Puede que chatear sobre el partido de anoche con un colega o un jefe sea una conversación orgánica y fácil. Pero cuando se cambia de marcha para hablar de plazos y KPI de un proyecto, hay que ser muy profesional.
Sin embargo, a muchos les cuesta, sobre todo en ajustes remotos o híbridos, donde a menudo se pierden las señales tradicionales. Los estudios demuestran que el 86% de los empleados atributo fallos en el lugar de trabajo a la falta de habilidades de comunicación profesional.
En vista de ello, es necesario aplicar estrategias de comunicación que impulsen la claridad, la alineación y la mejora de la productividad en el lugar de trabajo. Si te sientes algo atascado y buscas mejores formas de expresar tus pensamientos, sigue leyendo.
En esta entrada del blog, exploraremos la comunicación profesional en detalle, incluyendo la definición, las habilidades clave y los consejos a seguir. Empecemos.
¿Qué es la comunicación profesional?
En pocas palabras, la comunicación profesional se refiere al intercambio de información, ideas o mensajes en un entorno laboral o empresarial utilizando un lenguaje claro, respetuoso y formal.
Abarca varios formularios, incluidos los verbales y escritos, como las interacciones cara a cara, comunicación asíncrona por vídeo , la mensajería instantánea en el trabajo y el correo electrónico para lograr una colaboración eficaz y resolver problemas.
Por qué es importante la comunicación profesional
¿Alguna vez has tenido problemas para seguir participando en una reunión cuando un colega o un superior habla durante un periodo prolongado sin una dirección clara? Y cuando por fin han terminado, sigues sin tener ni idea de qué iba la cosa ni de lo que tienes que hacer.
Ahí es donde entra en juego la comunicación profesional.
Unos mensajes claros y eficaces garantizan que todas las partes transmitan y entiendan las ideas, fomentando una comunicación sólida comunicación en equipo en el lugar de trabajo. Ser conciso e intencionado con las palabras mantiene a todos centrados en la misma meta, lo que aumenta la productividad en todos los ámbitos.
Ejemplos de comunicación profesional
Aunque hay muchos modos de etiqueta para chatear que puedes utilizar en el trabajo, vamos a centrarnos aquí en dos ejemplos clave.
Imagina que envías por correo electrónico a tu jefe información actualizada sobre un proyecto. Tu mensaje podría tener este aspecto:
Hola [nombre del jefe],
Aquí tienes una actualización rápida del proyecto:
- Tarea A se ha completado
- La tarea B está en seguimiento para el viernes
- La tarea C sufre algunos retrasos, pero estoy en ello
Avísame si quieres actualizaciones específicas sobre cualquiera de ellas.
Saludos cordiales,
[Tu nombre]
Esta estructura garantiza que tu correo electrónico sea breve pero informativo y utiliza viñetas para mayor claridad.
En segundo lugar, comunicación con el cliente requiere escucha activa y empatía, ya sea por teléfono o en persona. Por ejemplo, al tratar un problema con un cliente, puede decir:
"Gracias por informarnos de este problema. Entiendo perfectamente lo frustrante que debe de ser. Me encargaré de ello inmediatamente y me aseguraré de que reciba una actualización en 24 horas"
Esta respuesta demuestra profesionalidad al reconocer las preocupaciones del cliente y ofrecer una solución clara y un seguimiento.
Habilidades clave para una comunicación profesional eficaz
¿Cómo se puede evitar la falta de comunicación en el lugar de trabajo? Concéntrate en estas habilidades de comunicación profesional:
1. Claridad y concisión
Nadie quiere enredarse en jerga o lenguaje complejo, sobre todo en correos electrónicos y (elaboración de) informes, para entender lo que se dice. Por eso hay que ser sencillo.
En primer lugar, evite términos técnicos o frases específicas del sector a menos que sean esenciales. Utiliza siempre palabras fáciles de entender y reduce el riesgo de malentendidos.
