So wählen Sie Projektmanagement-Software in 7 Schritten aus

Ein Projektmanagement-Tool lässt sich in einer Demo leicht ins Herz schließen. Die Dashboards sind übersichtlich, die Automatisierungen laufen wie am Schnürchen und jede Frage wird souverän beantwortet. Dann steigt Ihr Team ein. Alte Kommentare sind bei der Migration verloren gegangen, Integrationen erfordern Workarounds und jemand jagt immer noch Updates quer durch drei Apps.

Oft beginnt das Bedauern bereits bei der Implementierung. Laut dem „2026 Software Buying Trends Report“ von Capterra stießen 89 % der Käufer, die einen Softwarekauf bereuten, während der Implementierung auf unerwartete Störungen. Der Bericht befasst sich zwar allgemein mit Unternehmenssoftware, doch dieses Muster trifft insbesondere auf Teams des Projektmanagements zu, wo ein einziges unzureichendes Tool Auswirkungen auf jeden Termin und jeden Übergang hat.

Deshalb kommt es bei der Auswahl von Projektmanagement-Software vor allem auf die Passgenauigkeit an. Sie müssen wissen, wie gut ein Tool zu Ihren Workflows passt, eine Verbindung zu den von Ihrem Team genutzten Apps herstellt und den Umstieg von Ihrem aktuellen Setup bewältigt.

Dieser Leitfaden behandelt die fünf wichtigsten Arten von Projektmanagement-Software, 10 Bewertungskriterien und einen siebenstufigen Auswahlprozess, mit dem Sie ein Tool finden, das Ihr Team auch langfristig nutzen wird.

Was ist Software für Projektmanagement?

Projektmanagement-Software bietet Teams eine zentrale Plattform, um Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen, Fristen und Abhängigkeiten festzulegen sowie den Fortschritt zu verfolgen. Die Auswahl reicht von einfachen Kanban-Boards wie Trello über teamübergreifende Plattformen wie Asana, monday.com und ClickUp bis hin zu Entwickler-Tools wie Jira und Terminplanungsprogrammen wie Microsoft Project. Machen Sie sich vor dem Vergleich klar, was Ihr Team benötigt.

Was sind die Vorteile von Software für das Projektmanagement?

Der größte Vorteil von Projektmanagement-Software ist die Sichtbarkeit. Sie haben den Überblick über alle Ihre Projekte, und die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit damit, sich gegenseitig nach Updates zu fragen. So sieht das in der Praxis aus:

Warum scheitern Entscheidungen bei der Auswahl von Software für Projektmanagement?

Ein häufiger Grund dafür ist, dass Teams die Funktionsweise einzelner Features bewerten, ohne zu prüfen, was passiert, wenn Informationen zwischen diesen Features ausgetauscht werden.

Stellen Sie sich ein Marketingteam vor, das sich auf eine Produkteinführung vorbereitet. Der Vertrieb ändert das Einführungsdatum im CRM, doch in der Zeitleiste des Projekts wird weiterhin der alte Termin angezeigt. Unterdessen erfolgen die Designfreigaben in einer separaten App, und niemand informiert das Entwicklungsteam, wenn die endgültigen Assets fertig sind.

Jedes Tool funktioniert für sich genommen vielleicht perfekt. Probleme entstehen jedoch, wenn Informationen zwischen den Tools ausgetauscht werden müssen.

Führen Sie den Seams-Test durch, bevor Sie die Features vergleichen

Der Seams-Test hilft Ihnen, diese Lücken zu erkennen, bevor Sie ein tool committen.

Beginnen Sie damit, ein reales Projekt von der ersten Anfrage bis zur endgültigen Lieferung nachzuverfolgen. Verfolgen Sie, wie Informationen durch Briefings, zugewiesene Aufgaben, Überprüfungen, Freigaben und Client-Updates fließen. Prüfen Sie bei jedem Übergang, was weitergegeben werden muss, ob die Software dies bewältigt und wer verantwortlich ist, wenn etwas schiefgeht.

Als Beispiel: Wenn ein Client eine Frist in Ihrem CRM ändert, wird der Projektverantwortliche dann benachrichtigt? Wird das aktualisierte Datum in die Zeitleiste des Projekts übernommen, oder muss jemand es manuell ändern? Und wenn eine Integration nicht mehr funktioniert, wie erfährt das Team davon?

Diese Details sind wichtig, wenn Sie bereits mit einer unübersichtlichen Situation bei der Arbeit zu kämpfen haben. In der ClickUp-Umfrage „State of AI Maturity 2025“, an der 316 Fachleute teilnahmen, gaben 54 % an, dass ihre Systeme verstreut oder größtenteils verstreut seien. Nur 14 % sagten, dass der Kontext unternehmensweit einheitlich und leicht zugänglich sei.

Natürlich ist es nicht immer praktikabel, Alles auf einer einzigen Plattform zusammenzufassen.

Ein Entwicklerteam verwaltet möglicherweise bereits Code, Pull Requests und Incidents über GitHub und Jira. Die Verlagerung all dieser Arbeiten an einen anderen Ort könnte gut funktionierende Prozesse stören. In diesem Fall ist ein Tool für Projektmanagement mit zuverlässigen Verbindungen zu diesen Systemen möglicherweise die bessere Wahl.

