Notion Mail vs. Gmail: Welche E-Mail-Plattform gewinnt 2025?

Sie sind gerade dabei, den Plan für die nächsten Sprints zu erstellen, als ding! eine weitere E-Mail Sie aus der Konzentration reißt. 📧

Aber es ist nicht nur eine. Ihr Posteingang ist überfüllt mit E-Mails: ein Dokument-Link, eine Aktualisierung der Aufgaben und ein Newsletter, von dem Sie nicht mehr wissen, warum Sie ihn abonniert haben.

Genau diese täglichen Reibungsverluste verspricht Notion Mail zu beseitigen, indem es E-Mails mit Ihrem Workspace verbindet. Gmail ist jedoch nicht gerade veraltet; es ist schnell, zuverlässig und nach wie vor die erste Wahl für Millionen von Nutzern.

Wer gewinnt also diesen Vergleich zwischen Notion Mail und Gmail? Finden wir es heraus. 🎯

Was ist Notion Mail?

Das Tool verbindet Ihr Gmail-Konto für die Synchronisierung der Kommunikation mit Aufgaben. Sie können E-Mails in Seiten einbetten, sie mit Aufgaben verknüpfen oder Threads in umsetzbare Elemente umwandeln.

Features von Notion Mail

Hier sind einige Features dieser E-Mail-Verwaltungssoftware, die Ihre Produktivität steigern könnten. 💁

Feature Nr. 1: KI-gestützte automatische Beschreibung

Sie können Notion KI so einrichten, dass eingehende E-Mails anhand einfacher, menschenähnlicher Anweisungen automatisch gekennzeichnet werden. Fragen Sie einfach: „Beschreibe E-Mails, die direkt an mich gesendet wurden, nicht Newsletter“, und schon wird die Funktion ausgeführt.

Sobald Sie Ihre E-Mails gekennzeichnet haben, können Sie in Ihrer Seitenleiste benutzerdefinierte Ansichten erstellen und E-Mails nach beliebigen Kriterien sortieren, vom Absender bis zur Dringlichkeit. Dies ist eine intelligente Methode, um Ihren Posteingang über die üblichen Ordner und Filter hinaus zu verwalten.

Feature Nr. 2: Eigenschaften und Filterung im Datenbankstil

Wie der Rest von Notion behandelt auch Notion Mail E-Mails wie Daten. Sie können jeder E-Mail Eigenschaften hinzufügen (z. B. Status, Priorität oder sogar Tags) und diese dann sortieren, gruppieren oder filtern.

Möchten Sie die Nachverfolgung von Follow-ups durchführen oder Nachrichten mit hoher Priorität in der Ansicht behalten? Kein Problem. Sie können nach beliebigen Kriterien filtern: Absender, Stichwörter, Anhänge oder Ihre benutzerdefinierten Eigenschaften.

Feature Nr. 3: Umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten und KI-gestütztes Schreiben

Das Verfassen von E-Mails in Notion Mail fühlt sich an wie das Erstellen eines Notion-Dokuments. Sie können Überschriften, Kontrollkästchen, Callouts und sogar Farben verwenden.

Dies erleichtert es, Gedanken zu ordnen, Aktionselemente freizugeben oder einfach Ihre Nachricht ansprechender zu gestalten, insbesondere für die Kommunikation im Team.

Außerdem zieht Notion AI Daten aus Ihrem Workspace, um Ihnen dabei zu helfen, KI-E-Mail-Antworten zu verfassen, die wie Sie oder Ihre Marke klingen. Sie können es sogar so einrichten, dass es automatisch Antworten vorschlägt, wenn E-Mails eingehen, und so Ihr Schreiben verbessern.

Preise für Notion Mail

(Notion Mail ist als Teil Ihres Notion-Plans verfügbar, nicht als separates Abonnement)*

Was ist Gmail?

Das Tool kann mit anderen Google-Diensten wie Google Drive, Kalender und Meet verbunden werden und ist über Browser, mobile Apps und E-Mail-Clients von Drittanbietern zugänglich.

Gmail unterstützt auch mehrere Konten und bietet einen optimierten Posteingang.

Gmail-Features

Hier sind einige Features von Gmail, die Sie entdecken können. 👇

Feature Nr. 1: KI-Antworten und Bereinigung des Posteingangs

Die neueste Funktion von Gmail ist die kontextbezogene Schreibhilfe von Gemini, seinem KI-Assistenten. Das spart viel Zeit, wenn Ihr Posteingang überfüllt ist und Sie die Unterhaltungen aufrechterhalten müssen.

