No todas las reuniones espontáneas son malas. A veces, realmente es pendiente reunir a las personas adecuadas en una sala (virtual) lo antes posible.
Pero aquí está el problema: la mayoría de las reuniones ad hoc no son intencionadas. Son apresuradas, poco claras y distraen la atención, lo que hace que todos se pregunten por qué no se envió simplemente un correo electrónico.
Cambiemos eso. Con el formato, las herramientas y la preparación adecuados, las reuniones improvisadas pueden realmente hacer avanzar las cosas.
📌 La verdad es que las reuniones improvisadas tienen su lugar, pero solo si son intencionadas.
En esta guía, aprenderá a:
- Reconozca cuándo convocar una reunión ad hoc
- Evite interrupciones innecesarias eligiendo el formato adecuado (asíncrono o en directo)
- Organice reuniones ad hoc eficaces que impulsen la toma de decisiones, no solo debates
- Utilice herramientas digitales como ClickUp para realizar un seguimiento de la preparación, los resultados y el seguimiento de sus reuniones
Profundicemos en lo que realmente significa una reunión ad hoc y en cómo se diferencia de las reuniones habituales.
¿Qué significa «reunión ad hoc»?
El término «ad hoc» proviene del latín y significa «para este propósito específico». En un contexto laboral, una reunión ad hoc es una reunión no planificada que se convoca para tomar decisiones urgentes, resolver problemas críticos o responder a factores externos que requieren una acción inmediata.
Estas reuniones no forman parte de sus reuniones periódicas habituales ni de las sesiones de planificación a largo plazo. En cambio, son breves sesiones de coordinación, a menudo organizadas cuando el equipo necesita actuar con rapidez y resolver un tema específico de forma conjunta.
📌 Ejemplo: Supongamos que un error importante interrumpe el flujo de pago justo antes del lanzamiento. El jefe de desarrollo, el responsable de control de calidad y el director de producto se reúnen rápidamente en Google Meet para solucionarlo. Se trata de una reunión improvisada, sin agenda formal, solo acceso en tiempo real a las personas adecuadas para tomar una decisión importante.
📮ClickUp Insight: El 18 % de los participantes en nuestra encuesta quieren utilizar la IA para organizar sus vidas mediante calendarios, tareas y recordatorios. Otro 15 % quiere que la IA se encargue de las tareas rutinarias y el trabajo administrativo. Para ello, una IA debe ser capaz de: comprender los niveles de prioridad de cada tarea en un flujo de trabajo, ejecutar los pasos necesarios para crear tareas o ajustarlas, y configurar flujos de trabajo automatizados. La mayoría de las herramientas tienen uno o dos de estos pasos resueltos. Sin embargo, ClickUp ha ayudado a los usuarios a consolidar más de 5 apps utilizando nuestra plataforma
Disfrute de una programación basada en IA, en la que las tareas y las reuniones se pueden asignar de manera eficiente a los espacios libres de su calendario en función de los niveles de prioridad. También puede configurar reglas de automatización personalizadas a través de ClickUp Brain para gestionar las tareas rutinarias. ¡Diga adiós al trabajo pesado!
¿En qué se diferencia de una reunión normal?
A continuación se muestra una comparación entre una reunión ad hoc y una reunión periódica típica:
| Parámetro | Reuniones periódicas | Reuniones ad hoc |
|---|---|---|
| Programación | Programadas con antelación y recurrentes | Convocadas según sea necesario y con poca antelación |
| Preparación de reuniones | Formales, con una agenda estructurada y materiales | Preparación mínima o nula; a menudo informales |
| Objetivo | Actualizaciones, planificación y retrospectivas | Respuestas urgentes a problemas urgentes |
| Duración | Normalmente más largas y detalladas | Más cortas y con un enfoque específico |
| Participantes | Todo el equipo o un grupo fijo recurrente | Solo los miembros del equipo relevantes para esa situación |
| Resultado esperado | Decisiones rastreables, nuevos planes o seguimientos | Alineación rápida o atención inmediata a un problema |
| Formato | En persona o virtual; espacio estructurado para reuniones | Flexible: puede ser asíncrona, sincronizada o incluso una llamada rápida de Slack |
💡 Consejo profesional: ahorra tiempo utilizando un planificador de calendario en línea para comprobar rápidamente la disponibilidad y programar estos eventos puntuales, sin sobrecargar a tu equipo.
