Stellen Sie sich eine Parallelwelt vor, in der Ihnen unbegrenzt Zeit und Ressourcen zur Verfügung stehen. Sie könnten ambitionierte Projekte vorantreiben, unzählige Prioritäten verfolgen und all das ganz ohne Stress erledigen.
Leider funktioniert das in der Praxis nicht so. Als Projektmanager im Bereich des Projektmanagements verwalten Sie zu jedem Zeitpunkt mehrere Projekte und Prioritäten.
Sie stehen immer unter Druck: Zeitdruck, Ressourcenmangel und Alles.
Damit alle Ihre Projekte erfolgreich abgeschlossen werden, müssen Sie sie konsequent im Projektmanagement verwalten.
Wir haben eine Liste der drei besten Programme für Projektmanagement zusammengestellt, mit denen Sie trotz aller damit verbundenen Herausforderungen und Hindernisse mehrere Prioritäten und Projekte verwalten können.
Die beste PM-Software zur Verwaltung mehrerer Prioritäten – auf einen Blick
Hier sehen Sie, wie die drei besten Programme für Projektmanagement zur Verwaltung mehrerer Prioritäten im Vergleich abschneiden:
| Name des Tools | Am besten geeignet für | Wichtigste Features | Preise* |
|---|---|---|---|
| ClickUp | KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit | Aufgabenmanagement und Priorisierung, KI-gestützte Kontextintelligenz, No-Code-KI-Agenten | Free Forever; benutzerdefinierte Anpassungen für Unternehmen möglich |
| Asana | Nachverfolgung von Projekten und funktionsübergreifende Team-Workflows | Meine Aufgaben, KI Studio, Portfolios, KI-Teamkollegen | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 13,49 $/Benutzer/Monat. |
| Trello | Visuelles Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit | Visuelle Boards und Karten, Checklisten, Butler-Automatisierung, Power-Ups | Kostenlos; kostenpflichtige Pläne beginnen bei 6 $/Benutzer/Monat. |
👀 Wussten Sie schon? Ein Projektmanager arbeitet zu jedem Zeitpunkt an mehreren Projekten. Er benötigt Superkräfte, um bei allen Projekten das gleiche Maß an Konzentration und Output-Qualität sicherzustellen. Denn die Kosten einer schlechten Projektleistung sind eine kolossale Verschwendung von Investitionen – 11,4 %, um genau zu sein.
Worauf sollten Sie bei einer Software für Projektmanagement achten, um mehrere Prioritäten zu verwalten?
Wenn jede Aufgabe dringend erscheint, brauchen Projektmanager nicht mehr Pläne für Projekte, sondern mehr Klarheit.
Hier sind einige wichtige Features, auf die Sie bei einem Tool für Projektmanagement achten sollten, um mehrere Prioritäten effektiv zu verwalten:
- Priorisieren Sie Aufgaben visuell: Suchen Sie nach einer Projektmanagement-Software mit Kennzeichnungen für Priorität, Beschreibungen oder benutzerdefinierten Feldern, die anzeigen, was zuerst erledigt werden muss. So können Sie Aufgaben zuweisen und mehrere Projekte über mehrere Teams hinweg ohne Verwirrung verfolgen.
- Nutzen Sie mehrere Ansichten, um die Arbeit aus verschiedenen Blickwinkeln zu bewerten: Durch das Umschalten zwischen Listen-, Board-, Kalender- und Gantt-/Zeitleiste-Ansichten lassen sich Projekte unabhängig von ihrer Komplexität einfacher planen und Sie können sehen, wie sich verschiebende Prioritäten auf Zeitpläne auswirken.
- Verfolgen Sie die Workload und die Team-Kapazität: Wählen Sie ein Projektmanagement-Tool, das die Team-Kapazität und die Workload anzeigt, damit Sie nicht dieselben Mitarbeiter mit mehreren Clients oder internen Arbeitsabläufen überlasten.
- Festlegen von Abhängigkeiten und automatischer Neuplanung: Wenn eine Aufgabe in Verzug gerät, sollten andere Aufgaben automatisch angepasst werden. Dies trägt zur Risikominderung bei und unterstützt das Risikomanagement bei komplexen Projekten mit hohem Einsatz.
- Zentralisieren Sie die Kommunikation innerhalb von Aufgaben: Suchen Sie nach integrierten Tools für die Zusammenarbeit, die Unterhaltungen, Genehmigungen und Dateien direkt mit Aufgaben verknüpfen. So sparen Sie viel Zeit bei der Nachverfolgung mehrerer Projekte.
- Automatisieren Sie Erinnerungen, Übergaben und Aktualisierungen: Wenn sich Prioritäten ändern, sollten Automatisierungen den Status aktualisieren, die Eigentümer benachrichtigen und Aufgaben in die richtige Phase verschieben – so reduzieren Sie den manuellen Aufwand für ein effizientes Projektmanagement.
- Nahtlose Integrationen: Ihre Software für das Projektmanagement sollte sich in bestehende Apps in Ihrem Tech-Stack integrieren lassen, wie E-Mail, Chatten und Speicher, um Kontextwechsel bei der Verwaltung von Projekten zu vermeiden.