Sie können auf der Plattform auch eine automatische Weiterleitung einstellen.

Brauchen Sie einen Frühjahrsputz? Bitten Sie Gemini, „alle ungelesenen Werbe-E-Mails aus dem letzten Jahr“ zu löschen oder Newsletter zu archivieren, die Sie bereits überflogen haben. Der Assistent erledigt diese langweiligen Aufgaben, sodass Sie weniger Zeit mit dem Klicken auf „Löschen“ verbringen müssen.

Feature Nr. 2: Nahtlose Terminplanung und flexible Anzeige

Wenn eine E-Mail in den Kalenderbereich driftet, bemerkt Gmail dies. Es erscheint ein kleines Fenster mit Ihren kostenlosen Terminen, das Sie in den Thread einfügen können. Clients wählen einen Termin aus, Sie klicken auf „Bestätigen“ und die Kalender aller Beteiligten werden aktualisiert.

Außerdem erhalten Sie flexible Ansichten.

Wählen Sie die Standard-, Komfort- oder Kompaktansicht, um so viele Nachrichten wie gewünscht auf dem Bildschirm anzuzeigen. Aktivieren Sie den Vorschaubereich, um eine Nachricht zu lesen, während Sie weiterhin die Liste überfliegen. Weniger Klicks, schnellere Sortierung.

Feature Nr. 3: Robuste E-Mail-Organisation und Aufgabenverwaltung

Labels funktionieren wie Ordner, sind aber besser. Sie können eine E-Mail mit mehreren Tags versehen, diese farblich kennzeichnen und diejenigen ausblenden, die Sie heute nicht benötigen. Mit Sternen können Sie wichtige Nachrichten markieren, und Filter halten Spam und Nachrichten mit niedriger Priorität automatisch aus dem Blickfeld fern.

Mit einem Fingertipp können Sie eine E-Mail in eine Aufgabe umwandeln, die dann in Google Tasks und Ihrem Kalender landet. Termine, Erinnerungen und Nachfassaktionen begleiten Sie überallhin; nichts geht zwischen den Apps verloren.

Preise für Gmail

(Die Preise für Gmail sind in den Plänen für Google Workspace enthalten)*

Notion Mail vs. Gmail: Vergleich der Features

Wenn Sie Notion Mail und Gmail vergleichen, um die Kommunikation zu vereinfachen, wird schnell klar, dass beide Dienste unterschiedliche Ansätze verfolgen. Der eine setzt auf die Integration im Workspace und die benutzerdefinierte Anpassung, während der andere sich durch KI und Zuverlässigkeit auszeichnet.

Schauen wir uns einmal an, was die beiden Tools für die Produktivität bei E-Mails voneinander unterscheidet. ⚒️

Feature Nr. 1: E-Mail-Organisation

Ein aufgeräumter Posteingang beginnt mit der Organisation Ihrer E-Mails. Sehen wir uns an, wie die einzelnen tools damit umgehen.

Notion Mail

Bei Notion Mail dreht sich alles um Individualisierung. Sie können Ihre eigenen Beschreibungen wie „Clients“, „Newsletter“ oder „Dringend“ erstellen und diese von der KI automatisch sortieren lassen. Das System ist flexibel und lässt sich an Nischen-Workflows anpassen, sodass Sie innerhalb Ihres primären Posteingangs „Mini-Posteingänge“ erstellen können.

Gmail

Gmail bietet ebenfalls solide Organisationstools – beispielsweise Labels, Filter und Kategorien –, die jedoch größtenteils manuell bedient werden müssen. Die Plattform ist zuverlässig, aber weniger dynamisch, wenn Sie etwas Adaptiveres oder KI-gesteuertes suchen.

Feature Nr. 2: KI und Automatisierung

Sehen wir uns an, wie beide Tools KI und Automatisierung nutzen, um E-Mails intelligenter und schneller zu machen.

Notion Mail

Notion Mail nimmt KI in E-Mails ernst.

Es kann E-Mails entwerfen, intelligente Antworten generieren, Threads zusammenfassen und sogar priorisieren, was zuerst in Ihrem Posteingang landet.

Das Tool unterstützt auch wiederverwendbare Snippets und führt Automatisierungen für wiederholende Aufgaben durch, sodass es eher ein Workflow-Assistent als nur ein E-Mail-Client ist.

