A medida que los equipos adoptan más herramientas para dominar los trucos de productividad, las organizaciones suelen acabar con una maraña de aplicaciones SaaS que se solapan, están infrautilizadas o no han sido evaluadas.
Pero gestionar la expansión de SaaS no significa frenar la innovación, sino abordar la falta de visibilidad sobre lo que se utiliza, lo que aporta valor y lo que está agotando silenciosamente su presupuesto.
Esto significa saber qué se está utilizando, qué aporta valor y qué está agotando silenciosamente su presupuesto.
En este blog, aprenderá lo que significa la proliferación de SaaS para su organización: qué la causa, por qué es un problema y cómo detectarla a tiempo.
¿Qué es la expansión del SaaS?
La proliferación de SaaS se refiere al rápido crecimiento de las aplicaciones basadas en la nube dentro de una organización, que supera su capacidad para realizar el seguimiento, la gestión o la seguridad de manera eficaz.
Esto ocurre cuando los equipos siguen añadiendo herramientas, a menudo con buenas intenciones. Pero sin supervisión, esas herramientas se multiplican, se solapan y se vuelven difíciles de gestionar.
¿Cómo ocurre esto? Incluso las mejores decisiones tecnológicas pueden provocar el caos si no se coordinan. La proliferación de SaaS se produce o comienza cuando un equipo se registra en una herramienta para resolver un problema rápido. Luego, otro equipo hace lo mismo. En poco tiempo, nadie tiene una vista completa de lo que se está utilizando, ni por qué.
Estas son algunas de las principales causas de la proliferación del SaaS:
- La falta de visibilidad centralizada significa que las herramientas caducadas, duplicadas o sin usar pasan desapercibidas.
- Los departamentos compran herramientas de forma independiente, a menudo sin pasar por la aprobación del departamento de TI o finanzas.
- Es muy fácil registrarse y aún más fácil olvidarse de las renovaciones automáticas.
- Múltiples herramientas de productividad hacen el mismo trabajo, creando silos de datos y malgastando dinero.
- La informática en la sombra se cuela cuando los empleados utilizan herramientas no autorizadas para trabajar más rápido.
Y así, sin más, su pila de SaaS se convierte en un lío enredado, costoso, arriesgado e ineficiente.
⭐ Plantilla destacada
¿Quiere una forma más rápida de gestionar su pila tecnológica SaaS para mantenerla ágil y conforme con las normas? La plantilla de gestión de cambios de aplicaciones SaaS de ClickUp le ofrece un proceso estructurado y repetible para organizar la gestión de activos, controlar los costes, evitar la proliferación de SaaS y la TI en la sombra, y mantener a raya sus preocupaciones sobre la seguridad de los datos.
👀 ¿Sabías que el 56 % de las aplicaciones SaaS no son gestionadas por el departamento de TI en las empresas de alto crecimiento? Esto significa que los equipos o las personas compran la mayoría de las herramientas directamente. Ese número aumenta hasta el 68 % en las pequeñas empresas de rápido crecimiento, lo que convierte la proliferación de SaaS en una norma más que en una excepción.
Por qué la expansión del SaaS es un problema
La proliferación de SaaS es más que un simple quebradero de cabeza para el departamento de TI; puede provocar graves violaciones de datos que afectan a los presupuestos, la seguridad, la productividad y la experiencia de los empleados. Se trata de un problema empresarial grave que afecta a los presupuestos, la seguridad, la productividad y la experiencia de los empleados.
Según un informe, la empresa media gasta ahora 49 millones de dólares al año en aplicaciones SaaS, lo que supone un aumento del 9,3 % con respecto a años anteriores. Sin embargo, gran parte de ese gasto se desperdicia.
Analicemos las consecuencias reales del uso no gestionado del SaaS:
1. Aumento de los costes
Muchas empresas no se dan cuenta de cuánto dinero pierden en software hasta que es demasiado tarde. El informe revela que una organización media desperdicia alrededor de 21 millones de dólares al año en licencias SaaS que no utiliza.
Este enfoque disperso provoca suscripciones duplicadas, renovaciones perdidas y costosos solapamientos en las funciones del software.
