Was ist E-Mail-Aufgabenmanagement und wie wird es implementiert?

neugierig auf _E-Mail Aufgabenmanagement ?

Stellen Sie sich Folgendes vor:

Sie suchen nach einer alten E-Mail, die Ihnen Ihr Kollege vor einigen Monaten geschickt hat. 10 Minuten vergehen, dann 20, dann 30...

Jetzt kommt es Ihnen wie eine Ewigkeit vor, und Sie lassen sich in den endlosen Ozean der E-Mail treiben verlorener Emails .

Als wir das letzte Mal nachgesehen haben, war das kein Weg, um aufgaben zu erledigen !

Aber keine Sorge, wir haben eine Lösung für dieses Dilemma gefunden.

In diesem Artikel werden wir einen Blick darauf werfen, was E-Mail-Aufgabenmanagement ist, seine Hauptmerkmale, Vorteile und die beste Tool das Sie zur Verwaltung von Aufgaben in Ihrem Posteingang verwenden können.

sind Sie bereit, sich von endlosen E-Mail-Ketten zu verabschieden?

Gut, fangen wir an!

Was ist E-Mail-Aufgabenmanagement?

E-Mail aufgabenverwaltung beinhaltet die Verwendung Ihres Posteingangs zum Sortieren, Organisieren und Erstellen von Aufgaben. Dazu gehört das Zuweisen von Aufgaben an Personen, das Festlegen von Fristen und das Verwalten von Projekten - alles über Ihre E-Mail.

Aber natürlich sind E-Mails systematisch nach Absender, Betreff und Datum geordnet, und nicht nach Aufgabe, Priorität und Frist. E-Mails sind auch voll von Unterhaltungen, die für die Aufgabendelegation nicht relevant sind.

warum sollte man sie also überhaupt verwenden?

Verstehen Sie uns nicht falsch, die E-Mail ist nicht tot, vor allem weil Vollzeitbeschäftigte bis zu 2.5 Stunden um die E-Mails eines ganzen Tages durchzuarbeiten.

plötzlich scheinen die 30 Minuten, die Sie verloren haben, nicht mehr so schlimm zu sein, was? 😉

Aber es gibt einen Weg, wie E-Mails zu effiziente Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung ; alles was Sie brauchen ist ein E-Mail-basiertes projektmanagementsoftware .

Mit einem E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool können Sie mehrere Projekte planen, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Klicken Sie hier für weitere Tipps zur Aufgabenplanung!

Funktionen, die Ihr E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool haben sollte

Wir wissen, dass Sie wollen, dass Ihr Team stärker als die Titanic ist, damit es nicht so auseinanderfällt:

Im Folgenden finden Sie eine Liste der wichtigsten Funktionen, die Ihr E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool haben sollte:

1. E-Mail-Integration

Die E-Mail-Integration ist ein absolutes Muss, vor allem, weil ein E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool ohne E-Mails wörtlich nicht funktionieren kann.

Mit der E-Mail-Integration kann Ihr Team Dokumente in und aus seinem Posteingang verwalten. Sie können auch E-Mails speichern und freigeben und Aufgaben mit automatischen Benachrichtigungen erstellen.

So müssen Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Anwendungen hin- und herlaufen:

2. Erstellung und Delegierung von Aufgaben

Die Aufgabenerstellung ist eine Schlüsselfunktion, mit der Sie Aufgaben planen und über Ihre E-Mail an Ihr Projektteam senden können. Aufgaben werden mit einem Fälligkeitsdatum, einer Aufgabenbeschreibung und Anhängen verschickt.

Effektive Aufgabendelegation hilft Ihnen auch bei kapazitätsplanung . Auf diese Weise können Sie das Beste aus dem Vorhandenen machen.

Schließlich wissen wir alle, dass Jack und Rose die Schwebetür nicht bis zum Maximum ausgenutzt haben! 🙄

3. Aufgabenplanung

Es ist eine Sache, Aufgaben zu verteilen, aber eine andere, ein Team zu managen.

Ihr Projektmanagement-Tool sollte über Team-Management-Funktionen verfügen, die sicherstellen, dass jedes Teammitglied tägliche Aufgaben hat.

Wenn sich eine Aufgabe verzögert, sollte Ihr Aufgabenmanager in der Lage sein, abhängige Aufgaben automatisch umzuplanen. Darüber hinaus sollte es einen integrierten Kalender, Zeitschätzungen und Tools zur Aufgabenverfolgung geben.

4. Aufgabenerwähnungen

Verwenden Sie das allmächtige @-Symbol, um einen Benutzer, ein Team, eine Aufgabe oder ein Dokument zu erwähnen, um Mitglieder in Ihrem Arbeitsbereich zu markieren. Aufgabenerwähnungen sind immer sichtbar und werden auch per E-Mail verschickt.