Gmail

Gmail verfügt über integrierte intelligente Funktionen wie Spam-Filter, intelligente Antworten und Follow-up-Erinnerungen. Diese sind zuverlässig, aber weniger anpassbar und eignen sich besser für den allgemeinen Gebrauch als für komplexe Workflows.

Mit Gemini bietet Gmail KI-gestützte Hilfe beim Schreiben, Zusammenfassen und Verstehen von Kontexten, auch wenn es sich eher wie ein Add-On als wie ein natives Workflow-Tool anfühlt.

Feature Nr. 3: Integration und Ökosystem

Sehen wir uns an, wie sich die einzelnen Tools in den größeren Workspace und das App-Ökosystem einfügen.

Notion Mail

Notion Mail ist eng mit der Notion-Suite integriert, einschließlich Kalender, Dokumenten und Projekten. Sie können in E-Mails auf Notion-Seiten verweisen und Meetings direkt aus dem Posteingang heraus planen. Allerdings ist es noch nicht möglich, E-Mails direkt mit Notion-Datenbanken zu verknüpfen, was eine tiefere Integration einschränkt.

Gmail

Gmail-Integrationen sind im Google-Ökosystem besonders erfolgreich.

Von Google Kalender über Drive bis hin zu Meet ist alles nur einen Klick entfernt. Das ist besonders nützlich für Teams, die bereits Google Workspace nutzen.

Funktion Nr. 4: Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit ist wichtig, insbesondere in Ihrem Posteingang. Hier erfahren Sie, wie die einzelnen tools Ihre Daten schützen.

Notion Mail

Notion Mail bietet Sicherheit und entspricht SOC 2 Typ 1 und HIPAA. Nach der Übernahme von Skiff wurde jedoch kürzlich die End-to-End-Verschlüsselung abgeschafft, was einige datenschutzbewusste Benutzer enttäuscht hat.

Gmail

Gmail ist führend in Sachen ausgereifter Sicherheit auf Enterprise-Niveau. Sie erhalten 2FA (zweistufige Authentifizierung), erweiterten Phishing-Schutz und regelmäßige Sicherheitspatches.

Als Google-Produkt wird es jedoch von Datenschützern häufig wegen seines werbebasierten Geschäftsmodells kritisiert.

Notion Mail vs. Gmail auf Reddit

Sie können sich immer noch nicht entscheiden? Vielleicht helfen Ihnen diese Erfahrungsberichte aus der Praxis von Reddit weiter!

Es gibt zwar keine spezifischen Threads, in denen die beiden verglichen werden, aber hier ist, was ein Benutzer über Notion Mail zu sagen hat:

Mein erster Eindruck ist, dass es sich für mich wie Notion anfühlt und im Vergleich zu anderen Gmail-Wrappern, die ich in der Vergangenheit ausprobiert habe, funktionaler wirkt. Ich denke, das hat viel mit den Funktionen der anpassbaren Ansichten (Filter, Gruppierungen, Eigenschaften) zu tun... Im Moment verwirrt mich nur eine Sache: Sind Eigenschaften universell oder nur an eine Ansicht gebunden? Ich sehe immer wieder die Eigenschaften „Priorität” und „Status”, die meiner Meinung nach dasselbe sein sollten. Ich bin mir nur nicht sicher, wie standardmäßig sie für die App/das System sind.

Einige Benutzer erwähnen, dass es sich um eine Alternative zum Gmail-Front handelt:

Nachdem ich das neue Notion Mail getestet habe, denke ich, dass wir es völlig falsch verstehen. Es ist nicht wirklich eine lebensverändernde neue E-Mail-App – es ist nur eine alternative Gmail-Oberfläche... Sie sieht viel besser aus. Sie bietet eine einfache Übersicht über Ihre E-Mails. Sie hilft Ihnen, E-Mails mit automatischen Beschreibungen (Ansichten) zu sortieren. Aber das war's auch schon ... Ich werde es verwenden, da es keine wirklichen Nachteile gibt – aber solange es keine Integration zwischen Notion Mail und Notion-Datenbanken gibt, gibt es keine wesentlichen Gründe, es zu verwenden.

Lernen Sie ClickUp kennen – die beste Alternative zu Notion Mail und Gmail.

Sie können sich nicht zwischen der benutzerdefinierten Gestaltung von Notion Mail und der Zuverlässigkeit von Gmail entscheiden? Vielleicht ist es an der Zeit, sich nicht mehr zwischen verschiedenen Posteingängen entscheiden zu müssen.

