Zusammenarbeit in kleinen Unternehmen: Mehr als E-Mail und Slack

Wir alle wissen, dass wir viel zu viele Apps verwenden, um unsere Aufgaben zu erledigen.

Aber hier ist ein Kontext, der Sie umhauen wird: Wir umschalten mittlerweile etwa 1.200 Mal am Tag zwischen Apps hin und her. 🤯

Das bedeutet, dass wir jede Woche fast 4 Stunden damit verlieren, uns mit all diesen verschiedenen tools vertraut zu machen. Das ist fast ein Zehntel unserer Arbeitswoche!!!

Für kleine Unternehmen, insbesondere solche, die remote arbeiten und von einer Abhängigkeit gegenüber mehreren Tools für die Zusammenarbeit betroffen sind, ist dies wie eine Steuer auf die Produktivität, die Sie jeden Tag zahlen müssen. Im Gegensatz zu größeren Unternehmen haben Sie nicht den Luxus, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, um die Lücken zu schließen.

Deshalb kann moderne Remote-Zusammenarbeit nicht bei Slack und E-Mail aufhören. Diese Tools eignen sich hervorragend für die Kommunikation, aber sie wurden nicht dafür entwickelt, Ihre Projekte zu verwalten, die Nachverfolgung von Verantwortlichkeiten durchzuführen oder alle auf dem gleichen Stand zu halten, wenn niemand im selben Raum ist.

In diesem Blog erfahren Sie, wie Sie die verstreuten Workflows Ihres Teams in einem einheitlichen Kollaborationssystem zusammenführen können – mit Tools für die Remote-Teamzusammenarbeit, die für kleine Unternehmen geeignet sind.

Los geht's!

Was sind Tools für die Remote-Teamzusammenarbeit?

Tools für die Remote-Teamzusammenarbeit sind digitale Plattformen für verteilte Teams, mit denen Sie an einem zentralen Ort kommunizieren, Projekte verwalten und Dateien austauschen können. Als zentrales Nervensystem eines Remote- oder Hybrid-Arbeitsplatzes gehen diese Tools weit über einfache Nachrichtenübermittlung hinaus. Sie bieten eine strukturierte Umgebung, in der tatsächlich Arbeit erledigt wird.

Zu den verschiedenen Arten von Tools für die Remote-Zusammenarbeit gehören:

🤝 Freundliche Erinnerung: Sie können zwar für jeden Bereich separate Tools verwenden, aber ein konvergierter Workspace – eine einzige Plattform, auf der Projekte, Dokumente und Unterhaltungen zusammengeführt werden – wie ClickUp vereint diese Kategorien auf einer einzigen Plattform. Mit einem solchen Tool müssen Sie nicht ständig zwischen Apps wechseln, sodass Ihr Team konzentriert und aufeinander abgestimmt arbeiten kann.

Warum kleine Unternehmen mehr als Slack und E-Mail brauchen

Wenn Sie bereits E-Mail und vielleicht eine Chat-App wie Slack verwenden, sollte sich die Arbeit nicht so ... unorganisiert anfühlen, oder?

Ähm... falsch.

Ja, Slack und E-Mail sind großartig in dem, was sie tun. Aber sie wurden nur für einen Zweck entwickelt: für Unterhaltungen. Sie eignen sich hervorragend für schnelle Updates und den Austausch von Informationen, aber sie verwandeln diese Unterhaltungen nicht in klare nächste Schritte.

Das Ergebnis?

Dies führt zu Work Sprawl. Ihr Team ist gezwungen, mit mehreren Apps zu jonglieren, die nicht miteinander kommunizieren... nur um ein einziges Projekt abzuschließen.

📌 Für ein fünfköpfiges Team bedeutet das einen wöchentlichen Koordinationsaufwand von mehr als 20 Stunden. Das ist, als würde man die Hälfte eines Mitarbeiters durch administratives Chaos verlieren.