🧠 Wissenswertes: Das Wort „Priorität ” stammt vom lateinischen prioritas ab und bedeutet „an erster Stelle in Rang oder Reihenfolge”. Historisch wurde es im Singular verwendet, was bedeutete, dass es jeweils nur eine Priorität geben konnte. Die Pluralform „Prioritäten” wurde erst im 20. Jahrhundert gebräuchlich, als Wissensarbeiter begannen, mehrere Projekte, Termine und Interessengruppen gleichzeitig zu jonglieren.
Die beste Software für Projektmanagement zur Verwaltung mehrerer Prioritäten
Wie wir Software bei ClickUp bewerten
Unser Redaktionsteam folgt einem transparenten, forschungsgestützten und herstellerneutralen Prozess, sodass Sie darauf vertrauen können, dass unsere Empfehlungen auf dem tatsächlichen Wert des Produkts basieren.
Hier finden Sie eine detaillierte Übersicht darüber, wie wir Software bei ClickUp bewerten.
Ihr Client möchte ein Update zu den Ergebnissen der letzten Woche, und Ihr Team wartet auf Feedback zu einem Entwurf. Sie überfliegen Ihr Projekt-Board und können den Engpass nicht ausmachen.
Das ist der Albtraum eines jeden Projektmanagers im Bereich des Projektmanagements.
Hier finden Sie Software für das Projektmanagement mit Features, die speziell für die Verwaltung mehrerer Projekte entwickelt wurden:
1. ClickUp (am besten geeignet für KI-gestütztes Projektmanagement und Zusammenarbeit)
ClickUp for Project Management ist die All-in-One-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Aufgabenverwaltung und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform vereint – beschleunigt durch KI-Automatisierung der nächsten Generation.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Features des Projektmanagement-Tools von ClickUp, mit denen Sie mehrere Projekte mühelos verwalten können (und dabei Ihre geistige Gesundheit bewahren):
Bleiben Sie mit ClickUp Prioritäten für Aufgaben konzentriert.
ClickUp-Aufgaben werden zu den Bausteinen jedes Projekts in Ihrem Arbeitsbereich. Mit diesem Aufgabenverwaltungs-Feature können Sie eine Aufgabe für „Landingpage starten“ erstellen und diese dann in Unteraufgaben wie „Text schreiben“ und „QA-Test“ unterteilen. Weisen Sie sie den richtigen Teammitgliedern zu, fügen Sie Tags, Fälligkeitstermine und Beschreibungen hinzu und verknüpfen Sie sie sogar miteinander.
Um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, kennzeichnen Sie jede Aufgabe mit einer der vier Prioritäten, die ClickUp Task Priorities anbietet. Wählen Sie zwischen Dringend, Hoch, Normal oder Niedrig, damit Ihr Team immer weiß, was zuerst erledigt werden muss.
Beispielsweise kann Ihr Marketingteam, das einen Produktlaunch plant, Folgendes markieren:
- Dringend: Fehler beim Bezahlvorgang vor dem Start beheben
- Hoch: Werbekreationen fertigstellen
- Normal: Social-Media-Beiträge planen
- Niedrig: Planen Sie ein Rückblick-Meeting
Aufgaben können nach Priorität und Zeitschätzung sortiert werden, sodass jedes Teammitglied einen klaren Tagesplan erhält.
ClickUp Dependencies fügt eine weitere Kontextebene hinzu. Markieren Sie eine Designaufgabe als „blockierend“ für die Entwicklung, und ihre Priorität signalisiert den richtigen Personen sofort die Dringlichkeit. Sie können auch Filter speichern, um benutzerdefinierte Ansichten zu erstellen, z. B. um nur wichtige und dringende Aufgaben anzuzeigen, die diese Woche fällig sind.
Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie Aufgaben wie ein Profi priorisieren:
Arbeiten Sie smarter mit ClickUp Brain
Im Vergleich zu herkömmlichen Tools für Projektmanagement erweitert ClickUp Brain Ihre Projekt-Workflows um kontextbezogene Intelligenz.
Sie versteht den Kontext Ihres Arbeitsplatzes und die verschiedenen Projekte, die Sie verwalten.
ClickUp Brain wurde entwickelt, um Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen in einem intelligenten System zu verbinden. So nutzen Sie KI für das Workflow-Management:
- KI-Wissensmanager: Anstatt endlose Dokumente zu durchsuchen, fragen Sie einfach: „Wie ist der Status unserer Kampagne für das 4. Quartal?“ oder „Zeigen Sie mir das Feedback der Clients aus dem Gespräch der letzten Woche. “ Die Antworten werden sofort aus Aufgaben, Dokumenten und Chats abgerufen.
- AI Project Manager: Automatisieren Sie mühsame Aktualisierungen wie das Verfassen täglicher Stand-ups oder Fortschrittsberichte, indem Sie ihn bitten: „Fasse die fertiggestellten Aufgaben für das Mobile-App-Projekt dieser Woche zusammen”.
