Stellen Sie sich eine Parallelwelt vor, in der Ihnen unbegrenzt Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie könnten ambitionierte Projekte vorantreiben, unzählige Prioritäten verfolgen und all das ganz ohne Stress.
Leider ist das nicht so, wie es in der Praxis Arbeit ist. Als Projektmanager verwalten Sie zu jedem Zeitpunkt mehrere Projekte und Prioritäten.
Sie stehen immer unter Druck: Zeitdruck, Ressourcenmangel und alles andere.
Damit alle Ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden, müssen Sie sie konsequent verwalten.
Wir haben eine Liste der drei besten Projektmanagement-Softwareprogramme zusammengestellt, mit denen Sie trotz aller damit verbundenen Herausforderungen und Hindernisse mehrere Prioritäten und Projekte verwalten können.
Die beste PM-Software zur Verwaltung mehrerer Prioritäten – auf einen Blick
Hier sehen Sie, wie die drei besten Projektmanagement-Softwareprogramme zur Verwaltung mehrerer Prioritäten im Vergleich abschneiden:
| Name des tools | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Preise* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit | Aufgabe-Management und Priorisierung, KI-gestützte Kontextintelligenz, No-Code-KI-Agenten | Free Forever; benutzerdefinierte Anpassung für Unternehmen möglich |
| Asana | Nachverfolgung von Projekten und funktionsübergreifende Team-Workflows | Meine Aufgaben, AI Studio, Portfolios, AI-Teamkollegen | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 13,49 $/Benutzer/Monat. |
| Trello | Visuelles Management von Aufgaben und Zusammenarbeit | Visuelle Boards und Karten, Checklisten, Butler-Automatisierung, Power-Ups | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 6 $/Benutzer/Monat. |
👀 Wussten Sie schon? Ein Projektmanager arbeitet zu jedem Zeitpunkt an mehreren Projekten. Er benötigt Superkräfte, um bei allen Projekten das gleiche Maß an Konzentration und Output-Qualität sicherzustellen. Denn die Kosten einer schlechten Projektleistung sind eine kolossale Verschwendung von Investitionen – 11,4 %, um genau zu sein.
Worauf sollten Sie bei einer Software für Projektmanagement achten, um mehrere Prioritäten zu verwalten?
Wenn jede Aufgabe dringend erscheint, brauchen Projektmanager nicht mehr Projekt-Planung, sondern mehr Klarheit.
Hier sind einige wichtige Features, auf die Sie bei einem Projektmanagement-Tool achten sollten, um mehrere Prioritäten effektiv zu verwalten:
- Priorisieren Sie Aufgaben visuell: Suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software mit Prioritätskennzeichnungen, Beschreibungen oder benutzerdefinierten Feldern, die anzeigen, was zuerst erledigt werden muss. So können Sie Aufgaben zuweisen und mehrere Projekte über mehrere Teams hinweg ohne Verwirrung nachverfolgen.
- Nutzen Sie mehrere Ansichten, um die Arbeit aus verschiedenen Blickwinkeln zu bewerten: Durch das Umschalten zwischen Listen-, Board-, Kalender- und Gantt-/Zeitleiste-Ansichten lassen sich Projekte unabhängig von ihrer Komplexität einfacher planen und Sie können sehen, wie sich verschiebende Prioritäten auf Zeitpläne auswirken.
- Verfolgen Sie die Arbeitsbelastung und die Team-Kapazität: Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, das die Team-Kapazität und die Arbeitsbelastung anzeigt, damit Sie nicht dieselben Mitarbeiter mit mehreren Kundenprojekten oder internen Arbeitsabläufen überlasten.
- Festlegen von Abhängigkeiten und automatischer Neuplanung: Wenn eine Aufgabe in Verzug gerät, sollten andere Aufgaben automatisch angepasst werden. Dies trägt zur Risikominderung bei und unterstützt das Risikomanagement bei komplexen Projekten mit hohem Einsatz.
- Zentralisieren Sie die Kommunikation innerhalb von Aufgaben: Suchen Sie nach integrierten Tools für die Zusammenarbeit, die Unterhaltungen, Genehmigungen und Dateien direkt mit Aufgaben verknüpfen. So sparen Sie viel Zeit, wenn Sie mehrere Projekte nachverfolgen.
- Automatisieren Sie Erinnerungen, Übergaben und Aktualisierungen: Wenn sich Prioritäten ändern, sollten Automatisierungen den Status aktualisieren, die Verantwortlichen benachrichtigen und Aufgaben in die richtige Phase verschieben – so reduzieren Sie den manuellen Aufwand für eine effiziente Projektverwaltung.
- Nahtlose Integrationen: Ihre Projektmanagement-Software sollte sich in bestehende App in Ihrem Tech-Stack integrieren lassen, wie E-Mail, chatten und Speicher, um Kontextwechsel bei der Verwaltung von Projekten zu vermeiden.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Priorität” stammt vom lateinischen prioritas ab und bedeutet „an erster Stelle in Rang oder Reihenfolge”. Historisch wurde es im Singular verwendet, was bedeutete, dass es jeweils nur eine Priorität geben konnte. Die Pluralform „Prioritäten” wurde erst im 20. Jahrhundert gebräuchlich, als Wissensarbeiter begannen, mehrere Projekte, Termine und Interessengruppen gleichzeitig zu jonglieren.
Die beste Software für Projektmanagement zur Verwaltung mehrerer Prioritäten
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsgestützten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber , wie wir Software bei ClickUp bewerten.
Ihr Client möchte ein Update zu den Ergebnissen der letzten Woche, und Ihr Team wartet auf Feedback zu einem Entwurf. Sie überfliegen Ihre Projekttafel und können den Engpass nicht ausmachen.
Das ist der Albtraum eines jeden Projektmanagers.
Hier finden Sie Projektmanagement-Software mit Features, die speziell für die Verwaltung mehrerer Projekte entwickelt wurden:
ClickUp (am besten geeignet für KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit)
ClickUp for Projektmanagement ist die Alles-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform vereint – beschleunigt durch KI-Automatisierung der nächsten Generation.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Features des Projektmanagement-Tool von ClickUp, mit denen Sie mehrere Projekte mühelos verwalten können (und dabei Ihre geistige Gesundheit bewahren):
Bleiben Sie mit ClickUp Aufgabe Prioritäten konzentriert.
ClickUp-Aufgaben werden zu den Bausteinen jedes Projekts in Ihrem Arbeitsbereich. Mit dieser Aufgabenverwaltungsfunktion können Sie eine Aufgabe für „Landingpage starten“ erstellen und diese dann in Unteraufgaben wie „Text schreiben“ und „QA-Test“ unterteilen. Weisen Sie sie den richtigen Teammitgliedern zu, fügen Sie Tags, Fälligkeitstermine und Beschreibungen hinzu und verknüpfen Sie sie sogar miteinander.
Um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, kennzeichnen Sie jede Aufgabe mit einer der vier Prioritäten, die ClickUp Aufgabe Prioritäten anbietet. Wählen Sie zwischen Dringend, Hoch, Normal oder Niedrig, damit Ihr Team immer weiß, was zuerst erledigt werden muss.
Instanzsweise kann Ihr Marketing-Team, das eine Produkteinführung plant, Folgendes markieren:
- Dringend: Fehler beim Bezahlvorgang vor dem Start beheben
- Hoch: Werbekreationen fertigstellen
- Normal: Social-Media-Beiträge planen
- Niedrig: Planen Sie ein Rückblick-Meeting
Aufgaben können nach Priorität und Zeitschätzung sortiert werden, sodass jedes Team ein klares Tagesprogramm erhält.
ClickUp Abhängigkeiten fügt eine weitere Kontextebene hinzu. Markieren Sie eine Designaufgabe als „blockierend“ für die Entwicklung, und ihre Priorität signalisiert den richtigen Personen sofort die Dringlichkeit. Sie können auch Filter speichern, um benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, z. B. um nur wichtige und dringende Aufgaben anzuzeigen, die diese Woche fällig sind.
Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Aufgaben wie ein Profi priorisieren:
Arbeit smarter mit ClickUp Brain
Im Vergleich zu herkömmlichen Projektmanagement-tools erweitert ClickUp Brain Ihre Projekt-Workflows um kontextbezogene Intelligenz.
Sie versteht den Kontext Ihres Arbeitsplatzes und die verschiedenen Projekte, die Sie verwalten.
ClickUp Brain wurde entwickelt, um Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen in einem intelligenten System in Verbindung zu bringen. So nutzen Sie KI für das Workflow-Management:
- KI-Wissensmanager: Anstatt endlose Dokumente zu durchsuchen, fragen Sie einfach: „Wie ist der Status unserer Kampagne für das 4. Quartal?“ oder „Zeigen Sie mir das Feedback des Clients aus dem Gespräch der letzten Woche. “ Die Antworten werden sofort aus Aufgaben, Dokumenten und Chats abgerufen.
- AI Project Manager: Automatisieren Sie mühsame Aktualisierungen wie das Verfassen täglicher Stand-ups oder Fortschrittsberichte, indem Sie ihn bitten: „Fasse die fertigen Aufgaben für das Mobile-App-Projekt dieser Woche zusammen”.
- AI Writer for Arbeit: Benötigen Sie eine E-Mail, um einen Kunden auf den neuesten Stand zu bringen? Brain kann sie in Sekundenschnelle entwerfen, ganz auf Ihren Tonfall und Ihre Rolle zugeschnitten. Geben Sie einfach den Befehl „Schreibe eine E-Mail an die Stakeholder, in der du erklärst, warum sich die Veröffentlichung verzögert hat und was unternommen wird, um das Problem zu beheben” ein, und voilà ✨
Durch die direkte Einbindung von ClickUp Brain in Ihren Workflow verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Projektdaten (Lieferzeiten, Projektrisiken usw.) und haben mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie mit ClickUp Brain Ihr Projektmanagement optimieren können:
Automatisieren Sie Prioritäten mit ClickUp Automatisierung.
