¿Quieres saber cómo hacer algo terminado? Tienes que preguntarle a la única persona que lo recuerda. 🫠
Eso es el conocimiento tribal: todo lo importante que está en las cabezas, no en los documentos. Funciona... hasta que deja de hacerlo. La gente se va. La gente olvida. Los proyectos se estancan.
Los equipos de alto rendimiento no dejan el conocimiento al azar, sino que lo organizan.
Con un registro vivo y de uso compartido de decisiones, flujo de trabajo y conocimientos, todos avanzan más rápido, se mantienen alineados y evitan resolver los mismos problemas dos veces.
La realidad suele ser todo lo contrario. La investigación de ClickUp muestra que uno de cada cinco profesionales dedica tres horas o más al día a buscar archivos, mensajes o contexto. Es lo que se denomina conocimiento fragmentado.
Las plantillas de bases de conocimientos ayudan a los equipos a convertir el conocimiento tribal en sistemas reutilizables, donde los procesos, las preguntas frecuentes, los activos de marca y los detalles de los proveedores conviven en un entorno de trabajo en constante evolución.
Exploremos las mejores plantillas de bases de conocimiento de Notion que tus equipos pueden utilizar para centralizar el contexto.
Las 10 mejores plantillas para bases de conocimientos
Aquí tienes una tabla resumen con las mejores plantillas de bases de conocimiento de Notion y ClickUp:
| Nombre de la plantilla | Descargar plantilla | Mejores funciones | Ideal para | Formato visual |
| Plantilla wiki (Notion) | Descargar esta plantilla | Cuadros de llamada, propietarios/etiquetas de páginas, sección de incorporación, barra de búsqueda | Equipos y educadores que necesitan un hub de conocimientos limpio y centrado en las páginas | Página de Notion |
| Plantilla wiki de productos (Notion) | Descargar esta plantilla | Secciones de investigación/análisis, plan interfuncional, alineación del equipo | Startups, equipos orientados a productos | Página de Notion |
| Plantilla básica de wiki de productos (Notion) | Descargar esta plantilla | Guías/procesos, banco de entrevistas, tablero OKR | Equipos pequeños, startups, wikis aptas para principiantes | Página de Notion |
| Plantilla de fuentes (Notion) | Descargar esta plantilla | Base de datos de fuentes con función de búsqueda, enlaces de descargar, etiquetado | Diseñadores, autónomos, educadores | Base de datos de Notion |
| Plantilla de wiki de equipo de ventas (Notion) | Descargar esta plantilla | Seguimiento visual de acuerdos, actualizaciones de OKR, etiquetas de propietarios | Equipos de ventas, startups | Página de Notion, tablero |
| Plantilla de sistema de diseño (Notion) | Descargar esta plantilla | Patrones de diseño, reglas de marca, múltiples vistas | Equipos de diseño/marca | Página de Notion, Galería |
| Plantilla de base de conocimientos (Notion) | Descargar esta plantilla | Organización por categorías, opciones temáticas, revisión rápida | Pequeñas empresas, educadores, equipos | Página de Notion |
| Plantilla de página de preguntas y respuestas (Notion) | Descargar esta plantilla | Hub de preguntas frecuentes, actualizaciones sencillas, respuestas organizadas | Startups, educadores, equipos con preguntas frecuentes | Página de Notion |
| Plantilla de marca (Notion) | Descargar esta plantilla | Paletas de color, variaciones de diseño, hub compartible | Emprendedores, equipos de marketing | Página de Notion |
| Plantilla de directrices de marca (Notion) | Descargar esta plantilla | Reglas tipográficas, incrustaciones de Figma, manual de incorporación | Equipos de diseño/marketing | Página de Notion |
| Plantilla de base de conocimientos de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Buscable, diseño de centro de ayuda, controles de permiso | Equipos de RR. HH., TI y equipo de soporte que necesitan un hub | ClickUp documento, Lista |
| Plantilla de base de conocimientos de RR. HH. de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Seguimiento del estado, campos personalizados, recordatorios, vistas de lista/Gantt | Equipos de RR. HH., incorporación de nuevos empleados, gestión de políticas | Lista ClickUp, (diagrama de) Gantt |
| Plantilla wiki de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Actualizaciones automáticas, categorías/subpáginas, incrustaciones de medios | Equipos que centralizan los POEEs, la incorporación de nuevos empleados y las políticas | ClickUp documento, Lista |
| Plantilla de base de datos de la página de destino de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Canalización de contenido, campos de rendimiento, asignación de tareas | Equipos de marketing, agencias que gestionan páginas de destino | Lista ClickUp, Tablero |
| Plantilla empresarial ClickUp Book Of Record | Obtenga plantillas gratis | Informes automatizados, documentos incrustados, campos personalizados | Empresas que gestionan libros de contabilidad, cumplimiento normativo y auditorías | Lista, tablero y (diagrama de) Gantt de ClickUp |
| Plantilla de plan de registro de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Correlacionar dependencias, historial de decisiones, panel | Equipos multifuncionales, gestores de proyectos, liderazgo | Lista, tablero y panel de ClickUp |
| Plantilla de directorio de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Registros de empleados, agrupación de rols, adjuntos de documentos | RR. HH., operaciones, directorio de empleados/proveedores con función de búsqueda | Lista ClickUp, Doc |
| Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Kanban, notificaciones, diagrama de flujo de procesos, cumplimiento normativo | Operaciones, RR. HH., gerentes que necesitan flujos de trabajo repetibles | Lista, tablero y pizarra de ClickUp |
| Plantilla de documento de procesos empresariales de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | (Diagrama de) Gantt, propietarios de procesos, biblioteca de incorporación | Empresas en crecimiento, equipos en expansión | ClickUp Lista, (diagrama de) Gantt, documento |
| Plantilla de guía de estilo de marca de ClickUp | Obtenga plantillas gratis | Tipografía, paletas de color, aprobaciones, colaboración en tiempo real | Marketing, diseño, agencias | ClickUp documento |
¿Qué caracteriza a una buena plantilla de base de conocimientos de Notion?
