Es un hecho básico para todos los equipos de marketing de las agencias: trabajar con clientes significa realizar múltiples tareas constantemente. Ya sea para planificar proyectos, medir el progreso de los mismos o alinear las necesidades de los clientes con el trabajo de sus equipos creativos, el software de gestión de proyectos es un factor importante a tener en cuenta.
La herramienta de gestión de proyectos adecuada ayudará a tu agencia de marketing creativo y estratégico a alcanzar el éxito. En el mejor de los casos, el software se convierte (o al menos se integra) en una herramienta de colaboración tanto para los equipos creativos internos como para los contactos con los clientes.
Para lograrlo, necesita encontrar la solución de gestión de proyectos adecuada.
Esta guía cubre todo lo que necesita saber sobre el mejor software de gestión de proyectos de marketing disponible para que las agencias de marketing optimicen la gestión del flujo de trabajo, mantengan a los clientes satisfechos y completen las tareas.
¿Qué es una herramienta de gestión de proyectos para agencias de publicidad?
El software de gestión de proyectos para agencias proporciona un sistema centralizado para gestionar los proyectos de los clientes. Esto puede incluir una panorámica de los objetivos del proyecto para diferentes iniciativas o la optimización del flujo de trabajo para completar dichas iniciativas.
Las herramientas de gestión de proyectos ofrecen un amplio intervalo de funciones y son una parte muy valiosa del software para agencias de marketing. Estas funciones incluyen:
- Gestión de tareas para los miembros de su equipo creativo, para que puedan realizar un seguimiento de sus listas de tareas pendientes y completarlas según lo previsto y las especificaciones.
- Funciones de colaboración del equipo que elevan las tareas individuales a proyectos más complejos con los que están relacionados.
- Análisis a nivel de proyecto que realizan un seguimiento del progreso de la iniciativa de un cliente y proporcionan una panorámica más amplia de todo el trabajo realizado para ese cliente.
- Automatización y gestión del flujo de trabajo para impulsar el trabajo en su agencia creativa o de marketing.
- Gestión de recursos para garantizar que su equipo creativo y sus clientes invierten su tiempo y recursos de forma productiva.
Como resultado, algunas de las mejores soluciones de software de gestión de agencias se centran en la gestión de proyectos y tareas.
Gracias a estas funciones clave, los sistemas de gestión de proyectos guían esencialmente el trabajo diario y estratégico de las agencias de marketing y las agencias creativas.
¿Qué debe buscar en un software de gestión de proyectos para agencias de publicidad?
Cualquier sistema que considere para realizar el seguimiento y gestionar sus proyectos de marketing debe incluir funciones básicas de gestión de proyectos, como la capacidad de asignar, realizar el seguimiento y gestionar tareas. Sin embargo, los mejores programas de gestión de proyectos para agencias comparten las siguientes características clave:
- Facilidad de uso: una interfaz fácil de usar es esencial para los equipos de marketing y la incorporación de clientes.
- Plantillas de proyectos personalizables: las plantillas de proyectos, como las de gestión de proyectos y campañas publicitarias, pueden poner en marcha nuevas iniciativas rápidamente.
- Funciones de gestión de campañas: los gestores de proyectos apreciarán la posibilidad de mejorar la gestión de sus campañas de marketing.
- Flujos de trabajo personalizables: los flujos de trabajo personalizados, incluidos los flujos de trabajo de creación de contenido y la gestión de tareas diarias, pueden aumentar la eficiencia y ahorrar tiempo.
- Escalabilidad: A medida que su agencia siga creciendo, su software de gestión de proyectos debería poder crecer con ella para dar cabida a más trabajo, más clientes y equipos de marketing más grandes.
- Integración de los comentarios de los clientes: las aplicaciones de gestión de proyectos no solo deben facilitar la colaboración interna, sino también (de forma más sencilla) con sus clientes.
- Funciones de colaboración en equipo: Las funciones de colaboración, como el uso compartido de archivos, el chat directo y los mensajes, pueden mejorar la productividad del equipo.
- Control de tiempo: la función de control de tiempo adecuada puede ayudarle a facturar con precisión a los clientes por los proyectos creativos, mejorando la planificación de recursos y la gestión del presupuesto.
- Análisis de proyectos: busque una plataforma de gestión de proyectos que le permita realizar el seguimiento del progreso de los proyectos e identificar eficiencias.
Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos para agencias de publicidad
La siguiente lista es nuestra selección del mejor software de gestión de proyectos creativos que puede encontrar, que le ayudará a compaginar múltiples proyectos mientras busca optimizar los procesos e impulsar más empresas.
1. ClickUp
A los equipos de gestión de proyectos les encanta ClickUp por la personalización y flexibilidad de la plataforma. Puede maximizar la gestión de sus recursos mediante el control de tiempo, mejorar el uso compartido de documentos con ClickUp Docs y utilizar diagramas de Gantt para mejorar los cronogramas de sus proyectos.
Con ClickUp, puede optimizar cada parte de su proyecto de marketing, incluyendo la gestión básica de tareas y listas de tareas pendientes, campañas publicitarias complejas y relaciones multifacéticas con los clientes.
Las mejores funciones de ClickUp
- Paneles que le permiten realizar un seguimiento integral de los proyectos, lo que facilita el proceso de gestión de múltiples proyectos.
- Control de tiempo avanzado que le ayuda a establecer estimaciones y alinear su trabajo con las capacidades y las expectativas del cliente.
- Plantillas de proyectos personalizables, como una plantilla de gestión de agencias, que le ayudan a realizar el seguimiento y optimizar cada paso del proceso del cliente y del proyecto.
- Vistas avanzadas, incluyendo tableros Kanban, diagramas de Gantt y calendarios, que le ayudan a realizar un seguimiento más eficaz del trabajo y los cronogramas de los proyectos.
Limitaciones de ClickUp
- Algunos usuarios han señalado que la gran lista de funciones clave puede dificultar la incorporación de los usuarios que no están familiarizados con las herramientas de gestión de proyectos.
- Los usuarios del plan Free se pierden algunas de las funciones avanzadas de gestión de proyectos de la plataforma.
Precios de ClickUp
- Free Forever
- Ilimitado: 7 $ al mes por usuario.
- Empresa: 12 $ al mes por usuario
- Corporación: póngase en contacto para conocer los precios.
- ClickUp AI: disponible para su compra en todos los planes de pago a un precio de 5 $ al mes por miembro del entorno de trabajo e invitado interno.
Valoraciones y reseñas de ClickUp
- G2: 4,7/5 (más de 8900 reseñas)
- Capterra: 4,6/5 (más de 3800 opiniones)
2. Monday
Puede parecer arriesgado bautizar este sistema de gestión de proyectos basado en la web con el nombre del día de la semana menos favorito de todos los creativos. Pero, una vez que te adentras en él, Monday es un potente sistema para la planificación de proyectos, la gestión de proyectos de marketing y la colaboración en equipo que ayuda a los equipos de marketing a gestionar sus relaciones con los clientes y su trabajo.
Las mejores funciones de Monday
- Amplias funciones de gestión de tareas, incluidas las dependencias y la automatización de tareas, para mantener el ritmo de trabajo en proyectos complejos.
- Estructura de permisos de usuario que mantiene la privacidad de los datos confidenciales de los clientes sin comprometer la colaboración del equipo.
- Seguimiento de gastos adjunto a los proyectos, lo que facilita la planificación de recursos para las agencias creativas.
- Funciones para el uso compartido de archivos mediante integraciones con Slack, Outlook y otras herramientas de productividad.
Limitaciones de Monday
- Los diseños de los flujos de trabajo pueden resultar confusos en ocasiones, lo que complica el seguimiento de los proyectos y la gestión de tareas, especialmente para los nuevos usuarios.
- Capacidades limitadas de IA, ya sea en funciones clave o a través de integraciones.
Precios de Monday
- Free
- Básico: 8 $ al mes por usuario
- Estándar: 10 $ al mes por usuario.
- Pro: 19 $ al mes por usuario.
- Corporación: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Monday
- G2: 4,7/5 (más de 8600 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 4200 opiniones)
3. Jira
Jira es básicamente una herramienta de desarrollo de software, por lo que sus funciones clave y su capacidad de planificación de recursos giran en torno a este proceso de desarrollo. Pero es una herramienta excelente si su agencia creativa quiere realizar el seguimiento de la creación de una nueva app o sitio web.
Las mejores funciones de Jira
- Interfaz de usuario (UI) fácil de usar que facilita el seguimiento y la optimización de los proyectos.
