Ganz gleich, ob Sie IT-Support, Personalanfragen, interne Probleme oder Kundenbeschwerden bearbeiten – Sie benötigen ein Ticket-System, um Aufgaben zu verfolgen, zu priorisieren und zu lösen.
Es wandelt eingehende Anfragen in nachverfolgbare, zuweisbare Elemente mit klarer Eigentümerschaft, Fristen und Kommunikationsverlauf um.
Herkömmliche Ticket-Systeme zwingen Sie zu starren Workflows. ClickUp hingegen bietet Ihren Support- und Betriebsteams die Flexibilität, ihr eigenes Ticket-System selbst zu gestalten.
Als Support- oder Betriebsleiter erhalten Sie Sichtbarkeit in:
- Wer ist für was zuständig?
- Was verzögert sich oder wurde eskaliert?
- Wo sich wiederkehrende Probleme häufen
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ClickUp für das Ticketmanagement einrichten – von Erfassungsformularen über Automatisierungs-Flows bis hin zu SLA-Dashboards.
Warum sollte man ClickUp als Ticket-System nutzen?
Jedes Team hat mit eingehenden Anfragen zu tun, sei es von Kunden oder von Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens.
Die IT-Abteilung bearbeitet Abfragen zu Zugriffsrechten und Hardware. Die Personalabteilung beantwortet Fragen zu Richtlinien, Einarbeitung und Sozialleistungen. Support-Teams kümmern sich um Probleme der Kunden. Die Verwaltungs- und Betriebsabteilungen koordinieren Abfragen zu Räumlichkeiten und Ressourcen.
Ohne ein Helpdesk-Ticketing-System gehen diese Anfragen über verstreute Kanäle ein: E-Mails, Tabellen, Slack-Direktnachrichten oder persönliche Unterhaltungen. Es gibt keine einheitliche Methode, um sie zuzuweisen, zu priorisieren oder nachzuverfolgen.
Als weltweit erster konvergierter KI-Arbeitsbereich vereint ClickUp alle Ihre Workflows. Stellen Sie es sich als Ihr eigenes Ticketingsystem vor, das genau auf die Arbeitsweise Ihres Teams zugeschnitten ist und das Problem von Arbeitsüberlastung und unzusammenhängenden Workflows löst.
Eine Zersplitterung der Arbeit entsteht, wenn Teams gezwungen sind, zu viele voneinander getrennte Apps unter einen Hut zu bringen – sie müssen ständig zwischen Registerkarten wechseln, mehrere Systeme aktualisieren und verlieren dabei den Fokus. Die Ironie dabei ist, dass die meisten Unternehmen versuchen, dieses Problem durch den Einsatz noch weiterer Software zu lösen, was die Situation jedoch nur noch verschlimmert.
ClickUp verfolgt einen anderen Ansatz: Alles – Aufgaben, Unterhaltungen, Dokumente und sogar KI – ist an einem Ort vereint und auf einer einzigen Grundlage aufgebaut. Diese Zusammenführung bedeutet weniger Zeitverlust durch Kontextwechsel und mehr Klarheit für Ihr Team, sodass Sie endlich das Chaos durch unübersichtliche Arbeitsabläufe beseitigen und gemeinsam schneller vorankommen können.
Hier erfahren Sie, warum ClickUp als beste Ticketing-Software hervorsticht. Sie können:
- Erstellen Sie abteilungsspezifische Workflows mit benutzerdefinierten Aufgaben-Statusen und benutzerdefinierten Feldern
- Erfassen Sie Anfragen über ClickUp-Formulare
- Nutzen Sie ClickUp-Automatisierungen, um Zuweisungen, Aufgaben und Eskalationen zu automatisieren
- Arbeiten Sie direkt in den Tickets zusammen – mithilfe von zugewiesenen Kommentaren und @Erwähnungen
- Überwachen Sie die Teamleistung und das Anfragenaufkommen mithilfe von ClickUp-Dashboards
- Passen Sie Erfassungsformulare, Status-Angaben zu Aufgaben, Aufgabentypen, Mitarbeiter, SLAs und sogar die Darstellung von Supportanfragen über benutzerdefinierte Ansichten (Liste, Board, Kalender oder Tabelle) an.
Vergessen Sie das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Programmen für Projektmanagement, Kommunikationstools, Tabellenkalkulationen, mündlichen Nachfassaktionen und vielem mehr. Alles – von der Erfassung bis zur Lösung – befindet sich in einem einzigen, durchsuchbaren Workspace.
