Mit der weltweiten Ausweitung des Internetzugangs hat die tägliche E-Mail-Nutzung seit 2017 stetig zugenommen. Im Jahr 2022 werden schätzungsweise 333 Milliarden E-Mails täglich weltweit versandt und empfangen werden. Diese Zahl wird bis 2026 voraussichtlich auf 392,5 Milliarden E-Mails pro Tag ansteigen.
Diese steigenden Zahlen werfen eine Frage auf. Wie kann man in einem Meer ähnlich klingender E-Mails Aufmerksamkeit erregen? Die Antwort lautet: Besser personalisieren.
Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Angesichts der knappen Fristen, die einzuhalten sind, und der hundert anderen Dinge, die in einer typischen Arbeitswoche zu tun sind, ist es schwierig, Zeit für die Erstellung personalisierter E-Mails für jede einzelne Kontaktaufnahme aufzubringen.
Aber was wäre, wenn Sie vorgefertigte Inhalte wiederverwenden und mehr Zeit für die Entwicklung von Botschaften und strategische Kommunikation aufwenden könnten?
Mithilfe von E-Mail-Vorlagen in Outlook können Sie die Anzahl der sich wiederholenden E-Mail-Nachfassaktionen und Aktualisierungen reduzieren. Sie helfen Ihnen, sich auf die wesentlichen Details zu konzentrieren, ohne dass Sie manuell tätig werden müssen. Das Ergebnis sind professionelle, gut strukturierte E-Mails, wenn Sie auf die Schaltfläche Senden drücken.
Heute werden wir besprechen, wie man E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellt, welche Einschränkungen dies mit sich bringt und was die besten alternative zu diesem Microsoft-Tool .
Was ist eine E-Mail-Vorlage?
Eine E-Mail-Vorlage ist eine vorformulierte und vorformatierte E-Mail-Nachricht, die als Vorlage für die effiziente Erstellung ähnlicher E-Mails dient. Sie ist wie eine wiederverwendbare Schablone für Ihre Kommunikation, die Zeit und Mühe spart und gleichzeitig ein einheitliches Branding und Messaging gewährleistet.
Eine typische E-Mail-Vorlage enthält eine Begrüßung, eine Einleitung, eine zentrale Nachricht, einen Schluss und Platzhalter für variable Informationen wie Namen, Unternehmen oder Daten.
Hier sind einige Elemente einer E-Mail-Vorlage in Outlook:
- Formatierung: Vordefinierte Stile für Schriftarten, Farben, Layout und Branding-Elemente
- Platzhalter: Markierungen wie Name oder Firma, die durch spezifische Informationen für jeden Empfänger ersetzt werden
- Themenbezogener Inhalt: Manchmal enthalten die Vorlagen einen zum Thema passenden Text, z. B. eine Dankes-E-Mail.
Bedeutung von E-Mail-Vorlagen
Möchten Sie Tippfehler und Formatierungsfehler in Ihren Entwürfen vermeiden? E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen dabei. Sie müssen sich nicht mit sich wiederholenden Aufgaben befassen, wie z. B. dem Abtippen der gleichen Details oder dem Formatieren Ihrer E-Mail jedes Mal aufs Neue. Microsoft Outlook ist Teil der Microsoft-Suite und lässt sich automatisch mit Word, Excel und anderen Tools integrieren. Dies ist nützlich, wenn Ihr Arbeitsablauf die Übertragung von Daten oder die Aufrechterhaltung einer einheitlichen Formatierung von Dokumenten und E-Mails beinhaltet. Weniger Zeit für die Erstellung sich wiederholender E-Mails bedeutet mehr Konzentration auf Aufgaben mit hoher Priorität, was dazu beiträgt Posteingang Null ziele.
Vorgefertigte Inhalte und Formatierungen ersparen Ihnen die Mühe, jedes Mal von vorne anzufangen.
Und wenn Sie Outlook hauptsächlich für persönliche E-Mails verwenden, ist die integrierte Vorlagenfunktion in Verbindung mit einem Microsoft-Konto kostenlos.
E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen
E-Mail-Vorlagen helfen verbessern Sie Ihre E-Mail-Produktivität . Mit Microsoft Outlook können Sie über das Web oder die Desktop-/Mobil-App Vorlagen erstellen und speichern.
Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung, um zu erfahren, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen können:
Teil 1: Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Outlook [web]
Befolgen Sie diese Schritte, um eine E-Mail-Vorlage in Outlook.com in der Webversion zu erstellen:
Schritt 1: Melden Sie sich bei Ihrem Outlook-E-Mail-Konto an
Gehen Sie zu https://outlook.live.com/ und melden Sie sich bei Ihrem Konto an. Klicken Sie oben links auf Neue E-Mail.
