Es esa época del año otra vez. Se puede oler el miedo en el aire... No, no es Halloween, sino algo mucho más aterrador. Son las evaluaciones anuales de rendimiento. 😅
Aunque las intenciones detrás de las evaluaciones anuales son válidas, seamos sinceros: casi todo el mundo las teme. Los directores de RR. HH. se estremecen ante la idea de todo el papeleo, mientras que los empleados se obsesionan con cada error que podría arruinar sus posibilidades de promoción. Es inevitable preguntarse si hay una forma mejor de abordar la evaluación del rendimiento.
La buena noticia es que existe. Se llama gestión continua del rendimiento, un método que ha revolucionado las operaciones de RR. HH. de muchas empresas. En este artículo, le contaremos todo sobre este sistema, sus ventajas e inconvenientes, y los pasos que puede seguir para implementarlo.
¿Qué es la gestión continua del rendimiento?
La gestión continua del rendimiento implica evaluaciones periódicas y menos formales a lo largo del año, en lugar de estrictas evaluaciones anuales.
La gestión continua del rendimiento, también conocida como gestión ágil del rendimiento, se creó en respuesta a los cambios en el panorama empresarial. Los cambios son constantes, por lo que las empresas modernas deben ser ágiles y flexibles para seguir teniendo éxito. No pueden permitirse gestionar el rendimiento de sus empleados solo una vez al año. Deben crear un proceso continuo en el que inviertan en sus empleados y les empoderen para mejorar continuamente. 💪
Muchas empresas, incluidas gigantes como Adobe, Inc. e IBM, han adoptado sistemas de gestión continua del rendimiento. Incluso General Electric, una empresa que popularizó el proceso de evaluación anual del rendimiento, pasó a realizar evaluaciones más frecuentes e informales.
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El proceso de gestión continua del rendimiento: análisis de paso a paso
El proceso de implementación de la gestión continua del rendimiento consta de tres pasos fundamentales:
- Ajuste de metas
- Realización de controles
- Finalización de las revisiones
Le daremos más detalles sobre cada uno de ellos en las siguientes secciones.
Pasó 1: Ajustes de metas
El primer paso en la gestión continua del rendimiento es el establecimiento de metas. Debe comenzar incluso antes de contratar al empleado. Debe definir sus expectativas en la descripción del puesto. Los candidatos deben comprender cómo su trabajo y su rendimiento se alinean con los objetivos generales de la organización.
Una vez contratado el empleado, deben establecer de forma colaborativa metas e indicadores clave de rendimiento específicos para su trabajo. Estos proporcionarán un marco para evaluar el rendimiento del empleado. Al hacer que las metas sean transparentes e involucrar al empleado en el proceso, evitará malentendidos y garantizará la responsabilidad.
Debe completar el proceso de establecimiento de metas definiendo el cronograma. Es preferible establecer metas más pequeñas y plazos más cortos, ya que hacen que las metas parezcan más alcanzables. Cuando el empleado completa una meta a corto plazo, obtiene la satisfacción de tacharla de su lista de pendientes, mientras que usted puede ver resultados tangibles. ¡Es una situación en la que todos ganan! 🏆
Debe revisar las metas y los indicadores clave de rendimiento para adaptarlos a los objetivos empresariales cambiantes y al progreso real de los empleados.
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Paso 2: Realizar controles
El modelo de gestión continua del rendimiento implica realizar evaluaciones cada uno o tres meses. Estas pueden ser sesiones individuales con el empleado, lo que le permite discutir el progreso hacia las metas preestablecidas. 🗣️
Las reuniones son conversaciones informales sobre el rendimiento entre ambas partes. Además de ofrecer comentarios y reconocimiento en tiempo real, brindan al empleado la oportunidad de expresar sus inquietudes sobre su propio rendimiento. El gerente puede entonces orientarlo sobre cómo superar los obstáculos y seguir mejorando. Este enfoque le permite atajar los posibles problemas de raíz y evitar que obstaculicen aún más el progreso.
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Paso 3: Finalización de las evaluaciones
Las evaluaciones son valoraciones más formales del rendimiento del empleado y su progreso hacia las metas. Se ocupan de los aspectos técnicos, como la formación, la remuneración y las promociones. Dado que el gerente y el empleado se comunicaron abiertamente durante las reuniones, la evaluación del rendimiento sirve principalmente como un resumen más formal de la valoración final.
