Aclaremos una cosa:
Microsoft Teams no es un equipo de expertos en productividad que trabajan en Microsoft. 😛
Se trata de una plataforma de comunicación que le ayuda a colaborar en proyectos.
Varios equipos y personas confían en Microsoft Teams para la comunicación, la colaboración en equipo y la gestión remota de equipos.
Pero, ¿qué tan eficaz es la gestión de proyectos de Microsoft Teams?
En este artículo, abordaremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de proyectos de Microsoft Teams, incluidas sus funciones clave, ventajas y límites (con soluciones).
¡Empecemos la reunión! 💻
¿Qué es Microsoft Teams?
Microsoft (MS) Teams es una plataforma de colaboración que ayuda a las personas, los trabajadores remotos y los equipos internos a mantenerse conectados.
Tanto si necesita chatear con un miembro de la familia como colaborar en una tarea con su equipo de proyecto, Microsoft Teams puede ayudarle.
También le permite:
- Realice videollamadas o llamadas de audio con solo hacer clic en un botón.
- Comparte GIF, pegatinas y emojis en un chat grupal o en mensajes individuales.
- Graba las reuniones para poder consultarlas más adelante.
- Almacene y realice el uso compartido de archivos
- Trabaje con otras aplicaciones de Microsoft.
Estas funciones facilitan la colaboración de su equipo sin tener que cambiar de aplicación. Además, puede organizar reuniones desde la comodidad de su hogar y en pijama.
¿Le interesan las aplicaciones para el teletrabajo como Microsoft Teams?
Aquí tienes más de 25 herramientas de teletrabajo para que el trabajo desde casa sea pan comido!
4 funciones clave de la gestión de proyectos de Microsoft Teams
Así es como Microsoft Teams puede ayudarle en la gestión de proyectos:
1. Equipos y canales
Microsoft Teams utiliza «equipos» y «canales» para ayudar a los equipos a organizarse y colaborar de forma autónoma.
Un equipo es un espacio en el que las personas pueden trabajar juntas de forma estrecha, por ejemplo, departamentos o equipos específicos. Aquí puede debatir sobre lanzamientos de productos, cómo mejorar su estrategia de relaciones públicas y mucho más.
Y no se preocupe: las conversaciones, los archivos y las notas solo tienen visibilidad para los miembros del equipo de Microsoft específico.
Por otro lado, los canales de Microsoft Teams son donde se realiza el trabajo, y hay canales estándar y canales privados.
Puede pensar en los canales estándar como una fiesta pública a la que cualquiera puede asistir.
Por otro lado, los canales privados son como eventos súper secretos a los que solo se puede acceder con invitación. De esta manera, puedes evitar que invitados no deseados se cuelen en tu fiesta.
2. Función de chat integrada
Microsoft Teams ofrece tanto chats privados como chats grupales.
También hay una función para chatear para los participantes que están en una llamada.
Le permite personalizar sus mensajes con formato de texto enriquecido, calendarios de reuniones, indicadores de prioridad, adjuntos y mucho más.
Y para las conversaciones informales, puedes añadir tantos emojis y pegatinas divertidos como quieras al contenido de tu 💜.
3. Videollamadas y llamadas de audio
Las funciones de videollamadas y llamadas de audio de Microsoft Teams son una de sus mayores bazas. 😉
Puede iniciar una videollamada o una reunión de vídeo con solo unos clics. Y para ayudar a los miembros del equipo a cumplir con los plazos, puede programar reuniones de vídeo con la función de calendario compartido.
Sus videoconferencias pueden tener hasta 250 usuarios, y también puede utilizar la integración de Microsoft Stream para llegar a un público más amplio. La integración es un servicio de vídeo de corporación que le permite cargar, ver y compartir vídeos de forma segura para hasta 10 000 espectadores.
4. Uso compartido de la pantalla
Los equipos virtuales dependen de las videollamadas para dar la bienvenida a los nuevos miembros del equipo y explicarles las tareas.
Pero a veces, las cosas pueden perderse en la traducción.
Y acabamos esbozando una sonrisa vacía cuando en realidad nos sentimos así:
Afortunadamente, la función de uso compartido de pantalla de Teams puede ayudar a los equipos remotos a explicar las cosas con facilidad.
Puede seleccionar lo que desea que vean los participantes, incluyendo su escritorio, la ventana del navegador, una pizarra digital o un archivo específico.
