Werden Sie ständig mit Benachrichtigungen per E-Mail bombardiert? Es spielt keine Rolle, ob es Tag, Nacht, Dienstag, Samstag oder Sonntag ist. Sie erhalten Dutzende, wenn nicht Hunderte von Nachrichten und spüren, wie Ihr Stresspegel mit jedem neuen Posteingang steigt.
Sie schließen die Augen und hoffen, dass einige von ihnen auf magische Weise verschwinden werden. Aber das ist nicht der Fall - sie sind immer noch da. Und da e-Mail nach wie vor eines der meistgenutzten communication tools ist weltweit, ein voller Posteingang scheint ein notwendiges Übel zu sein.
Sie können zwar nicht aufhören, E-Mails zu erhalten, aber Sie können sicherstellen, dass sie Sie nicht überwältigen oder frustrieren, indem Sie einen intelligenten Ansatz anwenden - die Posteingang-Null-Methode.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen diese raffinierte E-Mail-Management-Strategie vor, erörtern ihre Vorteile und geben Ihnen Tipps, wie Sie einen oder mehrere Posteingänge frei von Unordnung halten können! 📨
Was ist die Posteingang-Null-Produktivitäts-Methode?
Posteingang Null ist eine strategie zur Verwaltung von E-Mails die darauf abzielt, den Posteingang leer oder fast leer zu halten. 📥
Das bedeutet nicht, dass Sie einfach alle E-Mails löschen sollten. Das ultimative Ziel von Posteingang Zero ist es, Ihre E-Mail-Verwaltungsgewohnheiten zu verbessern und Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, damit Sie gar nicht erst mit einem überfüllten Posteingang enden.
Der Ansatz basiert auf der Prämisse, dass ein aufgeräumter Space die Konzentration, Produktivität und Organisation verbessert. Es hilft Ihnen, Prioritäten zu setzen und die Antwortzeiten zu verkürzen, ohne sich über die Nummer der E-Mails in Ihrem Posteingang zu ärgern.
Vorteile des Posteingangs-Zero-Ansatzes
Den Posteingang so leer wie möglich zu halten, kann eine Herausforderung sein, aber viele sind der Meinung, dass es sich lohnt. Informieren Sie sich über die möglichen Vorteile des Posteingangs-Zero-Konzepts:
- Verbesserte Produktivität : Ein aufgeräumter Posteingang hilft Ihnen, wichtige und dringende E-Mails zu erkennen und Ablenkungen zu minimieren
- Geringeres Stressniveau : Ein mit E-Mails überfüllter Posteingang kann Stress und Angstzustände auslösen. Posteingang Zero hilft Ihnen, diesen Stress in Schach zu halten, indem es Ihren Posteingang schön sauber hält
- Besserzeitmanagement: Ein gut organisierter Posteingang bedeutet, dass Sie keine Zeit mehr damit verschwenden müssen, eine bestimmte E-Mail auszugraben, und sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können
- Erweitertzusammenarbeit im Team: Sie können relevante Infos leicht finden und mit Ihrem Team freigeben und wichtige E-Mails schneller beantworten
- Verbesserte Sicherheit: Mit Posteingang Zero haben Sie eine bessere Sichtbarkeit dessen, was in Ihrem Posteingang landet, und können verdächtige E-Mails besser erkennen
Wie Sie Posteingang Zero und Organisation in die Höhe treiben: 10 einfache Tipps
Möchten Sie sich aus den Klauen eines überfüllten Posteingangs befreien? Sehen Sie sich unsere 10 bewährten Hacks zur Entrümpelung des Posteingangs an und setzen Sie diejenigen um, die zu Ihrem Arbeitsstil und Ihren persönlichen Vorlieben passen. 🥰
1. Haben Sie keine Angst, auf abbestellen zu drücken
Sie haben sich für eine Reihe von Newslettern angemeldet, um über neue Produkte, Rabatte und die neuesten Nachrichten und Updates informiert zu werden. Aber es sind Monate vergangen, und Sie haben jeden einzelnen Newsletter, den Sie abonniert hatten, ignoriert. Sie sagen sich immer wieder, das könnte ich eines Tages brauchen, und so beschließen Sie, das Abonnement nicht zu kündigen, obwohl die eingehenden E-Mails Sie immer wieder ablenken.