Einrichtung von ClickUp für das Ticketing
So können Sie ClickUp als Ihr Helpdesk-Ticketing-System so konfigurieren, dass es zu Ihren Workflows passt.
1. Erstellen Sie einen Ticket-Space/Ordner/eine Liste
Um ClickUp in ein funktionales und effizientes Helpdesk-System zu verwandeln, müssen Sie eine Workspace-Struktur aufbauen, die widerspiegelt, wie Ihr Team Anfragen bearbeitet.
Erstellen Sie einen eigenen Space wie „IT-Support“, „HR-Helpdesk“ oder „Kundenanfragen“, um alle Support-Tickets zentral zu verwalten.
Erstellen Sie innerhalb dieses Bereichs Ordner, um Ticketkategorien oder Teamzuständigkeiten voneinander zu trennen.
🎯 Beispiel: Ein IT-Team könnte Ordner wie „Hardware-Probleme“, „Software-Zugriff“ und „Netzwerkanfragen“ verwenden, während ein HR-Team Ordner wie „Urlaubsanträge“, „Onboarding“ und „Anfragen zu Richtlinien“ nutzen könnte. Nutzen Sie diese Hierarchie, um Ihren Helpdesk übersichtlich und leicht navigierbar zu gestalten.
Erstellen Sie in jedem Ordner Listen, die Workflows, Anfragetypen oder Prioritäten darstellen. Ein Ordner „Hardwareprobleme“ könnte beispielsweise Listen wie „Eingabegeräte“, „In Bearbeitung“ und „Ausgabegeräte“ enthalten.
Sie müssen diese Struktur eingerichtet haben, damit jedes Ticket in einem eigenen Ordner abgelegt wird. So können Sie die Nachverfolgung aller eingehenden Anfragen durchführen und Berichte darüber erstellen.
🛠️ Toolkit: Für einen effizienten Helpdesk sind zuverlässige Technik und ein Ticket-System zur Nachverfolgung unerlässlich. Die Helpdesk-Ticket-Vorlage von ClickUp bietet alles, was Sie benötigen, um sicherzustellen, dass Kundenfeedback schnell erfasst, priorisiert und zeitnah bearbeitet wird.
Inhalt:
- Benutzerdefinierte Felder: Zum Erfassen von Kundendaten und zum Speichern dieser Daten in jedem Helpdesk-Ticket
- Automatisierungen: So richten Sie Auslöser und Aktionen für Kundenanfragen ein, damit Ihnen nichts entgeht
- Dashboards: Zur Überwachung und Überprüfung des Fortschritts bei jedem Ticket und jeder Supportanfrage
Nutzen Sie diese Helpdesk-Vorlage, um Ihre Antwortrate zu steigern, die Kundenabwanderung zu verringern, die Nachverfolgung von Aufgaben genau durchzuführen und die abteilungsübergreifende Kommunikation zu verbessern.
2. Anfragen mit ClickUp-Formularen erfassen
Der nächste Schritt besteht darin, eine einheitliche und benutzerfreundliche Methode zur Erfassung von Anfragen im Helpdesk-Ticketing-System einzurichten.
Mit ClickUp Formularen können Sie die Übermittlung von Kundendaten standardisieren. So wird sichergestellt, dass jedes Ticket mit den richtigen Angaben eingeht.
Fügen Sie in jeder Liste, die Sie für die Ticketannahme vorgesehen haben, einfach eine Formularansicht hinzu. Dort können Sie Formulare erstellen, die genau auf die individuellen Anforderungen Ihres Teams zugeschnitten sind. Sie können Felder wie „Anfragetyp“, „Dringlichkeitsstufe“, „Abteilung“ und ein Feld für eine detaillierte Beschreibung einfügen, um spezifische Angaben von Ihren Kunden zu erfassen.
💡 Profi-Tipp: Passen Sie Ihre ClickUp-Formulare mit bedingter Logik an, sodass bestimmte Felder nur dann angezeigt werden, wenn sie relevant sind. Wenn ein Benutzer beispielsweise „Technisches Problem“ als Anfragetyp auswählt, können zusätzliche Felder wie „Gerätetyp“ oder „Fehlermeldung“ automatisch erscheinen. So bleibt das Formular für den Benutzer einfach und übersichtlich, während Ihr Support-Team gleichzeitig alle notwendigen Details erfasst, um Tickets effizient zu bearbeiten.