- KI-Schreiber für die Arbeit: Benötigen Sie eine E-Mail, um einen Client auf den neuesten Stand zu bringen? KI kann diese in Sekundenschnelle verfassen, ganz auf Ihren Tonfall und Ihre Rolle zugeschnitten. Geben Sie einfach den Befehl „Schreibe eine E-Mail an die Stakeholder, in der du erklärst, warum sich die Veröffentlichung verzögert hat und was zu erledigen ist, um das Problem zu beheben“ ein, und voilà ✨
Durch die direkte Einbindung von ClickUp Brain in Ihren Workflow verbringen Sie weniger Zeit mit der Suche nach Projektdaten (Liefertermine, Projektrisiken usw.) und haben mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie mit ClickUp Brain Ihr Projektmanagement optimieren können:
Automatisieren Sie Prioritäten mit ClickUp Automatisierungen.
Mit ClickUp Automatisierungen können Sie No-Code-Regeln erstellen, die Auslöser für Aktionen über mehrere Projekte hinweg sind. Mit der einfachen Logik „Wenn dies, dann das“ können Sie Änderungen an der Priorität, Zuweisungen, Statusaktualisierungen und Übergaben automatisieren. Eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
Sie können Automatisierungen einrichten, um Prioritäten oder Eigentümerschaften zu aktualisieren, wenn:
- Eine Aufgabe wechselt zu einem bestimmten Status
- Ein Fälligkeitsdatum rückt näher oder ist bereits überschritten
- Eine Aufgabe wird in einer bestimmten Liste oder einem bestimmten Projekt erstellt.
- Ein benutzerdefiniertes Feld, wie z. B. Priorität oder Kundenname, wird aktualisiert.
Beispiele:
- Weisen Sie dem Projektleiter automatisch eine Aufgabe zu, wenn Priorität = Hoch
- Verschieben Sie Aufgaben in den Status „Blockiert”, wenn eine Abhängigkeit verzögert wird.
KI-Agenten erledigen die Schwerarbeit für Sie
ClickUp Autopilot Agents gehen bei der Automatisierung noch einen Schritt weiter, indem sie auf Prioritätsänderungen reagieren, sobald diese auftreten. Im Gegensatz zu regelbasierten Automatisierungen überwachen diese KI-Agenten kontinuierlich Aufgaben, Kommentare und Dokumente und aktualisieren dann die Prioritäten oder benachrichtigen die Eigentümer je nach Kontext.
Sie können einen vorgefertigten Autopilot-Agenten verwenden oder einen benutzerdefinierten Agenten für Ihren Workflow erstellen.
Verwenden Sie vorgefertigte Autopilot-Agenten, wenn Sie eine schnelle, einsatzbereite Automatisierung für gängige Workflows wünschen, wie z. B. tägliche/wöchentliche Statusberichte oder automatische Updates.
Auf der anderen Seite sind benutzerdefinierte Autopilot-Agenten die beste Wahl, wenn Sie Agenten benötigen, die Ihrer eigenen Logik folgen (mehrstufige Auslöser, Bedingungen oder Workspace-spezifische Regeln), um Prioritäten auf individuelle Weise zu verwalten.
Die wichtigsten Features von ClickUp
- Dokumentieren Sie Prozesse: Bewahren Sie SOPs, Projektbeschreibungen und Strategienotizen an einem Ort auf, immer direkt verknüpft mit den Aufgaben, die sie unterstützen, mithilfe von ClickUp Docs.
- Optimieren Sie interne Unterhaltungen: Nutzen Sie ClickUp Chat, um Feedback zu diskutieren, Updates zu freigeben, Teamkollegen zu erwähnen und Aufgaben im selben Projektmanagement-Tool zu erledigen.
- Projekte und Arbeit in Echtzeit verwalten: Verfolgen Sie dringende, blockierte und genehmigungsbedürftige Aufgaben über mehrere Projekte hinweg mit ClickUp Dashboards.
- Visualisieren Sie Ihren Workflow: Wechseln Sie zwischen mehr als 15 Ansichten, um Prioritäten basierend auf sich ändernden Anforderungen des Projekts zu planen, neu zu bewerten und neu zu ordnen.
- Zeit erfassen für eine bessere Priorisierung: Sehen Sie, wofür Ihr Team Zeit aufwendet, vergleichen Sie dies mit Schätzungen und passen Sie Prioritäten mit ClickUp Zeiterfassung an.
- Visualisieren Sie Workflows gemeinsam: Stellen Sie Abhängigkeiten dar, sammeln Sie Ideen, reorganisieren Sie Aufgaben und setzen Sie Prioritäten in Echtzeit neu – mit ClickUp Whiteboards.
- Integrieren Sie sie in Ihre Technologieplattform: Nutzen Sie ClickUp-Integrationen für einen nahtlosen Datentransfer zwischen den tools, die Ihr Team und Ihre Clients verwenden.
Vorteile von ClickUp
- Benutzerdefinierte Features und Flexibilität, die sich an jedes Team und jeden Projekttyp anpassen lassen.
