No hay nada como la emoción que genera una nueva campaña. Los diseñadores dan en el clavo con las imágenes, los redactores logran el tono perfecto y el cliente está realmente entusiasmado con lo que se está formando.
Y entonces... todo se detiene porque alguien aún no ha aprobado el titular o los comentarios sobre el diseño se han perdido en una larga cadena de correo electrónico.
Para las agencias, este ciclo afecta a los plazos, la energía del equipo y la confianza de los clientes.
Por eso, en este blog, analizaremos cómo las agencias pueden optimizar los flujos de trabajo de aprobación para que las revisiones sean más rápidas, los comentarios sean más claros y todos sepan qué hay que hacer a continuación.
También descubrirá cómo ClickUp, la app, aplicación que lo tiene todo para el trabajo, ayuda a que este proceso sea fluido. 🤩
⭐ Plantilla con función
La plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp le ofrece un proceso de aprobación bien definido para las agencias. Con campos para coste, impacto y tipo de elemento, cada envío contiene los detalles correctos desde el principio, lo que reduce los retrasos. Además, puede utilizar estados como En revisión, Aprobado o Rechazado para que todos puedan ver fácilmente en qué estado se encuentra una solicitud.
Retos comunes en los flujos de trabajo de aprobación para las agencias
Sus flujos de trabajo de aprobación están costando mucho dinero, y esto ocurre de formas que quizá ni siquiera note. A continuación, le mostramos algunos retos comunes con los que puede encontrarse. 🚧
La participación de múltiples partes interesadas provoca retrasos
El director de su cliente da luz verde a la estrategia de la campaña de marketing y, de repente, su equipo jurídico aparece con inquietudes que nadie había hecho mención antes. Ahora, su director general quiere un mensaje que completa por completo el informe aprobado.
Pero eso no es todo:
- La tercera semana trae consigo la adquisición de formularios de cumplimiento de proveedores exigentes
- De repente, RR. HH. necesita una «revisión de sensibilidad cultural»
- Un director regional decide que necesitan un mensaje completamente diferente para su mercado
- El departamento de TI frustra su lanzamiento porque la página de destino tiene «píxeles de seguimiento no autorizados»
Cada parte interesada cree que está ayudando, pero como nunca se coordinan entre sí, su equipo se ve empujado en diferentes direcciones.
🧠 Dato curioso: Los primeros sistemas de «flujo de trabajo de aprobación» se remontan a civilizaciones antiguas. En Mesopotamia, los escribas inscribían los acuerdos comerciales en tablillas de arcilla, que requerían sellos (como firmas) de varias partes.
Falta de visibilidad de las aprobaciones pendientes
Los activos de la campaña desaparecen en las organizaciones del cliente y usted se queda sin saber en qué punto del proceso de aprobación se encuentran.
No se puede saber si el retraso se debe a que alguien está de vacaciones, a que las revisiones internas están tardando más de lo esperado o a que su correo electrónico ha quedado sepultado en la bandeja de entrada de alguien. Esta falta de visibilidad hace imposible planear los recursos de forma eficaz.
La mayoría de las veces, no estás seguro de si mantener a tu equipo en espera para revisiones inmediatas o trasladarlos a otros proyectos.
Falta de comunicación y responsabilidades poco claras
La propiedad de la aprobación puede ser complicada. El responsable de su cuenta asume que el cliente coordinará a sus partes interesadas internas, mientras que el cliente espera que su equipo gestione todo el flujo de trabajo del proceso de aprobación.
Entonces, aparecen nuevos responsables de la toma de decisiones a mitad del proyecto sin niveles de autor claros y, de repente, todo el mundo espera a que alguien más se haga cargo. Estas lagunas agotan los presupuestos de los proyectos a pesar de que nada avanza.
🔍 ¿Sabías que...? El sesgo de autoridad influye en las aprobaciones. Las personas son más propensas a aceptar decisiones si provienen de alguien en una posición de autoridad, incluso si el razonamiento no está claro, lo que destaca la importancia de los procesos transparentes.