🌻 Ejemplo concreto: Muchas organizaciones se encuentran utilizando varias herramientas de IA a diario, como Claude para escribir, Gemini a través de Google Workspace para generar ideas y otras para investigar o realizar automatizaciones. Es fácil acabar con un mosaico de suscripciones y herramientas, cada una con su propio coste y curva de aprendizaje.
Si esto le suena familiar, ¡no está solo! Muchos equipos buscan ahora formas de reunir estas capacidades en un solo lugar, simplificando el trabajo y reduciendo los costes adicionales. Explorar plataformas que combinan múltiples funciones de IA puede ayudarle a optimizar su flujo de trabajo y facilitar la colaboración.
Brain MAX de ClickUp pone fin a la proliferación de SaaS al reunir todas sus herramientas de trabajo esenciales (IA, búsqueda y automatización) en una única aplicación de escritorio unificada. En lugar de tener que manejar múltiples aplicaciones y plataformas desconectadas, se conecta con su software existente y centraliza todo lo que necesita en un solo lugar.
Esto significa:
- Comandos de voz para una productividad sin manos
- Una interfaz para buscar en todas sus aplicaciones y archivos.
- Asistencia de IA unificada que funciona de forma contextual, independientemente de la herramienta que utilices.
- Flujos de trabajo automatizados que abarcan múltiples plataformas sin cambiar de pestaña.
2. Riesgos de seguridad y cumplimiento normativo
Dado que el 33,6 % de las herramientas SaaS entran en las organizaciones a través de la TI en la sombra, a menudo debido a la descentralización de las compras, hay poca visibilidad o control sobre qué datos fluyen a través de qué nuevas aplicaciones SaaS. Este enfoque descentralizado de la adquisición de SaaS aumenta los retos de seguridad, pone en riesgo los datos confidenciales y aumenta el incumplimiento normativo.
3. Reducción de la productividad
Cuando las herramientas se acumulan sin un plan, el trabajo se complica. El informe también revela que las organizaciones añaden, de media, casi 92 nuevas aplicaciones SaaS cada año.
Los cambios de contexto significativos entre sistemas desconectados sin una gestión proactiva reducen la concentración de los empleados, que acaban adoptando nuevas soluciones SaaS.
4. Mala experiencia del usuario
Una pila de SaaS desordenada significa que los usuarios pierden tiempo iniciando sesión, buscando archivos o navegando por interfaces desconocidas.
A medida que aumenta la frustración, los empleados recurren a herramientas SaaS no autorizadas que se adaptan mejor a sus necesidades. De hecho, el gasto en TI paralelo impulsado por los empleados aumentó un 11,1 %, una clara señal de que su ecosistema SaaS actual podría no estar funcionando para ellos.
👀 ¿Sabías que... Aunque el 68 % de las empresas invierten en formación sobre seguridad SaaS, solo el 51 % coordina la comunicación entre los equipos de seguridad y los propietarios de las aplicaciones? Y lo que es aún más preocupante, solo el 33 % supervisa activamente la mitad de su pila SaaS. En resumen, la mayoría de los equipos protegen lo que pueden ver, pero no pueden ver mucho.
Cómo identificar la expansión del SaaS en su organización
Identificar y combatir la proliferación de SaaS desde el principio es fundamental para recuperar el control. Utilice esta lista de control para poner en práctica sus auditorías de SaaS y superar los retos del lugar de trabajo digital. Encuentre una plataforma de gestión de SaaS para mantenerse al día con las múltiples aplicaciones SaaS que utiliza su organización.
