Sie senden eine Rechnung. Stille.
Sie planen ein Meeting. Jemand vergisst es.
Sie erinnern an eine Frist. Keine Antwort.
Frustrierend, oder? Es ist nicht so, dass es den Leuten egal wäre – sie jonglieren nur mit unzähligen Prioritäten. Genau aus diesem Grund brauchen Sie eine E-Mail zur Erinnerung!
Eine gut getimte Erinnerung per E-Mail kann Funkstille in eine bestätigte Zahlung, einen geplanten Anruf oder eine fertiggestellte Aufgabe verwandeln.
Das Beste daran? Sie müssen nicht alles selbst schreiben. Dieser Blogbeitrag enthält 12 Beispiele für Erinnerungs-E-Mails, die sich leicht bearbeiten und für den professionellen Einsatz benutzerdefiniert anpassen lassen.
Außerdem stellen wir Ihnen ein Tool vor, mit dem Sie Erinnerungen per E-Mail erstellen und automatisieren können. Los geht's!
Warum Erinnerungen per E-Mail wichtig sind
Eine gut getimte Erinnerung per E-Mail erinnert Mitarbeiter an ausstehende Aufgaben, bevorstehende Ereignisse und wichtige Fristen und trägt so dazu bei, Chaos und Betriebsstörungen so weit wie möglich zu vermeiden.
Hier erfahren Sie, warum Erinnerungen per E-Mail notwendig sind:
- Hält Zeitpläne strukturiert: Meetings, Ereignisse und Zeitleisten von Projekten bleiben organisiert, wenn die Leute rechtzeitig daran erinnert werden
- Steigert die Konversionsrate: Eine gut getimte Erinnerung verhindert, dass potenzielle Geschäfte in Vergessenheit geraten
- Verringert kurzfristige Absagen: Rechtzeitige Erinnerungen per E-Mail helfen den Leuten, sich an ihre Meetings zu erinnern, und geben ihnen die Möglichkeit, bei Bedarf im Voraus einen neuen Termin zu vereinbaren, wodurch die Zahl der Nichterscheinen verringert wird
- Verhindert Betriebsstörungen: Interne Aufgaben wie die Übermittlung von Timesheets, Genehmigungen und Berichten können mit einer zeitnahen Erinnerung per E-Mail im Zeitplan bleiben
🧠 Wussten Sie schon? 80 % der Verkäufe erfordern nach dem ersten Kontakt mindestens fünf Nachfassversuche, bevor es zu einem Verkauf kommt.
Lesen Sie mehr: Wie man KI zum Schreiben von E-Mails (mit Eingabeaufforderungen) verwendet
Wie man eine E-Mail zur Erinnerung schreibt
Beim Schreiben einer E-Mail zur Erinnerung geht es nicht nur um das Nachfassen – es geht darum, den richtigen Zeitpunkt, den richtigen Ton und die richtige Struktur zu finden, damit die E-Mail nicht ignoriert werden kann.
1. Beginnen Sie mit einer treffenden Betreffzeile
Lassen Sie den Schnickschnack weg – halten Sie Ihre Betreffzeile klar und direkt, damit der Zweck Ihrer E-Mail sofort ersichtlich ist.
Halten Sie die Betreffzeile kurz (etwa sechs bis acht Wörter) und fügen Sie ein Aktionsverb hinzu (z. B. "Aktion erforderlich", "Erinnerung" oder "Nachverfolgung"), um sofortige Aufmerksamkeit zu erregen.
✅ Guter Betreff für eine E-Mail zur Erinnerung: Erinnerung: Zahlung fällig für Rechnung Nr. [Nummer]
❌ Schlechte Betreffzeile für eine Erinnerung per E-Mail: Erinnerung an Rechnung
2. Personalisieren Sie die Begrüßung
Es spielt keine Rolle, ob es sich um Ihre erste oder hundertste Erinnerung an denselben Client handelt – beginnen Sie immer mit einer persönlichen Begrüßung. Das macht den Unterschied!
Wenn Sie den Empfänger mit Namen ansprechen, wirkt die E-Mail ansprechender und relevanter. Tatsächlich wird dadurch ein professionellerer und rücksichtsvollerer Ton erzeugt, was die Wahrscheinlichkeit einer Antwort erhöht.