Cuándo utilizar una reunión ad hoc (y cuándo reconsiderarla)
Los gestores de proyectos inteligentes saben que las reuniones improvisadas deben ser un último recurso, ya que reducen la productividad. 🧠
Nuestro mejor trabajo lo hacemos cuando estamos muy concentrados. Pero incluso una reunión sorpresa breve puede sacarnos de ese flujo, y las investigaciones demuestran que se tarda más de 23 minutos en volver a concentrarse después de una distracción
Así que la pregunta real es: ¿Esta reunión es urgente o solo un reflejo?
Puede parecer que chatear rápidamente solucionará las cosas, pero a veces es solo una reacción instintiva. Antes de llamar a todo el mundo, pregúntate: ¿Es esta la mejor manera de resolver el problema o hay una alternativa más inteligente?
💡 Consejo profesional: La preparación no tiene por qué significar un documento pulido, basta con hacer una lista de tres preguntas que deben resolverse. Eso por sí solo convierte el caos en claridad.
Estos son cinco de los escenarios más comunes en los que una reunión ad hoc puede ser adecuada:
- En caso de una crisis o reunión de emergencia que afecte a la empresa
- Si hay información urgente o actualizaciones que deben compartirse con el equipo y requieren más explicaciones o debate
- Si surge una oportunidad repentina que requiere una discusión y una toma de decisiones rápidas para aprovecharla
- Cuando se necesita retroalimentación o aportes inmediatos sobre un problema, proyecto o decisión urgente
- Cuando es necesario coordinar al equipo porque un giro inesperado en los eventos ha provocado confusión dentro del equipo
💡 Consejo profesional: Antes de convocar una sesión ad hoc, pregúntate: ¿Se puede gestionar de forma asíncrona? Un comentario de ClickUp o una actualización de un documento podrían ahorrarle a tu equipo bloques de trabajo profundo y seguir obteniendo el mismo resultado, sin interrupciones innecesarias.
7 pasos esenciales para llevar a cabo una reunión ad hoc productiva
👀 Dato: Un abrumador 92 % de los empleados cree que las reuniones son costosas e improductivas.
Si no quieres que tus reuniones sean otro elemento más que llena tu calendario, debes asegurarte de que sean concretas, eficaces y beneficiosas para todos los participantes.
Antes de sumergirte en los pasos, asegúrate de que tienes las herramientas adecuadas. Las funciones de reuniones en línea de ClickUp te permiten programar, colaborar y realizar un seguimiento sin problemas, lo que hace que incluso las sincronizaciones espontáneas parezcan estructuradas.
Exploremos los siete pasos básicos para optimizar la logística de sus reuniones ad hoc.
Paso 1: Defina los objetivos y prepare una agenda
Sin un propósito común, incluso una reunión rápida de 10 minutos puede convertirse en una discusión sin sentido. Comience con una meta clara. ¿Qué desea lograr al final de la sesión? Ya sea que la meta sea una alineación rápida o una reunión para recopilar información, nombrar el resultado deseado le ayudará a dirigir la conversación.
La agenda de una reunión ayuda a priorizar el tema específico y establece resultados claros que deben abordarse. No necesitas una agenda exhaustiva para una sincronización de 15 minutos, pero enumerar tus tres metas principales les da a todos algo a lo que aferrarse. Si tienes poco tiempo, utiliza una plantilla de agenda de reunión para mantenerte organizado.
Conocer la agenda permite a los participantes reunir sus ideas, datos relevantes o materiales necesarios, lo que da lugar a una sesión centrada en los objetivos. Al final de la reunión, puede evaluar si se han cumplido los objetivos o si es necesario tomar medidas adicionales.
¿Buscas una forma rápida de organizar y compartir una agenda para tu reunión improvisada? ClickUp, la app para todo el trabajo, te permite crear y compartir agendas en cuestión de minutos, para que tu equipo se mantenga alineado incluso sobre la marcha.
ClickUp te permite crear documentación dentro de ClickUp Docs y compartirla interna y externamente. Los asistentes pueden utilizar las funciones interactivas de ClickUp, como comentarios o listas de control, para añadir aportaciones o preguntas antes de la reunión.
La plataforma cuenta con una selección de plantillas gratuitas para agendas de reuniones y conferencias que te permiten crear una agenda de aspecto profesional en cuestión de minutos. Por ejemplo, puedes probar la plantilla ClickUp All Hands Meeting para reuniones programadas en toda la empresa o la plantilla ClickUp Scrum Meeting para sesiones improvisadas con grupos más pequeños.