⚡ La realidad: el 73 % de los responsables de marketing tienen que manejar entre 5 y 15 fuentes diferentes solo para acceder a información actualizada.
Sin una única fuente de información veraz, las campañas se ralentizan, los conocimientos se retrasan y las decisiones pierden precisión. Una base de conocimientos centralizada es fundamental para los equipos de marketing modernos.
Una buena plantilla de base de conocimientos de Notion facilita al usuario la búsqueda de información y al propietario su mantenimiento.
A la hora de evaluar tus opciones, busca las siguientes funciones:
- Estructura y navegación claras: Elige una plantilla que tenga secciones bien definidas para guías, preguntas frecuentes, políticas y recursos. Da prioridad a las que tengan menús sencillos, categorías o bases de datos enlazadas
- Capacidad de búsqueda: Asegúrate de que la plantilla tenga una función de búsqueda o etiquetas integradas para localizar al instante el documento o el procedimiento operativo estándar (SOP) adecuado sin perder tiempo
- Extensible: No querrás lidiar con los dolores de cabeza que causan las bases de conocimientos estáticas, ya que son difíciles de gestionar. Elige un sistema de gestión del conocimiento personal que te permita añadir contenido o actualizar entradas existentes fácilmente
- Funciones de colaboración: Elige una plantilla que tenga compatibilidad con múltiples colaboradores. Los comentarios, las menciones o los espacios de edición compartidos ayudan a todos a trabajar juntos sin confusiones en el control de versiones
- Enlaces cruzados: La plantilla debe admitir compatibilidad con enlaces cruzados internos a otras páginas y plantillas de Notion para que el lector pueda comprender mejor el tema
- Integración: La plantilla de Notion debe integrarse fácilmente con tu infraestructura tecnológica, incluyendo gestores de proyectos, software de base de conocimientos, calendarios, software wiki interno de la empresa, etc., para evitar errores en la transferencia de datos
- Claridad visual: Elige una plantilla limpia y minimalista con encabezados, cuadros de llamada y un estilo coherente para que sea fácil de leer y reduzca la carga mental
- Escalabilidad: Asegúrate de que la plantilla permite añadir más categorías, páginas o bases de datos enlazadas a medida que crece tu documentación
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Plantillas gratuitas para bases de conocimiento de Notion
Para ser sinceros, no todas las plantillas que se enumeran a continuación están basadas en el conocimiento de forma predeterminada, por defecto.
Algunas son específicas para tareas, como wikis de equipo, hubs de equipo de ventas o directrices de marca. Pero todas ellas pueden reutilizarse en un sistema de documentación centralizado, y te vamos a mostrar exactamente cómo hacerlo:
1. Plantilla wiki
La plantilla wiki de Notion es un sencillo centro de conocimientos basado en páginas en el que puedes desglosar toda la información de tu empresa en secciones como novedades de la empresa, directrices o políticas del equipo, recursos de incorporación y artículos de conocimiento. Su formato fácil de leer lo hace menos abrumador para los equipos que desean una documentación sencilla.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Destaca los recursos críticos con cuadros de llamada que resaltan la información importante
- Asigna propietarios de páginas y etiquetas para que se realice un seguimiento de las actualizaciones y el contenido siga siendo fiable
- Guía a los nuevos miembros con una sección «Introducción» lista para usar que les permitirá incorporarse más rápidamente
- Permite un acceso rápido con una barra de búsqueda limpia que ayuda a ubicar la página correcta al instante
✅ Ideal para: Equipos o educadores que prefieren un enfoque limpio y centrado en las páginas para la documentación, en lugar de tener que buscar en grandes bases de datos
👀 ¿Sabías que...? Los silos de conocimiento son uno de los principales obstáculos para la productividad. Según Stack Overflow Teams, los desarrolladores se encuentran con silos de conocimiento casi dos veces al día, y el 30 % afirma que esto afecta a su productividad 10 veces a la semana.
Son horas perdidas buscando respuestas en lugar de creando. Una base de conocimientos o un sistema de documentación bien mantenidos pueden ayudar a reducir este tiempo perdido y a que los equipos avancen más rápido.
2. Plantilla wiki de productos
A diferencia de un wiki general, la plantilla Product Wiki ayuda a adaptar todo tipo de documentación al ciclo de vida del producto.
Abarcan todo, desde la incorporación y el lanzamiento de funciones hasta el análisis y la plan del equipo. Lo que las hace diferentes es que correlacionan el conocimiento directamente con las fases de desarrollo del producto. En lugar de que cada equipo trabaje de forma aislada o almacene información en lugares aleatorios, todos consultan las mismas secciones que se ajustan a su enfoque actual.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Mantén todos tus datos de investigación organizados documentando las herramientas de análisis que utilizas, guardando los resultados de las encuestas a los clientes y almacenando la información obtenida en las sesiones de pruebas con usuarios en secciones específicas
- Planifica de forma eficaz reuniendo en un mismo lugar los datos sobre el personal, las notas de las entrevistas sobre productos y los documentos estratégicos
- Apoya a los equipos multifuncionales manteniendo a los gestores de productos, desarrolladores y especialistas en marketing en la misma página
✅ Ideal para: Startups y equipos orientados a productos que desean gestionar todo, desde la investigación inicial hasta el lanzamiento y el análisis posterior al lanzamiento
👀 ¿Sabías que...? Una encuesta sobre el estado de la gestión de productos en 2024 reveló que el 56 % de las grandes empresas están consolidando las herramientas de productos para combatir los silos de datos y mejorar la visibilidad, mientras que el 37 % ya cuenta con un equipo de operaciones de productos (Product Ops).
