So nutzt du KI beim Verfassen von E-Mails (ohne wie ein Bot zu klingen)

„Sieht gut aus! Nur noch ein paar kleine Änderungen bis Freitag“ – genau diese Art von E-Mail erhält man, wenn man auf eine schnelle Freigabe hofft.

Jetzt musst du die neuen Anfragen mit der Vereinbarung der letzten Woche abgleichen, feststellen, auf welche Frist sie sich beziehen, und herausfinden, was dein Team realistisch gesehen leisten kann. Eine Antwort hast du noch gar nicht verfasst.

Diese Arbeit summiert sich. Die Teilnehmer eines Feldversuchs von Microsoft Research verbrachten vor Beginn der Studie durchschnittlich 11,7 Stunden pro Woche mit E-Mails. Die Forscher schätzten, dass diejenigen, die Copilot in mehr als der Hälfte der Studienwochen nutzten, wöchentlich 3,6 Stunden weniger mit E-Mails verbrachten.

Das bedeutet eine erhebliche Zeitersparnis bei der Verwaltung Ihres Posteingangs.

Um KI in Ihren eigenen E-Mails einzusetzen, müssen Sie jedoch einige Entscheidungen treffen. Vielleicht benötigen Sie Hilfe dabei, einen langen Client-Thread nachzuvollziehen, eine Standardantwort zu verfassen oder Anfragen zu identifizieren, auf die Ihr Team reagieren muss. Jede Aufgabe erfordert einen anderen Kontext und andere Überprüfungen. Eine Zusammenfassung muss die aktuelle Frist enthalten; eine Antwort muss widerspiegeln, was Sie tatsächlich versprechen können.

Dieser Leitfaden behandelt den Einsatz von KI beim Verfassen von E-Mails in Gmail, Outlook, Chat-Assistenten und ClickUp und enthält praktische Anleitungen und Beispiele. Sie lernen, wie Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie delegieren können, wie Sie der KI genügend Kontext liefern, damit sie einen nützlichen Entwurf erstellt, und wie Sie E-Mail-Anfragen in Arbeiten umwandeln, die Ihr Team zur Nachverfolgung nutzen kann.

Was bedeutet der Einsatz von KI beim Verfassen von E-Mails?

KI in E-Mails einzusetzen bedeutet, dass ein KI-Modell bestimmte Aufgaben im gesamten E-Mail-Lebenszyklus übernimmt. Die KI ist direkt in Ihrem Posteingang integriert, wie beispielsweise Gemini in Gmail oder Copilot in Outlook. Oder sie ist in einem verbundenen Tool integriert, wie ChatGPT, Claude oder ClickUp Brain². Dies unterscheidet sich von KI für das E-Mail-Marketing, die Kampagnen personalisiert, die an Tausende von Abonnenten versendet werden. Dieser Leitfaden befasst sich mit den Einzel- und Team-E-Mails, die einen Arbeitstag ausfüllen.

Fünf Aufgaben machen den Großteil der Arbeit aus:

Beginnen Sie mit einer wiederholenden Aufgabe in Ihrem bestehenden E-Mail-Management, beispielsweise der Zusammenfassung eines Clients-Threads vor einem wöchentlichen Meeting. Vergleichen Sie das Ergebnis mit den Originalnachrichten, bevor Sie sich darauf verlassen.

Welche E-Mail-Aufgaben sollten Sie an die KI delegieren?

Zusammenfassungen, Vorschläge zur Priorisierung und vorgefertigte Entwürfe sind nützliche Ausgangspunkte, da Sie diese mit den Original-E-Mails abgleichen können. Bei sensiblen E-Mails, wie beispielsweise Feedback oder einer Entschuldigung, sollten Sie in Erwägung ziehen, den ersten Entwurf selbst zu verfassen und die KI zu bitten, diesen zu überprüfen.

Die Studie hilft dabei, diesen Unterschied zu erklären, liefert jedoch keine Rangliste für einzelne Aufgaben.

An dem eingangs erwähnten Feldversuch von Microsoft nahmen 7.137 Mitarbeiter aus 66 Unternehmen teil. Bei allen, denen Zugang zu Copilot gewährt wurde, schätzten die Forscher, dass sie pro Woche 1,3 Stunden weniger mit E-Mails verbrachten. Die höhere Schätzung in der Einleitung bezieht sich auf regelmäßige Benutzer. Diese Ergebnisse unterstützen das Potenzial der KI, den E-Mail-Aufwand insgesamt zu reduzieren, anstatt zu beweisen, dass das Zusammenfassen mehr Zeit spart als das Verfassen von Entwürfen.

In einer Studie mit 1.100 Berufstätigen bewerteten die Teilnehmer Glückwunschnachrichten, von denen ihnen gesagt wurde, dass sie mit unterschiedlichem Grad an KI-Unterstützung verfasst worden seien.

Wir beobachten ein Spannungsfeld zwischen der Wahrnehmung der Nachrichtenqualität und der Wahrnehmung des Absenders. Trotz positiver Eindrücke hinsichtlich der Professionalität bei KI-gestütztem Schreiben gefährden Führungskräfte, die KI für routinemäßige Kommunikationsaufgaben einsetzen, ihre Glaubwürdigkeit, wenn sie KI-Unterstützung in mittlerem bis hohem Umfang nutzen.