| Categoría | Tarea | Pasos prácticos | Por qué es importante |
| 🔍 Auditoría: Operativa | Realice el seguimiento de todos los gastos relacionados con el SaaS. | Revise los registros de tarjetas corporativas y reembolsos. Compruebe los presupuestos departamentales en busca de elementos vagas. | El departamento financiero suele ver las compras de SaaS antes que el departamento de TI: este paso revela suscripciones ocultas y gastos no registrados. |
| Identifique las herramientas adquiridas fuera del proceso de adquisición. | Analice los gastos marcados como suscripciones o cargos recurrentes. | Captura herramientas no autorizadas o ocultas adquiridas sin aprobación centralizada o visibilidad. | |
| 🔍 Auditoría: Técnica | Utilice registros de identidad para encontrar herramientas activas. | Extraiga datos de uso de SSO. | Muestra las herramientas que se utilizan en toda la organización. |
| Detecte integraciones no autorizadas | Audite las aplicaciones conectadas a través de las API de las herramientas internas. | Audite las aplicaciones conectadas a través de OAuth o API de herramientas internas. | |
| Compruebe los datos de inicio de sesión y actividad. | Identifique los usuarios inactivos y las licencias caducadas. | Revela las ineficiencias y los riesgos de seguridad relacionados con las cuentas no utilizadas o huérfanas. | |
| 🔍 Auditoría: Operativa | Entreviste a los equipos sobre el uso de las herramientas. | Pregunte a los jefes de equipo qué herramientas utilizan y por qué. | Los equipos suelen adoptar herramientas por necesidad, lo que ayuda a comprender las necesidades legítimas y los puntos débiles. |
| Documente todas las herramientas que utiliza el equipo. | Cree un inventario con: nombre de la herramienta, propietario, caso de uso, usuarios, facturación y fecha de renovación. | Cree una base de datos centralizada y dinámica de todas las herramientas para una estrategia de gobernanza de SaaS a largo plazo. | |
| 🔍 Herramientas de descubrimiento | Implemente herramientas de descubrimiento. | Utilice CASB, complementos para navegadores o integraciones de gastos. | Rellena los huecos que las auditorías pasan por alto, especialmente en el caso de las versiones de prueba gratis, las herramientas basadas en navegador o las aplicaciones fuera del SSO. |
| Configure alertas para la adopción de nuevas herramientas. | Habilite alertas por correo electrónico o Slack para registros, activaciones de versiones de prueba o autorizaciones para el uso compartido de datos. | Le mantiene informado cuando nuevas herramientas entran en el entorno antes de que se disparen. | |
| 🔍 Comprobación de redundancia | Compare herramientas por función | Agrupa las aplicaciones por caso de uso (gestión de proyectos, Mensajes, intercambio de archivos, análisis). | Ayuda a identificar solapamientos en los que las herramientas tienen la misma finalidad, lo que permite su consolidación. |
| Identifique las herramientas que ya no se ajustan a las necesidades de la empresa. | Revise las próximas renovaciones y cancele las herramientas de bajo valor. | Evita pagar por herramientas que ya no tienen compatibilidad con las prioridades actuales. | |
| 🔍 Revisión de la TI en la sombra | Segmente las herramientas según el riesgo de la empresa. | Categorizar: Alto riesgo / Alto valor / Bajo valor | No todas las tecnologías informáticas paralelas entrañan el mismo riesgo; este paso ayuda a priorizar las respuestas en función del impacto potencial. |
| Interactúe con los propietarios de herramientas paralelas de gran valor. | Invite a formalizar el uso y evalúe para su implementación oficial. | En lugar de bloquear, cree soluciones conjuntamente con los equipos que ya están obteniendo valor de herramientas no autorizadas. |
Una vez que haya identificado las aplicaciones redundantes, el siguiente paso es mitigar la proliferación de SaaS.
Exploremos cuatro estrategias probadas que van más allá de las auditorías habituales de SaaS y elaboremos un plan de gestión de SaaS a largo plazo.
Estrategias para reducir la proliferación de SaaS
Reducir la proliferación de SaaS no consiste solo en reducir el número de herramientas, sino en abordar las causas fundamentales: adquisiciones dispersas, datos aislados y toma de decisiones desconectada.
Un enfoque más inteligente, con compatibilidad con un sistema de adquisición centralizado, aporta estructura, visibilidad e intencionalidad a la forma en que adopta y gestiona las aplicaciones SaaS. A continuación le indicamos cómo hacerlo de forma eficaz:
1. Consolide su pila
Empiece por auditar su uso actual de SaaS.