Al final del ciclo de revisión, debe formular conclusiones, documentar el rendimiento del empleado y elogiar sus logros. Si ha cumplido sus metas, debe formular otras nuevas y comenzar un nuevo ciclo de gestión del rendimiento. 🔁
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Ventajas de la gestión continua del rendimiento
Si lo hace bien, la gestión continua del rendimiento puede transformar su empresa para mejor. Algunas de sus ventajas más impactantes son:
Metas claras, actuales y relevantes
Cuando se establecen metas junto con los empleados, hay menos posibilidades de que se produzcan malentendidos. En caso de que se produzcan, se pueden resolver rápidamente durante una de sus reuniones periódicas.
Con el paso del tiempo, las metas tendrán que cambiar. La reevaluación frecuente de las metas le permite establecer el objetivo en lo que es más importante en cada momento. Las metas bien definidas, actuales y relevantes tienen más probabilidades de alcanzarse. ✅
Evaluación menos estresante y más precisa.
Al evaluar el rendimiento anualmente, tienes que lidiar con una gran cantidad de datos de los empleados a la vez. Además, pueden producirse muchos cambios en un año, por lo que es posible que gran parte de los datos ya no sean relevantes en el momento de la evaluación. 🙅
La gestión continua del rendimiento fomenta una evaluación más frecuente. Este enfoque le permite centrarse únicamente en los datos clave y obtener información en tiempo real sobre el rendimiento de los empleados. Con la aportación de los empleados, puede identificar cualquier factor externo que pueda haber influido y completar su comprensión de su rendimiento.
Retención y compromiso de los empleados
Cuando anima a los empleados a participar en el establecimiento de metas y les proporciona feedback continuo, estos se sienten valorados y escuchados. Se implican más en la consecución de dichas metas. Esta relación de confianza mutua aumenta la satisfacción laboral y la lealtad hacia la empresa.
La gestión continua del rendimiento contribuye a obtener muchos resultados positivos, ya que:
- Demuestra a los empleados que te preocupas por ellos.
- Mantiene su compromiso durante todo el año.
- Reduce la rotación de personal.
No es solo teoría, hay números que lo respaldan. Solo unos años después de implementar su sistema Check-In, Adobe observó una disminución del 30 % en las renuncias de los empleados y una disminución del 50 % en las bajas involuntarias.
Una cultura de crecimiento
La gestión continua del rendimiento cambia el enfoque de la evaluación al aprendizaje. Aunque es necesario evaluar el rendimiento, el objetivo no es infundir miedo por sus consecuencias, sino fomentar el desarrollo de los empleados. 🌱
Por eso los empleados deben participar activamente en el proceso de evaluación del rendimiento. Debe dar y recibir comentarios con regularidad.
Aumento del rendimiento
Unos objetivos claros, una retroalimentación y un apoyo continuos, y la motivación de los empleados pueden mejorar el rendimiento tanto de los empleados individuales como del equipo y la organización. Un aumento del rendimiento también conduce a mejores resultados financieros y empresariales.
Aunque requiere una inversión significativa al principio, la gestión continua del rendimiento ahorra tiempo y dinero a largo plazo. 💸
Volvamos al ejemplo de Adobe. Con el sistema antiguo, sus gerentes dedicaban más de 80 000 horas a las evaluaciones anuales, lo que provocó el cambio. La empresa pudo recuperar la mayor parte de ese tiempo mediante la implementación del nuevo proceso de evaluación del rendimiento. Esta es una de las razones por las que Adobe se impone hoy en día como una de las empresas tecnológicas más rentables.
Lectura adicional: ¡Echa un vistazo a las mejores herramientas de gestión del rendimiento para 2024!
Inconvenientes de la gestión continua del rendimiento
Aunque es eficaz y rentable a largo plazo, la gestión continua del rendimiento no es una fórmula mágica. Conlleva una lista de preocupaciones y desventajas específicas. A continuación, le presentamos las más destacadas.
Problemas de implementación
La gestión continua del rendimiento requiere que replantee y rediseñe muchos de sus procesos de RR. HH. Requiere una importante inversión inicial, tanto en tiempo como en dinero. Para que sea posible, es necesario que todo el mundo se sume al proyecto, desde la alta dirección hasta los empleados. Además, no es una solución de tamaño único para todos los casos. Debe encontrar la forma de adaptarla a su caso específico.
Una vez obtenida la aprobación, es imprescindible impartir la formación adecuada para garantizar la coherencia. Si no es coherente, el nuevo sistema perderá su sentido y traerá más perjuicios que beneficios. Teniendo en cuenta la cantidad de trabajo que requiere, es necesario mantener una comunicación y una organización continuas para que el sistema funcione. De lo contrario, se corre el riesgo de que el resultado sea que el trabajo habitual se vea afectado.