Wenn ein Vorgesetzter nur wenig KI-Unterstützung nutzte, hatte seine Ansicht von ihm als aufrichtigen Menschen 83 % der Empfänger. Bei starker KI-Unterstützung sank diese Ansicht auf 40 % bis 52 %. Das Ergebnis legt nahe, dass für die persönliche Wahrnehmung der Empfänger die Ansicht, welcher Aufwand Sie in die Nachricht gesteckt haben, Einfluss darauf haben kann, wie sie diese aufnehmen.

Bei Aufgaben wie einer Terminbestätigung benötigt der Empfänger jedoch in erster Linie genaue Angaben. Daher kannst du KI für einen ersten Entwurf nutzen und die Fakten vor dem Versenden überprüfen. Bei Lob, Feedback oder einer Entschuldigung zeigt deine Wortwahl zudem, wie viel Gedanken du dir über die Person und die Situation gemacht hast.

Ethan Mollick, Professor an der Wharton School, warf in einem Interview mit der WBUR-Sendung „On Point“ eine ähnliche Frage auf: Welche Schreibaufgaben sollten delegiert werden?

Man könnte KI zum Beispiel nutzen, um Leistungsbeurteilungen zu verfassen. Das ist das Erste, was jeder mit KI zu erledigen hat. Aber welchen Wert hat eine Leistungsbeurteilung, wenn sie nicht von einem Menschen durchgeführt wird? Stimmt’s? Das fragen wir uns auch: Ist das etwas, womit sich Menschen beschäftigen sollten? Ist es wichtig, dass ich ein Empfehlungsschreiben von Hand verfasse? Oder ist es nur eine reine Formsache, die ich jemandem aushändigen muss? Ich denke also, diese Herausforderung ist gewissermaßen der klärende Aspekt der KI: Muss ein Mensch daran beteiligt sein?

Er ließ auch KI-generierte Entwürfe zu, wenn jemand das Problem bereits durchdacht hat und Hilfe bei der Formulierung benötigt. Diese Entscheidung können Sie E-Mail für E-Mail treffen.

Nutzen Sie diese Tabelle als praktischen Ausgangspunkt und nicht als Rangliste der gemessenen Zeitersparnisse:

Für Agenturen und kundenorientierte Teams ist diese letzte Überprüfung entscheidend, wenn eine E-Mail zusätzlichen Arbeitsaufwand mit sich bringt. Bevor Sie eine Anfrage zuweisen, sollten Sie sich vergewissern, ob sie im vereinbarten Umfang liegt und ob das Team die Frist akzeptiert hat.

Welches KI-E-Mail-Tool passt zu Ihrem Setup?

Es gibt drei allgemeine Ansätze, die Sie mit Ihren bestehenden Tools zur Produktivität bei der E-Mail-Kommunikation kombinieren können.

Integrierte KI für den Posteingang: Gemini in Gmail und Copilot in Outlook

Die integrierte KI ist ein einfacher Einstieg, da sie genau dort sitzt, wo Ihre E-Mails ankommen. In Gmail kann das „Ask Gemini“-Fenster einen Thread zusammenfassen und auf Anfragen wie „Erstelle für mich eine Liste mit Elementen auf der Grundlage dieser E-Mail“ reagieren.

Hilf mir dabei, Entwürfe für neue Nachrichten anhand einer Eingabe zu verfassen oder bestehenden Text zu überarbeiten. In Outlook fasst „Zusammenfassung von Copilot“ E-Mail-Unterhaltungen zusammen. Diese Zusammenfassungen können nummerierte Verweise enthalten, die dich zur entsprechenden E-Mail führen, sodass du Details leichter mit dem Original abgleichen kannst.

Die Einschränkungen zeigen sich bei den Konto- und App-Anforderungen. Der Zugriff auf Copilot hängt von Ihrem Abonnement, Ihrer Outlook-Version und Ihren Einstellungen ab. Berechtigte Benutzer können Copilot auch mit verbundenen Konten von Drittanbietern nutzen, darunter Gmail, Yahoo und iCloud. Das Feature zur gemeinsamen Nutzung von Konten von Microsoft ist im klassischen Outlook für Windows nicht verfügbar.

Für „Draft with Copilot“ sind in der neuen Outlook-Version und in Outlook im Web HTML-Nachrichten anstelle von Nur-Text-Nachrichten erforderlich. In den mobilen Anleitungen von Microsoft wird außerdem angegeben, dass „Coaching by Copilot“ mindestens 100 Zeichen benötigt, um Feedback zu Ihrem Entwurf zu geben. Bei Google variiert die Verfügbarkeit von Gemini je nach Feature, Plan, Region und Sprache; sie ist nicht auf Englisch beschränkt.

Outlook verfügt außerdem über ein Priorisierungs-Feature, das eingehenden Nachrichten Prioritätsstufen zuweist. Sie können dem Programm Anweisungen geben, was wichtig ist, beispielsweise Nachrichten von Ihrem Vorgesetzten oder Kundenbeschwerden. Das Feature gilt für E-Mails, die nach der Aktivierung eingehen, und sortiert Ihren bestehenden Posteingang nicht rückwirkend. Einen genaueren Einblick in die Tools von Google erhalten Sie in dieser Anleitung zur Verwendung von Gemini in Gmail.

Eigenständige Chat-Assistenten: ChatGPT, Claude und die Gemini-App

Chat-Assistenten geben dir den Freiraum, E-Mails zu bearbeiten, die mehrere Überarbeitungen erfordern. Du kannst verschiedene Versionen vergleichen, den Grad der Entschlossenheit anpassen und erklären, warum eine Formulierung nicht nach dir klingt.

