¿Alguna vez has enviado un mensaje de chat de trabajo y te has dado cuenta de que estaba mal escrito y tenía errores... en plural? 🙈
A todos nos ha pasado. 42% de los empleados les cuesta encontrar el tono adecuado en sus chats de trabajo.
Las sencillas apps de mensajería instantánea se han convertido en sofisticados ecosistemas de comunicación en equipo que integran la gestión de tareas, el uso compartido de archivos y las videoconferencias. Ahora que nuestros espacios de trabajo han pasado del cubículo a la nube, dominar el protocolo para chatear en el trabajo no consiste sólo en ser educado, sino en crear un espacio de trabajo fluido y colaborativo en el que todo el mundo prospere.
¿Preparado para transformar tus chats de aburridos a maravillosos? En este artículo se tratan temas como la comunicación clara y concisa, el lenguaje respetuoso e inclusivo, las respuestas oportunas y los canales adecuados, el uso eficaz de emojis y GIF, y la gestión de temas delicados y desacuerdos.
Repasemos las reglas esenciales que pondrán fin al caos inducido por los chats. Tu equipo (y tus niveles de estrés) te lo agradecerán 🙌
Cómo entender el entorno del chat en equipo en el trabajo
El chat del trabajo es un espacio único para actualizaciones rápidas, trabajo en equipo o para compartir memes de vez en cuando (todos tenemos placeres culpables 😁).
Aunque el chat de los equipos puede ser un vibrante hub de comunicación, su informalidad a veces puede dar lugar a malentendidos, distracciones o ineficacia. Tienes que entender esto para sacarle el máximo partido:
- Es informal (pero no poco profesional): Los chats son más relajados que los correos electrónicos u otros mediosapps de comunicación en equipolos chats son más relajados que los correos electrónicos u otras aplicaciones de comunicación en equipo, lo que permite un tono de conversación más fluido e intercambios más rápidos. Es como hablar con un compañero en su mesa. Sin embargo, la profesionalidad sigue siendo clave. Evita utilizar jerga que no usarías en una reunión y mantén un tono respetuoso e inclusivo
- El ritmo es rápido: Las conversaciones se desarrollan con rapidez y los mensajes van apareciendo a lo largo del día. Esto es estupendo para ponerse al día rápidamente y aportar ideas, pero también puede distraer. Sé conciso y directo en tus Mensajes, y evita largas conversaciones de ida y vuelta que podrían ser más adecuadas para un correo electrónico o una llamada
- Es asíncrono (a veces): Puede que la gente no esté pegada al chat todo el día, sobre todo si está reunida o concentrada en alguna tarea. Deja clara tu urgencia si necesitas una respuesta rápida. Considera el uso de funciones como "@menciones" para llamar la atención de alguien directamente, pero evita el uso excesivo para evitar la sobrecarga de notificaciones
- Es público (más o menos): Aunque algunas plataformas ofrecen canales privados, la mayoría de las conversaciones de chat en equipo son visibles para todo el equipo (o grupos específicos). Ten cuidado con lo que compartes. Evita los temas delicados, la información confidencial o la negatividad que pueda afectar a la moral del equipo
- **A diferencia de una conversación fugaz, los mensajes de chat se guardan y se pueden buscar. Esto puede ayudar a hacer referencia a conversaciones anteriores, pero también significa que tus mensajes pueden dejar una impresión duradera. Ten en cuenta tu estilo de comunicación y evita enviar mensajes apresurados de los que luego puedas arrepentirte
**Lea también las 10 mejores herramientas de reunión en línea para equipos en 2024 (gratuitas y de pago)
Buenas prácticas de etiqueta para chatear en el trabajo
Ahora que ya conoces los conceptos básicos del chat en equipo, ¡aprendamos algunos movimientos de chat-fu! Aquí tienes algunos consejos sencillos que debes tener en cuenta cuando los utilices:
1. Sé el profesional que eres
Deshazte de los "sup" y los "brb" por un amistoso "Hola, [nombre del colega]" o "¡Buenos días!" Imagina que escribes un correo electrónico de trabajo, pero un poco más informal. Las frases completas y una gramática correcta ayudan mucho. ¿Emojis? Claro, un smiley para dar un tono amistoso está bien, pero evita convertir tu mensaje en un desfile de emojis.
(Ejemplo: En lugar de "¡Hola chicos, necesito un café! ¿Alguien sabe dónde está Sarah? Prueba con: "Hola a todos, voy a tomar un café. ¿Alguien sabe si Sarah está en línea?")
2. Piensa antes de hacer ping
Todos hemos recibido esos pings a las 8 de la tarde sobre una tarea no urgente. Ten en cuenta los horarios de tus compañeros y respeta su necesidad de conciliación. ¿Puede esperar su mensaje hasta mañana? A menos que se trate de un simulacro de incendio, enviar mensajes de trabajo fuera del horario habitual puede no ser la mejor idea.
Ejemplo: En lugar de enviar un mensaje a todo el mundo por la noche sobre un detalle menor en un informe, espere hasta el día siguiente y envíe un mensaje como: "Hola a todos, ¡espero que hayáis pasado una buena noche! Una pregunta rápida sobre el informe..."
3. Sé breve y amable
A nadie le gusta leer una novela en la ventana del chat. Ve directo al grano Las viñetas son tus aliadas para los temas complejos. ¿Necesitas más espacio? Considera una llamada rápida o una videollamada para hablar con más detalle.
Ejemplo: En lugar de enviar un largo párrafo sobre la actualización de un proyecto, prueba con un informe asíncrono de StandUp: "Hola equipo, una actualización rápida sobre el proyecto X:
- Terminada [tarea 1]
- Trabajando en [tarea 2]: ¿Alguna pregunta?
- Próximos pasos: [breve explicación]"
4. Corrige como un profesional
Una errata aquí y allá no es gran cosa, pero un mensaje plagado de errores puede resultar confuso. Utiliza las funciones de corrección ortográfica Lee tu mensaje en voz alta antes de pulsar enviar. ¿Parece claro y profesional? Compruébalo dos veces y evitarás fallos incómodos. Una revisión rápida salva el día
5. Haz de las líneas de asunto tus minicabeceras
Si tu plataforma de chatear lo permite, utiliza líneas de asunto descriptivas. Es como dar a tu mensaje un pequeño titular. Esto ayuda a los compañeros a priorizar y entender el contenido de un vistazo.
(Ejemplo: En lugar de un genérico "Hola Sarah", prueba con una línea de asunto como: "Pregunta rápida sobre la presentación de hoy")
6. Tenga cuidado con el humor
El humor puede malinterpretarse en un texto. Evita los chistes que puedan resultar ofensivos o culturalmente insensibles en un chat de grupo. En caso de duda, no lo cuentes. Aquí tienes otros consejos de etiqueta para chatear:
- Ten en cuenta a tu audiencia y su sentido del humor
- Evita el sarcasmo, ya que puede malinterpretarse fácilmente en un texto
- Cíñete a temas seguros y evita bromas que se basen en juegos de palabras o referencias culturales que todo el mundo podría no entender
7. Etiqueta sabiamente
No abuses de la función "@ mención". Utilízala sólo para dirigirte directamente a alguien que deba participar en la conversación. Aquí tienes algunos consejos para usarla con eficacia:
- No utilices "@" para llamar la atención de alguien por un asunto no urgente. Un simple mensaje puede ser suficiente
- Evita mencionar a todo un equipo en un chat cuando sólo sea necesario que participen unas pocas personas
- Si no está seguro de quién debe ser mencionado, considere la posibilidad de enviar un mensaje por separado a las personas pertinentes
8. Respeta los estados en línea
Preste atención a los indicadores de estado en línea de sus colegas (por ejemplo, "No molestar"). Evite enviar mensajes urgentes a alguien marcado como no disponible. Aquí tienes algunos consejos adicionales:
- Si un colega parece no estar disponible pero necesitas una respuesta rápida, considera la posibilidad de dejar un mensaje breve explicando tu pregunta e indicándole que le harás un seguimiento más tarde
- Para asuntos urgentes, puede que sea mejor utilizar un mensaje distinto deapp, aplicación de colaboración o canal, como una llamada telefónica, si procede
Asegúrate también de utilizar tu propio estado de disponibilidad para comunicarte mejor.
9. Acuse recibo y responda
Si alguien te envía un mensaje, acúsale recibo aunque no puedas responder inmediatamente. Un simple "Gracias, te responderé pronto" demuestra respeto por su tiempo. Otros consejos para acusar recibo de mensajes:
- Si necesitas más tiempo para responder, haz saber al remitente cuándo puede esperar tu respuesta. ("Gracias por tu mensaje. Ahora estoy desbordado, pero te responderé al final del día")
- Un rápido botón de "pulgar hacia arriba" o "me gusta" (si está disponible) también puede ser una forma de acusar recibo de un mensaje
10. Utiliza los canales adecuadamente
En muchos lugares de trabajo se utilizan distintos canales para chatear. Trata estos canales con respeto No seas la persona que difunde las actualizaciones del proyecto en el canal "Funny Memes & GIFs". A continuación te explicamos cómo navegar por los canales:
- **Tómate tu tiempo para familiarizarte con los distintos canales de chat disponibles. La mayoría de las plataformas tienen nombres o descripciones claras para cada canal
- Publica en el lugar adecuado: Antes de pulsar enviar, considera qué canal se adapta mejor a tu mensaje. Las actualizaciones urgentes de proyectos deben enviarse al canal del proyecto, no al chat general. ¿Necesitas ayuda con una tarea concreta? Dirígete al canal de comunicación del equipo dedicado a ese proyecto
- Respeta la finalidad: Es probable que cada canal tenga una finalidad específica. No te apropies de un canal para algo que no tiene nada que ver. Si se te ocurre un meme gracioso, resiste la tentación de compartirlo en el canal "Cliente"Actas de reunión". Hay un momento y un lugar para todo, incluso para los divertidísimos vídeos de perros
Siguiendo estos consejos, serás un comunicador experto y mantendrás las cosas claras, concisas y (nos atreveríamos a decir) hasta divertidas para tus colegas.
**Lea también las 10 mejores herramientas y software de comunicación en el lugar de trabajo en 2024
Problemas frecuentes al chatear en el trabajo
Las plataformas de chatear en el trabajo son fantásticas para comunicarse rápidamente y colaboración a distancia pero incluso las mejores herramientas para chatear pueden tener sus inconvenientes. He aquí algunos de los problemas más frecuentes en las conversaciones digitales y cómo abordarlos con una buena etiqueta de comunicación profesional:
| Desafíos. Solución | ||
|---|---|---|
| Sobrecarga de información: El chat de trabajo puede desbordarse de información. Pings constantes, mensajes interminables e hilos desbordados pueden hacer que te sientas abrumado y con dificultades para concentrarte. | No tengas miedo de silenciar los canales que no sean directamente relevantes para tu trabajo. La mayoría de las plataformas te permiten personalizar los ajustes de las notificacionesPrograma horas específicas para chatear. Si las notificaciones constantes te distraen, considera la posibilidad de establecer horas específicas para comprobar y responder a los mensajes de chat | Notificaciones en tiempo real. Si las notificaciones en tiempo real te distraen, considera la posibilidad de establecer horas específicas para comprobar y responder a los mensajes de chat |
| La comunicación basada en texto carece de la riqueza de las señales no verbales, como el tono de voz y las expresiones faciales. Esto puede dar lugar a malentendidos y malas interpretaciones. | Utiliza un lenguaje claro y conciso. Evita el sarcasmo y el humor, que podrían no traducirse bien en texto. Utiliza los emojis con moderación, pero de forma estratégica. Una cara sonriente puede ayudar a transmitir un tono amistoso, pero evita depender únicamente de los emojis para expresar ideas complejas. En caso de duda, aclara | |
| Compartir información de forma excesiva y poco profesional: La naturaleza informal del chat puede llevar a veces a un comportamiento poco profesional o a compartir información personal de forma excesiva. | Mantén un tono profesional. Recuerda que ésta sigue siendo una plataforma de comunicación de trabajoPiensa antes de publicar. ¿Te sentirías cómodo compartiendo esta información en un correo electrónico de trabajo? Si no es así, reconsidera enviarlo por chat | |
| Falta de contexto: Saltar a conversaciones en curso sin contexto puede ser confuso. | Tómate un momento para ojear el hilo de la conversación, así comprenderás mejor el tema y evitarás hacer preguntas que ya han sido contestadas. Si no estás seguro, pide aclaraciones. Un rápido "Hola, ¿alguien puede explicarme de qué se está hablando aquí? | |
| A veces, los mensajes importantes pueden quedar enterrados en un mar de chats. | Utiliza chinchetas o marca con una estrella los mensajes importantes. Esto te ayudará a encontrarlos fácilmente más tardeUtiliza negrita o cursiva para dar énfasis. Esto puede ayudar a llamar la atención sobre los puntos clave de tu mensaje | **No te olvides de marcar los mensajes importantes con chinchetas o estrellas |
Meet ClickUp: La mejor herramienta para chatear en equipo en el trabajo
Mantén el flujo de la conversación con ClickUp Chat
¿Cambia de app de colaboración? ¿Te cuesta encontrar conversaciones anteriores? ¿Se pierde actualizaciones importantes? Permítanos presentarle ClickUp una plataforma todo en uno para la gestión de proyectos y las necesidades de colaboración. Vista del chat de ClickUp elimina la confusión en el lugar de trabajo y fomenta la colaboración eficaz al reunir toda la comunicación de su equipo bajo un mismo techo.