Wir möchten Sie dazu ermutigen, die Schaltfläche zum Abbestellen zu betätigen. So reduzieren Sie die Zahl der E-Mails, die Sie erhalten, und können sich auf die konzentrieren, die Ihre (sofortige) Aufmerksamkeit erfordern. Wenn Sie Ihre Entscheidung bereuen, ist das nicht das Ende der Welt - Sie können sich jederzeit wieder anmelden.
2. Beschreibungen verwenden
Die Verwendung von Beschreibungen ist eine weitere hervorragende Möglichkeit, den Posteingang aufzuräumen, ohne E-Mails löschen zu müssen. Sie helfen Ihnen, Ihre E-Mails zu kategorisieren, um eine einfache Navigation und Organisation zu gewährleisten.
Die genaue Beschreibung der Beschriftungen hängt von der verwendeten E-Mail-Plattform ab, ist aber in der Regel einfach. Im Posteingang von Google Mail zum Beispiel sehen Sie Beschreibungen in der linken unteren Ecke des Bildschirms. Zu erledigen ist lediglich, dass Sie auf das Plus-Zeichen drücken, den Namen der Beschreibung eingeben und Erstellen auswählen.
Dann öffnen Sie eine E-Mail, drücken auf das Symbol Verschieben nach oberhalb der Betreffzeile der E-Mail und wählen die gewünschte Beschreibung aus. Die ausgewählte E-Mail verschwindet aus Ihrem Posteingang, und Sie können sie mit einem Klick auf die Beschreibung aufrufen.
Beschreibungen helfen Ihnen nicht nur, Ihren Posteingang aufzuräumen, sondern auch ihre Zeit effizienter zu verwalten -Sie werden nie wieder Schwierigkeiten haben, eine bestimmte E-Mail zu finden.
Sagen wir sie arbeiten im Verkauf . Vielleicht möchten Sie Beschreibungen für E-Mails wie Prospects, Offerings, Follow-ups, Contracts, Promotions, oder Internal erstellen. Auf diese Weise kategorisieren Sie Ihre Arbeit, reduzieren das digitale Durcheinander und sorgen für einen reibungslosen Ablauf bei der E-Mail-Verwaltung. ⛵
Sie können sich auch für andere Beschriftungsmethoden entscheiden. Zum Beispiel können Sie Ihre E-Mails nach den Namen von Clients, nach Monaten oder nach anderen Kriterien sortieren, die zu Ihrem Arbeitsablauf passen.
3. Planen Sie Zeit für die tägliche Überprüfung Ihrer E-Mails ein
Sind Sie ein besessener E-Mail-Checker? Da sind Sie nicht der Einzige - viele Menschen überprüfen ständig ihren Posteingang, um zu sehen, ob sie eine neue E-Mail erhalten haben. Das ist zwar eine hervorragende Taktik, um E-Mails sofort nach Eingang im Posteingang zu erfassen, aber es schadet Ihrer Konzentration. Häufig kontextwechsel verringert die Produktivität und erhöht den Stress.
Ein wirksames Mittel dagegen ist die Einstellung bestimmter Zeitfenster für das Abrufen von E-Mails, was zu einer weiteren Aufgabe in Ihrem zu erledigen-Liste . Je nach E-Mail-Aufkommen, Rolle und Arbeitsstil sollten Sie sich über den Tag verteilt mehrere Zeitfenster einräumen, in denen Sie Ihre E-Mails durchgehen, Prioritäten setzen und die dringenden und wichtigen Dinge erledigen. Dies ist eine gute Strategie, um sicherzustellen, dass Ihr Workflow nur minimal unterbrochen wird. ✅
4. Verwenden Sie die Drei-Minuten-Regel
Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben und sie sofort in drei Minuten oder weniger beantworten können, erledigen Sie sie! Auf diese Weise streichen Sie einfachere, aber wichtige Aufgaben von Ihrer Liste und verhindern, dass sich die E-Mails stapeln.