Mollicks Hinweis, zunächst einen Entwurf zu verfassen, trifft hier zu: Indem Sie Ihren eigenen Text bereitstellen, geben Sie dem Assistenten ein Beispiel für Ihren Stil. Sie können ihn dann bitten, diese Formulierung beizubehalten und gleichzeitig die Klarheit zu verbessern oder die Nachricht zu kürzen.

Der Knackpunkt liegt darin, wie Sie den Kontext bereitstellen. Ohne eine Verbindung müssen Sie das relevante Material einfügen oder hochladen. Unterstützte Verbindungen können diesen Aufwand reduzieren. Beispielsweise kann die Outlook-E-Mail-App von ChatGPT Nachrichten aus einem autorisierten Postfach suchen und abrufen, vorbehaltlich der Berechtigungen für das Konto und der Workspace-Einstellungen. Bei einer breiten Suche können relevante Nachrichten dennoch übersehen werden. Geben Sie daher bei Bedarf den Absender, den Betreff oder den Bereich der Datumsangaben an.

Zudem stellt sich die Frage nach dem Umgang mit Daten. Das Einfügen der Vertragsbedingungen eines Clients in ein persönliches Konto könnte gegen die KI-Richtlinien Ihres Unternehmens verstoßen. Verwenden Sie ein zugelassenes Konto und klären Sie ab, welche Informationen Sie freigeben dürfen. Unser Leitfaden zum Verfassen von E-Mails mit ChatGPT enthält Hinweise zu diesem Vorgehen.

Bei einer schwierigen E-Mail geben Sie den Thread an, beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis und bitten Sie um drei Versionen mit unterschiedlichem Grad an Bestimmtheit. Bitten Sie den Assistenten anschließend, Formulierungen zu identifizieren, die der Empfänger als unklar oder konfrontativ empfinden könnte. Betrachten Sie dieses Feedback als mögliche Interpretationen und nicht als Vorhersage darüber, wie die Person reagieren wird.

Eine KI für das Arbeitsmanagement, die E-Mails mit Aufgaben verbindet

Der dritte Ansatz betrachtet E-Mails als einen Beitrag zur Arbeit. Wenn die relevanten Quellen zugänglich sind, kann die KI eine Aufgabe, eine Frist oder eine Entscheidung nutzen, die in einem Dokument neben der E-Mail festgehalten wurde. So kann sie eine Antwort unter Berücksichtigung des Projektkontexts verfassen und dabei helfen, eine Anfrage in ein Element der Nachverfolgung umzuwandeln.

Hier kommt Brain² ins Spiel. Es kann Aufgaben, Dokumente, den Chat und unterstützte, verbundene Apps nutzen, auf die Sie Berechtigungen haben. Sie können es bitten, die Anfrage eines Clients mit dem Projektbriefing zu vergleichen, eine Antwort zu entwerfen und Aufgaben zu erstellen, sobald Sie den Umfang, die Eigentümer und die Termine bestätigt haben. Das Setup und die Einschränkungen behandeln wir im folgenden Abschnitt zu ClickUp.

So nutzen Sie KI in E-Mails – Schritt für Schritt

Befolgen Sie diese sieben Schritte mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Tools. Features und Aktionen hängen von Ihrem Konto, Ihren Verbindungen und Ihren Berechtigungen ab.

Schritt 1: Beginnen Sie mit dem Lesen, nicht mit dem Schreiben

Nutzen Sie KI, um lange Threads zusammenzufassen, bevor Sie eine Antwort verfassen. Fragen Sie nach den Informationen, die Sie benötigen, um weiter vorzugehen, wie z. B. Entscheidungen, Fristen und offene Fragen.

Öffnen Sie in Gmail den Thread und bitten Sie Gemini, ihn zusammenzufassen. Wählen Sie in Outlook oben im Thread „Zusammenfassung von Copilot“ aus. Geben Sie in ChatGPT oder Claude den Thread ein oder nutzen Sie eine unterstützte E-Mail-Verbindung. Probieren Sie folgende Eingabe aus:

Fassen Sie diesen Thread in drei Stichpunkten zusammen. Erstellen Sie anschließend eine Liste mit jeder Entscheidung, jedem Datum und allen mir zugewiesenen Aufgaben, die namentlich aufgeführt werden. Unterscheiden Sie vorgeschlagene Änderungen von bestätigten Vereinbarungen.

Bevor Sie auf der Grundlage der Zusammenfassung Maßnahmen ergreifen, öffnen Sie die Originalnachricht, um Nummern, Daten oder Verpflichtungen zu überprüfen. Sofern verfügbar, führen Sie die Verweise in der Outlook-Zusammenfassung zurück zur entsprechenden E-Mail.

Schritt 2: Lassen Sie die KI eine Vorauswahl treffen und treffen Sie dann selbst die endgültige Entscheidung

Bitten Sie die KI, die verfügbaren Nachrichten in die Gruppen „muss ich heute erledigen“, „muss ich diese Woche erledigen“ und „später lesen“ einzuteilen. Sehen Sie sich zuerst die wichtigen Nachrichten und Ihre VIP-Liste an und überprüfen Sie anschließend die Gruppen mit niedrigerer Priorität auf übersehene Anfragen.

Aktivieren Sie das Feature „Priorisieren“ in Outlook oder bitten Sie Gemini, E-Mails zu identifizieren, die einer Antwort bedürfen. Das Feature „Priorisieren“ von Outlook bewertet neue Nachrichten, sobald Sie es aktiviert haben; es sortiert jedoch nicht den bestehenden Rückstand.

