Als Vertriebsprofi haben Sie sich nicht dafür entschieden, Kalender-Einladungen zu verfolgen, CRMs zu aktualisieren oder fünfmal am Tag dieselbe Folge-E-Mail zu schreiben. Aber allzu oft wird Ihr Tag von diesen sich wiederholenden Aufgaben in Beschlag genommen.
Die gute Nachricht? Künstliche Intelligenz (KI) kann Ihnen die Routinearbeit abnehmen, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was Sie am besten können: Beziehungen aufbauen und Geschäfte abschließen.
In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mithilfe von ClickUp und KI Ihre Vertriebsprozess-Automatisierung umsetzen können. 💁
Feature-Vorlage
Mit der Vertriebsprozess-Vorlage von ClickUp können Sie Ihre gesamte Vertriebspipeline von Anfang bis Ende einfach verwalten. Verfolgen Sie Leads durch verschiedene Phasen, verwalten Sie Geschäfts-Info in einer no-code-Datenbank und stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wird.
Warum sollten Sie Ihren Vertriebsprozess einer Automatisierung unterziehen?
Zwischen der Suche nach neuen Leads, dem Verfassen von Verkaufsargumenten und dem Hinzufügen von Informationen zum CRM verbringen Vertriebsmitarbeiter mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit dem eigentlichen Verkauf. Hier kommt Vertriebsautomatisierungssoftware ins Spiel, die Ihnen hilft, schneller und mit weniger Fehlern zu arbeiten.
Das können Sie mit tools zur Vertriebsautomatisierung erreichen. 👇
- Reduzierter manueller Aufwand: Automatisieren Sie die Eingabe von Kundendaten, Lead-Updates, Nachfassaktionen und Erinnerungen, um jede Woche mehrere Stunden Zeit zu sparen
- Sauberere CRM-Daten: Beseitigen Sie inkonsistente Einträge mit KI, die potenzielle Kundeninformationen anreichert, validiert und automatisch ausfüllt
- Schnellere Reaktionszeiten: Nutzen Sie Chatbots und KI-Vorschläge, um potenzielle Kunden auch außerhalb der Geschäftszeiten sofort anzusprechen
- Intelligentere Priorisierung von Leads: Bewerten und sortieren Sie Leads anhand ihres Verhaltens, ihres Engagements und ihrer Konversionswahrscheinlichkeit
- Höhere Konversionsraten: Nutzen Sie KI-Erkenntnisse aus früheren Käufen, um Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten aufzudecken
- bessere Abstimmung zwischen Marketing und Vertrieb: *Führen Sie eine Synchronisierung der Übergaben zwischen Teams mit KI-gesteuerter Lead-Qualifizierung durch
🔍 Wussten Sie schon? Vertriebsteams in den USA und Kanada verbringen mehr als ein Drittel ihrer Zeit damit, alles zu erledigen, mit Ausnahme des Verkaufs. Zwischen der Aktualisierung von CRMs und der Erledigung von Administrator-Arbeit verlieren Vertriebsmitarbeiter jeden Tag wertvolle Stunden, die sie für Gespräche mit Kunden nutzen könnten.
Wichtige Vertriebsaufgaben, die Sie mit künstlicher Intelligenz automatisieren können
Der Alltag eines Vertriebsleiters ist mit versteckten Kosten verbunden: Zeit, Aufmerksamkeit und verpasste Chancen. KI-Tools mindern diese Verluste, indem sie Aufgaben der Automatisierung unterziehen, die kein menschliches Eingreifen erfordern.
Hier sind die Vertriebsaufgaben, die damit mühelos bewältigt werden können.