Das bedeutet nicht, dass Sie jede E-Mail ignorieren sollten, die mehr als drei Minuten Ihrer Zeit in Anspruch nimmt. In solchen Fällen bestimmen Sie die Dringlichkeit, um Ihre nächsten Schritte zu planen. Es ist möglich, dass Sie die E-Mail sofort bearbeiten müssen. Sie können sie aber auch auf später verschieben oder sie einem Kollegen überlassen, wenn die Situation im Team dies zulässt.
5. Delegieren Sie, wenn möglich
Wenn Sie in einem Team arbeiten können Sie Ihre E-Mails mit dem hilfe der Delegation . Wenn Sie zum Beispiel nicht der Hauptempfänger einer E-Mail sind, können Sie sie wahrscheinlich ignorieren. Natürlich sollten Sie dies mit den Mitgliedern Ihres Teams abklären, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht durch die Maschen fällt.
Die meisten Teams haben Vereinbarungen darüber, wie sie delegieren. Wenn dies in Ihrem Team nicht der Fall ist, wäre es eine gute Idee, Grundregeln für den Umgang mit E-Mails aufzustellen, da dies für alle Beteiligten von Vorteil ist.
Eine weitere Überlegung betrifft die Frage, ob Sie die am besten geeignete Person für die Bearbeitung einer E-Mail sind. Nehmen wir an kundenbetreuung als Beispiel. Viele Unternehmen teilen ihre Kundendienstabteilung in Teams auf - ein Team kümmert sich um grundlegende Probleme und FAQs, das andere um komplexere Probleme oder VIP-Kunden.
Wenn Ihr Team sich um die grundlegenden Dinge kümmert und Sie eine E-Mail erhalten, die außerhalb Ihres Zuständigkeitsbereichs liegt, werden Sie sie an einen Kollegen delegieren, der sie leicht bearbeiten kann.
6. Filter verwenden
Bei einigen E-Mail-Plattformen wie Gmail können Sie Filter verwenden, um die E-Mail-Verwaltung zu automatisieren und ungelesene Nachrichten mühelos zu kategorisieren.
Nehmen wir an, Sie erhalten wöchentlich Newsletter von einer projektmanagement-Plattform . Sie wollen sie irgendwann lesen, aber nicht, dass sie jetzt Ihren Posteingang verstopfen. Sie können Filter einstellen, um alle zukünftigen Newsletter zu sortieren.
So sieht das in Google Mail aus:
- Öffnen Sie den Newsletter, der in Ihrem Posteingang gelandet ist
- Drücken Sie auf die drei Punkte oberhalb der Betreffzeile der E-Mail
- Wählen Sie Nachrichten wie diese filtern
- Füllen Sie die erforderlichen Felder aus, um weitere Infos über die E-Mails zu erhalten, die Sie automatisch filtern möchten
- Legen Sie fest, was geschehen soll, wenn eine E-Mail die im vorherigen Schritt beschriebenen Kriterien erfüllt. Sie können die E-Mail zum Beispiel archivieren, als gelesen oder wichtig markieren, weiterleiten oder mit einer Beschreibung versehen 🏷️
Kehren wir zu unserem Beispiel für den Newsletter zurück. Wenn Sie eine Newsletter-Beschreibung erstellt haben, können Sie Filter verwenden, um sicherzustellen, dass alle Newsletter, die Sie erhalten, zur einfacheren Navigation und Organisation sofort kategorisiert werden. Auf diese Weise nimmt Google Mail Ihnen einen Teil Ihrer Arbeit ab und hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu entrümpeln.