Das bedeutet, dass Ihre Teammitglieder nie eine Aufgabe verpassen werden, aber was sie vermissen werden, ist die "Ich habe die Aufgabe _ nicht gesehen"-Ausrede!

5. Rationalisierte Kommunikation

Der von Ihnen gewählte Aufgabenmanager sollte über eine zentrale Instant-Messaging-Plattform verfügen, über die die Teammitglieder kommunizieren können.

Auf diese Weise kann Ihr Team weiterhin alle Vorteile von E-Mails nutzen, muss sich aber nicht mehr auf die (langsame) Kommunikation per E-Mail verlassen.

Verwandt: Drip-E-Mail-Kampagnen

Das beste E-Mail-Aufgaben-Management-Tool: ClickUp

E-Mail beschäftigt 23 % des Arbeitstages eines durchschnittlichen Angestellten und im Durchschnitt checken Angestellte ihre E-Mails 36 Mal pro Tag. Ich meine, das kennen wir alle... wir rufen unsere E-Mails 36 Mal ab.⌚

Es ist also keine Überraschung, dass Projektmanager nach Tools für das Aufgabenmanagement suchen, um produktivität zu steigern bei der Arbeit. Und es ist auch keine Überraschung, dass die Einhaltung von E-Mail-Marketing und kalte E-Mail beste Praktiken führen zu echten Ergebnissen.

Glücklicherweise wurde ClickUp genau dafür entwickelt.

Was ist ClickUp?

ClickUp ist die das weltweit führende Projektmanagement-Tool. Von der Unterstützung bei der Verwaltung Ihres Remote-Teams bis zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit bietet ClickUp Teams alles, was sie für eine produktive Arbeit benötigen.

Apropos, hier ist ein Artikel über einige Tipps zur bei der Arbeit produktiv zu bleiben! zurück zur E-Mail-Aufgabenverwaltung..

So kann die E-Mail-Aufgabenverwaltung von ClickUp helfen:

Die E-Mail-Aufgabenverwaltung von ClickUp ermutigt Teams, ihre Aufgaben ganzheitlich zu betrachten, um entsprechend planen zu können.

Wir wollen keine Situation wie auf der Titanic, wo man nicht genug Rettungsboote eingeplant hat!

verwirrt?

Schauen wir uns an, wie ClickUp einen reibungslosen Ablauf für Ihr Team garantieren kann:

1. Senden und empfangen Sie E-Mails direkt aus Aufgaben

Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie E-Mails direkt neben Ihrer Arbeit senden oder beantworten könnten - ohne jemals die Registerkarte wechseln zu müssen?

Mit E-Mail in ClickUp können Sie genau das tun!

• Senden und empfangen Sie E-Mail-Nachrichten direkt aus ClickUp-Aufgaben heraus
• Anhänge hinzufügen,Formulare, Antwortvorlagen und mehr
• Organisieren Sie Ihre E-Mail-Konversationen als Kommentare oderThemenbezogene Kommentare* E-Mail-Automatisierungen basierend auf Ereignissen in ClickUp einrichten

So können Sie beispielsweise E-Mails an Teammitglieder zuweisen, gemeinsam an Sendungen und Antworten arbeiten und Automatisierungen auf der Grundlage von benutzerdefinierten Feldern, Kundenereignissen und sogar Fehlerverfolgung auslösen. Die Möglichkeiten sind fast grenzenlos!

Die Integration Ihrer E-Mails mit ClickUp hilft Ihnen:

• Zeit zu sparen (kein Hin- und Herblättern mehr)
• Die Kommunikation organisiert zu halten
• Behalten Sie den Überblick über Ihre E-Mail-Konversationen

Für diese Funktion unterstützt ClickUp derzeit Outlook, IMAP, Office 365 und Gmail. Alle E-Mails, die Sie von ClickUp aus senden, sehen so aus, als wären sie direkt von Ihrer E-Mail gesendet worden - keine seltsamen Weiterleitungsadressen!

2. Aufgaben per E-Mail erstellen

Das E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool von ClickUp hat eine Aufgabe zuweisen funktion, mit der Sie aufgaben erstellen durch Senden oder Weiterleiten von E-Mails an ClickUp.