🎉 Dato curioso: ¿Uno de los primeros equipos ad hoc de la historia? El Senado romano. Incluso ellos sabían que no todas las decisiones necesitaban un comité completo.
Paso 2: Identifique y notifique a los participantes adecuados
La combinación adecuada de personas es fundamental para el éxito de una reunión ad hoc. Si invita a las personas equivocadas, pensarán que es una pérdida de tiempo. Si falta alguien importante, corre el riesgo de tomar decisiones precipitadas o de tener que convocar una reunión de seguimiento.
Asegúrate de incluir:
- Aquellos que están directamente involucrados o tienen experiencia en el tema en cuestión
- Un miembro del equipo que tenga autoridad para tomar decisiones si el propósito de la reunión es decidir un curso de acción
- Participantes que pueden ofrecer puntos de vista diversos para evitar el efecto eco
- Cualquier persona que se vea afectada por el resultado
Mantenga el tamaño del grupo manejable para una productividad óptima, especialmente en reuniones virtuales. Con ClickUp, puede utilizar las funciones de colaboración en tiempo real e identificar a los asistentes adecuados:
Vista Equipo y capacidadUtilice la vista Equipo para ver quién tiene asignadas las tareas y comprobar su carga de trabajo actual. Esto facilita invitar solo a las personas adecuadas, tanto las que están disponibles como las que son esenciales para la discusión.
Búsqueda conectada y directorio de personasEncuentre rápidamente a los miembros del equipo por nombre, rol o carga de trabajo con la búsqueda conectada o el directorio de personas. Esto garantiza que se incluya a los colaboradores adecuados en función del contexto y la capacidad.
Notificaciones y menciones personalizadasAdapta tus preferencias de notificación para evitar la sobrecarga. Utiliza @menciones en tareas, comentarios, documentos y chat para notificar directamente a personas o grupos. De esta forma, los asistentes a la reunión estarán alineados incluso antes de que comience la llamada.
Gestión de la bandeja de entrada y las notificacionesLa bandeja de entrada de ClickUp te ayuda a estar al tanto de las actualizaciones agrupando las notificaciones relacionadas y permitiéndote filtrarlas por menciones o asignaciones. También puedes posponer elementos o marcarlos como no leídos para mantener el control de tus seguimientos.
💡 Consejo profesional: Para reuniones recurrentes o grandes, considera utilizar las automatizaciones de ClickUp para enviar recordatorios o actualizar los estados automáticamente.
Paso 3: Fomenta la participación
La participación activa diferencia una reunión exitosa de una que podría haberse resuelto con un correo electrónico. El principal valor de las reuniones improvisadas reside en el intercambio interactivo de ideas y la resolución colaborativa de problemas.
Debe fomentar intencionadamente la colaboración, especialmente entre las personas más calladas o los miembros del equipo que se unen desde distintas ubicaciones.
Algunas formas de hacerlo:
- Permita a los participantes compartir ideas a través del chat, no solo por voz
- Crea un espacio para aportaciones asíncronas después de la llamada
- Utilice marcos visuales para mantener el rumbo
🎉 Dato curioso: el cerebro humano solo puede retener unas cuatro unidades de información a la vez. Así que, si tu reunión improvisada te parece abrumadora... No eres tú.
Además, los equipos remotos con horarios de trabajo superpuestos pueden tener dificultades para celebrar reuniones sincrónicas. En tales casos, se puede utilizar un software de colaboración en equipo o de reuniones diarias con soporte para reuniones asincrónicas para facilitar la participación de todos los participantes. En última instancia, el objetivo es crear un entorno de reunión en el que todos puedan contribuir de forma eficaz, independientemente de su estilo de comunicación preferido o de su ubicación.
Bonus: Explora la plantilla de reunión diaria (resumen) StandUp de ClickUp para comprobar que la voz de cada participante tiene la visibilidad suficiente.
Está diseñada para agilizar las reuniones diarias del equipo, ya que proporciona un hub centralizado para la planificación, la toma de notas y el seguimiento del progreso. Cuenta con estados, campos y vistas personalizables, lo que permite a los equipos gestionar las tareas y supervisar las actualizaciones en tiempo real de forma eficiente.
Al sustituir los métodos de seguimiento manuales, esta plantilla mejora la transparencia, la responsabilidad y la colaboración dentro de los equipos.