Correlacione todas las herramientas de su pila por categorías ( gestión de proyectos, almacenamiento de archivos y comunicación) e identifique dónde se solapan las funciones.
Estas áreas son candidatas ideales para la consolidación de SaaS. En lugar de obligar a los equipos a abandonar las herramientas en las que confían, cree directrices claras para la adopción de SaaS que respeten sus necesidades y reduzcan las aplicaciones redundantes.
Al consolidar nuestro conjunto de herramientas con ClickUp, hemos eliminado Jira, Confluence, las herramientas PMO, Salesforce y Trello. ¡Esto ha facilitado mucho nuestro día a día!
Al consolidar nuestro conjunto de herramientas con ClickUp, hemos eliminado Jira, Confluence, las herramientas PMO, Salesforce y Trello. ¡Esto ha facilitado mucho nuestro día a día!
2. Establezca una gobernanza
Sin reglas claras, la expansión del SaaS seguirá creciendo. Cree un marco transparente y coherente para solicitar, aprobar y renovar nuevas herramientas. Por ejemplo:
- Utilice un flujo de trabajo de adquisición centralizado que evalúe cada aplicación en cuanto a seguridad, coste, cumplimiento normativo y potencial de integración.
- Cree formularios estandarizados como «Solicitud de nueva herramienta» o «Lista de control de renovación» para guiar la toma de decisiones.
La gobernanza debe ser un facilitador, no un obstáculo para el uso responsable del SaaS.
3. Mejore la visibilidad y la elaboración de informes
Una auditoría anual no es suficiente. Las aplicaciones SaaS cambian constantemente, por lo que su visibilidad debe ser continua. Implemente herramientas de seguimiento en tiempo real que muestren el uso de las licencias, los cronogramas de renovación y la propiedad departamental.
- Configure paneles para visualizar los costes y los patrones de uso.
- Programe informes automatizados para que las partes interesadas puedan realizar el seguimiento del gasto en SaaS y la actividad contractual.
- Configure alertas para casos de baja utilización, renovaciones sorpresa o registros no aprobados.
Esto le da a su equipo un control proactivo y detiene la expansión antes de que comience.
⚡️Archivo de plantillas: La plantilla de formulario de pedido de software de ClickUp es una solución integral para gestionar la adquisición de software en cualquier organización. *
Utilice esta plantilla para crear un panel con widgets personalizados que le permitan realizar el seguimiento del número de envíos, las tasas de aprobación, el uso del presupuesto y los análisis de los proveedores, lo que le proporcionará una visión general de alto nivel de todo su proceso de adquisición de software.
4. Forme a los equipos
Gestionar la expansión del SaaS también significa gestionar mentalidades. Cambie la percepción de «más herramientas = mejor» a «las herramientas adecuadas = mejor».
Formar a sus equipos les ayudará a comprender el valor de los sistemas centralizados y los riesgos de la adopción descontrolada de aplicaciones. También fomenta la confianza entre los equipos de TI, finanzas y los equipos individuales. Para gestionar la proliferación de software, puede:
- Ofrezca un catálogo interno de herramientas SaaS aprobadas con casos de uso claros y detalles de licencia.
- Organice talleres periódicos en los que los departamentos puedan revisar su conjunto de tecnologías, identificar solapamientos y racionalizar el uso de las herramientas de forma conjunta.
📮 ClickUp Insight: Los equipos con bajo rendimiento son cuatro veces más propensos a utilizar más de 15 herramientas, mientras que los equipos con alto rendimiento mantienen su eficiencia limitando su conjunto de herramientas a nueve plataformas o menos. Pero, ¿qué tal si utilizas una sola plataforma?
Como aplicación integral para el trabajo, ClickUp reúne tus tareas, proyectos, documentos, wikis, chats y llamadas en una única plataforma, con flujos de trabajo basados en IA. ¿Listo para trabajar de forma más inteligente? ClickUp funciona para todos los equipos, hace que el trabajo sea visible y te permite centrarte en lo que importa, mientras que la IA se encarga del resto.