Problemas de mantenimiento
Incluso si implementa la gestión continua del rendimiento, no hay garantía de que funcione para usted. Debe revisar su sistema basándose en el método de prueba y error. Eso puede no ser fácil de hacer, teniendo en cuenta el tiempo que se tarda en observar resultados tangibles.
Si se llevan a cabo de forma aleatoria, las evaluaciones periódicas del rendimiento supondrán una carga tanto para los directivos como para los empleados. Los empleados pueden sentirse constantemente bajo escrutinio, lo que logrará el efecto contrario al deseado y dañará su autoestima. Los directivos también necesitarán suficiente compatibilidad, ya que desempeñan un rol crucial en este proceso y es probable que se sientan presionados. 😵
Problemas con los datos
Unas evaluaciones de rendimiento más frecuentes también implican más datos. A menos que cuente con un sistema de gestión de datos sólido, la gestión continua del rendimiento sobrecargará a sus gerentes con trabajo administrativo. Debido a ello, es posible que les resulte difícil extraer información significativa de los datos o mantenerse al día, lo que provocará retrasos en otras tareas. ⌛
Cómo implementar la gestión continua del rendimiento en 6 pasos
Pasar de las evaluaciones anuales de rendimiento a la gestión continua del rendimiento no es tarea fácil. Hemos dividido el proceso en seis pasos para ayudarle a prepararse:
Paso 1: Obtenga la aprobación
El primer paso para implementar la gestión continua del rendimiento es conseguir el apoyo de la alta dirección. La transición será un proceso que requerirá muchos recursos y la participación de todo el personal, por lo que es imprescindible contar con la seguridad del apoyo necesario. ✍️
Cuando presente este nuevo sistema, lista todas sus ventajas con respecto al antiguo. Haga hincapié en cómo la gestión continua del rendimiento puede beneficiar a la empresa y a sus ingresos.
Consejo profesional: utilice la plantilla de solicitud y aprobación de proyectos de ClickUp para planear su presentación, agilizar el proceso de aprobación y poner en marcha su proyecto rápidamente.
Paso 2: Defina los OKR
Una vez que haya recibido luz verde para la gestión continua del rendimiento, debe diseñar la estrategia operativa con las partes interesadas clave. Defina los objetivos y resultados clave (OKR) para que todos los participantes estén en la misma página y puedan realizar un seguimiento del progreso. Estos OKR serán el marco en el que basará todas sus decisiones futuras.
Una vez que haya acordado las metas generales, puede empezar a diseñar su sistema de gestión del rendimiento. Piense en la frecuencia con la que desea realizar ciclos de evaluación del rendimiento y en los criterios que puede utilizar teniendo en cuenta su sector específico. Si desea utilizar un software de evaluación del rendimiento, analice sus opciones para identificar el más adecuado.
Consejo profesional: ¿No sabe cómo empezar a elaborar estrategias? Utilice la plantilla del marco OKR de ClickUp para guiar el proceso y medir el intento correcto de sus esfuerzos de implementación.
Paso 3: Planificar, planificar, planificar
Para implementar un sistema complejo como la gestión continua del rendimiento, debe planear cada elemento a la perfección. Debe dividir el proceso en tareas manejables y determinar quién se adapta mejor a cada rol. También es importante establecer un cronograma realista pero rentable en aras de la responsabilidad. 📆
Puede aprovechar el amplio intervalo de funciones de gestión de proyectos y opciones de personalización de ClickUp para planear la transición. La estructura jerárquica de la plataforma le permite organizar toda la documentación y el trabajo para que todo sea fácilmente accesible. También puede modificar los permisos para garantizar la confidencialidad de los datos.
Cree tareas y subtareas, asígnelas y prográmelas con unos pocos clics. Con la vista «Carga de trabajo» de ClickUp, puede evaluar la capacidad y disponibilidad de cada participante. La vista «Gantt» de ClickUp le permite visualizar el cronograma de su proceso de implementación, así como las dependencias entre tareas.
Dentro de cada vista de tarea, puede añadir cualquier cosa que la persona asignada pueda encontrar útil al hacer trabajo en la tarea, como por ejemplo:
- Una descripción
- Listas de control
- Archivos
- Comentarios
ClickUp optimiza su flujo de trabajo y simplifica la gestión colaborativa entre equipos, reduciendo la necesidad de correos electrónicos y reuniones innecesarios.