💡 Consejo profesional: Las Pizarras de ClickUp son perfectas para impulsar la colaboración creativa durante sesiones improvisadas. Los miembros del equipo pueden dejar notas adhesivas, correlacionar ideas visualmente, dibujar conexiones (a internet) entre tareas e incluso asignar elementos de acción, directamente desde el tablero. Es como una lluvia de ideas en vivo que se convierte directamente en ejecución.
Paso 4: Gestione el tiempo durante la reunión
Asegurarse de que una reunión ad hoc no se alargue demasiado es fundamental para mantener la eficiencia y la participación de los asistentes. Preste atención a estos siete consejos para mantener la sesión por el buen camino:
- Empiece a tiempo
- Cíñete a la agenda
- Asigne franjas horarias específicas para cada elemento de la agenda
- Considere la posibilidad de utilizar un cronómetro para respetar los intervalos preestablecidos
- Asigne a alguien el rol de cronometrador para que envíe recordatorios amables sobre el límite de tiempo
- Anima a los participantes a ser concisos en sus intervenciones para ahorrar tiempo
- Reserve los últimos minutos para un resumen rápido
Con el control de tiempo nativo de ClickUp, puedes cronometrar reuniones en diferentes plataformas: escritorio, móvil o navegador web con una extensión gratuita de Chrome. Lo mejor es que ClickUp se integra con las mejores aplicaciones de reuniones, para que puedas cronometrar cómodamente tus sesiones incluso durante una reunión rápida en Slack o Zoom.
Además, puedes utilizar el Calendario de ClickUp para encontrar el mejor momento para tu reunión no planificada sin sobrecargar a tu equipo. Te permite ver los horarios del equipo, bloquear tiempo para concentrarse y establecer recordatorios basados en eventos para que la reunión se mantenga en marcha. Es especialmente útil cuando hay que hacer malabarismos con problemas urgentes y plazos en varias ubicaciones.
💡 Consejo profesional: Con el Calendario de ClickUp, puedes ver rápidamente quién está libre y quién ya está en modo de concentración, para no interrumpir innecesariamente el bloque de trabajo profundo de nadie.
Paso 5: Documentar las decisiones y los elementos de acción
Las notas tomadas durante reuniones ad hoc eficientes deben ser concisas y centrarse estrictamente en aspectos críticos. Documente todas las decisiones importantes en las actas de la reunión. Esto facilitará las acciones posteriores a la reunión y servirá como resumen para quienes no hayan estado presentes.
Además, anote las tareas específicas que se deben asignar, incluyendo quién es responsable de cada tarea y la fecha límite.
ClickUp ofrece un conjunto completo de funciones que convierten la toma de notas en un paseo por el parque. Sus plantillas gratuitas para notas de reuniones garantizan la coherencia en todas las reuniones, lo que ayuda a mantener un formato estandarizado para capturar información clave.
Con AI Notetaker de ClickUp, no tendrás que preocuparte por capturar todo manualmente. Se une a tu reunión automáticamente, graba la conversación, genera actas de reunión concisas y destaca momentos clave como decisiones, elementos de acción y asignaciones de propietarios. Puedes convertirlos instantáneamente en tareas, con plazos, personas asignadas y estado.
Es especialmente útil durante reuniones improvisadas en las que no se ha planificado tomar notas detalladas, pero se necesita un registro preciso de lo que se ha dicho y de lo que va a suceder a continuación.
➡️ Más información sobre el uso de IA para tomar notas en reuniones y cómo optimiza el proceso de seguimiento.
➡️ Más información sobre el uso de la IA para tomar notas en reuniones y cómo optimiza el proceso de seguimiento.
Más información: Para flujos de trabajo de planificación más estructurados, consulte nuestra guía sobre cómo planificar una reunión.
Paso 6: Asigne y realice el seguimiento de las tareas de seguimiento
Como acabamos de ver, las actas de las reuniones están estrechamente relacionadas con las tareas de seguimiento. Si tienes tareas que asignar al final de la sesión, significa que la reunión no fue solo un foro de debate pasivo, sino un catalizador para la acción y el progreso.
Utiliza las tareas de ClickUp para asignar nuevos elementos de acción a una o más personas. Los miembros del equipo pueden añadir comentarios directamente en las tareas, lo que facilita una colaboración transparente.
Las subtareas y listas de control personalizables de la plataforma dentro de las tareas ayudan a dividir las acciones de seguimiento complejas en pasos manejables. Aproveche los campos personalizados para incluir información específica de las tareas (como enlaces web o archivos de diseño). El seguimiento de las tareas es fácil gracias a:
- Estados personalizados, como Pendiente, En curso y Terminada
- Más de 15 vistas (vista Lista, vista Tablero, etc.)
A veces, una tarea creada después de una reunión depende de completar una ya existente, o una tarea existente ahora depende de una tarea de seguimiento recién asignada. Las dependencias de ClickUp te permiten establecer dependencias entre tareas interconectadas, lo que te ayuda a integrar las tareas de seguimiento en el flujo de trabajo existente.
📊 ¿Sabías que...? Cada vez que alguien dice «ya lo comentamos», nace una tarea, pero rara vez se realiza un seguimiento. Anótala o corre el riesgo de olvidarla.
Paso 7: Revisar y reflexionar
La reunión ha terminado, pero ¿ha sido un intento correcto? Reflexionar sobre lo que ha funcionado y lo que no es muy valioso para mejorar las reuniones de última hora en el futuro.
Recopilar comentarios de los asistentes puede ayudarte a comprender sus puntos de vista y qué cambiar la próxima vez. Estas son algunas de las preguntas que podrías hacer:
- ¿Cuál fue su experiencia general de la reunión?
- ¿Qué es lo que más le ha llamado la atención?
- En su opinión, ¿en qué medida se lograron los objetivos de la reunión?
- ¿Cree que esta reunión era necesaria o que los objetivos se podrían haber alcanzado por otros medios?
- ¿Se sintió cómodo participando en la reunión? ¿Qué factores influyeron en su nivel de participación?
- ¿El espacio de la reunión era cómodo?
- ¿Qué se podría mejorar para que las reuniones con poca antelación sean más eficaces?
¿Busca las herramientas adecuadas para recopilar comentarios? Puede personalizar los formularios de ClickUp para incluir preguntas específicas relevantes para su reunión ad hoc y, a continuación, compartirlas con los participantes a través de un enlace.
Las respuestas a los formularios de comentarios se pueden convertir automáticamente en tareas en ClickUp. Esto es especialmente útil si los comentarios sugieren elementos de acción o áreas de mejora.
No necesitas un plan perfecto, necesitas una meta compartida. Decide qué significa «terminado» antes de que alguien abra la boca. ✅
tres retos comunes en las reuniones ad hoc [con soluciones]
La rapidez con la que su empresa se adapta y responde a situaciones emergentes podría figurar en su futuro. Las reuniones ad hoc ofrecen la agilidad necesaria para obtener una respuesta inmediata que permita gestionar estas situaciones. Sin embargo, esta misma agilidad conlleva una serie de retos. Analicémoslos, no solo para comprender sus implicaciones, sino también para afrontarlos de forma eficaz.
1. Interrupciones en los flujos de trabajo
Ya hemos mencionado que las interrupciones afectan negativamente a la productividad y reducen la capacidad de concentrarse en el trabajo. Sin embargo, también afectan a la moral de los empleados.
Cuando las reuniones interrumpen constantemente la concentración, se genera ansiedad por quedarse atrás en tareas críticas, especialmente si la reunión no arroja un resultado claro. Y si esto se convierte en una pauta, la confianza y el compromiso del equipo pueden verse afectados.
Más información: Las interrupciones constantes pueden provocar agotamiento. A continuación, le indicamos cómo empezar a reducir la ansiedad en el lugar de trabajo mediante una mejor higiene en las reuniones.
Solución
Bloquea el tiempo de concentración protegido en el Calendario de ClickUp utilizando el estado «Ocupado» o los ajustes de disponibilidad compartida. Esto garantiza que no se programen interrupciones innecesarias durante las horas de máxima productividad de tu equipo. También puedes establecer horas de silencio para el trabajo asíncrono en varias ubicaciones.
Te mereces un respiro. Las reuniones incesantes acaban rápidamente con la productividad. A continuación te explicamos cómo evitar las reuniones consecutivas y crear espacio para trabajar en profundidad.
2. Falta de estructura
No hay nada peor que una reunión improvisada sin dirección, solo charlas sin fin y conclusiones vagas del tipo «ya lo discutiremos». Sin una meta clara, incluso las reuniones de 15 minutos para sincronizar pueden parecer una pérdida de tiempo.
Esto es habitual cuando una reunión rápida se desencadena por factores externos, como una escalada de un cliente o un bloqueo interno, pero nadie se toma un momento para definir el objetivo.
