ClickUp ofrece funciones de seguridad de nivel corporativo y puede firmar acuerdos de asociación comercial (BAA) para organizaciones que requieren el cumplimiento de la HIPAA. Siempre debe consultar con su propio responsable de cumplimiento y revisar la documentación de seguridad de ClickUp para confirmar que cumple con los requisitos específicos de su práctica.
Los registros digitales proporcionan registros consultables, copias de seguridad automáticas y una colaboración más fácil con los supervisores. También le permiten enlazar las notas de las sesiones directamente con las tareas de programación y seguimiento, lo que reduce la documentación dispersa que conlleva el uso de papel o hojas de cálculo desconectadas.