- Lead-Generierung und -Bewertung: Nutzt maschinelles Lernen, um vergangene Aktivitäten, demografische Daten und Verhaltensweisen zu analysieren und so die Leads zu identifizieren und zu priorisieren, die am ehesten zu einer Conversion führen
- Automatisierung der Vertriebsansprache über mehrere Kanäle: Automatisiert E-Mail-, Social-Media- und SMS-Nachrichten basierend auf dem Verhalten potenzieller Kunden und optimiert die Versandzeiten für maximale Interaktion
- Anruf-Transkription und CRM-Aktualisierungen: Zeichnet Verkaufsgespräche auf, transkribiert und fasst sie zusammen, während Schlüssel-Details direkt im CRM protokolliert werden
- Umsatzprognosen: Analysiert historische Umsatztrends und Kaufverhalten, um zukünftige Einnahmen vorherzusagen und die strategische Planung zu steuern
- angebotserstellung:* Erstellt personalisierte, datengestützte Angebote unter Verwendung früherer Geschäfte, Kundenpräferenzen und generativer KI im Vertrieb
- Kundenmeinungsanalyse: Überwacht Bewertungen, Umfragen und soziale Medien, um die Stimmung zu beurteilen und Botschaften anzupassen
- Upselling- und Cross-Selling-Targeting: Empfiehlt ergänzende Produkte durch Analyse der Kaufhistorie und des Kaufverhaltens
🌟 Bonus: Legen Sie eine Leistungsbasis fest, indem Sie die Produktivität Ihres Vertriebsteams mit unserem kostenlosen Vertriebsproduktivitätsrechner berechnen!
🧠 Wissenswertes: Die Idee eines Verkaufstrichters entstand 1898, als der Werbetheoretiker E. St. Elmo Lewis das AIDA-Modell vorschlug – Aufmerksamkeit, Interesse, Wunsch und Aktion.
So automatisieren Sie Ihre Vertriebsprozess mit KI
Ein manueller Vertriebsprozess birgt viel Potenzial für Verzögerungen – versäumte Nachfassaktionen, vergessene Aufgaben, verstreute Notizen und veraltete Tabellen. KI kann das beheben, aber nur, wenn alles an einem Ort gespeichert ist.
ClickUp ist die Alles-App für die Arbeit, die Projektmanagement, Wissensmanagement und chatten kombiniert – alles basierend auf KI, die Ihnen hilft, schneller und intelligenter zu arbeiten. Mit der ClickUp-Vertriebsprojektmanagement-Software erhalten Sie integrierte tools, um Ihre Pipeline zu verwalten und administrative Aufgaben in einem einheitlichen Arbeitsbereich zu automatisieren.
Lassen Sie uns die Schlüssel-Schritte zur Nutzung von KI im Vertrieb durchgehen und sehen, wie ClickUp Ihnen dabei helfen kann. 💼
Schritt 1: Erfassen Sie Ihren Vertriebs-Workflow als Karte
Bevor Sie Automatisierung oder KI einführen, skizzieren Sie den Weg, den Ihre Leads vom ersten Kontakt bis zum Abschluss zurücklegen. Beginnen Sie damit, die folgenden Phasen zu identifizieren:
- ➡️ Lead-Erfassung
- ➡️ Qualifizierung
- ➡️ Entdeckung
- ➡️ Angebot
- ➡️ Verhandlung
- ➡️ Abschluss
Legen Sie für jede Phase fest, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, wer dafür verantwortlich ist und welche Info gesammelt werden muss, um Ihre Produktivität zu steigern.
💡 Profi-Tipp: Visualisieren Sie Ihren abgebildeten Vertriebsprozess, indem Sie in ClickUp für jede zuvor identifizierte Vertriebsphase (z. B. Neuer Lead, Erstgespräch, Angebot versendet) Aufgabenstatus erstellen und ClickUp-Benutzerdefinierte Felder wie Deal-Wert, Lead-Quelle, Unternehmensgröße und Erwartetes Abschlussdatum verwenden, um wichtige Vertriebs-Info zur Nachverfolgung.
Schritt 2: Automatisierung der Erfassung von Leads
Die manuelle Dateneingabe ist einer der größten Zeitfresser für Vertriebsteams. Hier sind einige Möglichkeiten zur Automatisierung der Erfassung von Leads mit KI:
- Gewinnen Sie potenzielle Kunden sofort mit intelligenten Formularen und Chatbots, die diese direkt in Ihrem CRM erfassen
- Extrahieren Sie wichtige Details wie Name, Firma und Nummer mit E-Mail-Parsing-Tools
- Leiten Sie Kampagnen-Leads mithilfe von Integrationen mit Werbeplattformen direkt in Ihr System weiter
- Füllen Sie fehlende Unternehmens- oder Kontaktdaten automatisch mit KI-gestützten Anreicherungstools wie Clearbit oder ZoomInfo aus
🤩 Bonus: Um den Eintrag von Leads weiter zu standardisieren, verwenden Sie ClickUp-Formulare, die Übermittlungen automatisch in ClickUp-Aufgaben umwandeln. Sie können Felder wie E-Mail, Firmenname, Budget und Serviceinteresse einfach per Drag & Drop mithilfe von benutzerdefinierten Feldern verschieben und bedingte Logik anwenden, um Fragen basierend auf den Antworten anzupassen (z. B. „Teamgröße” nur anzeigen, wenn „Unternehmen” ausgewählt wurde).