Hier sehen Sie, welche Aufgabendetails Sie einfügen können:

• Aufgabenname: Die Betreffzeile der E-Mail enthält den Namen Ihrer Aufgabe
• Aufgabenbeschreibung: Der Text der E-Mail enthält die Aufgabenbeschreibung
• Aufgaben zuweisen: verwenden Sie , , in der Betreffzeile, um Ihrer Aufgabe mehrere Beauftragte hinzuzufügen
• Fälligkeitsdatum: verwenden Sie <Fälligkeitsdatum und -zeit> in der Betreffzeile, um eine Frist hinzuzufügen
• Anhänge: fügen Sie Bilder, Links und Dateien zu Ihrer E-Mail hinzu, die dann sofort als Anhänge zur Aufgabe erscheinen

3. Kommentare hinzufügen

Sie können emails an ClickUp-Aufgaben senden, und es erscheint als neue Kommentar für diese Aufgabe, einschließlich aller Anhänge.

fragt sich, wie das Layout aussieht?

Keine Sorge, ClickUp erfasst die HTML-E-Mail in ihrer Gesamtheit, so dass Ihre Bilder und Designs genauso spektakulär aussehen wie Jacks Zeichnung von Rose.

4. Auf Benachrichtigungen antworten

Sie können auf Benachrichtigungs-E-Mails von ClickUp antworten, indem Sie eine E-Mail zurücksenden, die als neuer Kommentar zu der Aufgabe hinzugefügt wird. Sie müssen nicht zwischen den Anwendungen wechseln!

5. Aufgaben automatisieren

Nutzen Sie die E-Mail-Weiterleitungsregeln von ClickUp, um automatisch Aufgaben für Sie zu erstellen. Und wenn Sie Ihre Aufgabe speichern und Liste adressen zu Ihrem Kontaktbuch hinzufügen, können Sie auch unterwegs Aufgaben zu Ihrer Aufgabenliste hinzufügen!

Alternativ können Sie Ihre Aufgaben automatisieren, indem Sie ClickUp's Funktion für wiederkehrende Aufgaben . Sie können die Wiederholung von Aufgaben anpassen, indem Sie entweder einen Wiederholungszeitplan oder einen Wiederholungsauslöser verwenden.

6. Aufgabenplanung

Verwenden Sie die Aufgabendetails von ClickUp, um ein Fälligkeitsdatum in die Betreffzeile einzufügen, das automatisch eine Frist für diese spezielle Aufgabe festlegt.

Sie können auch die Drag-and-Drop-Funktion verwenden Funktion Terminplanung zur Verwaltung des Zeitplans Ihres Teams auf Tages-, Wochen- oder Monatsbasis.

Wenn sich ein Teammitglied verspätet (wir alle wissen, wie das Leben manchmal sein kann), ändert ClickUp automatisch die Fälligkeitsdaten für alle abhängigen Aufgaben.

_Bonus: Email-Alternativen*

7. Integration von Google Mail und Microsoft Outlook

Mit ClickUp können Sie eine Verbindung herstellen Gmail und Ausblick mit Ihren ClickUp-Aufgaben. Auf diese Weise wird jede Aufgabe, die Sie in ClickUp hinzufügen, mit Ihren Gmail-Aufgaben oder Outlook-Aufgaben synchronisiert.

möchten Sie etwas Zeit sparen?

Wandeln Sie wichtige E-Mails in Ihrem Google Mail-Posteingang in ClickUp-Aufgaben um, indem Sie ihnen Sterne hinzufügen. ⭐

Sie können Ihre ClickUp-Aufgaben auch synchronisieren mit Google-Kalender .

Wenn Sie nun eine Aufgabe in ClickUp aktualisieren, sehen Sie die Änderung in der Google-App.

das ist sehr praktisch!

Aber das ist noch nicht alles, was ClickUp für Sie auf Lager hat! 🎁

Diese großartige Projektmanagement-Software bietet auch andere Funktionen wie:

• 50+ Aufgaben-Automatisierungen : Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und rationalisieren Sie Ihren Arbeitsablauf
• Anpassbare Ansichten : Wählen Sie aus, wie Sie ein Projekt betrachten möchten, indem Sie Ansichten wieGantt-Diagramm,Arbeitsbelastung,Kanban-Tafel, und viele mehr
• Status der Aufgaben: aktualisierungen zu Ihrem Projektstatus hinzufügen
• Aufgaben-Checklisten: einfach verwendento-Do-Listen um Ihre täglichen Erledigungen zu sehen
• Aufgaben-Abhängigkeiten: hilft Ihrem Team, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen
• Aufgabenprioritäten: verwenden Sie Flaggen, um anzuzeigen, welche Aufgaben dringend erledigt werden müssen
• Integrationen von Drittanbietern: ClickUp integriert sich mitEvernote,Zeit-Doktor, und mehr
• Agile Dashboards: verwendenSprint-WidgetsinDashboards um einen Überblick über ein agiles Projekt zu erhalten
• Hotkeys und Tastaturkürzel : Verwenden Sie ein Tastaturkürzel, um Ihre Erfahrung zu verbessern und zu rationalisieren

Warum Sie E-Mail-Aufgabenmanagement-Tools brauchen

E-Mail-Aufgabenmanagement-Tools helfen Projektmanagern und Teams, ihre e-Mail-Produktivität bei der Arbeit.