Una wiki de producto estructurada se ajusta perfectamente a esta tendencia, ya que ayuda a los equipos a reducir la proliferación de herramientas, unificar los conocimientos y mantener la transparencia durante todo el desarrollo del producto, de principio a fin.
3. Plantilla básica de wiki de productos
La plantilla básica de wiki de productos es una versión simplificada de la wiki de productos.
Tanto si estás creando una wiki educativa como un hub interno para tu empresa, esta plantilla te permite realizar un seguimiento del trabajo en curso con una complejidad mínima.
Además, también funciona como una herramienta de plan ligera. Utiliza esta plantilla para almacenar tus guías y buenas prácticas (como pasos de incorporación o documentos de procesos) junto con herramientas de seguimiento de proyectos en tiempo real, como OKR y bases de datos.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Documenta los procesos fundamentales, como el ciclo de vida del producto, el lanzamiento de funciones y las notas de entrevistas, en la sección «Guías y procesos»
- Crea un banco de preguntas para entrevistas con etiquetas que indiquen el nivel de dificultad y las habilidades necesarias
- Realiza un seguimiento visual de los objetivos con un «tablero OKR», donde las metas se pueden marcar como próximas, en curso o completadas
✅ Ideal para: *Equipos pequeños o startups que desean una wiki fácil de usar para principiantes que combine la documentación del producto con una plan sencilla
💡 Consejo profesional: ClickUp Brain convierte tu sistema de gestión del conocimiento personal en un asistente inteligente y siempre activo para tu equipo. ¿Qué significa esto para ti?
- Actualizaciones sencillas: Actualiza o amplía rápidamente tu wiki pidiendo a Brain que redacte nuevas secciones, procese documentos o elabore preguntas frecuentes en función de las necesidades de tu equipo
- *respuestas instantáneas: los miembros del equipo pueden hacer preguntas a ClickUp Brain en lenguaje natural y obtener respuestas directas de tu wiki, documentos y tareas
- Resúmenes inteligentes: utiliza Brain para resumir guías largas, notas de reunión o documentos de procesos en conclusiones rápidas y prácticas
- Sugerencias contextuales: cuando haces trabajo en una tarea o proyecto, Brain puede mostrar automáticamente artículos wiki relevantes, buenas prácticas o pasos de incorporación
4. Plantilla de fuentes de fuentes
La plantilla Fonts es más especializada en comparación con las wikis. Está diseñada como una base de datos con función de búsqueda en la que puedes organizar y filtrar fuentes según diferentes propiedades.
Si eres propietario de una pequeña empresa y quieres mantener la coherencia visual de tu marca en todos los puntos de contacto, esta plantilla te resultará muy útil. Puedes almacenar familias de fuentes, pesos y notas de uso en una vista organizada. Tanto si estás diseñando publicaciones para redes sociales, actualizando tu sitio web o dando instrucciones a un profesional independiente, tus directrices tipográficas siempre serán fáciles de encontrar y seguir.
El formato de base de datos permite que los activos de identidad de tu marca se puedan buscar, edición y reutilizar. Te ahorra tener que buscar en carpetas el tipo de letra o la versión adecuados.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Filtra las fuentes por tipo, precio, mayúsculas y minúsculas o variaciones para encontrar rápidamente el estilo que necesitas
- Guarda enlaces para descargar y notas con cada fuente, para no perder tiempo buscando más tarde
- Etiqueta las fuentes con categorías como «lujo» o «elegante» para agilizar las decisiones sobre la marca y el diseño
✅ Ideal para: Diseñadores, autónomos y educadores que desean acceder rápidamente a un catálogo de fuentes organizado al que puedan recurrir fácilmente en sus proyectos en curso
💡 Consejo profesional: Aunque las plantillas como fuentes te ayudan a diseñar mejor, no olvides el combustible creativo que hay detrás de todo gran proyecto, es decir, tus ideas. Las aplicaciones de diario digital pueden complementar tu flujo de trabajo al permitirte:
- Reflexiona sobre entradas anteriores para descubrir nuevas ideas para proyectos futuros
- Anota tus pensamientos creativos, citas o ideas de diseño antes de que se desvanezcan
- Descubre cómo tu producción creativa establece una conexión con tu mentalidad
5. Plantilla de wiki de equipo de ventas
Los equipos de ventas se enfrentan a manuales dispersos, documentos obsoletos y datos de operaciones repartidos entre diferentes herramientas. Esto ralentiza la incorporación y dificulta la coordinación entre todos.
La plantilla Sales Wiki resuelve estos problemas. Los procesos, manuales y guías de incorporación de tu empresa se almacenan en un espacio estructurado. El seguimiento de las operaciones en curso se puede realizar de forma paralela.
Al salvar la brecha entre la documentación y el seguimiento de ventas en tiempo real, tu equipo de ventas puede aprender y actuar en el mismo entorno de trabajo.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Realiza un seguimiento visual de los acuerdos en curso con una vista de tablero, lo que proporciona al equipo una instantánea de lo que hay en tramitación
- Actualiza los OKR y las metas junto con tus procesos, para que el equipo siempre sepa hacia qué objetivos está haciendo trabajo
- Mantén los propietarios y las etiquetas en cada página para garantizar la responsabilidad y la información actualizada
✅ Ideal para: *Equipos de ventas y startups que necesitan un espacio unificado para gestionar tanto los recursos de formación como los acuerdos en curso
📮 ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia estableciendo un límite en su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos.
Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma para todo?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo completados con IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo tenga visibilidad y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto. Descubre cómo. 👇🏼
6. Plantilla de sistema de diseño
Si tu equipo no deja de preguntar «¿Qué archivo de logotipo debo usar?» o «¿Cuál es el color adecuado para la marca?», la plantilla del sistema de diseño es la solución.
