El proceso de incorporación puede ser decisivo para el éxito de un nuevo empleado en su rol.
En su 2023 investigación la empresa de consultoría Korn Ferry realizó una encuesta entre los empleados que abandonaron su puesto de trabajo en un plazo de seis a doce meses. Como motivos de su decisión, los encuestados mencionaron factores como sentirse desconectados de la cultura de la empresa y una mala experiencia de incorporación.
La documentación de incorporación puede ayudarle a ser minucioso y transparente con sus nuevos empleados desde el primer día. Además de los formularios fiscales y los contratos de trabajo obligatorios, hay muchos otros documentos de incorporación útiles que conviene tener en cuenta. Si se preparan y organizan meticulosamente, pueden ayudar a los empleados a navegar por el nuevo entorno de trabajo sin esfuerzo. 🧭
En este artículo, hablaremos de los distintos tipos de documentos que deberías incluir en tu proceso de incorporación, desde formularios legales y fiscales hasta organigramas, manuales de procesos y acuerdos de confidencialidad. También presentaremos una plataforma integral de productividad y gestión de proyectos que hace que crear y organizar el papeleo de onboarding sea un paseo por el parque.
Importancia de los documentos de incorporación de empleados
Similar a incorporación de clientes la incorporación de un empleado es el proceso de asimilación de un nuevo empleado en una organización. Ayuda al empleado a prepararse para el trabajo y le introduce en la cultura de la empresa.
Un proceso fluido proceso de incorporación de empleados puede impulsar la motivación, la productividad y la satisfacción en el trabajo. Además, las empresas que cuentan con procesos de incorporación bien concebidos suelen tener tasas de rotación más bajas.
La documentación desempeña un rol crucial en el proceso de incorporación. Suele estar preparada por un recursos humanos (RRHH) especialista, gerente o propietario de la empresa.
Además de ser un requisito legal, los documentos de incorporación pueden hacer que la integración sea más eficaz. Ayudan al empleado a conocer la empresa y su rol de forma rápida y accesible, dándole compatibilidad durante y después del onboarding. 📃
Documentos de incorporación legales y fiscales
Los formularios legales deben ser los primeros de la lista de documentos de incorporación para los nuevos empleados. Complételos a los pocos días de la fecha de inicio del empleado para evitar problemas legales y multas.
Formulario fiscal W-4
El empleado debe completar un formulario federal de impuestos sobre la renta llamado W-4. Al hacerlo, especifica su estado de retención de impuestos, influyendo en contribuciones como la Seguridad Social y Medicare.
El formulario W-4 informa al Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre cuánto deducir de la nómina del empleado. También le permite saber cómo asignar la cantidad gravada. 💵
Revise el formulario W-4 más reciente antes de cada nómina para asegurarse de que coincide con las opciones del empleado. También debe conservar archivados todos los documentos fiscales de los empleados durante al menos cuatro años después de que venza o se pague la última suma de impuestos (lo que ocurra más tarde).
Formulario de impuestos W-4 del Estado
La mayoría de los estados cobran un impuesto sobre la renta. Los nueve siguientes también exigen que sus nuevos empleados rellenen un Certificado de Retención Estatal:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- Nuevo Hampshire
- Dakota del Sur
- Tennessee
- Texas
- Washington
- Wyoming
Formulario I-9 y documentación de elegibilidad para el trabajo
El formulario I-9 confirma la elegibilidad del nuevo empleado para trabajar en EE.UU., que depende de su ciudadanía, residencia, visado y estado de inmigración.
El empleado debe completar el formulario y devolvérselo en los tres días siguientes a su fecha de inicio.
Además, debe proporcionarle documentos de elegibilidad para el trabajo, tales como:
- Partida de nacimiento
- Pasaporte
- Tarjeta de residente
Revise el formulario y los documentos para ver si cumplen todos los requisitos. No es necesario que los presente, pero debe tenerlos archivados por si un funcionario de inmigración se los solicita.
Documentos de incorporación específicos de la empresa
Los siguientes documentos permiten a los nuevos empleados familiarizarse con las políticas, la cultura, la gente, los eventos y la marca de la empresa.
