Imagina un equipo de fútbol que sale al campo a jugar sin visión. Desde pases erróneos hasta posicionamientos incorrectos, siguen cometiendo errores hasta que finalmente pierden.
¿Ve cuál es el problema aquí? La falta de preparación (o tal vez simplemente no es su día).
En cualquier caso, un evento de planificación del PI o del incremento del programa no es diferente. Estos eventos son como reuniones de equipo, en las que los miembros se reúnen para discutir los retrasos, evaluar la preparación de la organización y planificar acciones futuras. La planificación del PI permite a varios departamentos de una organización coordinarse y tener un uso compartido de la misma visión del éxito, al igual que los futbolistas bien preparados saben exactamente cuándo atacar o defender.
Para cualquier equipo de desarrollo de productos, llevar a cabo correctamente la sesión de planificación del PI es tener medio camino recorrido. No hacerlo conduce a problemas de comunicación, falta de trabajo en equipo y una comprensión insuficiente de las necesidades de los usuarios o clientes.
En esta guía, hemos simplificado el proceso de planificación del PI para usted: repasaremos cómo puede correlacionar objetivos, abordar retos y utilizar las buenas prácticas del sector para destacar en cada reunión.
¿Qué es un evento de planificación del PI y qué equipos lo necesitan?
Como parte del SAFe (Scaled Agile Framework), la planificación del PI o del incremento del proyecto es un evento estándar del equipo que se celebra a intervalos fijos, normalmente cada 8-12 semanas.
Ayuda a los equipos dentro del marco ágil a colaborar con las partes interesadas y a acordar o votar el cumplimiento de ciertos principios para obtener los resultados esperados. Una vez alcanzado el acuerdo, todos los miembros del equipo del Agile Release Train (ART) pueden garantizar que se lance a tiempo un producto o servicio mejorado.
La visión, los objetivos y los resultados alcanzados durante una sesión son temporales y susceptibles de modificaciones en la siguiente reunión de planificación del incremento del programa.
¿Todos los equipos ágiles necesitan planificación PI?
En un contexto empresarial, conviene señalar que la planificación del PI funciona mejor en organizaciones a gran escala y equipos híbridos, donde la coordinación de grupos más grandes puede resultar difícil. Mientras que las reuniones y retrospectivas periódicas de sprint son adecuadas para equipos más pequeños, las sesiones extensas con muchos participantes funcionarán mejor si se sigue un proceso de planificación del PI establecido.
La idea es ayudar a los empleados y a las partes interesadas a ponerse de acuerdo. ¿Cómo? Los miembros presentes en este evento elaboran colectivamente una hoja de ruta. Es algo en lo que los equipos están de acuerdo, lo que sienta las bases para futuros procesos sin conflictos.
Algunos equipos pueden planificar una ceremonia de planificación del PI para reflexionar sobre los procesos de toma de decisiones actuales, identificar ineficiencias y sacar a la luz cualquier comentario. Estos eventos también favorecen los debates sobre los retos existentes y potenciales para el progreso general de un proyecto.
¿Quiénes son los participantes en la planificación del PI?
Técnicamente, un evento de planificación del PI requiere la asistencia de todas las partes interesadas y equipos de un Agile Release Train. La siguiente tabla le dará una idea aproximada de los roles de los participantes principales:
| Miembro | Responsabilidad |
| Propietario del producto | Asegura que el equipo de desarrollo comprenda bien los requisitos de las partes interesadas. |
| Ingeniero de tren de lanzamiento | Se comunica con los líderes y las partes interesadas para promover la mejora continua y minimizar los riesgos del programa. |
| Scrum master | Es responsable de crear los materiales necesarios para una sesión de planificación del PI. |
| Desarrolladores | Explora los comentarios y realiza cambios para añadir, eliminar o modificar funciones de un producto. |
Algunos equipos crean un comité de programa designado con asesores y arquitectos de soluciones que ayudan a establecer los objetivos del PI y a definir las dependencias funcionales.
Bonificación: ¿Necesita un diseño rápido para gestionar sus reuniones ágiles? ¡Empiece fácilmente con la plantilla de planificación PI de ClickUp! Ofrece una vista completa de todos los retrasos, riesgos del programa y cargas de trabajo, lo que la convierte en justo lo que los equipos necesitan para organizar, realizar el seguimiento y establecer metas de forma coherente para cada ceremonia de planificación PI.
Fase previa a la planificación del PI: cómo prepararse para un evento exitoso
La planificación del PI puede no ser la sesión más sencilla para las empresas que aún no están familiarizadas con el concepto. Incluso los equipos ágiles con bastante experiencia necesitan tiempo para preparar y organizar todos los materiales para la reunión de incremento del programa.