En lugar de guardar los colores de la marca en un archivo, los logotipos en otro y las normas de diseño ocultas en una presentación, los reúne todos en un espacio de diseño unificado. La plantilla también garantiza que estos archivos se puedan descargar directamente desde la plantilla, por lo que tus compañeros de equipo no tendrán que solicitarlos a un diseñador ni buscarlos en unidades compartidas.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Documenta patrones de diseño como tipografía, elementos de interfaz de usuario y diseños para mantener la coherencia entre proyectos
- Define las reglas de la marca en cuanto al uso del color, las fuentes y el tono visual para asegurarte de que todo el mundo siga los mismos estándares
- Cambia entre múltiples vistas, como lista, estado o galería, para una organización flexible
✅ Ideal para: Equipos de diseño y branding que desean eliminar inconsistencias y garantizar que todos estén haciendo trabajo con el mismo kit de herramientas visuales
📊 Alerta estadística: La comunicación visual es cada vez más importante. De hecho, el 82 % de los equipos utilizaron herramientas de IA para crear elementos visuales el año pasado, y el 77 % afirmó que una comunicación visual más sólida mejoró el rendimiento general.
Contar con un sistema de diseño estructurado garantiza que los elementos visuales sean coherentes, acordes con la marca y fácilmente accesibles para todos, ya sean generados por IA o creados por tu equipo de diseño.
7. Plantilla de base de conocimientos
Uno de los mayores problemas de las bases de conocimientos es el desorden. Hay demasiadas notas, ideas de distribución y ninguna forma clara de volver a consultarlas más adelante.
Esta plantilla de base de conocimientos responde a esta necesidad proporcionando un sistema todo en uno que permite agrupar ideas, notas y recursos por temas y acceder fácilmente a ellos cuando sea necesario. La plantilla sirve como sistema de gestión de conocimientos personales.
Por un lado, puedes utilizarlas para documentar tus aprendizajes personales de un proyecto y, por otro, también puedes utilizarlas para crear una biblioteca de recursos para tu equipo. Incluso puedes utilizarlas para realizar un seguimiento de los materiales didácticos como educador.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Organiza tus conocimientos en categorías o temas
- Revisa rápidamente entradas antiguas para que los conocimientos y aprendizajes del pasado sigan siendo útiles para tu trabajo actual
- Personaliza el diseño eligiendo un tema (minimalista, gris, azul, rojo, etc.) y eliminando el resto
✅ Ideal para: *Pequeñas empresas, educadores o equipos que desean un sistema limpio y flexible para recopilar, organizar y reutilizar conocimientos a lo largo del tiempo
⭐ Bonus: Las ideas rara vez surgen cuando estás sentado frente a un documento en blanco, y ahí es precisamente donde destaca la función de voz a texto de ClickUp Brain MAX.
En lugar de escribir notas o recordatorios manualmente, solo tienes que decir en voz alta tus ideas y Brain MAX las convertirá en entradas organizadas y con función de búsqueda dentro de tu entorno de trabajo. Las conclusiones de las reuniones, las ideas de brainstorming o las reflexiones posteriores al proyecto se pueden capturar en tiempo real y, a continuación, enlazadas automáticamente a los documentos o tareas pertinentes.
8. Plantilla de página de preguntas y respuestas
Si a menudo te encuentras respondiendo las mismas preguntas repetidamente a los miembros de tu equipo, clientes o estudiantes, la plantilla de página de preguntas y respuestas te ofrece una forma sencilla de almacenar todas esas respuestas en un solo lugar.
El trabajo funciona como un hub de preguntas frecuentes de autoservicio, lo que te permite encontrar soluciones rápidamente sin necesidad de pedir ayuda. Con el tiempo, también sirve como registro de preguntas formuladas anteriormente. Esto ayuda a los nuevos miembros a incorporarse rápidamente y proporciona a los gerentes información sobre las áreas que causan más confusión.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Actualiza fácilmente las respuestas a medida que cambian las políticas, los procesos o los detalles de los productos
- Organiza las preguntas en un formato coherente, para que la página sea fácil de consultar y utilizar
- Reduce las consultas repetitivas dirigiendo a las personas a la página en lugar de responder lo mismo una y otra vez
✅ Ideal para: Startups, educadores o equipos que reciben preguntas frecuentes sobre procesos, herramientas o detalles de productos y desean disponer de un banco de respuestas centralizado y reutilizable
💡 Consejo profesional: Crea más rápido y perfecciona de forma más inteligente con la IA.
Utiliza la IA para crear el primer borrador de tu base de conocimientos, incluyendo la estructura, los resúmenes y los enlaces. A continuación, deja que tu equipo refine el contexto y el tono. Podrás publicar la documentación en cuestión de horas, en lugar de semanas, sin perder precisión ni voz.
Mira este vídeo antes de hacer los ajustes en tu base de conocimientos de IA.
9. Plantilla de marca
La plantilla de marca te permite reunir todos los elementos de la identidad de tu marca en una base de conocimientos organizada. Los logotipos, las paletas de color, el tono de voz y las directrices de marketing conviven en un mismo lugar, lo que facilita mantener la coherencia y compartirla con tu equipo.
La diferencia clave entre esta plantilla y la plantilla del sistema de diseño radica en su finalidad.
La plantilla de branding captura la esencia de tu marca, incluyendo su identidad visual, mensajes y presentación general. La plantilla de sistema de diseño, por el contrario, es más técnica y se centra en los componentes de la interfaz de usuario, los patrones de diseño y los activos reutilizables que garantizan la coherencia en los productos digitales.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Organiza tus paletas de color y variaciones de diseño para consultarlas fácilmente en las campañas
- Usa el hub de forma compartida con diseñadores, especialistas en marketing o colaboradores, para que todos hagan trabajo con el mismo kit de identidad
- Visualiza la identidad de tu marca con un diseño claro, lo que facilitará su presentación a los clientes o partes interesadas
✅ Ideal para: Emprendedores y equipos de marketing que desean un hub de identidad de marca profesional que ahorre tiempo y mantenga todos los activos accesibles y coherentes
10. Plantilla de directrices de marca
Si la plantilla de branding define lo que es tu marca, la plantilla de directrices de marca explica cómo debe aplicarse tu marca. Actúa como un reglamento detallado para mantener la coherencia en todos los diseños.
