No todas las reuniones espontáneas son malas. A veces, realmente es necesario reunir a las personas adecuadas en una sala (virtual) lo antes posible.
Pero aquí está el problema: la mayoría de las reuniones ad hoc no son intencionadas. Son apresuradas, poco claras y distraen la atención, lo que hace que todos se pregunten por qué no se ha podido resolver simplemente con un correo electrónico.
Cambiemos eso. Con el formato, las herramientas y la preparación adecuados, las reuniones improvisadas pueden realmente hacer avanzar las cosas.
📌 La verdad es que las reuniones improvisadas tienen su lugar, pero solo si son intencionadas.
En esta guía, aprenderá a:
- Reconozca cuándo convocar una reunión ad hoc.
- Evite interrupciones innecesarias eligiendo el formato adecuado (asíncrono frente a en directo).
- Organice reuniones ad hoc eficaces que impulsen la toma de decisiones, no solo debates.
- Utilice herramientas digitales como ClickUp para realizar el seguimiento de la preparación, los resultados y el seguimiento de sus reuniones.
Profundicemos en lo que realmente significa una reunión ad hoc y en cómo se compara con las reuniones regulares.
¿Qué significa «reunión ad hoc»?
El término «ad hoc» proviene del latín y significa «para este propósito específico». En un contexto laboral, una reunión ad hoc es una reunión no planificada que se convoca para tomar decisiones urgentes, resolver problemas críticos o responder a factores externos que requieren una acción inmediata.
Estas reuniones no forman parte de sus reuniones periódicas habituales ni de sus sesiones de planificación a largo plazo. Por el contrario, son breves encuentros centrados en la coordinación, que suelen organizarse cuando el equipo necesita actuar con rapidez y resolver juntos un tema específico.
📌 Ejemplo: Supongamos que un error importante interrumpe el flujo de pago justo antes del lanzamiento. El jefe de desarrollo, el responsable de control de calidad y el director de producto se reúnen rápidamente en Google Meet para solucionar el problema. Se trata de una reunión improvisada, sin agenda formal, solo con acceso en tiempo real a las personas adecuadas para tomar una decisión de gran importancia.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los participantes en nuestra encuesta desea utilizar la IA para organizar su vida mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo. Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo de automatización. La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar hasta más de 5 aplicaciones utilizando nuestra plataforma.
Experimente la programación basada en IA, donde las tareas y las reuniones se pueden asignar de manera eficiente a los espacios libres de su calendario según los niveles de prioridad. También puede configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Diga adiós al trabajo pesado!
¿En qué se diferencia de una reunión habitual?
A continuación se muestra una comparación entre una reunión ad hoc y una reunión periódica típica:
| Parámetro | Reuniones periódicas | Reuniones ad hoc |
|---|---|---|
| Programación | Programadas con antelación y recurrentes | Convocadas según sea necesario y con poca antelación. |
| Preparación de la reunión | Formales, con agenda y materiales estructurados. | Preparación mínima o nula; a menudo informal. |
| Objetivo | Actualizaciones, planificación y retrospectivas | Respuestas urgentes a problemas urgentes |
| Duración | Normalmente más largas y detalladas. | Más breves y con un enfoque más específico |
| Participantes | Todo el equipo o un grupo fijo recurrente | Solo los miembros del equipo relevantes para esa situación. |
| Resultado esperado | Decisiones rastreables, nuevos planes o seguimientos. | Alineación rápida o atención inmediata a un problema |
| Formato | Presenciales o virtuales; espacio de reunión estructurado. | Flexible: puede ser asíncrona, síncrona o incluso una llamada rápida por Slack. |
💡 Consejo profesional: ahorra tiempo utilizando un planificador de calendario en línea para comprobar rápidamente la disponibilidad y programar estos eventos puntuales, sin sobrecargar a tu equipo.
Cuándo utilizar una reunión ad hoc (y cuándo reconsiderarla)
Los gestores de la gestión de proyectos inteligentes saben que las reuniones improvisadas deben ser el último recurso, ya que reducen la productividad. 🧠
Trabajamos mejor cuando estamos en un flujo intenso. Pero incluso una breve reunión sorpresa puede sacarnos del flujo, y las investigaciones demuestran que se necesitan más de 23 minutos para volver a estar en el flujo después de una distracción.
Así que la verdadera pregunta es: ¿Esta reunión es urgente o solo un reflejo?
