Imagina un equipo de fútbol que sale al campo a jugar sin visión. Desde pases equivocados hasta posiciones erróneas, siguen cometiendo errores hasta que acaban perdiendo.
¿Se da cuenta del problema? Falta de preparación (o quizá simplemente no es su día).
En cualquier caso, un PI o Plan de incremento de programa no es diferente. Estos eventos son como reuniones de equipo, en las que los miembros se reúnen para debatir los atrasos, evaluar la preparación de la organización y planificar acciones futuras. Planificación de la IP permite que varios departamentos de una organización se coordinen y compartan una misma visión del intento correcto, al igual que los jugadores de fútbol bien preparados saben con precisión cuándo atacar o defender.
Para cualquier equipo de desarrollo de productos, hacer bien su sesión de planificación de la IP es la mitad de la batalla ganada. Pendiente de hacerlo conduce a problemas de comunicación la falta de trabajo en equipo y la incomprensión de las necesidades de usuarios y clientes.
En esta guía, hemos simplificado el proceso de planificación de la IP para usted: repasaremos cómo puede correlacionar objetivos, abordar retos y utilizar las buenas prácticas del sector para sobresalir en cada reunión
¿Qué es un evento de planificación de IP y qué equipos lo necesitan?
A parte del SAFe (Scaled Agile Framework), PI o planificación por incrementos del proyecto es un evento estándar del equipo que se celebra a intervalos fijos, normalmente de 8 a 12 semanas.
Ayuda a los equipos dentro del marco ágil a colaborar con las partes interesadas y acordar o votar sobre el seguimiento de ciertos principios para los resultados esperados. Una vez acordados, todos los miembros del equipo del Tren de Lanzamiento Ágil (ART) pueden garantizar que se lance a tiempo un producto o servicio mejorado.
La visión, los objetivos y los resultados alcanzados durante una sesión son temporales y propensos a modificaciones en la siguiente reunión de planificación del incremento del programa.
¿Todos los equipos ágiles necesitan un plan de IP?
En un contexto de empresa, es bueno notar que la planificación de IP funciona mejor para organizaciones a gran escala y equipos híbridos donde la coordinación de grupos más grandes puede resultar difícil. Mientras que los reuniones de sprint y retrospectivas son adecuadas para equipos pequeños, en sesiones extensas con muchos participantes será mejor seguir un proceso de planificación de IP establecido.
La idea es ayudar a los empleados y a las partes interesadas a estar en la misma página. ¿Cómo? Pues los miembros presentes en este evento construyen una hoja de ruta colectivamente. Es algo que los equipos acuerdan, lo que sienta las bases para futuros procesos sin conflictos.
Algunos equipos pueden planificar una ceremonia de planificación de la IP para reflexionar sobre la actual procesos de toma de decisiones identificar las ineficiencias y sacar a la luz cualquier retroalimentación. Estos eventos también son compatibles con los debates sobre los retos existentes y potenciales para el progreso general de un proyecto.
¿Quiénes son los participantes en la planificación de la IP?
Técnicamente, un evento de planificación de PI requiere la asistencia de todas las partes interesadas y equipos de un Tren de Lanzamiento Ágil. La siguiente tabla le dará una idea aproximada de los roles de los participantes principales:
Algunos equipos crean un Tablero de programa designado con asesores y arquitectos de soluciones que ayudan a ajustar los objetivos de PI y definir dependencias funcionales .
Bonus: ¿Necesita un diseño rápido para gestionar sus reuniones ágiles? Comience fácilmente con el Plantilla de planificación ClickUp PI ¡! Ofrece una vista completa de todos los atrasos, riesgos del programa y cargas de trabajo, por lo que es justo lo que necesitan los equipos para organizar, seguir y ajustar de forma coherente las metas para cada ceremonia de planificación de IP.
Estructure los procesos de sus reuniones, asigne los recursos de forma eficaz y planifique con antelación una ejecución correcta con esta plantilla de planificación PI
Fase de planificación previa a la IP: cómo preparar un evento con éxito
Puede que la planificación del PI no sea la sesión más sencilla para las empresas que aún son nuevas en este concepto. Incluso los equipos ágiles bastante experimentados necesitan tiempo para preparar y organizar todos los materiales para la reunión de incremento del programa.