Puedes utilizarlas para definir la forma en que se coloca un logotipo, la tipografía utilizada en las presentaciones o las combinaciones de color en las campañas. Al reunir todas estas normas en un único espacio accesible, la plantilla ayuda a garantizar que tu marca siempre tenga el mismo aspecto y transmita la misma sensación, independientemente de quién haga el trabajo.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Establece reglas tipográficas para los encabezados, subtítulos y texto del cuerpo a fin de mantener la coherencia
- Incrusta archivos Figma o recursos externos para que las actualizaciones se sincronicen automáticamente
- Aclara lo que está pendiente y no está permitido hacer con las normas de la marca, que sirven como referencia rápida para todo el equipo
- Proporciona soporte de incorporación para nuevos diseñadores y especialistas en marketing proporcionándoles un manual listo para usar
✅ Ideal para: Equipos de diseño y marketing que necesitan aplicar los estándares de la marca en múltiples proyectos
Límites de Notion
Aunque los entornos de trabajo de Notion se utilizan ampliamente, muchos usuarios encuentran puntos de fricción a la hora de escalar, colaborar o esperar funciones avanzadas.
A continuación se muestran algunas críticas recurrentes de usuarios reales:
- La curva de aprendizaje pronunciada y la confusa estructura de páginas anidadas dificultan la incorporación de nuevos usuarios
- Los problemas de rendimiento con páginas grandes o bases de datos pesadas pueden provocar retrasos, tiempos de carga lentos o bloqueos
- Límites de Notion /IA, incluyendo una integración deficiente de la base de datos y una precisión insuficiente para resumir
- Riesgo de pérdida de datos y ausencia de un mecanismo nativo robusto de copia de seguridad/restauración
- Demasiadas opciones de configuración dan lugar a configuraciones fragmentadas y a gastos generales de mantenimiento
- Experiencia móvil inconsistente y capacidades offline con límite en las aplicaciones móviles
📣 Directamente de un usuario de Notion sobre la complejidad de sus plantillas:
Para los principiantes, puede resultar confuso. Me gustaría que Notion ofreciera proyectos o plantillas ya preparados basados en el nicho de cada usuario desde el principio. Sería de gran ayuda que te preguntaran cómo piensas utilizarlo y luego lo configuraran por ti. Cuando empecé, me quedé atascado y no sabía cómo hacer que se adaptara a mis necesidades.
Para los principiantes, puede resultar confuso. Me gustaría que Notion ofreciera proyectos o plantillas ya preparados basados en el nicho de cada usuario desde el principio. Sería de gran ayuda que te preguntaran cómo piensas utilizarlo y luego lo configuraran por ti. Cuando empecé, me quedé atascado y no sabía cómo hacerlo funcionar según mis necesidades.
Un usuario de Reddit nota:
Sin embargo, las plantillas que compré son demasiado complicadas para mí y me parece que, aunque logre plasmar todas mis ideas y pensamientos en un plan, al final todo se perderá en la confusión. Las plantillas tienen tantas partes móviles que no consigo entender cómo pueden serme de ayuda.
Sin embargo, las plantillas que compré son demasiado complicadas para mí y me parece que, aunque consiga plasmar todas mis ideas y pensamientos en un plan, al final todo se perderá en la confusión. Las plantillas tienen tantas partes móviles que no consigo entender cómo pueden serme de ayuda.
Plantillas alternativas de Notion
Aunque Notion hace buen trabajo para organizar conocimientos, no siempre es la opción más escalable, especialmente para equipos que desean que la documentación esté directamente vinculada a las tareas y la ejecución.
Ahí es donde ClickUp hace trabajo más allá de ser una herramienta de gestión de proyectos.
Es una de las mejores alternativas a Notion, ya que ofrece una amplia gama de plantillas que también funcionan como potentes bases de conocimientos. Ayudan a conectar la información almacenada con flujos de trabajo que hacen que la documentación sea más práctica y fácil de mantener a medida que tu equipo crece.
El núcleo del software de base de conocimientos de ClickUp es ClickUp Docs. Puedes cargar documentos existentes o crear otros nuevos directamente en la plataforma. Desde el punto de vista operativo, es muy sencillo, ya que te permite:
- crea o importa documentos*: crea nuevos documentos directamente en ClickUp o importa archivos existentes (Documentos de Google, Word, Notion, etc.) para centralizar tu base de conocimientos
- Convierte los documentos en tareas prácticas: divide el trabajo de documentación en tareas, asígnalas a los miembros del equipo y enlaza los documentos a las tareas de ClickUp para una colaboración fluida
- Sigue el progreso y el flujo de trabajo: utiliza los estados de las tareas (como «Borrador», «Revisión» o «Completada») y el control de tiempo para supervisar el progreso de la redacción y la revisión
- *formatea y organiza el contenido: utiliza herramientas de formato avanzadas (imágenes de portada, tablas, marcadores, títulos, subencabezados y mucho más) para que tus documentos tengan una estructura clara, sean fáciles de leer y resulten visualmente atractivos
Ahora, veamos las mejores plantillas de bases de conocimiento de ClickUp:
1. Plantilla de base de conocimientos de ClickUp
La plantilla ClickUp Knowledge Base actúa como una fuente centralizada de información donde tus equipos pueden almacenar, organizar y compartir todos los conocimientos fundamentales. Viene preestructurada con secciones para preguntas frecuentes, guías prácticas, tutoriales e incluso enlaces a la comunidad, para que no tengas que empezar desde una página en blanco.