✅ Gute Begrüßung: Hey/Hi [Name]
❌ Schlechte Begrüßung: Sehr geehrter Kunde
3. Erstellen Sie einen E-Mail-Text
Kommen Sie nach der Begrüßung direkt zum Punkt.
Ihre erste Zeile sollte genügend Kontext bieten, damit der Leser nicht in alten E-Mails nachsehen muss. Erläutern Sie in drei kurzen Absätzen (maximal zwei Zeilen pro Absatz) klar den Zweck, die Schlüsselinformationen und die nächsten Schritte.
✅ Gutes Beispiel: Nur eine kurze Erinnerung daran, dass wir ein Meeting über Zoom am 27. Januar, Freitag, um 15:00 Uhr EST geplant haben
❌ Schlechtes Beispiel: Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Nur eine kurze Erinnerung an das Meeting zum Inhalt, das ich letzte Woche erwähnte. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Änderungen benötigen
4. Fügen Sie einen klaren CTA hinzu
Wenn Ihr Call-to-Action (CTA) nicht in den ersten drei Absätzen enthalten ist, ist es jetzt an der Zeit, ihn hinzuzufügen.
Wenn Sie eine Antwort benötigen, bitten Sie darum. Fügen Sie einen direkten Link zum Portal für Zahlungen, zum Hochladen von Dokumenten oder zum Planungstool hinzu, wenn Maßnahmen erforderlich sind.
✅ Gutes Beispiel: Klicken Sie hier, um Ihren Termin zu verschieben: [Link zum Kalender]
❌ Schlechtes Beispiel: Bitte schauen Sie nach, wenn Sie Zeit haben
5. Schließen Sie mit einer höflichen Bemerkung ab
Beenden Sie die E-Mail mit einer höflichen, professionellen Notiz, die zu einer Antwort einlädt – aber verzichten Sie auf unnötige Entschuldigungen. Schreiben Sie selbstbewusst und klar.
✅ Gutes Beispiel: Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Hilfe benötigen
❌ Schlechtes Beispiel: Warten auf Ihre Antwort
Und hier ist er – Ihr Schlüssel zum Erstellen perfekter Erinnerungen per E-Mail.
💡 Profi-Tipp: Verbringen Sie nicht Stunden damit, die perfekten Erinnerungen zu verfassen. Mit ClickUp Brain geben Sie einfach eine Eingabeaufforderung ein und es wird sofort eine gut strukturierte, klare und handlungsorientierte E-Mail generiert, die alle Ihre Anforderungen abdeckt.
📮ClickUp Insight: 83 % der Wissensarbeiter verlassen sich bei der Kommunikation mit ihrem Team hauptsächlich auf E-Mails und chatten.
Allerdings gehen fast 60 % ihres Arbeitstages für das Wechseln zwischen diesen tools und die Suche nach Informationen verloren. Mit einer App für alles bei der Arbeit wie ClickUp laufen Ihr Projektmanagement, Ihre Nachrichten, E-Mails und Chats an einem Ort zusammen! Es ist Zeit für Zentralisierung und mehr Energie!
12 Beispiele für E-Mails zur Erinnerung in verschiedenen Situationen
Unterschiedliche Situationen erfordern unterschiedliche Arten von Erinnerungen. Sehen Sie sich diese 12 effektiven Vorlagen für Erinnerungs-E-Mails an, die Sie bearbeiten, anpassen und auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden können!
1. Freundliche Erinnerung per E-Mail für ein bevorstehendes Meeting
Steht nächste Woche ein großes Meeting mit einem Kunden an? Oder ein monatliches abteilungsübergreifendes Meeting mit 50 Teilnehmern? Eine Erinnerung per E-Mail, die rechtzeitig verschickt wird, gibt allen Beteiligten genügend Zeit, ihren Terminkalender zu verwalten und pünktlich zu erscheinen.