Der „Seams-Test“ hilft Ihnen dabei, frühzeitig zu entscheiden: Welche Teile Ihres Workflows gehören in einen gemeinsamen Workspace, und welche lassen sich besser mit spezialisierten tools bewältigen, die miteinander verbunden sind.

Welche Arten von Software für Projektmanagement gibt es?

Projektmanagement-Software lässt sich in fünf Typen unterteilen, die jeweils für unterschiedliche Formen der Arbeit konzipiert sind. Passen Sie den Typ an die Arbeitsweise Ihres Teams an, bevor Sie Anbieter vergleichen. Eine ausführlichere Übersicht finden Sie in diesem Leitfaden zu den verschiedenen Arten von Projektmanagement-Software.

1. Aufgaben- und Kanban-Boards

Wenn Ihr Team einen stetigen Aufgabenfluss bewältigt, reicht möglicherweise schon ein einfaches Board aus. Mit Tools wie Trello und Microsoft Planner können Sie die Arbeit in Spalten wie „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“ organisieren und die Aufgaben entsprechend ihrem Fortschritt verschieben.

Sie lassen sich schnell einrichten und sind für neue Teammitglieder leicht zu verstehen. Denken Sie an einen Kalender für den Inhalt, einen Einstellungsprozess oder eine Checkliste für Ereignisse, bei der jeder sehen muss, was als Nächstes ansteht.

Mit zunehmender Größe und Komplexität treten jedoch Limite auf. Projektübergreifende Berichterstellung, komplexe Abhängigkeiten und die Workload-Planung können eingeschränkt sein oder erfordern ein weiteres Tool. Auch kostenlose Tarife unterliegen Einschränkungen. Der Free-Plan von Trello erlaubt beispielsweise bis zu 10 Mitwirkende pro Workspace, einschließlich Gäste und ausstehende Einladungen. Wird dieses Limit überschritten, werden die Boards des Workspaces in den Nur-Lese-Modus versetzt und die Automatisierungen werden deaktiviert.

2. Plattformen für das Arbeitsmanagement

Zu den Arbeitsmanagement-Plattformen gehören Asana, monday.com, ClickUp, Wrike und Smartsheet. Sie kombinieren Aufgaben, verschiedene Ansichten und Automatisierungen mit Dashboards und Integrationen. Die meisten sind für funktionsübergreifende Teams konzipiert, in denen Marketing, Betrieb und Produktentwicklung gemeinsam an Projekten arbeiten. Viele bieten mittlerweile auch Dokumente, Formulare, Chat-Funktionen und KI-Assistenten an, sodass die Grenze zwischen Projekt-Tool und Workspace immer weiter verschmilzt.

Der Nachteil liegt in der Konfiguration. Flexible Tools erfordern jemanden, der Status, Felder und Berechtigungen festlegt. Andernfalls erstellt jedes Team seine eigene Version, was zu Problemen bei der Berichterstellung führt. Auch die Preisstrukturen variieren stärker, als der Preis auf den ersten Blick vermuten lässt. So verkauft monday.com beispielsweise kostenpflichtige Pläne in „Seat-Paketen“, die bei 3 Plätzen beginnen und dann in 5er-Schritten ansteigen – ein Team mit 4 Mitgliedern kauft also 5 Plätze und ein Team mit 6 Mitgliedern 10.

3. Agile- und Softwareentwicklungs-Tools

Software-Teams organisieren ihre Arbeit unterschiedlich. Sie beschäftigen sich mit Fehlermeldungen, Feature-Anfragen, Backlogs, Sprints und Releases, oft in Verbindung mit Code-Repositorys und Deployment-Tools.

Jira, Linear, Verknüpfung und GitHub Projects sind auf diese Workflows ausgelegt. Je nach Plattform können Teams Sprint-Zyklen verwalten, den Aufwand abschätzen, den Entwicklungsfortschritt verfolgen und Probleme mit Code-Änderungen verknüpfen.

Die Herausforderung entsteht, wenn Personen außerhalb der Technikabteilung diese Arbeit verfolgen müssen. Ein Marketingmanager, der prüfen möchte, ob ein Feature zur Markteinführung bereit ist, könnte Schwierigkeiten haben, ein Backlog voller technischer Probleme zu interpretieren.

Manche Unternehmen lösen dieses Problem, indem sie nicht-technischen Teams ein separates Tool für das Projektmanagement zur Verfügung stellen. Das kann funktionieren, schafft aber einen weiteren Übergang, der gepflegt werden muss. Die beiden Systeme benötigen eine zuverlässige Möglichkeit, um Veröffentlichungstermine, Hindernisse und Fortschritte freizugeben.

4. Tools für Terminplanung und Portfolio-Management (PPM)

Microsoft Project, Oracle Primavera P6 und Planview bewältigen detaillierte Zeitpläne und den kritischen Pfad. Sie decken zudem Baselines, Ressourcenausgleich und Berichterstellung auf Portfolioebene ab. Projekte im Bereich Bauwesen, Ingenieurwesen und öffentliche Verwaltung setzen auf diese Lösungen, da ihre Verträge und Auftraggeber formelle Zeitpläne erwarten.