Esto significa que los nuevos empleados pueden encontrar los pasos para su incorporación sin molestar al gerente, tu equipo de soporte puede compartir guías de resolución de problemas al instante y los equipos de marketing o de proyecto pueden almacenar casos de uso en un documento central.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Busca y actualiza contenido rápidamente y evita la molestia de tener que desplazarte por largos documentos o hilos de Slack
- Documenta los procesos recurrentes con instrucciones de 'paso a paso' que mantengan la coherencia en la incorporación y la formación
- Controla quién puede realizar edición o vista de la base de conocimientos para mantener la precisión y la coherencia
- Mejora la experiencia del usuario adoptando un diseño similar al de un centro de ayuda que simplifica la recuperación de información
✅ Ideal para: *Equipos de RR. HH., TI y equipo de soporte que necesitan un hub de respuestas para la incorporación, la formación o el soporte al cliente sin ahogarse en preguntas repetidas
💡 Consejo profesional: No dejes que se te pasen por alto las actualizaciones importantes. Combina tu plantilla de base de conocimientos con ClickUp Recordatorios para estar al tanto de todo.
- Establece recordatorios para actualizar las preguntas frecuentes o las guías de incorporación a intervalos regulares
- Recibe notificaciones antes de que los documentos clave (como los documentos de formación o cumplimiento) queden obsoletos
- Asigna recordatorios a tus compañeros de equipo para que todos tengan un uso compartido de la responsabilidad de mantener los conocimientos actualizados
De esta manera, podrás crear una base de conocimientos sólida que sea precisa, actualizada y realmente útil cada día.
2. Plantilla de base de conocimientos de RR. HH. de ClickUp
Si tu equipo de RR. HH. se ve obligado a responder siempre a las mismas preguntas sobre políticas de permisos, pasos de incorporación o actualizaciones de cumplimiento, la plantilla de base de conocimientos de RR. HH. de ClickUp te ayudará a romper ese ciclo. En lugar de depender del intercambio de correos electrónicos, reúne todos los documentos relacionados con RR. HH. para que los empleados puedan encontrar rápidamente las respuestas por sí mismos.
Pero esta plantilla es más que un simple espacio de almacenamiento. Con el seguimiento de estado integrado, puedes ver al instante si una política sigue siendo un borrador, está en revisión o ha sido totalmente aprobada. Y los Campos personalizados de ClickUp , como Departamento, Tipo de política, Fecha de entrada en vigor o Prioridad, facilitan la organización de las políticas, para que no se pierda nada en el proceso.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Automatiza los recordatorios para las revisiones de políticas (por ejemplo, cada 6 meses para la política de permisos)
- Divide las grandes iniciativas, como la «Guía de incorporación», en subtareas (configuración de TI, formación en cumplimiento normativo, orientación)
- Utiliza la vista Lista para mantener los documentos perfectamente organizados en listas de control muy sencillas y la vista Gantt para correlacionar los plazos
- Uso compartido de una única versión siempre actualizada para que los empleados no se queden atascados con archivos obsoletos
✅ Ideal para: Departamentos de RR. HH. que desean reducir las consultas repetitivas, agilizar la incorporación de nuevos empleados y mantener una documentación precisa y actualizada sobre las políticas de personal
📮 ClickUp Insight: El trabajo no debería ser un juego de adivinanzas, pero a menudo lo es. Nuestra encuesta sobre gestión del conocimiento reveló que los empleados suelen perder tiempo buscando en documentos internos (31 %), bases de conocimiento de la empresa (26 %) o incluso notas personales y capturas de pantalla (17 %) solo para encontrar lo que necesitan. Con la búsqueda conectada de ClickUp , todos los archivos, documentos y conversaciones son accesibles al instante desde tu página de inicio, por lo que puedes encontrar respuestas en segundos, en lugar de minutos.
💫 Resultados reales: los equipos pueden recuperar más de 5 horas cada semana utilizando ClickUp, lo que supone más de 250 horas al año por persona, al eliminar los procesos obsoletos de gestión del conocimiento. ¡Imagina lo que tu equipo podría crear con una semana extra de productividad cada trimestre!
📚 Más información: Las mejores herramientas de software para el uso compartido de conocimientos en equipo
3. Plantilla wiki de ClickUp
¿Alguna vez has sentido que el conocimiento de tu equipo está disperso entre Documentos de Google, hilos de Slack y hojas de cálculo aleatorias que nadie recuerda? La plantilla ClickUp Wiki lo reúne todo en un solo lugar. Es como la biblioteca digital de tu equipo para procedimientos operativos estándar (POEE), guías de incorporación y documentos de políticas; organizada, con capacidad de búsqueda y siempre actualizada.
Además, gracias a las funciones de gestión de tareas integradas, tu wiki estará conectado al trabajo real. Puedes vincular páginas wiki a tareas, de modo que el conocimiento y la acción convivan en paralelo. Los diseños flexibles te permiten adaptar el wiki al flujo de trabajo de tu equipo, convirtiéndolo en un hub de conocimiento que tu equipo realmente utilizará.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Automatiza las actualizaciones con recordatorios y seguimiento del progreso para que los documentos nunca queden obsoletos
- Estructura la información en categorías, subpáginas y listas de recursos para facilitar la navegación
- Incrusta medios, imágenes y documentos para crear una base de conocimientos más rica e interconectada
✅ Ideal para: Equipos que desean mantener sus notas y procesos dispersos en una wiki viva y centralizada que crezca con ellos
4. Plantilla de base de datos de la página de destino de ClickUp
La plantilla de base de datos de páginas de destino de ClickUp ayuda a tu equipo a planear, crear y realizar un seguimiento de todas las páginas de destino. Te muestra exactamente cuáles de tus páginas de destino están activas, cuáles necesitan actualizaciones y cuáles aún están en proceso.