Hier ist eine Vorlage für eine sanfte Erinnerung, die Sie verwenden können:
Betreff: Monatliche Zusammenfassung des Teams für Inhalte: Freitag, 15:00 Uhr Hallo [Vorname],
Nur eine kurze Erinnerung daran, dass unser monatliches Meeting zu Inhalten für den [Datum] um [Uhrzeit] ([Zeitzone]) angesetzt ist. Wir werden [die wichtigsten Punkte der Tagesordnung] besprechen, nehmen Sie sich also bitte einen Moment Zeit, um sich im Vorfeld mit allen relevanten Materialien vertraut zu machen.
Um organisiert zu bleiben, markieren Sie Ihren Termin in Google Kalender, falls Sie dies noch nicht getan haben. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie etwas zur Vorbereitung auf das Meeting benötigen. Ich freue mich darauf!
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name], [Ihre Position], [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Senden Sie Erinnerungen an Meetings mindestens 48 Stunden im Voraus, damit die Teilnehmer Zeit haben, sich vorzubereiten.
2. Eine höfliche Erinnerung per E-Mail für die bevorstehende fällige Rechnung
Selbst Unternehmen, die regelmäßig zahlen, können eine Rechnung in einem überfüllten Posteingang und bei der Bewältigung täglicher Aufgaben übersehen. Ein kurzer, höflicher Hinweis lenkt die Aufmerksamkeit sofort auf Ihre Rechnung und ermutigt zur rechtzeitigen Zahlung.
Hier ist eine Vorlage für eine E-Mail zur Erinnerung an eine Zahlung, die Sie verwenden können:
*betreff: Erinnerung zur Zahlung von #Rechnungsnummer
Hallo [Name des Clients],
Diese E-Mail ist eine kurze Erinnerung daran, dass die Zahlung für Ihre Rechnung Nr. [Nummer der Rechnung] über [Betrag] am [Fälligkeitsdatum] fällig ist. Die Rechnung finden Sie im Anhang.
Wenn die Zahlung bereits bearbeitet wurde, ignorieren Sie bitte diese Nachricht. Andernfalls können Sie die Zahlung mit einer unserer verfügbaren Optionen abschließen: [Zahlungslink], Banküberweisung oder eine andere bevorzugte Methode.
Wenden Sie sich an mich, wenn Sie diesbezüglich Bedenken oder Fragen haben.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name], [Ihre Position], [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Senden Sie die erste Erinnerung zur Zahlung drei bis fünf Tage vor dem Fälligkeitsdatum, damit Ihre Clients genügend Zeit haben, die Zahlung zu bearbeiten
3. E-Mail zur Erinnerung an überfällige Zahlungen
Trotz wiederholter Erinnerungen bleiben Rechnungen manchmal unbezahlt – selbst bei den besten Kunden. In dieser Phase muss die Erinnerungs-E-Mail bestimmt, aber dennoch professionell sein. Betonen Sie, dass umgehend Maßnahmen ergriffen werden, und weisen Sie auf mögliche rechtliche Konsequenzen hin, wenn die Zahlung nicht beglichen wird.
Hier ist eine E-Mail mit einer Erinnerung, die Sie senden können:
Betreff: Dringend: Überfällige Rechnung Nr. [Nummer der Rechnung] – Sofortige Maßnahmen erforderlich
Hallo [Vorname],
Dies ist eine letzte Erinnerung bezüglich der Rechnung Nr. [Nummer der Rechnung] über [Betrag], die am [Fälligkeitsdatum] fällig war. Trotz vorheriger Erinnerungen haben wir die Zahlung noch nicht erhalten.
Gemäß unserem Vertrag können rechtliche Schritte eingeleitet werden, wenn eine Rechnung eine Woche überfällig ist.
Um Mahngebühren oder weitere Maßnahmen zu vermeiden, begleichen Sie den ausstehenden Betrag bitte bis zum [Datum] mit einer der verfügbaren Optionen für die Zahlung: [Zahlungslink] | Banküberweisungsdetails | Andere akzeptierte Methoden
Wenn die Zahlung bereits bearbeitet wurde, ignorieren Sie bitte diese Nachricht. Wenden Sie sich an mich, wenn Sie diesbezüglich Bedenken oder Abfragen haben.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Senden Sie Erinnerungen an überfällige Zahlungen zwischen 9 und 11 Uhr, wenn die Empfänger ihre E-Mails mit größerer Wahrscheinlichkeit abrufen. Vermeiden Sie es, solche E-Mails am Wochenende zu versenden, da Ihre Nachricht sonst im Posteingang untergehen könnte.