ClickUp ist die All-in-One-App für die Arbeit , die Projektmanagement, Dokumente und Teamkommunikation auf einer einzigen Plattform vereint – beschleunigt durch KI-Automatisierung und -Suche der nächsten Generation.

Sehen wir uns an, wie dieses E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool im Vergleich zu diesen beiden tools abschneidet. ⚖️

ClickUp's One-Up #1: E-Mail-Projektmanagement

E-Mails und Projektmanagement passen nicht immer zusammen. Möglicherweise erhalten Sie eine Anfrage eines Clients per E-Mail, springen zu Ihrem Aufgabenmanager, um sie zu protokollieren, taggen einen Teamkollegen in Ihrem Kommunikationskanal, um sie weiterzuverfolgen, und vergessen dann, auf welcher Registerkarte sich der Anhang befand.

ClickUp E-Mail-Projektmanagement macht dem ein Ende.

Das E-Mail-Projektmanagement -Tool integriert Ihren Posteingang buchstäblich in Ihren Workflow.

Zentralisieren Sie Ihre Kommunikation mit ClickUp E-Mail-Projektmanagement.

Nehmen wir an, Sie sind Teil eines Remote-Startup-Teams, das sich um die Kundengewinnung kümmert. Ein Client schickt Ihnen per E-Mail einige Fragen und Anfragen. Verknüpfen Sie die E-Mail einfach mit einer Aufgabe in ClickUp, weisen Sie sie Ihrem Teamkollegen zu und fügen Sie alle relevanten Dateien als Anhänge bei.

Sie haben bereits eine Reihe von festen E-Mail-Tools? Sie müssen diese nicht aufgeben.

Mit der Gmail-Integration von ClickUp verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein Tool für die Produktivität. Sie können Aufgaben direkt aus Gmail erstellen, E-Mails als Anhänge an bestehende Aufgaben anhängen und sogar Aufgaben anhand von E-Mail-Inhalten kommentieren.

So lassen sich wichtige Anfragen erfassen, Arbeiten zuweisen und Fristen in Echtzeit festlegen.

Sie können auch eine ClickUp-Automatisierung einrichten, um basierend auf Gmail-Aktivitäten die Erstellung von Aufgaben oder E-Mail-Antworten als Auslöser zu verwenden.

Die Integration von ClickUp und Outlook bietet Benutzern von Microsoft denselben optimierten Workflow. Sie können auch innerhalb von ClickUp mit Ihrer Outlook-Adresse auf E-Mails antworten oder diese versenden.

Lesen Sie, was Samantha Dengate, Senior Manager für Projektmanagement, über Diggs und ClickUp zu sagen hat:

Vor ClickUp führten Meetings und hin und her gehende E-Mail-Kommunikation zu einem schwarzen Loch, in dem Elemente übersehen und unbeachtet blieben. Aus diesem Grund wurden Aufgaben nicht rechtzeitig überprüft, und niemand wusste, wie die kreative Entwicklung voranschritt. Jetzt kann jeder im Team klar sehen, wann Maßnahmen fällig sind, und innerhalb der Aufgaben chatten und zusammenarbeiten.

ClickUp's One-Up #2: Kontextbezogene KI-Unterstützung

Während Gmail und Notion über KI-gestützte Assistenten verfügen, revolutioniert ClickUp die Arbeitsweise durch eine speziell entwickelte KI, die weit über Ihren Posteingang hinausgeht.

ClickUp Brain ist die neuronale KI-Engine der Plattform zur Verwaltung von Arbeitsaufgaben.

Im Gegensatz zu allgemeinen KI-Assistenten ist ClickUp Brain direkt in Ihre Workflows eingebettet und unterstützt Sie intelligent und kontextbezogen bei Projekten, Dokumenten und Teams.

Angenommen, Sie leiten eine Produkteinführung und kümmern sich um Dutzende von beweglichen Teilen: Marktforschung, Entwürfe, Designfreigaben und Feedback von Stakeholdern. ClickUp Brain fungiert als Ihr KI-Wissensmanager und findet sofort relevante Dokumente oder Aktualisierungen.

Fragen Sie einfach: „Was ist die neueste Version der Zeitleiste für den Start?“ und Sie können genau die Informationen abrufen, die Sie benötigen.