Una buena estrategia es hacer una lista de control de todos los componentes a tener en cuenta al iniciar la preparación de su plan de IP. Aquí tienes cinco consejos que pueden ayudarte:
- Lista de partes interesadas: No se olvide nunca de las personas que apoyan la visión a largo plazo de su marca. Asegúrese de tener una lista de todas las partes interesadas a las que debe informar antes de la reuniónpruebe estas plantillas para correlacionar a las partes interesadas en busca de compatibilidad2. Material y backlogs: Depende de la fase en la que se encuentre su proyecto.Añada sólo contenido importante como hojas de ruta para el futuro y listas de backlogs del evento de planificación de IP anterior
- Ubicación: Para las reuniones de planificación de IP en persona, organízalas en un espacio donde la gente pueda moverse libremente. De este modo, no tendrán que estar sentados en sillas todo el tiempo
- Software: La mejor manera de preparar una sesión de planificación de IP con éxito es utilizar un programa de reunión osoftware de gestión de proyectos (comoClickUp). Estos productos están diseñados para ayudar a los equipos de desarrollo a planificar y gestionar su producto de forma eficaz
- Agenda estándar: A nadie le gusta ir a una reunión completamente a ciegas. A bordooradores que puedan transmitir la agenda de planificación de la IP de forma elocuente y fomentar el trabajo en equipo al mismo tiempo
Desafíos comunes a tener en cuenta durante los eventos de planificación de IP
Aparte de la lista de control anterior, los equipos ágiles también deben centrarse en abordar los problemas habituales que surgen antes de organizar una sesión de planificación de la IP, especialmente si tienen miembros del equipo a distancia.
Exploremos los tres principales retos que plantea la planificación de la IP:
Falta de compromiso
El duración media de la atención humana es de sólo 8,25 segundos, por lo que debe intentar mantener la atención de todos los participantes durante toda la sesión.
Si sigue leyendo largos párrafos de un guión, no le servirá de nada, pero mantener una conversación cara a cara sí. Además, intenta incorporar más colaboración en tiempo real herramientas en tus sesiones. Puedes utilizar pizarras digitales que permitan a todos los asistentes a la reunión aportar ideas y sentirse escuchados.
ClickUp Pizarras es su hub visual centralizado para convertir de forma colaborativa las ideas del equipo en acciones coordinadas
Celebrar demasiadas sesiones de planificación de IP seguidas puede agotar a los empleados. Así que, antes de su próxima sesión de planificación de IP, elabore un plan óptimo para cada una de ellas cadencia de reuniones para aprovechar al máximo el tiempo de todos.
Problemas de zona horaria
Para los lugares de trabajo globales y los equipos distribuidos, organizar una reunión con todos los miembros del equipo a una hora estipulada puede ser una pesadilla. Además de las diferencias entre zonas horarias, organizar estos eventos sin una herramienta de programación adecuada puede empeorar aún más las cosas.
Puedes intentar dividir cada sesión de planificación de la IP en horas más cortas y alargarla un par de días para asegurarte de que todo el mundo pueda asistir a todo el evento. Considere la posibilidad de invertir en un buen software de programación y la aplicación de estrategias de comunicación planificar estas sesiones con suficiente antelación.
Comunicación inadecuada
Un problema común con el que te puedes encontrar a menudo es que el propietario o gestor del producto no exponga claramente los problemas actuales, las demandas o los resultados esperados, todo ello mientras pide funciones más directas. 🤷
Por ejemplo, si un equipo de programadores gestiona unas 20 líneas de código al mes, debe asegurarse de que el trabajo es valioso para la visión a largo plazo de la empresa.
Un enfoque inteligente aquí es poner a los clientes en primer lugar en este escenario. Observe el producto desde el punto de vista del usuario durante este proceso y mencione los puntos que le aportan un valor adicional y que pueden empujar a los clientes a comprarlo frente a las ofertas de la competencia.
6 pasos para celebrar siempre con éxito sesiones de planificación de la IP
Descubramos ahora los pasos para llevar a cabo sesiones significativas de planificación de IP y de trabajo en equipo. Demostraremos algunos de ellos Suite ágil de ClickUp funciones para ayudarle a entender mejor cómo implementar cada paso. 🌻
Paso 1: Correlacionar las metas y objetivos de la planificación de la IP
Como ya se ha mencionado, unos objetivos de IP claros y comprometidos son esenciales desde el principio. Añada cualquier meta importante que su equipo deba cubrir en la reunión. Sin ajustar metas su sesión no tendrá contexto para crear una hoja de ruta.
Aquí es donde Metas de ClickUp es muy útil Le permite empezar a crear metas de planificación de IP o de sprints futuros y clasificarlas en carpetas. Puede visualizar el progreso de cada meta a medida que avanza la reunión.
Establezca metas cuantificables para tareas y proyectos con progresión automática para alcanzar objetivos de forma más eficaz con cronogramas definidos y objetivos cuantificables
Vincule metas a sus tareas para un mejor control. De este modo, ClickUp reflejará automáticamente el progreso de las metas a medida que vaya completando las tareas enlazadas. Siéntase libre de establecer distintos tipos de objetivos, como métricas numéricas, condicionales y porcentuales.