Mit einer Aufgabenmanager-App kann Ihr Team Folgendes erreichen posteingang Null mit Leichtigkeit und haben mehr Zeit, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren.

Hier sehen Sie, wie eine Aufgabenverwaltungssoftware dies erreicht:

1. Verwandelt E-Mails in To-Do's

Mit einem Tool, das sich in Ihren E-Mail-Client integrieren lässt, können Sie Ihren Posteingang in eine riesige Aufgabenliste verwandeln to-Do-Liste .

Vergessen Sie also das Herunterladen einer separaten app für Notizen oder eine to-Do-App! Mit der E-Mail-Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben erstellen und Aufgabendetails direkt aus Ihrer E-Mail hinzufügen.

Verabschieden Sie sich von der Duplizierung von Aufgaben und dem Wechsel zwischen Apps und Seiten!

2. So senden Sie weniger E-Mails und sparen Zeit

Mit einem Aufgabenmanager werden Ihre Teammitglieder, projektbezogenen Dokumente und Konversationen in einem zentralen Bereich gespeichert.

Das bedeutet, dass Sie nicht mehr per E-Mail eine Frage an ein Teammitglied stellen müssen, um dann eine kryptische Antwort zu erhalten, die das Versenden einer weiteren E-Mail erfordert.

Wenn Sie das lange genug machen, werden Sie plötzlich..

Wenn Sie jedoch eine Aufgaben-App verwenden, enthalten Ihre E-Mails jedes Detail über die Aufgabe zusammen mit dem Fälligkeitsdatum. Und wenn jemand eine Frage hat, kann er einfach eine Nachricht in der eingebauten Chatroom senden. Voilà!

Antworten innerhalb von Sekunden.

3. Steigert die Effizienz des Teams

E-Mail-Aufgabenmanagement-Tools versorgen Projektteams mit detaillierten Aufgabenbeschreibungen, damit die Teams nicht über ihre Zuständigkeiten im Unklaren sind. Darüber hinaus können Sie eine Aufgabe einfach mit einem Teammitglied teilen, indem Sie erwähnen sie.

Projektmanagement-Apps helfen Teams auch bei der Zusammenarbeit. Durch die Verwendung von Funktionen zur Aufgabenverfolgung und Instant Messaging haben Teams und Projektmanager einen besseren Überblick über den Projektfortschritt aller Beteiligten.

4. Zentralisiert Ihren Arbeitsablauf

was ist schlimmer, als mehrere Aufgaben auf einmal zu verwalten?

Mehrere Aufgaben auf mehreren Plattformen zu verwalten!

Wir halten uns zwar alle gerne für große Multitasking-Fähigkeiten, aber in Wahrheit sind wir viel besser dafür geeignet, auf zentralen, einheitlichen Plattformen zu arbeiten.

So bleibt alles geordnet und organisiert, und Sie können sich mit einem Blick einen Überblick verschaffen.

Und genau dabei hilft Ihnen eine E-Mail-Aufgabenmanagement-Plattform. Da Sie die Verteilung der Arbeitslast, die Kommunikation im Team und die Aufgabenplanung über dieselbe Schnittstelle abwickeln können, müssen Sie nicht von Plattform zu Plattform springen und versuchen, den Überblick zu behalten!

Fazit

Mit der E-Mail-Aufgabenverwaltung können Teams ihren Posteingang als Hauptplattform für das Projektmanagement nutzen. Sie könnten zwar bei Ihrem normalen Posteingang bleiben, aber dieser bietet Ihnen keinen Arbeitsbereich mit Funktionen für die Zusammenarbeit, integrierten Chatrooms und Aufgabenautomatisierung.

ClickUp bietet Teams eine Vielzahl von effektiven Funktionen für das Aufgabenmanagement und den E-Mail-Workflow, um ihnen zu helfen, so produktiv wie möglich zu sein.

Mit Funktionen, die von der Aufgabenplanung bis hin zu E-Mail aufgabendelegation clickUp hat alles, was Sie brauchen, um Aufgaben von Ihrem E-Mail-Posteingang aus zu verwalten. Holen Sie sich ClickUp noch heute und sehen Sie zu, wie sich Ihr Posteingang in ein effizientes Aufgabenmanagement-Tool verwandelt, denn das Leben ist zu kurz, um es mit endlosen, nervigen E-Mail-Ketten zu vergeuden.

Fragen Sie einfach Jack: