A nadie le gusta una reunión que podría haber sido un correo electrónico. Según un estudio reciente sobre la asistencia a reuniones, las reuniones innecesarias pueden costarle a su empresa 25.000 dólares anuales por empleado
Sin embargo, todas las reuniones de equipo no son una pérdida de tiempo. Tanto las reuniones planificadas como las improvisadas tienen su lugar a la hora de impulsar el éxito empresarial.
Sin embargo, es más probable que las reuniones ad hoc interrumpan los flujos de trabajo que las regulares, ya que se producen de forma inesperada. Por otro lado, son excelentes para tomar decisiones prácticas cuando surgen circunstancias imprevistas o nuevas oportunidades, lo que te da una ventaja en mercados ferozmente competitivos.
Entonces, ¿cómo utilizar las reuniones ad hoc para impulsar su empresa en lugar de invitar a la improductividad? Siga leyendo esta guía para obtener consejos prácticos sobre:
- Cuándo convocar una reunión ad hoc
- Qué pasos dar para organizarla eficazmente
- Cómo evitar los errores más comunes al organizar reuniones de última hora
Bonificación: Presentaremos herramientas de ClickUp que pueden transformar reuniones ad hoc no estructuradas en sesiones productivas centradas en el resultado deseado. ¡A trabajar!
¿Qué es una reunión ad hoc y en qué se diferencia de una reunión planificada?
El término ad hoc significa para este propósito o según sea necesario. Una reunión ad hoc o improvisada es un tipo de reunión que se organiza espontáneamente, normalmente para abordar un asunto específico o una oportunidad con carácter de urgencia. El asunto, en la mayoría de los casos, surge de forma inesperada y requiere atención inmediata.
A diferencia de las reuniones reuniones programadas las reuniones ad hoc no se planifican con antelación. En consecuencia, estas reuniones no planificadas, si se organizan con frecuencia, pueden interrumpir el flujo predeterminado de la jornada de cualquier persona y perturbar el trabajo en profundidad.
He aquí un resumen de las principales diferencias entre las reuniones ad hoc y las planificadas:
| Reuniones planificadas | Reuniones regulares | Reuniones ad hoc | ||
|---|---|---|---|---|
| Programación | Se programan con antelación y suelen ser recurrentes | Se convocan espontáneamente, según las necesidades | ||
| Preparación | Se dispone de tiempo para la preparación. El orden del día es formal y se establece de antemano | Poco o ningún tiempo para la preparación, y el orden del día puede ser informal | Propósito | Discutir temas en curso |
| Propósito | Discutir proyectos en curso, actualizaciones periódicas y planes |
**Por ejemplo, si una cuestión puede resolverse mediante comentarios rápidos o actualizaciones del proyecto en un documento compartido, no será necesario celebrar una reunión.
Eficacia de las reuniones ad hoc con ClickUp
Existe una tensión inherente entre la naturaleza espontánea de las reuniones ad hoc y nuestros valientes esfuerzos por programarlas y gestionarlas eficazmente . En esta batalla épica de orden contra caos, ClickUp es una solución que puede mantener las reuniones equilibradas. 💯
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Por ejemplo, el Vista del calendario facilita la búsqueda rápida de una franja horaria adecuada para una reunión. Puede comprobar los horarios de los miembros del equipo para evitar conflictos y encontrar una hora que minimice las interrupciones. Configure la reunión como una tarea en ClickUp y etiquete a los asistentes para enviarles notificaciones.
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No es fácil reproducir la colaboración rápida y cara a cara en equipos remotos, pero con las pizarras blancas de ClickUp, se acerca increíblemente. Las pizarras permiten a los participantes visualizar ideas, procesos o estrategias en un lienzo virtual. Esto resulta especialmente útil en las sesiones de brainstorming, en las que la representación visual puede estimular el pensamiento creativo y ayudar a organizar las ideas.
Los participantes pueden contribuir simultáneamente haciendo de la Pizarra un espacio de colaboración donde todos pueden añadir, editar y comentar en tiempo real. Esto fomenta el trabajo en equipo y garantiza la participación activa de todos los compañeros.
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ClickUp también ayuda a gestionar la logística y el contenido de la reunión. Puede crear actas detalladas de las reuniones y utilizar la ayuda de ClickUp AI para resumirlas para futuras consultas.
Además de ayudarle a mantener resúmenes fácilmente revisables de los puntos clave de la reunión, ClickUp le permite grabar reuniones en línea con Clip con el grabador de pantalla gratuito de la plataforma. Revisa la grabación para repasar segmentos importantes o compártela con colegas que no hayan asistido. Esto es muy útil para proyectos a largo plazo que requieren recordar con frecuencia decisiones y discusiones pasadas.
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