Facilite los preparativos para la planificación previa a la IP añadiendo descripciones a cada meta e indicando a su equipo para qué deben crear materiales.
¿Todavía le parece demasiado trabajo? Pruebe a utilizar la plantilla de Metas SMART de ClickUp ¡para subirse al tren del ajuste de metas al instante!
Paso 2: Visualice cómo idea su equipo
Después de aclarar tus metas, el siguiente paso es idear con tu equipo ágil. Los equipos utilizan pizarras para fijar notas adhesivas con ideas en un ajuste físico. Pero también se pueden hacer muchas cosas en un tablero digital
Con la pizarra Pizarras ClickUp en ClickUp, los equipos pueden dar rienda suelta a su creatividad en un espacio infinito. Cada participante dispone de un cursor y una barra de herramientas para lanzar ideas, proponer planes de acción y resaltar funciones prioritarias. 🦋
Colabore visualmente con los miembros del equipo dentro de las Pizarras de ClickUp para realizar lluvias de ideas y convertirlas en elementos viables
Si sus flujos de trabajo propuestos para el siguiente incremento son demasiado complejos, pase a Mapas mentales de ClickUp y crear un mapa del proceso paso a paso trazando conexiones (a internet) entre varios nodos.
Para visualizar mejor los flujos de trabajo individuales, utilice Vista Tablero Kanban de ClickUp para ver el progreso de las tareas a través de las fases de progreso. Si te enfrentas a múltiples riesgos y dependencias, correlaciona una solución utilizando Vista del (diagrama de) Gantt de ClickUp e identificar las dependencias entre equipos para completar el siguiente ciclo de incrementos.
Paso 3: Establezca hitos realistas
No se limite a dar a su equipo instrucciones anodinas como Start y End. Asegúrese de que la preparación de su plan de PI tiene hitos realistas que la gente pueda completar. Una buena forma de hacerlo es utilizar Hitos ClickUp que te permiten destacar cualquier logro importante.
Visualice los hitos del proyecto con la vista Gantt en ClickUp
Los hitos ayudan a motivar al equipo mostrándole el valor de sus resultados. Ayudan a los responsables de equipos ágiles a asignar recursos a las distintas tareas y a realizar estimaciones precisas para la revisión final del plan. Esto también le permite revisar y detectar cualquier cambio inmediatamente en lugar de descubrirlo en el último momento.
Paso 4: Definir los roles de cada miembro y elaborar planes para imprevistos
Asegúrese siempre de que los equipos de desarrollo son conscientes de su rol en la preparación de la siguiente sesión de planificación de la IP. No servirá de mucho si las cosas se tuercen y la gente pregunta qué se supone que deben hacer cada día. Lo mismo cabe decir de los eventos imprevistos en los que el equipo está desorganizado por falta de un plan de contingencias.
Una vez que hayas creado una lista de tareas en tu evento de planificación de la IP, asigna rótulos y haz que todo el mundo sepa de qué es responsable. Incluso puedes intentar priorizar las tareas para abordar antes las actualizaciones de las funciones más importantes.
Ajuste rápidamente la prioridad de una tarea para comunicar qué es lo que necesita atención primero
Utilice Prioridades de tareas dentro de ClickUp y defina sus tareas con uno de los cuatro rótulos codificados por colores: Urgente, Alta, Normal y Baja. Puede planificar y ajustar estos rótulos de antemano para mejorar la visibilidad del tiempo de respuesta de un equipo para cada tarea.
Definir los roles del equipo es igualmente importante para que el flujo de conocimientos y la toma de decisiones sean adecuados una vez que comience el incremento de trabajo. ClickUp dispone de varios plantillas de roles y responsabilidades para ayudarle. Puede probar las plantillas Plantilla de matriz RACI de ClickUp para definir roles basados en estos cuatro elementos: Rresponsable, Aresponsable, Cconsultado y Iindividual.
Utilice la plantilla de la matriz RACI de ClickUp para definir los roles de los miembros de su plantilla en las diferentes tareas y actividades
Paso 5: Establecer canales de comunicación claros y abiertos
Además de las reuniones, a los equipos les resulta difícil mantener conversaciones cara a cara, lo que les deja estancados en los problemas.
Tener canales de comunicación claros ayuda a los equipos ágiles a resolver juntos los cuellos de botella con mayor rapidez. En lugar de averiguar la solución a un problema en solitario, los miembros pueden publicar lo que les cuesta y recibir la ayuda adecuada, incluso después del evento de planificación de la IP.
Esto es exactamente lo que el Vista del chat ClickUp está pensada para facilitar conversaciones abiertas. La vista permite enviar enlaces, imágenes y otros recursos a los miembros del equipo para promover un trabajo asincrónico bien coordinado.