Solución
Aunque tenga prisa, dedique un momento a esbozar una estructura básica para la reunión. Puede ser tan sencillo como definir la meta principal de la reunión y algunos puntos clave para el debate.
Establezca un límite de tiempo estricto para la reunión y cúmplalo. Considere la posibilidad de pedir a los asistentes que se pongan de pie durante la reunión; puede resultar incómodo en las reuniones en línea, pero puede revitalizar el respeto de todos por las limitaciones de tiempo. 😏
3. Uso excesivo y dependencia
Las reuniones ad hoc ofrecen comentarios inmediatos y el atractivo de resolver problemas urgentes al instante, lo que puede resultar muy tentador. Los gerentes nuevos o junior pueden sentir que se espera de ellos que celebren reuniones frecuentes para demostrar su liderazgo proactivo y su implicación.
Puede que crean que es una forma de mantenerse conectados e informados, especialmente si aún están construyendo relaciones con su equipo en entornos de teletrabajo o híbridos.
Solución
Las reuniones ad hoc no son sesiones de formación de equipos. Establezca directrices claras sobre cuándo convocar una reunión improvisada y cuándo utilizar la comunicación asíncrona. Su equipo puede utilizar herramientas de gestión de proyectos como ClickUp para realizar un seguimiento de los progresos y los problemas menores. Por ejemplo, si una pregunta puede resolverse mediante comentarios rápidos o actualizaciones del proyecto en un documento compartido, se elimina la necesidad de celebrar una reunión.
🎉 Dato curioso: que tu perro aparezca en una reunión improvisada aumenta la moral del equipo en un 87 %. (Sigue sin haber datos. Pero sigue siendo cierto)
Lleve sus reuniones ad hoc por el buen camino con ClickUp
Las reuniones ad hoc son un arma de doble filo: ofrecen agilidad y enfoque, pero pueden arruinar la productividad de tu equipo si no se tienen cuidado. ¿Por qué no convertir este desafío en una oportunidad con ClickUp?
ClickUp te ayuda a pasar de «hagamos una llamada» a resultados documentados, elementos de acción asignados y seguimiento, todo en un solo lugar. Sin notas perdidas. Sin actualizaciones dispersas. Solo contexto claro, colaboración y progreso.
ClickUp te ofrece todo lo que necesitas para organizar reuniones más inteligentes, desde la programación hasta los resúmenes. Esto se traduce en menos retrasos, más coordinación y un importante ahorro de tiempo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es una reunión ad hoc?
Una reunión ad hoc es una reunión no planificada para abordar un tema específico que requiere una acción inmediata. El término ad hoc proviene del latín y significa «para este propósito». Los problemas urgentes, las actualizaciones inesperadas o las oportunidades que se presentan rápidamente suelen ser los desencadenantes de estas reuniones.
📌 ¿Cuál es un ejemplo de reunión ad hoc?
Un director de producto convoca una reunión de última hora con el equipo de desarrollo y control de calidad para resolver un problema crítico descubierto justo antes del lanzamiento. No hay ninguna invitación programada, solo una discusión rápida y centrada para coordinarse y decidir los siguientes pasos. Se trata de una reunión improvisada o, en este caso, una reunión ad hoc.
¿Qué significa «ad hoc» en el trabajo?
En el lugar de trabajo, «ad hoc» describe cualquier cosa creada para un evento único o una necesidad temporal. Una tarea, comité o reunión ad hoc existe para resolver un problema específico, no como parte de un proceso rutinario.
¿Por qué se llaman «ad hoc»?
Ad hoc es una expresión latina que significa «para esto». Se utiliza en el ámbito empresarial para describir soluciones, reuniones o decisiones tomadas sobre la marcha para gestionar situaciones inesperadas o problemas urgentes.
¿Cuándo no debo programar una reunión ad hoc?
Evite programarlas si:
- El problema no es urgente ni importante
- Se puede resolver mediante un correo electrónico de resumen o una actualización del proyecto asíncrona
- Los participantes necesarios no están disponibles
- Estás reaccionando emocionalmente en lugar de responder estratégicamente
Utilice una lista de control rápida o la Matriz de Eisenhower para validar la necesidad.
¿Cómo documento las reuniones ad hoc?
Utilice una estructura sencilla y centrada que incluya:
- Puntos principales de debate
- Decisiones tomadas
- Realice un seguimiento de las tareas con los propietarios y los plazos
- Cualquier obstáculo o dependencia
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