❌ En definitiva, intenta evitar frases como "Para garantizar la ejecución correcta de esta iniciativa, es imprescindible que aprovechemos las sinergias interfuncionales y optimicemos la alineación colaborativa durante todo el ciclo de vida del proyecto"
✅ En su lugar, opta por algo como "Trabajemos todos codo con codo en este proyecto y asegurémonos de que se convierte en un gran éxito"
💡Consejo profesional: Las viñetas, los títulos y los párrafos cortos son tus amigos: facilitan la digestión de la información. Si añades a tu correo electrónico un asunto directo como "Reunión sobre la fecha límite del proyecto", ayudarás a ajustar las expectativas desde el principio. Recuerda: menos es más.
2. Escucha activa
Se trata de una habilidad crucial en cualquier ajuste del lugar de trabajo. Va más allá de oír las palabras: implica concentrarse, comprender y responder con atención a lo que se dice.
Cuando practica la escucha activa, demuestra respeto y empatía hacia los demás empleados, lo que conduce a relaciones más sólidas, mejores relaciones y más confianza colaboración en el lugar de trabajo y menos malentendidos.
A continuación te explicamos cómo escuchar mejor en reuniones y conversaciones individuales:
- Demuestra curiosidad y disposición a escuchar a los demás haciendo preguntas y pidiendo aclaraciones
- Aparte todas las distracciones y céntrese por completo en el orador para estar totalmente presente: no mire el teléfono ni el portátil
- Permita que el orador termine sus ideas sin interrumpirle; esto demuestra respeto y garantiza que está escuchando el mensaje completo antes de responder
3. Comunicación no verbal
¿Has oído alguna vez el dicho: "No es lo que dices, sino cómo lo dices"?
Tu lenguaje corporal, el contacto visual e incluso el tono de voz pueden cambiar por completo cómo se reciben y perciben tus palabras.
Por ejemplo, si estás dando a un colega un feedback constructivo, pero tienes los brazos cruzados y estás ocupado con tu teléfono, es probable que el mensaje que le llegue no sea el que pretendías.
Cruzarse de brazos puede parecer defensivo, mientras que evitar el contacto visual muestra falta de interés y deshonestidad.
Incluso si trabajas desde casa, dedicar unos minutos a vestir de forma profesional marca la pauta. La gente se da cuenta. Sentarse erguido, asentir con la cabeza e incluso esbozar una sonrisa (sí, la gente lo nota a través de la pantalla) demuestra que estás escuchando y participando activamente.
Estas pequeñas señales contribuyen en gran medida a mantener una conversación productiva.
Consejo profesional: Dominar la comunicación profesional -en persona o virtualmente- mejora tu presencia y potencia tu inteligencia emocional. Combinar un lenguaje claro con un lenguaje corporal positivo crea un entorno en el que la colaboración puede prosperar.
Cómo mejorar las habilidades de comunicación profesional
1. Adapte su mensaje a su público
Piensa siempre a quién te diriges y ajusta tu lenguaje en consecuencia.
Por ejemplo, en lugar de decir: "Los KPI indican una variación significativa en nuestras métricas", intente: "Nuestros números muestran que estamos fuera de seguimiento de nuestros objetivos"
Así te aseguras de que todo el mundo lo entienda sin perderse en la jerga técnica. Si te diriges a ingenieros, utilizar términos técnicos puede estar bien, pero simplifica tu mensaje cuando hables con el equipo de marketing.
Uno de los metas comunes de comunicación es transmitir la información de forma que resuene en la audiencia. Plantillas de planes de comunicación pueden ayudarle a estructurar mejor los Mensajes.
Con Plantilla del plan de comunicación de ClickUp se dará cuenta de lo fácil que resulta definir objetivos de comunicación claros, fijar metas, esbozar cronogramas y asignar partes interesadas. También garantiza la coherencia de los mensajes y la coordinación entre todos los departamentos.
Plantilla de plan de comunicación de ClickUp
Al utilizar esta plantilla, obtendrá ventajas clave como:
- Creación de mensajes dirigidos a su público objetivo
- Identificar los canales de comunicación más eficaces
- Organizar suestrategia de comunicación para lograr la máxima eficacia
Además, le permite hacer un seguimiento y medir el intento correcto de sus esfuerzos de comunicación.
Si su principal objetivo es alimentar su cultura corporativa, mantener informados a sus empleados y fomentar la participación del equipo, encontrará que Plantilla de comunicación interna de ClickUp una herramienta muy útil.