Una buena estrategia consiste en elaborar una lista de control con todos los componentes que hay que tener en cuenta al comenzar la preparación de la planificación del PI. A continuación se ofrecen cinco consejos que pueden resultarle útiles:
- Lista de partes interesadas: no se olvide nunca de las personas que apoyan la visión a largo plazo de su marca. Asegúrese de mantener una lista de todas las partes interesadas a las que debe notificar antes de la reunión; pruebe estas plantillas de mapeo de partes interesadas para obtener ayuda.
- Materiales y tareas pendientes: depende de la fase en la que se encuentre el proyecto. Añada solo contenido importante, como hojas de ruta para el futuro y listas de tareas pendientes del evento de planificación del PI anterior.
- Ubicación: Para las reuniones presenciales de planificación del PI, organícelas en un espacio amplio donde las personas puedan moverse libremente. De esa manera, no tendrán que estar sentadas en sillas todo el tiempo.
- Software: La mejor manera de prepararse para una sesión de planificación del PI exitosa es utilizar un software de gestión de reuniones o de proyectos (como ClickUp ). Estos productos están diseñados para ayudar a los equipos de desarrollo a planificar y gestionar sus productos de manera eficiente.
- Agenda estándar: A nadie le gusta acudir a una reunión sin saber nada. Incorpora ponentes que puedan transmitir con elocuencia la agenda de planificación del PI y fomentar al mismo tiempo el espíritu de equipo.
Retos comunes a tener en cuenta durante los eventos de planificación del PI
Además de la lista de control anterior, los equipos ágiles también deben centrarse en abordar los problemas comunes que surgen antes de organizar una sesión de planificación del PI, especialmente si tienen miembros del equipo que trabajan a distancia.
Exploremos los tres principales retos de la planificación del PI:
Falta de compromiso
La capacidad de atención media de una persona es de solo 8,25 segundos, por lo que debe intentar mantener a todos los participantes interesados durante toda la sesión.
Seguir leyendo largos párrafos de un guion no te servirá de nada, pero mantener una conversación cara a cara sí lo hará. Además, intenta incorporar más herramientas de colaboración en tiempo real en tus sesiones. Puedes utilizar pizarras digitales que permitan a todos los participantes en la reunión aportar ideas, contribuir con sus opiniones y sentirse escuchados.
Celebrar demasiadas sesiones de planificación del PI seguidas puede agotar a los empleados. Por lo tanto, antes de su próxima sesión de planificación del PI, establezca una cadencia óptima para las reuniones con el fin de aprovechar al máximo el tiempo de todos.
Problemas de zonas horarias
En entornos de trabajo globales y equipos distribuidos, organizar una reunión con todos los miembros del equipo a una hora determinada puede ser una pesadilla. Aparte de las zonas horarias, organizar estos eventos sin una herramienta de programación adecuada puede empeorar aún más las cosas.
Puede intentar dividir cada sesión de planificación del PI en horas más cortas y prolongarla un par de días para asegurarse de que todos puedan asistir a todo el evento. Considere la posibilidad de invertir en un buen software de programación e implementar estrategias de comunicación eficaces para planificar estas sesiones con suficiente antelación.
Comunicación inadecuada
Un problema habitual con el que te puedes encontrar a menudo es que el propietario o el gestor del producto no exponga con claridad los problemas actuales, las demandas o los resultados esperados, al tiempo que solicita funciones más directas. 🤷
Por ejemplo, si un equipo de programadores gestiona unas 20 líneas de código al mes, debe asegurarse de que el trabajo sea valioso para la visión a largo plazo de la empresa.
Un enfoque inteligente en este caso es dar prioridad a los clientes. Durante este proceso, analice el producto desde la perspectiva del usuario y mencione los aspectos que le aportan un valor añadido y que pueden impulsar a los clientes a comprarlo en lugar de los productos de la competencia.
Seis pasos para celebrar sesiones de planificación del PI satisfactorias en todo momento.
Veamos ahora los pasos para llevar a cabo sesiones significativas de planificación del PI y de trabajo en equipo. Le mostraremos algunas de las funciones de ClickUp's Agile Suite para ayudarle a comprender mejor cómo implementar cada paso. 🌻
Paso 1: Defina las metas y los objetivos de la planificación del PI.
Como se ha mencionado anteriormente, es esencial establecer desde el principio unos objetivos de PI claros y comprometidos. Añada cualquier meta importante que su equipo deba tratar en la reunión. Sin metas definidas, su sesión no tendrá ningún contexto para crear una hoja de ruta.
¡Aquí es donde ClickUp Metas resulta útil! Te permite empezar a crear metas de planificación PI o metas de sprints futuros y clasificarlas en carpetas. Puedes visualizar el progreso de cada meta a medida que avanza la reunión.
Vincule las metas a sus tareas enlazadas para un mejor control. De esta manera, ClickUp reflejará automáticamente el progreso de las metas a medida que vaya completando las tareas enlazadas. No dude en establecer diferentes tipos de metas, como métricas numéricas, condicionales y porcentuales.
Facilite los preparativos previos al plan del PI añadiendo descripciones a cada meta e informando a su equipo de lo que necesitan para crear materiales.
¿Sigue pareciéndole demasiado trabajo? Pruebe a aprovechar la plantilla de metas SMART de ClickUp para empezar a establecer metas al instante.
Paso 2: Visualice cómo su equipo genera ideas
Una vez que hayas definido tus metas, el siguiente paso es generar ideas con tu equipo ágil. Los equipos utilizan pizarras blancas para pegar notas adhesivas con ideas en un entorno físico. ¡Pero también puedes hacer mucho en un tablero digital!
Con las pizarras virtuales ClickUp, los equipos pueden dar rienda suelta a su creatividad en un espacio infinito. Cada participante dispone de un cursor y una barra de herramientas para aportar ideas, proponer planes de acción y destacar las funciones con prioridad. 🦋
Si los flujos de trabajo que propone para el próximo incremento son demasiado complejos, utilice los mapas mentales de ClickUp y cree un mapa de procesos paso a paso dibujando conexiones entre varios nodos.
Para visualizar mejor los flujos de trabajo individuales, utilice la vista Tablero Kanban de ClickUp para ver el progreso de las tareas en las distintas fases. Si se enfrenta a múltiples riesgos y dependencias, correlacione una solución utilizando la vista Gantt de ClickUp e identifique las dependencias entre equipos para completar el siguiente ciclo de incremento.
Paso 3: Establezca hitos realistas
No se limite a sentarse y dar a su equipo instrucciones insulsas como «Comience» y «Finalice». Asegúrese de que la preparación de la planificación del PI tenga hitos realistas que las personas puedan completar. Una forma interesante de hacerlo es utilizando ClickUp Milestones, que le permite destacar cualquier logro importante.
Los hitos ayudan a motivar a su equipo mostrándoles el valor de su trabajo. Ayudan a los gerentes de los equipos ágiles a asignar recursos para diferentes tareas y a realizar estimaciones precisas para la revisión final del plan. Esto también le permite revisar y detectar cualquier cambio de inmediato, en lugar de descubrirlo en el último momento.
Paso 4: Defina los roles de cada miembro y elabore planes para contingencias.
Asegúrate siempre de que los equipos de desarrollo sean conscientes de su rol en la preparación de la próxima sesión de planificación del PI. No servirá de mucho si las cosas se descontrolan y la gente pregunta qué se supone que debe hacer cada día. Lo mismo ocurre con los eventos no planificados, en los que tu equipo se encuentra desorientado por la falta de un plan de contingencia.
Una vez que hayas creado una lista de tareas en tu evento de planificación del PI, asigna rótulos e informa a todos de cuáles son sus responsabilidades. Incluso puedes intentar priorizar las tareas para abordar antes las actualizaciones de funciones más importantes.
Utilice las prioridades de tareas dentro de ClickUp y defina sus tareas con una de las cuatro etiquetas codificadas por colores: Urgente, Alta, Normal y Baja. Puede planificar y establecer estas etiquetas de antemano para mejorar la visibilidad del tiempo de respuesta del equipo para cada tarea.
Definir los roles del equipo es igualmente importante para el flujo adecuado de conocimientos y la toma de decisiones una vez que comienza el trabajo incremental. ClickUp tiene varias plantillas de roles y responsabilidades para ayudarte en esto. Puedes probar la plantilla de matriz RACI de ClickUp para definir los roles basándote en estos cuatro elementos: Responsable, Accountable (responsable), Consulted (consultado) e Individual.
Paso 5: Establezca canales de comunicación claros y abiertos.
Aparte de las reuniones, a los equipos les resulta difícil mantener conversaciones cara a cara, lo que les deja estancados en ciertos problemas.
Contar con canales de comunicación claros ayuda a los equipos ágiles a resolver juntos los cuellos de botella más rápidamente. En lugar de buscar la solución a un problema por su cuenta, los miembros pueden publicar lo que les está costando y recibir la ayuda adecuada, incluso después del evento de planificación del PI.