- Zeiterfassung und Workload-Management für eine optimale Ressourcenzuweisung in komplexen Projekten
- Detaillierte Berichte und Echtzeit-Dashboards für Klarheit über alle Projekte hinweg
ClickUp-Nachteile
- Eine umfangreiche Palette an Features kann neue Benutzer überfordern.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Mit seiner KI-gestützten Projektabwicklung eliminiert ClickUp die Kosten für den Wechsel zwischen verschiedenen Tools und zentralisiert das Aufgabenmanagement. Die Arbeit schreitet voran, ohne dass Sie nach Updates suchen müssen. Es wandelt Kontext in Aktionen um, indem es Aufgaben automatisch markiert, zuweist und eskaliert.
ClickUp vereint Aufgaben, Dokumente, Zeitleisten, Chats und KI in einem einzigen konvergenten KI-Arbeitsbereich, sodass alle Prioritäten auf derselben Informationsquelle basieren.
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Diese G2-Bewertung sagt wirklich alles:
ClickUp hat die Organisation von Projekten und die Abstimmung innerhalb meines Teams grundlegend verändert. Ich finde es toll, wie anpassbar es ist – egal, ob ich ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder einfach nur eine einfache Liste mit Aufgaben brauche, es ist alles da. Die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, Ziele zu verfolgen und sogar innerhalb der Plattform zu chatten, erspart uns das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools. Allerdings kann die Flexibilität anfangs etwas überwältigend sein. Es hat einige Zeit gedauert, bis unser Team das beste Setup gefunden hatte, und die Einarbeitung neuer Mitglieder erfordert ein wenig Schulung.
ClickUp hat die Organisation von Projekten und die Abstimmung innerhalb meines Teams grundlegend verändert. Ich finde es toll, wie anpassbar es ist – egal, ob ich ein Kanban-Board, ein Gantt-Diagramm oder einfach nur eine einfache Liste mit Aufgaben brauche, es ist alles da. Die Möglichkeit, Dokumente zu erstellen, Ziele zu verfolgen und sogar innerhalb der Plattform zu chatten, erspart uns das Hin- und Herspringen zwischen mehreren Tools. Allerdings kann die Flexibilität anfangs etwas überwältigend sein. Es hat einige Zeit gedauert, bis unser Team das beste Setup gefunden hatte, und die Einarbeitung neuer Mitglieder erfordert ein wenig Schulung.
2. Asana (am besten geeignet für strukturierte Nachverfolgung von Projekten und funktionsübergreifende Team-Workflows)
Asana ist eine Aufgabenverwaltungssoftware, die Ihre To-do-Listen an einem zentralen Ort zusammenführt. Durch die Verbindung Ihrer Arbeit mit Ihren To-dos hilft sie Ihnen, Aufgaben effektiv zu priorisieren.
Im Gegensatz zu verstreuten Haftnotizen bietet Ihnen Asana eine einheitliche Ansicht über alle Ihre Aufgaben in verschiedenen Projekten und Teams.
Die Ansicht „Meine Aufgaben” fasst alle zugewiesenen Aufgaben in einer übersichtlichen Liste zusammen. Sie verwaltet auch Aufgabenbeziehungen. Wenn ein Ergebnis mehrere Projekte betrifft, können Sie eine Aufgabe mehrfach zuordnen, anstatt Duplikate zu erstellen.
Die Funktion „Portfolios” dient als Kontrollzentrum für Projektmanager, die mehrere Initiativen überwachen. Mit dem Dashboard können Sie sehen, welche Projekte hinter dem Zeitplan zurückliegen und wo Ihr Team möglicherweise überlastet ist, bevor Probleme außer Kontrolle geraten.
Asana AI integriert intelligente Funktionen direkt in Ihren Workflow. Die KI liefert Einblicke in Projektpläne, kann Fragen zu den nächsten Schritten beantworten und Zusammenfassungen des neuesten Fortschritts erstellen. Mit dem AI Studio können Sie No-Code-KI-Workflows erstellen, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren, ohne von Tech-Teams abhängig zu sein.
Wichtigste Features von Asana
- Nutzen Sie KI, um Projektpläne zu erstellen und Zusammenfassungen von Aufgaben, Projekten oder Portfolios zu generieren, damit Sie auf dem Laufenden bleiben, ohne jedes Detail lesen zu müssen.
- Setzen Sie KI-Teamkollegen ein, die Projektdaten überwachen, Risiken oder Engpässe identifizieren und Ihnen Maßnahmen vorschlagen.
- Planen Sie Kapazitäten und gleichen Sie die Workload mithilfe des Ressourcenmanagements aus, um zu sehen, wer überlastet ist, und verschieben Sie Prioritäten, bevor Engpässe auftreten.
- Verbinden Sie tägliche Aufgaben mit Unternehmenszielen mithilfe der Features „Ziele” und „Berichterstellung”, damit Sie Prioritäten mit Blick auf die Wirkung verwalten können.
- Erstellen Sie Regeln, Formulare und Automatisierungen, um Arbeiten ohne manuellen Eingriff zwischen den einzelnen Phasen zu verschieben und so Reibungsverluste zwischen den Projekten zu reduzieren.
Vorteile von Asana
- Flexibel für komplexe Projekte mit mehreren Benutzern und Ressourcenplanung
- Umfassende Automatisierung, Vorlagen und Integrationen zur Reduzierung manueller Arbeit
Asana-Nachteile
- Wenn nicht jede Aktualisierung für jede Person mit einem Tag markiert wird, sehen die Mitglieder des Teams sie nicht, was den Zweck der gemeinsamen Sichtbarkeit des Projekts im Projektmanagement zunichte macht.