Problemas de control de versiones y comentarios inconsistentes
El caos de archivos se multiplica cuando los comentarios llegan a través de múltiples canales sin coordinación.
Es posible que su diseñador esté trabajando en la versión 12, mientras que las partes interesadas envían comentarios basados en la versión ocho. Los comentarios por correo electrónico contradicen lo que se dijo en las reuniones y nadie sabe qué aportación tiene prioridad.
Este problema de control de versiones hace que su equipo dedique horas facturables a averiguar qué es relevante en lugar de realizar cambios.
Cuellos de botella en proyectos urgentes o de alta prioridad
Las campañas urgentes ponen de manifiesto todas las debilidades de su flujo de trabajo de aprobación, supuestamente eficaz. Los procesos estándar que funcionan bien para cronogramas normales a menudo se desmoronan cuando los clientes requieren plazos de entrega rápidos.
Veamos los cuellos de botella más comunes en los proyectos urgentes:
- Las aprobaciones del fin de semana se retrasan porque nadie revisa su correo electrónico del trabajo hasta el Monday.
- Los clientes internacionales crean brechas de zona horaria que hacen que las aprobaciones permanezcan inactivas durante más de 12 horas.
- Los aprobadores de copia de seguridad carecen del contexto y del autor necesarios para tomar decisiones rápidas.
- Los cambios de emergencia actúan como desencadenante de revisiones de cumplimiento que llevan más tiempo que el cronograma original.
Estos cuellos de botella afectan a la eficacia de la gestión de proyectos. Provocan retrasos que afectan a otros clientes y dañan la reputación de su agencia en cuanto a la fiabilidad de sus entregas.
🧠 Dato curioso: Los gremios medievales funcionaban con aprobaciones. Los artesanos no podían vender sus productos sin la aprobación de los maestros del gremio, que inspeccionaban la calidad y el cumplimiento de las normas comerciales. Esto no difiere mucho de los controles de calidad que se realizan hoy en día en las agencias.
Guía paso a paso para optimizar los flujos de trabajo de aprobación
Las agencias necesitan flujos de trabajo de aprobación que reduzcan las fricciones y mantengan la calidad. Siga estos pasos y correlacionarlos al software de gestión de proyectos para agencias creativas de ClickUp para mantener la coherencia.
¡Veamos cómo ayuda el software de flujo de trabajo de aprobación! 🧰
Paso n.º 1: recopilar las solicitudes en un solo lugar
Cuando varios clientes envían solicitudes por correo electrónico, chat o incluso WhatsApp, es fácil que se pierdan detalles. Necesita una forma de canalizar todas las solicitudes hacia una fuente fiable.
Por ejemplo, cree un formulario de solicitud en su software de flujo de trabajo, solicitando el presupuesto, el público objetivo, los resultados clave y los cronogramas preferidos.
Con ClickUp Forms, las aportaciones del cliente se pueden convertir automáticamente en tareas de ClickUp. Si un cliente rellena el formulario de rediseño de su sitio web, se crea instantáneamente una tarea, se asigna al gestor de cuentas y se enlaza con todos los activos cargados, como las directrices de marca o los logotipos.
Esto es lo que hace que los formularios funcionen mejor para las agencias:
- Añada campos obligatorios para metas, presupuestos de marketing y plazos.
- Utilice menús desplegables para los cronogramas de los proyectos y evite expectativas vagas.
- Incluya la posibilidad de subir archivos para que los clientes puedan proporcionar logotipos, fuentes o creatividades anteriores por adelantado.
Aprenda a transformar su proceso de admisión:
Paso n.º 2: Divida los proyectos en tareas estructuradas
Después de recopilar una solicitud clara, el siguiente paso es dividirla en partes procesables.