Cómo ClickUp ayuda a combatir la proliferación de SaaS
La proliferación de SaaS comienza con la expansión descontrolada de múltiples herramientas, como resumidores de documentos con IA, herramientas de gestión de proyectos, bots de redacción publicitaria y paneles de elaboración de informes y análisis. En poco tiempo, se encuentra alternando entre media docena de aplicaciones sin una gestión centralizada.
ClickUp resuelve este problema al ser la aplicación integral para el trabajo. Ayuda a las organizaciones a recuperar el control sobre las aplicaciones SaaS fragmentadas mediante la consolidación de las herramientas esenciales en una única plataforma. Sustituye múltiples herramientas no autorizadas, agiliza los flujos de trabajo y permite una supervisión centralizada de todo su entorno SaaS.
ClickUp Gestión de Proyectos centraliza las funciones empresariales básicas (tareas, documentos, metas, paneles, control de tiempo y chat) en una única plataforma, todo ello impulsado por inteligencia artificial avanzada.
Los equipos pueden gestionar proyectos, colaborar en documentos, establecer y realizar el seguimiento de las metas, visualizar datos, comunicarse con otros equipos y hacer preguntas a la IA sobre cualquier tema, todo ello sin tener que cambiar de aplicación.
Utilice la IA para conectar los eslabones perdidos en su expansión de SaaS y realizar la automatización de las tareas rutinarias.
A continuación, ClickUp Brain, el asistente de IA integrado en ClickUp, puede resumir discusiones largas al instante, lo que garantiza que las partes interesadas se mantengan alineadas sin tener que leer todo el historial de chat.
Supongamos que sus equipos de TI y finanzas están debatiendo un informe sobre TI en la sombra. Pueden vincular el chat a la tarea de auditoría relacionada o resumir el debate con ClickUp Brain.
Brain es la primera red neuronal nativa del entorno de trabajo que comprende el contexto, las tareas, las herramientas y los documentos de su organización. Mientras que otras herramientas requieren indicaciones manuales y copiar y pegar, ClickUp Brain se integra directamente en sus flujos de trabajo.
Responde a sus preguntas como un motor de IA profundamente integrado y sensible al contexto para la gestión de proyectos.
Puede utilizar ClickUp Brain para:
- Diga «Resuma nuestras renovaciones recientes de SaaS por departamento» y obtenga un resumen listo para ejecutivos, extraído de Tareas, Documentos y actualizaciones.
- Pregunte «¿Qué herramientas son las más utilizadas por el equipo de marketing?» y obtenga una lista clasificada basada en datos de actividad.
- Cree mensajes para los proveedores («Hola, estamos evaluando su uso y nos gustaría recibir un presupuesto de cancelación»).
Para generar contenido, también puede cambiar entre Claude, ChatGPT y otros LLMS dentro de ClickUp Brain.
Además de la generación de contenido, puede automatizar las herramientas existentes con la ayuda de ClickUp Automatizaciones.
Elimina por completo el trabajo manual al permitirle crear reglas que actúan como desencadenantes de acciones en todo su entorno de trabajo sin necesidad de escribir código. Si no está seguro de cómo configurarlo, dígale a ClickUp Brain lo que desea automatizar. Él creará el flujo de trabajo por usted.
Puede utilizar ClickUp Automatizaciones para:
- Asigne automáticamente revisiones de herramientas a los responsables de compras 30 días antes de la renovación.
- Cambie el estado de las tareas cuando el uso caiga por debajo de un umbral.
- Notificaciones desencadenantes cuando lleguen nuevas solicitudes de SaaS a través de ClickUp Formularios.
- Realice listas de control trimestrales de conciliación de licencias con flujos de trabajo recurrentes.
Realice el seguimiento de las solicitudes y aprobaciones de software a través de tareas específicas.
Con ClickUp Tasks, puede dividir los proyectos en tareas prácticas. Estas tareas se pueden personalizar con Campos personalizados, categorías, prioridades y etiquetas para adaptarse a cualquier flujo de trabajo. Puede realizar la automatización de las asignaciones, las actualizaciones de estado y las notificaciones, lo que garantiza que el trabajo se desarrolle de manera eficiente.