Geben Sie in einem Chat-Assistenten die relevanten Nachrichten ein oder rufen Sie diese über eine unterstützte Verbindung ab, und bitten Sie den Assistenten anschließend, sie anhand Ihrer Prioritäten für die Woche zu ordnen. Betreffzeilen und Absender können bei einer ersten Überprüfung helfen, lassen jedoch möglicherweise die eigentliche Anfrage außer Acht. Kombinieren Sie Ihre Eingabe mit einem einfachen Regelsatz zur Priorisierung von E-Mails im Arbeitsalltag.

Eine kurze E-Mail von einem wichtigen Client verdient möglicherweise auch ohne dringenden Wortlaut Ihre Aufmerksamkeit. Überprüfen Sie solche Nachrichten selbst und betrachten Sie die Vorschläge der KI eher als Ausgangspunkt denn als vollständige Abhandlung Ihrer Aufgaben.

Schritt 3: Geben Sie der KI Kontext, bevor Sie einen Entwurf anfordern

Eine Eingabe wie „Schreibe eine Folge-E-Mail an Dana“ liefert dem Assistenten keine wichtigen Details zu eurer Beziehung, dem Hintergrund und deinem Tonfall. Gib ihm fünf Ebenen an Kontext:

Vorher: „Schreibe eine E-Mail, in der du diese Frist zurückweist.“

Nachher: „Ich bin Senior-Designer, arbeite wöchentlich mit Priya zusammen und gehe die Dinge direkt an. Priya ist Produktmanagerin und steht unter Druck seitens des Vertriebs. Bei der Telefonkonferenz am Monday hat sie den Termin für die Veröffentlichung der Mockups vom 14. auf den 9. vorverlegt. Ich möchte, dass sie dem 12. zustimmt, wobei zwei Bildschirme bereits am 9. als Vorschau veröffentlicht werden sollen. Normalerweise schreibe ich ihr in kurzen, freundlichen Sätzen ohne Unternehmensfloskeln.“

Beispielantwort:

Hallo Priya, können wir uns auf den 12. als Termin für den vollständigen Satz der Launch-Mockups einigen? Ich kann am 9. zwei Screenshots als Vorschau freigeben. Lass mich wissen, ob das für das Vertriebsteam passt.

Vergewissern Sie sich, dass der Entwurf den 12. als Vorschlag und nicht als vereinbarte Frist darstellt. Vergewissern Sie sich vor dem Versenden, dass Sie die beiden Vorschau-Screenshots bereitstellen können, und stellen Sie sicher, dass der Monat aus dem Thread klar hervorgeht.

Weitere Prompt-Vorlagen findest du in dieser Sammlung von ChatGPT-Prompts zum Schreiben.

Schritt 4: Durchführe die Bearbeitung des Entwurfs so lange, bis er ganz nach deinem Stil klingt

Lies den Entwurf laut vor und streiche alles, was du dieser Person bei einem persönlichen Gespräch nicht sagen würdest. Entferne Standardgrüße, die nichts beitragen. Ersetze eine Aneinanderreihung von Adjektiven durch eine konkrete Tatsache. Beschränke die Schlussformel auf eine Zeile.

Verwenden Sie in Outlook das Feature „Coaching by Copilot“, um Ihren eigenen Entwurf zu überprüfen, sofern dieses Feature verfügbar ist. Laut den mobilen Anweisungen von Microsoft sind mindestens 100 Zeichen erforderlich, um Coaching-Feedback zu erhalten. Verwenden Sie in Gmail die Optimierungsoptionen von „Help me write“ für Ihren Text, anstatt ihn von Grund auf neu zu erstellen. Bei E-Mails, die Beziehungen betreffen, verfassen Sie zunächst Ihren eigenen ersten Entwurf und bitten Sie dann die KI, den Tonfall und die Verständlichkeit zu überprüfen.

Sie können dem Assistenten auch einige genehmigte Beispiele Ihrer Texte zur Verfügung stellen und ihn bitten, Muster in Bezug auf Satzlänge, Formalität und Wortwahl zu identifizieren. Nutzen Sie diese Erkenntnisse als Leitfaden für Überarbeitungen, ohne vertrauliche Korrespondenz freizugeben.

Die Regeln in unserem Leitfaden zur E-Mail-Etikette dienen als nützlicher letzter Filter. Sobald eine Antwort gut funktioniert, speichern Sie sie als Gmail- oder Outlook-Vorlage. Verwenden Sie diesen Text als Ausgangspunkt für Ihren nächsten Entwurf.

Schritt 5: Übergeben Sie Nachfass-E-Mails und Zusammenfassungen an die KI

Bitten Sie die KI, Threads zu identifizieren, bei denen Sie bereits seit mehr als drei Tagen auf eine Antwort warten, und erstellen Sie anschließend für jeden einzelnen einen kurzen Folge-E-Mail-Entwurf. Sie können außerdem eine tägliche Zusammenfassung der Nachrichten anfordern, in denen Sie in Kopie gesetzt wurden, wobei informative Updates von Anfragen getrennt werden, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Geben Sie in einem Chat-Assistenten die Threads mit ihren Zeitstempeln ein oder nutzen Sie eine unterstützte E-Mail-Verbindung. Probieren Sie es aus:

Welche dieser Threads warten auf eine Antwort des Gegenübers, und wie lange schon? Orientieren Sie sich an der letzten Nachricht in jedem Thread. Verfassen Sie für jede unbeantwortete Anfrage eine zweizeilige Erinnerung, aber versenden Sie diese noch nicht.

Vergewissern Sie sich, dass der Assistent die neuesten Antworten gesehen hat, bevor Sie seine Vorschläge nutzen. Unsere Beispiele für E-Mails mit Erinnerung zeigen, wie Sie eine höfliche Formulierung beibehalten können. Genehmigen Sie die Empfänger, den Zeitpunkt und den Text, bevor Sie die E-Mail versenden.

Schritt 6: Verwandeln Sie jede Anfrage-E-Mail in eine Aufgabe mit Nachverfolgung

Eine E-Mail eines Clients mit der Bitte um „eine weitere Runde der Bearbeitung bis Freitag“ bedeutet Arbeit, die Ihr Team möglicherweise einplanen muss. Bleibt die Anfrage im Posteingang liegen, wird sie möglicherweise nie im Plan des Projekts berücksichtigt.

Bitten Sie die KI, die Anfragen aus dem Thread zu extrahieren, einschließlich aller ausdrücklich genannten Eigentümer und Fälligkeitsdaten. Lassen Sie sie fehlende Details als „nicht spezifiziert“ kennzeichnen und vorgeschlagene Arbeiten von vereinbarten Verpflichtungen unterscheiden.

Überprüfen Sie die Liste, bevor Sie Aufgaben erstellen. Vergewissern Sie sich, ob jede Anfrage in den Aufgabenbereich fällt, wer sie bearbeiten wird und ob die Frist realistisch ist. Erstellen Sie anschließend die genehmigten Aufgaben im Arbeitsmanagement-Tool Ihres Teams – manuell oder über eine unterstützte Verbindung. Fügen Sie einen Link oder einen Verweis auf die ursprüngliche E-Mail hinzu, damit das Team den Kontext nachverfolgen kann.

Wenn Ihr Team E-Mail-Projektmanagement nutzt, wird jeder angenommenen Anfrage damit ein Eigentümer zugewiesen und ein Ort geschaffen, an dem die Nachverfolgung des Fortschritts über die Antwort hinaus erfolgt.

Schritt 7: Legen Sie Leitplanken fest, bevor die KI Ihren Posteingang durchforstet

Ihr Posteingang enthält Inhalte von außerhalb Ihres Unternehmens. Behandeln Sie Anweisungen in diesen Nachrichten als nicht vertrauenswürdig, insbesondere wenn darin ein Mitarbeiter aufgefordert wird, Informationen freizugeben oder eine damit nicht in Zusammenhang stehende Aktion durchzuführen.

Verwenden Sie vom Unternehmen genehmigte KI-Tools und -Konten und überprüfen Sie die Berechtigungen, bevor Sie eine Verbindung zu einem Postfach herstellen. Halten Sie vertrauliche Kundendaten von Tools fern, die Ihr Unternehmen für diese Daten nicht genehmigt hat.

Vergleichen Sie Zusammenfassungen mit der Original-E-Mail, bevor Sie Entscheidungen treffen. Verlangen Sie eine menschliche Freigabe, bevor Sie Zusagen an Clients versenden oder Dateien freigeben, und legen Sie fest, wann die Nutzung von KI-Unterstützung offengelegt werden muss.

Wie sieht ein KI-gestützter E-Mail-Workflow aus?

Ein KI-gestützter E-Mail-Workflow kann einen Thread in eine Zusammenfassung, eine überarbeitete Antwort und zugewiesene Aufgaben umwandeln. Die drei folgenden Szenarien sind illustrative Beispiele und keine Kundenfallstudien. Jedes zeigt eine andere Kombination aus KI-Unterstützung und menschlichen Entscheidungen.

Ein Kundenbetreuer einer Agentur, der einen Thread zu einer Änderung des Leistungsumfangs bearbeitet

Ein Client sendet einen Thread mit 14 Nachrichten, in dem Feedback, eine neue Anfrage und eine Terminänderung gemischt sind. Der Kundenbetreuer bittet die KI, den Thread zusammenzufassen und eine Liste aller Anfragen zu erstellen (Schritt 1). Die KI identifiziert drei Anfragen, und der Kundenbetreuer gleicht diese mit der unterzeichneten Vereinbarung ab und markiert zwei davon als außerhalb des Leistungsumfangs liegend.

Der Manager entscheidet, was das Team leisten kann, legt einen Honorarvorschlag für die zusätzliche Arbeit fest und übermittelt diese Details mithilfe der fünfteiligen Kontextanweisung (Schritt 3) an die KI. Die KI entwirft eine Antwort, in der sie die enthaltene Änderung bestätigt und ein Honorar sowie einen überarbeiteten Termin für die beiden anderen vorschlägt.

Der Manager prüft die Antwort, überarbeitet den Absatz zur Preisgestaltung und versendet sie. Die darin enthaltene Änderung wird zu einer zugewiesenen Aufgabe. Die zusätzlichen Anfragen bleiben so lange offen, bis der Client den Umfang, das Honorar und den Zeitplan genehmigt hat (Schritt 6).

Ein Marketing-Leiter, der Genehmigungen für Kampagnen einholt

Eine Produkteinführung erfordert die Freigabe durch die Leiter der Rechtsabteilung, der Produktabteilung und der regionalen Abteilungen – alles per E-Mail. Der Marketingleiter bittet die KI, die Genehmigungs-Threads in einer täglichen Liste zusammenzufassen, aus der hervorgeht, wer genehmigt hat, wer Änderungen angefordert hat und wer noch nicht geantwortet hat (Schritt 2).

Die KI entwirft eine zweizeilige Nachfass-E-Mail für Beteiligte, die innerhalb des vereinbarten Überprüfungszeitraums nicht geantwortet haben (Schritt 5). Die Projektleiterin prüft, ob neuere Antworten eingegangen sind, bevor sie die Erinnerungen versendet. Am Ende des Tages fordert sie eine Zusammenfassung der eingegangenen Genehmigungen und der noch ausstehenden Entscheidungen an.

Die KI hilft bei der Erstellung der routinemäßigen Updates, während der Lead die ungelösten Einwände eines Stakeholders direkt bearbeitet. Teams können außerdem die Automatisierungsregeln von Gmail nutzen, um Genehmigungsnachrichten mit einer Beschreibung zu kennzeichnen, damit sie leichter zu finden sind.

Ein Gründer beantwortet eine Eskalation eines Kunden

Ein langjähriger Kunde schreibt eine E-Mail wegen eines Abrechnungsfehlers und droht mit einer Kündigung. Die Gründerin gewährt der KI Zugriff auf die relevante Korrespondenz und bittet um eine Zusammenfassung der Support-Historie und der strittigen Gebühren (Schritt 1). Sie gleicht die Zusammenfassung mit den Abrechnungsunterlagen ab, bevor sie entscheidet, welches Angebot sie unterbreiten wird.

Die Gründerin verfasst die Entschuldigung selbst und bittet anschließend die KI, den Ton und die Verständlichkeit zu überprüfen, ohne die vorgeschlagene Lösung zu ändern (Schritt 4).

Sie weist die Rechnungskorrektur der Finanzabteilung mit einer festgelegten Frist zu und verknüpft die E-Mail des Kunden mit der Aufgabe (Schritt 6). Sobald die Finanzabteilung die Korrektur überprüft hat, setzt sie sich erneut mit dem Kunden in Verbindung.

Was sind die häufigsten Fehler beim Einsatz von KI in E-Mails?

Eine von KI generierte Antwort kann zwar gut formuliert sein, aber dennoch eine geänderte Frist übersehen, eine Zustimmung andeuten oder Informationen enthalten, die Sie nicht freigeben sollten. Überprüfen Sie die E-Mail auf diese fünf Fehler, bevor Sie sich auf das Ergebnis verlassen.

Lassen Sie KI E-Mails zur Pflege der Beziehungen von Anfang bis Ende verfassen

So sieht die Notiz aus: In einer Glückwunschnotiz werden die „herausragenden Beiträge“ einer Person gelobt, ohne konkret zu nennen, was sie geleistet hat.

Die Lösung: Formuliere die konkrete Anerkennung, das Feedback oder die Entschuldigung selbst. Bitte die AI, den Text klarer zu gestalten, ohne Lob, Gefühle oder Versprechen hinzuzufügen, die du nicht selbst zum Ausdruck gebracht hast.

Eingabeaufforderung mit einer Zeile

So sieht das aus: „Beim Client nachhaken“ erzeugt eine allgemeine Erinnerung, die die Erweiterung, auf die Sie sich gestern geeinigt haben, außer Acht lässt.

Die Lösung: Fügen Sie die aktuelle Vereinbarung, das gewünschte Ergebnis und Ihren gewohnten Tonfall ein. Bitten Sie den Assistenten, fehlende Informationen zu kennzeichnen, anstatt die Lücken selbst zu füllen.

Sich auf die Zusammenfassung verlassen, ohne den Thread zu öffnen

So sieht das aus: Sie bestätigen einen Liefertermin anhand der Zusammenfassung und übersehen dabei eine spätere Antwort, in der eine Änderung vorgeschlagen wurde.

Die Lösung: Öffnen Sie die ursprüngliche Nachricht für jedes Datum, jeden Preis oder jede Verpflichtung. Prüfen Sie, ob die Angabe aktuell und vereinbart ist, anstatt nur erwähnt zu werden.

Anfragen im Posteingang liegen lassen

So sieht es aus: Sie bestätigen die Anfrage eines Clients, weisen sie aber nie einer Aufgabe zu. Der Client erwartet Fortschritte, während die Liste der Aufgaben des Teams unverändert bleibt.

Die Lösung: Erfassen Sie bereits genehmigte Aufgaben mit einem Eigentümer, einem Termin und einem Verweis auf die E-Mail. Halten Sie noch zur Genehmigung ausstehende Anfragen separat. Wenden Sie die „Inbox-Zero“-Methode an, um bearbeitete Nachrichten erst dann zu löschen, wenn die Aufgabe erfasst wurde.

Einfügen vertraulicher Daten in persönliche KI-Konten

So sieht es aus: Jemand kopiert einen Vertrag für Clients in ein persönliches Chatbot-Konto, ohne zu prüfen, ob die Unternehmensrichtlinien dies zulassen.

Die Lösung: Verwenden Sie ein zugelassenes tool und Konto. Geben Sie nur die für die Aufgabe erforderlichen Informationen weiter und prüfen Sie die Datenschutzrichtlinien Ihres Unternehmens, bevor Sie Verträge, Kundendaten oder andere vertrauliche Unterlagen hochladen.

Wie können Sie E-Mail-Anfragen in ClickUp in Aufgaben umwandeln?

ClickUp verbindet E-Mail-Unterhaltungen mit der daraus resultierenden Arbeit. Für Agenturen und Kundenserviceteams bedeutet das, dass die Anfrage eines Clients, die vereinbarte Antwort und die zugewiesene Arbeit an einem Ort zusammengefasst werden.

Halten Sie E-Mail-Unterhaltungen auf die Aufgabe beschränkt

Wenn die E-Mail-Funktion in ClickUp für den entsprechenden Space aktiviert und ein E-Mail-Konto mit der Verbindung verknüpft ist, können Sie E-Mails direkt aus einer Aufgabe heraus senden und empfangen. Antworten erscheinen im Aktivitätsfeed der Aufgabe als Kommentare oder als Thread-Antworten, sodass Ihr Team die Unterhaltung parallel zum Arbeitsergebnis verfolgen kann.

Sie könnten beispielsweise einen Designentwurf aus der entsprechenden Überprüfungsaufgabe versenden und die Antwort des Clients an diese Aufgabe als Anhang anhängen. Eine Einschränkung, die Sie beachten sollten: Wenn der Empfänger die Betreffzeile der E-Mail ändert, erscheint seine Antwort nicht mehr in ClickUp.

Verwandeln Sie eingehende Anfragen in Aufgaben, indem Sie sie weiterleiten

Öffne das Menü einer Liste und wähle E-Mail an Liste, um deine individuelle Adresse zu kopieren. Sende oder leite eine E-Mail an diese Adresse weiter, um eine Aufgabe zu erstellen. Der Betreff wird zum Namen der Aufgabe und der Textkörper zu ihrer Beschreibung.

Sie können Tags für Aufgaben und Fälligkeitsdaten in die Betreffzeile einfügen, beispielsweise „ “ und „ “. Überprüfen Sie vor dem Absenden, ob die E-Mail-Adresse mit dem gewünschten ClickUp-Benutzer übereinstimmt und das Fälligkeitsdatum vereinbart ist. Hierbei handelt es sich um die Erstellung einer E-Mail-Aufgabe, unabhängig von der Interpretation der Anfrage durch die KI.

Nutzen Sie Brain², um Entwürfe im Kontext des Projekts zu erstellen

Brain² kann mit Aufgaben, Dokumenten, Chat und Daten aus unterstützten verbundenen Apps arbeiten, auf die Sie Berechtigungen haben. Geben Sie die Anfrage des Clients ein, verweisen Sie auf das entsprechende Briefing oder die Vereinbarung und bitten Sie das System, beides miteinander zu vergleichen:

Vergleiche diese Kundenanfrage mit dem verknüpften Projektbriefing. Liste auf, was bereits enthalten ist, was möglicherweise zusätzliche Arbeit bedeutet und was du noch nicht einschätzen kannst. Führe die relevanten Details an. Erstelle einen Antwortentwurf zur Überprüfung, ohne dich auf neue Honorare oder Fristen festzulegen.

Vergleichen Sie diese Angaben mit der Vereinbarung, bevor Sie entscheiden, was Sie anbieten möchten. Sobald der Umfang vereinbart ist, bitten Sie Brain², Aufgaben oder Unteraufgaben mit den bestätigten Eigentümern und Terminen anzulegen. Lassen Sie unbestätigte Details zunächst offen.

Sie können außerdem zwischen den in Ihrem Workspace unterstützten KI-Modellen wechseln, ohne dass dabei Ihr Konversationsverlauf und der Workspace-Kontext verloren gehen. Bei wiederkehrenden E-Mail-Aufgaben kann ein „Super-Agent“ konfigurierte Anweisungen befolgen und die von Ihnen bereitgestellten Tools und Kenntnisse nutzen. Legen Sie fest, welche Anfragen er zur Überprüfung kennzeichnen soll und welche Entscheidungen einem Menschen überlassen bleiben müssen. Diese Vorgehensweisen zur Eingabeaufforderung für KI-Agenten können Ihnen dabei helfen, diese Anweisungen zu definieren.

Wählen Sie die Verbindung, die am besten zur Aufgabe passt

E-Mails in ClickUp, das Weiterleiten von E-Mails in Aufgaben und die tools der verbundenen Apps von Brain² dienen unterschiedlichen Zwecken. Die Verbindung eines E-Mail-Kontos führt nicht automatisch dazu, dass jede eingehende Nachricht zu einer zugewiesenen Arbeit wird.

Outlook-Benutzer können außerdem das ClickUp-Add-in verwenden, um aus ausgewählten E-Mails Aufgaben zu erstellen oder Nachrichten als Anhänge an bestehende Aufgaben anzuhängen. Das Add-in ist nicht auf Mobilgeräten verfügbar und unterstützt keine gemeinsam genutzten Posteingänge. Prüfen Sie die Anforderungen für die jeweilige Integration, die Sie nutzen möchten.

Als visuelle Orientierungshilfe beginnen Sie mit der Kanban-Board-Vorlage „E-Mails“. Fügen Sie akzeptierte Anfragen als Aufgaben hinzu, weisen Sie Eigentümer und Fristen zu und verschieben Sie sie durch die Status, die Ihrem Prozess entsprechen. Die Verbindung Ihres E-Mail-Kontos ist ein separater Setup-Schritt; Sie müssen noch festlegen, wie Anfragen in das Board gelangen.