Deshalb brauchen Sie ein spezielles Kollaborationssystem, das über E-Mail und Slack hinausgeht und die Lücke zwischen Reden und Handeln schließt.

Vorteile der Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit, die über E-Mail und Slack hinausgehen

Der Verzicht auf E-Mails ist nicht nur ein „nettes Extra“, sondern macht die Arbeit auch leichter. Projekte kommen schneller voran, alle sind auf dem gleichen Stand und Sie verbringen viel weniger Zeit damit, Missverständnisse auszuräumen.

Und das Beste daran? Sie brauchen kein IT-Team, um das zu realisieren. Das richtige tool für die Zusammenarbeit kann Ihnen Struktur bieten, ohne die Komplexität zu erhöhen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, die Sie erwarten können ✨

Die besten Tools für die Remote-Zusammenarbeit in kleinen Teams

In einer idealen Welt hätten Sie eine einzige App, die Ihre Teamzusammenarbeit für immer optimieren würde. In der Realität benötigen Sie jedoch wahrscheinlich mehrere Apps, um die höchste Produktivität zu erreichen: Messaging, Nachverfolgung von Projekten, Dokumente, vielleicht sogar ein Whiteboard für die Planung.

Man könnte meinen, dass es schwierig ist, gute tools zu finden. Noch schwieriger ist es jedoch, die „Tool-Müdigkeit ” zu vermeiden, die durch zu viele unverbundene Apps entsteht.

Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern (und eine Überlastung mit Apps zu vermeiden), haben wir im Folgenden die wichtigsten Kategorien von Tools für die virtuelle Teamzusammenarbeit aufgeführt.

👉🏼 Und wenn Sie langfristig vereinfachen möchten, lohnt es sich, einen Blick auf Plattformen zu werfen, die für die Tool-Konsolidierung entwickelt wurden – wie ClickUp –, die mehrere Kategorien in einem verbundenen Workspace abdecken können (mit Integrationen, wenn Sie diese noch benötigen).

Kommunikations- und Messaging-Plattformen

Kommunikationstools sind das A und O der täglichen Remote-Arbeit. Sie sind für eine schnelle Abstimmung konzipiert: „Können Sie das überprüfen?“ „Was ist der Status?“ „Treffen wir uns heute?“

Slack, Microsoft Teams und Discord sind beliebt, weil sie die Unterhaltung erleichtern – insbesondere durch spezielle Projektkanäle, Threads und integrierte Schnellanrufe.

Aber hier ist der Haken: Nachrichten haben keine eingebaute Struktur. Ein Chat-Thread kann sich produktiv anfühlen, während die eigentliche Arbeit unklar bleibt, ohne dass Eigentümerschaft oder Fristen zugeordnet sind.

Sie benötigen ein Kommunikationstool, das Unterhaltungen organisiert und mit Ihren Projekten verbindet.

Wählen Sie ein Kommunikations-Tool, das folgende Features bietet:

Und wenn Sie eine Empfehlung für ein Tool suchen, das all dies (und noch mehr!) kann, probieren Sie ClickUp Chat aus! Es ist eine der besten Alternativen für Teams, die direkt in ihrem Projekt-Workspace kommunizieren möchten.

In ClickUp Chat können Sie chatten und:

Anstatt Aktionspunkte in ein separates Tool zu kopieren, wird Ihr Chat zu einer übersichtlichen, durchsuchbaren Kontextschicht – genau dort, wo Ihr Team bereits plant, entwickelt und liefert.

Tools für Projektmanagement und Nachverfolgung von Aufgaben

Projektmanagement-Tools verwandeln „wir sollten das tun“ in „hier ist der Plan, hier ist der Verantwortliche, hier ist die Frist“. Sie helfen Teams dabei, Aufgaben, Zuweisungen, Abhängigkeiten, Zeitleisten und Workflows im Blick zu behalten, ohne sich auf ihr Gedächtnis verlassen zu müssen.