Tasks le permite planificar, asignar y realizar el seguimiento del trabajo en un solo lugar, lo que elimina la necesidad de utilizar aplicaciones de gestión de tareas independientes.
💡 Consejo profesional: Utilice ClickUp Relationships para conectar tareas entre equipos. Por ejemplo, vincule una tarea de evaluación de proveedores con su revisión de seguridad, lista de control legal y decisión de renovación relacionadas, para que las partes interesadas siempre tengan el contexto.
Documente las directrices y las buenas prácticas utilizando documentación centralizada.
En lo que respecta a la documentación, todos sus documentos escritos se clasifican y almacenan en ClickUp Docs.
Docs permite a los equipos crear, organizar y colaborar en el contenido directamente dentro de la plataforma. Tiene compatibilidad con formato enriquecido, listas de control, tiras y incluso generación de texto impulsada por IA. Puede ver el historial de documentos, añadir imágenes de portada, proteger documentos confidenciales y utilizar plantillas para mantener la coherencia.
Los documentos se pueden enlazar con tareas, agrupar por función o departamento, referenciar en otros documentos y exportar para su uso compartido. Esta integración garantiza que el conocimiento sea fácilmente accesible y aplicable, lo que mejora la productividad y la colaboración.
Establezca sus metas de expansión del SaaS y realice el seguimiento del progreso de principio a fin.
Puede potenciar su estrategia con ClickUp Goals, donde los objetivos de alto nivel se dividen en objetivos medibles, ya sea el seguimiento de la adopción de herramientas SaaS, el desmantelamiento o los hitos de cumplimiento.
Las metas se actualizan en tiempo real a medida que avanza el progreso de las tareas conectadas y se pueden mostrar en paneles para una visibilidad total.
Hablando de eso, ClickUp Dashboards ofrece tarjetas personalizables que proporcionan visualizaciones en tiempo real de las métricas del proyecto, el uso de herramientas SaaS, las fechas de renovación y la información sobre los costes. Los equipos de operaciones y adquisiciones pueden utilizar estas visualizaciones para supervisar la eficacia de las herramientas y el coste medio por usuario, así como para añadir o eliminar candidatos de un solo vistazo.
Por ejemplo, durante una revisión trimestral, puede utilizar un panel de control de ClickUp que muestre la cartera de SaaS del equipo de marketing con las 10 herramientas principales, las fechas de renovación y los datos del último inicio de sesión, en función de sus registros de uso.
Para impulsar aún más la responsabilidad y la gestión del presupuesto, ClickUp Control de tiempo, disponible de forma nativa, permite a los equipos registrar horas, gestionar el tiempo facturable y realizar la elaboración de informes sobre la eficiencia operativa, todo ello sin salir del entorno de trabajo de ClickUp.
Facilite la colaboración con el chat integrado.
¿Sabías que también puedes reducir la expansión del SaaS deshaciéndote de tus aplicaciones de mensajería y de IA? ClickUp te ofrece ambas cosas al mismo tiempo.
En primer lugar, ClickUp Chat está diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a eliminar las herramientas de mensajería desconectadas. La comunicación está totalmente integrada en la plataforma, lo que permite a los equipos colaborar allí donde se realiza el trabajo.
Con el chat en tiempo real, puede realizar reuniones diarias, registrar elementos pendientes y organizar conversaciones por proyecto o tema, sin tener que cambiar de aplicación.
La colaboración contextual también está disponible a través de comentarios y @menciones en tareas, documentos y paneles, mientras que los comentarios asignados ayudan a convertir los comentarios en trabajo procesable. Los equipos pueden incluso gestionar los hilos de correo electrónico directamente desde ClickUp, lo que permite mantener toda la comunicación centralizada y trazable. Cada hilo de mensajes también se puede convertir en una tarea con un solo clic.
📮 ClickUp Insight: El 21 % de las personas afirma que más del 80 % de su jornada laboral la dedica a tareas repetitivas. Y otro 20 % afirma que las tareas repetitivas consumen al menos el 40 % de su día.