🧠 Wissenswertes: Das Konzept moderner Verkaufsskripte lässt sich bis in die 1880er Jahre zurückverfolgen, als die National Cash Register Company ihre Vertriebsmitarbeiter anhand auswendig gelernter Verkaufsargumente schulte.
Schritt 3: Leads automatisch zuweisen und priorisieren
Gibt es neue Leads? Dann ist es an der Zeit, diese Aufgaben einer Automatisierung zu unterziehen, um sicherzustellen, dass der richtige Vertriebsmitarbeiter schnell nachfasst. Hier erfahren Sie, was Sie zu erledigen haben:
- Weisen Sie Vertriebsmitarbeitern automatisch Lead-Routing-Regeln zu, basierend auf Gebiet, Größe oder Produktlinie
- Bewerten Sie Leads mithilfe von KI-/ML-Bewertungsmodellen, die das Engagement, die Eignung oder die Absicht bewerten
- Identifizieren Sie mit vorausschauenden Erkenntnissen die Konten, bei denen die Wahrscheinlichkeit einer Konversion am höchsten ist
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie ClickUp-Automatisierungen, die Aufgaben sofort anhand von Kriterien (z. B. Geschäftswert, Quelle) zuweisen. Sie können sogar Regeln für die automatische Priorisierung festlegen, sodass Leads von Unternehmen als „Hohe Priorität“ gekennzeichnet werden.
📮 ClickUp Insight: 47 % der Befragten unserer Umfrage haben noch nie versucht, KI für manuelle Aufgaben einzusetzen, doch 23 % derjenigen, die KI bereits nutzen, geben an, dass sich ihre Arbeitsbelastung dadurch erheblich verringert hat.
Dieser Kontrast könnte mehr als nur eine technologische Lücke sein. Während Early Adopters messbare Gewinne erzielen, unterschätzt die Mehrheit möglicherweise, wie transformativ KI bei der Reduzierung der kognitiven Belastung und der Rückgewinnung von Zeit sein kann. 🔥
ClickUp Brain schließt diese Lücke, indem es KI nahtlos in Ihren Workflow integriert. Von der Zusammenfassung von Threads und dem Entwerfen von Inhalt bis hin zur Aufteilung komplexer Projekte und der Erstellung von Unteraufgabe – unsere KI kann all das leisten. Sie müssen nicht zwischen verschiedenen tools wechseln oder von vorne beginnen.
💫 Echte Ergebnisse: STANLEY Security reduzierte den Zeitaufwand für die Berichterstellung mit den anpassbaren Berichterstellungstools von ClickUp um 50 % oder mehr – so konnten sich die Teams auf die Berichterstellung konzentrieren, ohne sich um die Formatierung kümmern zu müssen, und mehr auf die Prognosen achten.
Schritt 4: Erinnerungen und Nachfassaktionen als Auslöser auslösen
Das richtige Timing bei der Nachverfolgung entscheidet oft über den Erfolg oder Misserfolg eines Geschäftsabschlusses. KI kann sicherstellen, dass kein Lead verloren geht, indem sie:
- Erstellen Sie automatisierte Erinnerungen nach einem Anruf oder Meeting
- Versenden Sie Drip-E-Mails basierend auf der Aktivität oder Inaktivität von Leads
- Markieren Sie stagnierende Geschäfte, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums keine Phasen vorangetrieben haben
Viele tools, von Gmail-Add-Ons bis hin zu speziellen CRMs, bieten mittlerweile KI-Anstöße oder intelligente Erinnerungen, die Empfehlungen dazu geben, wann und wie Sie erneut Kontakt aufnehmen sollten.