3 ventajas de la gestión de proyectos de Microsoft Teams
Estas son tres ventajas de utilizar la aplicación Microsoft Teams para la gestión de proyectos:
1. Se integra con un montón de aplicaciones de Microsoft Office.
Microsoft Teams se integra con un montón de aplicaciones del grupo Office 365, lo que lo convierte en un bufé de aplicaciones ilimitado. 😋
Y no hay necesidad de cambiar a otro restaurante (app), ya que el menú de Teams tiene básicamente todo lo que necesita.
A continuación, le mostramos algunas formas en las que puede beneficiarse de esta función:
- Cree un nuevo proyecto o hoja de ruta con Microsoft Project.
- Utilice Project Online para la gestión de carteras de proyectos.
- Realice un seguimiento de la información o cree una lista de tareas con Microsoft Lists.
- Cree un tablero de planificación de proyectos con Microsoft Planner.
- Almacene y acceda a archivos desde su nube Microsoft.
- Programa una reunión de Teams directamente desde Outlook.
2. Funcionalidad de seminarios web integrada
A medida que su empresa crezca, probablemente necesitará organizar videoconferencias con más de 250 participantes, y ahí es donde las funciones de seminarios web integradas en la herramienta pueden resultar útiles.
Los seminarios web pueden ayudar a las empresas a captar nuevos clientes, formar a los empleados y educar a los clientes sobre las nuevas funciones de los productos.
Con Teams, puede organizar seminarios web seguros con 1000 asistentes y retransmitirlos a hasta 10 000 espectadores.
Estas son algunas de las cosas interesantes que puede hacer aquí:
- Utilice la función «levantar la mano» cuando necesite hacer una mención.
- Vea y descargue la lista de participantes para poder hacer un seguimiento con ellos.
- Utilice los informes posteriores al evento para mejorar los futuros seminarios web.
- Cree presentaciones y contenidos profesionales con el modo presentador.
- Haz tu gran debut como reportero de noticias con el modo reportero 📹
3. Automatice los procesos con bots
Los usuarios de Teams pueden utilizar bots para obtener consejos, iniciar flujos de trabajo o recopilar información. 🤖
Estos son algunos de los bots que obtienes:
- El bot del Calendario: comprueba la disponibilidad de tus contactos y programa reuniones con ellos.
- GrowBot: felicita automáticamente a los empleados por su buen rendimiento.
- The DailyBot: realice reuniones de puesta al día diarias y cree informes de productividad.
- The WhoBot: si necesita ponerse en contacto con alguien que esté elaborando un plan de incorporación, simplemente escriba: «¿Quién está elaborando el último plan de incorporación?». El bot recopilará datos sobre esos empleados y le dará consejos sobre cómo ponerse en contacto con ellos.
¡Microsoft Teams incluso le permite crear sus propios bots!
Pero asegúrate de que tienes las habilidades necesarias.
Después de todo, no querrá acabar en una situación como la de Yo, robot.
4 limitaciones de la gestión de proyectos de Microsoft Teams (con soluciones)
Sin duda, Microsoft Teams le ofrece funciones interesantes, como bots, difusión de noticias e integración con MS Project. Sin embargo, esta herramienta no es la mejor opción en lo que respecta a la gestión de proyectos.
Echa un vistazo a nuestro blog sobre las mejores alternativas a Microsoft Teams.
Estas son algunas de las desventajas de utilizar la aplicación Microsoft Teams para la gestión de proyectos:
A continuación, analizamos cada limitación y cómo puede solucionarla:
1. Puede resultar complicado de ajustar.
Una de las desventajas de Teams es que la configuración puede llevar mucho tiempo y resultar complicada.
¿Por qué?
No hay una estructura inicial, por lo que tendrás que determinar qué canales y equipos necesitas.
Además, si desea duplicar un canal o un equipo, tendrá que hacerlo manualmente.
Una herramienta de gestión de proyectos como ClickUp entiende que los gestores de proyectos necesitan dedicar su tiempo a duplicar los beneficios, ¡no los canales!
Espera... ¿qué es ClickUp?
ClickUp es uno de los programas de productividad y gestión de proyectos con la mejor valoración del mundo , utilizado por equipos superproductivos de pequeñas y grandes empresas.
Con ClickUp, puede realizar el seguimiento del tiempo dedicado a varios proyectos, sincronizar su calendario de Google, Apple o Outlook, crear hojas de cálculo con la vista Tabla flexible y mucho más.
Así es como ClickUp supera a Microsoft Teams en su propio juego de colaboración de equipo:
Solución ClickUp: guías de incorporación y comandos de barra inclinada para una configuración rápida y sencilla.
Configurar ClickUp es muy fácil.
Con las detalladas Guías de incorporación a la gestión de proyectos, tendrás toda la información que necesitas para empezar de inmediato.