Mit ClickUp Automatisierung können Sie No-Code-Regeln erstellen, die als Auslöser für Aktionen über mehrere Projekte hinweg dienen. Mit der einfachen Logik „Wenn dies, dann das“ können Sie Änderungen der Priorität, Zuweisungen, Statusaktualisierungen und Übergaben automatisieren. Eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
Sie können Automatisierungen einrichten, um Priorität oder Eigentümerschaft zu aktualisieren, wenn:
- Eine Aufgabe wechselt zu einem bestimmten Status
- Ein Fälligkeitsdatum rückt näher oder ist bereits überschritten
- Eine Aufgabe wird in einer bestimmten Liste oder einem bestimmten Projekt erstellt.
- Ein benutzerdefiniertes Feld, wie z. B. Priorität oder Kundenname, wird aktualisiert.
Beispiele:
- Weisen Sie dem Projekt automatisch eine Aufgabe zu, wenn Priorität = Hoch
- Verschieben Sie Aufgaben in den Status „Blockiert“, wenn eine Abhängigkeit verzögert wird.
KI-Agenten übernehmen die Schwerarbeit, die für Sie zu erledigen ist.
ClickUp Autopilot Agents gehen bei der Automatisierung noch einen Schritt weiter, indem sie auf Prioritätsänderungen reagieren, sobald diese auftreten. Im Gegensatz zu regelbasierten Automatisierungen überwachen diese KI-Agenten kontinuierlich Aufgaben, Kommentare und Dokumente und aktualisieren dann die Prioritäten oder benachrichtigen die Eigentümer je nach Kontext.
Sie können einen vorgefertigten Autopilot-Agenten verwenden oder einen benutzerdefinierten Agenten für Ihren Workflow erstellen.
Verwenden Sie vorgefertigte Autopilot-Agenten, wenn Sie eine schnelle, einsatzbereite Automatisierung für gängige Workflows wünschen, wie z. B. tägliche/wöchentliche Status-Berichterstattung oder automatische Updates.
Auf der anderen Seite sind benutzerdefinierte Autopilot-Agenten die beste Wahl, wenn Sie Agenten benötigen, die Ihrer eigenen Logik (mehrstufige Auslöser, Bedingungen oder arbeitsbereichsspezifische Regeln) folgen, um Prioritäten auf individuelle Weise zu verwalten.
Die wichtigsten Features von ClickUp
- Dokumentieren Sie Prozesse: Bewahren Sie SOPs, Projektbeschreibungen und Strategienotizen an einem Ort auf, der über ClickUp Docs immer direkt mit den unterstützten Aufgaben verknüpft ist.
- Optimieren Sie interne Gespräche: Nutzen Sie ClickUp Chat, um Feedback zu diskutieren, Updates zu teilen, Teamkollegen zu erwähnen und Arbeit im selben Projektmanagement-Tool zu erledigen.
- Projekte und Arbeit in Echtzeit verwalten: Verfolgen Sie dringende, blockierte und genehmigungspflichtige Aufgaben über mehrere Projekte hinweg mit ClickUp Dashboards.
- Visualisieren Sie Ihren Workflow: Wechseln Sie zwischen mehr als 15 Ansichten, um Prioritäten basierend auf sich ändernden Projektanforderungen zu planen, neu zu bewerten und neu zu ordnen.
- Zeiterfassung für eine bessere Priorisierung: Sehen Sie, wofür Ihr Team Zeit aufwendet, vergleichen Sie dies mit Schätzungen und passen Sie Prioritäten mit ClickUp Zeiterfassung an.
- Visualisieren Sie Workflows gemeinsam: Machen Sie Abhängigkeiten als Karte, sammeln Sie Ideen, reorganisieren Sie Aufgaben und setzen Sie Prioritäten in Echtzeit neu – mit ClickUp Whiteboards.
- Integrieren Sie sie in Ihre Technologieplattform: Nutzen Sie ClickUp-Integrationen für einen nahtlosen Datentransfer zwischen den tools, die Ihr Team und Ihre Clients verwenden.
Vorteile von ClickUp
- Benutzerdefinierte Anpassungsfunktionen und Flexibilität, die sich an jedes Team und jedes Projekt anpassen lassen.
- Zeiterfassung und Arbeitslastmanagement für eine optimale Ressourcenzuweisung in komplexen Projekten
- Detaillierte Berichterstellung und Echtzeit-Dashboards für Klarheit über alle Projekte hinweg
ClickUp-Nachteile
- Eine umfangreiche Reihe von Features kann neue Benutzer überfordern.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Mit seiner KI-gestützten Projektabwicklung eliminiert ClickUp die Kosten für den Wechsel zwischen verschiedenen Tools und zentralisiert die Aufgabenverwaltung. Die Arbeit schreitet voran, ohne dass Sie nach Updates suchen müssen. Das Tool wandelt Kontext in Maßnahmen um, indem es Aufgaben automatisch kennzeichnet, zuweist und eskaliert.
ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Zeitleiste, Chatten und KI in einem einzigen konvergenten KI-Arbeitsbereich, sodass alle Prioritäten auf derselben Informationsquelle basieren.
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Diese G2-Bewertung sagt wirklich alles:
ClickUp hat die Organisation von Projekten und die Abstimmung innerhalb meines Teams grundlegend verändert. Ich finde es toll, wie anpassbar es ist – egal, ob ich ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder einfach nur eine einfache Liste brauche, es ist alles da. Die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, Ziele zu verfolgen und sogar innerhalb der Plattform zu chatten, erspart uns das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools. Allerdings kann die Flexibilität anfangs etwas überwältigend sein. Es hat einige Zeit gedauert, bis unser Team die beste Setup gefunden hatte, und die Einarbeitung neuer Mitglieder erfordert ein wenig Training.
ClickUp hat die Organisation von Projekten und die Abstimmung innerhalb meines Teams grundlegend verändert. Ich finde es toll, wie anpassbar es ist – egal, ob ich ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder einfach nur eine einfache Liste, Aufgabe brauche, es ist alles da. Die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, Ziele zu verfolgen und sogar innerhalb der Plattform zu chatten, erspart uns das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools. Allerdings kann die Flexibilität anfangs etwas überwältigend sein. Es hat einige Zeit gedauert, bis unser Team die beste Setup gefunden hatte, und die Einarbeitung neuer Mitglieder erfordert ein wenig Schulung.
2. Asana (am besten geeignet für strukturierte Projekt-Nachverfolgung und funktionsübergreifende Team-Workflow)
Asana ist eine Aufgabenverwaltungssoftware, die Ihre To-do-Listen an einem zentralen Ort zusammenführt. Durch die Verbindung Ihrer Arbeit mit Ihren Zu-erledigen-Listen hilft sie Ihnen, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
Im Gegensatz zu verstreuten Haftnotizen bietet Ihnen Asana eine einheitliche Ansicht über alles, was auf Ihrer To-do-Liste in verschiedenen Projekten und Teams liegt.
Die Ansicht „Meine Aufgaben” fasst alle zugewiesenen Aufgaben in einer übersichtlichen Liste zusammen. Sie verwaltet auch Aufgabenbeziehungen. Wenn ein Ergebnis mehrere Projekte betrifft, können Sie eine Aufgabe mehrfach zuordnen, anstatt Duplikate zu erstellen.
Die Funktion „Portfolios” dient als Kontrollzentrum für Projektmanager, die mehrere Initiativen überwachen. Mit dem Dashboard können Sie sehen, welche Projekte hinter dem Zeitplan zurückliegen und wo Ihr Team möglicherweise überlastet ist, bevor Probleme außer Kontrolle geraten.
Asana AI integriert intelligente Funktionen direkt in Ihren Workflow. Die KI liefert Einblicke in Projektpläne, kann Fragen zu den nächsten Schritten beantworten und Zusammenfassungen der neuesten Fortschritte erstellen. Mit dem AI Studio können Sie No-Code-KI-Workflows erstellen, um die Automatisierung wiederholender Aufgaben zu ermöglichen, ohne Abhängigkeit von Tech-Teams.
Schlüssel-Features von Asana
- Nutzen Sie KI, um Projektpläne zu erstellen und Zusammenfassungen von Aufgaben, Projekten oder Portfolios zu generieren, damit Sie auf dem Laufenden bleiben, ohne jedes Detail lesen zu müssen.
- Setzen Sie KI-Teamkollegen ein, die Projektdaten überwachen, Risiken oder Engpässe identifizieren und Ihnen Maßnahmen vorschlagen.
- Plan Kapazität und gleichen Sie die Workload mithilfe des Ressourcenmanagements aus, um zu sehen, wer überlastet ist, und verschieben Sie Prioritäten, bevor Engpässe auftreten.
- Verbinden Sie tägliche Aufgaben mit Unternehmenszielen mithilfe der Features „Ziele” und „Berichterstellung”, damit Sie Prioritäten mit Blick auf die Wirkung verwalten können.
- Erstellen Sie Regeln, Formulare und Automatisierungen, um Arbeiten ohne manuellen Eingriff zwischen den einzelnen Phasen zu verschieben und so Reibungsverluste zwischen den Projekten zu reduzieren.
Vorteile von Asana
- Flexibel für komplexe Projekte mit mehreren Benutzern und Ressourcenplanung
- Umfassende Automatisierung, Vorlagen und Integrationen zur Reduzierung manueller Arbeit
Asana-Nachteile
- Wenn nicht jede Aktualisierung für jede Person markiert wird, sehen die Mitglieder nicht, was den Zweck der gemeinsamen Projekt-Sichtbarkeit in der Projektmanagement-Software zunichte macht.
- Asana ermöglicht Abhängigkeiten, verfügt jedoch nicht über eine automatische Umplanung. In diesem Fall müssen Sie sich nach anderen Asana-Alternativen umsehen.
Preise für Asana
- Free
- Starter: 13,49 $/Monat pro Benutzer
- Erweitert: 30,49 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise+: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Asana
- G2: 4,4/5 (über 12.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.500 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Asana verknüpft Projekte, Abhängigkeiten und Arbeitslasten miteinander und sorgt so für einfache Sichtbarkeit und schnelle Anpassungen. Mehrschichtige Ansichten unterstützen die Nachverfolgung von Aufgaben in unterschiedlichem Umfang, selbst wenn sich Prioritäten verschieben. Automatisierungen und Echtzeit-Updates gewährleisten eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, ohne dass die Ziele aus den Augen verloren werden.
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Aus einer G2-Bewertung:
Das Layout von Asana ist sehr ansprechend und interaktiv und bietet viele Features wie Automatisierungen, Felder, die direkt aus erstellten Anfrageformularen in Ihr Projekt übernommen werden, und eine unglaubliche Menge an Berichterstellung auf mehreren Ebenen eines Workflows. Es lässt sich auch mit einer Vielzahl von externen Plattformen integrieren, die Unternehmen regelmäßig nutzen, sodass alles für Ihre verschiedenen Teams und Kunden an einem Ort zusammenfließt.
Das Layout von Asana ist sehr ansprechend und interaktiv und bietet viele Features wie Automatisierungen, Felder, die direkt aus erstellten Anfrageformularen in Ihr Projekt übernommen werden, und eine unglaubliche Menge an Berichterstellung auf mehreren Ebenen eines Workflows. Es lässt sich auch mit einer Vielzahl von externen Plattformen integrieren, die Unternehmen regelmäßig nutzen, sodass alles an einem Ort für Ihre verschiedenen Teams und Clients zusammenfließt.
🧠 Wissenswertes: Die Psychologin Bluma Zeigarnik entdeckte, dass sich Menschen eher an unvollendete oder unterbrochene Aufgaben erinnern als an fertiggestellte. Dieses als Zeigarnik-Effekt bekannte Phänomen deutet darauf hin, dass unvollendete Aufgaben eine kognitive Spannung erzeugen, die sie im Gedächtnis präsent hält und so die Erinnerung daran verbessert.
📚 Lesen Sie auch: Asana vs. ClickUp: Welches Team-Tool ist besser?
3. Trello (am besten geeignet für die visuelle Verwaltung von Aufgaben mithilfe von Boards)
Die Planung und Terminierung eines einzelnen Projekts ist aus Sicht der Kapazität unkompliziert. Wenn jedoch mehrere Projekte gleichzeitig mit einer isolierten Ansicht durchgeführt werden, stapeln sich die Aufgaben schnell. Bevor Sie sich versehen, müssen Sie drei Aufgaben gleichzeitig erledigen.
Das Projektmanagement- und visuelle Kollaboration tool Trello hilft Ihnen dabei, all diese Prioritäten und Ihre Kapazitäten proaktiv zu verwalten.
Um zu verstehen, wie viel Ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigt, bietet Trello verschiedene Ansichten.
Die Kalender-Ansicht zeigt anstehende Arbeit an, damit Sie bestimmte Tage oder Wochen nicht überlasten. Das Dashboard hebt Workload-Metriken wie Fälligkeitsdatum und zugewiesene Karten hervor, um Engpässe zu vermeiden.
Die Tabelle fasst Aufgaben aus allen Boards in einer sortierbaren Liste zusammen. Und die Zeitleiste ordnet Aufgaben im Gantt-Stil an.
Sie können relevante Ressourcen wie Anhänge und Unterhaltungen zu Karten hinzufügen. Zentralisieren Sie Kommentare, Statusaktualisierungen und Projekt-Unterhaltungen auf Karten.
Erstellen Sie erweiterte Checklisten, um Details zu Projekt-Aufgaben zu erfassen. Verwenden Sie Dashboards, um jeden Monat alle Aufgaben in Ihren Trello-Boards nachzuverfolgen, z. B. überfällige Aufgaben oder Projekte.
Trello Inbox KI analysiert Slack- und Teams-Nachrichten, die in Trello Inbox gespeichert sind, um Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Aktionspunkte zu extrahieren.
Die wichtigsten Features von Trello
- Richten Sie mit Butler, dem Automatisierungstool von Trello, Regeln ein, um Karten automatisch zu verschieben, Team-Mitglieder zuzuweisen oder Checklisten basierend auf bestimmten Auslösern zu erstellen.
- Erweitern Sie die Funktionen Ihres Workspace, indem Sie ihn mit Power-Ups in Verbindung mit Ihrer bestehenden Technologieinfrastruktur bringen.
- Mit Trello Posteingang können Sie To-dos aus Meeting-Notizen, Nachrichten, E-Mails und Sprachnotizen erfassen.
- Ziehen Sie Aufgaben aus Ihrem Trello-Posteingang oder Ihren Boards per Drag & Drop direkt in Ihren Planner.
- Mit vorgefertigten Projektmanagement-Vorlagen können Sie alle Details zu mehreren Projekten strukturiert erfassen.
Vorteile von Trello
- Intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl den mobilen als auch den Desktop-Zugriff für die Arbeit unterwegs unterstützt.
- Integriert mit über 200 tools über Power-Ups
Trello-Nachteile
- Erweiterte Berichterstellung und projektübergreifende Nachverfolgung erfordern kostenpflichtige Power-Ups.
- Größere oder komplexe Projekte erfordern oft mehrere Boards, um den Überblick zu behalten.
Preise für Trello
- Free
- Standard: 6 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 12,50 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: 17,50 $/Monat (jährliche Abrechnung)
Trello-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 13.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 23.600 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Trello hebt die Priorisierung von Projekten durch visuelle Hinweise hervor und unterstützt so schnelle Änderungen über alle Boards hinweg. Automatisierung und Integrationen optimieren die Aufgabe, wenn sich Pläne weiterentwickeln. Das ist besonders effektiv für dynamische Umgebungen.
Was sagen echte Benutzer über Trello?
Hier ist, was ein Capterra-Benutzer zu sagen hatte:
Ich benutze Trello seit weit über einem Jahrzehnt. Die kostenlose Version hat mehrere Überarbeitungen durchlaufen, bietet aber immer noch einen guten Wert – insbesondere in einem Agentur-/Beratungs-Setup, in dem die Preise pro Platz für die gelegentliche Nutzung durch Clients unerschwinglich sind. Ich finde, dass meine Clients die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu Alternativen schätzen.
Ich nutze Trello seit weit über einem Jahrzehnt. Die kostenlose Version hat mehrere Überarbeitungen durchlaufen, bietet aber immer noch einen guten Wert – insbesondere in einem Agentur-/Beratungs-Setup, in dem die Preise pro Platz für die gelegentliche Nutzung durch Clients unerschwinglich sind. Ich finde, dass meine Clients die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu Alternativen schätzen.
📮 ClickUp Insight: Nur 7 % der Fachleute geben an, dass sie sich hauptsächlich bei der Aufgabenverwaltung und -organisation auf KI verlassen. Ein Grund dafür könnte sein, dass die meisten tools nur enge Bereiche wie Kalender, To-do-Listen oder E-Mails abdecken.
Mit ClickUp geht KI noch einen Schritt weiter. Es verbindet Ihre E-Mails, Kommunikation, Kalender, Aufgaben und Dokumente an einem Ort. Sie können sogar fragen: „Was sind meine Prioritäten für heute?“ Und ClickUp Brain durchsucht Ihren Arbeitsbereich, um Ihnen eine übersichtliche, nach Dringlichkeit geordnete Liste zu erstellen. Auf diese Weise vereint ClickUp die Leistungsfähigkeit von fünf oder mehr Apps in einer einfachen Super-App.
Weitere zu erwähnen Produkte
Hier sind einige weitere Projektmanagement-tools, die Prioritätskonflikte verhindern:
- Monday.com: Ermöglicht es Ihnen, Prioritäten zuzuweisen, Arbeitslasten zu visualisieren und Nachverfolgungen über mehrere Projekte hinweg zu automatisieren. Die Ansichten „Zeitleiste“, „Kalender“ und „Workload-Ansicht“ zeigen Kapazitätsprobleme frühzeitig auf, sodass Sie die Arbeitslasten neu ausbalancieren können.
- Notion: Kombiniert Aufgaben, Dokumente, Besprechungsnotizen und Datenbanken an einem Ort, sodass nichts in verstreuten tools verloren geht. Verknüpfte Datenbanken ermöglichen es Ihnen, die Zusammenhänge zwischen Aufgaben verschiedener Projekte zu erkennen, wodurch es einfacher wird, sich ändernde Prioritäten zu erkennen und sie an einem Ort zu aktualisieren.
- Jira: Für Produkt- und Entwicklungsteams nutzt Jira Sprints, Backlogs und die Nachverfolgung von Abhängigkeiten, um Prioritäten zu ordnen. Roadmaps zeigen, wie sich Änderungen in einem Projekt auf andere auswirken, und verhindern so Engpässe bei der Verwaltung paralleler Initiativen.
- Smartsheet: Ein PM-Tool im Tabellenkalkulationsstil mit Gantt-, Raster- und Kartenansichten. Die Nachverfolgung kritischer Pfade und das Management von Abhängigkeiten erleichtern die Neugewichtung von Prioritäten und die Umplanung. Nützlich, wenn mehrere Zeitleisten gleichzeitig ablaufen.
- Wrike: Dank Echtzeit-Dashboards und statusgesteuerter Automatisierung werden Prioritätsänderungen sofort sichtbar. Workload-Diagramme zeigen überlastete Teammitglieder an, während Anfrageformulare eingehende Aufgaben weiterleiten, ohne bestehende Prioritäten zu beeinträchtigen.
- Airtable: Ein Aufgabenmanager im Datenbankstil, der verwandte Projekte über verknüpfte Datensätze miteinander verbindet. Ansichten wie Galerie, Kanban und Zeitleiste helfen Ihnen dabei, sich verändernde Prioritäten und Kapazitäten teamübergreifend zu visualisieren.
- Teamwork: Entwickelt für Agenturen, die mehrere Kunden gleichzeitig betreuen. Zeiterfassung, Workload-Diagramme und Rentabilität auf Projekt-Ebene helfen Teams dabei, umsatzfördernde Aufgaben zu priorisieren.
💡 Profi-Tipp: Gemäß der „Peak-End“- Regel beurteilen Menschen Erfahrungen weitgehend danach, wie sie sich im Höhepunkt und am Ende gefühlt haben, und nicht nach der Dauer. Im Aufgabenmanagement kann es die Motivation steigern, wichtige Prioritäten frühzeitig abzuschließen oder den Tag mit kleinen Erfolgen zu beenden.
Wie Sie mehrere Prioritäten effektiv verwalten (Tipps + Best Practices)
Tools können Sie nur bis zu einem gewissen Grad unterstützen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Arbeit über mehrere Projekte hinweg zu organisieren und zu verwalten, helfen Ihnen diese Strategien dabei, alles im Griff zu behalten:
Speichern Sie Ihre Workflows und erstellen Sie daraus Vorlagen.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben gerade die Marketingkampagne für das letzte Quartal des Jahres abgeschlossen und bereiten sich auf das nächste Jahr vor. Sie wissen nicht mehr, wie Sie das Dashboard für Berichterstellung eingestellt haben.
Darüber hinaus verwalten Sie mehrere Projekte. Sie sind sich nicht sicher, was die ursprünglichen Komponenten sind. Wie können Sie also die Kampagne replizieren, ohne wichtige Aufgaben und Details zu übersehen?
✅ Lösung: Erstellen Sie Vorlagen für wichtige Workflows. Auf diese Weise können Sie bei Beginn eines neuen Projekts die Daten einfach per Plug-and-Play einfügen. So kommen Sie schneller und effizienter voran.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die Vorlage für Statusberichte zu mehreren Projekten von ClickUp, um alle Ihre Projekte zugänglich und organisiert zu halten.
Sie erhalten eine Ansicht über alle notwendigen Details, einschließlich Projektphase, Status, Kosten, Qualität und Zeitleiste. Mit Tag, Unteraufgaben, Prioritätsbeschreibungen und mehreren Mitarbeitern werden Sie benachrichtigt, sobald es zu Verzögerungen oder Hindernissen kommt.
2. Priorisieren Sie Ihre Arbeit konsequent
Wenn Sie mehrere Prioritäten verwalten, fühlt sich alles dringend an.
Sie springen zwischen Aufgaben hin und her, beantworten Nachrichten und nehmen an Meetings teil. Am Ende des Tages sind Sie mit Ihrer tatsächlichen Priorität nicht vorangekommen.
✅ Lösung: Wenden Sie die Ivy-Lee-Methode an.
Schreiben Sie am Ende jedes Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf und ordnen Sie sie nach Reihenfolge. Konzentrieren Sie sich darauf, sie nacheinander abzuschließen, und gehen Sie erst dann zur nächsten Aufgabe über, wenn Sie die vorherige fertiggestellt haben.
⚒️ Quick Hack: Wenn Ihr Gehirn am Ende des Tages erschöpft ist, erleichtert Ihnen ClickUp Brain das Leben. Verwenden Sie es für folgende Zwecke:
- Sprechen Sie Ihre Liste der Prioritäten, anstatt sie zu tippen. Die Sprach-zu-Text-Funktion von Brain MAX erfasst Ihre Stimme und wandelt Ihre Gedanken in Aufgaben um.
- ClickUp Brain durchsucht Aufgaben, Chats, Dokumente, Anhänge – sogar PDF-Dateien – und liefert Ihnen mit seiner Enterprise Search die Antwort. Sie verschwenden keine Zeit damit, Projektdaten zu durchforsten, und erhalten sofort das, was Sie brauchen.
- Der KI Notetaker nimmt automatisch an Telefonaten teil, transkribiert, extrahiert Aktionspunkte, weist sie der richtigen Person zu und verknüpft sie wieder mit dem Projekt.
- Befreien Sie sich von der KI-Flut mit einer einzigen App für all Ihre Arbeit. Brain stellt Prioritäten über Aufgaben, Dokumente, Nachrichten, Tabellen, Meeting-Notizen und sogar Apps von Drittanbietern hinweg als Verbindung dar, sodass die wichtigste Arbeit unübersehbar bleibt.
⚡ Vorlagenarchiv: kostenlose Vorlagen für die Nachverfolgung mehrerer Projekte, damit Ihre Projekte wie am Schnürchen laufen
3. Legen Sie zu Beginn Ziele, Pläne und Erwartungen fest
Ohne einen standardisierten Plan für das Projekt oder eine klare Projektmanagement-Methodik wird jedes neue Projekt anders verwaltet.
Das Ergebnis? Die Ergebnisse werden uneinheitlich, Projektmanagement erfindet das Rad neu und Teams arbeiten auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen. Niemand hat eine einheitliche Ansicht über Prioritäten, Eigentümerschaft oder Zeitleiste.
✅ Lösung: Planen Sie den Prozess und die Verantwortlichkeiten bereits vor Projektbeginn.
Legen Sie auf Projekt-Ebene Ziele, Meilensteine, Abhängigkeiten und Feedback-/Genehmigungs-Schritte fest. Legen Sie auf Programmebene Ziele auf Team-Ebene fest und zeigen Sie, wie diese mit den Geschäftszielen in Verbindung stehen.
Wenn die Erwartungen im Voraus definiert werden, wird die Zusammenarbeit im Team einfacher und die Ausführung wiederholbar – insbesondere, wenn Ihre Aufgabe-Verwaltungssoftware Vorlagen und Projektstarts unterstützt.
⚒️ Quick Hack: Sobald Sie Ziele, Meilensteine, Ergebnisse und Eigentümerschaft in Ihrem Projekt-Dokument skizziert haben, fügen Sie KI-Karten zu Ihrem ClickUp-Dashboard hinzu, um diese Erwartungen sichtbar zu halten und automatisch zu aktualisieren.
Verwenden Sie KI-Karten, um:
- Zeigen Sie das Ziel und den Status des Projekts in Echtzeit an.
- Fügen Sie eine KI-Zusammenfassungskarte in Ihr Projekt-Dashboard ein, um einen Überblick über den Status, die Kosten, die Zeitleiste und die Risiken zu erhalten.
- Verwenden Sie eine KI-StandUp-Karte in Home, damit jeder Eigentümer genau sieht, wofür er heute zuständig ist.
4. Gleichen Sie die Workload aus, indem Sie die Arbeit über verschiedene Projekte hinweg betrachten.
Wenn Sie jedes Projekt an einem anderen Ort planen, haben Sie keine Möglichkeit, alle Arbeiten zu sehen, die die Person in verschiedenen Projekten ausführt.
Sie verlassen sich darauf, dass die Person Ihnen mitteilt, wenn der Workload zu gering oder zu hoch ist. Sie erfahren davon erst, wenn Termine versäumt werden oder wenn die Person sich endlich zu Wort meldet. Dies macht den gesamten Zweck einer effizienten Ressourcenzuweisung zunichte.
✅ Lösung: Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems besteht darin, alle Ihre Projekte an einem Ort zu verwalten (Tipp: Projektmanagement-Tool). Anschließend möchten Sie alle Aufgaben in jedem Projekt und die dafür zuständigen Personen sehen.
Auf dieser Grundlage können Sie Aufgaben entfernen oder delegieren, um Projekte im Zeitplan zu halten und Burnout zu vermeiden. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle PM-tools über Ressourcenmanagement-Tools oder einen Filter für die Workload-Ansicht verfügen. Wählen Sie daher mit Bedacht aus.
💡 Profi-Tipp: Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Sie die verfügbare Kapazität jeder Person auf der Grundlage von Zeitschätzungen, Story-Punkten oder benutzerdefinierten Aufwandfeldern visualisieren. Die Kapazität jeder Person wird in Rot, Grün oder Gelb angezeigt, sodass ihre Arbeitsbelastung auf einen Blick erkennbar ist.
👀 Wussten Sie schon? „Multitasking” ist ein irreführender Begriff. Das menschliche Gehirn kann nicht zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig ausführen. Untersuchungen zeigen, dass unser Gehirn beim Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, zwischen den Aufgaben hin- und herwechselt. Die erhöhte Belastung der neurokognitiven Systeme, die die Kontrolle und anhaltende Aufmerksamkeit unterstützen, führt zu einer langsameren Leistung und mehr Fehlern im Vergleich zur Konzentration auf eine einzelne Aufgabe.
Effektive Priorisierung mit dem Projektmanagement-Software von ClickUp
Verabschieden Sie sich vom Chaos konkurrierender Prioritäten, indem Sie diese einfachen, aber wirkungsvollen Strategien umsetzen.
In Kombination mit einem Projektmanagement-Tool wie ClickUp können Sie den Projektfortschritt nachverfolgen, organisiert bleiben und jedes Mal die Projektleistungsziele erreichen.
Um Aufgaben optimal zu priorisieren, registrieren Sie sich kostenlos bei ClickUp.