El proceso de incorporación puede determinar el éxito o el fracaso de un nuevo empleado en su rol.
En su estudio de 2023, la consultora Korn Ferry realizó una encuesta entre empleados que habían dejado su trabajo en un plazo de seis a doce meses. Como motivos de su decisión, los encuestados mencionaron factores como la falta de conexión con la cultura de la empresa y una mala experiencia de incorporación.
La documentación de incorporación puede ayudarle a ser minucioso y transparente con sus nuevos empleados desde el primer día. Además de los formularios fiscales obligatorios y los contratos de trabajo, hay muchos otros documentos de incorporación útiles que debe tener en cuenta. Si se preparan y organizan meticulosamente, pueden ayudar a los empleados a adaptarse al nuevo entorno de trabajo sin esfuerzo. 🧭
En este artículo, analizaremos los distintos tipos de documentos que debe incluir en su proceso de incorporación, desde formularios legales y fiscales hasta organigramas, manuales de procesos y acuerdos de confidencialidad. También le presentaremos una plataforma integral de productividad y gestión de proyectos que hace que crear y organizar la documentación de incorporación sea pan comido.
Importancia de los documentos de incorporación de los empleados
Al igual que la incorporación de clientes, la incorporación de empleados es el proceso de asimilación de un nuevo empleado en una organización. Ayuda al empleado a prepararse para el trabajo y le introduce en la cultura de la empresa.
Un proceso de incorporación de empleados fluido puede impulsar la motivación, la productividad y la satisfacción laboral. Además, las empresas que cuentan con procesos de incorporación bien diseñados suelen tener tasas de rotación más bajas.
La documentación desempeña un rol crucial en el proceso de incorporación. Por lo general, la prepara un especialista en recursos humanos (RR. HH.), un gerente o el propietario de la empresa.
Además de ser un requisito legal, los documentos de incorporación pueden hacer que la integración sea más eficiente. Ayudan al empleado a conocer la empresa y su rol de forma rápida y accesible, y le apoyan durante y después de la incorporación. 📃
Documentos legales y fiscales para la incorporación
Los formularios legales deben ser lo primero en su lista de documentos de incorporación para los nuevos empleados. Completelos en los días siguientes a la fecha de inicio del empleado para evitar problemas legales y multas.
Formulario fiscal W-4
El empleado debe completar un formulario federal de impuestos sobre la renta denominado W-4. Al hacerlo, especifica su estado fiscal en materia de retenciones, lo que influye en las cotizaciones a la Seguridad Social y a Medicare.
El formulario W-4 informa al Servicio de Impuestos Internos (IRS) sobre la cantidad que debe deducirse del sueldo del empleado. También le permite saber cómo asignar el importe gravado. 💵
Revise el formulario W-4 más reciente antes de cada nómina para asegurarse de que se ajusta a las elecciones del empleado. También debe conservar todos los documentos fiscales de los empleados en sus archivos durante al menos cuatro años después de la fecha de vencimiento o pago del último impuesto (lo que ocurra más tarde).
Formulario fiscal estatal W-4
La mayoría de los estados gravan el impuesto sobre la renta. Los nueve siguientes también exigen a sus nuevos empleados que rellenen un certificado de retención estatal:
- Alaska
- Florida
- Nevada
- New Hampshire
- Dakota del Sur
- Tennessee
- Texas
- Washington
- Wyoming
Formulario I-9 y documentación de elegibilidad para el trabajo
El formulario I-9 confirma la elegibilidad del nuevo empleado para trabajar en los EE. UU. , lo cual depende de su ciudadanía, residencia, visado y estado migratorio.
El empleado debe completar el formulario y devolvérselo en un plazo de tres días a partir de su fecha de inicio.
Además, deben proporcionarle documentos que acrediten su elegibilidad para trabajar en el trabajo, tales como:
- Certificado de nacimiento
- Pasaporte
- Tarjeta de residencia
Revise el formulario y los documentos para comprobar que cumplen todos los requisitos. No es necesario que los presente, pero debe conservarlos en sus archivos por si un funcionario de inmigración los solicita.