Puede parecer que chatear rápidamente solucionará las cosas rápidamente, pero a veces eso es solo una reacción instintiva. Antes de convocar a todo el mundo, pregúntese: ¿Es esta la mejor manera de resolver el problema o hay una alternativa más inteligente?
💡 Consejo profesional: la preparación no tiene por qué significar un documento pulido, basta con crear una lista con tres cuestiones que deben resolverse. Solo con eso, el caos se convertirá en claridad.
Estos son cinco de los escenarios más comunes en los que una reunión ad hoc puede ser apropiada:
- En caso de un evento de crisis o reunión de emergencia que afecte a la empresa
- Si hay información urgente o actualizaciones que deben compartirse con el equipo y requieren una explicación o debate más detallados.
- Si surge una oportunidad repentina que requiere una discusión y una toma de decisiones rápidas para aprovecharla
- Cuando se necesita una opinión o un comentario inmediato sobre un problema, proyecto o decisión urgente.
- Cuando es necesario coordinar al equipo porque un giro inesperado del evento ha provocado confusión dentro del equipo.
💡 Consejo profesional: Antes de convocar una sesión ad hoc, pregúntese: ¿Se puede gestionar de forma asíncrona? Un comentario en ClickUp o una actualización de documento pueden ahorrarle a su equipo bloques de trabajo profundo y seguir obteniendo el mismo resultado, sin interrupciones innecesarias.
7 pasos esenciales para llevar a cabo una reunión ad hoc de productividad
👀 Dato verificado: un abrumador 92 % de los empleados cree que las reuniones son costosas e improductivas.
Si no quieres que tus reuniones sean un mero relleno en tu Calendario, debes asegurarte de que sean concretas, eficaces y beneficiosas para todos los participantes.
Antes de sumergirte en los pasos, asegúrate de que dispones de las herramientas adecuadas. Las funciones de reuniones en línea de ClickUp te permiten programar, colaborar y realizar un seguimiento sin problemas, lo que hace que incluso las sincronizaciones espontáneas se sientan estructuradas.
Exploremos los siete pasos fundamentales para optimizar la logística de sus reuniones ad hoc.
Paso 1: Defina los objetivos y prepare una agenda.
Sin una meta común, incluso una reunión rápida de 10 minutos puede convertirse en una discusión sin sentido. Empiece con una meta clara. ¿Qué quiere conseguir al final de la sesión? Tanto si la meta es una rápida puesta en común como una reunión para recabar información, definir el resultado deseado le ayudará a dirigir la conversación.
Una agenda de reuniones ayuda a priorizar el tema específico y establece resultados claros que deben abordarse. No es necesario tener una agenda exhaustiva para una sincronización de 15 minutos, pero enumerar las tres metas principales proporciona a todos un punto de referencia. Si dispone de poco tiempo, utilice una plantilla de agenda de reuniones para mantenerse organizado.
Conocer la agenda permite a los participantes reunir sus ideas, datos relevantes o materiales necesarios, lo que da lugar a una sesión centrada en los objetivos. Al final de la reunión, puede evaluar si se han cumplido los objetivos o si es necesario tomar medidas adicionales.
¿Busca una forma rápida de organizar y compartir el orden del día de su reunión improvisada? ClickUp, la aplicación que tiene todo para el trabajo, le permite crear y compartir órdenes del día en cuestión de minutos, para que su equipo se mantenga coordinado incluso sobre la marcha.
ClickUp te permite crear documentación dentro de ClickUp Docs y realizar su uso compartido interno y externo. Los asistentes pueden utilizar las funciones interactivas de ClickUp, como los comentarios o las listas de control, para añadir aportaciones o preguntas antes de la reunión.
La plataforma cuenta con una selección de plantillas gratuitas para agendas de reuniones y conferencias que le permiten crear una agenda de aspecto profesional en cuestión de minutos. Por ejemplo, puede probar la plantilla ClickUp All Hands Meeting para reuniones programadas para toda la empresa o la plantilla ClickUp Scrum Meeting para sesiones improvisadas con grupos más pequeños.
🎉 Dato curioso: ¿Uno de los primeros equipos ad hoc de la historia? El Senado romano. Incluso ellos sabían que no todas las decisiones requerían una comisión completa.
Paso 2: Identifique y notifique a los participantes adecuados
La combinación adecuada de personas es fundamental para el éxito de una reunión ad hoc. Si invita a las personas equivocadas, estas pensarán que es una pérdida de tiempo. Si falta alguien importante, corre el riesgo de tomar decisiones precipitadas o de tener que celebrar una reunión de seguimiento.
Asegúrese de incluir:
- Aquellos que están directamente involucrados o tienen experiencia en el asunto en cuestión.
- Un miembro del equipo que tenga autoridad para tomar decisiones si el objetivo de la reunión es decidir un curso de acción.
- Participantes que puedan ofrecer puntos de vista diversos para evitar cámaras de eco.
- Cualquier persona que se vea afectada por el resultado.
Mantenga el tamaño del grupo manejable para una productividad óptima, especialmente en reuniones virtuales. Con ClickUp, puede utilizar las funciones de colaboración en tiempo real e identificar a los asistentes adecuados:
Vista Equipo y capacidad Utilice la vista Equipo para ver quién está asignado a cada tarea y comprobar su carga de trabajo actual. Esto facilita invitar solo a las personas adecuadas, tanto disponibles como esenciales para la discusión.
Búsqueda conectada y directorio de personas Encuentre rápidamente a los miembros del equipo por nombre, rol o carga de trabajo utilizando la búsqueda conectada o el directorio de personas. Esto le garantiza que está involucrando a los colaboradores adecuados en función del contexto y la capacidad.
Notificaciones y menciones personalizadas: adapte sus preferencias de notificación para evitar la sobrecarga. Utilice @menciones en tareas, comentarios, documentos y chat para notificar directamente a personas o grupos. De esta forma, los asistentes a la reunión estarán coordinados incluso antes de que comience la llamada.
Gestión de la bandeja de entrada y las notificaciones La bandeja de entrada de ClickUp te ayuda a estar al tanto de las actualizaciones, ya que agrupa las notificaciones relacionadas y te permite filtrarlas por menciones o asignaciones. También puedes posponer elementos o marcarlos como no leídos para mantener el control de tus seguimientos.
💡 Consejo profesional: para reuniones recurrentes o grandes, considera utilizar las automatizaciones de ClickUp para enviar recordatorios o actualizar estados automáticamente.
Paso 3: Fomente la participación
La participación activa es lo que diferencia una reunión exitosa de una que podría haberse resuelto con un correo electrónico. El principal valor de las reuniones improvisadas radica en el intercambio interactivo de ideas y la resolución colaborativa de problemas.
Debes fomentar intencionadamente la colaboración, especialmente entre las personas más calladas o los miembros del equipo que se unen desde diferentes ubicaciones.
Algunas formas de hacerlo:
- Permita a los participantes usar el chat para compartir sus opiniones, no solo por voz.
- Cree un espacio para comentarios asincrónicos después de la llamada.
- Utilice marcos visuales para el seguimiento.
🎉 Dato curioso: el cerebro humano solo puede retener unas cuatro unidades de información a la vez. Así que, si tu reunión improvisada te resulta abrumadora... No es culpa tuya.
Además, a los equipos remotos con horarios de trabajo superpuestos les puede resultar difícil celebrar reuniones sincrónicas. En tales casos, se puede utilizar software de colaboración en equipo o de reuniones diarias con la compatibilidad de reuniones asincrónicas para facilitar la participación de todos los asistentes. En última instancia, el objetivo es crear un entorno de reunión en el que todos puedan contribuir de forma eficaz, independientemente de su estilo de comunicación preferido o su ubicación.
Bonificación: Explora la plantilla de reunión diaria de ClickUp para asegurarte de que la opinión de cada participante tenga la visibilidad suficiente.
Está diseñada para agilizar las reuniones diarias del equipo, ya que proporciona un hub centralizado para la planificación, la toma de notas y el seguimiento del progreso. Cuenta con estados, campos y vistas personalizables, lo que permite a los equipos gestionar las tareas y supervisar las actualizaciones en tiempo real de forma eficiente.
Al sustituir los métodos de seguimiento manuales, esta plantilla mejora la transparencia, la responsabilidad y la colaboración dentro de los equipos.
💡 Consejo profesional: Las pizarras de ClickUp son perfectas para impulsar la colaboración creativa durante sesiones improvisadas. Los miembros del equipo pueden colocar notas adhesivas, plasmar ideas de forma visual, establecer conexiones entre tareas e incluso asignar acciones, todo ello directamente desde la pizarra. Es como una lluvia de ideas en directo que se convierte directamente en ejecución.
Paso 4: Gestione el tiempo durante la reunión
Asegurarse de que una reunión improvisada no se alargue demasiado es fundamental para mantener la eficiencia y el interés de los participantes. Preste atención a estos siete consejos sobre cómo mantener la sesión por el buen camino:
- Comience a tiempo.
- Cíñete a la Agenda.
- Asigna franjas horarias específicas para cada elemento de la Agenda.
- Considere la posibilidad de utilizar un cronómetro para respetar los intervalos preestablecidos.
- Asigne a alguien el rol de cronometrador para que proporcione recordatorios amables del límite de tiempo.
- Fomente la concisión en el discurso para ahorrar tiempo.
- Reserve los últimos minutos para un breve resumen.
Con el control de tiempo nativo de ClickUp, puede cronometrar reuniones en diferentes plataformas: escritorio, móvil o navegador web con una extensión gratuita de Chrome. Lo mejor es que ClickUp se integra con las principales aplicaciones de reuniones, por lo que puede cronometrar cómodamente sus sesiones incluso durante una reunión rápida de Slack o una reunión de Zoom.
Además, puede utilizar ClickUp Calendar para encontrar el mejor momento para su reunión no planificada sin sobrecargar a su equipo. Le permite ver los horarios del equipo, bloquear tiempo para concentrarse y establecer recordatorios basados en eventos para que la reunión se mantenga en marcha. Es especialmente útil cuando se tienen que gestionar problemas urgentes y plazos en varias ubicaciones.
💡 Consejo profesional: con ClickUp Calendario, puedes ver rápidamente quién está libre y quién ya está concentrado, para no interrumpir innecesariamente el trabajo de nadie.
Paso 5: Documenta las decisiones y los elementos a tomar.
Las notas tomadas durante las reuniones ad hoc eficaces deben ser concisas y centrarse estrictamente en los aspectos críticos. Documente todas las decisiones importantes en el acta de la reunión. Esto servirá de soporte para las acciones posteriores a la reunión y como resumen para quienes no estuvieron presentes.
Además, anote las tareas específicas que se deben asignar, incluyendo quién es responsable de cada tarea y la fecha límite.
ClickUp ofrece un conjunto completo de funciones que convierten la toma de notas en un paseo por el parque. Sus plantillas gratuitas para notas de reuniones garantizan la coherencia entre reuniones, lo que ayuda a mantener un formato estandarizado para capturar información clave.
Con AI Notetaker de ClickUp, no tendrás que preocuparte por capturar todo manualmente. Se une a tu reunión automáticamente, graba la conversación, genera actas de reunión concisas y destaca momentos clave como decisiones, acciones pendientes y asignaciones de propietarios. Puedes convertirlas instantáneamente en tareas, con plazos, personas asignadas y estado.
Es especialmente útil durante reuniones improvisadas, cuando no ha planificado tomar notas detalladas, pero aún así necesita un registro preciso de lo que se ha dicho y de lo que sucederá a continuación.
➡️ Obtenga más información sobre el uso de la IA para las notas de reuniones y cómo agiliza el proceso de seguimiento.
➡️ Obtenga más información sobre el uso de la IA para tomar notas en reuniones y cómo agiliza el proceso de seguimiento.
Más información: Para obtener flujos de trabajo de planificación más estructurados, consulte nuestra guía sobre cómo planificar una reunión.
Paso 6: Asigne y realice el seguimiento de las tareas de seguimiento
Como acabamos de ver, las actas de las reuniones están estrechamente relacionadas con las tareas de seguimiento. Si tiene tareas que asignar al final de la sesión, significa que la reunión no fue solo un foro de debate pasivo, sino un catalizador para la acción y el progreso.
Utilice las tareas de ClickUp para asignar nuevas tareas a una o varias personas. Los miembros del equipo pueden añadir comentarios directamente en las tareas, lo que facilita una colaboración transparente.
Las subtareas y listas de control personalizables de la plataforma dentro de las tareas ayudan a desglosar las acciones de seguimiento complejas en pasos manejables. Aproveche los Campos personalizados para incluir información específica de la tarea (como enlaces web o archivos de diseño). El seguimiento de las tareas es fácil gracias a:
- Estados personalizados, como Pendiente, En curso y Terminado.
- Más de 15 vistas (vista Lista, vista Tablero, etc.)
A veces, una tarea creada después de una reunión depende de completar otra ya existente, o una tarea existente depende ahora de una tarea de seguimiento recién asignada. ClickUp Dependencies te permite establecer dependencias entre tareas interconectadas, lo que te ayuda a integrar las tareas de seguimiento en el flujo de trabajo existente.
📊 ¿Sabías que...? Cada vez que alguien dice «volveremos sobre ello», surge una tarea, pero rara vez se hace un seguimiento de ella. Anótala o correrás el riesgo de olvidarla.
Paso 7: Revisar y reflexionar
La reunión ha terminado, pero ¿ha sido un éxito? Reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no es muy útil para mejorar las reuniones de última hora en el futuro.
Recopilar comentarios de los asistentes podría ayudarte a comprender sus perspectivas y qué cambiar la próxima vez. Estas son algunas de las preguntas que podrías hacer:
- ¿Cuál fue su experiencia general de la reunión?
- ¿Qué es lo que más le ha llamado la atención?
- En su opinión, ¿en qué medida la reunión logró sus objetivos?
- ¿Cree que esta reunión era necesaria o se podrían haber alcanzado los objetivos por otros medios?
- ¿Te sentiste cómodo participando en la reunión? ¿Qué factores influyeron en tu nivel de participación?
- ¿Era cómodo el espacio de reunión?
- ¿Qué se podría mejorar para que las reuniones convocadas con poca antelación sean más eficaces?
¿Busca las herramientas adecuadas para recopilar opiniones? Puede personalizar los formularios de ClickUp para incluir preguntas específicas relevantes para su reunión ad hoc y, a continuación, simplemente compartirlas con los participantes a través de un enlace.
Las respuestas a los formularios de comentarios se pueden convertir automáticamente en tareas en ClickUp. Esto resulta especialmente útil si los comentarios sugieren elementos a tomar o áreas de mejora.
No necesitas un plan perfecto, sino una meta común. Decide qué se considera terminado antes de que alguien abra la boca. ✅
Tres retos comunes en las reuniones improvisadas [con soluciones]
La rapidez con la que su empresa se adapta y responde a situaciones emergentes podría determinar su futuro. Las reuniones ad hoc ofrecen la agilidad necesaria para obtener la respuesta inmediata que se requiere para gestionar estas situaciones. Sin embargo, esta misma agilidad conlleva una serie de retos. Analicémoslos, no solo para comprender sus implicaciones, sino también para afrontarlos de manera eficaz.
1. Interrupción de los flujos de trabajo
Ya hemos hecho mención de que las interrupciones afectan negativamente a la productividad y reducen la capacidad de realizar un trabajo profundo. Sin embargo, también afectan a la moral de los empleados.
Cuando las reuniones interrumpen constantemente la concentración, se genera ansiedad por quedarse atrás en tareas críticas, especialmente si la reunión no arroja un resultado claro. Y si esto se convierte en una pauta, la confianza y el compromiso del equipo pueden verse afectados.
Más información: Las interrupciones constantes pueden provocar agotamiento. A continuación te explicamos cómo empezar a reducir la ansiedad en el lugar de trabajo mediante una mejor higiene en las reuniones.
Solución
Reserve tiempo protegido para concentrarse en ClickUp Calendario utilizando el estado «Ocupado» o los ajustes de uso compartido de disponibilidad. Esto garantiza que no se programen interrupciones innecesarias durante las horas de máxima productividad de su equipo. También puede establecer horas de silencio para el trabajo asíncrono en varias ubicaciones.
Te mereces un respiro. Las reuniones ininterrumpidas acaban rápidamente con la productividad. A continuación te explicamos cómo evitar las reuniones consecutivas y dejar espacio para el trabajo en profundidad.
2. Falta de estructura
No hay nada peor que una reunión improvisada sin rumbo fijo, en la que solo se charla sin sentido y se llega a conclusiones vagas del tipo «ya lo volveremos a tratar». Sin una meta clara, incluso las reuniones de 15 minutos pueden parecer una pérdida de tiempo.
Esto es habitual cuando una reunión rápida se desencadena por factores externos, como una escalada de un cliente o un obstáculo interno, pero nadie se toma un momento para definir el objetivo.
Solución
Incluso si tiene prisa, tómese un momento para esbozar una estructura básica para la reunión. Puede ser tan sencillo como definir la meta principal de la reunión y algunos puntos clave de debate.
Establece un límite de tiempo estricto para la reunión y cúmplelo. Considera la posibilidad de pedir a los asistentes que se pongan de pie durante la reunión; puede resultar incómodo en las reuniones en línea, pero puede revitalizar el respeto de todos por las limitaciones de tiempo. 😏
3. Uso excesivo y dependencia
Las reuniones ad hoc ofrecen comentarios inmediatos y el atractivo de resolver problemas urgentes al instante, lo que puede resultar muy interesante. Los gerentes nuevos o junior pueden sentir que se espera de ellos que celebren reuniones frecuentes para demostrar su liderazgo proactivo y su implicación.
Puede que crean que es una forma de mantenerse conectados e informados, especialmente si aún están construyendo relaciones con su equipo en entornos de trabajo remotos o híbridos.
Solución
Las reuniones ad hoc no son sesiones de formación de equipos. Establezca directrices claras sobre cuándo convocar una reunión improvisada y cuándo utilizar la comunicación asincrónica. Su equipo puede utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp para realizar el seguimiento del progreso y de los problemas menores. Por ejemplo, si una pregunta puede resolverse mediante comentarios rápidos o actualizaciones del proyecto en un documento compartido, se elimina la necesidad de celebrar una reunión.
🎉 Dato curioso: que tu perro aparezca en tu reunión improvisada aumenta la moral del equipo en un 87 %. (Sigue sin haber datos. Sigue siendo cierto).
Lleve su reunión ad hoc por el buen camino con ClickUp.
Las reuniones ad hoc son un arma de doble filo: ofrecen agilidad y concentración, pero pueden arruinar la productividad de su equipo si no se tiene cuidado. ¿Por qué no convertir este desafío en una oportunidad con ClickUp?
ClickUp te ayuda a pasar de «hagamos una llamada» a resultados documentados, elementos asignados y seguimiento, todo en un solo lugar. Sin notas perdidas. Sin actualizaciones dispersas. Solo contexto claro, colaboración y progreso.
ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para organizar reuniones más inteligentes, desde la programación hasta los resúmenes. Eso significa menos retrasos, más coordinación y un importante ahorro de tiempo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué significa una reunión ad hoc?
Una reunión ad hoc es una reunión no planificada para abordar un tema específico que requiere una acción inmediata. El término ad hoc proviene del latín y significa «para este propósito». Los problemas urgentes, las actualizaciones inesperadas o las oportunidades que cambian rápidamente suelen ser los desencadenantes de estas reuniones.
📌 ¿Cuál es un ejemplo de reunión ad hoc?
Un gestor de productos convoca una reunión de última hora con el equipo de desarrollo y control de calidad para resolver un problema crítico descubierto justo antes del lanzamiento. No hay ninguna invitación programada, solo una discusión rápida y centrada para coordinarse y decidir los siguientes pasos. Se trata de una reunión improvisada o, en este caso, una reunión ad hoc.
¿Qué significa «ad hoc» en el ámbito del trabajo?
En el ámbito laboral, «ad hoc» describe cualquier cosa creada para un evento único o una necesidad temporal. Una tarea, comité o reunión ad hoc existe para resolver un problema específico, no como parte de un proceso rutinario.
¿Por qué se llaman «ad hoc»?
Ad hoc es una expresión latina que significa «para esto». Se utiliza en el ámbito empresarial para describir soluciones, reuniones o decisiones tomadas sobre la marcha para gestionar situaciones inesperadas o problemas urgentes.
¿Cuándo no debo programar una reunión ad hoc?
Evite programarlas si:
- El problema no es urgente ni importante.
- Se puede resolver mediante un correo electrónico de resumen o una actualización del proyecto asíncrona.
- Los participantes necesarios no están disponibles.
- Está reaccionando emocionalmente en lugar de responder estratégicamente.
Utilice una lista de control rápida o la matriz de Eisenhower para validar la necesidad.
¿Cómo documento las reuniones ad hoc?
Utilice una estructura sencilla y centrada que incluya:
- Puntos principales de debate
- Decisiones tomadas
- Realice un seguimiento de las tareas con los propietarios y los plazos.
- Cualquier obstáculo o dependencia
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