Una campaña como «Lanzar un nuevo anuncio de moda» requiere pasos más pequeños y específicos, como la redacción del guion, el casting, la edición y las aprobaciones del cliente.
ClickUp para agencias facilita la gestión de todo esto.
Cada entrega se convierte en una tarea, asignada al miembro adecuado del equipo, con subtareas para los micropasos. La tarea de rodaje del vídeo podría tener subtareas para:
- Reservar el estudio
- Contratación de un equipo de rodaje
- Organización de accesorios
Los estados de tareas personalizados de ClickUp muestran exactamente en qué fase se encuentra cada tarea. En lugar de estados genéricos como «en curso», una agencia puede configurar «Conceptualización», «Primer borrador listo» y «Comentarios del cliente recibidos». Todo el mundo puede ver cómo avanza el trabajo sin necesidad de enviar correos electrónicos de actualización.
Esto es lo que Tyler Guthrie, director de operaciones de ingresos de Inicio Pulso, opinó sobre el uso de ClickUp para gestionar las aprobaciones:
Los formularios y los procesos de aprobación son muy fáciles de implementar y facilitan enormemente la gestión de las solicitudes entre departamentos, lo que supone un ahorro de tiempo. *
Los formularios y los procesos de aprobación son muy fáciles de implementar y facilitan enormemente la gestión de las solicitudes entre departamentos, lo que supone un ahorro de tiempo. *
Paso n.º 3: Ordene las aprobaciones en el pedido correcto.
El trabajo creativo suele pasar por varias revisiones: el director creativo interno, el gestor de cuentas y, por último, la aprobación del cliente. Si estos pasos no se siguen en el orden correcto, los plazos se incumplen.
Las dependencias de tareas de ClickUp le permiten controlar este flujo. Por ejemplo, la tarea de edición no puede comenzar hasta que el director creativo apruebe el guion gráfico. Las dependencias bloquean la secuencia para que nadie se adelante.
Supongamos que su agencia está entregando un conjunto de tiras publicitarias. La tarea de diseño permanece bloque hasta que se finalice la redacción del texto. Una vez que la tarea de redacción se marca como completada, la tarea de diseño se abre automáticamente.
📮 Información de ClickUp: El 24 % de los trabajadores afirma que las tareas repetitivas les impiden realizar un trabajo más significativo, y otro 24 % considera que sus habilidades están infrautilizadas. Eso significa que casi la mitad de la población activa se siente bloqueada creativamente e infravalorada. 💔
ClickUp ayuda a volver a centrar la atención en el trabajo de alto impacto con agentes de IA fáciles de ajustar, que automatizan las tareas periódicas basándose en desencadenantes. Por ejemplo, cuando una tarea se marca como completada, el agente de IA de ClickUp puede asignar automáticamente el siguiente paso, enviar recordatorios o actualizar el estado de los proyectos, liberándole de los seguimientos manuales.
💫 Resultados reales: STANLEY Security redujo el tiempo dedicado a la elaboración de informes en un 50 % o más con las herramientas de elaboración de informes personalizables de ClickUp, lo que permitió a sus equipos centrarse menos en el formato y más en la previsión.
Paso n.º 4: Asigne los comentarios a quien corresponda
Los comentarios de las agencias a menudo se pierden en largos hilos de chat. Un mensaje ambiguo como «Cambia este color» puede dejar a los equipos sin saber quién debe tomar medidas. Los comentarios necesitan propiedad.
ClickUp Assign Comments resuelve esto directamente. Por instancia, cuando un cliente nota que el botón CTA de una página de destino parece débil, el gestor de cuenta añade un comentario asignado etiquetando al diseñador. Ese comentario permanece abierto hasta que el diseñador lo resuelve.
O supongamos que su agencia está realizando una sesión fotográfica. El director creativo puede dejar un comentario asignado en la tarea «Finalizar ediciones»: @Jamie, sustituye la imagen 3 por la toma alternativa. Jamie recibe una notificación inmediatamente y la actualización permanece vinculada a la tarea.