4. E-Mail-Vorlagen für Erinnerungen an Ereignisse in letzter Minute
Sie veranstalten eine Konferenz oder Messe? Eine Erinnerung in letzter Minute hilft den Teilnehmern, ihren Tag zu planen, pünktlich zu erscheinen und sich auf die Schlüssel Sitzungen und Networking-Möglichkeiten vorzubereiten.
Hier ist eine Vorlage für eine E-Mail zur Erinnerung, die Sie für Ihr bevorstehendes Ereignis verwenden können:
Betreff: Letzte Erinnerung: [Die jährliche SEO-Konferenz beginnt heute]
Hallo [Vorname],
Wir freuen uns, Sie heute um [Name des Ereignisses] um [Uhrzeit] ([Zeitzone]) begrüßen zu dürfen!
Das Ereignis beginnt um [Startzeit] und wir haben das Programm des Ereignisses beigefügt, damit Sie Ihre bevorzugte Sitzung nicht verpassen.
Um Ihre Ankunft reibungsloser zu gestalten, steht Ihnen [Check-in-Link] zur Verfügung. Eine Karte des Veranstaltungsortes [Link] mit Wegbeschreibung finden Sie hier. Wenn Sie mit dem Auto anreisen, finden Sie hier die Parkdetails [Link].
Ich freue mich darauf, Sie dort zu sehen. Bitte kontaktieren Sie mich unter [Kontaktdaten], falls Sie Probleme haben, dorthin zu kommen.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name], [Ihre Position], [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Machen Sie es Ihren Teilnehmern leichter, indem Sie einen Link zum schnellen Einchecken, eine Karte des Veranstaltungsortes oder Informationen zu Parkmöglichkeiten hinzufügen, damit sie problemlos ankommen können.
5. Erinnerung an ein bevorstehendes Meeting/Ereignis
Einen Termin zu vereinbaren ist eine Sache, aber sicherzustellen, dass der Client auch erscheint, ist eine andere. Eine Erinnerung an den Termin (oder ein paar Tage vor dem Termin) hilft bei der Planung, vermeidet kurzfristige Absagen und gibt dem Kunden Zeit, bei Bedarf einen neuen Termin zu vereinbaren.
Hier ist eine kurze E-Mail zur Erinnerung, die Sie verwenden können, sobald der Client das Meeting bestätigt:
Betreff: Bestätigt: Ihr Termin am [Datum und Uhrzeit]
Hallo [Vorname],
Nur eine freundliche Erinnerung daran, dass Ihr Termin [Name des Dienstes/Meetings] für [Datum] um [Uhrzeit] ([Zeitzone]) bestätigt ist.
📍 Speicherort: [Adresse/Zoom-Link]⏳ Dauer: [Dauer des Meetings]
Wenn Sie umplanen müssen, können Sie dies 24 Stunden im Voraus über diesen Link tun: [Google Kalender-Link zum Umplanen]. Wir freuen uns auf unser Meeting!
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name], [Ihre Position], [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Ein Link zur Terminverschiebung erleichtert es den Clients, ihre Termine anzupassen, anstatt sie ohne Vorankündigung zu überspringen. Verwenden Sie den ClickUp AI-gestützten Kalender, um Meetings so zu planen, dass sie nicht verpasst werden und Sie keine wertvolle Zeit verlieren.
Lesen Sie mehr: Wie man eine Bestätigungs-E-Mail schreibt: Arten und Beispiele
6. E-Mail mit Erinnerung nach Nichterscheinen
Nichterscheinen ist in Dienstleistungsunternehmen ziemlich häufig. Eine höfliche Erinnerung hält die Unterhaltung offen und ermöglicht es dem Kunden, einen neuen Termin zu vereinbaren. Sie dient auch als höfliche Erinnerung daran, dass der Kunde die gebuchten Termine einhalten muss.