Manual del empleado
En manual del empleado sirve como enciclopedia de la información esencial de la empresa. Sea minucioso y utilice un lenguaje claro al crearlo, pero no abrume a los empleados con información.
Algunos de los elementos más comunes del manual del empleado son:
- Declaración de objetivos: Un buen manual del empleado ofrece a éste una visión general de la empresa, sus metas y valores
- Información laboral: Incluyehorarios de trabajopolíticas de tiempo libre y horas extraordinarias, políticas de despido y dimisión, y otros aspectos técnicos
- Políticas de seguridad: Analiza las prácticas de seguridad y los procedimientos de emergencia de la empresa
- Política de gestión de riesgos: Un manual del empleado explica cómo gestiona la empresa los accidentes laborales, las catástrofes medioambientales y otras incidencias
- Código de conducta en el lugar de trabajo: Proporciona directrices para el comportamiento en el lugar de trabajo, como el código de vestimenta o las políticas contra la discriminación y el acoso
- Información sobre la gestión del rendimiento: Analiza los criterios que utiliza la empresa para evaluar el rendimiento, laevaluación del rendimiento cronograma y los posibles resultados, es decir, promociones y medidas disciplinarias
Una vez que el empleado haya leído el manual, debe firmar el formulario de acuerdo. ✍️
Organigrama
Un gráfico de organización introduce al empleado en la estructura de la empresa. El gráfico debe presentar los nombres de los empleados, sus funciones y a quién rinden cuentas. Puede facilitar la comunicación interna y entre funciones. Si el nuevo empleado tiene una pregunta, sabrá a quién dirigirla mirando el gráfico. 👥
Directrices de la marca
Cada empresa tiene una forma única y coherente de representarse a sí misma. 🖼️
La documento de directrices de la marca instruye al nuevo empleado sobre la aplicación adecuada de logotipos, fuentes y esquemas de color aceptados y el tono de escritura que debe utilizar para los materiales de marketing o la comunicación externa.
Calendario de la empresa
Desde reuniones y plazos cruciales hasta vacaciones y eventos para fomentar el espíritu de equipo el calendario de la empresa informa al nuevo empleado de las actividades diarias. Les permite planificar con antelación y sincronizar su agenda personal con la de la empresa. 🗓️
Documentos de incorporación específicos del puesto
Utilice los documentos de incorporación que se enumeran a continuación para ayudar al empleado a prepararse para su nuevo rol.
Carta de oferta de trabajo y contrato laboral
Al final entrevista de trabajo puedes ofrecer la posición al candidato, pero debes hacer un seguimiento por escrito.
La carta de oferta de empleo resume la información sobre el rol del nuevo empleado, como el título del puesto, la fecha de inicio, las expectativas, la remuneración y los beneficios. El empleado debe leerla detenidamente y firmarla para aceptar oficialmente las condiciones. Contratos de trabajo suelen ser más detallados. Pueden incluir información sobre el horario de trabajo, las funciones, las políticas, la confidencialidad y las condiciones de rescisión. Son similares a los manuales del empleado, pero más concisos y específicos para el rol del empleado.
Manuales de procesos
Otro elemento crucial de su lista de control para la incorporación de empleados es el siguiente documentación del proceso .
Dependiendo de la naturaleza del rol, los manuales de procesos pueden parecer directrices generales o detalladas procedimientos operativos normalizados (POE) . Estos últimos son instrucciones paso a paso sobre cómo realizar procesos repetitivos y resolver problemas.
No se puede subestimar la importancia de estos documentos para los empleados. Con una documentación adecuada de los procesos, tanto los empleados nuevos como los existentes tienen una base de conocimientos a la que recurrir si tienen dudas. Puede reducir la necesidad de llamadas y reuniones, haciendo que el trabajo sea más centrado y eficiente.
Para los nuevos empleados, considere la posibilidad de elaborar por separado planes de formación . Estos documentos deben explicar qué puede esperar el empleado durante los primeros meses en su nuevo rol. También deben definir cómo pueden cambiar las funciones a medida que el empleado adquiere experiencia y los criterios para ascender a roles superiores. Aunque el nuevo empleado está en formación , ajústalos con la compatibilidad de un compañero o mentor. 👐
Documentos de nómina y prestaciones
Prepara estos documentos para permitir una compensación sin fisuras y fomentar la transparencia en torno a los beneficios.