Documentos específicos de la empresa para la incorporación
Los siguientes documentos permiten a los nuevos empleados familiarizarse con las políticas, la cultura, el personal, los eventos y la marca de la empresa.
Manual del empleado
El manual del empleado sirve como enciclopedia de información esencial sobre la empresa. Sea minucioso y utilice un lenguaje claro al crearlo, pero no abrume a los empleados con demasiada información.
Algunos de los elementos más comunes del manual del empleado son:
- Declaración de misión: un buen manual del empleado ofrece al empleado una panorámica de la empresa, sus metas y sus valores.
- Información laboral: incluye horarios de trabajo, políticas de permisos y horas extras, políticas de despido y renuncia, y otros aspectos técnicos.
- Políticas de seguridad: analiza las prácticas de seguridad y los procedimientos de emergencia de la empresa.
- Política de gestión de riesgos: un manual para empleados explica cómo gestiona la empresa los accidentes laborales, los desastres medioambientales y otras incidencias.
- Código de conducta en el lugar de trabajo: proporciona directrices sobre el comportamiento en el lugar de trabajo, como el código de vestimenta o las políticas contra la discriminación y el acoso.
- Información sobre la gestión del rendimiento: Analiza los criterios que utiliza la empresa para evaluar el rendimiento, el cronograma de revisión del rendimiento y los posibles resultados, es decir, promociones y medidas disciplinarias.
Una vez que el empleado haya leído el manual, deberá firmar el formulario de acuerdo. ✍️
Organigrama gráfico
Un gráfico presenta al empleado la estructura de la empresa. El gráfico debe incluir los nombres de los empleados, sus funciones y a quién reportan. Puede facilitar la comunicación interna y entre departamentos. Si el nuevo empleado tiene alguna pregunta, sabrá a quién dirigirse con solo mirar el gráfico. 👥
Directrices de marca
Cada empresa tiene una forma única y coherente de representarse a sí misma. 🖼️
El documento de directrices de marca instruye al nuevo empleado sobre la aplicación adecuada de logotipos, fuentes y combinaciones de colores aceptadas, y el tono de redacción que debe utilizar en los materiales de marketing o en la comunicación externa.
Calendario de la empresa
Desde reuniones y plazos importantes hasta vacaciones y eventos de team building, el calendario de la empresa permite al nuevo empleado conocer las actividades diarias. Le permite planificar con antelación y sincronizar su agenda personal con la de la empresa. 🗓️
Documentos de incorporación específicos para cada puesto
Utilice la documentación de incorporación que se indica a continuación para ayudar al empleado a prepararse para su nuevo rol.
Carta de oferta de trabajo y contrato de trabajo
En la entrevista de trabajo final, puede ofrecer la posición al candidato, pero debe confirmarla por escrito.
La carta de oferta de empleo describe la información sobre el rol del nuevo empleado, como el título, la fecha de inicio, las expectativas, la remuneración y las prestaciones. El empleado debe leerla atentamente y firmarla para aceptar oficialmente los términos.
Los contratos de los empleados suelen ser más detallados. Pueden incluir información sobre el horario de trabajo, las funciones, las políticas, la confidencialidad y las condiciones de rescisión. Son similares a los manuales de los empleados, pero son más concisos y específicos para el rol del empleado.
Manuales de procesos
Otro elemento crucial en su lista de control para la incorporación de empleados es la documentación del proceso.
Dependiendo de la naturaleza del rol, los manuales de procesos pueden ser directrices generales o POE detallados. Estos últimos son instrucciones paso a paso sobre cómo realizar procesos repetitivos y resolver problemas.
No se puede subestimar la importancia de estos documentos de los empleados. Con una documentación adecuada de los procesos, tanto los empleados nuevos como los ya existentes disponen de una base de conocimientos a la que pueden recurrir si tienen alguna duda. Esto puede reducir la necesidad de llamadas y reuniones, lo que hace que el trabajo sea más centrado y eficiente.