Hier ist eine höfliche E-Mail zur Erinnerung, die Sie bei Nichterscheinen zum ersten Mal verwenden können.
Betreff: Haben Sie das Meeting verpasst? Lassen Sie uns einen neuen Termin vereinbaren
Hallo [Vorname]
Ich habe bemerkt, dass Sie heute nicht an unserem [Name des Meetings] teilnehmen konnten. Ich verstehe, dass manchmal etwas dazwischenkommt, daher würde ich mich freuen, einen anderen Termin zu finden, der Ihnen passt. Sie können hier einen neuen Termin vereinbaren: [Link zur Terminänderung].
Aus Kulanzgründen habe ich dieses Mal auf die Gebühr für Nichterscheinen verzichtet. Gemäß unserer Richtlinie können jedoch für zukünftige versäumte Termine Gebühren anfallen. Lassen Sie mich wissen, wie Sie vorgehen möchten.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name], [Ihre Position], [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Ziehen Sie in Betracht, einen Tag und eine Stunde vor dem Meeting automatische Erinnerungen zu versenden, um die Zahl der Nichterscheinen in Ihrem Geschäft zu reduzieren.
7. E-Mail zur Erinnerung an die Nachfrage bezüglich des Vorschlags
Sie haben ein Angebot gemacht, aber noch keine Antwort erhalten? Man könnte leicht annehmen, dass der Client kein Interesse hat, aber das muss nicht unbedingt der Fall sein. Eine kurze E-Mail zur Erinnerung erinnert den Client an Ihr Angebot und macht ihn darauf aufmerksam, ohne aufdringlich zu sein.
Hier ist eine Vorlage für eine E-Mail zur Erinnerung, die Sie verwenden können:
Betreff: Nachfassen: Vorschlag für [Name des Projekts/der Dienstleistung]
Hallo [Vorname],
Ich wollte nur kurz nachfragen, ob Sie die Gelegenheit hatten, den Vorschlag zu prüfen, den ich Ihnen am [Datum] bezüglich [Name des Projekts/der Dienstleistung] geschickt habe.
Wenn Sie noch überlegen, würde ich mich über einen kurzen Anruf freuen, um Anpassungen zu besprechen, die für Sie besser funktionieren. Sie können hier kostenlos antworten oder sich jederzeit an uns wenden, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen.
Ich bin gespannt auf Ihre Meinung.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Häufige Erinnerungen können aufdringlich wirken. Setzen Sie Ihre Nachfassaktionen strategisch ein – senden Sie die erste drei bis fünf Tage nach dem Vorschlag und eine Woche später, wenn keine Antwort eingeht. Bleiben Sie höflich und professionell.
8. E-Mail zur Erinnerung an die Verlängerung eines Abonnements
Eine Erinnerung zur Verlängerung eines Abonnements benachrichtigt Kunden darüber, dass ihr Zugang bald abläuft, und bietet ihnen eine einfache Möglichkeit zur Verlängerung. Solche E-Mails sind in der Regel für SaaS-Unternehmen hilfreich, die ihre Dienste über Monats- und Jahresabonnements verkaufen.
Hier ist eine kurze E-Mail zur Erinnerung, an der Sie sich orientieren können:
Betreff: Jetzt verlängern: [Name des Unternehmens] Abonnement endet in [XX] Tagen
Hallo [Vorname],
Nur eine Erinnerung daran, dass Ihr Abonnement für [Firmenname] [Plan] am [Ablaufdatum] abläuft. Um Unterbrechungen des Dienstes zu vermeiden, können Sie Ihr Abonnement jetzt verlängern, indem Sie hier klicken [Verlängerungslink].
Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie sich gerne an uns wenden. Wir freuen uns darauf, Sie mit unseren außergewöhnlichen Dienstleistungen zu unterstützen.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Bieten Sie einen zeitlich begrenzten Rabatt oder ein exklusives Verlängerungsangebot an, um die Verlängerungen zu erhöhen und mehr Kunden zu binden.
Lesen Sie mehr: Die besten Vorlagen für Drip-Kampagnen für effektives E-Mail-Marketing
9. E-Mail zur Erinnerung daran, eine Kundenumfrage abzuschließen
Kundenfeedback ist wertvoll, aber es ist nicht immer einfach, Antworten zu erhalten. Eine Erinnerung dient als höfliche Nachfassaktion und regt Kunden sanft dazu an, ihre Gedanken freizugeben, ohne sich unter Druck gesetzt zu fühlen.
Betreff: Wir freuen uns über Ihr Feedback – es dauert nur eine Minute
Hallo [Vorname],
Wir hoffen, dass Ihnen unser [Name des Produkts] gefällt. Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns Ihre Gedanken und Erfahrungen mitteilen könnten. Ihr Feedback hilft uns, uns zu verbessern und weiterhin Produkte anzubieten, die Sie lieben.
Nehmen Sie an der kurzen Umfrage hier teil: [Umfragelink]
Wir versprechen, dass es nur eine Minute dauert.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Erstellen Sie eine mobil-optimierte Umfrage und halten Sie sie kurz und unkompliziert, um die Anzahl der Antworten zu erhöhen. Ein kleiner Rabatt oder Anreiz würde mehr Kunden zur Teilnahme ermutigen.
10. E-Mail zur Erinnerung an eine versäumte Frist
Die Leitung eines großen Teams kann eine Herausforderung darstellen, insbesondere bei der Nachverfolgung von Fristen. Verzögerungen können aus verschiedenen Gründen auftreten, aber eine klare, bestimmte Erinnerung kann die Aufmerksamkeit wieder auf die Aufgabe lenken und sicherstellen, dass sie priorisiert wird.
Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail zur Erinnerung, die Sie in solchen Situationen verwenden können:
Betreff: Handlungsbedarf: Abgabetermin für [Aufgabe/Projekt] verpasst
Hallo [Vorname],
Ich möchte mich nach dem Abgabetermin für [Name der Aufgabe/des Projekts] erkundigen, der am [Datum] fällig war. Wir verstehen, dass es einen triftigen Grund für die Verzögerung geben könnte, aber wir brauchen ein Update zum Status.
Dieses Projekt ist von entscheidender Bedeutung, und es ist wichtig, den Zeitplan einzuhalten, damit alles reibungslos läuft. Wenn möglich, möchten wir es bis zum [neuen Termin] abschließen, um weitere Rückschläge zu vermeiden.
Bitte lassen Sie uns wissen, wenn Sie auf Hindernisse stoßen oder Unterstützung benötigen, um die Dinge voranzutreiben. Wir freuen uns auf Ihr Update.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie eine versäumte Frist nachverfolgen, geben Sie eine realistische neue Frist an, anstatt sie offen zu lassen. Dies hilft, weitere Verzögerungen zu vermeiden, und erleichtert dem Empfänger die Priorisierung der Aufgabe.
Lesen Sie mehr: E-Mail oder Chat bei der Arbeit: Was ist besser für Ihr Team?
11. E-Mail-Erinnerung zur Einreichung ausstehender Dokumente
Ob es um die Einhaltung von Vorschriften, die Einarbeitung oder die Bearbeitung einer Anfrage geht – fehlende Unterlagen können den Prozess verlangsamen. Eine klare, höfliche Nachfassaktion kann sicherstellen, dass der Empfänger Ihrer Anfrage Priorität einräumt und schnell handelt.
Hier ist eine perfekte, sanfte Erinnerung, die Sie in solchen Situationen senden können:
Betreff: Erforderliche Maßnahme: Ausstehende Übermittlung von Dokumenten für [Zweck]
Hallo [Vorname],
Nur eine kurze Erinnerung daran, dass wir immer noch auf [Dokumentname] von Ihnen warten. Die Frist für die Übermittlung ist der [Fälligkeitsdatum], und wir benötigen es, um unsere Vertragsdokumente zu bearbeiten.
Bitte ignorieren Sie diese E-Mail, wenn Sie sie bereits gesendet haben. Wenn Sie die Dokumente jedoch noch nicht eingereicht haben, laden Sie sie bitte über diesen Link hoch: [Upload Link].
Bei Fragen oder Problemen stehe ich Ihnen kostenlos zur Verfügung.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Richten Sie automatische E-Mails ein, um nachzufassen, wenn die Dokumente nicht innerhalb der nächsten 24 Stunden eingehen.