Erstellen einer neuen E-Mail in Outlook
Schritt 2: Erstellen einer neuen Vorlage
Klicken Sie auf das Menü Weitere Optionen (drei Punkte) in der oberen rechten Ecke, scrollen Sie dann nach unten und wählen Sie Meine Vorlagen.
Outlook Web bietet begrenzte Designoptionen für die Gestaltung von E-Mails, einschließlich Schriftgröße, Stil, Farbe, grundlegende Formatierung, Textausrichtung, vordefinierte Hintergründe, Bilder und Logos.
Wenn Sie dies noch nicht getan haben, aktivieren Sie Meine Vorlagen und klicken Sie auf +Vorlage.
Die Webversion von Outlook bietet zwar ähnliche Funktionen wie die Desktopversion für die Erstellung von E-Mails, aber die Gestaltungsmöglichkeiten sind eingeschränkter. Hier finden Sie einen Überblick über die Möglichkeiten:
- Formatierungsoptionen: Passen Sie das Aussehen Ihrer E-Mails in der Outlook-Webanwendung an:
- Ändern Sie die Schriftgröße, den Stil und die Farbe Ihres Textes
- Wenden Sie grundlegende Formatierungen wie fett, kursiv, unterstrichen, Aufzählungszeichen und Nummerierungen an
- Verwenden Sie verschiedene Textausrichtungen
- Schriften und Themen: Wenden Sie vorgefertigte Hintergründe und Farbschemata auf Ihre E-Mails an
- Bilder und Logos: Betten Sie Bilder und Logos in Ihre E-Mails ein, aber die Bearbeitungs- und Formatierungsoptionen sind im Vergleich zur Desktop-Anwendung eingeschränkt
Um auf einen Vorlagenordner zuzugreifen oder einen solchen zu erstellen, klicken Sie auf '+ Vorlage'
Schritt 3: Registrieren Sie Ihre Vorlage
Es wird ein Nachrichtenfenster mit einem neuen Eingabefeld angezeigt, in das Sie den Titel und den Typ Ihrer Vorlage eingeben können. Benennen Sie das neue Dialogfeld in der Vorlage, und geben Sie Ihre Nachricht ein.
Wenn Sie mit der Einrichtung Ihrer Vorlage fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Hinweis: Diese Methode funktioniert nur in der Web-App, nicht in der mobilen oder Desktop-App.
Teil 2: Erstellen von E-Mail-Vorlagen in der Outlook-App
Folgen Sie diesen Schritten, um eine E-Mail-Vorlage in der App zu erstellen:
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook
Navigieren Sie zum Menü Home und wählen Sie Neue E-Mail.
Eine Schnellzugriffssymbolleiste für Outlook-Benutzer
Schritt 2: Verfassen und Formatieren
Gestalten Sie Ihre E-Mail wie gewünscht. Outlook bietet keine speziellen Design-Tools wie Drag-and-Drop-Builder in E-Mail-Marketing-Plattformen.
Dennoch finden Sie einige Optionen, um das Erscheinungsbild Ihrer E-Mails anzupassen:
- Integrierte Vorlagen: Outlook verfügt über eine kleine Sammlung von vorgefertigten Vorlagen mit grundlegenden Formatierungen und Themen, aber es kann an Vielfalt und Anpassungsmöglichkeiten mangeln
- Vorlagen und Themen: Wenden Sie vorgefertigte Hintergründe und Farbschemata an, um ein einheitliches Erscheinungsbild für Ihre E-Mails zu schaffen. Dies kann dazu beitragen, eine primäre Markenidentität zu erhalten
- Formatierungsoptionen: Verwenden Sie Formatierungsfunktionen innerhalb des E-Mail-Textes, um Schriftarten, Schriftgrößen und Textfarben anzupassen. Wenden Sie grundlegende Formatierungsstile wie fett, kursiv, unterstrichen und Aufzählungszeichen oder Nummerierungen zur Hervorhebung und Organisation an
- Bilder und Logos: Fügen Sie Bilder und Logos in Ihre E-Mails ein, um die visuelle Attraktivität und den Wiedererkennungswert Ihrer Marke zu erhöhen. Achten Sie darauf, dass die Bilder für die Anzeige in E-Mails optimiert sind und über einen geeigneten Alt-Text verfügen, um die Barrierefreiheit zu gewährleisten
- HTML-Bearbeitung: Für fortgeschrittene Benutzer bietet Outlook begrenzte direkte HTML-Bearbeitungsmöglichkeiten innerhalb der E-Mail-Quelle. Dies erfordert jedoch technische Kenntnisse und ist für Anfänger aufgrund möglicher Formatierungsprobleme nicht zu empfehlen
Schritt 3: Als Vorlage speichern
Gehen Sie zu Datei > Speichern unter und wählen Sie als Dateityp Outlook-Vorlage.
Speichern der Outlook-Vorlage
Schritt 4: Geben Sie der Vorlage einen Namen
Geben Sie in das Feld Dateiname einen eindeutigen Namen für Ihre Vorlage ein.
Schritt 5: Klicken Sie auf Speichern
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Speichern", und Ihre Vorlage ist fertig!
Weiterlesen: Newsletter-Vorlagen
Nachteile und Einschränkungen beim Erstellen von E-Mail-Vorlagen mit Outlook
Jetzt wissen Sie, wie Sie E-Mail-Vorlagen in Outlook erstellen können. Sind Sie sich jedoch sicher, dass es keine bessere Methode gibt, die Dinge zu erledigen?
Outlook-Vorlagen bieten zwar grundlegende Anpassungsoptionen wie das Hinzufügen von Platzhaltern, das Ändern von Schriftarten und das Einfügen von Logos, aber das Tool verfügt nicht über fortgeschrittene Funktionen. Hier finden Sie eine Übersicht über die Einschränkungen:
1. Begrenzte Funktionalität
Outlook-Vorlagen unterstützen in erster Linie grundlegende Textformatierungen wie Schriftarten und Stile. Erweiterte Funktionen wie bedingte Formatierung, Tabellen oder eingebettete Objekte sind eingeschränkt.
Sie können Platzhalter für statische Informationen einfügen, aber die Erstellung dynamischer Inhalte auf der Grundlage von Empfängerdaten oder externen Quellen ist in nativen Vorlagen nicht möglich.
Die integrierten Outlook-Vorlagen bieten begrenzte Anpassungs- und Formatierungsoptionen. Die Vorlagen werden lokal gespeichert, was die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung in verschiedenen Teams erschwert. Sie müssen Variablen jedes Mal manuell einfügen, was das Fehlerrisiko und die Ineffizienz erhöht.
Außerdem unterstützt Outlook zwar das Zusammenführen von Daten aus Kontaktlisten mithilfe von Mail Merge, doch handelt es sich dabei um einen separaten Prozess, der nicht die Flexibilität spezieller E-Mail-Marketingplattformen bietet.
2. Herausforderungen bei der Personalisierung
Outlook-Vorlagen führen schnell zu generischen und unpersönlichen Nachrichten. Das kann sich auf das Engagement und die Wahrnehmung der Empfänger auswirken. Das manuelle Hinzufügen personalisierter Elemente nimmt jedoch Zeit in Anspruch, insbesondere bei großen E-Mail-Mengen.
Sie können zwar personalisierte Grüße oder Informationen hinzufügen, aber eine komplexe Personalisierung auf der Grundlage des Empfängerverhaltens oder der Vorlieben ist eine Herausforderung.
3. Skalierbarkeit und Verwaltung
Wenn Sie mehr Vorlagen in Outlook erstellen, kann die Verwaltung und Aktualisierung dieser Vorlagen bei der Skalierung mühsam werden, was zu Versionskontrollproblemen und veralteten Informationen führt.
Die gemeinsame Nutzung von Vorlagen in Dateisystemen durch verschiedene Teams oder Abteilungen wird ebenfalls schwierig, wenn keine spezifischen Tools oder Prozesse integriert werden.
Letztendlich benötigen Sie Umgehungslösungen oder externe Lösungen, wenn Sie Benutzervorlagen in Dateien integrieren mit e-Mail-Workflows oder Schreibwerkzeugen .
4. Sicherheit und Compliance
Es ist schwierig, Änderungen zu verfolgen und bei Bedarf zu früheren Versionen zurückzukehren. Lokal gespeicherte Vorlagen sind anfällig für Malware-Angriffe, und die gemeinsame Nutzung von Vorlagen ist aufgrund des Fehlens einer granularen Zugriffskontrolle riskant.
Das Versenden von E-Mails aus einer Vorlage garantiert nicht, dass die Informationen des Absenders korrekt oder konsistent sind, was die Zustellbarkeit und die Einhaltung von Vorschriften beeinträchtigen kann. Darüber hinaus passen sich Vorlagen möglicherweise nicht an Ihre spezifischen Compliance-Anforderungen an, wie z. B. Abmeldeoptionen oder Haftungsausschlüsse in jeder E-Mail.
Darüber hinaus müssen sensible Informationen in Vorlagen sorgfältig gehandhabt und Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, insbesondere wenn sie von verschiedenen Teams gemeinsam genutzt werden.
5. Erweiterte Funktionen und Integrationen
Nachverfolgung der Leistung von verschiedenen newsletter-Vorlage variationen oder die Messung der Wirksamkeit neuer Kampagnen durch A/B-Tests und detaillierte Analysen werden von den nativen Vorlagen in Outlook nicht unterstützt.
Sie können auch keine Marketing-Automatisierungsplattformen für erweiterte Funktionen wie Lead Nurturing integrieren. Die Erstellung von Berichten oder die Gewinnung von Erkenntnissen über die E-Mail-Leistung auf der Grundlage von Vorlagen erfordert zusätzliche Tools oder manuellen Aufwand
6. Formatierungs- und Darstellungsprobleme
Verschiedene E-Mail-Clients stellen Vorlagen unterschiedlich dar, aber Sie möchten ein unprofessionelles Erscheinungsbild vermeiden, wenn Sie CSS-Funktionen implementieren wollen. Die komplexe CSS Formatierung wird möglicherweise nicht korrekt oder gar nicht dargestellt. Auch Hintergrundbilder oder eingebettete Logos in der Schnittstelle können uneinheitlich dargestellt werden.
ClickUp: Eine bessere Alternative zu Outlook-E-Mail-Vorlagen
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Häufig gestellte Fragen
1. Wie erstelle ich eine Schnellstart-E-Mail in Outlook?
Entwerfen Sie den Text, den Sie häufig wiederverwenden möchten, einschließlich Begrüßung, Einleitung, Haupttext und Schluss. Formatieren Sie ihn wie gewünscht. Wählen Sie dann den Inhalt aus, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf Schnellteile > Auswahl in Schnellteilgalerie speichern. Geben Sie einen eindeutigen Namen ein und klicken Sie auf OK.
Wenn Sie den Inhalt benötigen, greifen Sie einfach auf die Schnellteilgalerie zu (Registerkarte "Einfügen" > Schnellteile) und fügen Ihr gespeichertes Snippet mit einem Klick ein. So einfach ist das! Denken Sie daran, dass Sie mehrere Schnellbausteine für verschiedene E-Mail-Typen erstellen können, um Zeit zu sparen und ein einheitliches Erscheinungsbild zu gewährleisten.
2. Wie speichere ich eine E-Mail-Vorlage in Schnellschritten?
Entwerfen Sie Ihre wiederverwendbare Nachricht mit Platzhaltern für variable Informationen wie Name oder Firma. Formatieren und passen Sie sie nach Bedarf an. Klicken Sie auf Home und dann auf Neu erstellen in der Quick Steps-Galerie. Wählen Sie Neue Nachricht und passen Sie die Details an. Fügen Sie den Inhalt Ihrer Vorlage in das neue Nachrichtenfenster oder das Textfeld ein und konfigurieren Sie zusätzliche Einstellungen wie Empfänger oder Betreffzeile. Klicken Sie auf Fertigstellen, um Ihren Schnellschritt zu speichern.
Wählen Sie den entsprechenden Schnellschritt aus der Galerie, um die E-Mail zu versenden. Die Vorlage wird vorausgefüllt geöffnet und kann vor dem Versenden mit spezifischen Details personalisiert werden.
3. Wie erstelle ich eine Schnellschritt-E-Mail-Vorlage in Outlook?
Entwerfen Sie Ihren wiederverwendbaren E-Mail-Inhalt mit Platzhaltern wie Name zur Personalisierung. Formatieren und passen Sie ihn wie gewünscht an. Wählen Sie den Inhalt aus, wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen, und klicken Sie auf Schnellteile - Auswahl in Schnellteilgalerie speichern. Geben Sie dem Inhalt einen eindeutigen Namen und klicken Sie auf OK.
Klicken Sie auf der Registerkarte Home auf Neu erstellen innerhalb der Dateiregisterkarte unter Schnellbausteine, klicken Sie auf Galerie öffnen und wählen Sie Neue Nachricht. Passen Sie die Details an und fügen Sie den Inhalt Ihrer gespeicherten Vorlage in das Textfeld ein.
Klicken Sie auf Fertigstellen, um Ihren Schnellschritt zu speichern. Wann immer Sie nun eine E-Mail benötigen, wählen Sie einfach den Quick Step aus der Galerie, passen Sie ihn an und senden Sie ihn!