Sie können das ClickUp-Formular über einen öffentlichen Link freigeben oder es in eine interne Ressource einbetten.
📮 ClickUp Insight: Teams mit geringer Leistung nutzen mit viermal höherer Wahrscheinlichkeit mehr als 15 Tools, während leistungsstarke Teams ihre Effizienz aufrechterhalten, indem sie ihr Toolkit auf neun oder weniger Plattformen beschränken.
Aber wie wäre es, wenn man nur eine einzige Plattform nutzt?
Als Allround-App für die Arbeit vereint ClickUp Ihre Aufgaben, Projekte, Dokumente, Wikis, Chats und Anrufe auf einer einzigen Plattform – komplett mit KI-gestützten Workflows.
Sind Sie bereit, smarter zu arbeiten? ClickUp eignet sich für jedes Team, macht Arbeitsabläufe sichtbar und ermöglicht es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, während die KI den Rest übernimmt.
3. KI-gestützte Ticket-Weiterleitung und -Zuweisung (sowie Automatisierungen)
Wenn Support- oder Betriebsteams täglich Dutzende (oder Hunderte) von Tickets bearbeiten, können selbst kleine Vorgänge wie das Zuweisen von Aufgaben, das Aktualisieren des Status oder das Benachrichtigen von Teamkollegen zu einem Zeitfresser werden.
Zunächst einmal steht Ihnen in ClickUp mit „ClickUp Brain“ ein integrierter KI-Assistent zur Verfügung, der Ihre Ticket-Workflows erheblich optimiert. ClickUp Brain zeigt nicht nur Ticketdetails an oder fasst Unterhaltungen zusammen, sondern fungiert als KI-gestützter Problemlöser für Ihr Team.
Es kann dabei helfen, einfache Code-Schnipsel, die in Tickets freigegeben werden, zu debuggen, Anforderungen oder Kundenanfragen auf ihre Verständlichkeit zu überprüfen und Ihr Team sogar beim Verfassen professioneller E-Mail-Antworten zu unterstützen – direkt in Ihrem Workflow. Möchten Sie Trends bei Supportanfragen erkennen, Fragen zu einem Ticket beantworten oder schnell wichtige Zusammenhänge aus verschiedenen Aufgaben und Dokumenten abrufen? ClickUp Brain erledigt all das, sodass Ihr Team Probleme schneller lösen, klarer kommunizieren und sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Darüber hinaus sorgen ClickUp-Automatisierungen und KI-Agenten für reibungslose Abläufe. Diese Automatisierungsfunktionen basieren auf der Verbindung von drei Schlüsselelementen: Auslösern, Bedingungen und Aktionen.
⏯️ In wenigen Minuten loslegen:
- Gehen Sie zu dem Space, Ordner oder der Liste, in dem bzw. der Sie die Automatisierung einrichten möchten.
- Klicken Sie oben rechts auf „Automatisieren“. Wählen Sie „Automatisierungen verwalten“.
- Klicken Sie auf „Automatisierung hinzufügen“
- Wählen Sie einen Auslöser (z. B. Ticket eingereicht, Benutzerdefiniertes Feld aktualisiert oder Status geändert)
- Fügen Sie optionale Bedingungen hinzu (verfügbar ab Business-Plan+)
- Wählen Sie eine Aktion aus (z. B. Benachrichtigung senden, Priorität festlegen, Status ändern)
- Filtern Sie nach Aufgaben/Unteraufgaben und deren Quelle der Erstellung (Formulare, API, Benutzer usw.).
- Speichern und verwalten Sie Ihre Automatisierungen im selben modalen Fenster
Oder lassen Sie einen Agenten den Workflow für Sie ausführen. Hier erfahren Sie mehr:
Sie können damit beginnen, Workflows zu erstellen, die die gängigsten und sich wiederholenden Aufgaben im Ticketmanagement für Sie übernehmen.
Sie können beispielsweise aus den folgenden Optionen für die Automatisierung wählen:
- Automatisieren Sie die Zuweisung von Tickets anhand von Feldern wie Kategorie, Problemtyp oder Formularantworten. Wenn ein Ticket als „Technischer Support“ gekennzeichnet ist, können Sie einstellen, dass es direkt an Ihren Support-Mitarbeiter oder Teamleiter weitergeleitet wird.
- Legen Sie Prioritäten fest, sobald ein Ticket eingeht. Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder wie „Dringlichkeit“ oder Schlüsselwörter in Formularantworten, um Tickets automatisch als „Hoch“, „Mittel“ oder „Niedrig“ zu kennzeichnen. So kann sich Ihr Kundensupport-Team sofort auf das Wesentliche konzentrieren.
