Was ist E-Mail-Aufgabenmanagement und wie wird es implementiert?

Neugierig auf E-Mail-Aufgabenmanagement?

Stellen Sie sich Folgendes vor:

Sie suchen nach einer alten E-Mail, die Ihnen ein Kollege vor einigen Monaten geschickt hat. 10 Minuten vergehen, dann 20, dann 30 ...

Jetzt kommt es Ihnen wie eine Ewigkeit vor, und Sie treiben in einem endlosen Meer verlorener E-Mails dahin.

Soweit wir wissen, ist das keine gute Methode, um Aufgaben zu erledigen!

Aber keine Sorge, wir haben eine Lösung für dieses Dilemma gefunden.

In diesem Artikel sehen wir uns an, was E-Mail-Aufgabenmanagement ist, welche Hauptfunktionen und Vorteile es bietet und welches tool sich am besten für die Verwaltung von Aufgaben aus Ihrem Posteingang eignet .

Sind Sie bereit, sich von endlosen Ketten von E-Mails zu verabschieden?

Großartig, dann legen wir los!

Was ist E-Mail-Aufgabenmanagement?

Beim E-Mail-Aufgabenmanagement nutzen Sie Ihren Posteingang, um Aufgaben zu sortieren, zu organisieren und zu erstellen. Dazu gehören das Zuweisen von Aufgaben an Personen, das Festlegen von Fristen und das Verwalten von Projekten – alles über Ihre E-Mail.

Aber natürlich sind E-Mails systematisch nach Absender, Betreff und Datum organisiert und nicht nach Aufgabe, Priorität und Frist. E-Mails sind außerdem voller Unterhaltungen, die für die Aufgabenverteilung nicht relevant sind.

Warum sollte man sie überhaupt verwenden?

Verstehen Sie uns nicht falsch, E-Mails sind nicht tot, vor allem weil Vollzeitbeschäftigte bis zu 2,5 Stunden mit der Arbeit an den E-Mails eines Tages verbringen.

Plötzlich erscheinen Ihnen die 30 Minuten, die Sie verloren haben, gar nicht mehr so schlimm, oder? 😉

Es gibt jedoch eine Möglichkeit, E-Mails zu effizienten Tools für das Aufgabenmanagement zu machen: Sie benötigen lediglich eine E-Mail-basierte Software für das Projektmanagement.

Mit einem E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool können Sie mehrere Projekte planen und terminieren, Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen.

Klicken Sie hier , um weitere Tipps zur Planung von Aufgaben zu erhalten!

Features, über die Ihr E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool verfügen sollte

Wir wissen, dass Sie möchten, dass Ihr Team stärker als die Titanic ist, damit es nicht so auseinanderfällt:

Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie hier eine Liste der wichtigsten Features, über die Ihr E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool verfügen sollte:

1. E-Mail-Integration

Die E-Mail-Integration ist ein unverzichtbares Feature, vor allem weil man ohne E-Mails buchstäblich kein E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool haben kann.

Dank der E-Mail-Integration kann Ihr Team Dokumente innerhalb und außerhalb seines Posteingangs verwalten. Außerdem können E-Mails gespeichert und freigegeben sowie Aufgaben mit automatischen Benachrichtigungen erstellt werden.

Nie wieder hin und her zwischen Apps wie diesen wechseln:

2. Erstellung und Delegation von Aufgaben

Die Erstellung von Aufgaben ist ein wichtiges Feature, mit dem Sie Aufgaben planen und per E-Mail an Ihr Projekt-Team versenden können. Aufgaben werden mit einem Fälligkeitsdatum, einer Aufgabenbeschreibung und Anhängen versendet.

Eine effektive Verteilung der Aufgaben hilft Ihnen auch bei der Planung der Kapazität. Auf diese Weise können Sie das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herausholen.

Schließlich wissen wir alle, dass Jack und Rose die Kapazität dieser schwimmenden Tür nicht optimal genutzt haben! 🙄

3. Aufgabenplanung

Es ist eine Sache, Aufgaben zu verteilen, aber eine ganz andere, ein Team zu leiten.

Ihr Projektmanagement-Tool sollte über Teammanagement-Features verfügen, die sicherstellen, dass jedes Team-Mitglied tägliche Aufgaben hat.

Wenn sich eine Aufgabe verzögert, sollte Ihr Aufgabenmanager in der Lage sein, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben automatisch neu zu planen. Darüber hinaus sollte es einen integrierten Kalender, Zeitschätzungen und Tools für die Nachverfolgung von Aufgaben geben.

4. Erwähnungen zu Aufgaben

Verwenden Sie das mächtige @-Symbol, um einen Benutzer, ein Team, eine Aufgabe oder ein Dokument zu erwähnen und Mitglieder in Ihrem Workspace zu taggen. Aufgabenvermerke sind immer sichtbar und werden auch per E-Mail versendet.

Das bedeutet, dass Ihre Team-Mitglieder keine Aufgabe mehr verpassen werden, aber was sie verpassen werden, ist die Ausrede „Ich habe die Aufgabe nicht gesehen“!

5. Optimierte Kommunikation

Der von Ihnen gewählte Aufgabenmanager sollte über eine zentrale Instant-Messaging-Plattform verfügen, über die die Mitglieder des Teams kommunizieren können.

Auf diese Weise kann Ihr Team weiterhin alle Vorteile von E-Mails nutzen, ist aber nicht mehr auf sie für die (langsame) Kommunikation angewiesen.

Verwandte Themen: Drip-E-Mail-Kampagnen

Das beste Tool für die E-Mail-Aufgabenverwaltung: ClickUp

E-Mails nehmen 23 % des Arbeitstages eines durchschnittlichen Mitarbeiters in Anspruch, und im Durchschnitt checken Mitarbeiter ihre E-Mails 36 Mal am Tag. Ich meine, wir alle kennen das ... 36 Mal unsere E-Mails aktualisieren. ⌚

Es ist also keine Überraschung, dass Projektmanager nach Tools für das Projektmanagement suchen, um die Produktivität bei der Arbeit zu steigern. Und es ist auch keine Überraschung, dass die Einhaltung von Best Practices für E-Mail-Marketing und Kaltakquise per E-Mail zu echten Ergebnissen führt.

Glücklicherweise wurde ClickUp genau für diesen Zweck entwickelt.

Was ist ClickUp?

ClickUp ist das weltweit führende Tool für Projektmanagement.

Von der Unterstützung bei der Verwaltung Ihres Remote-Teams bis hin zur Verbesserung der Zusammenarbeit im Team bietet ClickUp Teams alles, was sie für Produktivität beim Arbeiten benötigen.

Apropos, hier ist ein Artikel mit einigen Tipps, wie Sie bei der Arbeit Ihre Produktivität steigern können!

Nun zurück zum E-Mail-Aufgabenmanagement…

So kann Ihnen die E-Mail-Aufgabenverwaltung von ClickUp helfen:

Das E-Mail-Aufgabenmanagementsystem von ClickUp ermutigt Teams zu einem ganzheitlicheren Ansatz bei ihren Aufgaben, damit sie entsprechend planen können.

Wir möchten keine Situation wie auf der Titanic, wo kein Plan für genügend Rettungsboote vorhanden war!

Verwirrt?

Sehen wir uns einmal an, wie ClickUp Ihrem Team einen reibungslosen Ablauf garantieren kann:

1. E-Mails direkt aus Aufgaben senden und empfangen

Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie E-Mails direkt neben der entsprechenden Arbeit sofort versenden oder beantworten könnten – ohne jemals die Registerkarte wechseln zu müssen?

Mit E-Mail in ClickUp können Sie genau das tun!

Sie können beispielsweise E-Mails an Teammitglieder zuweisen, beim Versenden und Beantworten zusammenarbeiten und Automatisierungen basierend auf Benutzerdefinierten Feldern, Kundenereignissen und sogar der Nachverfolgung auslösen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt!

Die Integration Ihrer E-Mails in ClickUp bietet Ihnen folgende Vorteile:

Für dieses Feature unterstützt ClickUp derzeit Outlook, IMAP, Office 365 und Gmail. Alle E-Mails, die Sie über ClickUp versenden, sehen so aus, als wären sie direkt von Ihrer E-Mail-Adresse gesendet worden – ohne seltsame Weiterleitungsadressen!