- Asana ermöglicht Abhängigkeiten, verfügt jedoch nicht über eine automatische Umplanung. In diesem Fall müssen Sie sich nach anderen Alternativen zu Asana umsehen.
Preise für Asana
- Free
- Starter: 13,49 $/Monat pro Benutzer
- Erweitert: 30,49 $/Monat pro Benutzer
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Enterprise+: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Asana
- G2: 4,4/5 (über 12.300 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 13.500 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Asana verknüpft Projekte, Abhängigkeiten und Workloads miteinander und sorgt so für einfache Sichtbarkeit und schnelle Anpassungen. Mehrschichtige Ansichten unterstützen die Nachverfolgung von Aufgaben in unterschiedlichem Umfang, selbst wenn sich Prioritäten verschieben. Automatisierungen und Echtzeit-Updates gewährleisten eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit, ohne dass die Ziele aus den Augen verloren werden.
Was sagen echte Benutzer über Asana?
Aus einer G2-Bewertung:
Das Layout von Asana ist sehr ansprechend und interaktiv und bietet viele Features wie Automatisierungen, Felder, die direkt aus erstellten Anfrageformularen in Ihr Projekt übernommen werden, und eine unglaubliche Menge an Möglichkeiten für die Berichterstellung auf mehreren Ebenen eines Workflows. Es lässt sich auch mit einer Vielzahl von externen Plattformen integrieren, die Unternehmen regelmäßig nutzen, sodass alles für Ihre verschiedenen Teams und Clients an einem Ort zusammenfließt.
Das Layout von Asana ist sehr ansprechend und interaktiv und bietet viele Features wie Automatisierungen, Felder, die direkt aus erstellten Anfrageformularen in Ihr Projekt übernommen werden, und eine unglaubliche Menge an Möglichkeiten für die Berichterstellung auf mehreren Ebenen eines Workflows. Es lässt sich auch mit einer Vielzahl von externen Plattformen integrieren, die Unternehmen regelmäßig nutzen, sodass alles für Ihre verschiedenen Teams und Clients an einem Ort zusammenfließt.
🧠 Wissenswertes: Die Psychologin Bluma Zeigarnik entdeckte, dass Menschen sich eher an unvollendete oder unterbrochene Aufgaben erinnern als an fertiggestellte. Dieses als Zeigarnik-Effekt bekannte Phänomen deutet darauf hin, dass unvollendete Aufgaben eine kognitive Spannung erzeugen, die sie im Gedächtnis präsent hält und so die Erinnerung daran verbessert.
📚 Lesen Sie auch: Asana vs. ClickUp: Welches Teammanagement-Tool ist besser?
3. Trello (am besten geeignet für die visuelle Verwaltung von Aufgaben mithilfe von Boards)
Die Planung und Terminierung eines einzelnen Projekts ist aus Sicht der Kapazität unkompliziert. Wenn jedoch mehrere Projekte gleichzeitig mit einer isolierten Ansicht durchgeführt werden, stapeln sich die Aufgaben schnell. Bevor Sie sich versehen, müssen Sie drei Aufgaben gleichzeitig erledigen.
Das Tool für Projektmanagement und visuelle Kollaboration Trello hilft Ihnen dabei, all diese Prioritäten und Ihre Kapazitäten proaktiv zu verwalten.
Um zu verstehen, wie viel Ihr Team zu einem bestimmten Zeitpunkt bewältigt, bietet Trello verschiedene Ansichten.
Die Kalenderansicht zeigt anstehende Aufgaben an, damit Sie bestimmte Tage oder Wochen nicht überlasten. Das Dashboard hebt Metriken zur Workload wie Fälligkeitsdaten und zugewiesene Karten hervor, um Engpässe zu vermeiden.
Die Tabelle fasst Aufgaben aus allen Boards in einer sortierbaren Liste zusammen. Und die Zeitleiste ordnet Aufgaben im Gantt-Stil an.
Sie können relevante Ressourcen wie Anhänge und Unterhaltungen zu Karten hinzufügen. Zentralisieren Sie Kommentare, Statusaktualisierungen und Unterhaltungen über Projekte auf Karten.
Erstellen Sie erweiterte Checklisten, um Details zu Projektaufgaben zu erfassen. Verwenden Sie Dashboards, um jeden Monat alle Aufgaben in Ihren Trello-Boards zu verfolgen, z. B. überfällige Aufgaben oder Projekte.
Trello Inbox KI analysiert Slack- und Teams-Nachrichten, die im Trello-Posteingang gespeichert sind, um Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Aktionspunkte zu extrahieren.
Die wichtigsten Features von Trello
- Richten Sie mit Butler, dem Tool für Automatisierung von Trello, Regeln ein, um Karten automatisch zu verschieben, Mitglieder des Teams zuzuweisen oder Checklisten basierend auf bestimmten Auslösern zu erstellen.
- Erweitern Sie die Funktionen Ihres Workspaces, indem Sie eine Verbindung zu Ihrer bestehenden Technologieinfrastruktur mit Power-Ups herstellen.
- Mit Trello Posteingang können Sie To-dos aus Meeting-Notizen, Nachrichten, E-Mails und Sprachnotizen erfassen.
- Ziehen Sie Aufgaben aus Ihrem Trello-Posteingang oder Ihren Boards per Drag & Drop direkt in Ihren Planner.
- Mit vorgefertigten Vorlagen für Projektmanagement können Sie alle Details zu mehreren Projekten strukturiert erfassen.
Vorteile von Trello
- Intuitive Benutzeroberfläche, die sowohl den mobilen als auch den Desktop-Zugriff für die Arbeit unterwegs unterstützt.
- Integriert mit über 200 tools über Power-Ups
Trello-Nachteile
- Erweiterte Berichterstellung und projektübergreifende Nachverfolgung erfordern kostenpflichtige Power-Ups.
- Größere oder komplexe Projekte erfordern oft mehrere Boards, um den Überblick zu behalten.
Preise für Trello
- Free
- Standard: 6 $/Monat pro Benutzer
- Premium: 12,50 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: 17,50 $/Monat (jährliche Abrechnung)
Trello-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,5/5 (über 13.700 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 23.600 Bewertungen)
Warum sie sich hervorragend für die Verwaltung mehrerer Prioritäten eignet
Trello hebt die Priorisierung von Projekten durch visuelle Hinweise hervor und unterstützt so schnelle Änderungen über alle Boards hinweg. Automatisierung und Integrationen optimieren die Verteilung der Aufgaben, während sich Pläne weiterentwickeln. Das ist besonders effektiv für dynamische Umgebungen.
Was sagen echte Benutzer über Trello?
Hier ist, was ein Capterra-Benutzer zu sagen hatte:
Ich benutze Trello seit weit über einem Jahrzehnt. Die kostenlose Version hat mehrere Überarbeitungen durchlaufen, bietet aber immer noch einen guten Wert für das Geld – insbesondere in einem Agentur-/BeratungsSetup, in dem die Preise pro Platz für die gelegentliche Nutzung durch Clients unerschwinglich sind. Ich finde, dass meine Clients die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu Alternativen schätzen.
Ich benutze Trello seit weit über einem Jahrzehnt. Die kostenlose Version hat mehrere Überarbeitungen durchlaufen, bietet aber immer noch einen guten Wert für das Geld – insbesondere in einem Agentur-/BeratungsSetup, in dem die Preise pro Platz für die gelegentliche Nutzung durch Clients unerschwinglich sind. Ich finde, dass meine Clients die Benutzerfreundlichkeit im Vergleich zu Alternativen schätzen.
📮 ClickUp Insight: Nur 7 % der Fachleute geben an, dass sie sich hauptsächlich auf KI für das Aufgabenmanagement und die Organisation verlassen. Ein Grund dafür könnte sein, dass die meisten tools nur enge Bereiche wie Kalender, To-do-Listen oder E-Mails abdecken.
Mit ClickUp geht KI noch einen Schritt weiter. Es verbindet Ihre E-Mails, Kommunikation, Kalender, Aufgaben und Dokumente an einem Ort. Sie können sogar fragen: „Was sind meine Prioritäten für heute?“ Und ClickUp Brain durchsucht Ihren Workspace, um Ihnen eine übersichtliche, nach Dringlichkeit geordnete Liste zu erstellen. Auf diese Weise vereint ClickUp die Leistungsfähigkeit von fünf oder mehr Apps in einer einfachen Super-App.
📚 Weiterlesen: Trello vs. ClickUp: Welches Projektmanagement-Tool ist das beste?
Weitere erwähnenswerte Produkte
Hier sind einige weitere tools für das Projektmanagement, die Prioritätskonflikte verhindern:
- Monday.com: Ermöglicht es Ihnen, Prioritäten zuzuweisen, Workloads zu visualisieren und Nachverfolgungen über mehrere Projekte hinweg zu automatisieren. Die Ansichten „Zeitleiste“, „Kalender“ und „Workload-Ansicht“ zeigen Probleme der Kapazität frühzeitig auf, sodass Sie die Arbeitslasten neu ausbalancieren können.
- Notion: Kombiniert Aufgaben, Dokumente, Notizen zu Meetings und Datenbanken an einem Ort, sodass nichts in verstreuten Tools verloren geht. Verknüpfte Datenbanken ermöglichen es Ihnen, die Zusammenhänge zwischen Aufgaben verschiedener Projekte zu erkennen, wodurch es einfacher wird, sich ändernde Prioritäten zu erkennen und sie an einem Ort zu aktualisieren.
- Jira: Für Produkt- und Entwicklungsteams nutzt Jira Sprints, Backlogs und die Nachverfolgung von Abhängigkeiten, um Prioritäten zu ordnen. Roadmaps zeigen, wie sich Änderungen in einem Projekt auf andere auswirken, und verhindern so Engpässe bei der Verwaltung paralleler Initiativen.
- Smartsheet: Ein PM-Tool im Tabellenformat mit Gantt-, Raster- und Kartenansichten. Die Nachverfolgung kritischer Pfade und das Management von Abhängigkeiten erleichtern die Neupriorisierung und Neuplanung. Nützlich, wenn mehrere Zeitleisten gleichzeitig ablaufen.
- Wrike: Dank Echtzeit-Dashboards und statusgesteuerter Automatisierung werden Prioritätsänderungen sofort sichtbar. Workload-Diagramme zeigen überlastete Teammitglieder an, während Anfrageformulare eingehende Aufgaben weiterleiten, ohne bestehende Prioritäten zu beeinträchtigen.
- Airtable: Ein Aufgabenmanager im Datenbankstil, der verwandte Projekte über verknüpfte Datensätze miteinander verbindet. Ansichten wie Galerie, Kanban und Zeitleiste helfen Ihnen dabei, sich verändernde Prioritäten und Kapazitäten teamübergreifend zu visualisieren.
- Teamwork: Entwickelt für Agenturen, die mehrere Clients gleichzeitig betreuen. Zeiterfassung, Workload-Diagramme und Rentabilität auf Projekt-Ebene helfen Teams dabei, umsatzfördernde Aufgaben zu priorisieren.
💡 Profi-Tipp: Gemäß der „Peak-End“-Regel beurteilen Menschen Erfahrungen weitgehend danach, wie sie sich im Höhepunkt und am Ende gefühlt haben, und nicht nach der Gesamtdauer. Im Aufgabenmanagement kann es die Motivation steigern, wichtige Prioritäten frühzeitig abzuschließen oder den Tag mit kleinen Erfolgen zu beenden.
Wie Sie mehrere Prioritäten effektiv verwalten (Tipps + Best Practices)
Tools können Sie nur bis zu einem gewissen Grad unterstützen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die Arbeit über mehrere Projekte hinweg zu organisieren und zu verwalten, helfen Ihnen diese Strategien dabei, alles im Griff zu behalten:
1. Speichern Sie Ihre Workflows und erstellen Sie daraus Vorlagen.
Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben gerade die Marketingkampagne für das letzte Quartal des Jahres abgeschlossen und bereiten sich auf das nächste Jahr vor. Sie wissen nicht mehr, wie Sie das Dashboard für die Berichterstellung eingerichtet haben.
Darüber hinaus verwalten Sie mehrere Projekte. Sie sind sich nicht sicher, was die ursprünglichen Komponenten sind. Wie können Sie also die Kampagne replizieren, ohne wichtige Aufgaben und Details zu übersehen?
✅ Lösung: Erstellen Sie Vorlagen für wichtige Workflows. Auf diese Weise können Sie bei Beginn eines neuen Projekts die Daten einfach per Plug-and-Play einfügen. So kommen Sie schneller und effizienter voran.
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie die Vorlage für Statusberichte zu mehreren Projekten von ClickUp, um alle Ihre Projekte zugänglich und organisiert zu halten.
Sie erhalten eine Ansicht mit allen notwendigen Details, einschließlich Projektphase, Status, Kosten, Qualität und Zeitleisten. Mit Tagging, Unteraufgaben, Beschreibungen der Priorität und mehreren Mitarbeitern werden Sie benachrichtigt, sobald es zu Verzögerungen oder Hindernissen kommt.
2. Priorisieren Sie Ihre Arbeit konsequent
Wenn Sie mehrere Prioritäten verwalten, fühlt sich alles dringend an.
Sie springen zwischen Aufgaben hin und her, beantworten Nachrichten und nehmen an Meetings teil. Am Ende des Tages sind Sie mit Ihrer tatsächlichen Arbeit mit Priorität kein Stück weitergekommen.
✅ Lösung: Wenden Sie die Ivy-Lee-Methode an.
Schreiben Sie am Ende jedes Arbeitstages die sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag auf und ordnen Sie sie nach ihrer Priorität in der Reihenfolge auf. Konzentrieren Sie sich darauf, sie nacheinander abzuschließen, und gehen Sie erst dann zur nächsten Aufgabe über, wenn Sie die vorherige fertiggestellt haben.
⚒️ Quick Hack: Wenn Ihr Gehirn am Ende des Tages erschöpft ist, erleichtert Ihnen ClickUp Brain das Leben. Verwenden Sie es für folgende Zwecke:
- Sprechen Sie Ihre Prioritätenliste, anstatt sie zu tippen. Die Sprach-zu-Text-Funktion von Brain MAX erfasst Ihre Stimme und wandelt Ihre Gedanken in Aufgaben um.
- ClickUp Brain durchsucht Aufgaben, Chats, Dokumente, Anhänge – sogar PDF-Dateien – und liefert Ihnen mit seiner Enterprise Search die Antwort. Sie verschwenden keine Zeit damit, Projektdaten zu durchforsten, und erhalten sofort das, was Sie brauchen.
- Der KI-Notetaker nimmt automatisch an Telefonaten teil, transkribiert, extrahiert Aktionspunkte, weist sie der richtigen Person zu und verknüpft sie wieder mit dem Projekt.
- Beenden Sie die KI-Zersplitterung mit einer einzigen App für all Ihre Aufgaben. Brain verbindet Prioritäten über Aufgaben, Dokumente, Nachrichten, Tabellen, Meeting-Notizen und sogar Apps von Drittanbietern hinweg, sodass die wichtigsten Arbeiten nicht mehr ignoriert werden können.