- Lösen Sie Benachrichtigungen aus, damit alle auf dem Laufenden bleiben. Wenn ein Ticket mit hoher Priorität eingereicht wird, können Sie die zuständige Person oder das zuständige Team sofort per E-Mail, In-App-Kommentar oder Slack-Nachricht benachrichtigen.
Stellen Sie sich vor, Sie müssten nie wieder endlose Ticketdetails durchforsten oder den neuesten Updates hinterherjagen – AI Fields in ClickUp übernehmen diese Arbeit für Sie. Auf einen Blick erhalten Sie sofortige Zusammenfassungen, Berichte über den Fortschritt in Echtzeit und sogar eine Liste mit Aktionselementen, die direkt aus jedem Ticket extrahiert werden. Müssen Sie ein Ticket übersetzen oder Probleme schnell nach Art oder Dringlichkeit sortieren? Auch das übernehmen AI Fields, sodass Sie Tickets ganz einfach priorisieren und an die richtigen Personen weiterleiten können.
4. Verwaltung und Bearbeitung von Tickets
Während Automatisierungen die automatische Zuweisung von Tickets nach Ihren Regeln übernehmen, können Sie diese jederzeit manuell über ClickUp-Aufgaben an Mitglieder des Teams zuweisen und so mehr Kontrolle behalten. Über das Feld Mitarbeiter innerhalb jeder Aufgabe können Sie eine oder mehrere Personen zuweisen – ideal für die Zusammenarbeit oder die Übertragung von Verantwortlichkeiten.
Sie können außerdem klare Fälligkeitsdaten für Aufgaben festlegen, um Fristen im Blick zu behalten, oder Aufgaben delegieren, damit Ihr Team keine wichtigen Folgemaßnahmen verpasst. Für komplexere Tickets können Sie mit ClickUp-Aufgaben Unteraufgaben oder Checklisten erstellen.
🎯 Beispiel: Wenn es bei einem Ticket um die Behebung eines Softwarefehlers geht, für den sowohl ein Entwickler als auch ein QA-Tester benötigt werden, können Sie die Aufgabe beiden Teammitgliedern zuweisen. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, beispielsweise den „30. Juni“ für den Fehlerbericht. Fügen Sie eine Checkliste mit Schritten wie „Fehler identifizieren“, „Korrektur entwickeln“ und „Lösung testen“ hinzu, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Aufgaben abgedeckt haben.
Mit den benutzerdefinierten Statusen für ClickUp-Aufgaben können Sie dann jede Phase des Ticket-Prozesses festlegen, sodass stets klar ist, was gerade geschieht und wer dafür verantwortlich ist.
Ein typischer Status-Flow könnte wie folgt aussehen:
- Neu: Soeben wurde über das Formular ein Ticket eingereicht
- In Bearbeitung: Das Ticket wird derzeit von einem Mitglied des Teams bearbeitet.
- Warten auf Kunde: Sie warten auf eine Antwort oder weitere Info vom Kunden
- Geschlossen: Das Problem wurde behoben, und das Ticket ist fertiggestellt.
Sie können Status auf Space-, Ordner- oder Liste-Ebene erstellen und anpassen, sodass verschiedene Teams (z. B. IT, Kundensupport, Rechnungswesen) ihre eigenen Workflows innerhalb desselben Workspaces ausführen können.
Wenn Sie die Reihenfolge anpassen möchten, ziehen Sie die Status einfach mithilfe der Ziehpunkte auf der linken Seite nach oben oder unten und optimieren Sie so Ihren Ticket-Flow nach Bedarf.
💡 Profi-Tipp: Nutzen Sie die Board-Ansicht von ClickUp, um sich einen übersichtlichen, per Drag-and-Drop bedienbaren Überblick über Ihre Ticket-Status zu verschaffen. So sehen Sie auf einen Blick, welche Tickets „Neu“, „In Bearbeitung“, „Warten auf den Kunden“ oder „Geschlossen“ sind, und können sie ganz einfach durch Ziehen der Karten zwischen den Spalten von einer Phase in die nächste verschieben. Auf diese einfache Weise sorgen Sie dafür, dass Ihr Support-Team auf dem Laufenden bleibt und erkennen Engpässe, bevor sie kritisch werden.