7. Verwenden Sie die Regel einmal berühren
Mit der touch-it-once-Regel können Sie Ihren Posteingang mit weniger Aufwand auf Vordermann bringen. Das Prinzip ist einfach: Wenn Sie eine E-Mail öffnen, müssen Sie sie bearbeiten. Sie können sie löschen, delegieren, archivieren oder beantworten, aber Sie müssen etwas unternehmen.
Dieser Ansatz kann Ihre Effizienz verbessern und ist besonders für Zauderer von Vorteil. Sie verhindert das Aufschieben von Arbeit und die Anhäufung von Aufgaben.
Es ist anzumerken, dass die Anwendung dieser Regel nicht immer die beste Entscheidung ist. Sie eignet sich möglicherweise nicht für E-Mails, die besondere Aufmerksamkeit erfordern und deren Bearbeitung einige Zeit in Anspruch nimmt. Da die Regel Effizienz und Schnelligkeit in den Vordergrund stellt, kann sie von manchen Menschen auch als stressauslösend empfunden werden.
8. Vorlagen erstellen
Wenn Sie täglich Hunderte von E-Mails erhalten, die Sie nicht auf später verschieben oder delegieren können, werden Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Posteingang sauber zu halten. In diesem Fall könnten Sie von Vorlagen profitieren.
Vorlagen sind Strukturen mit vorgefertigten Abschnitten für verschiedene Zwecke, einschließlich der E-Mail-Verwaltung. Neben der Zeitersparnis minimieren Vorlagen auch das Risiko von Fehlern 😊
Nehmen wir an, Sie arbeiten im Vertrieb und bearbeiten die Anfragen Ihrer Kunden. Sie könnten jede einzelne E-Mail, die Sie erhalten, manuell beantworten, aber das ist eine enorme Zeitverschwendung. Stattdessen könnten Sie sich einen Vorsprung verschaffen, indem Sie eine Vorlage für ein Angebot oder einen Vorschlag erstellen und diese einfach kopieren und in jede Anfrage einfügen (mit ein paar Änderungen).
9. Nutzen Sie die Option Archivieren
Sie haben eine Reihe von E-Mails, die nicht mehr relevant sind und keine Aktion Ihrerseits erfordern. Aber Sie sind sich nicht zu 100 % sicher, dass Sie nicht irgendwann darauf zurückkommen müssen. Sie können diese E-Mails in Ihrem Posteingang aufbewahren, aber sie könnten Ihre Konzentration stören, wenn sie sich stapeln.
Eine gute Alternative ist die Option Archivieren von Google Mail. Wenn Sie eine E-Mail archivieren, wird sie aus Ihrem Posteingang gelöscht, bleibt aber in Ihrem Konto gespeichert, sodass Sie bei Bedarf darauf zurückgreifen können.
Die Archivierung einer E-Mail ist schnell und einfach. Zu erledigen ist lediglich, eine E-Mail zu öffnen und auf das Archivierungssymbol oberhalb der Betreffzeile zu klicken, und schon sind Sie einem leeren Posteingang einen Schritt näher gekommen!
Wenn Sie auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen möchten, drücken Sie im Menü auf der linken Seite des Bildschirms auf Alle E-Mails und suchen Sie die gewünschte E-Mail. Sie können auch die erweiterte Suche verwenden und die Kriterien benutzerdefiniert anpassen, um die E-Mail schneller abzurufen.