Machen Sie E-Mails leichter umsetzbar

Wenn ein Client das nächste Mal um „ein paar kleine Änderungen“ bittet, sollten Sie erkennen können, was diese Änderungen für das Projekt bedeuten, ohne die Vereinbarung aus verstreuten Antworten neu zusammenfügen zu müssen. Das ist ein nützlicher Maßstab für Ihr KI-Setup: ob es die Arbeit reduziert, die nötig ist, um zu einer klaren Entscheidung zu gelangen.

Für einen privaten Posteingang reichen das Verfassen von Entwürfen und das Zusammenfassen möglicherweise schon aus, um die meisten Anforderungen zu erfüllen. Bei einem Team, das Client-Aufträge bearbeitet, muss die E-Mail-Unterhaltung jedoch auch stets mit dem Auftrag, der Frist und den verantwortlichen Personen in Verbindung stehen. Andernfalls muss selbst bei einer gut formulierten Antwort anschließend noch jemand die Arbeit koordinieren.

ClickUp vereint Projektkontext und Aufgabenmanagement, wobei Brain² Ihnen hilft, alle verfügbaren Informationen zu nutzen. Starten Sie kostenlos mit ClickUp und testen Sie es bei einem aktiven Kundenprojekt. Beurteilen Sie das Ergebnis daran, ob Ihr Team die aktuellste Vereinbarung finden und darauf reagieren kann, ohne dass weitere Abklärungen erforderlich sind.

Häufig gestellte Fragen zur Nutzung von KI beim Verfassen von E-Mails

Welche KI eignet sich am besten zum Verfassen von E-Mails?

Wählen Sie Ihr Tool je nachdem aus, wo Sie arbeiten und in welchem Kontext der Assistent eingesetzt werden soll. Gemini in Gmail und Copilot in Outlook bieten Hilfe beim Verfassen von Entwürfen direkt in Ihrem E-Mail-Client. Mit ChatGPT und Claude können Sie verschiedene Versionen vergleichen und Formulierungen in einer Unterhaltung verfeinern. ClickUp Brain² kann Ihnen helfen, wenn Ihre Antwort auf den Projektkontext aus Aufgaben, Dokumenten und Teamdiskussionen zurückgreifen muss. Prüfen Sie vor der Auswahl die Kontoberechtigung, Verbindungen und Berechtigungen.

Woran erkennt man, dass eine E-Mail von einer KI verfasst wurde?

Allgemeine Begrüßungen, vage Lobeshymnen und sich wiederholende Formulierungen lassen eine E-Mail zwar unpersönlich wirken, lassen aber nicht erkennen, dass sie von einer KI verfasst wurde. In der oben erwähnten Studie der UF und der USC wurde den Teilnehmern mitgeteilt, in welchem Umfang KI-Unterstützung zum Einsatz gekommen war; es handelte sich also nicht um einen Test ihrer Fähigkeit, von einer KI verfasste Texte zu erkennen. Achten Sie bei der Überprüfung Ihres eigenen Entwurfs auf präzise Details, einen klaren Zweck und eine Formulierung, die zur jeweiligen Beziehung passt.

Kann ChatGPT meine E-Mails organisieren?

ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, Nachrichten zusammenzufassen, unbeantwortete Anfragen zu identifizieren und Prioritäten vorzuschlagen – und zwar anhand von E-Mails, die Sie bereitstellen oder über eine unterstützte Verbindung abrufen. Die Outlook-E-Mail-App kann ein verbundenes Postfach durchsuchen, wobei die verfügbaren Organisationsaktionen von den Berechtigungen und den Workspace-Einstellungen abhängen. Geben Sie das Postfach, den Datumsbereich und die Aufgabe an und überprüfen Sie die Ergebnisse, bevor Sie Änderungen genehmigen.

Kann KI tägliche E-Mail-Zusammenfassungen verfassen?

Ja. KI kann ausgewählte E-Mails zu einem täglichen Überblick über wichtige Neuigkeiten, Anfragen, Fristen und Nachrichten zusammenfassen, die einer Antwort bedürfen. Legen Sie fest, welche Posteingänge oder Absender berücksichtigt werden sollen, welchen Zeitraum Sie abdecken möchten und welches Format Sie bevorzugen. Fordern Sie Links zu den Originalnachrichten an, damit Sie Details überprüfen können. Für die automatische tägliche Zustellung ist ein unterstützter Zeitplan oder ein Agenten-Workflow mit Zugriff auf die entsprechenden E-Mails erforderlich. Überprüfen Sie die Berechtigungen des Setups und testen Sie einige Übersichten auf fehlende Nachrichten, bevor Sie sich darauf verlassen.

Wie kann ich den Ton und die Grammatik meiner E-Mails mithilfe von KI verbessern?

Schreiben Sie einen ersten Entwurf und teilen Sie der KI anschließend mit, an wen Sie die E-Mail richten, was Sie erreichen möchten und wie Sie normalerweise mit dieser Person sprechen. Versuchen Sie es mit: „Korrigiere die Grammatik und formuliere den Text klarer und freundlicher. Behalte dabei meine Aussage und Wortwahl so weit wie möglich bei. Füge keine Fakten, Versprechen oder Entschuldigungen hinzu.“ Überprüfe die Änderungen vor dem Versenden, insbesondere Formulierungen, die eine Bitte wie eine Forderung klingen lassen könnten oder eine vorgeschlagene Frist wie eine Vereinbarung. Bei sensiblen E-Mails bitte um Änderungsvorschläge mit Erklärungen, damit du entscheiden kannst, was du beibehalten möchtest.