2. Aufgaben per E-Mail erstellen

Das E-Mail-Aufgabenmanagement-Tool von ClickUp verfügt über ein Feature zum Zuweisen von Aufgaben, mit dem Sie Aufgaben erstellen können, indem Sie E-Mails an ClickUp senden oder weiterleiten.

Folgende Angaben zu Aufgaben können Sie einfügen:

3. Kommentare hinzufügen

Sie können E-Mails an ClickUp-Aufgaben senden, die dann als neuer Kommentar zu dieser Aufgabe angezeigt werden, einschließlich aller Anhänge.

Fragen Sie sich, wie das Layout aussieht?

Keine Sorge, ClickUp erfasst die HTML-E-Mail vollständig, sodass Ihre Bilder und Designs genauso spektakulär aussehen wie Jacks Zeichnung von Rose.

4. Auf Benachrichtigungen antworten

Sie können auf Benachrichtigungs-E-Mails von ClickUp antworten, indem Sie eine E-Mail zurücksenden, die als neuer Kommentar zur Aufgabe hinzugefügt wird. Sie müssen nicht zwischen Apps wechseln!

5. Aufgaben automatisieren

Verwenden Sie die E-Mail-Weiterleitungsregeln von ClickUp, um automatisch Aufgaben für Sie zu erstellen. Und wenn Sie Ihre Aufgaben und Listenadressen in Ihrem Adressbuch speichern, können Sie unterwegs Aufgaben zu Ihrer Liste hinzufügen!

Alternativ können Sie Ihre Aufgaben mit der Funktion „Wiederholende Aufgabe” von ClickUp automatisieren. Sie können die Wiederholung von Aufgaben entweder mithilfe eines Wiederholungsplans oder eines Auslösers anpassen.

6. Aufgabenplanung

Verwenden Sie die Details der ClickUp-Aufgabe, um in der Betreffzeile ein Fälligkeitsdatum hinzuzufügen, das automatisch eine Frist für diese bestimmte Aufgabe festlegt.

Mit dem Drag-and-Drop-Feature „Scheduling Time“ können Sie außerdem den Zeitplan Ihres Teams auf täglicher, wöchentlicher oder monatlicher Basis verwalten.

Wenn ein Team-Mitglied in Verzug gerät (wir alle wissen, wie das Leben manchmal sein kann), ändert ClickUp automatisch die Fälligkeitsdaten für alle abhängigen Aufgaben.

Bonus: Alternativen zu E-Mails

7. Integration von Gmail und Microsoft Outlook

Mit ClickUp können Sie Gmail und Outlook mit Ihren ClickUp-Aufgaben verbinden. Auf diese Weise werden alle Aufgaben, die Sie in ClickUp hinzufügen, mit Ihren Gmail- oder Outlook-Aufgaben synchronisiert.

Möchten Sie Zeit sparen?

Wandeln Sie wichtige E-Mails in Ihrem Gmail-Posteingang in ClickUp-Aufgaben um, indem Sie sie mit Sternen markieren. ⭐

Sie können Ihre ClickUp-Aufgaben auch mit Google Kalender synchronisieren.

Wenn Sie nun eine Aufgabe in ClickUp aktualisieren, sehen Sie die Änderung in der Google-App.

Das ist wirklich praktisch!

Aber das ist noch nicht alles, was ClickUp für Sie bereithält! 🎁

Diese großartige Software für das Projektmanagement bietet auch weitere Features wie:

Warum Sie Tools für das Management von E-Mail-Aufgaben benötigen

E-Mail-Aufgabenmanagement-Tools helfen Projektmanagern und Teams, ihre E-Mail-Produktivität bei der Arbeit zu steigern.

Mit einer Aufgabenmanager-App kann Ihr Team mühelos einen leeren Posteingang erreichen und hat mehr Zeit, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren.