Formulario de depósito directo
Si va a pagar al empleado ingresando los fondos directamente en su cuenta bancaria, tiene que rellenar un formulario de ingreso directo. Te permite recopilar la información que necesitas para procesar los pagos, como los datos de la cuenta bancaria del empleado y sus preferencias. 🏦
Asegúrate de recopilar estos datos mucho antes de la primera nómina para que pueda procesarse a tiempo.
Resumen de prestaciones
Aunque debes tener claros los beneficios que ofrece la empresa desde el principio, lo mejor es crear un documento que pueda servir como punto de referencia común. En este documento, incluya información como:
- Tiempo libre: Detalla las condiciones dela política de PTO de su empresa. Informa al empleado de qué días festivos tiene libres, de cuántos días de vacaciones pagadas dispone y de cómo solicitar tiempo libre
- Ley de Licencias Médicas y Familiares (FMLA, por sus siglas en inglés): Si la FMLA es de aplicación en su empresa, sus empleados pueden solicitar una licencia por asuntos médicos o familiares. La documentación de incorporación debe informarles de su derecho y de las condiciones del permiso. También debe conservar un registro de todas las solicitudes por si el Departamento de Trabajo se lo pide
- Seguro médico: Si su empresa ofrece seguro médico, debe facilitar al nuevo empleado documentación que explique sus condiciones
- 401(k) y otros planes de jubilación: El 401(k) es un plan de ahorro para la jubilación que ofrece ventajas fiscales específicas para el empleado y la empresa, por lo que es una opción habitual. Sea cual sea el plan de jubilación que ofrezca, debe describirlo en la documentación de incorporación
- Otras prestaciones: Algunas empresas ofrecen prestaciones adicionales, como un presupuesto para equipos tecnológicos o un fondo de desarrollo profesional. Si es su caso, explique detalladamente la prestación y facilite las cantidades exactas en la documentación de incorporación
Formularios y acuerdos varios
Dependiendo de las políticas de su empresa, puede que desee incluir estos documentos adicionales en el proceso de incorporación.
Formulario de contacto en caso de emergencia
El formulario de contacto de emergencia es indispensable en la estrategia de gestión de riesgos de cualquier empresa. Indica a quién hay que dirigirse en caso de incidencia. El formulario es especialmente importante si el trabajo del empleado implica actividades potencialmente peligrosas.
Pida al nuevo empleado que nombre al menos a dos personas en el formulario e incluya sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Acuerdo de confidencialidad (NDA)
Si su empresa maneja información confidencial, debe preparar un acuerdo de confidencialidad (NDA) ya sea incorporación de clientes o empleados.
Al firmar este documento, el empleado se compromete a salvaguardar los datos sensibles con los que trabaja. Si se incumple el acuerdo de confidencialidad, la empresa puede emprender acciones legales. 🔏
Contrato de no competencia
Un acuerdo de no competencia firmado impide al empleado participar en actividades que puedan obstaculizar la ventaja competitiva de la empresa durante un determinado periodo una vez finalizado su empleo. Estas actividades pueden incluir trabajar para un competidor o crear una empresa competidora.
El acuerdo o cláusula de no competencia es crucial cuando la empresa ha desarrollado conocimientos, relaciones o tecnología patentados. Garantiza que el empleado no pueda utilizar su experiencia en la empresa en beneficio de un competidor.
Política de pruebas de drogas y verificación de antecedentes
Si el puesto requiere pruebas de drogas o comprobaciones de antecedentes penales, incluya una descripción detallada de los requisitos en la documentación de incorporación. Una vez que el empleado presente los registros o los resultados de las pruebas, téngalos a mano en caso de futuras revisiones de cumplimiento. Asegúrese de que el acceso a estos datos sensibles está restringido.
Documento de consentimiento del empleado
Un documento de consentimiento del empleado puede tener muchas aplicaciones. Garantiza que el empleado comprende y acepta una acción específica, como por ejemplo:
- Recogida y uso de información personal
- Participación en programas de formación o desarrollo
- Comprobación de antecedentes y pruebas de drogas
- Control de las comunicaciones
- Cambios en el contrato de trabajo
Creación y organización de documentos de incorporación
Aunque su documentación debe ser exhaustiva, no debe abrumar al nuevo empleado. Por eso es esencial crear un plan para introducir la documentación de incorporación gradualmente, cumpliendo al mismo tiempo la normativa.
Por ejemplo, la sección dos del formulario I-9 debe estar completada al final del tercer día de trabajo, por lo que debe ser una de sus principales prioridades. Por otro lado, el Calendario de la empresa no es un requisito legal ni es crucial para el proceso de integración del empleado, así que puedes ponerte a ello semanas después del día de inicio.
A la hora de preparar, distribuir y organizar la documentación, una herramienta de productividad adecuada puede ser un salvavidas. Puede ser cualquier cosa, desde un sistema de gestión de recursos humanos (SGRH) y
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a un software software de gestión de proyectos como ClickUp . 🛠️
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Craft engaging documents efficiently
Utilice la versátil herramienta de edición y formato de texto de ClickUp para crear sus documentos Documentos de ClickUp le permite crear atractivos manuales, wikis y otros documentos con fines de incorporación. Funciona como un editor de texto estándar, pero dispone de numerosas opciones de formato. Puede añadir los siguientes elementos para que su texto resulte más atractivo:
- Marcadores
- Tablas
- Tira de códigos de color
- Botones
- Tabla de contenidos
Cuando su texto esté listo, envíelo a otras personas para que lo revisen. Crea un enlace compartible, ajustando los permisos para los distintos niveles de acceso. Tú y tus compañeros de equipo podréis editar el documento en colaboración y en tiempo real.
Ajuste sus resultados para obtener mejores contenidos con mayor rapidez gracias a la función de reprompting de ClickUp AI
¿Está bloqueado? Aproveche el poder de ClickUp AI clickUp IA, un práctico asistente de escritura con IA. Puede darte ideas, ayudarte a redactar documentos más rápido y garantizar que sean profesionales y estén organizados.
Organiza documentos a la perfección
Gestione toda la documentación y el trabajo dentro de su empresa Espacio de trabajo
El proceso de incorporación conlleva mucho papeleo. Puede hacerlo más manejable con Jerarquía de proyectos de ClickUp , creación de una base de datos estructurada y escalable.
Añada un entorno de trabajo de la empresa, divídalo en espacios dedicados para diferentes departamentos o equipos y ajuste los permisos para cada uno.
Convierta documentos en Tareas, asígnelos y prográmelos, y proporcione toda la información relevante en la descripción
Convierta documentos en Tareas y Subtareas. Organícelas en Listas y Carpetas para diferentes proyectos, títulos de trabajo, regiones geográficas y otros factores relevantes. Puede asignar y programar tareas, así como añadir descripciones, estados, etiquetas de prioridad, listas de control y comentarios.
Con una base de conocimientos tan completa pero organizada, tus nuevos empleados podrán acceder rápidamente a cualquier información. No tendrán ninguna duda sobre lo que tienen que hacer, cuándo hacerlo y cómo hacerlo.
Planifique y haga un seguimiento de todo el proceso de contratación
Con Funciones de gestión de tareas de ClickUp puede planificar y auditar la mayoría de los procesos de RRHH. ClickUp puede ser su base de datos de candidatos y empleados, permitiéndole capturar cualquier información o documento en unos pocos clics. 🖱️
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En Plantilla de lista de control de ClickUp Onboarding puede ser un simple recordatorio de la documentación crucial que debe recopilar y distribuir. Otras plantillas más generales son las siguientes Plantilla de incorporación de empleados de ClickUp y la plantilla Plantilla de incorporación de nuevos empleados de ClickUp . Siéntase libre de personalizarlos a las necesidades de su empresa. 💖
Gestione los documentos y procesos de incorporación sin esfuerzo con ClickUp
Los documentos de incorporación son una parte crucial de la orientación de los empleados. Cuando su documentación esté ordenada, el resto del proceso de contratación e incorporación se desarrollará sin problemas. Garantizará el cumplimiento de la ley y ofrecerá a los nuevos empleados una única fuente de información a la que recurrir en caso de duda, lo que evitará malentendidos y fomentará la transparencia.
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