Olvídate del caos en las reuniones: Toma notas perfectas en equipo (+ Explora una alternativa mejor)

A todos nos ha pasado: estamos sentados en una reunión, seguros de que lo recordaremos todo, pero más tarde nos damos cuenta de que los detalles se nos escapan. Ahora que las reuniones virtuales se están convirtiendo en la norma y las agendas están repletas de llamadas consecutivas, es fácil pasar por alto información crucial. 🗓️

Por eso es tan importante tomar notas claras y prácticas de las reuniones. Te ayuda a captar las ideas clave y a mantenerte organizado y centrado en los puntos esenciales.

Si utilizas Microsoft Teams, ya estás en el buen camino para organizar mejor tus reuniones. Sin embargo, es esencial captar las ideas que harán avanzar tus proyectos.

En este artículo, le guiaremos sobre cómo tomar notas de reuniones en Teams manteniendo la claridad y el compromiso en todas sus reuniones. Además, te presentaremos una forma más inteligente de gestionar tus notas. 📝

¡Vamos a empezar!

¿Cómo tomar notas de reuniones en equipos?

Con más de 300 millones de usuarios y subiendo, Microsoft Teams se ha convertido en la plataforma de referencia para la colaboración en la empresa. Sin embargo, para maximizar la eficacia de sus reuniones, es esencial capturar las ideas clave y los elementos de acción a través de una toma de notas eficaz. 📝

Aquí tienes una guía paso a paso para ayudarte a tomar mejores notas de reuniones en Teams:

Paso 1: Inicia sesión en la plataforma de reuniones de Teams

vía Equipos Inicia sesión en Teams a través de la app de escritorio o la versión web. Si eres nuevo en la plataforma, descárgala desde el sitio oficial o la tienda de aplicaciones.

Una vez iniciada la sesión, llegarás a tu panel: tu centro de comandos para unirte a las reuniones de Teams y gestionar documentos sin problemas con tu equipo.

Paso 2: Configure su reunión de Teams

vía Equipos Programar su reunión en Teams es esencial para un flujo de trabajo fluido. Permite que todo el mundo esté de acuerdo con el objetivo, la Agenda y el cronograma de la reunión. A continuación te explicamos cómo ajustarlo:

• Acceda al "Calendario " para ver su plan o programar las próximas reuniones
• Haz clic en '+Nueva reunión' y rellena los detalles de la reunión: título, fecha, hora y asistentes. Utilice la función de repetición / periodicidad para las reuniones periódicas para ahorrar tiempo en invitaciones repetidas

vía

/ref/ https://www.microsoft.com/en-in/microsoft-teams/download-app#download-for-desktop1 Equipos /%href/

• Añada una agenda de reunión en la sección de detalles para guiar el debate, ayudándole a ampliar los detalles de la reunión y a establecer una hoja de ruta clara para los participantes

vía Equipos

• Seleccione 'Enviar' para notificar a los participantes de la reunión. Teams gestionará la invitación a la reunión y enviará recordatorios automáticos, manteniendo a todo el mundo preparado

¿Quieres preparar la fase correcta incluso antes de empezar a tomar notas de la reunión? Siguiendo unos cuantos reglas de etiqueta para reuniones virtuales puede dar lugar a sesiones más centradas, a la participación de las partes interesadas y a una colaboración más fluida.

Esto es lo que puedes hacer: Comparta una agenda clara con antelación para mantener a todos alineados y centrados ✅ Anime a los participantes a silenciar cuando no estén hablando para reducir las distracciones 🎙️Designate una persona que tome notas para que todo esté organizado y se desarrolle según lo previsto 📝Pide a todos que compartan sus ideas para garantizar que se recogen todas las ideas clave y fomentar la colaboración

Paso 3: Acceder a la función de notas de la reunión de Teams

vía Equipos Teams tiene una sección integrada para tomar y almacenar notas de reuniones directamente en la app, lo que ayuda a centralizarlo todo.

He aquí cómo sacarle el máximo partido:

• Inicie la reunión o únase a ella y haga clic en la opción 'Notas' de la barra de tareas superior. Si no está visible, haz clic en 'Más acciones' (los tres puntos)
• Utilice el panel dedicado a la toma de notas para documentar los puntos y las decisiones a medida que se producen
• Conceda a los asistentes los permisos necesarios para editar y contribuir a las notas para una colaboración en tiempo real y más fluidacomunicación en equipo ➡️ Más información: 15 mejores aplicaciones y herramientas de IA para tomar notas 📝

Paso 4: Organiza y estructura tus notas

Tomar notas de las reuniones es solo el principio; organizarlas es donde se produce la magia.

Sigue estos consejos para hacerlas más eficaces:

• Divide tus notas en secciones como "Puntos clave" y "Próximos pasos" para facilitar la consulta
• Utiliza viñetas para facilitar su lectura
• Asigna tareas con @menciones para garantizar la rendición de cuentas

Resalta las fechas límite o la información crucial con texto en negrita o etiquetas

Asigna etiquetas para facilitar la organización: Añadir etiquetas como #marketing, #presupuesto o #seguimiento a tus notas puede ayudar a categorizar las discusiones, haciendo más fácil encontrar temas específicos más tarde. Esto es especialmente útil si gestionas varios proyectos.

• Ejemplo: "#marketing Discutir la estrategia de la campaña. #presupuesto Esbozar proyecciones de costes.

Paso 5: Compartir notas con los participantes en la reunión

Una vez finalizada la reunión, asegúrese de que todo el mundo está en la misma página. Compruebe la claridad y elimine los detalles irrelevantes.

• Haz clic en 'Compartir notas' para enviarlas a todos los asistentes a la reunión. Teams las enlaza automáticamente a la reunión en el Calendario de Teams para facilitar su consulta
• Asigna acciones de seguimiento para que todos rindan cuentas y sean conscientes de sus responsabilidades

Paso 6: Editar las notas de la reunión después de la discusión

Puede que la sesión haya terminado, pero sus responsabilidades como organizador de la reunión están lejos de acabar Perfeccione las notas de la reunión y añada los nuevos puntos de vista que hayan surgido durante el debate.

He aquí cómo asegurarse de que no se pasa nada por alto:

• Vaya a su "Calendario de Teams", busque la reunión anterior y selecciónela para ampliar los detalles
• Actualice o perfeccione las notas en función de las nuevas aportaciones o aclaraciones
• Haga clic en "Enviar actualización" para notificar a los participantes la información más reciente

Ahora que ya hemos hablado de cómo tomar notas de reuniones en Teams, perfecciona las notas de la reunión y añade cualquier información nueva que haya surgido durante el debate.

➡️ Más información: ¿Cuáles son los mejores Free Screen Recorders sin marcas de agua?

Limitaciones de Microsoft Teams para tomar notas

Si bien Teams es una sólida app de mensajería para empresas para entornos de trabajo remotos e híbridos, tiene algunos límites a la hora de tomar notas. Estas dificultades pueden ralentizarte y dificultar un trabajo en equipo eficaz.

He aquí algunos de los obstáculos más comunes:

1. Colaboración limitada en tiempo real

Microsoft Teams permite a varios usuarios (con los permisos adecuados) editar las notas de las reuniones, pero la experiencia de colaboración en directo no siempre es fluida. Si demasiados participantes intentan realizar cambios simultáneamente, la plataforma puede retrasarse o no capturar las actualizaciones en tiempo real.

No es de extrañar 59% de los empleados afirman que sus herramientas de colaboración -incluido Teams- no se ajustan a sus flujos de trabajo preferidos. Esta desconexión hace que sea más difícil seguir el ritmo de las conversaciones rápidas, lo que lleva a mensajes fragmentados, detalles perdidos y confusión. 🤔

2. Herramientas básicas de formato y edición

Teams sólo ofrece formato de texto básico (negrita, cursiva, subrayado), lo que dificulta la organización de notas detalladas. La falta de opciones de formato avanzadas, como tablas, imágenes incrustadas o diseños personalizables, limita la eficacia con la que puedes estructurar la información importante.

Además, sin herramientas como el corrector ortográfico o la edición en profundidad del contenido, las notas de las reuniones suelen carecer de la claridad y el pulido necesarios para una documentación profesional. Cuando te enfrentas a un proyecto de alto riesgo, unas notas claras y profesionales no son sólo documentación: son tu plan para el intento correcto.

3. Falta de automatización de los seguimientos

A diferencia del software dedicado a las actas de reuniones, Teams no ofrece funciones integradas para convertir las notas en tareas procesables o asignar responsabilidades automáticamente. Esto significa que tienes que asignar tareas y gestionar los plazos manualmente, lo que puede ralentizar tu flujo de trabajo y aumentar la posibilidad de errores.

4. Dependencia de la plataforma

Depender únicamente de la función de toma de notas de Teams conlleva una dependencia de la plataforma. Si la organización decide cambiar a otra herramienta, la migración de las notas y los datos históricos de las reuniones resulta engorrosa y requiere mucho tiempo.

Esta dependencia limita su flexibilidad, lo que dificulta la adopción de nuevas soluciones que se adapten mejor a los flujos de trabajo cambiantes de su organización.

5. Permisos y control de acceso rígidos

Otro problema importante es que los asistentes externos o invitados necesiten ayuda para acceder a las notas de la reunión durante o antes de la misma. Esto significa que los clientes o proveedores pueden quedar al margen hasta que se compartan las notas posteriormente.

Además, una vez que alguien se incorpora a un equipo, obtiene acceso a todos los archivos, lo que no es ideal para las organizaciones que manejan datos confidenciales.

Los comentarios de los usuarios ofrecen información valiosa sobre el funcionamiento de Teams en distintos entornos. Tras explorar los hilos de Reddit, esto es lo que hemos descubierto sobre la experiencia de los usuarios:

Un usuario señaló una importante problema con las reuniones recurrentes :

> Las notas de las reuniones no se transfieren de una reunión a otra. Tenemos conferencias recurrentes y es frustrante copiar manualmente las notas de una sesión a otra. Es un paso atrás para una plataforma tan avanzada"

Otro usuario expresó su frustración con su rendimiento y usabilidad: > >> Desde que mi organización cambió a Teams, me he encontrado con retrasos constantes, bloqueos y cierres de sesión inesperados, que interrumpen la colaboración en tiempo real. La interfaz está desordenada, lo que dificulta la navegación por actividades sencillas, y la integración con Microsoft 365 parece inconexa"

Aunque puede que estas restricciones no sean un problema para todos los usuarios, ralentizan el flujo de trabajo. 🙅

Así que, si tus proyectos necesitan más flexibilidad, automatización o una mejor colaboración, considera explorar Alternativas a Microsoft Teams que pueden mejorar su productividad.

Toma notas de reuniones de forma eficaz con ClickUp

Cuando sus proyectos exigen más, necesita una solución de vanguardia. Reúnase ClickUp -una plataforma dinámica de gestión de proyectos todo en uno que agiliza la colaboración e impulsa la productividad en toda su organización.

Lo que hace que ClickUp cambie las reglas del juego de la toma de notas basada en IA es su capacidad para resumir fácilmente las reuniones, crear puntos de acción y automatizar los flujos de trabajo, manteniendo a su equipo organizado y productivo.

Aquí tienes una tabla comparativa para que entiendas las diferencias de un vistazo:

Microsoft Teams frente a ClickUp

A continuación te mostramos cómo ClickUp puede transformar tu proceso de toma de notas:

1. Gestione las notas de las reuniones como un profesional ClickUp Reuniones redefine la forma de documentar y gestionar los debates de su equipo, aumentando la productividad. El menú del editor le permite resaltar los puntos clave y asegurarse de que sus notas son creativas y están organizadas.

colabore en notas de reuniones, órdenes del día y planes de acción con ClickUp Docs_

En Documentos de ClickUp con ClickUp Docs, puede crear documentos dinámicos para agendas de reuniones, notas o listas de control colaborativas. Sus opciones de formato de texto enriquecido, como títulos, viñetas, imágenes incrustadas y tablas, ofrecen la claridad y la estructura que a menudo faltan en las plataformas tradicionales.

agilice la toma de notas con ClickUp Brain y convierta sus ideas en contenidos nítidos con un solo clic_

Entre las funciones más destacadas de ClickUp se encuentra El cerebro de ClickUp -un asistente basado en IA que mejora la velocidad de escritura y agudiza el pensamiento. Es un eficaz generador de notas y analiza los puntos críticos para crear notas completas. De este modo, te ayuda a:

• Condensar largas discusiones en resúmenes claros y digeribles
• Resaltar resultados y tareas importantes. Crear automáticamente listas de tareas pendientes basadas en la conversación

Utilizar su agenda de la reunión como base para una estrategia práctica de toma de notas.

Así es como te beneficiará:

• Si sigues la Agenda, te mantienes en el buen camino y evitas salirte por la tangente 🎯
• Una estructura clara ayuda a entender los debates y las decisiones tomadas 🔍
• Ahorra tiempo consultando rápidamente los puntos del orden del día para tomar notas con eficacia ⏳
• Fomentar las aportaciones relacionadas con los elementos de la agenda impulsa la colaboración 🤝

2. Utilizar plantillas de reuniones prediseñadas

Seamos realistas: empezar con una página en blanco no siempre es la forma más eficaz de tomar notas en una reunión. Ahí es donde resultan útiles las plantillas de reuniones prediseñadas de ClickUp. Una de ellas es la plantilla

Plantilla de notas para reuniones de ClickUp

.

Diseñada para cualquier flujo de trabajo, simplifica su método de toma de notas, ayudándole a centrarse en lo que importa: organizar reuniones informativas productivas. Mantiene cada reunión organizada y eficaz con secciones para agendas, puntos clave y elementos de acción.

A continuación te explicamos por qué te encantará esta plantilla:

• Personalízala según las necesidades de tu equipo: añade descripciones detalladas de los puntos o crea órdenes del día recurrentes
• Colabora en tiempo real con los miembros de tu equipo
• Convierta las notas de las reuniones en tareas y asigne responsabilidades para garantizar la rendición de cuentas
• Permita el seguimiento y añada elementos de acción sin salir del documento

Descargar esta plantilla

¿Necesita más plantillas tan eficaces? Aquí tienes dos de nuestras plantillas favoritas:

• Plantilla de actas de reunión de ClickUp : Documente las conversaciones y decisiones oficiales de forma clara y formal. Comparta las actas con los miembros del equipo, las partes interesadas o los clientes para lograr una transparencia y una responsabilidad totales
• Plantilla de reuniones ClickUp : Mantenga organizados los seminarios o charlas recurrentes con esta plantilla. Manténgase al tanto de los objetivos, tareas y seguimientos para asegurarse de que no se pierda ningún detalle clave

➡️ Más información: las 10 mejores herramientas de IA para reuniones y asistentes de reuniones

3. Haga que las conversaciones fluyan y colabore con facilidad

simplifique la comunicación con ClickUp Chat: añada notas de reuniones, vincule tareas y comparta actualizaciones, todo en un mismo lugar_

ClickUp eleva la colaboración en equipo unificando la comunicación y la gestión de tareas en una plataforma intuitiva. Con Chat de ClickUp con ClickUp Chat puedes mantener conversaciones en tiempo real mientras integras perfectamente el contexto en tu flujo de trabajo. 💬

Antes de ClickUp, las reuniones y las comunicaciones por correo electrónico se convertían en un agujero negro en el que los elementos quedaban sin ver y sin atender. Debido a esto, las tareas no se revisaban a tiempo y nadie sabía cómo iba el desarrollo creativo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden ver claramente cuándo vencen los elementos de acción, chatear y colaborar en las tareas Samantha Dengate directora de proyectos en Diggs

En general, ClickUp encarna la colaboración manteniendo a tu equipo alineado, tanto si estáis planificando plazos como si estáis intercambiando ideas. Así es como funciona:

ClickUp Chat está diseñado para mantener a su equipo alineado en proyectos, plazos e ideas, todo en un solo lugar. Así es como transforma las conversaciones en acciones productivas:

• Colaboración en tiempo real con SyncUps: Inicie videollamadas o llamadas de audio directamente en ClickUp Chat, donde puede compartir pantallas, enlazar tareas y asignar comentarios al instante. SyncUps mantiene tus conversaciones procesables y conectadas al trabajo.
• Rendición de cuentas con FollowUps: Marque los mensajes críticos como FollowUps, asígnelos a los miembros del equipo y realice un seguimiento de su progreso directamente en el chat. Es una forma sencilla de garantizar que no se pasen por alto elementos de acción importantes.
• Manténgase informado con IA CatchUp: Póngase al día de las conversaciones perdidas rápidamente con IA CatchUp, que condensa los hilos largos en puntos clave. Esta función le ayuda a encontrar los siguientes pasos sin tener que vadear a través de mensajes anteriores.
• Enlaza chats con tareas directamente: Mantén las conversaciones centradas y relevantes enlazándolas a tareas o proyectos específicos, para que cada conversación impulse la acción.
• Asigna comentarios como tareas: Convierta cualquier comentario en una tarea conAsignar comentariospara ayudar a tu equipo a mantenerse organizado y al día de las tareas importantes.
• Mencione a sus compañeros de equipo y utilice texto enriquecido: Traiga a las personas adecuadas a las discusiones, añada claridad con el formato de texto enriquecido y mantenga una comunicación clara y atractiva.
• Colabore sin problemas en documentos: Permita que varias personas trabajen en el mismo documento con la funciónDetección de colaboración de ClickUp *Sincronice los chats con las tareas para facilitar el acceso: Al enlazar los chats directamente con las tareas, el chat de ClickUp mantiene accesible toda la información relevante sin necesidad de cambiar de herramienta.
• Organice los chats para una mayor concentración: Configure los canales de chat por proyecto, equipo o prioridad para que su espacio de trabajo se mantenga ordenado y centrado en lo que más importa

4. Diga sí a la transcripción automatizada de reuniones

registre, guarde archivos y comparta capturas de pantalla o pestañas del navegador dentro de las tareas mediante ClickUp Clips_

¿Por qué conformarse con tomar notas cuando puede capturar toda la experiencia de una reunión? Con Clips de ClickUp con ClickUp Clips podrá grabar vídeos de alta calidad y sin marcas de agua mientras ClickUp Brain transcribe sus conversaciones con precisión. De este modo, podrá acceder fácilmente a todos los detalles, incluso en entornos ruidosos o con acentos variables.

Además, ClickUp Búsqueda universal te permite encontrar cualquier cosa en tu espacio de trabajo. Es como tener un motor de búsqueda personal que encuentra contenido en más de 20 aplicaciones en la nube, incluyendo Teams, todo en un solo lugar. Escribe una palabra clave y la Búsqueda universal resaltará todas las menciones, manteniéndote organizado sin cambiar de plataforma.

Recuerda: Debes tener en cuenta algunos factores cuando utilices IA para tomar notas de reuniones. Por ejemplo:

Precisión: Asegúrese de que la herramienta de IA capta con precisión los puntos clave y las decisiones para evitar errores de comunicación ✅

Contexto: Proporcione a la IA contexto o palabras clave específicas para mejorar su comprensión y relevancia para el debate

Revisión y edición: Revise siempre las notas generadas por la IA para detectar posibles errores u omisiones antes de compartirlas con los participantes ✏️

Privacidad: Ten en cuenta la confidencialidad y la seguridad de los datos cuando utilices herramientas de IA para capturar información sensible 🔒

5. Aprovechar las integraciones de ClickUp

optimice sus flujos de trabajo y mejore la colaboración conectándose con más de 1.000 aplicaciones mediante las integraciones de ClickUp Integraciones ClickUp le ayudan a conectarse con más de 1.000 apps, permitiendo a los equipos centralizar sus flujos de trabajo de forma eficiente. Los usuarios pueden agilizar sus procesos de gestión de proyectos integrando herramientas esenciales como Google Drive, Slack y Zoom. Esta conexión (a internet) mejora la colaboración y garantiza que todos los recursos sean fácilmente accesibles desde una única plataforma.

Por ejemplo, si quieres seguir utilizando Teams, Integración de ClickUp con Teams tiende un puente entre la comunicación y la gestión de tareas. Puede disfrutar de notificaciones en tiempo real para las actualizaciones, utilizar el despliegue de tareas enriquecido para el contexto al compartir enlaces y gestionar las responsabilidades directamente dentro de la app de tareas sin cambiar de plataforma.

De este modo, podrás:

• Mejorar la colaboración manteniendo los debates y las tareas en un solo lugar
• Mejorar la productividad con un acceso rápido a la información relevante de la tarea
• Minimizar las distracciones reduciendo la necesidad de cambiar entre varias aplicaciones
• Optimizar los flujos de trabajo sincronizando automáticamente las actualizaciones en ambas plataformas

➡️ Más información: las 10 mejores integraciones de Microsoft Teams para la colaboración

Lleve sus sesiones de reunión al siguiente nivel con ClickUp

Aunque Microsoft Teams se ha convertido en la herramienta preferida de muchas organizaciones, es importante reconocer que tiene sus límites, especialmente cuando se trata de gestionar el flujo de trabajo y la colaboración en general. Desde la fragmentación de la comunicación y las funciones básicas de toma de notas hasta los retos que plantea la colaboración en tiempo real y la flexibilidad de integración, muchos usuarios anhelan una solución más cohesionada.

Por eso ClickUp ofrece la actualización perfecta. Con un chat potenciado por IA, notas, plantillas personalizables y una coordinación fluida con Teams, ClickUp transforma todo su flujo de trabajo.

¿Por qué conformarse con menos? No dejes que el caos de las herramientas inconexas te frene. Regístrate en ClickUp ¡ahora y experimenta la diferencia por ti mismo! 🚀