🧠 Dato curioso: Las aprobaciones de documentos han inspirado el humor en las oficinas durante décadas. Desde los cómics de Dilbert hasta los «informes TPS» de Office Space, los cuellos de botella en las aprobaciones han sido un punto débil universal en las empresas.
He aquí un ejemplo divertido:
Paso n.º 5: Automatizar los pasos de aprobación repetitivos
Incluso con un nuevo flujo de trabajo creado, las agencias dedican horas a realizar el ajuste de recordatorios para los comentarios del cliente, trasladar tareas a las fases de revisión o notificar los cambios a los equipos.
Las automatizaciones de ClickUp le liberan de esta repetición. Trabajan según una sencilla regla «si esto, entonces aquello», lo que le permite establecer desencadenantes y acciones personalizados dentro de la plataforma centralizada.
Supongamos que está entregando un paquete de renovación de marca. Tan pronto como el equipo de diseño termina los conceptos del logotipo, la automatización desencadena un correo electrónico al cliente indicando que los borradores están disponibles en el software de gestión de proyectos creativos. El proceso sigue avanzando sin que nadie tenga que acordarse de enviar recordatorios.
Así es como la automatización del flujo de trabajo ofrece compatibilidad con las aprobaciones:
- Asigne tareas automáticamente cuando cambie un estado
- Activa las notificaciones a los clientes una vez que los entregables alcancen las fases de revisión
- Traslade las tareas a nuevas listas una vez completada la aprobación interna
Paso n.º 6: Centralice las conversaciones donde se realiza el trabajo
Las aprobaciones del cliente a menudo se descarrilan cuando la comunicación se dispersa por múltiples canales. Los equipos necesitan una única ubicación donde todas las conversaciones estén conectadas con los resultados finales.
ClickUp Chat permite a las agencias mantener esas discusiones dentro del entorno de trabajo del proyecto.
Por ejemplo, cuando un cliente tiene modificaciones para un vídeo de campaña, el gestor de cuentas puede introducir esas notas directamente en el canal enlazado a esa campaña. Los diseñadores y editores ven lo que está pasando sin ningún contexto ni dispersión del trabajo.
Para debates en directo, SyncUps en ClickUp Chatear añade otra capa. Puedes iniciar una llamada de audio o videollamada en cualquier canal o DM.
Supongamos que su director creativo quiere resolver las modificaciones del cliente en tiempo real. El equipo inicia una sincronización en el canal dedicado al proyecto, revisa los comentarios juntos y actualiza las tareas durante la llamada. Mientras se realiza la llamada, pueden trabajar juntos para hacer edición en documentos o ajustar pizarras.
Paso n.º 7: Utilice la IA para simplificar las revisiones creativas
Cuando las campañas llegan a la fase de revisión por parte del cliente, los equipos suelen perder horas revisando informes voluminosos, hilos de correo electrónico desordenados o preguntas repetidas de los clientes. Las agencias pueden ahorrar ese tiempo utilizando la IA para filtrar el ruido y destacar lo que realmente importa.
ClickUp Brain actúa como asistente bajo demanda de su equipo creativo durante las revisiones.
Por ejemplo, si un cliente envía un documento de 15 páginas sobre el cambio de marca, puede pedir al AI Project Manager que genere un resumen de dos párrafos con las directrices más importantes sobre el tono, los elementos visuales y el público objetivo. De este modo, el equipo de diseño obtiene claridad sin tener que leer cada línea.
El AI Writer for Work de ClickUp Brain puede escribir pies de foto alternativos alineados con la voz de la marca del cliente, lo que proporciona a los redactores publicitarios una base rápida para perfeccionar el texto.
También puede:
- Resumir los largos informes de los clientes en puntos destacados prácticos para los diseñadores y redactores publicitarios
- Genere contenido de primera pasada, como textos publicitarios o asuntos de correos electrónicos, para su revisión interna
- Responda a preguntas contextuales rápidas, como «¿Qué color aprobó el cliente para la campaña de primavera?»
✅ Prueba esta indicación: Resumir este hilo de comentarios del cliente en tres revisiones clave que debemos implementar antes del segundo borrador.
💡 Consejo profesional: Para reducir aún más el tiempo de revisión, pida a ClickUp Brain que resumir los hilos de chat largos en puntos de acción concisos.
Paso n.º 8: Amplíe las aprobaciones con IA avanzada
Cada cliente tiene requisitos únicos y cada campaña sigue su propio modelo de flujo de trabajo.
ClickUp Brain MAX, un compañero de IA para escritorio, establece la conexión entre múltiples modelos de IA, incluidos ChatGPT, Gemini, Claude y DeepSeek, con su entorno de trabajo. También se enlazada con sus aplicaciones, lo que facilita la extracción de contexto de Google Drive o Figma para su proceso de aprobación.
Por ejemplo, si tres clientes diferentes programan grabaciones de vídeo en la misma semana, Brain MAX hace una previsión de una posible sobrecarga de recursos. Podría sugerir reasignar editores o ampliar un plazo para evitar retrasos en las entregas.
✅ Pruebe esta indicación: Analice los últimos cinco ciclos de aprobación de campañas para el cliente A y destaque dónde se produjeron retrasos, luego recomiende ajustes para implementar durante el próximo lanzamiento, asegurando una mejora continua.
🚀 Ventaja de ClickUp: La plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp ofrece una configuración de carpetas estructurada en la que cada solicitud de proyecto o briefing del cliente se envía a través de un formulario estandarizado.
Con los campos personalizados de ClickUp, como Descripción, Impacto, Coste del impacto, Tipo de elemento y Probabilidad, obtendrá información contextual esencial y métricas cuantificables desde el principio.
Buenas prácticas para los flujos de trabajo de aprobación de las agencias
A continuación, le ofrecemos algunas buenas prácticas para que la gestión del flujo de trabajo de aprobación sea fluida, predecible y sin estrés, tanto para su equipo como para sus clientes.
Cree mapas de aprobación antes de que comiencen los proyectos
Los proyectos se ralentizan cuando no se sabe quién aprueba qué.
Al inicio, haga una lista de todos los responsables de la toma de decisiones, incluya contactos de copia de seguridad y defina exactamente lo que cada persona puede aprobar.
Por ejemplo, el responsable de operaciones creativas puede aprobar los borradores de diseño, el director de marketing puede aprobar los textos y el equipo jurídico puede comprobar el cumplimiento normativo. Además, añada contactos de copia de seguridad para evitar retrasos cuando alguien no esté disponible.
⚡ Archivo de plantillas: Utilice la plantilla de reunión inicial del proyecto de ClickUp para recopilar todas las rolos de aprobación, comunicar los objetivos y establecer metas y cronogramas realistas. Añada atributos como Gerente de proyecto, Ubicación, Asistentes y más para asegurarse de que todo quede bien documentado.
Incorpore los plazos de aprobación en los cronogramas de los proyectos
Cuando planifiques tu proyecto, bloquea plazos específicos para las revisiones del cliente. Si un diseño necesita la aprobación del cliente antes del viernes, el equipo sabe que debe terminar el borrador antes del miércoles para disponer de un margen de tiempo.
Comunique estos plazos con claridad, vincúlelos a hitos e identifique los cuellos de botella utilizando la vista Gantt de ClickUp dentro de su software de flujo de trabajo de aprobación.
Utilice rondas de aprobación en lugar de comentarios continuos
Recibir comentarios continuamente puede parecer como correr en círculos. Estructure los comentarios en rondas con metas y plazos claros.