So funktioniert eine Software zur Aufgabenverwaltung:

1. Verwandelt E-Mails in To-dos

Mit einem tool, das sich in Ihren E-Mail-Client integrieren lässt, können Sie Ihren Posteingang in eine riesige Liste mit Dingen, die zu erledigen sind, verwandeln.

Vergessen Sie also das Herunterladen einer separaten Notiz-App oder To-do-App!

Mit der E-Mail-Aufgabenverwaltung können Sie Aufgaben erstellen und Aufgaben-Details direkt aus Ihrer E-Mail heraus hinzufügen.

Verabschieden Sie sich von doppelten Aufgaben und dem Wechseln zwischen Apps und Seiten!

2. Weniger E-Mails versenden und Zeit sparen

Mit einem Aufgabenmanager werden Ihre Team-Mitglieder, projektbezogene Dokumente und Unterhaltungen an einem zentralen Ort gespeichert.

Das bedeutet, dass Sie keine Fragen mehr per E-Mail an ein Team-Mitglied senden müssen, um dann eine kryptische Antwort zu erhalten, die Sie dazu zwingt, eine weitere E-Mail zu senden.

Wenn Sie dies lange genug durchhalten, wird plötzlich ...

Wenn Sie jedoch eine Aufgaben-App verwenden, enthalten Ihre E-Mails alle Details zur Aufgabe sowie das Fälligkeitsdatum. Und wenn jemand eine Frage hat, kann er einfach eine Nachricht im integrierten Chatroom senden .

Voilà!

Antworten innerhalb von Sekunden.

3. Steigert die Effizienz des Teams

E-Mail-Aufgabenmanagement-Tools bieten Projektteams detaillierte Aufgabenbeschreibungen, sodass keine Unklarheiten hinsichtlich der Zuständigkeiten bestehen. Darüber hinaus können Sie eine Aufgabe ganz einfach mit einem Team-Mitglied freigeben, indem Sie es erwähnen.

Projektmanagement-Apps helfen Teams auch dabei, zusammenzuarbeiten. Durch die Verwendung von Features zur Nachverfolgung von Aufgaben und Instant Messaging haben Teams und Projektmanager eine bessere Ansicht des Fortschritts des Projekts für alle Beteiligten.

4. Zentralisiert Ihren Workflow

Was gibt es Schlimmeres, als mehrere Aufgaben gleichzeitig zu verwalten?

Verwalten Sie mehrere Aufgaben auf mehreren Plattformen!

Wir alle halten uns gerne für großartige Multitasker, aber in Wahrheit sind wir viel besser dafür geeignet, auf zentralisierten, einheitlichen Plattformen zu arbeiten.

Es sorgt für eine Reihenfolge und Übersichtlichkeit und hilft Ihnen, den Überblick zu behalten.

Und genau dabei hilft Ihnen eine E-Mail-Aufgabenmanagement-Plattform. Da Sie die Zuweisung von Workloads, die Kommunikation im Team und die Aufgabenplanung über dieselbe Oberfläche verwalten können, müssen Sie nicht mehr von Plattform zu Plattform springen, um den Überblick zu behalten!

Fazit

Mit der E-Mail-Aufgabenverwaltung können Teams ihren Posteingang als zentrale Plattform für das Projektmanagement nutzen. Sie könnten zwar Ihren normalen Posteingang weiterverwenden, dieser bietet Ihnen jedoch keinen Workspace mit Funktionen für die Zusammenarbeit, integrierten Chatrooms und Automatisierung der Aufgaben.

ClickUp bietet Teams eine Vielzahl effektiver Features für das Aufgabenmanagement und den E-Mail-Workflow, damit sie so produktiv wie möglich arbeiten können.

Mit Features, die vom Bereich der Aufgabenplanung bis zur Delegierung von E-Mail-Aufgaben reichen, bietet ClickUp alles, was Sie benötigen, um Aufgaben aus Ihrem E-Mail-Posteingang zu verwalten.

Holen Sie sich ClickUp noch heute und verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein effizientes Tool zur Aufgabenverwaltung, denn denken Sie daran: Das Leben ist zu kurz, um es mit endlosen, nervigen E-Mail-Ketten zu verschwenden.

Fragen Sie einfach Jack: