Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta importante para organizaciones de todos los tamaños que buscan mantener una comunicación y colaboración fluidas entre equipos.
Esto va de la mano con el auge mundial del teletrabajo tras la pandemia. La popularidad de esta herramienta es innegable, ya que ofrece un hub centralizado para mensajería instantánea, videoconferencias, uso compartido de archivos y gestión de proyectos.
Sin embargo, con la adopción generalizada de software de colaboración como Microsoft Teams, surge la necesidad de seguir una etiqueta adecuada en Microsoft Teams. Hacerlo ayuda a las empresas a mejorar la comunicación, reducir los malentendidos, optimizar la gestión y aumentar la colaboración del equipo.
En este blog, analizaremos lo que se debe y no se debe hacer al utilizar Microsoft Teams para ayudarte a navegar por él de forma eficiente y profesional.
Etiqueta de Teams de Microsoft: lo que se debe hacer
Seguir las normas de etiqueta de Microsoft Teams a la hora de programar una reunión, enviar un mensaje de chat o cualquier otra cosa te ayudará a comunicarte de forma eficaz y respetuosa con tus compañeros y las partes interesadas. Además, te ayudará a garantizar que todas tus interacciones den los resultados y respuestas que necesitas.
Ahora, veamos las normas de etiqueta más comunes y fundamentales de Teams (lo que se debe hacer) que debemos recordar.
Sigue las normas básicas de etiqueta en la comunicación por mensajes
A continuación te explicamos cómo puedes aplicar las normas básicas de etiqueta en los mensajes y la comunicación:
Mantén los mensajes directos y concisos
Cuando te comuniques con los miembros de tu equipo, procura ser claro y conciso, mantén los mensajes breves sin dejar de ser educado y dirígete a ellos por su nombre.
Por ejemplo, en lugar de escribir a un miembro del equipo de TI diciendo: «Mi correo electrónico no funciona», prueba a decir: «Hola, Brian, recibo un mensaje de error de entrega en todos mis correos electrónicos al cliente X. Puede que sea un problema del servidor. ¿Podrías ayudarme, por favor?».
Esto ayuda a evitar confusiones y garantiza que el mensaje sea profesional, práctico y específico.
Procura mantener un tono profesional y respetuoso al chatear.
Cuando utilices la aplicación de chat de Teams, emplea siempre un tono profesional y respetuoso, y evita utilizar términos demasiado informales que puedan malinterpretarse. Por ejemplo, en lugar de decir «¿Puedes hacer esto lo antes posible?», podrías decir «¿Podrías dar prioridad a esta tarea y avisarme cuando esté completada? ¡Gracias!».
Aprende a quién realizar menciones y cuándo utilizarlo
Mencionar a alguien con @ es una forma de asegurarte de que la persona adecuada vea tu mensaje. Usa las menciones @ con moderación para no abrumar a tus compañeros con notificaciones. Especialmente cuando tengas conversaciones importantes en un chat grupal, debes asegurarte de que la persona adecuada responda a tu mensaje.
Por ejemplo, si necesitas la opinión de Daniel sobre un proyecto, puedes escribir: «Hola, @Daniel, ¿puedes revisar la versión 2.0 del informe trimestral y compartir tus comentarios?».
Cumpla con las normas de etiqueta en las reuniones
Sigue estas estrategias de comunicación de Teams para que todos los participantes disfruten de una experiencia fluida, profesional y de alta productividad:
Únete a las reuniones a tiempo y comprueba el equipo con antelación
La puntualidad es una parte clave de la profesionalidad. Llegar tarde a una reunión hace que los demás tengan que esperar y demuestra una falta de respeto por su tiempo. Además, recuerda comprobar los ajustes de la cámara y el micrófono antes de entrar en una reunión virtual para evitar problemas técnicos.
Mantén el micrófono silenciado para minimizar el ruido de fondo.
Es importante mantener el micrófono silenciado mientras otros hablan, ya que así se evita que los participantes escuchen ruidos de fondo molestos procedentes de su casa u oficina. Si observa que alguien en la reunión se ha olvidado de silenciar su micrófono, tome la iniciativa de hacerlo usted mismo y dé ejemplo para mantener un ambiente de reunión concentrado.
Mantén un fondo profesional y utiliza la cámara de forma eficaz
Un fondo profesional ayuda a limitar las distracciones visuales. Siéntese frente a una pared o cortina neutra, o utilice la función de desenfoque del fondo. Asegúrese de que la cámara esté bien orientada para una buena visibilidad y elija un lugar para celebrar la reunión en el que la luz se dirija hacia usted, de modo que su rostro no quede en sombra.
Participa activamente y evita realizar varias tareas a la vez durante las reuniones.
Es de mala educación parecer distraído o realizar varias tareas a la vez durante las videoconferencias individuales o en grupo. Demuestra falta de atención y respeto hacia el interlocutor. Concéntrese en la reunión y contribuya a crear una interacción interesante, fructífera y profesional.
Garantiza una gestión eficaz de los canales y los equipos
Cuando te aseguras de gestionar los canales y los equipos, el resultado es una colaboración organizada y eficiente entre los miembros:
Buenas prácticas para gestionar los canales y su contenido
Para mantener tu entorno de trabajo de Microsoft Teams organizado y eficiente, ten en cuenta estos consejos:
- Crea un canal específico para conversaciones informales y divertidas que te ayude a separar las discusiones relacionadas con el trabajo del contenido más ligero.
- Mantén un canal separado para realizar el seguimiento y fomentar la mejora del equipo, donde los miembros puedan compartir consejos, trucos y preguntas.
- Utiliza el canal General de forma inteligente para anuncios y temas importantes que no encajan en otros canales.
Estrategias para mantener los canales centrados y reducir las publicaciones fuera de tema
Asegurarse de que las conversaciones de chat sean relevantes para el tema del canal es fundamental para mantener la profesionalidad, seguir siendo productivo y permitir un acceso rápido a las respuestas. A continuación, te ofrecemos algunas estrategias para lograrlo:
- Define claramente el propósito de cada canal.
- Fija las conversaciones de chat importantes o utiliza las descripciones de los canales para destacar el tema central de cada canal.
- Anima a los miembros a utilizar los canales adecuados para temas específicos.
- Da un recordatorio amablemente a los miembros para que se mantengan centrados en el tema si la conversación se desvía.
- Sugiere a los miembros que utilicen los mensajes privados para conversaciones personales o no relacionadas con el trabajo.
Cuándo y cómo utilizar los canales privados para conversaciones confidenciales
Los canales privados permiten crear espacios protegidos por permisos en los que los equipos pueden mantener conversaciones confidenciales y utilizarlos para el almacenamiento de archivos. Sin embargo, su uso debe minimizarse y reservarse para situaciones necesarias. A continuación se indican algunas formas de utilizar los canales privados:
- Utiliza canales privados para conversaciones de trabajo confidenciales o delicadas, seguimientos individuales y conversaciones privadas aparte.
- Comparte contenido personal adecuado para el trabajo (como una foto de tu gato) para mantener una conversación divertida y cordial en chats privados privados. Pero asegúrate de que el destinatario esté de acuerdo con que le envíes estos mensajes y pide su consentimiento de antemano.
Mejora el uso compartido de archivos y la colaboración en equipo
Microsoft Teams es un lugar ideal para trabajar con archivos, tanto si trabajas solo como con tus compañeros:
Uso de enlaces para facilitar el acceso y la colaboración
Con Microsoft 365, puedes coeditar documentos como archivos de Word, Excel y PowerPoint con otras personas en tiempo real. Una forma estupenda de aprovechar esta ventaja de manera eficiente es enviar enlaces en Teams en lugar de adjuntos para compartir documentos. Esto también te ayudará a mantener tu bandeja de entrada despejada y garantizará que todos trabajen con la última versión.
Consejos para mantener una estructura de archivos organizada dentro de Teams
Mantén tus archivos organizados y fácilmente accesibles con estos sencillos consejos:
- Mantén los archivos por debajo de 250 GB y, para archivos más grandes, utiliza la aplicación de sincronización OneDrive para cargarlos y sincronizarlos.
- Limita las carpetas a tres niveles de profundidad para mantener el orden y evitar superar los límites de caracteres en las rutas de las carpetas.
- Instala la aplicación OneDrive para acceder a los archivos directamente a través del Finder de macOS, el Explorador de Windows o la aplicación móvil OneDrive, lo que te permitirá realizar el trabajo sin WiFi.
- Accede a los archivos directamente en SharePoint para aprovechar sus funciones avanzadas.
💡 Consejo profesional: Utiliza plantillas de planes de comunicación para realizar un uso compartido de información estructurada, gestionar canales claros, enviar mensajes eficientes y colaborar de forma profesional en Microsoft Teams.
Etiqueta de Teams: lo que no se debe hacer
Descubramos los errores comunes y los fallos de etiqueta en Teams que pueden obstaculizar la productividad y la colaboración:
No cree equipos y canales innecesarios
Aunque Microsoft Teams ofrece flexibilidad a la hora de crear equipos y canales, es fundamental planificar antes de actuar. Evita la tentación de crear demasiados canales para cada tarea o debate.
Debes tomarte el tiempo necesario para examinar la estructura actual de tu equipo. Comprueba si ya existe un espacio adecuado para tu nuevo proyecto o conversación. Este enfoque reflexivo ayuda a evitar los silos de información, reduce el desorden y mantiene organizado tu entorno de trabajo digital.
Evita saturar tus equipos
Del mismo modo que no invitarías a todo el mundo a una reunión, sé selectivo a la hora de elegir quién se une a tus Teams. Ten en cuenta el valor que cada miembro aporta al equipo. Incluir participantes innecesarios puede provocar una sobrecarga de información y una disminución de la productividad.
Dedique tiempo a la selección cuidadosa de los miembros del equipo. Aunque quizá le resulte más cómodo añadir a todo el mundo, contar con un equipo bien seleccionado es más eficaz para aumentar la productividad.
Del mismo modo, si estás en equipos que ya no te sirven, informa cortésmente al propietario del equipo y elimínate. Una experiencia sin desorden en MS Teams mejora la concentración y la eficiencia.
Utiliza las notificaciones con prioridad solo cuando sea necesario.
Utiliza las notificaciones con prioridad solo para emergencias reales. Por ejemplo, utilízalas si necesitas aprobación inmediata para un proyecto urgente o si se produce un problema crítico en el sistema que requiere atención inmediata.
Recuerda que la meta es comunicar la urgencia, no agobiar a tus compañeros. El uso excesivo de las notificaciones con prioridad puede provocar fatiga y reducir su eficacia cuando realmente se necesitan.
No domines la conversación
Respeta el tiempo y las opiniones de todos permitiéndoles terminar sus ideas antes de intervenir, ya sea en mensajes o videoconferencias en plataformas de chat que conectan a compañeros de trabajo remotos.
Las interrupciones pueden ser frustrantes y pueden impedir que tú y tus compañeros de trabajo llevéis a cabo conversaciones eficaces. Por lo tanto, practica la escucha activa, presta toda tu atención al interlocutor, espera tu turno para intervenir y crea un entorno más inclusivo y de mayor productividad para todos los involucrados.
No permitas muros de texto en los canales
Como propietario del canal, debes mantener el orden guiando las conversaciones para que no se desvíen del tema. Si una discusión se desvía del tema, considera la posibilidad de utilizar mensajes directos para continuar la conversación de forma privada. Además, realiza un recordatorio a los miembros del equipo para que sigan las prácticas de comunicación acordadas para Teams.
Si alguien publica un mensaje extenso de 15 líneas, explíquele (de forma privada si es necesario) que enviar un mensaje más breve y conciso o un mensaje de vídeo podría ser más eficaz y apropiado.
No des respeta el estado «No molestar»
Comprender y respetar el estado de disponibilidad de tus compañeros de trabajo es fundamental para la etiqueta de Microsoft Teams. Llamar a alguien que ha ajustado su estado en «No molestar» demuestra que no prestas atención a sus peticiones, incluso cuando lo han indicado explícitamente. Si no responden, también habrás perdido el tiempo al intentar contactar con ellos.
En lugar de interrumpir su flujo de trabajo, utiliza la mensajería instantánea para preguntarles si están disponibles para una llamada. Si no responden rápidamente, respeta su estado de ocupado y vuelve a contactar con ellos más tarde.
No te excedas con los memes y los GIF
Los memes y los GIF pueden ser divertidos, pero ocupan espacio y es posible que no todos los aprecien. Además, es posible que tu sentido del humor no sea del agrado de todos tus compañeros.
Para mantener la profesionalidad, evita los memes y los GIF en los canales relacionados con el trabajo. Como se ha mencionado anteriormente, crea un canal específico para las interacciones sociales informales, donde el uso compartido de memes y GIF sea más apropiado y bienvenido.
No envíes un texto ambiguo como «Hola».
Enviar un «Hola» ambiguo sin indicar el motivo de la comunicación y luego desaparecer puede considerarse improductivo y descortés. Esto significa que estás siendo innecesariamente ambiguo y deliberadamente poco claro sobre lo que quieres decir y la respuesta que esperas.
Por ejemplo, en lugar de «Hola», diga «Hola, Susan, necesito tu opinión sobre las últimas creatividades de la campaña. ¿Cuándo sería un buen momento para hablarlo?». De esta manera, proporciona contexto y el destinatario sabe lo que necesita, lo que hace que la conversación sea más productiva y respetuosa.
Mejora la comunicación de tu equipo con ClickUp y Microsoft Teams
Microsoft Teams es una de las mejores aplicaciones de mensajería empresarial. Gracias a sus amplias funciones y funcionalidades, supera a sus competidores en cuanto a competencia, fiabilidad y facilidad de uso.
Ofrece numerosas integraciones que permiten a los usuarios optimizar fácilmente sus flujos de trabajo. De hecho, la integración de la gestión de proyectos de Microsoft Teams con ClickUp es muy popular en organizaciones y sectores de todo tipo.
Pero, ¿qué es ClickUp?
ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno diseñada para optimizar los procesos de trabajo, aumentar la colaboración y mejorar la eficiencia dentro de tu equipo. Centraliza la gestión de tareas, el uso compartido de documentos y archivos, y la comunicación en un solo lugar.
La integración de ClickUp con Microsoft Teams ayuda a mejorar la comunicación del equipo y a mantener el protocolo de Teams bajo control, lo que en última instancia aumenta la productividad.
Con la integración de ClickUp en Microsoft Teams, puedes:
- Despliega los enlaces de ClickUp: añade automáticamente los detalles de las tareas a los enlaces compartidos en los canales de Teams para mejorar el contexto.
- Reciba notificaciones: reciba actualizaciones sobre comentarios, adjuntos, cambios de estado y actualizaciones de las personas asignadas directamente en Teams.
- Adjuntar tareas: integra las tareas directamente en las conversaciones de MS Teams para aclarar los debates.
Con la vista de calendario de ClickUp, puedes programar fácilmente reuniones individuales o de equipo utilizando la función de arrastrar y soltar. También puedes añadir y reorganizar citas, gestionar tu calendario de forma flexible y mantenerlo actualizado.
La vista Calendario también ofrece recordatorios de eventos personalizables que te permiten enviar notificaciones a todos tus dispositivos según tus necesidades. Esto significa que nunca te perderás plazos o reuniones importantes por no tener tu ordenador portátil del trabajo.
ClickUp Comments es otra excelente función para mejorar la comunicación del equipo y mantener a todos informados. Te permite asignar comentarios como elementos de acción y ayuda a mantener las tareas organizadas y responsables.
Si un comentario requiere un seguimiento o una acción, puede asignarlo directamente a un miembro del equipo o a usted mismo, lo que garantiza una responsabilidad y una rendición de cuentas claras. Además, los comentarios se pueden resolver o reasignar directamente dentro del propio comentario, lo que reduce la confusión y facilita el seguimiento del progreso.
Otra ventaja significativa de utilizar ClickUp es la herramienta ClickUp Chat View, que te permite crear vistas de chat ilimitadas en la plataforma. Esto es especialmente beneficioso en comparación con la usabilidad de Microsoft Teams, que te limita a crear 30 canales privados y añadir 250 miembros del equipo por canal.
Nota: Si quieres explorar funciones que actualmente no están disponibles en Teams, ¡echa un vistazo a las 8 mejores alternativas a Microsoft Teams!
Con ClickUp, puedes configurar vistas de chat independientes para diferentes proyectos, departamentos o miembros específicos del equipo, lo que garantiza que todas tus conversaciones estén organizadas y sean fácilmente accesibles.
En la vista de chat de ClickUp, puedes utilizar @menciones para dirigirte directamente a los miembros del equipo y mantener las conversaciones centradas. Además, puedes compartir enlaces de proyectos, incrustar vídeos e incorporar hojas de cálculo directamente en el chat, lo que garantiza que toda la información relevante esté fácilmente disponible.
ClickUp Meetings ofrece una plataforma centralizada para organizar, documentar y realizar el seguimiento de las reuniones de equipo.
Por ejemplo, si tu equipo está trabajando en el lanzamiento de un nuevo producto, puedes utilizar ClickUp para programar la reunión, establecer la agenda con tareas periódicas, preparar una lista de control de los temas que se van a tratar y asignar comentarios a los equipos con los detalles de las tareas.
Además, puedes utilizar la plantilla de actas de reuniones de ClickUp para registrar y organizar los detalles de las reuniones. Después de una reunión de equipo, puedes utilizar esta plantilla para documentar los asistentes, tomar notas detalladas sobre cada elemento del orden del día y asignar tareas de seguimiento a los miembros del equipo.
¡Comunícate y colabora mejor con Microsoft Teams y ClickUp!
Microsoft Teams es una excelente herramienta de comunicación para la colaboración en equipo y la eficiencia del flujo de trabajo. Sin embargo, seguir la etiqueta adecuada de Microsoft Teams (lo que se debe y no se debe hacer) es fundamental para mantener la profesionalidad y evitar malentendidos.
Pero para maximizar realmente la productividad, integra Microsoft Teams con ClickUp. ClickUp mejora las capacidades de gestión de proyectos de tu equipo, agiliza el trabajo y potencia la colaboración.
El uso de ambas herramientas crea un flujo de trabajo fluido, lo que te permite chatear, tener reuniones y gestionar tareas en un solo lugar.
¡Prueba ClickUp hoy mismo y nota la diferencia!