Para los nuevos empleados, considere la posibilidad de elaborar planes de formación independientes. Estos documentos deben explicar lo que el empleado puede esperar durante los primeros meses en su nuevo rol. También deben definir cómo pueden cambiar las funciones a medida que el empleado adquiere experiencia y los criterios para ascender a roles más altos. Mientras el nuevo empleado está en formación, proporciónele el soporte de un compañero o mentor. 👐
Documentos relacionados con las nóminas y las prestaciones
Prepare estos documentos para permitir una compensación fluida y fomentar la transparencia en torno a los beneficios.
Formulario de depósito directo
Si va a pagar al empleado mediante un ingreso directo en su cuenta bancaria, este deberá rellenar un formulario de ingreso directo. Este formulario le permite recopilar la información necesaria para procesar los pagos, como los datos de la cuenta bancaria del empleado y sus preferencias. 🏦
Asegúrese de recopilar estos datos con suficiente antelación antes del primer pago para que puedan procesarse a tiempo.
Resumen de prestaciones
Aunque debe dejar claras las ventajas que ofrece la empresa desde el principio, lo mejor es crear un documento que sirva como punto de referencia común. En este documento, incluya información como:
- Tiempo libre: Detalle los términos de la política de vacaciones pagadas de su empresa. Informe al empleado de los días festivos que tiene libres, de cuántos días de vacaciones pagadas dispone y de cómo solicitar tiempo libre.
- Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA): Si la FMLA se aplica a usted, sus empleados pueden solicitar una licencia cuando tengan que ocuparse de asuntos médicos o familiares. La documentación de incorporación debe informarles sobre su elegibilidad y las condiciones de la licencia. También debe mantener registros de todas las solicitudes por si el Departamento de Trabajo los solicita.
- Seguro médico: si su empresa ofrece seguro médico, debe proporcionar al nuevo empleado la documentación que explique sus condiciones.
- 401(k) y otros planes de jubilación: 401(k) es un plan de ahorro para la jubilación que ofrece ventajas fiscales específicas para el empleado y el empleador, por lo que es una opción muy habitual. Sea cual sea el plan de jubilación que ofrezca, debe describirlo en la documentación de incorporación.
- Otras prestaciones: Algunas empresas ofrecen prestaciones adicionales, como un presupuesto para equipamiento tecnológico o un fondo para el desarrollo profesional. Si ese es su caso, explique la prestación en detalle y facilite las cantidades exactas en la documentación de incorporación.
Formularios y acuerdos varios
Dependiendo de las políticas de su empresa, es posible que desee incluir estos documentos adicionales en el proceso de incorporación.
Formulario de contacto de emergencia
El formulario de contacto de emergencia es indispensable para la estrategia de gestión de riesgos de cualquier empresa. Le indica a quién debe contactar en caso de incidencia. El formulario es especialmente importante si el trabajo del empleado implica actividades potencialmente peligrosas.
Pida al nuevo empleado que indique al menos dos personas en el formulario e incluya sus números de teléfono y direcciones de correo electrónico.
Acuerdo de confidencialidad (NDA)
Si su empresa maneja información confidencial, debe preparar un acuerdo de confidencialidad (NDA), tanto si se trata de la incorporación de clientes como de empleados.
Al firmar este documento, el empleado confirma que protegerá los datos confidenciales con los que trabaja. Si se incumple el acuerdo de confidencialidad, la empresa puede emprender acciones legales. 🔏
Contrato de acuerdo de no competencia
Un acuerdo de no competencia firmado impide que el empleado participe en actividades que puedan obstaculizar la ventaja competitiva de la empresa durante un determinado periodo de tiempo tras la finalización de su relación laboral. Dichas actividades pueden incluir trabajar para un competidor o iniciar una empresa competidora.
El acuerdo o cláusula de no competencia es fundamental cuando la empresa ha desarrollado conocimientos, relaciones o tecnología propios. Garantiza que el empleado no pueda utilizar su experiencia en la empresa en beneficio de un competidor.
Política de pruebas de detección de drogas y verificación de antecedentes
Si el puesto requiere pruebas de detección de drogas o verificación de antecedentes penales, incluya una descripción detallada de los requisitos en la documentación de incorporación. Una vez que el empleado envíe los registros o los resultados de las pruebas, guárdelos a mano por si se producen futuras revisiones de cumplimiento. Asegúrese de que el acceso a estos datos confidenciales esté restringido.
Documento de consentimiento del empleado
Un documento de consentimiento del empleado puede tener muchas aplicaciones. Garantiza que el empleado comprende y acepta una acción específica, como por ejemplo:
- Recopilación y uso de información personal
- Participación en programas de formación o desarrollo
- Verificación de antecedentes y pruebas de detección de drogas
- Supervisión de las comunicaciones
- Cambios en el contrato de trabajo
Creación y organización de documentos de incorporación
Aunque la documentación debe ser exhaustiva, no debe abrumar al nuevo empleado. Por eso es fundamental crear un plan para introducir gradualmente la documentación de incorporación, cumpliendo al mismo tiempo con la normativa.
Por ejemplo, la sección dos del formulario I-9 debe completarse antes de que finalice el tercer día de empleo, por lo que debe ser una de sus principales prioridades. Por otro lado, el calendario de la empresa no es un requisito legal ni es crucial para el proceso de integración del empleado, por lo que puede ocuparse de ello semanas después del día de inicio.
A la hora de preparar, distribuir y organizar la documentación, una herramienta de productividad adecuada puede ser de gran ayuda. Puede ser cualquier cosa, desde un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS) y un software de incorporación hasta un software de gestión de proyectos todo en uno como ClickUp. 🛠️
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Elabore documentos atractivos de forma eficiente.
ClickUp Docs le permite crear manuales, wikis y otros documentos atractivos para la incorporación de nuevos empleados. Funciona como un editor de texto estándar, pero cuenta con numerosas opciones de formato. Puede añadir los siguientes elementos para que su texto resulte más atractivo:
- Marcadores
- Tablas
- Tiras codificadas por colores
- Botones
- Índice de contenido
Una vez que el texto esté listo, envíelo a otras personas para que lo revisen. Cree un enlace compartible y ajuste los permisos para los diferentes niveles de acceso. Usted y sus compañeros de equipo pueden realizar la edición del documento de forma colaborativa en tiempo real.
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Organice los documentos a la perfección.
La incorporación conlleva una gran cantidad de papeleo. Puede hacerlo más manejable con la jerarquía de proyectos de ClickUp, creando una base de datos estructurada y escalable.
Añada un entorno de trabajo para la empresa, divídalo en espacios específicos para los diferentes departamentos o equipos y ajuste los permisos para cada uno de ellos.
Convierta los documentos en tareas y subtareas. Organícelos en listas y carpetas para diferentes proyectos, títulos de trabajo, regiones geográficas y otros factores relevantes. Puede asignar y programar tareas, así como añadir descripciones, estados, etiquetas de prioridad, listas de control y comentarios.
Con una base de conocimientos tan completa y organizada, sus nuevos empleados podrán acceder rápidamente a cualquier información. No tendrán ninguna duda sobre lo que tienen pendiente, cuándo hacerlo y cómo hacerlo.
Planifique y realice el seguimiento de todo el proceso de contratación.
Con las funciones de gestión de tareas de ClickUp, puede planificar y auditar la mayoría de los procesos de RR. HH.. ClickUp puede ser su base de datos de candidatos y empleados, lo que le permite capturar cualquier información o documento con solo unos clics. 🖱️
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La plantilla de lista de control para la incorporación de ClickUp puede ser un simple recordatorio de la documentación crucial que debe recopilar y distribuir. Otras plantillas más generales son la plantilla para la incorporación de empleados de ClickUp y la plantilla para la incorporación de nuevos empleados de ClickUp. No dude en personalizarlas según las necesidades de su empresa. 💖
Gestione los documentos y procesos de incorporación sin esfuerzo con ClickUp.
Los documentos de incorporación son una parte crucial de la orientación de los empleados. Cuando tenga la documentación en orden, el resto del proceso de contratación e incorporación encajará en su sitio. Garantizará el cumplimiento de la ley y proporcionará a los nuevos empleados una única fuente de información a la que acudir cuando tengan dudas, lo que evitará malentendidos y fomentará la transparencia.
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