📍 Beispiel für eine Automatisierung:
- Wenn sich der Status zu „Entdeckung“ ändert → Erstellen Sie eine Unteraufgabe: Senden Sie in drei Tagen eine Folge-E-Mail
- Wenn sich der Status innerhalb von fünf Tagen nicht ändert → Kommentar posten: „Hey, bitte diesen Lead weiterverfolgen!“
- Wenn das Fälligkeitsdatum heute ist → Verschieben Sie die Aufgabe in „Dringend“ und benachrichtigen Sie den Mitarbeiter
Schritt 5: Verwenden Sie KI, um E-Mails zu verfassen, Anrufe zusammenzufassen und Leads zu qualifizieren
Sie müssen nicht mehr stundenlang Nachrichten verfassen und Notizen protokollieren. KI kann Ihre Produktivität sofort steigern und Ihnen Zeit sparen.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Probieren Sie diese Ideen aus:
- *automatisieren Sie das Verfassen von E-Mails: Verwenden Sie KI-Tools (z. B. Copy.ai, Lavender, ClickUp Brain), um Kaltakquise-E-Mails, Follow-ups und Kontaktaufnahmen zu personalisieren, und testen Sie dann verschiedene Versionen im A/B-Test auf ihre Leistungsfähigkeit
- Anrufe automatisch zusammenfassen: Zeichnen Sie Meetings mit tools wie ClickUp AI Notetaker, Gong, Chorus oder Otter auf und transkribieren Sie sie; extrahieren Sie Kaufsignale, Einwände und nächste Schritte
- *leads schneller qualifizieren: Wenden Sie KI-gestützte Bewertungsmodelle an, um Leads nach Absicht, Eignung oder Engagement zu bewerten
- Optimieren Sie die Arbeit nach dem Anruf: Automatisieren Sie CRM-Aktualisierungen, erstellen Sie Aufgaben und lösen Sie Auslöser für Follow-ups mit tools wie Hints AI oder Zapier-Workflows aus, oder automatisieren Sie diese Workflows einfach mit ClickUp Brain
- *coaching mit KI-Erkenntnissen: Analysieren Sie Verkaufsunterhaltungen, um erfolgreiche Verhaltensweisen zu identifizieren und die Kommunikation zu verbessern
🚀 Vorteil von ClickUp: Sind Sie besorgt über den Wechsel zwischen zu vielen Tools und unterbrochenen Arbeitsabläufen? ClickUp Brain bringt die Leistungsfähigkeit von KI direkt in Ihren Vertriebsarbeitsbereich und arbeitet über Aufgaben, Dokumente und Unterhaltungen hinweg, um isolierte Arbeit zu beseitigen und Ihrem Team zu helfen, Geschäfte schneller abzuschließen.
Verwenden Sie AI Writer für jede Aufgabe, um sofort Folgendes zu generieren:
- Kaltakquise-Nachrichten
- Follow-up-E-Mails
- Skripte für den Umgang mit Einwänden
🚀 Probieren Sie folgende Eingabeaufforderungen aus:
- Verfassen Sie eine Kaltakquise-E-Mail, in der Sie unser neues Preismodell SaaS-Startups in den USA vorstellen.
- Fassen Sie dieses Erstgespräch zusammen und heben Sie Kaufsignale, Bedenken und nächste Schritte hervor
- Erstellen Sie eine Liste der Aktionspunkte aus diesem Verkaufsgespräch und weisen Sie Unteraufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit zu
Schritt 6: Optimieren Sie das Angebots- und Vertragsmanagement
Das Erstellen von Angeboten und Verträgen kann repetitiv und fehleranfällig sein, aber Sie können dies ändern, indem Sie:
- Automatische Erstellung von Vertragsentwürfen mit genehmigten Klauseln und Bedingungen
- Identifizieren Sie fehlende Daten, bevor Sie ein Angebot versenden
- Kennzeichnung riskanter Formulierungen, die einer rechtlichen Überprüfung bedürfen
- *nachverfolgung der Version-Historie zur Einhaltung von Vorschriften
💡 Profi-Tipp: Verwenden Sie ClickUp Dokumente, um Angebote, Verträge und Vertriebsunterstützung-Inhalte zu speichern, damit Ihr Team leicht darauf zugreifen kann und eine Standardisierung gewährleistet ist.