- Tableros Kanban intuitivos, con plantillas, para crear rápidamente planes de desarrollo y asignar las tareas adecuadas.
- Amplias integraciones con la mayoría de los programas de gestión de proyectos para agencias de esta lista para gestionar proyectos más allá del desarrollo.
- Funciones integradas de colaboración en equipo que permiten chatear en tiempo real, compartir archivos y enviar mensajes grupales.
Limitaciones de Jira
- No es una herramienta de gestión de proyectos completa para cualquier trabajo de agencia más allá del desarrollo de software.
- Las estructuras de permisos pueden ser demasiado complejas, lo que dificulta la gestión de proyectos a los equipos más pequeños.
Precios de Jira
- Free
- Estándar: 7,75 $ al mes por usuario.
- Premium: 15,25 $ al mes por usuario.
- Enterprise: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Jira
- G2: 4,3/5 (más de 5500 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 13 000 opiniones)
4. Trabajo en equipo
El nombre podría sugerir que se trata de una simple herramienta de colaboración, pero Teamwork es mucho más que eso. Su software de gestión de proyectos para agencias gestiona el trabajo de múltiples clientes, por lo que no se limita a la gestión de tareas. Teamwork es también un software de gestión de recursos, gracias a su capacidad para elaborar informes financieros e incluso invitar a los clientes a crear cuentas de invitado gratuitas.
Las mejores funciones para el trabajo en equipo
- Capacidad para crear plantillas nuevas o personalizar las existentes con el fin de reducir la redundancia para los gestores de proyectos que trabajan con múltiples clientes.
- Funciones de gestión financiera, que incluyen herramientas de presupuestación, facturación y rentabilidad, para maximizar la asignación y planificación de recursos.
- Flujos de trabajo personalizables y plantillas prediseñadas para facilitar la incorporación de clientes.
- Integraciones con otros programas de colaboración y marketing, como MS Teams, HubSpot y múltiples sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Limitaciones del trabajo en equipo
- Cuando aún no existen integraciones, la interfaz de programación de aplicaciones puede resultar difícil de manejar y crear conexiones.
- El CRM interno tiene limitaciones. En la mayoría de los casos, la gestión de la agencia funcionará mejor con un software externo.
Precios para trabajo en equipo
- Free Forever
- Starter: 5,99 $ al mes por usuario.
- Entrega: 9,99 $ al mes por usuario.
- Grow: 19,99 $ al mes por usuario.
- Escala: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas sobre el trabajo en equipo.
- G2: 4,4/5 (más de 1000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 800 opiniones)
5. Notion
Notion, que se promociona como un entorno de trabajo conectado en lugar de una herramienta dedicada a la gestión de proyectos, es ideal para conectar la gestión de recursos y documentos con la gestión de tareas y la planificación de proyectos. Adopta un enfoque basado en el trabajo en equipo para el proceso de gestión de proyectos, lo que mejora la colaboración del equipo y ofrece las funciones clave de las plataformas de esta lista.
Las mejores funciones de Notion
- Wikis integrados que pueden simplificar la gestión de recursos y conocimientos junto con su herramienta de gestión de tareas.
- Vistas basadas en equipos que separan los proyectos de marketing en áreas funcionales, al tiempo que mantienen una panorámica más amplia.
- Funciones avanzadas de IA, que incluyen redacción publicitaria, automatización de tareas y indicaciones para la lluvia de ideas.
- Amplias integraciones con otras herramientas que su agencia podría necesitar, como Slack o Jira.
Limitaciones de Notion
- No hay ninguna función de control de tiempo integrada, por lo que cualquier seguimiento de proyectos basado en el tiempo requerirá una herramienta externa.
- Las vistas basadas en equipos pueden dificultar la asignación de tareas fuera del equipo para algunos usuarios.
Precios de Notion
- Free
- Además: 8 $ al mes por usuario.
- Empresa: 15 $ al mes por usuario.
- Enterprise: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Notion
- G2: 4,7/5 (más de 4800 opiniones)
- Capterra: 4,7/5 (más de 1900 opiniones)
6. Asana
Los creadores de Asana lo diseñaron expresamente para que fuera una herramienta de gestión de proyectos basada en la web. Sus funciones son tan amplias que los equipos creativos, de TI, ingeniería, operaciones y planificación estratégica pueden utilizar las mismas plataformas para gestionar el trabajo, asignar tareas y colaborar mejor.
Las mejores funciones de Asana
- Vistas personalizadas, incluyendo tableros Kanban, diagramas de Gantt y cronogramas, para revisar y gestionar sus proyectos desde todos los ángulos.
- Amplia base de conocimientos que incluye consejos básicos sobre gestión de proyectos y tutoriales sobre las funciones principales.
- Múltiples equipos y entornos de trabajo para mantener separadas las tareas de los diferentes clientes.
- Notificaciones por teléfono y correo electrónico (junto con una aplicación móvil totalmente funcional) que convierten a Asana en una herramienta de colaboración y mantienen a las partes interesadas informadas sobre cada proyecto de marketing.
Limitaciones de Asana
- No hay muchas plantillas de proyectos, por lo que su agencia creativa tendrá que crear desde cero la mayoría de los diseños y flujos de proyectos que prefiera.
- Asana es caro en comparación con otras opciones de esta lista, especialmente cuando la mayoría de sus funciones avanzadas de gestión de proyectos, como el control de tiempo, solo están disponibles en los planes más caros.
Precios de Asana
- Básico: gratis
- Premium: 10,99 $ al mes por usuario.
- Empresa: 24,99 $ al mes por usuario.
- Enterprise: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Asana
- G2: 4,3/5 (más de 9400 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 12 000 opiniones)
7. Trello
Puede que Trello no sea un software específico para la gestión de proyectos de marketing, pero es una herramienta de gestión de proyectos muy respetada. Su dominio de funciones clave, como vistas personalizables, flujos de trabajo y automatizaciones, hace que merezca la pena tenerlo en cuenta.
Las mejores funciones de Trello
- Trello board: una versión específica para esta plataforma del clásico tablero Kanban, que se ha convertido en el estándar de referencia para las vistas generales de proyectos en este tipo de software de gestión de proyectos.
- Integración con Jira y otras plataformas de la amplia suite de herramientas de productividad de Atlassian.
- Butler: un sistema basado en reglas para automatizar la gestión de proyectos y tareas y eliminar la repetición de tareas en su agencia creativa.
- Fácil de usar, por lo que los nuevos usuarios y clientes pueden empezar a utilizarlo con confianza en cuestión de minutos.
Limitaciones de Trello
- Las agencias o los gestores de proyectos con experiencia en automatización y dependencias de extensión pueden encontrar frustrante la gestión de tareas.
- Funciones clave algo limitadas en comparación con algunas de las otras herramientas de esta lista. Por ejemplo, carece de control de tiempo para sus equipos.
Precios de Trello
- Free
- Estándar: 5 $ al mes por usuario.
- Premium: 10 $ al mes por usuario
- Enterprise: 17,50 $ al mes por usuario.
Valoraciones y opiniones sobre Trello
- G2: 4,4/5 (más de 13 000 opiniones)
- Capterra: 4,5/5 (más de 22 000 opiniones)
8. Wrike
En cuanto a funciones clave, pocas alternativas pueden competir con el software de gestión de proyectos de marketing Wrike. Encontrará un montón de nuevas funciones que le ayudarán con tareas como la planificación y asignación de recursos, la gestión diaria de tareas y la colaboración con los clientes.
Las mejores funciones de Wrike
- El etiquetado cruzado de tareas garantiza que el trabajo de su equipo represente con precisión el flujo general de gestión de proyectos.
- Los flujos de revisión y aprobación lo convierten en un auténtico software de gestión de proyectos para agencias con integraciones de comentarios de los clientes.
- La automatización del flujo de trabajo tiene en cuenta todos los proyectos de marketing que necesitan sus clientes.
- El control de tiempo avanzado le permite saber en todo momento en qué están trabajando sus equipos y cuándo podrían alcanzar su capacidad máxima.
Limitaciones de Wrike
- La gran cantidad de funciones puede dificultar la incorporación de nuevos usuarios al software de gestión de proyectos.
- Las vistas de clasificación, como los diagramas de Gantt, pueden resultar complicadas, lo que dificulta mantener una panorámica de la gestión de proyectos.
Precios de Wrike
- Free
- Equipo: 9,80 $ al mes por usuario.
- Empresa: 24,80 $ al mes por usuario.
- Corporación: póngase en contacto para conocer los precios.
- Pinnacle: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Wrike
- G2: 4,2/5 (más de 3400 opiniones)
- Capterra: 4,3/5 (más de 2400 opiniones)
9. Workfront
Workfront, el software integrado de gestión de proyectos de Adobe, no pretende simplificar las cosas. Es una de las herramientas más complejas que existen. Pero una vez que descubras sus funciones, puede convertirse en una potente herramienta de gestión de proyectos que tu agencia podrá aprovechar.
Las mejores funciones de Workfront
- Workfront Goals alinea el software de gestión de proyectos de su agencia con las metas comerciales de la agencia y los clientes.
- Las rutas de aprobación y los flujos de trabajo integrados permiten entregar los proyectos creativos a sus clientes de forma más rápida y eficiente.
- Los tableros Kanban y los gráficos de Gantt convierten Workfront en una herramienta ágil de gestión de proyectos.
- Los paneles personalizables ayudan a los gestores de proyectos a mantener una panorámica de cada proyecto de marketing, así como de la carga de trabajo global.
Limitaciones de Workfront
- La clasificación en el software de gestión de proyectos solo está disponible por fecha límite, lo que limita su capacidad para organizar las tareas.
- Según algunos usuarios, a veces puede intentar abarcar demasiado, lo que dificulta la gestión de proyectos para algunas iniciativas más sencillas.
Precios de Workfront
- Selección: contactar para conocer los precios
- Prime: póngase en contacto para conocer los precios.
- Ultimate: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas de Workfront
- G2: 4,1/5 (más de 900 opiniones)
- Capterra: 4,4/5 (más de 1300 opiniones)
10. Productivo
Más que una simple herramienta de gestión de proyectos, Productive es un completo software de gestión de proyectos para agencias que le ayuda a trabajar y optimizar cada aspecto de sus relaciones con los clientes. El control de tiempo, la elaboración de presupuestos y la colaboración son solo algunas de las funciones que le aseguran un lugar en la lista junto a algunos de los mejores programas de gestión de proyectos de marketing de la empresa.
Las mejores funciones de productividad
- Las tareas periódicas garantizan la finalización del trabajo cuando es necesario.
- El control de tiempo integrado permite a los miembros del equipo controlar sus horas, lo que se traduce en una asignación de recursos y una facturación más precisas.
- Las vistas de planificación de recursos permiten a su agencia planificar el trabajo y los cronogramas de forma realista basándose en las cargas de trabajo existentes.
- El módulo Insights ofrece análisis avanzados de cada proyecto de marketing, así como de iniciativas y relaciones más amplias a nivel de cliente.
Limitaciones de productividad
- Ofrecen menos funciones de facturación en comparación con el software específico para la gestión de facturas.
- Algunos usuarios señalan que la interfaz de usuario no es tan intuitiva o sencilla como la de otros programas de gestión de proyectos para agencias.
Precios de productividad
- Essential: 9 $ al mes por usuario
- Profesional: 24 $ al mes por usuario.
- Ultimate: póngase en contacto para conocer los precios.
- Enterprise: póngase en contacto para conocer los precios.
Valoraciones y reseñas productivas
- G2: 4,6/5 (más de 30 opiniones)
- Capterra: 4,6/5 (más de 70 opiniones)
Lleve la gestión de proyectos de su agencia al siguiente nivel con ClickUp.
Todas las plataformas anteriores son opciones válidas de software de gestión de proyectos para agencias. Pero como solo puede haber un ganador, ese tiene que ser ClickUp para agencias creativas y de publicidad.
Además de sus funciones clave, como la IA, el seguimiento de proyectos y las integraciones con otras herramientas, apreciará la facilidad con la que puede conectar la gestión de tareas con la gestión de recursos y las elegantes funciones de colaboración para sus equipos de marketing. Pero, en esencia, se trata de una gestión de proyectos sencilla y sólida que puede transformar su forma de abordar la gestión de la agencia.
ClickUp es perfecto para equipos de marketing, ya que ofrece proyectos ilimitados, funciones de control de tiempo que pueden optimizar la asignación de recursos y la capacidad de crear y realizar un seguimiento de los proyectos en función de las dependencias de las tareas, lo que mejora el flujo de trabajo. También es una de las pocas herramientas de gestión de proyectos gratuitas disponibles, por lo que puede probar su nuevo sistema de gestión de proyectos sin tener que comprometerse por completo con él.
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