Mit den Tools und Funktionen von ClickUp für die Zusammenarbeit kann Ihr Team direkt innerhalb jedes Tickets kommunizieren und die Unterhaltungen übersichtlich und leicht nachvollziehbar gestalten.
- Kommentare: Verwenden Sie die Funktion „Kommentare zuweisen“ in ClickUp innerhalb von Tickets, um Schritte zur Fehlerbehebung zu protokollieren, Lösungen zu bestätigen oder nächste Maßnahmen zu koordinieren. So bleiben alle Unterhaltungen mit dem jeweiligen Problem verknüpft, wodurch ein vollständiger Verlauf entsteht, auf den Sie leicht zurückgreifen können.
- Anhänge: Laden Sie Screenshots, Fehlerprotokolle, Aufzeichnungen und andere unterstützende Dateien direkt in das Ticket hoch, damit Ihr Team alles hat, was es zur Lösung des Problems benötigt.
- @Erwähnungen: Taggen Sie Teamkollegen, wenn deren Beitrag zu einem Ticket benötigt wird – sei es bei der Eskalation eines technischen Problems oder bei der Abstimmung mit der Rechnungsabteilung. Sie werden sofort benachrichtigt und können direkt dort einsteigen, wo der Kontext zu finden ist.
⏩ Schnelltipp: Für Echtzeit-Updates und Diskussionen außerhalb einzelner Aufgaben nutzt du den ClickUp-Chat. Er eignet sich perfekt, um eingehende Anfragen zu prüfen, knifflige Probleme zu besprechen und Prioritäten abzustimmen, ohne auf Slack oder E-Mail zurückgreifen zu müssen.
Außerdem soll das Helpdesk-System über die richtigen Ressourcen verfügen, damit jeder Support-Probleme lösen kann. Sie können beispielsweise das passende ClickUp-Dokument mithilfe der „Beziehungen“-Funktion direkt mit der neuen Aufgabe verknüpfen.
Öffnen Sie das Ticket, gehen Sie rechts zum Abschnitt „Beziehungen“, klicken Sie auf das „+“ und wählen Sie „Dokument“ aus. Von dort aus können Sie jedes vorhandene ClickUp-Dokument verknüpfen, beispielsweise eine Anleitung zur Fehlerbehebung, eine FAQ oder ein internes Prozessdokument.
So ersparen Sie sich das mühsame Scrollen und helfen Ihrem Team, direkt zu den benötigten Infos zu gelangen.
💡 Profi-Tipp: Nehmen Sie sich nach der Lösung eines Tickets einen Moment Zeit, um das zugehörige Dokument mit den neuen Erkenntnissen zu aktualisieren oder zu verknüpfen. So muss Ihr Team nicht wieder bei Null anfangen, wenn das nächste Mal ein ähnliches Problem auftritt. Mit der Zeit entsteht so ohne zusätzlichen Aufwand ein immer nützlicheres Wissensmanagementsystem.
5. Berichterstellung und Analysen
Schließlich benötigen Sie klare, umsetzbare Daten, um die Leistung Ihres Support-Teams zu verstehen und zu überwachen. Mit ClickUp-Dashboards können Sie all dies in Echtzeit tun. Sie können beispielsweise eine Aufgabenlisten-Karte einrichten, die so gefiltert ist, dass Support-Tickets hervorgehoben werden, die seit mehr als 48 Stunden im Status „In Bearbeitung“ feststecken.
Erledigt: Unverzichtbare Karten für Ihr Ticket-Dashboard
- Liniendiagramm: Überwachen Sie die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten für Tickets mit hoher Priorität, die über den Chat eingehen, indem Sie Filter wie „Priorität = Hoch“ und „Kanal = Chat“ anwenden.
- Balkendiagramm: Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick über das Ticketvolumen der wichtigsten Problemtypen wie „Abrechnung“, „Fehler“ und „Zugriffsprobleme“.
- Kreisdiagramm: Schlüsselt eure Tickets nach Priorität, Supportkanal oder Status der Eskalation auf, um eine schnelle Übersicht zu erhalten.
- Zahlenkarte: Heben Sie wichtige Metriken wie die Karte „Anzahl geschlossener Aufgaben“ hervor, um die Gesamtzahl der in dieser Woche gelösten Tickets anzuzeigen.
- Zeiterfassung-Karte: Erfassen Sie, wie viel Zeit Mitarbeiter für Tickets aufwenden, sortiert nach Person oder Ticketkategorie
Ohne die richtigen benutzerdefinierten Felder funktioniert das alles nicht. Indem Sie Support-Tickets mit benutzerdefinierten Feldern wie „Grundursache“ (Dropdown-Menü), „Eskalationsstufe“ (Beschreibung) und „SLA für erste Antwort“ (Datum) ergänzen, schaffen Sie die Struktur, die diese Einblicke ermöglicht.
Sobald Ihr Dashboard eingerichtet ist, können Sie wichtige Fragen beantworten wie:
- Welcher Mitarbeiter bearbeitet die meisten eskalierten „Zugriffsprobleme“?
- Wie viele Tickets mit dem Status „Fehler bei der Zahlung“ haben letzte Woche die SLA-Frist verpasst?
🛠️ Praxisbeispiel für den Einsatz von ClickUp als Helpdesk-System
Made In Cookware ist eine schnell wachsende DTC-Marke, die Kochgeschirr in Profiqualität an Hobbyköche liefert. Mit dem Anstieg der Nachfrage stieg auch das Volumen der Support-Tickets, und die vorhandenen Tools konnten nicht mehr mithalten.
Zu den Herausforderungen zählten eine Überfrachtung mit Tools, fragmentierte Workflows und abteilungsübergreifende Teams, die Schwierigkeiten hatten, aufeinander abgestimmt zu bleiben.
Wir haben Airtable, Monday, Trello, Notion genutzt … es war ein einziges Chaos. Nichts hat funktioniert.
Wir haben Airtable, Monday, Trello, Notion genutzt … es war ein Chaos. Nichts hat funktioniert.
Kris erkannte den Bedarf an einer zentralen Plattform zur Optimierung der Abläufe und entschied sich für ClickUp, um die teamübergreifende Arbeitsweise bei Made In Cookware zu verändern.
Hilfreiche ClickUp-Features:
- Formulare + Automatisierungen: Erstellen Sie ein strukturiertes Ticket-System, um IT-Anfragen effizient zu bearbeiten
- Teamübergreifende Zusammenarbeit: Marketing-, Produkt- und andere Teams können nun direkt in ClickUp Tags setzen und zusammenarbeiten
- Benutzerdefinierte Workflows: Dank der Flexibilität von ClickUp kann Kris Workflows entwerfen, die genau auf die Arbeitsweise der einzelnen Teams zugeschnitten sind.
- ClickUp Brain + Wissensmanagement: Befähigen Sie Ihre Teams durch Selbsthilfe-Dokumente und Prozessdokumentation und entlasten Sie so die IT-Abteilung.
Nachdem wir die Evaluierung von ClickUp abgeschlossen hatten, wollten wir eigentlich gar nicht mehr alles zu erledigen. Uns wurde klar, dass das Tool großartig ist und wir uns nichts anderes mehr ansehen müssen.
Nachdem wir die Evaluierung von ClickUp abgeschlossen hatten, wollten wir eigentlich gar nicht mehr weitermachen. Uns wurde klar, dass das Tool großartig ist und wir uns nichts anderes mehr ansehen müssen.
Die Auswirkungen:
- 20 % Verkürzung der Gesamtbearbeitungszeit für Service-Tickets
- 3–5 Minuten Zeitersparnis pro Ticket durch einen optimierten Erfassungsprozess
- 80 % Akzeptanz im Team in weniger als 4 Monaten dank des flexiblen, benutzerorientierten Designs
Best Practices für das Ticketing in ClickUp
Hier sind einige Best Practices für den Einsatz von ClickUp als Ticket-System:
- Mit benutzerdefinierten Ansichten organisieren: Erstellen Sie gespeicherte ClickUp-Ansichten, die auf verschiedene Teams oder Prioritäten zugeschnitten sind, wie beispielsweise eine gefilterte Listenansicht, in der nur dringende Tickets angezeigt werden, oder eine Kalenderansicht, in der anstehende SLA-Fristen hervorgehoben werden.
- Gleiche die Arbeitsauslastung aus, bevor du Aufgaben zuweist: Nutze die Workload-Ansicht, um die aktuelle Auslastung deines Teams zu analysieren, bevor du neue Ticket-Aufgaben zuweist. So erhältst du in Echtzeit Einblicke, wer bereits seine Kapazität erreicht hat und wer noch mehr übernehmen kann. Das hilft dir, Tickets effektiver zu verteilen und Burnout zu vermeiden.
- Nutzen Sie kostenlose Vorlagen: Verwenden Sie die kostenlosen Vorlagen von ClickUp für die Nachverfolgung von Problemen, um Ihre Workflows übersichtlicher zu gestalten.
- Prozesse optimieren: Wenn es darum geht, Ihre Ticket-Workflows zu verbessern, warum sollten Sie dann an langweiligen Tabellenkalkulationen oder endlosen E-Mail-Threads festhalten? Mit ClickUp Mindmaps und ClickUp Whiteboards können Sie Ihr Team zusammenbringen, um gemeinsam Ideen zu entwickeln und visuell neu zu gestalten, wie Tickets durch Ihr System fließen.
Beispiele und Anwendungsfälle für das ClickUp-Ticketing-System
Dank der Flexibilität von ClickUp können Teams sowohl einfache als auch komplexe Ticketingsysteme aufbauen, ohne auf tools von Drittanbietern zurückgreifen zu müssen. So können Teams ClickUp nutzen, um praktische Herausforderungen zu meistern und die Servicebereitstellung zu optimieren:
1. IT-Helpdesk
Problem: Angenommen, der Laptop Ihres Leiters im Bereich des Projektmanagements fällt zwei Tage vor einer wichtigen Besprechung aus.
Anstatt E-Mail-Threads an das IT-Team zu senden oder es über Slack zu kontaktieren, können Sie ClickUp für IT-Teams nutzen, um Support-Tickets zentral zu erfassen, zu priorisieren und zu bearbeiten.
So hilft Ihnen ClickUp dabei:
- Mitarbeiter können das Problem über das ClickUp-Formular einreichen, das spezielle Felder für Gerätetyp, Problembeschreibung, Dringlichkeitsstufe und Standort enthält.
- Die Aufgabe wird automatisch als „hohe Priorität“ eingestuft und dem Techniker im Bereitschaftsdienst zugewiesen.
- ClickUp sendet eine Benachrichtigung an den Techniker und teilt dem Anfragenden die voraussichtliche Antwortzeit mit.
- Handelt es sich um ein wiederkehrendes Problem, wie beispielsweise Akkuausfälle bei einem bestimmten Laptop-Modell, wird die Aufgabe mit einem Tag versehen, um die Nachverfolgung von Trends und zukünftige vorbeugende Maßnahmen zu ermöglichen.
2. HR-Anfragen
Problem: Von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter bis hin zur Beantwortung kurzer Fragen zu Richtlinien – das HR-Team muss sich ständig um eine Vielzahl von Aufgaben kümmern.
ClickUp vereinfacht als HR-Ticketing-System Ihre Workflows im Mitarbeitermanagement.
So geht’s:
- Nutzen Sie Formulare, um Anfragen strukturiert zu erfassen
- Erstellen Sie HR-spezifische Workflows für Onboarding, Offboarding oder Richtlinienänderungen mithilfe von Vorlagen, die Aufgaben automatisch zuweisen.
- Verknüpfen Sie häufig gestellte Anfragen (wie „Wie aktualisiere ich meine Adresse?“) mit internen ClickUp-Dokumenten, damit Mitarbeiter Probleme selbst lösen können, bevor sie ein Ticket einreichen.
- Erstellen Sie ein gemeinsames Dashboard, in dem die Personalabteilung alle offenen Anfragen nach Kategorie, Dringlichkeit oder Speicherort verfolgen kann.
- Richten Sie wiederholende Aufgaben und Abhängigkeiten ein, um Prozesse wie die Anmeldung für Sozialleistungen oder Checklisten beim Ausscheiden termingerecht abzuwickeln – ganz ohne manuelle Nachverfolgung.
3. Gebäudemanagement
Problem: Anfragen bezüglich der Gebäudeausstattung tauchen oft genau zum ungünstigsten Zeitpunkt auf. Etwas geht kaputt, irgendwo tropft es oder etwas funktioniert einfach nicht so, wie es sollte.
ClickUp bietet Facility-Teams die Tools, um alles – von Wartungstickets bis hin zu wiederholenden Gebäudedienstaufgaben – an einem übersichtlichen Ort zu verwalten.
So geht’s:
- Nutzen Sie Whiteboards, um Grundrisse oder anstehende Umgestaltungen des Büros zu skizzieren, und wandeln Sie diese visuellen Darstellungen in umsetzbare Aufgaben um.
- Erstellen Sie ein Formular-Erfassungssystem, dessen Daten in separate Listen für Wartung, Verbrauchsmaterialien, Lieferanten oder Raumplanung eingespeist werden.
- Richten Sie benutzerdefinierte Status wie „Gemeldet“, „Geplant“, „In Bearbeitung“ und „Vom Anbieter bestätigt“ ein, um jede Phase übersichtlicher für die Nachverfolgung zu nutzen.
- Nutzen Sie die Kalender- und Gantt-Ansichten, um sich überschneidende Termine mit Dienstleistern, Grundreinigungspläne oder Einzüge zu verwalten
- Richten Sie einen Dokumenten-Hub ein, um Info über Lieferanten, Serviceverträge und Notfallprotokolle an einem Ort zu speichern
4. Kundensupport
Problem: Beim Kundensupport geht es heute vor allem um die Nachverfolgung von Fehlern, die Beantwortung von „Wie mache ich …?“-Fragen, die Erkennung von Hindernissen und das Gefühl, dass jeder Kunde gehört und geschätzt wird.
ClickUp eignet sich für Teams wie diese, die mehrere Rollen unter einen Hut bringen müssen und ein System benötigen, das flexibel genug ist, um mit ihrer tatsächlichen Arbeitsweise Schritt zu halten.
So nutzen Support-Teams ClickUp als Helpdesk-Ticketing-System:
- Nutzen Sie „Zugewiesene Kommentare“, um bestimmte nächste Schritte innerhalb einer Support-Aufgabe zu delegieren, ohne zusätzliche Unteraufgaben für das Projektmanagement anlegen zu müssen.
- Richten Sie gefilterte Dashboards ein, die nur offene Probleme nach Kundengruppe, Produktbereich oder denjenigen anzeigen, der auf eine Antwort wartet.
- Integrieren Sie Tools wie Intercom oder HubSpot mithilfe nativer und Drittanbieter-Integrationen, damit Anfragen automatisch in Aufgaben umgewandelt werden können.
- Überwachen Sie die Qualität der internen Antworten mithilfe einer Checkliste für die Qualitätssicherung oder bitten Sie ClickUp Brain um eine Überprüfung des Tonfalls, insbesondere bei heiklen Eskalationen.
- Erfassen Sie von Kunden gemeldete Fehler mit einem ClickUp-Zeiterfassungstool, um zu sehen, wie lange die Behebung tatsächlich dauert, und nutzen Sie diese Daten anschließend zur Verbesserung
5. Rechts- und Compliance-Teams
Problem: Rechtsabteilungen bearbeiten verschiedene Arten von Anfragen, wie z. B. Geheimhaltungsvereinbarungen, Vertragsänderungen, Genehmigungen von Richtlinien oder Datenschutzprüfungen. Diese Tickets betreffen oft mehrere Beteiligte, sensible Zeitleisten und Dokumente, die korrekt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden müssen.
So arbeiten Rechtsabteilungen effizient mit ClickUp:
- Erstellen Sie private Spaces, um sensible rechtliche Aufgaben getrennt zu halten, sie aber dennoch für wichtige Beteiligte zur Zusammenarbeit zugänglich zu machen.
- Nutzen Sie benutzerdefinierte Berechtigungen auf Ebene der Aufgaben, um Kommentare oder das Hochladen von Dokumenten zu ermöglichen, ohne den gesamten Anfrageverlauf offenzulegen.
- Organisieren Sie Dokumente als verschachtelte Seiten in ClickUp Docs, kategorisiert nach Vertragsart, Rechtsraum oder Abteilung.
- Legen Sie Prioritäten für Aufgaben und Abhängigkeiten fest, um sicherzustellen, dass risikoreiche Elemente erst dann weiterbearbeitet werden können, wenn die Rechtsabteilung grünes Licht gegeben hat.
Das Helpdesk-Ticketing-System von ClickUp macht Ihnen das Leben leichter
Wir hoffen, dass Sie inzwischen davon überzeugt sind, auf mehrere tools für Kundenzufriedenheit und Problemlösung zu verzichten.
ClickUp kann sowohl als Helpdesk-Ticketingsystem als auch als Software für Projektmanagement dienen – eine perfekte Lösung für Ihre IT-, Support-, Personal-, Betriebs- und andere Teams.
Von der strukturierten Erfassung mit Formularen über intelligente Automatisierungen und benutzerdefinierte Workflows bis hin zur Echtzeit-Berichterstellung bietet Ihnen ClickUp alles, was Sie für die effiziente Verwaltung von Tickets und Anfragen benötigen.
Registrieren Sie sich kostenlos bei ClickUp und nutzen Sie die Plattform als Ihr Helpdesk-Ticketing-System.