Sie können:
- Verwenden Sie verschachtelte Seiten, um nach Kundentyp, Dienstleistungsbereich oder Geschäftsphase zu organisieren
- Arbeiten Sie in Echtzeit zusammen, indem Sie Team-Mitglieder taggen, Kommentare für die Rechts- oder Finanzabteilung hinterlassen und Aktionspunkte direkt im Dokument zuweisen
- Verwenden Sie Slash-Befehle, um Tabellen, Schaltflächen, Banner und sogar eingebettete Dateien hinzuzufügen, damit jedes Angebot reichhaltig, strukturiert und markengerecht ist
Um Zeit zu sparen, können Sie auch die anpassbaren Vorlagen von ClickUp ausprobieren.
Die ClickUp-Vorlage für den Vertriebsprozess fasst alles in einem übersichtlichen, kollaborativen Workflow zusammen, den Ihr gesamtes Team befolgen kann. Diese gebrauchsfertige Vorlage für einen Vertriebsplan hilft Ihnen dabei:
- Speichern Sie den Schlüssel-Deal und die Geschäfts- und Kontakt-Info in einer kollaborativen Datenbank ohne Programmieraufwand
- Visualisieren Sie die Aktivitäten Ihrer Vertriebsmitarbeiter, Zeitleiste und Pipeline-Bewegungen mit Diagrammen, Kalendern und Dashboards
- Machen Sie die Einarbeitung neuer Vertriebsmitarbeiter zum Kinderspiel, indem Sie ihnen einen klaren, wiederholbaren Weg vorgeben, dem sie folgen können
📖 Lesen Sie auch: KI-E-Mail-Marketing-Tools zur Automatisierung von E-Mails
Schritt 7: Prognosen zu Umsatz und Leistung erstellen
Genaue Prognosen helfen Ihnen, vorausschauend zu planen, realistische Einzelziele zu setzen und auf Kurs zu bleiben. Es ist jedoch schwierig, die Vertriebsleistung vorherzusagen, wenn Ihre Daten verstreut sind.
Nutzen Sie KI-gestützte Dashboards, um Ihre Vertriebsziele zu erreichen:
- Verfolgen Sie Nachverfolgung von Konversionsraten und Geschäftsgeschwindigkeit
- Identifizieren Sie risikobehaftete Konten oder Abwanderungssignale
- Modellieren Sie Best-Case-, Worst-Case- und Most-Likely-Umsatzergebnisse
Viele CRMs integrieren mittlerweile Vorhersage-Features, die auf maschinellem Lernen basieren und Vertriebsleitern eine bessere Sichtbarkeit verschaffen.
🚀 Vorteil von ClickUp: Die KI-gestützten Dashboards in ClickUp bieten Echtzeit-Berichterstellung, mit der Sie jede Phase Ihrer Pipeline nachverfolgen können. Überwachen Sie den Fortschritt von Geschäften, die Aktivitäten Ihrer Vertriebsmitarbeiter und die Konversionsraten – alles an einem Ort – und erstellen Sie mit Ihrem Vertriebs-Dashboard Umsatzprognosen.