Añada miembros del equipo a los debates y colabore con ClickUp Chatee en un mismo espacio y evite saltar de un software a otro
Con la posibilidad de crear salas de chat para cualquier proyecto o equipo, tendrá un control total sobre quién puede acceder a cada conversación. Esta función le permite mencionar a cualquier persona, utilizar la edición de texto enriquecido y asignar elementos de acción. ¡Justo lo que necesitas cuando tienes un vídeo tutorial en mente!
Paso 6: Reflexiona y perfecciona
Una vez finalizado el evento de planificación de la IP, recuerde reflexionar sobre las cosas que han ido bien, los retos a los que se ha enfrentado y las áreas que necesitan mejoras. Al final de cada sesión de planificación de IP, haga una encuesta rápida a los participantes, especialmente a las partes interesadas, para conocer su opinión sobre el valor general y la agilidad de las últimas sesiones. Para agilizar las cosas, utilice Formularios ClickUp para enviar cuestionarios personalizados a los participantes previstos.
Después de recibir los comentarios, es posible que desee saltar en Sprints de ClickUp para automatizar su flujo de trabajo y realizar un seguimiento de las futuras metas de planificación de PI. Es una solución escalable y puede ayudarle a realizar un seguimiento de los cambios implementados a lo largo de los ciclos de incremento.
Gestionar Sprints en vista Tablero
Buenas prácticas de planificación de PI
Todos los equipos ágiles necesitan sacar el máximo partido de una sesión con límite de tiempo como la planificación de PI para asegurarse de que todos comparten la misma visión.
Para resumir lo que hemos hablado, aquí tienes algunas de las mejores prácticas de planificación de IP que te ayudarán a exprimir al máximo cada sesión:
- **Nadie quiere asistir a una reunión en la que una persona no para de hablar durante horas. Asegúrese de que todos los participantes en la sesión se sientan implicados, interactuando con ellos a intervalos regulares
- Aclare los objetivos: Antes de la reunión, aclare los objetivos de cada IP para ayudar a los participantes a saber lo que tienen que conseguir en el evento
- Grabe cada sesión: Puede celebrar reuniones en directo para los miembros de equipos remotos, pero ¿qué pasa con los que no pueden asistir? UtilizaClickUp Clips para realizar grabaciones de pantalla de alta calidad durante reuniones sin límite de tiempo
- Cronometre el evento: Es bueno llevar un seguimiento del tiempo durante cada sesión de planificación de la IP para asegurarse de que todos los puntos críticos se discuten razonablemente. IncorporeClickUp Control de tiempo para iniciar el seguimiento de sus sesiones y añadir notas a cada entrada para obtener más contexto
- Utilizar plantillas: Gestión de proyectos, backlog, yplantillas para planificar sprints le ofrecen una estructura para registrar los puntos repetitivos que surgen durante las reuniones
Importancia de crear objetivos de planificación de IP centrados en el cliente
Sus objetivos de planificación de IP no darán los resultados deseados si no se basan en resolver los problemas de los clientes. He aquí un rápido resumen de cómo crear objetivos de IP que sean buenos para la empresa:
- Crear una visión: El primer paso es evaluar su empresa y comprender su visión. Esto le permitirá alinear todos los objetivos con las metas a largo plazo de la empresa
- Revisar los comentarios de los clientes: Fíjese en lo que a los clientes les cuesta o quieren mejorar. Comuníquese con su equipo ágil para ver dónde se pueden añadir funciones para resolver estos problemas
- Escriba los objetivos de su programa: Redactar los objetivos de su incremento puede ser complicado debido al número de elementos que desea cubrir. ¿Quieres hacerlo más rápido? UtiliceClickUp AI para redactar sus objetivos de IP y llevar el brainstorming al siguiente nivel Con más de 100 casos de uso preestablecidos, podrá idear objetivos de IP coherentes en cuestión de minutos
- Revise sus objetivos de IP: El último paso consiste en revisar todos los objetivos de IP con varios equipos y destacar los que tienen mayor prioridad
Resuma las notas de una reunión en segundos con ClickUp AI
Planifique sesiones de planificación de IP prometedoras con ClickUp
Por muy difícil que sea llevar a cabo una reunión de incremento de programa, no se puede negar su importancia. Elimine esta dificultad de la ecuación con las amplias funcionalidades de ClickUp.
Con ClickUp, las empresas pueden dividir la compleja preparación de la planificación de PI en partes más pequeñas, aprovechar plantillas y realizar un seguimiento de cada sesión bajo un mismo techo. Dé el primer paso hoy mismo y regístrese en ClickUp gratis, gratuito/a. 💗