Allerdings sind damit Fachwissen und Verwaltungsaufwand verbunden. Ein Projektmanager oder ein PMO muss möglicherweise Zeitpläne pflegen, die Ressourcenzuweisung überprüfen und dafür sorgen, dass die Portfolioberichte korrekt sind. Die Mitwirkenden können ihre Arbeit direkt aktualisieren oder über einen anderen Prozess Fortschrittsberichte vorlegen. Bei einem 15-köpfigen Marketingteam bedeutet dieses Modell, dass eine Person dafür zuständig ist, den Status aller anderen auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Professionelle Dienstleistungen und branchenspezifische tools

Agenturen und Beratungsunternehmen verfolgen zwar die zu erbringenden Leistungen, müssen aber auch wissen, wie lange ein Projekt dauert, welche Kosten damit verbunden sind und ob der Client rentabel ist.

Tools zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA) wie Productive, Kantata und Teamwork.com ergänzen die Nachverfolgung von Projekten um abrechnungsfähige Zeiten, Budgets und Rechnungen. Einige Tools konzentrieren sich auf ein bestimmtes Feld. Procore unterstützt beispielsweise Bauvorhaben, einschließlich Informationsanfragen (RFIs) und Einreichungen.

Der Kompromiss liegt im Umfang. Ein PSA-Tool mag zwar die Budgetverwaltung gut bewältigen, aber möglicherweise benötigen Sie dennoch weitere tools für interne Arbeitsabläufe, die Personalbeschaffung oder die Unternehmensplanung.

Dieses ClickUp-Video zeigt, wie Projektmanagement-Tools die Arbeit organisieren. Außerdem wird erläutert, wie Sie ein Tool an die Größe Ihres Teams und Ihren Workflow anpassen können.

Worauf Sie bei Software für Projektmanagement achten sollten (10 Kriterien)

Sobald Sie die Art der Software, die Sie benötigen, eingegrenzt haben, ist es an der Zeit, die einzelnen tools zu bewerten.

Auf den Websites der Anbieter finden Sie zahlreiche Features von Projektmanagement-Software. Doch die Liste der Features eines Anbieters sagt nichts darüber aus, wie gut die einzelnen Features tatsächlich funktionieren. Diese 10 Kriterien helfen Ihnen bei der Entscheidung, worauf Sie bei einer Demo oder Testversion achten sollten.

KI verdient hier eine genauere Betrachtung. Laut dem „2025 Project Management Software Trends Report“ von Capterra nannten 55 % die Integration von KI-Funktionen als wichtigsten Auslöser für den Kauf von Projektmanagement-Software in den letzten 12 Monaten. Gleichzeitig nannten 41 % Probleme bei der Einführung von KI als ihre größte Herausforderung im Zusammenhang mit der Software.

Behalten Sie diese Diskrepanz im Hinterkopf, wenn Sie verschiedene Tools vergleichen. Ein KI-Feature mag in einer Demo beeindruckend wirken. Einen besseren Eindruck von seinem tatsächlichen Wert erhalten Sie jedoch, wenn Sie es mit Ihren eigenen Projektdaten, Teamprozessen und Anforderungen an die Berichterstellung testen.

Gewichten Sie die 10 Kriterien danach, was Ihr Team am dringendsten benötigt. Für ein Softwareentwicklungsteam sind möglicherweise Repository-Integrationen und Sprint-Planung am wichtigsten. Eine Agentur könnte Gastzugänge, Zeiterfassung und Projektbudgets priorisieren.

Der nächste Schritt besteht darin, diese Prioritäten in eine Auswahlliste umzuwandeln und zu prüfen, inwieweit die einzelnen tools diese erfüllen.

So wählen Sie Projektmanagement-Software in 7 Schritten aus

Um eine Projektmanagement-Software auszuwählen, sollten Sie zunächst ermitteln, wo derzeit Arbeitslücken bestehen, entscheiden, ob Sie Ihre Tools zusammenführen oder miteinander verknüpfen möchten, und Anforderungen sowie ein Budget festlegen. Erstellen Sie anschließend eine Auswahlliste mit drei Tools, führen Sie einen zweiwöchigen Testbetrieb mit einer gewichteten Bewertungsmatrix durch, berechnen Sie die Kosten für das erste Jahr und planen Sie die Migration, bevor Sie einen Vertrag abschließen.

Schritt 1: Ermitteln Sie, wo derzeit Arbeitslücken bestehen

Beginnen Sie mit Ihren letzten drei Projekten, bevor Sie sich nach Anbietern umsehen. Notieren Sie, wo die Arbeit verzögert wurde – sei es durch eine versäumte Übergabe, einen veralteten Status, eine im Chat untergegangene Entscheidung oder eine Freigabe des Clients, die im Posteingang liegt.

Nutzen Sie diese Probleme, um Ihre Anforderungen zu formulieren. Angenommen, Ihre Produkteinführungen verzögern sich immer wieder, weil Designprüfungen per E-Mail stattfinden. Dann benötigen Sie möglicherweise bessere Genehmigungs- und Prüfabläufe. Ein anderes Team, das Stunden damit verbringt, Berichte für die Geschäftsleitung vorzubereiten, könnte Dashboards priorisieren, die aktuelle Projektdaten anzeigen.