Anschließend fungiert es als Ihr KI-Projektmanager, fasst den Fortschritt des Projekts zusammen, erstellt Team-Updates und generiert Inhaltsentwürfe für die Marketingkampagne. Mit über 100 integrierten rollenspezifischen KI-Tools beschleunigt ClickUp Brain Ihren Workflow.

Darüber hinaus gibt es den ClickUp AI Notetaker, einen Meeting-Assistenten, der jede Unterhaltung sinnvoll macht, selbst wenn Sie nicht im Raum sind.

Nehmen wir an, Ihr UX-Team hält eine Feedback-Sitzung mit Stakeholdern ab. Während des Meetings transkribiert der KI-Notiznehmer die gesamte Unterhaltung in Echtzeit und erfasst dabei jeden einzelnen Feedback-Punkt.

Bis zum Ende des Gesprächs hat Notetaker bereits eine Zusammenfassung erstellt, Schlüssel-Aktionspunkte identifiziert und Aufgaben wie „Wireframes überarbeiten” oder „Benutzer-Flow aktualisieren” den richtigen Teammitgliedern in ClickUp zugewiesen.

ClickUp's One-Up #3: Tools für die Zusammenarbeit

Während ClickUp Brain die Automatisierung übernimmt, sorgen die Collaboration-Tools von ClickUp dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Beginnen wir mit ClickUp Chat, einem integrierten Messaging-Hub, der die Unterhaltungen Ihrer Teams genau dort zusammenhält, wo die Arbeit stattfindet.

Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Marketingteam brainstormt in einem Chat-Kanal Ideen für Kampagnen und jemand schlägt vor: „Lasst uns eine Kundenfeedback-Umfrage durchführen.“ Sie können diese Nachricht in eine Aufgabe umwandeln, sie zuweisen, ein Fälligkeitsdatum festlegen und mit Ihrer Q2-Kampagnenliste verknüpfen, ohne den Chat zu verlassen!

Darüber hinaus fasst ClickUp Brain ganze Chat-Threads zusammen, schlägt nächste Schritte vor und bietet sogar eine kurze Zusammenfassung, wenn Sie zu spät in einen Chat einsteigen. Teamleiter können mit SyncUps auch schnelle Audio- oder Videoanrufe durchführen.

Sie benötigen schnell Antworten auf Ihre Fragen und wissen nicht, wo Sie diese finden können? Fragen Sie einfach einen der KI-Autopilot-Agenten, dann müssen Sie nicht darauf warten, dass sich Ihr Kollege aus einer anderen Zeitzone bei Ihnen meldet.

Sie möchten eine strukturiertere Zusammenarbeit, beispielsweise für die Erstellung von Angeboten oder Onboarding-Materialien?

ClickUp Docs steht im Mittelpunkt.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team in Echtzeit zusammen – mit ClickUp Docs

Angenommen, Sie sind Projektmanager und bringen ein neues Produkt auf den Markt. Sie öffnen ein ClickUp-Dokument, um den Launch-Plan zu entwerfen. Während Sie schreiben, können Sie eine Liste mit Fälligkeitsdaten einbetten, Ihren Designer zur Freigabe von Mockups taggen und ein Live-Kanban-Board einfügen, das den Fortschritt in Echtzeit anzeigt.

Das Team kann zusammenarbeiten, Kommentare abgeben, Änderungen bearbeiten, formatieren und die Nachverfolgung durchführen.

Und dank anpassbarer, vorgefertigter Vorlagen für Alles von Angeboten bis hin zu Team-Wikis müssen Sie nie bei Null anfangen. Sie benötigen schnellen Zugriff? Mit dem Docs Hub finden Sie alles im Handumdrehen.

Optimieren Sie die Kommunikation am Arbeitsplatz mit ClickUp

Wenn es um Gmail vs. Notion Mail geht, hängt die richtige Wahl von Ihren Prioritäten ab. Möchten Sie das bewährte Ökosystem von Gmail oder den frischen Ansatz von Notion Mail für minimale, fokussierte Kommunikation?

Aber hier ist das Problem: Beide können nichts anderes als E-Mails verarbeiten.

Hier kommt ClickUp ins Spiel, die All-in-One-App für die Arbeit. Sie verbindet Ihren Posteingang, Ihre Aufgaben, Dateien und Besprechungsnotizen mit KI- und Kollaborationstools und sorgt so für Klarheit unter den Teams in allen Arbeitsangelegenheiten.

Worauf warten Sie noch? Melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an! ✅