10. Verwenden Sie eine Plattform zur Steigerung der Produktivität
Viele Produktivitätsplattformen bieten fantastische Optionen für die E-Mail-Verwaltung, mit denen Sie überquellende Posteingänge der Vergangenheit angehören lassen können. Eine solche Plattform ist ClickUp -ein all-in-one productivity tool mit Features, die Ihr E-Mail-Management revolutionieren und Ihre Effizienz steigern können. Sehen wir uns an, wie ClickUp Ihre Arbeit rationalisieren und Ihnen zu einem leeren Posteingang verhelfen kann. 👇
ClickUp E-Mail-Projektmanagement
ClickUp bietet ein komplettes Feature-Set, mit dem Sie e-Mail-Verwaltung so einfach wie möglich - die ClickUp E-Mail Projekt-Management suite!
Senden und Empfangen von E-Mails in ClickUp, Erstellen von Aufgaben aus E-Mails, Einrichten von Automatisierungen, Anhängen von E-Mails an beliebige Aufgaben und mehr
Sie werden besonders die E-Mail-ClickApp -ermöglicht es Ihnen, E-Mails direkt aus einer ClickUp Aufgabe zu senden und zu empfangen. Sie müssen nicht mehr zwischen Apps und Plattformen hin- und herspringen, um Ihre E-Mails zu bearbeiten - Sie können alles innerhalb der Plattform erledigen, sparen eine Menge Zeit und verabschieden sich vom Kontextwechsel. Die Plattform ist nativ integriert mit Gmail , Outlook, IMAP und Microsoft 365, sodass Sie Ihr E-Mail Konto nahtlos mit ClickUp verknüpfen und sofort loslegen können. 😎
ClickUp überbrückt die Lücke zwischen E-Mail und aufgabenmanagement . Damit können Sie E-Mails mit verwandten Elementen der Arbeit verknüpfen. Wenn Sie z. B. E-Mails mit einem Client austauschen, können Sie diese an die bestehenden Aufgaben anhängen, die mit diesem Client verbunden sind. Sie können auch Ihr Team über eine bestimmte E-Mail benachrichtigen oder ihm sogar die daraus resultierende Aufgabe zuweisen, um das Delegieren und Nachfassen zu erleichtern. Auf diese Weise trägt jeder dazu bei, Posteingang Null zu erreichen.
Verbinden Sie Ihre E-Mail mit ClickUp, um Nachrichten einfach in einer Liste mit Aufgaben zu sortieren und Ihren Team-Mitgliedern zuzuweisen
Eine weitere wertvolle Option im Repository von ClickUp ist ClickUp Automatisierungen . Verwenden Sie diese, um e-Mail-Verwaltung zu rationalisieren -erstellen elemente der Aktion auf der Grundlage von Kunden-E-Mails und legen Sie Auslöser für den automatischen Versand von E-Mails fest. So sparen Sie Zeit und halten Ihren Posteingang übersichtlich!
ClickUp AI
Nutzen Sie ClickUp AI, um schneller zu schreiben und Ihre Texte, E-Mail-Antworten und vieles mehr zu verbessern
ClickUp bietet ein einzigartiges Feature KI-gestützter Schreibassistent der viele Rollen übernehmen kann, um Ihre Produktivität und Effizienz zu steigern. Er hilft Ihnen nicht nur beim Brainstorming, Zusammenfassen, Formatieren und Bearbeiten von Inhalten, ClickUp AI ist ein wertvoller Verbündeter bei der Rationalisierung der E-Mail-Verwaltung.
Zu erledigen ist lediglich die Angabe von Gesprächsthemen und ein paar anderen Details, und ClickUp AI passt die perfekte E-Mail mit dem Ton und der Struktur an, die auf Ihre Absicht und den/die Empfänger abgestimmt ist.
Sie werden die Möglichkeit zu schätzen wissen, den Inhalt einer E-Mail auszuwählen und darauf basierende Elemente zu generieren. So können Sie Ihre Aufgaben schneller erledigen und gleichzeitig Ihren Posteingang entrümpeln und auf Null bringen.
ClickUp Chrome-Erweiterung
ClickUp funktioniert auf Handys, Windows-, Mac- und Linux-Geräten. Es hat auch seine eigene Chrome-Erweiterung die Ihnen helfen kann, Ihren E-Mail Posteingang gut zu organisieren.