Mit diesen intuitiven Dashboard haben Sie die Möglichkeit, Karten hinzuzufügen, wie zum Beispiel:
- Aufgabeanzahl nach Status (um den Pipeline-Flow zu sehen)
- Summe des Wertes (für den Gesamtumsatz der Pipeline)
- aufgaben nach Mitarbeiter* (zur Nachverfolgung der Workload der Vertriebsmitarbeiter)
- trends bei der Abschluss von Aufgaben *(zur Überwachung des Fortschritts)
Die besten KI-Tools für die Vertriebs-Automatisierung
Hier sind einige der besten KI-Tools für Vertriebsteams:
- Gong nutzt Konversationsintelligenz, um Verkaufsgespräche zu analysieren und Coaching-Erkenntnisse zu gewinnen. Es hilft Vertriebsmitarbeitern zu verstehen, was in Unterhaltungen Arbeit leistet (und was nicht)
- Lavender ist ein KI-Vertriebsassistent, der Vertriebsmitarbeitern dabei hilft, Cold E-Mails mit hoher Konversionsrate zu verfassen. Er bietet Echtzeit-Feedback, Tonanpassungen und Personalisierungstipps, um die Antwortraten zu erhöhen
- Clari konzentriert sich auf Revenue Intelligence und nutzt KI, um Geschäftsergebnisse und den Zustand der Pipeline präzise zu prognostizieren. Es bietet Vertriebsleitern die Sichtbarkeit, die sie benötigen, um Risiken zu managen und intelligentere Entscheidungen zu treffen
🧠 Wissenswertes: Unternehmen, die KI-gestützte tools einsetzen, verzeichnen bereits einen spürbaren Anstieg des ROI, wobei einige von Zuwächsen zwischen 10 und 20 % berichten .
Warum sollten Sie sich für ClickUp entscheiden?
Während alle tools zur Vertriebsautomatisierung bestimmte Teile des Vertriebsprozesses lösen, vereint ClickUp alles unter einem Dach.
Hier erfahren Sie, warum ClickUp herausragend ist und warum Ihr Team es lieben wird. 😍
- Mit ClickUp Connected Search kann Ihr Team sofort jedes Dokument, jede Aufgabe oder jeden Kontakt im gesamten Arbeitsbereich finden, egal ob diese in einem Vertriebshandbuch, einer versteckten Geschäftsnotiz oder einem Kundenanruf aus dem letzten Quartal verborgen sind
- ClickUp Chat sorgt für eine kontextbezogene Kommunikation, sodass Vertriebsmitarbeiter zusammenarbeiten können, ohne zwischen verschiedenen tools hin- und herwechseln zu müssen – sie können die Geschäftsstrategie direkt neben ihren Aufgaben besprechen
- Spaltenberechnungen summieren automatisch Geschäftswerte, berechnen Gewinnquoten oder zeigen die durchschnittliche Länge des Verkaufszyklus an – ideal für die Nachverfolgung der Leistung auf einen Blick
- Mit ClickUp Aufgaben und Checklisten bleiben Vertriebsmitarbeiter dank klarer nächster Schritte organisiert, während Manager die bestehenden Vertriebsabläufe im gesamten Team standardisieren können
- Listenansichten bieten Ihnen eine Übersicht über alle Leads, Geschäfte, Konten und Kontakte nach Status, und Sie können verschiedene Aufgaben mithilfe von Beziehungen in Listen miteinander verbinden
🔍 Wussten Sie schon? 1911 führte Frederick Winslow Taylor wissenschaftliche Managementprinzipien im industriellen Vertrieb ein. Seine Methoden legten den Schwerpunkt auf Nachverfolgung und Prozessstandardisierung und legten damit den Grundstein für strukturierte Vertriebspipelines, die bis heute verwendet werden.
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Mit ClickUp bleiben Ihre Geschäfte in Bewegung
Der Vertrieb verlangsamt sich nicht, warum sollte also Ihr Prozess langsamer werden?
Sicher, es gibt zahlreiche KI-Tools, die verschiedene Teile des Vertriebszyklus abdecken. Aber wie lange können Sie noch zwischen verschiedenen Registerkarten hin- und herwechseln und Workflows zusammenfügen? Die KI-Ausbreitung ist real und fordert ihren Tribut von den Teams!
ClickUp vereint mehrere KI-Tool-Funktionen an einem Ort und mit dem vollständigen Kontext Ihrer Arbeit. Mit ClickUp können Sie jede Pipeline-Phase mithilfe der integrierten KI und Automatisierung optimieren.
Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben, Lead-Follow-ups und Pipeline-Updates mit ClickUp Automatisierungen. Verwenden Sie ClickUp Brain, um sofort Entwürfe für Kundeninteraktionen zu erstellen, Client-Notizen zusammenzufassen oder nächste Schritte zu generieren. Außerdem können Sie mit benutzerdefinierten Dashboards den Überblick über die Leistung Ihrer Vertriebsmitarbeiter, den Fortschritt von Geschäften und die Workload Ihres Teams behalten.
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