Sie können aus speziell entwickelten Optionen wie ClickUp for Project Teams, Asana, Trello und Monday.com wählen. Diese sind besonders nützlich für kleine Teams, die Klarheit benötigen, ohne die Dinge zu komplizieren.

Der Nachteil? Außerhalb von ClickUp sind viele von ihnen immer noch auf eine separate Kommunikations-App angewiesen – sodass Sie Ihre Arbeit an einem Ort planen und an einem anderen Ort besprechen müssen. So schleicht sich die Fragmentierung wieder ein.

ClickUp Aufgaben lösen dieses Problem, indem sie eine leistungsstarke Nachverfolgung von Projekten mit integrierter Zusammenarbeit kombinieren. Ihr Team kann die Arbeit in verschiedenen Ansichten planen, während Thread-Kommentare zu Aufgaben die Unterhaltung auf die Arbeit selbst beschränken.

Sie erhalten mehr als 15 ClickUp-Ansichten, um Projekte entsprechend der Denkweise Ihres Teams zu verwalten, zum Beispiel:

Mit den Dashboards von ClickUp ist die Nachverfolgung des Fortschritts ganz einfach. Fügen Sie anpassbare Karten hinzu, um KPIs wie abgeschlossene vs. überfällige Aufgaben, Team-Workload und Sprint-Burndown zu verfolgen.

Und mit ClickUp Automations können Sie Projektaktualisierungen ohne großen Aufwand durchführen. Richten Sie einmalig eine Automatisierung mit dem If-Then-Builder ein und beobachten Sie, wie Aufgaben bei Änderungen des Status automatisch zugewiesen und Eigentümer benachrichtigt werden, wenn Risiken gemeldet werden.

Wichtige Features, die Sie bei Tools für Projektmanagement beachten sollten:

Kleine Unternehmen lieben ClickUp für das Projektmanagement:

Mit ClickUp ist alles an einem Ort. Meine Clients können als Benutzer Aufgaben und Fristen erstellen und Texte und Elemente für die Aufträge eingeben – wobei die Fristen automatisch hinzugefügt und mit meinem Kalender synchronisiert werden, sobald sie ein Datum eingeben. Früher erfolgte die Nachverfolgung der Aufträge ausschließlich per E-Mail und die Papierdokumente waren ein Chaos, jetzt ist alles mit der jeweiligen Aufgabe verknüpft. ClickUp hat mein Leben als Selbstständiger und Kleinunternehmer grundlegend verändert.

Und die Zahlen sprechen für sich:

Zusammenarbeit an Dokumenten und Dateifreigabe

Sind die Kenntnisse Ihres Unternehmens über Google Docs, Dropbox und lokale Festplatten verstreut? Wenn Ihre Projektbeschreibungen, SOPs und Meeting-Notizen in verschiedenen Systemen gespeichert sind, springt Ihr Team zwischen den Tools hin und her und versucht sich zu merken, wo sich die „endgültige endgültige Version” befindet.

Dadurch schaffen Sie nicht nur Informationssilos, sondern beeinträchtigen auch wichtige Geschäftsprozesse. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird zum Albtraum, und die Mitarbeiter arbeiten möglicherweise mit veralteten Informationen.

Es besteht kein Zweifel, dass Tools wie Google Workspace, Notion, Dropbox Paper und Confluence sich hervorragend für die Erstellung von Inhalten, den Wissensaustausch und den Aufbau eines internen Wikis oder einer Wissensdatenbank eignen.

All diese Informationen sollten jedoch dort gespeichert werden, wo Sie arbeiten. ClickUp Docs stellt die Verbindung zwischen Dokumentation und Ausführung her. Dokumente können direkt neben Ihren Aufgaben und Projekten gespeichert werden, sodass Sie einfacher von der Planung über das Schreiben zur Ausführung übergehen können, ohne ständig zwischen Tools wechseln zu müssen.

Und für Teams, die ein wenig Hilfe dabei benötigen, ihren Inhalt zu Papier zu bringen, bietet ClickUp Brain, die integrierte, kontextsensitive KI von ClickUp, alle Unterstützung, die Sie brauchen. Verwenden Sie sie zum Schreiben, Zusammenfassen und schnelleren Finden von Antworten – insbesondere, wenn Sie Dokumente, Aufgaben und Unterhaltungen auf einmal durchsuchen müssen.

Denken Sie daran, dass ein gutes tool für die Zusammenarbeit an Dokumenten Folgendes bieten sollte:

Visuelle Zusammenarbeit und Whiteboard

Manchmal ist der schnellste Weg zur Zusammenarbeit nicht, mehr Nachrichten zu schreiben, sondern Ideen visuell darzustellen.

Hier kommen Whiteboarding-Tools ins Spiel. Sie eignen sich perfekt für Brainstorming, die Darstellung von Workflows, die Planung von Produkteinführungen, das Skizzieren von Wireframes oder die Umsetzung chaotischer Gedanken in etwas, das das gesamte Team sehen kann.

Tools wie Miro, FigJam und Lucidchart eignen sich hervorragend für:

Das Problem ist, was nach der Whiteboard-Sitzung passiert.

Allzu oft wird das Board zu einem „Museum für großartige Ideen”, während die eigentliche Arbeit noch an anderer Stelle neu erstellt werden muss.

Sie benötigen ein Tool, das die Lücke zwischen Idee und Umsetzung schließt. Genau dafür sind ClickUp Whiteboards da. Ihr Team kann auf einer unendlichen Leinwand Brainstorming betreiben und dann Formen in Aufgaben umwandeln – komplett mit Mitarbeitern und Fälligkeitsdaten –, ohne die Arbeit in einem anderen System erneut ausführen zu müssen.

Dieses Video zeigt Ihnen, wie das geht:

Ein leistungsstarkes tool für die visuelle Zusammenarbeit – wie ClickUp Whiteboards – umfasst:

So wählen Sie die richtige Kollaborationssoftware für Ihr Team aus

Sie sind also bereit, über E-Mail und Slack hinauszugehen. Das freut uns für Sie. 😄

Aber jetzt stehen Sie vor einer Million tools, die alle versprechen, die „Zusammenarbeit zu optimieren” und die „Produktivität zu steigern”.

Um eine gute Wahl zu treffen (und zu vermeiden, dass Sie sich wieder einmal für ein glänzendes tool entscheiden, das Sie später bereuen), nutzen Sie dieses schnelle Rahmenwerk:

Integrationsmöglichkeiten

Ihr Team arbeitet bereits mit einer Handvoll unverzichtbarer Tools – vielleicht Google Kalender, QuickBooks, GitHub, Zoom, Google Drive, Figma oder anderen. Ihr Tool für die Zusammenarbeit sollte Sie nicht dazu zwingen, diese aufzugeben. Es sollte sie miteinander verbinden.

Wenn es nicht integriert werden kann, haben Sie am Ende das gleiche Problem in einem neuen Gewand: Dateien an einem Ort, Aufgaben an einem anderen, Unterhaltungen irgendwo anders ... und niemand weiß, was „die Quelle der Wahrheit“ ist.

Einfache Nutzung und Einführung

Wir wissen, dass kleine Geschäfte wie Ihres keine Zeit für komplizierte Einführungen oder 47-minütige Onboarding-Videos haben. 🤷🏻‍♀️

Sie möchten etwas, das Ihr Team schnell erlernen und mit der Zeit weiterentwickeln kann. Eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche und ein einfaches Setup für zentrale Workflows (Projekte, Aufgaben, Dokumente) sind dabei sehr hilfreich. Noch besser sind vorgefertigte Vorlagen, mit denen Sie sofort loslegen können, ohne für jeden Prozess das Rad neu erfinden zu müssen.

Die leistungsstärkste Software der Welt ist nutzlos, wenn Ihr Team sie zu kompliziert findet. Kleine Unternehmen können es sich nicht leisten, Wochen mit Schulungen und der Implementierung zu verbringen. Sie benötigen ein tool, das vom ersten Tag an intuitiv zu bedienen ist und Ihrem Team ermöglicht, die Produktivität Ihres Geschäfts sofort zu steigern.

✅ ClickUp eignet sich hier gut, da Sie es schrittweise einführen können: Beginnen Sie mit Aufgaben + Dokumenten und fügen Sie dann Benutzerdefinierte Felder und Automatisierungen hinzu, sobald Ihr Team sich damit vertraut gemacht hat. Und dank der integrierten Bibliothek mit über 1000 Vorlagen lassen sich wiederholbare Workflows in wenigen Minuten erstellen.

ClickUp-Kunden sind sich einig:

ClickUp bietet viele einzigartige Features und Add-Ons, die Sie in anderen PM-Optionen möglicherweise nicht finden, wie Zeiterfassung, integrierter Chat und umfangreiche Ressourcenmanagement-Funktionen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder Start-up sind, bietet ClickUp viele Vorlagen und einfache Möglichkeiten, um loszulegen, ohne Stunden in ein benutzerdefiniertes Setup investieren zu müssen. Sie erhalten das Gefühl einer maßgeschneiderten Komplettlösung in einem zugänglicheren Produkt.

Die intuitive Benutzeroberfläche erleichtert den Einstieg, bleibt aber dennoch unglaublich leistungsstark, wenn Sie mehr Features kennenlernen und nutzen. Darüber hinaus lassen sich die Tools nahtlos in meine E-Mail-, Kalender- und CRM-Software integrieren, was meinen Workflow verbessert. Auch die verfügbaren Vorlagen finde ich äußerst hilfreich, da sie das Setup vereinfachen und mir Zeit sparen.

Skalierbarkeit und Preise

Ihr kleines Geschäft wird nicht für immer klein bleiben. Das Collaboration-Tool, für das Sie sich heute entscheiden, sollte Sie bei Ihrem Wachstum unterstützen können. Das Letzte, was Sie wollen, ist, endlich organisiert zu sein ... und dann an Ihre Grenzen zu stoßen, weil Ihr Tool nicht mit neuen Teams, neuen Workflows oder komplexeren Projekten umgehen kann.

Achten Sie genau auf die Preisstufen und deren Umfang. Viele „Free-Pläne“ haben versteckte Limite hinsichtlich der Benutzer, des Speichers oder der Features, die Sie früher als gedacht zu einem Upgrade zwingen werden. Wählen Sie eine Plattform, die einen klaren und fairen Upgrade-Pfad bietet.

Sicherheit und Compliance

Sicherheit ist nicht nur ein Problem für Unternehmen. Wenn Sie mit Clients, Auftragnehmern, Mitarbeiterdaten, Rechnungen oder internem geistigem Eigentum arbeiten, verfügen Sie bereits über sensible Daten, die es zu schützen gilt.

Remote-Arbeit birgt auch zusätzliche Risiken – Dateien werden über verschiedene Geräte hinweg freigegeben, Anmeldungen erfolgen von überall her und „schnell über WhatsApp senden” wird zur Gewohnheit.

Suchen Sie nach:

Bauen Sie mit ClickUp Ihre Remote-Kollaborationsplattform für kleine Unternehmen auf.

Kleine Teams verbringen letztendlich mehr Zeit damit, den Kontext zu rekonstruieren, als Projekte voranzubringen.

ClickUp löst dieses Problem, indem es als konvergierter Arbeitsbereich fungiert – eine sichere Plattform, auf der Ihr Team Projekte planen, in Echtzeit zusammenarbeiten, Entscheidungen dokumentieren und Fortschritte verfolgen kann. Und dank der in den Arbeitsablauf integrierten KI können Sie schneller vorankommen, ohne die Kosten und Sicherheitsrisiken einer KI-Ausbreitung in Kauf nehmen zu müssen.

So sieht das in der Praxis aus:

Wann sollte man chatten, Kommentare oder Dokumente verwenden?

Selbst mit einem All-in-One-Tool wie ClickUp kann es vorkommen, dass Ihr Team nicht weiß, wo es Informationen ablegen soll. Sollte eine kurze Aktualisierung als Chat-Nachricht oder als Kommentar zu einer Aufgabe erfolgen? Wo dokumentiert man eine endgültige Entscheidung?

Hier ist eine einfache Anleitung, die Ihrem Team hilft, immer den richtigen Kanal zu nutzen 🛠️

Das Leitprinzip ist einfach: Je dauerhafter oder wichtiger die Informationen sind, desto näher sollten sie an der Arbeit liegen, auf die sie sich beziehen. Da all diese Kanäle innerhalb von ClickUp existieren, kann Ihr Team mühelos zwischen ihnen wechseln.

Best Practices für die asynchrone Zusammenarbeit in kleinen Teams

Remote-Arbeit (und flexible Arbeitszeiten) verändern die Art und Weise, wie Kommunikation funktionieren muss, insbesondere wenn fast ein Drittel der Meetings mittlerweile mehrere Zeitzonen umfasst. Man kann nicht mehr einfach jemanden auf die Schulter tippen, um eine schnelle Antwort zu erhalten. Asynchrone – oder „asynchrone“ – Zusammenarbeit sorgt dafür, dass Ihr Team aufeinander abgestimmt und produktiv bleibt, unabhängig davon, wo und wann es arbeitet.

Eine asynchrone Denkweise bedeutet, Gewohnheiten rund um klare, dokumentierte Kommunikation aufzubauen.

Eine gute Remote-Zusammenarbeit entsteht nicht einfach dadurch, dass Sie die richtigen Tools ausgewählt haben. Sie entsteht, weil Ihr Team die richtigen Gewohnheiten rund um diese Tools entwickelt. Mit ein paar bewussten asynchronen Praktiken kann Ihr kleines Geschäft auch während des Wachstums auf Kurs bleiben – ohne dass jede Aktualisierung zu einem weiteren Meeting führt.

Sind Sie bereit, die Kommunikation, Aufgaben und Dokumente Ihres Teams in einem Workspace zu konsolidieren? Registrieren Sie sich für ein kostenloses ClickUp-Konto!

Häufig gestellte Fragen (FAQs)

Projektmanagement-Software konzentriert sich auf die Organisation von Aufgaben und Workflows, während Tools für die Teamzusammenarbeit eine umfassendere Kommunikation abdecken. Moderne Plattformen wie ClickUp kombinieren beides, sodass Sie sich nicht entscheiden müssen.

Ja, ein konvergierter Workspace wie ClickUp wurde entwickelt, um Ihren internen Chat, Ihre Dokumentation und Ihr Aufgabenmanagement zu konsolidieren. Sie können weiterhin E-Mails für die externe Kommunikation verwenden, aber alle Ihre internen Arbeiten können an einem Ort gespeichert werden.

Beginnen Sie mit einem einzelnen Problem, wie z. B. der Nachverfolgung von Aufgaben, anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu migrieren. Setzen Sie das neue tool für einen kurzen Zeitraum parallel zu Ihren alten Systemen ein, damit sich Ihr Team daran gewöhnen und die Vorteile erkennen kann.

Basispläne eignen sich hervorragend für den Einstieg, aber wachsende Unternehmen benötigen oft erweiterte Features wie unbegrenzte Integrationen oder verbesserte Sicherheit. Suchen Sie nach einer Plattform mit einem klaren Upgrade-Pfad, der Ihnen eine Skalierung ohne Hindernisse ermöglicht.