Y si desea eliminar clics innecesarios, utilice la función / comando de barra inclinada para crear tareas, subtareas y mucho más en un abrir y cerrar de ojos.
A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Escribe /me para asignarte una tarea a ti mismo.
- Escriba /close para cerrar una tarea (o simplemente utilice / cl para hacerlo aún más rápido).
- Cree rápidamente subtareas dentro de una tarea escribiendo / –
De esta manera, podrá reducir a la mitad el tiempo que le lleva completar las acciones.
2. Número limitado de canales
Microsoft Teams tiene un límite de 30 canales privados, y solo puede tener 250 miembros del equipo en un canal privado.
Estos límites pueden ser problemáticos para las grandes empresas con muchos equipos y departamentos diferentes.
Solución ClickUp n.º 1: mantén conversaciones ilimitadas con la vista Chat.
ClickUp tiene una vista de chat ilimitada que puede mantener junto a cualquier entorno de trabajo. Puede utilizarla para chatear sobre tareas o los planes para el almuerzo de su equipo.
Y como puedes mantener estas conversaciones en cualquier vista o ubicación de ClickUp, nunca perderás de vista tus chats y, lo que es más importante, ¡los pedidos de comida de tu equipo!
Iniciar un nuevo chat en la vista Chat de ClickUp
Solución ClickUp n.º 2: cree canales ilimitados con la integración de Slack.
¿No puede prescindir de los canales?
No se preocupe.
Solo tiene que utilizar la integración de ClickUp con Slack.
Le permite convertir rápidamente los mensajes de Slack en tareas y comentarios . Además, ClickUp puede enviar al instante notificaciones sobre tareas a sus canales de gestión de proyectos de Slack .
La ventaja añadida aquí es que Slack no se queda atrás en lo que respecta a los canales.
¿Qué queremos decir?
La aplicación le permite crear un número ilimitado de canales. #WinWin
Convertir un mensaje de Slack en una tarea en ClickUp
Solución ClickUp n.º 3: cree y asigne tareas a equipos ilimitados.
ClickUp te permite crear grupos de personas a los que puedes asignar tareas, realizar menciones en Comentarios e incluso añadir Observadores de forma masiva.
Por ejemplo, si tiene un equipo de marketing, puede crear simplemente un grupo de usuarios llamado «Equipo de marketing» y asignar tareas al instante a todos los miembros del equipo de ese grupo.
Creación de equipos en ClickUp
3. Ajustes inadecuados de los permisos
Todas las empresas necesitan mantener la seguridad de sus documentos y otros datos corporativos.
El problema con Microsoft Teams es que la app facilita enormemente el uso compartido de archivos y documentos con cualquier persona que se añada a un equipo de Microsoft.
Además, puede resultar muy complicado aplicar ajustes de permisos únicos a un canal, archivo o carpeta específicos.
Por ejemplo, los equipos privados son difíciles de gestionar, ya que solo los administradores tienen control sobre quién se une a ellos. Por lo tanto, los equipos públicos son probablemente la mejor opción, ya que cualquier miembro de su equipo puede unirse a ellos con relativa facilidad.
¿Cuál es el problema?
Esto significa que va a ser muy difícil mantener la seguridad de su entorno de Microsoft Teams, ya que todos los miembros del equipo podrían acceder a sus documentos privados.
Solución ClickUp: asigne roles de usuario y ajuste permisos granulares.
Los usuarios de ClickUp pueden asumir uno de los cuatro roles dentro de su entorno de trabajo: miembro, administrador, propietario o invitado. De esta manera, puede invitar a los clientes a colaborar sin comprometer la privacidad de su entorno de trabajo.
Por supuesto, a veces se necesitan más de cuatro roles.
Por eso ClickUp te permite crear roles personalizados.
Puede crear nuevos roles, como superhéroe, compañero o cualquier otro que se adapte a sus necesidades.
Y aunque la probabilidad es que todos estemos cansados de los confinamientos, ¡tus documentos confidenciales no lo están!
Estos son los tipos de permisos que le permitirán mantener su información confidencial protegida:
- Puede tener vista: solo lectura, no puede realizar edición de tareas de ninguna manera.
- Puede comentar: solo comentar, adjuntar archivos y completar los elementos de la lista de control que se le hayan asignado.
- Puede comentar (con tarea asignada): puede cambiar el estado de la tarea y las personas asignadas a la tarea.
- Puede editar: editar tareas, pero no crear tareas nuevas.
- Crear y edición: crear tareas y subtareas
- Puede eliminar: impide que las personas eliminen elementos que no han creado.
Roles de usuario personalizados y opciones de permisos en ClickUp
4. Gestión deficiente de archivos
Microsoft Teams tiene una estructura de archivos complicada.
Si prefiere carpetas bien organizadas en lugar de buscar archivos, se encontrará con obstáculos interminables con esta herramienta.
En Teams, todos los archivos que se cargan en las conversaciones se guardan en la carpeta raíz del canal.
Como resultado, cuando intentas reorganizar los archivos en carpetas, los enlaces a los archivos en las conversaciones se rompen, junto con tu paciencia. 😤
Solución ClickUp n.º 1: utilice la estructura de jerarquía para organizar fácilmente los archivos.
ClickUp le permite gestionar el flujo de trabajo de sus proyectos de manera eficiente, desglosando los proyectos complejos y organizándolos en elementos manejables.
Estos son los diferentes niveles que obtienes en ClickUp:
- Entornos de trabajo : representa toda su empresa, incluidos sus empleados.
- Espacios : contiene miembros seleccionados, por ejemplo, departamentos y equipos específicos.
- Carpetas : realice el seguimiento de las tareas y organice las campañas, los datos y los proyectos relacionados.
- Listas : se pueden considerar como «pestañas» dentro de sus carpetas.
- Tareas: realice el seguimiento y colabore en las tareas de su proyecto. Añada descripciones de tareas, varias personas asignadas, estados, comentarios y mucho más.
- Subtareas: añada aún más detalles a sus tareas dividiéndolas en niveles de trabajo más pequeños.
- Subtareas anidadas : sí, aún no hemos terminado. Entra en los detalles más específicos desglosando aún más tus subtareas.
- Listas de control: añada listas de tareas sencillas a sus tareas y, por supuesto, las listas de control también pueden contener subelementos.
Los diferentes niveles de la jerarquía en ClickUp
Solución ClickUp n.º 2: encuentre archivos en segundos con el potente filtro y la función de búsqueda.
Con la increíble función de búsqueda de ClickUp, puede utilizar filtros para ver las tareas por:
- Personas asignadas
- Estado
- Fecha de creación
- Fecha límite
- Campos personalizados
- Prioridad y más
De esta manera, puede «filtrar» su frustración y ver solo las tareas que se ajustan a sus criterios específicos.
Buscar tareas con la función de filtro y búsqueda en ClickUp
Aquí tienes más razones por las que deberías utilizar ClickUp para la gestión de proyectos:
- Integración con Microsoft Teams: ¿no estás listo para decir adiós a MS Teams? 😢 Esta integración te permite buscar y adjuntar una tarea directamente en cualquier conversación de Microsoft Teams, para que tu equipo sepa exactamente de qué estás hablando.
- Documentos: cree programas de formación para empleados, documentos de incorporación de clientes y cualquier otra cosa que se le ocurra.
- Detección de colaboración: sepa cuándo un compañero de equipo está viendo o realizando edición en el mismo documento que usted.
- Estados de tareas personalizados : añada fases únicas al flujo de trabajo de su proyecto, para que todos sepan en qué fase se encuentra el proyecto.
- Paneles : saque a relucir su Superman interior y obtenga una panorámica de alto nivel de sus proyectos. Aquí puede supervisar el rendimiento, los cuellos de botella, los recursos y mucho más.
- Vista de diagrama de Gantt: programe tareas, gestione el progreso del proyecto y realice el seguimiento de los plazos.
- Vista Carga de trabajo : el lugar perfecto para la gestión de recursos. Aquí puede planificar la capacidad de su equipo, para que nadie acabe cargando con todo el peso de la gestión de proyectos.
- Vista de calendario : ¿gestiona proyectos con muchos plazos? Simplemente cree un calendario para su plan de proyecto con esta vista.
- Gestión de proyectos ágil: crea sprints y realiza el seguimiento del progreso del proyecto en tiempo real con los widgets de sprint.
Pase de la gestión de proyectos a pequeña escala a la gestión de proyectos a gran escala.
Sin duda, Microsoft Teams ofrece excelentes funciones de videoconferencia.
Pero tiene un impacto mínimo, casi microscópico, en lo que respecta a la colaboración en equipo y la gestión de proyectos.
La aplicación carece de muchas de las sólidas funciones de seguimiento de proyectos que están presentes en soluciones de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp.
Con ClickUp, puedes seguir beneficiándote de todas las funciones que ofrece Microsoft Teams y hacer mucho más con varias funciones como automatizaciones, recordatorios y plantillas para gestionar tus proyectos.
Cambie hoy mismo a ClickUp gratis y experimente el poder de una herramienta de gestión de proyectos experta. 😎