Paso 4: Crear la documentación
La documentación es un elemento clave para ejecutar cualquier proyecto, y más aún uno tan complicado como la gestión continua del rendimiento. Una vez que haya acordado todos los detalles con las partes interesadas, registre toda la información. De este modo, si alguien tiene alguna pregunta o necesita refrescar sus conocimientos sobre el proceso de gestión del rendimiento, podrá volver a consultar la documentación en cualquier momento. 📃
Por ejemplo, puede crear un documento de procedimientos operativos estándar (POE) en el que se describan los puntos más importantes que los gerentes deben tener en cuenta al realizar las evaluaciones. También puede incluir normas de evaluación para toda la empresa y proporcionar instrucciones sobre cómo redactar y dar formato a los documentos de evaluación del rendimiento.
Puede hacer todo eso con ClickUp Docs, el editor de texto enriquecido de la plataforma. Vincule tareas, añada tarjetas e incruste marcadores en sus documentos. Gestione los permisos e invite a las partes interesadas a edición o aportar comentarios.
Paso 5: Informar y formar
La estrategia de gestión continua del rendimiento requiere mucha adaptación por parte de los directivos. Estos también son fundamentales para su éxito, por lo que debe diseñar un plan de formación integral. Forme a los directivos sobre cómo observar el comportamiento, qué herramientas utilizar y cómo asignar valoraciones de rendimiento basadas en las metas preestablecidas.
También debe informar a sus empleados sobre el próximo cambio. Explíqueles por qué es necesario y qué ventajas les reporta.
Provee compatibilidad a los gerentes y empleados antes, durante y después de la transición. 👐
Paso 6: Supervisar y revisar
A medida que sus gerentes implementan el nuevo sistema de gestión del rendimiento, supervise el proceso para garantizar el cumplimiento de los plazos y las metas.
Puede utilizar la vista de cronograma de ClickUp para realizar el seguimiento del rendimiento de cada miembro del equipo. Si desea obtener una visión general rápida del rendimiento de todos, cree un panel personalizado de ClickUp con las tarjetas y los informes que le resulten más relevantes.
También es importante analizar el nuevo proceso y optimizarlo sobre la marcha. Recopile comentarios en tiempo real de los gerentes y empleados y realice los cambios necesarios. Puede utilizar ClickUp Formularios para recopilar opiniones. La plataforma convertirá automáticamente las respuestas en tareas para ayudarle a llevarlas a cabo de manera oportuna.
Superar los obstáculos en la implementación de la gestión continua del rendimiento
Las empresas pueden encontrarse con muchos obstáculos a la hora de integrar la gestión continua del rendimiento en su flujo de trabajo. 🚧
Lea a continuación más información sobre ellos y sus soluciones típicas:
- Implementación inconsistente: Debe hacer el esfuerzo por garantizar que todos comprendan las complejidades del nuevo sistema de evaluación para que puedan aplicarlo de forma independiente. Puede hacerlo mediante una formación exhaustiva, documentación y supervisión
- Falta de comunicación: Los gerentes y los empleados deben saber cómo comunicarse para poder compartir opiniones sinceras y sacar el máximo partido a sus conversaciones. Los talleres, cursos y actividades de formación de equipos pueden ayudar en este sentido
- Comentarios de baja calidad: A veces, los prejuicios pueden influir en los comentarios y hacer que estos sean inexactos. Debe formar a sus gerentes para que los detecten y los eviten. Dependiendo de la naturaleza del trabajo, los comentarios pueden acabar siendo demasiado frecuentes y frívolos. Es importante identificar esas situaciones y adaptar su estrategia en consecuencia
- Retos tecnológicos: El software puede ser un salvavidas cuando se trata de la gestión continua del rendimiento, ya que le ayuda a manejar grandes volúmenes de datos. Sin embargo, puede resultar intimidante para los usuarios novatos. Debe formar a sus gerentes en el uso del software de gestión del rendimiento y asegurarse de que se integra bien con su infraestructura tecnológica existente
Perfeccione su sistema de gestión del rendimiento con ClickUp
La gestión continua del rendimiento se perfila como la alternativa menos estresante y más eficaz a las evaluaciones anuales del rendimiento. Con sus metas colaborativas a corto plazo, sus revisiones periódicas y sus frecuentes comentarios bidireccionales, fomenta el crecimiento profesional continuo y mejora el compromiso de los empleados.
Adoptar el sistema puede no ser una tarea sencilla, pero utilizar un software de gestión continua del rendimiento como ClickUp puede ayudarte a controlar todos los elementos y prepararte para el intento correcto. Regístrate en ClickUp y utilízalo para llevar a cabo cualquier proyecto, sin importar su tamaño. ⛵