Eso supone casi la mitad de la semana laboral (41 %) dedicada a tareas que no requieren mucho pensamiento estratégico ni creatividad (como los correos electrónicos de seguimiento 👀).
Los agentes de ClickUp AI ayudan a eliminar esta rutina. Piensa en la creación de tareas, recordatorios, actualizaciones, notas de reuniones, redacción de correos electrónicos e incluso la creación de flujos de trabajo de principio a fin. Todo eso (y más) se puede automatizar en un santiamén con ClickUp, tu aplicación para todo lo relacionado con el trabajo.
💫 Resultados reales: Lulu Press ahorra 1 hora al día por empleado gracias al uso de ClickUp Automatizaciones, lo que se traduce en un aumento del 12 % en la eficiencia laboral.
Consolide los flujos de trabajo fragmentados utilizando una superaplicación.
Las integraciones de ClickUp ayudan a controlar la proliferación de SaaS conectando más de 1000 aplicaciones SaaS, como Salesforce, HubSpot y Jira, en un flujo de trabajo centralizado. Sincronice datos, active automatizaciones y elimine aplicaciones redundantes sin alterar su entorno SaaS actual.
Una nueva instancia de Salesforce, por ejemplo, puede crear automáticamente una tarea con los datos del CRM ya rellenados. Con estructuras de equipo flexibles, controles de acceso granulares y paneles en tiempo real, el departamento de TI puede supervisar el uso del SaaS, reducir los riesgos de cumplimiento y seguridad, y gestionar la pila de SaaS de forma más eficiente en una sola plataforma.
Ejemplo real de cómo evitar la proliferación de SaaS con ClickUp.
RevPartners, una empresa de servicios profesionales en rápido crecimiento con un equipo totalmente remoto, tenía demasiadas herramientas, pero carecía de cohesión.
Su equipo equilibró plataformas de gestión de proyectos desconectadas, herramientas de documentación y aplicaciones de comunicación para equipos, cada una de las cuales resolvía un problema, pero creaba otros nuevos.
Se pasaron a ClickUp y esto es lo que cambió:
- Reemplazamos múltiples herramientas con el software todo en uno de ClickUp, que combina gestión de proyectos, documentación y comunicación.
- Gestioné múltiples proyectos y la incorporación de clientes conectando tareas, documentos, metas y pizarras en un solo lugar.
- Creación de automatización de flujos de trabajo para procesos internos, lo que reduce la necesidad de cambiar constantemente de contexto.
- Obtenga visibilidad en tiempo real con un panel de control del proyecto, lo que hace que las comunicaciones y las reuniones de estado sean más eficientes.
Esto es lo que han conseguido:
- Entrega de proyectos a los clientes un 64 % más rápida.
- Reducción del 83 % en el tiempo de planificación de proyectos.
- Ahorre un 50 % en costes eliminando funciones y herramientas que se solapan.
- Reuniones de estado un 36 % más eficientes.
Matt Bolian, cofundador de RevPartner, afirma:
Con ClickUp, podemos acceder a todas las funciones que necesitamos en un solo lugar, lo cual es muy importante para nosotros. Nos centramos en la adopción y, sin una plataforma realmente fácil de usar que lo permita, sería imposible impulsar la adopción por parte de todos los equipos y clientes.
Con ClickUp, podemos acceder a todas las funciones que necesitamos en un solo lugar, lo cual es muy importante para nosotros. Nos centramos en la adopción, y sin una plataforma realmente fácil de usar que lo permita, sería imposible impulsar la adopción por parte de todos los equipos y clientes.
Controle la sobrecarga de SaaS con ClickUp.
La proliferación de SaaS no se produce porque los equipos quieran más software. Se produce porque necesitan más funcionalidades y no las encuentran en una plataforma todo en uno.
Con ClickUp, obtienes gestión de proyectos, documentos, chat, paneles, automatización e IA, todo en uno. Eso significa menos aplicaciones, cero flujos de trabajo desconectados y un entorno SaaS más limpio.
Si está listo para reducir costes, ahorrar tiempo a su equipo y controlar la expansión del SaaS, empiece aquí.