Esto es precisamente para lo que está diseñada la vista Chat de ClickUp: facilitar conversaciones abiertas. La vista permite enviar enlaces, imágenes y otros recursos a los miembros del equipo para promover un trabajo asíncrono bien coordinado.
Con la posibilidad de crear salas de chat para cualquier proyecto o equipo, tendrás un control total sobre quién puede acceder a cada conversación. Esta función te permite realizar menciones a cualquier persona, utilizar la edición de texto enriquecido y asignar tareas. ¡Justo lo que necesitas cuando tienes en mente un vídeo tutorial!
Paso 6: Reflexionar y perfeccionar
Una vez finalizado el evento de planificación del PI, recuerde reflexionar sobre lo que ha salido bien, los retos a los que se ha enfrentado y las áreas que deben mejorarse. Al final de cada sesión de planificación del PI, realice una breve encuesta de opinión a los participantes, especialmente a las partes interesadas, y recabe su opinión sobre el valor general y la agilidad de las últimas sesiones. Para agilizar el proceso, utilice ClickUp Forms para enviar cuestionarios personalizados a los participantes previstos.
Después de recibir comentarios, es posible que desee utilizar ClickUp Sprints para automatizar su flujo de trabajo y realizar el seguimiento de las metas de planificación del PI futuras. Se trata de una solución escalable que puede ayudarle a realizar el seguimiento de los cambios implementados a lo largo de los ciclos incrementales.
Buenas prácticas de planificación del PI
Todos los equipos ágiles deben aprovechar al máximo las sesiones con límite de tiempo, como la planificación del PI, para garantizar que todos compartan la misma visión.
Para resumir lo que hemos comentado, aquí tienes algunas de las mejores buenas prácticas de planificación del PI que te ayudarán a sacar el máximo partido a cada sesión:
- Mantenga el ambiente divertido: nadie quiere asistir a una reunión en la que una persona habla durante horas. Asegúrese de que todos los participantes se sientan involucrados interactuando con ellos a intervalos regulares.
- Deje claros los objetivos: antes de la reunión, deje claros todos los objetivos del PI para ayudar a los participantes a saber lo que deben lograr en el evento.
- Graba cada sesión: claro, puedes organizar reuniones en directo para los miembros del equipo que trabajan a distancia, pero ¿qué pasa con los que no han podido asistir? Utiliza ClickUp Clips para grabar la pantalla con alta calidad durante las reuniones sin límites de tiempo.
- Controle el tiempo del evento: es recomendable controlar el tiempo durante cada sesión de planificación del PI para asegurarse de que se discuten todos los puntos críticos de forma razonable. Incorpore ClickUp Control de tiempo para empezar a controlar sus sesiones y añada notas a cada entrada para obtener más contexto.
- Utilice plantillas: las plantillas de gestión de proyectos, backlog y planificación de sprints le proporcionan una estructura para registrar los puntos repetitivos que surgen durante las reuniones.
Importancia de crear objetivos de planificación del PI centrados en el cliente
Sus objetivos de planificación del PI no darán los resultados deseados si no se basan en la resolución de los problemas de los clientes. A continuación, le ofrecemos un breve resumen de cómo crear objetivos de PI que sean buenos para la empresa:
- Creación de una visión: El primer paso es evaluar su empresa y comprender su visión. Esto le permitirá alinear todos los objetivos con las metas a largo plazo de la empresa.
- Revise los comentarios de los clientes: analice qué es lo que les cuesta a los clientes o qué quieren que se mejore. Comuníquese con su equipo ágil para ver dónde se pueden añadir funciones para resolver estos problemas.
- Escribe los objetivos de tu programa: Escribir los objetivos de incremento puede resultar complicado debido a la cantidad de elementos que quieres cubrir. ¿Quieres hacerlo más rápido? Utiliza ClickUp AI para redactar tus objetivos de PI y llevar la lluvia de ideas al siguiente nivel. Con más de 100 casos de uso preestablecidos, puedes idear objetivos de PI coherentes en cuestión de minutos.
- Revise sus objetivos de PI: El último paso es revisar todos los objetivos de PI con varios equipos y destacar aquellos que tienen alta prioridad.
Planifique sesiones de planificación PI prometedoras con ClickUp.
Por muy difícil que sea llevar a cabo una reunión de incremento del programa, no se puede negar su importancia. Elimine esta dificultad con las amplias funcionalidades de ClickUp.
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