Erfassen Sie nach Möglichkeit für jedes Problem mit hoher Priorität einen Ausgangswert. Notieren Sie beispielsweise, wie lange die Berichterstellung für den wöchentlichen Status derzeit dauert, damit Sie diesen Wert nach der Einführung mit dem Zeitaufwand vergleichen können.

Geben Sie jedem Projektleiter 20 Minuten Zeit und stellen Sie ihm eine Frage: Wo ist bei diesem Projekt ein Tag verloren gegangen? Gruppieren Sie die Antworten in fünf oder sechs wiederkehrende Probleme und ordnen Sie diese dann danach, wie oft sie aufgetreten sind und in welchem Umfang sie die Arbeit beeinträchtigt haben.

Fallstrick: Vermeiden Sie es, in dieser Phase eine Liste mit Features zu erstellen. „Schöne Dashboards“ ist zu vage. „Der CMO fragt jeden Freitag nach dem Status, und die Vorbereitung dauert zwei Stunden“ ist ein konkretes Problem, das Sie lösen können.

Schritt 2: Entscheiden Sie, ob Sie Systeme zusammenführen oder miteinander verbinden möchten

Bevor Sie eine Vorauswahl treffen, sollten Sie entscheiden, ob das neue Tool den Großteil Ihrer Arbeit abdecken oder eine Verbindung zu den Spezialtools herstellen soll, die Sie weiterhin nutzen möchten.

Sie haben im „Seams-Test“ bereits die Lücken zwischen den tools identifiziert. Nutzen Sie nun diese Erkenntnisse, um zu entscheiden, wie viel von Ihrem Workflow verlagert werden muss.

In der Praxis nutzen viele Unternehmen eine Kombination aus beidem. Sie bündeln funktionsübergreifende Projekte in einem gemeinsamen Workspace und behalten gleichzeitig Spezialsysteme bei, die bereits wichtige Prozesse unterstützen.

Notieren Sie sich, welche Systeme Sie beibehalten, welche Sie ersetzen und wie Informationen zwischen ihnen ausgetauscht werden müssen. Nutzen Sie diese Entscheidung dann, um Ihre Auswahl einzugrenzen.

Schritt 3: Legen Sie Anforderungen und Budget fest, bevor Sie sich nach Anbietern umsehen

Bevor Sie Demos vereinbaren, notieren Sie sich Ihre Must-haves, Nice-to-haves, Ausschlusskriterien und den Bereich Ihres Budgets.

Es ist ebenfalls wichtig, die richtigen Personen frühzeitig einzubeziehen. Laut dem „2026 Buyer Behavior Report“ von G2 nannten 39 % der befragten B2B-Softwarekäufer IT-Sicherheitsprüfungen als größten Verzögerungsfaktor nach der Auswahl eines Anbieters. An zweiter Stelle folgte die Budgetgenehmigung mit 32 %.

Sie möchten sicher nicht wochenlang ein tool evaluieren, nur um dann festzustellen, dass die IT-Abteilung es nicht genehmigt oder die Kosten das Budget der Finanzabteilung überschreiten.

Beschränken Sie Ihre Liste der unverzichtbaren Anforderungen auf fünf oder sechs Punkte, die jeweils mit einem Problem aus Schritt 1 zusammenhängen. Zu den Ausschlusskriterien können Single Sign-On (SSO), Datenstandort, Prüfprotokolle oder gegebenenfalls HIPAA-bezogene Anforderungen gehören. Lassen Sie diese Punkte von der IT-Abteilung und Ihrem Eigentümer des Budgets prüfen, bevor Sie mit der Bewertung fortfahren.

Fassen Sie anschließend alles in einem gemeinsamen Dokument zusammen und bitten Sie einen Vertreter aus jedem Team, das die Software nutzt, dieses zu prüfen. Weisen Sie jeder Anforderung einen Eigentümer zu, damit während der Testversion jemand für die Überprüfung zuständig ist. Eine Vorlage zur Softwarebewertung kann dabei helfen, die Anforderungen, das Feedback und die endgültige Entscheidung zu strukturieren.

Schritt 4: Erstellen Sie anhand zuverlässiger Quellen eine Auswahlliste mit drei tools

Grenzen Sie Ihre Auswahl auf drei Tools ein, die zur Arbeit Ihres Teams passen und der in Schritt 2 getroffenen Entscheidung bezüglich „Konvergenz oder Verbindung“ entsprechen.

Das ist eine überschaubare Liste, die widerspiegelt, wie viele Einkäufer bereits vorgehen. Im „TrustRadius B2B Buying Disconnect Report 2026“ gaben 83 % der befragten Technologie-Einkäufer an, drei oder weniger Produkte in die engere Wahl zu ziehen. Nutzen Sie KI, um Optionen zu entdecken, aber prüfen Sie deren Empfehlungen, bevor Sie ein tool zu Ihrer Liste hinzufügen.

Bewertungsportale wie G2 und Capterra können Ihnen helfen, Muster im Feedback der Benutzer zu erkennen. Filtern Sie die Bewertungen nach Größe des Unternehmens und Branche und achten Sie besonders auf Drei-Sterne-Bewertungen. Diese beschreiben oft Kompromisse, die in sehr positiven oder negativen Bewertungen schwerer zu erkennen sind.

Achten Sie auf wiederkehrende Kritikpunkte zu den Features, die für Ihr Team wichtig sind. Wenn mehrere Rezensenten unzuverlässige Integrationen oder mangelhafte Berichterstellung erwähnen, nehmen Sie diese Bedenken in Ihre Checkliste für die Testversion auf.

Fallstrick: Vermeiden Sie es, fünf oder sechs Tools in eine umfassende Bewertung einzubeziehen. Sie werden mehr Zeit damit verbringen, Benutzeroberflächen zu vergleichen, und weniger Zeit damit, zu testen, wie jedes Tool mit der tatsächlichen Arbeit zurechtkommt.

Schritt 5: Führen Sie ein zweiwöchiges Pilotprojekt mit einer gewichteten Scorecard durch

Beginnen Sie damit, jedem Tool denselben Satz repräsentativer Aufgaben zuzuweisen. Beziehen Sie eine kleine Gruppe von Mitarbeitern aus mindestens zwei Teams mit ein und bitten Sie diese, die zuvor von Ihnen identifizierten Workflows zu testen, darunter Genehmigungen, Berichterstellung, Integrationen und Migration.

Achten Sie darauf, dass die Aufgaben, Testdaten und Bewertungskriterien einheitlich sind. Es ist fairer, zu vergleichen, wie die einzelnen tools dieselbe Arbeit bewältigen, als verschiedene Teams nicht miteinander in Zusammenhang stehende Projekte testen zu lassen.

Prüfen Sie die Limite der Testversion, bevor Sie beginnen. Die 14-tägige Pro-Testversion von monday.com lässt sich beispielsweise nicht verlängern. Planen Sie Ihre Tests entsprechend des verfügbaren Zeitraums der Testversion und klären Sie, ob für einen längeren Test ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich ist.

Bewerten Sie anschließend jedes Tool anhand der Anforderungen aus Schritt 3. Weisen Sie jedem Kriterium eine Gewichtung zu, die sich nach dessen Bedeutung für Ihr Team richtet, und geben Sie dann jeder Bewertung eine Wertung von 1 bis 5:

Hier finden Sie eine anschauliche, gewichtete Bewertungsübersicht für ein 40-köpfiges Marketing- und Kreativ-Team, in der drei hypothetische tools miteinander verglichen werden.

Um die jeweiligen Gesamtsummen zu berechnen, multiplizieren Sie die Punktzahl für jedes Kriterium mit dessen Gewichtung und addieren Sie anschließend die Ergebnisse. Beispielsweise trägt eine Punktzahl von 5 bei einem Kriterium mit einer Gewichtung von 25 % 1,25 zur Gesamtsumme bei.

Tool C schneidet insgesamt am besten ab. Tool A erzielt die höchste Punktzahl im Bereich der Berichterstellung zur Führung, hat jedoch beim Ergebnis der Migration die schlechteste Leistung. Eine auf das Dashboard ausgerichtete Demo könnte Tool A als die bessere Wahl erscheinen lassen, während die Scorecard die Vor- und Nachteile aufzeigt.

Denken Sie daran, dass eine hohe Punktzahl kein Ausschlusskriterium außer Kraft setzt. Ein tool, das Ihre Anforderungen an die Sicherheit oder einen entscheidenden Integrationstest nicht erfüllt, sollte nicht in die engere Wahl kommen – unabhängig von seiner Gesamtbewertung.

Sobald Sie einen Favoriten gefunden haben, testen Sie ihn mindestens zwei Wochen lang in einem Live-Projekt, bevor Sie sich endgültig entscheiden. So erhalten Sie einen besseren Eindruck davon, wie die Nutzer die Software einsetzen, wenn Termine, Übergaben und Änderungen Teil ihres normalen Arbeitsalltags sind.

Beobachten Sie außerdem, wie sich die Mitarbeiter während der Testphase verhalten. Aktualisieren sie ihre Aufgaben auch ohne Erinnerungen? Finden sie die benötigten Informationen? Und verlassen sie sich bei Routinearbeiten immer noch auf Tabellenkalkulationen oder Nachrichten?

Schritt 6: Berechnen Sie, was das tool tatsächlich kosten wird

Projektmanagement-Software wird in der Regel pro Benutzer und Monat berechnet, oft mit Rabatten bei jährlicher Abrechnung. Der angegebene Preis entspricht jedoch nicht immer dem, was Sie tatsächlich bezahlen.

Sehen Sie sich diese drei genauer an:

Sobald Sie die Kosten für Abonnements ermittelt haben, addieren Sie die Ausgaben hinzu, die möglicherweise nicht auf der Preisseite aufgeführt sind. Dazu gehören Migration, Schulungen, Konfiguration und Abonnements für Integrations-Tools wie Zapier oder Make.

Hier ist eine einfache Methode, um Ihre Ausgaben im ersten Jahr zu schätzen:

Berücksichtigen Sie dabei auch alle zu erwartenden nutzungsabhängigen Gebühren.

Prüfen Sie abschließend die Vertragsbedingungen, bevor Sie unterschreiben. Informieren Sie sich darüber, wie Vertragsverlängerungen funktionieren, ob sich die Preise ändern können, welcher Support enthalten ist und wie Sie Ihre Daten exportieren können, falls Sie sich später für einen Wechsel entscheiden sollten.

Schritt 7: Planen Sie die Migration und Einführung, bevor Sie den Vertrag unterzeichnen

Die Auswahl der Software ist nur ein Teil der Aufgabe. Bevor Sie einen Vertrag abschließen, sollten Sie klären, wie Sie Ihre bestehenden Projekte übertragen, das Team schulen und während der Umstellung den reibungslosen Betrieb gewährleisten.

Beginnen Sie damit, während der Testphase ein echtes Projekt zu importieren und zu prüfen, was erfolgreich übertragen wurde. Selbst gut entwickelte Importfunktionen haben ihre Limite.

Beispielsweise werden mit dem Asana-Importer von ClickUp folgende Daten nicht automatisch übernommen:

Diese Lücken müssen Sie vor oder nach dem Import berücksichtigen. Größere Importe können je nach Datenmenge und den Ratenlimits von Asana auch einige Stunden dauern. Nutzen Sie den Testimport, um zu dokumentieren, was behoben werden muss, wer sich darum kümmert und wie lange die vollständige Migration dauern könnte.

Beginnen Sie bei der Einführung mit dem Pilotteam, beziehen Sie anschließend ein benachbartes Team mit ein und weiten Sie die Einführung schrittweise auf alle anderen aus. Bestimmen Sie in jedem Team eine Person, die Fragen beantwortet und den Kollegen hilft, sich mit dem neuen Setup vertraut zu machen.

Behandeln Sie die Umstellung als kleines Change-Management-Projekt mit klar definierten Eigentümern, Schulungen und Fortschrittskontrollen. Sobald Sie sich vergewissert haben, dass die erforderlichen Daten und Workflows im neuen System funktionieren, legen Sie einen Termin fest, an dem das alte Tool archiviert wird.

Auf diese Weise müssen Teams nicht auf unbestimmte Zeit zwei Versionen desselben Projekts pflegen.

Wie sieht die richtige Wahl für verschiedene Teams aus?

Die richtige Software hängt davon ab, wer sie nutzt und worum es bei den jeweiligen Projekten geht. Hier sind vier Beispiele dafür, wie Teams ihre Optionen abwägen könnten und welche Faktoren häufig den Ausschlag geben.

Ein 30-köpfiges Software-Team

Entwickler verwalten Probleme und Pull Requests in GitHub, Produktmanager verfassen Spezifikationen in Google Docs und das Marketing nutzt Slack für Release-Updates. Die Entwicklung selbst läuft gut. Das Problem ist, dass es für Mitarbeiter außerhalb der Entwicklung schwierig ist, zu erkennen, was bereits zur Auslieferung bereit ist.

Das Team hat zwei Möglichkeiten. Wenn auch die Sprintplanung und die Nachverfolgung der Releases verbessert werden müssen, ist ein spezielles Agile-Tool wahrscheinlich die bessere Wahl. Sind die Entwickler mit ihrem aktuellen Setup zufrieden, kann eine Arbeitsmanagement-Plattform, die eine Verbindung zu GitHub bietet, anderen Abteilungen die Sichtbarkeit bieten, die ihnen bisher fehlt.

Was Sie testen sollten: Wählen Sie eine bevorstehende Veröffentlichung aus und verfolgen Sie, was passiert, wenn ein Problem blockiert wird oder sich der Liefertermin ändert. Können die Produkt- und Marketingteams den aktualisierten Status der Veröffentlichung einsehen, die Ursache für die Verzögerung nachvollziehen und selbst herausfinden, wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist?

Ein 15-köpfiges Marketing-Team

Kampagnenbeschreibungen werden in Google Docs gespeichert, kreative Inhalte durchlaufen ein separates Freigabetool und Starttermine werden in einer Tabelle erfasst. Da mehrere Kampagnen gleichzeitig laufen, ist der Aufwand größer als nötig, um alles auf dem neuesten Stand zu halten.

Eine Arbeitsmanagement-Plattform ist hier wahrscheinlich die richtige Wahl, insbesondere eine, die Briefings, Kreativ-Reviews und Kampagnenpläne miteinander verbindet. Entscheidend ist, wie sie mit Änderungen umgeht, sobald eine Kampagne bereits läuft.

Was Sie testen sollten: Nehmen Sie eine Kampagne, die kurz vor dem Start steht, und nehmen Sie in letzter Minute eine Änderung am genehmigten Text vor. Prüfen Sie, ob das Team erkennen kann, welche Version des Assets aktuell ist, wer die Überarbeitung genehmigen muss und welche Fristen möglicherweise verschoben werden müssen. Wenn die Mitarbeiter diese Informationen weiterhin über verschiedene tools hinweg zusammenstellen müssen, weist das neue Setup dieselben Lücken auf wie das alte.

Eine Agentur mit 40 Mitarbeitern

Die Agentur betreut mehrere Kundenkonten, von denen jedes seine eigenen Leistungen, Genehmigungsabläufe und Abrechnungsmodalitäten hat. Einige Kunden zahlen ein monatliches Pauschalhonorar, während andere nach Stunden oder pro Projekt abgerechnet werden.

Kundenbetreuer müssen die Nachverfolgung des Fortschritts der Projekte durchführen und wissen, ob jedes Projekt im Rahmen des Budgets bleibt. Damit bieten sich zwei Möglichkeiten: PSA-Tools (Professional Services Automation) und Arbeitsmanagement-Plattformen mit Features für das Projektmanagement in Agenturen.

Die Entscheidung hängt davon ab, wie eng die Projektabwicklung mit der Rechnungsstellung verbunden sein muss. Ein PSA-Tool eignet sich für Agenturen, die Zeiterfassung, Budgetierung und Rechnungsstellung in einem System vereinen möchten. Eine Arbeitsmanagement-Plattform kann gut funktionieren, wenn ihre Integrationen die Abwicklungsdaten zuverlässig an das Buchhaltungssystem der Agentur weiterleiten.

Was Sie testen sollten: Nehmen Sie ein Projekt mit festem Budget und fügen Sie eine Anfrage hinzu, die über den Umfang hinausgeht. Kann der Kundenbetreuer die zusätzlichen Stunden einsehen, überprüfen, wie sich diese auf das verbleibende Budget auswirken, und sicherstellen, dass genehmigte abrechnungsfähige Arbeiten auch auf der Rechnung erscheinen? Überprüfen Sie außerdem, ob Clients die Ergebnisse einsehen können, während interne Budgets und Besprechungen vertraulich bleiben.

Ein PMO, das 25 Projekte betreut

Jeder Projektmanager hat sein eigenes Tracking-Tool, und die Führungskräfte erhalten Statusberichte in unterschiedlichen Formaten. Manche Teams berichten über Meilensteine, andere konzentrieren sich auf fertiggestellte Aufgaben, und Projektrisiken werden – wenn überhaupt – uneinheitlich erfasst.

Das PMO benötigt eine Möglichkeit, den Fortschritt im gesamten Portfolio zu vergleichen. Eine Arbeitsmanagement-Plattform mit Portfolio-Dashboards kann ausreichend sein, wenn das Hauptziel eine einheitliche Berichterstellung und Sichtbarkeit ist.

Wenn Projekte begrenzte Ressourcen teilen, strenge Zeitpläne einhalten müssen oder komplexe Abhängigkeiten aufweisen, ist ein spezielles PPM-Tool die bessere Wahl.

Was Sie testen sollten: Nehmen Sie zwei Projekte, die von dem selben Meilenstein abhängen, und verzögern Sie eines davon. Prüfen Sie, ob in der Portfolio-Ansicht angezeigt wird, welche Projekte betroffen sind, wer Maßnahmen ergreifen muss und wie sich die Verzögerung auf den Gesamtzeitplan auswirkt. Die Führungskräfte sollten in der Lage sein, das Problem zu erkennen, noch bevor die wöchentlichen Berichte vorliegen.

Wie verhindert man, dass ein neues Tool für das Projektmanagement in der Versenkung verschwindet?

Sobald sich Ihr Team an die neue Software gewöhnt hat, prüfen Sie, ob sich die Probleme, die Sie zum Kauf bewogen haben, verbessert haben.

Legen Sie eine Überprüfung 90 Tage nach der Einführung fest und nutzen Sie die Probleme, die Sie bei der Auswahl identifiziert haben, als Ausgangspunkt. Konzentrieren Sie sich auf messbare Ergebnisse, wie zum Beispiel:

Angenommen, Ihr Marketingteam hat früher jeden Freitag zwei Stunden damit verbracht, einen Statusbericht zusammenzustellen. Nach drei Monaten mit dem neuen Setup dauert die Erstellung dieses Berichts immer noch 90 Minuten. Das ist Fortschritt, aber auch ein Hinweis darauf, dass Sie sich ansehen sollten, wohin die verbleibende Zeit fließt.

Vielleicht werden Aufgabenaktualisierungen übersprungen, im Dashboard fehlt ein wichtiges Feld oder die Prozessabläufe der Berichterstellung müssen überdacht werden.

Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um zu entscheiden, was angepasst werden muss. Wiederholen Sie die Überprüfung alle paar Monate, insbesondere wenn Ihr Team neue Arten von Projekten übernimmt oder seine Arbeitsweise ändert.

Wie ClickUp das teamübergreifende Projektmanagement unterstützt

Stellen Sie sich ein Kunden-Onboarding-Projekt vor. Der Vertrieb hat den Vertrag geschlossen, der operative Bereich muss das Konto einrichten und der Support bereitet die Übergabe vor. Jedes Team hat seine eigenen Aufgaben, aber das Projekt kommt nur voran, wenn alle wissen, was bereits erledigt wurde und was als Nächstes ansteht.

ClickUp vereint all diese Arbeiten in einem einzigen Workspace. So könnte das Team das Projekt vom Start bis zur Fertigstellung verwalten:

Ihre Teams können zudem die Spezialtools weiter nutzen, mit denen sie bereits vertraut sind. Entwickler arbeiten weiterhin in Jira oder GitHub, während das übergeordnete Projekt in ClickUp läuft. Die GitHub-Integration verknüpft Entwicklungsaktivitäten mit ClickUp-Aufgaben. Für Jira bietet ClickUp „Connected Search“ sowie eine Option zur bidirektionalen Synchronisierung für kompatible Workspaces (zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels in der Beta-Phase).

Preise für ClickUp

Sie wägen noch Ihre Optionen ab? Beginnen Sie mit der kostenlosen ClickUp-Vorlage zur Softwarebewertung. Damit können Sie die in die engere Wahl gekommenen Tools vergleichen, Features anhand Ihrer Anforderungen bewerten und entscheiden, welches für Ihr Team am sinnvollsten ist.

Kostenlose Vorlage herunterladen

Wählen Sie eine Software für das Projektmanagement, die auch über die Demo-Phase hinaus funktioniert

Es kann vorkommen, dass zwei Tools in Ihrer Bewertung fast gleichauf liegen. In diesem Fall sollten Sie sich die Aufgaben ansehen, die Ihre Mitarbeiter täglich wiederholen. Wie viele Schritte sind erforderlich, um eine Frist zu aktualisieren, die letzte Freigabe zu finden oder ein Hindernis zu kennzeichnen? Eine kleine Unannehmlichkeit, die sich über Dutzende von Projekten wiederholt, kann wichtiger sein als eine beeindruckende Funktion, die jemand nur einmal im Monat nutzt.

Bevor Sie die endgültige Entscheidung treffen, sprechen Sie mit den Personen, die die Software täglich nutzen werden. Finden Sie heraus, mit welchen Kompromissen sie leben können und wo sich der zusätzliche Aufwand häufen könnte. Ihr Feedback kann eine Entscheidung herbeiführen, die sich anhand von Bewertungen allein nicht treffen lässt.

Schließlich sind sie es, die noch lange nach Abschluss der Evaluierung mit Ihrer Wahl arbeiten werden. Und wenn die Bündelung von Aufgaben, Updates und Teamdiskussionen in einem einzigen Workspace eine Priorität für Sie hat, lohnt es sich, ClickUp dem gleichen Test zu unterziehen.

Häufig gestellte Fragen zur Auswahl von Software für das Projektmanagement

Woran erkenne ich, wann es Zeit ist, die Software für das Projektmanagement zu wechseln?

Ziehen Sie einen Wechsel in Betracht, wenn Ihr aktuelles Tool die Arbeit regelmäßig verlangsamt oder die Arbeitsweise Ihres Teams nicht mehr unterstützt. Anzeichen hierfür sind häufige manuelle Umgehungslösungen, fehlende Funktionen und steigende Kosten. Prüfen Sie vor einem Austausch, ob eine Konfigurationsänderung oder ein anderer Plan das Problem lösen könnte. Die Umstellung auf ein neues System nimmt Zeit in Anspruch, und manche Probleme lassen sich möglicherweise einfacher beheben.

Ist Jira ein Tool für das Projektmanagement?

Ja. Jira ist ein Projektmanagement-Tool von Atlassian, das für Software-Teams entwickelt wurde und sich auf Probleme, Backlogs und Sprints konzentriert. Es lässt sich eng mit Code-Repositorys und agilen Workflows integrieren. Nicht-technische Teams empfinden es oft als zu umfangreich für ihre Bedürfnisse, weshalb viele Unternehmen Jira mit einem separaten Tool für Marketing und Betrieb kombinieren oder nach Jira-Alternativen suchen, die für gemischte Teams konzipiert sind.

Kann ein kleines Team Projektmanagement-Software auch ohne einen festen Projektmanager nutzen?

Ja. Es muss zwar weiterhin jemand die Fristen und Prioritäten im Blick behalten, aber das muss nicht unbedingt ein hauptberuflicher Projektmanager sein. Ein Teamleiter kann die Planung übernehmen, während die einzelnen Mitwirkenden ihre eigenen Aufgaben aktualisieren. Beginnen Sie mit einem einfachen Setup und fügen Sie je nach Arbeitsaufwand mehr Struktur hinzu.

Wie lange dauert die Einrichtung von Projektmanagement-Software?

Die Einrichtung eines einfachen Aufgabenboards nimmt nur wenig Zeit in Anspruch. Die Umstellung einer ganzen Abteilung dauert länger, insbesondere wenn Sie bestehende Projekte importieren, Berechtigungen einstellen und andere Apps verbinden müssen. Planen Sie genügend Zeit ein, um das Setup mit einer kleinen Gruppe zu testen, bevor Sie aktive Projekte umstellen. Die Anzahl der Benutzer allein sagt noch nichts darüber aus, wie komplex die Einführung sein wird.

Welche völlig kostenlosen Tools für das Projektmanagement gibt es?

ClickUp, Trello, Asana und Jira bieten alle Free-Pläne an, die nicht ablaufen. Sie können das Projektmanagement durchführen, ohne ein Abonnement zu bezahlen, wobei die Limite hinsichtlich der Benutzerzahl, des Speichers und der erweiterten Features variieren. Als kostenlose Open-Source-Planungssoftware ist ProjectLibre Desktop eine weitere Option, die sich vor allem für einzelne Projektmanager eignet.

Was passiert mit meinen Projektdaten, wenn ich mein Software-Abonnement kündige?

Das hängt von den Richtlinien des Anbieters zur Datenspeicherung und zum Datenexport ab. Bei einigen Tools können Sie Aufgaben und Projektdaten exportieren, doch Anhänge, Kommentare und benutzerdefinierte Felder müssen möglicherweise separat behandelt werden. Prüfen Sie vor der Anmeldung, welche Formate unterstützt werden, wie lange Ihre Daten nach der Kündigung noch zugänglich sind und ob Sie Alles abrufen können, was Ihr Team benötigt.