Pigment, una plataforma líder de planificación de negocios para equipos de finanzas e ingresos, por ejemplo, ya ha experimentado una aumento del 20% en la eficacia de la comunicación de los equipos con ClickUp Chat.
Usted también puede conseguir resultados similares y utilizarlo para:
- Colaborar en tiempo real: Participar en la mensajería instantánea con su equipo, asegurando la comunicación oportuna y el flujo del proyecto
- Centralizar la comunicación: Eliminar la necesidad de múltiples herramientas. Integrar ClickUp Chat con su actualTareas de ClickUp,Documentos de ClickUptodo organizado y accesible en una sola plataforma
- Aumente la responsabilidad: Asigne elementos de acción directamente en las conversaciones de chat medianteFunción "@mención" de ClickUp. Esto garantiza que todo el mundo está en la misma página y hace que los proyectos sigan avanzando
Asigne elementos de acción y garantice la responsabilidad en todo momento con ClickUp Chat
- Comparta archivos adjuntos fácilmente: Comparta sin esfuerzo enlaces a proyectos, documentos, hojas de cálculo e incluso incruste vídeos y páginas web directamente en las conversaciones de chat. ClickUp mantiene todo convenientemente agrupado para una fácil referencia
Añada y comparta adjuntos relacionados con el proyecto con ClickUp Chat
- Edita texto enriquecido: ¡Da formato a tus mensajes fácilmente para llamar la atención sobre lo importante! ClickUp Chat ofrece opciones de edición de texto enriquecido, incluidos bloques de código, listas con viñetas e incluso pancartas, para mejorar la claridad de sus comunicaciones. Además, puede ahorrar tiempo con los prácticos atajos "/Comando de barra inclinada" para agilizar el formato
- Organice sus chats: Cree vistas de chat dedicadas para cualquier aspecto de su trabajo dentro de ClickUp, desde actualizaciones de toda la empresa hasta actualizaciones específicasestrategias de comunicación en equipoo colaboraciones en proyectos. Puede controlar el acceso a cada uno de los chats y mantenerse informado con la fuente centralizada de Notificaciones
Una vez que haya explorado los puntos fuertes de ClickUp como hub de comunicación para su equipo, recuerde que la comunicación y la colaboración eficaces implican escuchar y ser accesible. Esto le ayudará a crear un tono positivo, relaciones de trabajo sólidas y un entorno de colaboración dentro de su equipo.
Practique bien el chateo con ClickUp
Ahí lo tiene Con un poco de conocimiento de la etiqueta del chat profesional, puede hacer que la comunicación en el trabajo sea muy cómoda y divertida para todos los miembros de su equipo, incluidos los trabajadores a distancia.
Añada las funciones de ClickUp, como chatear y documentos, y dominará los matices de los chats de grupo en un abrir y cerrar de ojos Con una sola herramienta, puedes compartir comentarios, crear tareas, dar actualizaciones, enviar archivos y mucho más. Regístrate gratis, gratuito/a en ClickUp y haz que esas conversaciones fluyan, ¡sin el caos!