La plantilla también facilita la optimización de la página de destino con campos de datos de rendimiento. Puedes registrar URL, realizar un seguimiento de las tasas de conversión e incluso nota las fuentes de tráfico de cada página. Esto no solo te ayuda a medir lo que funciona, sino que también destaca las páginas con bajo rendimiento que necesitan atención inmediata.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Colabora fácilmente con documentos integrados para que los redactores, diseñadores y especialistas en marketing puedan trabajar en el mismo espacio
- Registra notas de seguimiento de errores directamente en las tareas para capturar los problemas y asegurarte de que se resuelvan antes de que la página se publique
- Asigna tareas a los miembros del equipo para garantizar que todos conozcan su rol en la creación, revisión u optimización de una página de destino.
✅ Ideal para: Equipos de marketing o agencias que gestionan múltiples páginas de destino y desean coherencia, iteraciones más rápidas y resultados medibles.
💡 Consejo profesional: utiliza ClickUp Chatear para convertir los comentarios de la página de destino en acciones inmediatas.
Por ejemplo, si un diseñador detecta un botón CTA defectuoso en una página, puede enviar un mensaje por chat, hacer una mención al desarrollador con @ y asignarle la tarea de solucionarlo. Los redactores, especialistas en marketing y desarrolladores pueden, luego, tener vista todo el contexto de una sola vez, responder en tiempo real y marcarlo como resuelto una vez que la actualización esté disponible.
De esta manera, todas las conversaciones permanecen vinculadas al proyecto de la página de destino, lo que garantiza que no se pierda ningún comentario y que las optimizaciones se realicen más rápidamente.
5. Plantilla empresarial ClickUp Book Of Record
Mantener registros precisos es la base para el buen funcionamiento de las operaciones de empresa, el cumplimiento normativo y la toma de decisiones.
La plantilla empresarial ClickUp Book of Record mantiene tus registros financieros y empresariales en un hub de fácil acceso, para que nunca pierdas el seguimiento de documentos importantes como libros de ventas, libros de compras o informes de gastos.
El verdadero poder de esta plantilla reside en las funciones de seguimiento de ClickUp. Puedes asignar tareas para actualizar documentos, utilizar la vista Tablero Kanban de ClickUp para clasificar por tipo y visualizar los registros en un cronograma con la vista Gantt.
Convierte tu sistema de registro en un sistema activo que te ayude a supervisar, revisar y mejorar la precisión en tiempo real.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Genera (elaboración de) informes automatizados sobre ingresos, gastos y proyecciones para identificar rápidamente las tendencias financieras.
- Incrusta documentos de apoyo (como facturas, recibos o contratos) directamente en cada registro para contextualizar la información.
- Filtra y busca al instante en libros de contabilidad, libros y resúmenes con campos personalizados como departamento, categoría o año fiscal.
- Simplifica las auditorías y el cumplimiento normativo reduciendo los errores manuales y mejorando la accesibilidad de los datos.
✅ Ideal para: Empresas que necesitan un sistema fiable y conforme a la normativa para gestionar registros y documentación financieros.
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6. Plantilla de plan de registro de ClickUp
Todos los proyectos, grandes o pequeños, necesitan un plan de registro que lo aglutine todo, incluidos los objetivos del proyecto, los detalles, las métricas de éxito y los cronogramas. La plantilla de plan de registro de ClickUp soluciona esto al actuar como punto de encuentro para todo tu proyecto o iniciativa empresarial.
Una de las principales ventajas de esta plantilla es la alineación del equipo. Garantiza que todos los miembros de tu equipo de marketing, equipo de ventas y productos tengan las mismas metas, actualizaciones y cronogramas de los proyectos.
Y como cada empresa tiene necesidades únicas, puedes personalizar los campos y secciones, ya sean objetivos de ingresos trimestrales, KPI de campañas, metas de lanzamiento de productos o iniciativas estratégicas.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Correlaciona las dependencias de forma visual para que puedas ver cómo un hito afecta al siguiente y evitar posibles problemas.
- Registra el historial de decisiones junto con tus objetivos, lo que facilita el seguimiento de por qué se tomaron determinadas decisiones y quién las aprobó.
- Destaca métricas críticas como el uso del presupuesto, la adopción por parte de los clientes o la preparación para el lanzamiento con campos personalizados que van más allá de los KPI básicos.
- Utiliza los paneles de ClickUp para generar instantáneas del progreso para las reuniones de liderazgo sin tener que crear informes de proyecto por separado.
✅ Ideal para: Equipos multifuncionales, gestión de proyectos y grupos de liderazgo que desean mantenerse alineados con las metas generales y, al mismo tiempo, mantener la ejecución por el buen camino.
7. Plantilla de directorio de ClickUp
La plantilla ClickUp Directory es la base de datos viva y con función de búsqueda de tu empresa para personas y registros.
Con ellas, puedes registrar rols de trabajo, líneas de elaboración de informes, fechas de contratación y documentos de apoyo. En lugar de pedir detalles al departamento de RR. HH., los empleados y directivos pueden simplemente filtrar por campos como Departamento, Estado laboral o incluso Fase del ciclo de vida (por ejemplo, En periodo de prueba, Activo, Jubilado) para encontrar exactamente lo que necesitan.
La plantilla también incluye más de 17 campos personalizables, como Superior directo, Foto y Fecha de nacimiento. Enriquece los registros con los metadatos más importantes para tu organización. Además, mejora la transparencia y el cumplimiento normativo. Cada cambio se registra, lo que proporciona un historial completo de actualizaciones para facilitar la auditoría.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Agrupa a las personas por rol o estado laboral para ubicar rápidamente los registros relevantes.
- Adjunta documentos de compatibilidad (contratos, acuerdos, ID) directamente a los perfiles.
- Colabora en tiempo real con equipos internos o proveedores externos, asegurándote de que no haya lagunas de información.