Hier erfahren Sie, wie Sie mit der ClickUp Chrome Erweiterung den Posteingang auf Null bringen:
- Installieren Sie die Erweiterung und verbinden Sie Ihren Workspace mit ihr
- Gehen Sie zu Gmail, öffnen Sie eine beliebige E-Mail und prüfen Sie, ob Sie das ClickUp-Symbol darin sehen, um zu überprüfen, ob die Verbindung erfolgreich ist
- Öffnen Sie eine E-Mail, die Sie zu ClickUp hinzufügen möchten, und drücken Sie auf das ClickUp-Symbol. Wählen Sie, ob Sie die E-Mail zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen möchten (An Aufgabe anhängen) oder eine neue Aufgabe erstellen möchten (Neue Aufgabe)
- Wählen Sie ein Ziel (überprüfen Sie, ob der richtige Workspace und die richtige Liste ausgewählt sind)
- Fügen Sie einen Titel, eine Beschreibung und Mitarbeiter für die Aufgabe hinzu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und erstellen Sie die Aufgabe
- Wiederholen Sie den Vorgang für andere E-Mails in Ihrem Posteingang
Bonus-Tipp: Legen Sie in ClickUp eine Liste mit E-Mail-Aufgaben an, um alle Ihre E-Mails zentral zu verwalten und Prioritäten zu setzen.
ClickUp Vorlagen
Erstellen Sie Vorlagen in ClickUp für eine effektive Automatisierung von E-Mails, um die manuellen Aufgaben zu reduzieren und Zeit zu sparen
Mit ClickUp können Sie und Ihr Team im Handumdrehen benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen erstellen, um kommunikation zu standardisieren , sparen Zeit und minimieren das Risiko von Fehlern.
Hier erfahren Sie, wie Sie eine e-Mail Vorlage in ClickUp :
- Aktivieren Sie das Feature E-Mail-ClickApp und verbinden Sie Ihr E-Mail Konto mit ClickUp (falls Sie das noch nicht getan haben)
- Öffnen Sie eine Aufgabe in ClickUp
- Klicken Sie in die Box Neuer Kommentar (unten rechts auf dem Bildschirm)
- Drücken Sie das Symbol E-Mail senden
- Wählen Sie das Symbol E-Mail-Vorlagen (den Zauberstab)
- Wählen Sie E-Mail-Vorlage hinzufügen
- Geben Sie den Namen der Vorlage und den gewünschten Inhalt ein
- Wählen Sie die Personen, die die Vorlage verwenden dürfen, und klicken Sie auf Erstellen
Wenn Sie die Vorlage verwenden möchten, klicken Sie einfach auf das Symbol Email-Vorlagen, wählen die gewünschte Vorlage aus, fügen den Empfänger hinzu und versenden Ihre E-Mail direkt aus ClickUp!
Die Erstellung dieser Vorlagen kann einige Zeit in Anspruch nehmen, zahlt sich aber auf lange Sicht aus - Sie und Ihr Team werden in der Lage sein schneller arbeiten , E-Mails blitzschnell bearbeiten und die Kundenzufriedenheit steigern. 🤩
ClickUp: Ihre Verknüpfung zum Posteingang Null
Den Posteingang auf Null zu reduzieren, erfordert Zeit, Organisation und Aufwand, aber es kann Wunder für Ihre Konzentration, Produktivität und Zusammenarbeit bewirken. Wenn Sie den Prozess beschleunigen und so effizient wie möglich gestalten wollen, verwenden Sie ClickUp- seine E-Mail-Verwaltungsoptionen helfen Ihnen, Ihren Posteingang zu entrümpeln und Ihre Aufgaben mit minimalem Fehlerrisiko zu bewältigen. 📨 Anmeldung für ClickUp und erfinden Sie Ihre Arbeitsabläufe neu, um die Produktivität zu steigern!