2. Reconocer y respetar los diferentes estilos de comunicación
Cada persona se comunica de una manera diferente, y entender estos estilos puede impulsar enormemente la colaboración en el lugar de trabajo:
tabla en la que se explican las diferencias entre directo e indirecto y entre detallado y de alto nivel Directo vs. Indirecto Alto nivel vs. Detallado Directo vs. Indirecto **Alto nivel vs. Detallado | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Algunas personas son directas y dicen exactamente lo que quieren decir, mientras que otras pueden insinuar algo o ser más diplomáticas. Tenlo en cuenta, sobre todo en situaciones delicadas, y adapta tu enfoque en consecuencia. | Algunos prefieren resúmenes de alto nivel y puntos clave a través de /href/https://clickup.com/es-ES/blog/206146/mensajeria-instantanea-en-el-trabajo/instant messaging at work/%href/, mientras que otros quieren profundizar en los detalles en una llamada de Zoom de una hora de duración. Aprende a identificar qué prefiere cada uno observando cómo plantean las preguntas o responden a la información. |
3. Contextualice su mensaje
Especialmente en las tareas o discusiones sobre proyectos, proporcione información de fondo antes de entrar en detalles.
Por ejemplo, en lugar de pedir a alguien que "arregle la asignación presupuestaria", explique el motivo: "Actualmente estamos gastando demasiado en marketing y necesitamos ajustar el presupuesto para evitar déficits en otras áreas"
Vincula tus peticiones o actualizaciones a los objetivos generales del proyecto o de la empresa. Esto ayudará a todos a ver cómo encaja su trabajo en la misión general y les permitirá actuar con más eficacia.
4. Utilice la tecnología con prudencia
Tenga en cuenta la tecnología que utiliza para comunicarse. Con tantas herramientas disponibles, la selección de las adecuadas es clave para evitar confusiones.
Elija plataformas que satisfagan las necesidades específicas de su equipo, como las de mensajes rápidos, videollamadas o gestión de proyectos, y asegúrese de que todo el mundo sabe qué utilizar y cuándo. Por ejemplo, mientras que los check-ins diarios pueden realizarse en una plataforma, la comunicación más formal puede beneficiarse de correos electrónicos o alternativas al correo electrónico para mantener la profesionalidad y la organización.
ClickUp, por ejemplo, ofrece una potente forma de integrar la gestión de tareas y la comunicación en un solo lugar.
Chat de ClickUp
Con Chat ClickUp con ClickUp Chat, puedes trabajar directamente desde tus conversaciones. En lugar de saltar entre apps de chatear y de gestión de tareas, puedes convertir mensajes en tareas procesables con un solo clic. Esta función garantiza que no se pierda nada y que siempre esté al tanto de sus proyectos.
Colabore en tiempo real con las partes interesadas para asignar, seguir y completar tareas más rápidamente con ClickUp Chat
Cada conversación en ClickUp Chat puede ser enlazada a tareas relevantes, documentos, y otros chats. También puede utilizarlo para mantener a todo el mundo al tanto de anuncios importantes y actualizaciones a través de la función Posts y utilizar Follow Ups para mantenerse al tanto de sus discusiones. ¿Y lo mejor? Se acabaron los interruptores; ¡el trabajo y el chat se encuentran en el mismo sitio!
Documentos de ClickUp Documentos ClickUp le permite crear el documento o wiki perfecto para cualquier proyecto. Utilice páginas anidadas, opciones de estilo flexibles y plantillas personalizables para dar a sus documentos el formato que necesite.
Adapte ClickUp Docs a cualquier tipo de documento
Tanto si crea hojas de ruta detalladas, grupos de contenido o bases de conocimiento, puede incorporar marcadores, añadir tablas, convertir secciones de texto en tareas rastreables y Asignar comentarios en ClickUp para organizar y presentar la información de forma eficaz.
La plataforma también garantiza que tus documentos se compartan de forma segura. Puedes crear enlaces compartibles y gestionar los permisos para cualquier persona, ya sea parte de tu equipo, un invitado o el público en general. Con los controles de privacidad y edición, puedes controlar con seguridad quién puede acceder a tus documentos y editarlos.
ClickUp Clips
¿Cansado de las largas cadenas de correo electrónico o de los confusos hilos de comentarios? Utiliza Clips ClickUp para grabar y compartir rápidamente grabaciones de pantalla y comunicar tus ideas y pensamientos con claridad.
Elimine los hilos de comentarios interminables y la confusión con ClickUp Clips
Puede dejar comentarios en cualquier lugar dentro del Clip, lo que hace que los comentarios sean más precisos y ayuda a iniciar conversaciones que abordan directamente lo que se está mostrando. Además, cualquier Clip puede convertirse en una tarea, y los miembros del equipo pueden ser asignados a su seguimiento.
Además, Cerebro ClickUp clickUp Brain, el asistente de IA de ClickUp, puede transcribir todos los Clips que cree, proporcionándole marcas de tiempo y fragmentos para facilitar su consulta. Esta función facilita la revisión del contenido de tus grabaciones y la rápida localización de los puntos clave.
Centralice el conocimiento organizativo con ClickUp Brain
También puede hacer que sus transcripciones de Clip sean buscables para que pueda encontrar rápidamente el contenido que está buscando. Por último, cada Clip se organiza automáticamente en el hub de clips, manteniendo todo su contenido de vídeo en un lugar de fácil acceso.
💡 Consejo profesional: ClickUp entiende que usted y su equipo ya pueden utilizar plataformas de comunicación externas como Slack, Zoom o Microsoft Teams. Usted puede beneficiarse de 1000+ Integraciones de ClickUp gratis, elevando su pila tecnológica sin interrumpir su flujo de trabajo.
5. Soporte visual para su mensaje
Cuando los empleados son bombardeados con correos electrónicos, mensajes y reuniones, la información crítica puede perderse en el ruido. Recibe 10 correos electrónicos sobre el mismo proyecto de distintos miembros del equipo, cada uno con detalles diferentes, lo que le confunde a la hora de decidir qué hacer a continuación.
Los elementos visuales pueden complementar la información compleja y hacer más accesible el mensaje:
📌 Ilustrar relaciones y condensar grandes cantidades de datos en un formato digerible mediante diagramas e infografías, respectivamente
📌 Incorporar cuadros, gráficos o infografías para simplificar tendencias, comparaciones y conclusiones clave
📌 Captar la atención y reforzar los mensajes principales en las presentaciones con imágenes y diapositivas bien diseñadas
Herramientas como Pizarras ClickUp pueden ofrecerte una forma perfecta de dar vida a tus conceptos. Puede esbozar una nueva idea u organizar la estrategia de un proyecto: le permite dibujar a mano alzada, añadir figuras y conectar directamente elementos visuales con las tareas y proyectos de su equipo.
No deje que sus ideas se queden paradas: consolide la comunicación visual con las pizarras ClickUp
Además, todo lo que cree en la Pizarra puede guardarse fácilmente como PDF, JPG, u otros formatos y subirse como un archivo independiente en sus correos electrónicos, haciendo que comunicación colaborativa aún más conveniente.
6. Ofrezca comentarios constructivos de forma positiva
Los comentarios son imprescindibles para fomentar el crecimiento, pero la forma de transmitirlos es tan importante como el contenido. En lugar de señalar únicamente lo que ha ido mal, enmarque sus comentarios de forma positiva.
Por ejemplo, en lugar de decir: "Su presentación ha estado muy dispersa y no tenía sentido", intente decir: "Creo que añadir una diapositiva de resumen al final podría ayudar a aclarar sus puntos"
Este enfoque anima al destinatario a ver el feedback como un camino hacia el intento correcto, no como una crítica. Acostúmbrese a "levantar el ánimo" mientras ofrece sugerencias, fomentando tanto la confianza como la competencia de los demás.
7. Reducir las barreras psicológicas con un entorno de compatibilidad
Las barreras psicológicas se derivan de estados mentales individuales que afectan al modo en que se envían y reciben los mensajes. El estrés o la ansiedad pueden nublar el juicio y provocar malentendidos.
Por ejemplo, si los empleados están abrumados por el trabajo y reciben comentarios constructivos de su jefe, es posible que los perciban como una crítica y no como una orientación.
Esto es especialmente común en entornos de alta presión, donde el ritmo acelerado de la cultura puede amplificar los niveles de estrés. Las reuniones periódicas y las políticas de puertas abiertas pueden ayudar a aliviar la carga psicológica.
8. Hacer hincapié en la participación activa
Cree una cultura en la que todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas. Fomente la participación, tanto si se trata de un becario con una idea nueva como de un miembro del equipo que no se atreve a hablar.
En cualquier formulario de comunicación, puedes decir algo como "Me encantaría escuchar la opinión de todos sobre esto", para invitar a todos los niveles a aportar ideas y sugerencias u ofrecer una plataforma abierta como Formularios ClickUp para que la gente escriba sus ideas sin miedo a expresarse activamente.
Recopile opiniones o ideas mediante la vista de formularios de ClickUp
Es muy sencillo: ponga su capacidad de comunicación en primer plano. De esta manera, usted ajusta la fase para las sugerencias abiertas autorizando a individuos para hablar para arriba y para agregar significativo.
Barreras comunes a la comunicación profesional
1. Matices culturales
Imaginemos una reunión de equipo en la que un colega alemán da su opinión sincera sobre un proyecto, mientras que su homólogo japonés guarda silencio para evitar la confrontación. Ninguno de los dos enfoques es correcto o incorrecto; sólo son formas diferentes de comunicarse.
En Alemania se valora a menudo la franqueza, que promueve la claridad, mientras que la cultura japonesa tiende a favorecer la comunicación indirecta y la armonía, donde ser franco puede parecer grosero. Estas diferencias pueden provocar frustración y malentendidos.
Cada cultura tiene sus normas, valores y estilos de comunicación, que pueden dar lugar a malentendidos. Comprender estos matices y diferencias culturales ayuda a evitar la falta de comunicación y a mejorar la colaboración.
2. Malinterpretación en la comunicación escrita
La comunicación escrita suele carecer de tono vocal o lenguaje corporal, lo que deja los mensajes expuestos a interpretaciones erróneas. Por ejemplo, un correo electrónico que diga: "¿Puedes enviarme ese informe?" puede ser visto como una simple petición por una persona, pero como una exigencia por otra, lo que puede crear tensiones.
Esta ambigüedad puede provocar tensiones entre compañeros. Para mitigarlo, utilice un lenguaje claro y proporcione contexto en las comunicaciones escritas. Añadir un saludo amistoso, un emoticono o dos, o terminar con una simple sonrisa también puede ayudar a transmitir el tono y la intención.
3. Problemas tecnológicos
La tecnología potencia la comunicación, pero también puede introducir obstáculos. Una mala conexión (a internet) o el desconocimiento de las herramientas de comunicación pueden interrumpir las reuniones y frustrar a los participantes.
Por ejemplo, si un miembro del equipo se esfuerza por trabajar con la hoja de cálculo del proyecto repetidamente mientras los demás se desenvuelven sin problemas, puede crearse una dinámica incómoda.
Las organizaciones pueden superar estos obstáculos asegurándose de que los empleados tengan acceso a una tecnología fiable y ofreciendo formación sobre todas las herramientas de comunicación software de comunicación para empresas soluciones utilizadas.
La eficacia de la comunicación impulsa el éxito en el trabajo
Todo comienza con una comunicación sólida. Hay que hablar y conectar con la gente, lo que requiere un mayor esfuerzo en un ajuste profesional. Por eso la comunicación es la herramienta más valiosa que tiene.
¿Y adivina qué? No es ciencia espacial, pero requiere un poco de práctica y un toque de atención.
Tanto si escribes un correo electrónico como si hablas en una reunión, tu forma de comunicarte dice mucho de ti. Así que la próxima vez, haz una pausa y piensa: ¿Es claro mi mensaje? ¿Estoy siendo útil? ¿Mi forma de dar mi opinión es educada y directa?
Un enfoque reflexivo fortalece tus relaciones de trabajo y crea una cultura de respeto y productividad. Recuerde que la forma de comunicar suele ser tan importante como lo que se comunica.
Si aprovecha las herramientas integradas de ClickUp -como el chat, los documentos y los clips- y los consejos de comunicación que hemos compartido en este blog, podrá agilizar los flujos de trabajo y garantizar una expresión clara y concisa. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp hoy mismo y empiece a disfrutar de sus ventajas desde hoy mismo.