12. E-Mail mit Erinnerung für eine schnelle Aktion
Wenn ein Projekt ins Stocken gerät, weil Sie auf den Beitrag eines Mitglieds Ihres Teams warten, hilft eine höfliche, aber bestimmte Erinnerung, die Dinge am Laufen zu halten.
Zu erledigen ist Folgendes:
Betreff: Warten auf Ihre Rückmeldung zu [Name des Projekts]
Hallo [Vorname],
Nur eine kurze Erinnerung: Ich warte immer noch auf Ihre Eingabe für [bestimmte Aufgabe] in [Name des Projekts]. Ihr Fachwissen ist unerlässlich, um die Dinge am Laufen zu halten und den Zeitplan einzuhalten.
Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Unterstützung benötigen oder wenn es irgendwelche Herausforderungen gibt, die zu Verzögerungen führen. Wenn möglich, wäre es toll, Ihr Update bis zum [neuen Abgabetermin] zu erhalten, damit wir weitermachen können.
Ich bin gespannt auf Ihre Meinung.
*mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Name des Unternehmens]
💡 Profi-Tipp: Achten Sie auf einen höflichen und wertschätzenden Ton – eine sanfte Erinnerung zeigt Respekt für die Zeit der anderen und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie positiv reagieren.
Trotz dieser Beispiele ist das Schreiben von Erinnerungen nicht die aufregendste Aufgabe. Vor allem, wenn man jeden Tag Hunderte davon versenden muss.
Die Automatisierung von E -M ails durch Tools zur Steigerung der Produktivität ist die einzige Möglichkeit, Zeit zu sparen und gleichzeitig einen höflichen und professionellen Ton beizubehalten.
Wie ClickUp E-Mail-Erinnerungen optimieren kann
Ihr Posteingang ist keine Liste mit zu erledigenden Aufgaben, aber es fühlt sich ganz danach an. Eine E-Mail zur Nachverfolgung befindet sich noch im Entwurf, die Abgabefrist eines Clients rückt näher und eine überfällige Rechnung führt zu Verzögerungen. Es ist einfach unrealistisch, alles im Auge zu behalten.
Sie benötigen ein Tool, das Ihren E-Mail-Workflow automatisiert und organisiert. Hier kommt ClickUp ins Spiel, die "Alles-App für die Arbeit", die ein strukturiertes System bietet, um verstreute E-Mails in nachverfolgbare Aufgaben umzuwandeln und so das Chaos manueller Nachverfolgungen und verpasster Fristen zu beseitigen. Mit ClickUp können Sie Ihre Liste mit "Zu erledigen" in eine Liste mit "Ta-da" umwandeln! Sehen wir uns an, wie das geht.
ClickUp E-Mail-Tool für Projektmanagement
Und das Herzstück dieser Plattform ist das ClickUp E-Mail-Tool für das Projektmanagement. Anstatt E-Mails getrennt von Ihrem Workflow zu behandeln, werden sie direkt in Ihre Aufgaben und Projekte integriert.
Ob es sich um Nachfassaktionen bei Clients, Updates zu Projekten oder Genehmigungsanfragen handelt, alles bleibt an einem Ort in Verbindung, ohne dass der Posteingang überlastet wird.
Integrieren Sie Ihre E-Mails jetzt in ClickUp und befolgen Sie diese Schritte zur Automatisierung Ihrer E-Mail-Workflows:
Erstellen Sie mit ClickUp Brain ein Repository für Erinnerungen per E-Mail
Es ist mühsam und ineffizient, Erinnerungen jedes Mal von Grund auf neu zu schreiben. ClickUp Brain nimmt Ihnen das Rätselraten bei der Erstellung von E-Mails ab, indem es sofort professionelle E-Mails für jede Situation generiert.