✅ Ideal para: equipos de RR. HH., directores de operaciones o empresas que necesitan un directorio con función de búsqueda para empleados, proveedores o colaboradores.
8. Plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp
Los procesos claros son la columna vertebral de los equipos eficientes. Sin embargo, en la mayoría de las empresas, los documentos de procesos suelen quedar sepultados en hilos de correo electrónico, carpetas aleatorias o, lo que es peor, nunca se documentan adecuadamente. La plantilla de procesos y procedimientos de ClickUp ayuda a documentar, gestionar y perfeccionar cada paso del flujo de trabajo paso a paso.
Lo que hace que esta plantilla sea tan potente son sus herramientas integradas. La Lista de documentación proporciona un catálogo con función de búsqueda de todos los procesos, con detalles como el propietario, el departamento, la fecha límite y la prioridad. La Pizarra de diagramas de flujo de procesos te permite visualizar cómo se conectan las tareas entre departamentos con un mapa de procesos en tiempo real.
Por ejemplo, puedes correlacionar la incorporación de los empleados desde RR. HH. hasta TI, e incluso convertir los nudos del diagrama de flujo en tareas reales para su ejecución.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Realiza un seguimiento de cada fase del proceso con una vista tablero Kanban de arrastrar y soltar.
- Haz que todos se responsabilicen mediante notificaciones automáticas, actualizaciones de estado y etiquetado de las partes interesadas.
- Mide el rendimiento y el cumplimiento mediante el enlazado de los procesos a metas claras y medibles.
✅ Ideal para: Equipos de operaciones, departamentos de RR. HH. y gerentes que desean flujos de trabajo repetibles que se adapten sin perder claridad.
9. Plantilla de documento de procesos empresariales de ClickUp
A diferencia de la plantilla de documentación de procesos, que profundiza en los POEEs, los rols y los procedimientos de paso, esta plantilla de documentos de procesos de la empresa ClickUp ofrece una vista general y de alto nivel. Sirve como manual maestro de tu organización, ya que consolida los procesos, las directrices y los flujos de trabajo recurrentes de todos los departamentos en un único sistema centralizado.
Aquí no solo estás capturando los detalles de cómo funciona un proceso, sino que estás correlacionando cómo operan departamentos enteros, cómo se alinean con los objetivos del proyecto y cómo interactúan.
En ClickUp, puedes enlazar cada documento de proceso a tareas y paneles relacionados para que tu equipo pueda actuar según las instrucciones en tiempo real.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Obtén una vista clara del cronograma de los procesos de toda la empresa, como lanzamientos de productos o auditorías de cumplimiento, con los (diagramas de) Gantt.
- Mantén los procesos en marcha marcando cada fase, asignando propietarios y dejando que ClickUp envíe recordatorios automáticos para que las actualizaciones se realicen a tiempo.
- Facilita la incorporación de nuevos empleados proporcionándoles una biblioteca de procesos lista para usar.
✅ Ideal para: Empresas en crecimiento y equipos en expansión que desean eliminar el caos en los procesos, mantener los conocimientos actualizados y garantizar que todos los empleados hagan trabajo siguiendo las mismas pautas fiables.
⚡ Archivo de plantillas: Una cosa es escribir los procesos y otra muy distinta es hacerlos repetibles y escalables. Ahí es donde las plantillas de documentación de procesos resultan útiles. Te ayudan a:
- Convierte los flujos de trabajo desordenados en guías de paso fáciles de seguir.
- Estandariza los procedimientos para que no haya que reinventar las tareas cada vez.
- Asigna rols y responsabilidades de forma clara con los gráficos RACI.
- Realiza un seguimiento del cumplimiento, las aprobaciones y la completada en un hub estructurado.
10. Plantilla de guía de estilo de marca de ClickUp
Una marca consiste en crear una voz, una imagen y una sensación coherentes en todos los puntos de contacto. La plantilla de guía de estilo de marca de ClickUp te ayuda a consolidar todas las reglas y activos de marca en un solo lugar organizado, para que tu equipo nunca tenga que adivinar qué fuentes, color, tonos o elementos de diseño utilizar.
Esta plantilla hace que crear y mantener una guía de estilo sea extremadamente sencillo. Puedes dividir la identidad de tu marca en secciones, como misión, valores, tono de voz, uso del logotipo y directrices sobre la paleta de color.
Por qué te encantará esta plantilla:
- Documenta las normas tipográficas, el uso de logotipos, la iconografía y los estándares de accesibilidad.
- Establece y comparte paletas de color con códigos HEX, RGB o CMYK para mayor precisión.
- Realiza un seguimiento de las aprobaciones y actualizaciones con estados, personas asignadas y recordatorios para evitar inconsistencias.
- Colabora en tiempo real con tus equipos, de modo que las actualizaciones se reflejen al instante en los flujos de trabajo de tu marca.
✅ Ideal para: equipos de marketing, departamentos de diseño, agencias o cualquier empresa que desee mantener una identidad de marca coherente en los canales digitales e impresos.
Resume tus flujos de trabajo con ClickUp.
Las plantillas de Notion funcionan bien para proyectos pequeños y uso personal. Sin embargo, a medida que tu equipo crece, estas plantillas pueden resultar con límite.
Las plantillas de ClickUp van un paso más allá al establecer la conexión entre documentos, tareas y metas para que tu equipo pueda planear, realizar un seguimiento y colaborar conjuntamente. Desde cronogramas de proyectos hasta POEEs y guías de estilo, hay una plantilla para cada flujo de trabajo.
Así que, si estás listo para ir más allá de las notas estáticas, ClickUp te ofrece las herramientas y la flexibilidad necesarias para hacer el trabajo de forma más inteligente y rápida.
Regístrate hoy mismo en ClickUp y descubre cómo las plantillas pueden potenciar tus proyectos.