⚡ Vorlagenarchiv: Kostenlose Vorlagen für die Nachverfolgung mehrerer Projekte, damit Ihre Projekte wie am Schnürchen laufen
3. Legen Sie zu Beginn Ziele, Pläne und Erwartungen fest
Ohne einen standardisierten Plan für das Projektmanagement oder eine klare Methode für das Projektmanagement wird jedes neue Projekt anders verwaltet.
Das Ergebnis? Die Ergebnisse werden uneinheitlich, im Projektmanagement wird das Rad neu erfunden und in den Teams arbeiten sie auf der Grundlage unterschiedlicher Annahmen. Niemand hat eine einheitliche Ansicht zu Prioritäten, Eigentümerschaften oder Zeitleisten.
✅ Lösung: Planen Sie den Prozess und die Verantwortlichkeiten bereits vor Projektbeginn.
Legen Sie auf Projekt-Ebene Ziele, Meilensteine, Abhängigkeiten und Feedback-/Genehmigungsschritte fest. Legen Sie auf Programmebene Ziele auf Team-Ebene fest und zeigen Sie, welche Verbindung diese mit den Geschäftszielen haben.
Wenn die Erwartungen im Voraus definiert werden, wird die Zusammenarbeit im Team einfacher und die Ausführung wiederholbar – insbesondere, wenn Ihre Aufgabenverwaltungssoftware Vorlagen und Projektstarts unterstützt.
⚒️ Quick Hack: Sobald Sie Ziele, Meilensteine, Ergebnisse und Verantwortlichkeiten in Ihrem Projekt-Dokument skizziert haben, fügen Sie KI-Karten zu Ihrem ClickUp-Dashboard hinzu, um diese Erwartungen sichtbar zu halten und automatisch zu aktualisieren.
Verwenden Sie KI-Karten, um:
- Zeigen Sie das Ziel und den Status des Projekts in Echtzeit an.
- Fügen Sie eine KI-Zusammenfassungskarte in Ihr Projekt-Dashboard ein, um einen Überblick über den Status, die Kosten, die Zeitleiste und die Risiken zu erhalten.
- Verwenden Sie eine KI-StandUp-Karte in Home, damit jeder Eigentümer genau sieht, wofür er heute zuständig ist.
4. Gleichen Sie die Workload aus, indem Sie die Arbeit über verschiedene Projekte hinweg betrachten.
Wenn Sie jedes Projekt an einem anderen Ort planen, haben Sie keine Möglichkeit, alle Arbeiten zu sehen, die die Person in verschiedenen Projekten zu erledigen hat.
Sie verlassen sich darauf, dass die Person Ihnen mitteilt, wenn der Workload zu gering oder zu hoch ist. Sie erfahren davon erst, wenn Termine versäumt werden oder wenn die Person sich endlich zu Wort meldet. Dies macht den gesamten Zweck einer effizienten Ressourcenzuweisung zunichte.
✅ Lösung: Der erste Schritt zur Lösung dieses Problems besteht darin, alle Ihre Projekte an einem Ort zu verwalten (Tipp: Projektmanagement-Tool). Anschließend möchten Sie alle Aufgaben in jedem Projekt und die dafür zuständigen Personen sehen.
Auf dieser Grundlage können Sie Aufgaben entfernen oder delegieren, um Projekte im Zeitplan zu halten und Burnout zu vermeiden. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle PM-Tools über Ressourcenmanagement-Tools oder eine Workload-Ansicht verfügen. Wählen Sie daher mit Bedacht aus.
💡 Profi-Tipp: Mit der Workload-Ansicht von ClickUp können Sie die verfügbare Kapazität jeder Person auf der Grundlage von Zeitschätzungen, Story-Punkten oder benutzerdefinierten Aufwand-Feldern visualisieren. Die Kapazität jeder Person wird in Rot, Grün oder Gelb angezeigt, sodass Sie deren Workload auf einen Blick erkennen können.
👀 Wussten Sie schon? „Multitasking” ist ein irreführender Begriff. Das menschliche Gehirn kann nicht zwei oder mehr Aufgaben gleichzeitig ausführen. Untersuchungen zeigen, dass unser Gehirn beim Versuch, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, zwischen den Aufgaben hin- und herwechselt. Die erhöhte Belastung der neurokognitiven Systeme, die die Kontrolle und anhaltende Aufmerksamkeit unterstützen, führt zu einer langsameren Leistung und mehr Fehlern im Vergleich zur Konzentration auf eine einzelne Aufgabe.
Effektive Priorisierung mit der Software für Projektmanagement von ClickUp
Verabschieden Sie sich vom Chaos konkurrierender Prioritäten, indem Sie diese einfachen, aber wirkungsvollen Strategien umsetzen.
In Kombination mit einem Tool für Projektmanagement wie ClickUp können Sie den Fortschritt des Projekts verfolgen, organisiert bleiben und jedes Mal die Projektleistungsziele erreichen.
Um Aufgaben optimal zu priorisieren, registrieren Sie sich kostenlos bei ClickUp.