Por ejemplo, instancia:
- La primera ronda abarca la estrategia y la comunicación
- La segunda ronda explora la ejecución visual
- La tercera ronda confirma los ajustes finales
La comunicación de comentarios tras el cierre de una ronda se tendrá en cuenta para futuras fases del proyecto o puede afectar a las fechas de entrega. Este método evita revisiones interminables, al tiempo que permite a los clientes aportar comentarios significativos.
🔍 ¿Sabías que incluso los emojis necesitan aprobación? Cada nuevo diseño de emoji debe pasar por el proceso de aprobación del Consorcio Unicode antes de llegar a tu teclado.
Fomente la responsabilidad en la aprobación con panel y agentes de IA
Los retrasos en las aprobaciones suelen pasar desapercibidos hasta que es demasiado tarde. Utilice los paneles de ClickUp para visualizar los indicadores clave de rendimiento, incluidas las aprobaciones pendientes y los tiempos de espera.
Puede ver cuántas tareas hay en cada estado, como «Pendiente de aprobación», «Aprobado» o «Necesita revisión», e identificar rápidamente dónde se acumulan las aprobaciones.
Las tarjetas pueden mostrar el tiempo medio de respuesta para las aprobaciones e incluso ordenarlas por miembro del equipo o cliente. Esto facilita el seguimiento de la responsabilidad y mantiene los proyectos dentro del plazo previsto.
Además, ClickUp le permite programar informes desde estos paneles. Puede enviar automáticamente actualizaciones a los clientes o a las partes interesadas internas de forma diaria, semanal o mensual.
💡Consejo profesional: Configure un agente de ClickUp AI personalizado para supervisar los estados de las tareas y las fechas de vencimiento, y enviar recordatorios, escalar problemas o actualizar los estados según sea necesario, para que todo siga adelante.
Activos creativos con luz verde gracias a ClickUp
Para los gestores de proyectos de las agencias, cada día parece un trabajo de parcheo en lugar de un avance en el trabajo. Con un proceso de aprobación eficaz, su equipo puede hacer avanzar los proyectos sin retrasos innecesarios.
ClickUp es el entorno de trabajo de IA convergente que le ayuda a verlo todo en un solo lugar, sin tener que hacer malabarismos con una docena de herramientas. Programe y gestione todos los entregables con tareas, centralice todas las conversaciones con chat y deje que un panel personalizado se convierta en el centro de control de su agencia. Remate la faena con la automatización y la aceleración a través de ClickUp Brain y Brain MAX.
¡Regístrese hoy mismo en ClickUp gratis, gratuito/a! ✅
Preguntas frecuentes (FAQ)
Las agencias pueden crear flujos de trabajo claros para cada cliente, definir quiénes son los responsables de la toma de decisiones, establecer dependencias entre tareas y centralizar todos los comentarios en un único entorno de trabajo. De este modo, todas las aprobaciones quedan con visibilidad, organizadas y son fáciles de seguir.
Sí. ClickUp le permite configurar automatizaciones que notifican a los miembros del equipo cuando hay aprobaciones pendientes, vencidas o completadas. Esto reduce la necesidad de realizar seguimientos manuales y mantiene las tareas administrativas funcionando sin problemas.
Defina el rol de cada aprobador, cree mapas de aprobación antes de que comiencen los proyectos, establezca plazos y utilice herramientas para centralizar los comentarios. Las revisiones periódicas y los procesos documentados también evitan los cuellos de botella y garantizan la eficiencia del flujo de trabajo.
Las agencias pueden realizar un seguimiento de las aprobaciones utilizando los estados de tareas personalizados en ClickUp. Los paneles, la vista Lista y la vista Gantt muestran el estado actual de cada tarea, la parte responsable y los plazos. También puede utilizar las dependencias de tareas para ver qué aprobaciones están bloqueando el trabajo posterior.
Las herramientas de IA como ClickUp Brain y Brain MAX pueden resumir largos hilos de comentarios, resaltar elementos clave, señalar posibles retrasos e incluso sugerir cronogramas más inteligentes. Esto ayuda a los equipos a actuar más rápido y reducir los errores.