So funktioniert es:
✅ E-Mails sofort erstellen: Geben Sie im Abschnitt "Kommentar" einer Aufgabe einfach den Slash-Befehl "/E-Mail schreiben" ein, um Brain zu öffnen. Sie können eine neue E-Mail verfassen oder auf eine bestehende antworten, ohne Ihren Workflow zu verlassen
✅ E-Mail-Vorlagen speichern und wiederverwenden: Speichern Sie häufig verwendete E-Mails in ClickUp-Dokumenten, um ein strukturiertes Repository mit Vorlagen für Erinnerungen per E-Mail zu erstellen
Vorlage für E-Mails zur Nachverfolgung von ClickUp
Noch besser: Sparen Sie Zeit mit der Vorlage für E-Mail-Nachfassaktionen von ClickUp mit über 10 branchenübergreifenden Beispielen.
Kurz gesagt,
- Zentralisieren Sie alle Vorlagen für Erinnerungs-E-Mails: Halten Sie strukturierte Antworten für verschiedene Szenarien bereit – Erinnerungen an Zahlungen, Check-ins für Meetings oder Kontaktaufnahme mit Clients
- Nachverfolgung mit Leichtigkeit: Sie wissen genau, wann und bei wem Sie nachfassen müssen, und vermeiden verpasste Gelegenheiten
- Erinnerungen für zeitnahe Antworten einrichten: Verlieren Sie nie den Überblick über ausstehende Antworten oder überfällige Nachrichten
- *erstellen Sie für jedes Ziel der E-Mail-Nachfassaktion ein Projekt: Strukturieren und organisieren Sie Aufgaben für die Nachfassaktion auf der Grundlage verschiedener Anforderungen des Geschäfts
Anstatt immer wieder dieselben E-Mails neu zu schreiben, rufen Sie einfach eine entsprechende Vorlage auf, passen die Details an und senden sie ab.
Richten Sie benutzerdefinierte Automatisierungen ein, um den Workflow für E-Mails zu optimieren
Mit ClickUp Automations können Sie benutzerdefinierte Felder, Auslöser und Aktionen festlegen, sodass Sie die Nachverfolgung und den Versand von E-Mails nicht manuell durchführen müssen. Egal, was Sie zu tun haben, dank der Automatisierung werden Ihre E-Mails mühelos und pünktlich versendet.
So richten Sie eine Automatisierung für E-Mails ein:
- Navigieren Sie zum gewünschten Speicherort: Gehen Sie zu dem Space, Ordner oder der Liste, auf die die Automatisierung angewendet werden soll
- Zugriff auf "Automatisierungen": Klicken Sie oben rechts auf "Automatisierungsmanager"
- Durchsuchen Sie "Automatisierungen für E-Mails": Klicken Sie oben auf "Durchsuchen" und wählen Sie dann in der linken Seitenleiste "E-Mail" aus
- Wählen oder erstellen Sie eine Automatisierung: Wählen Sie eine bereits vorhandene E-Mail-Automatisierung aus oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Automatisierung, indem Sie Auslöser und Aktionen einstellen
- E-Mail-Details konfigurieren: Wählen Sie das Konto aus, von dem aus die E-Mail gesendet werden soll, und passen Sie den Betreff und den Text an. Sie können dynamische Felder wie den Namen der Aufgabe, das Fälligkeitsdatum oder die Mitarbeiter einfügen, um jede E-Mail zu personalisieren
- Speichern und aktivieren: Speichern Sie die Automatisierung nach der Konfiguration. Sie wird nun automatisch basierend auf den definierten Auslösern ausgeführt
ClickUp Vorlage für die Automatisierung von E-Mails
Die ClickUp-Vorlage für die E-Mail-Automatisierung macht die Automatisierung noch einfacher, da Sie sie einfach in Ihren ClickUp-Workspace integrieren können. Diese Vorlage enthält vorgefertigte Auslöser, Aktionen und Checklisten für nahtlose Nachfassaktionen und Erinnerungen.
Und so funktioniert es:
- *erstellen Sie Aufgaben für automatisierte E-Mails: Organisieren und verwalten Sie Folge-E-Mails, indem Sie sie in umsetzbare ClickUp Aufgaben umwandeln
- Regeln für E-Mail-Auslöser einrichten: Legen Sie fest, wann E-Mails basierend auf dem Status der Aufgabe, dem Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierten Bedingungen gesendet werden sollen
- Zusammenarbeit bei den Inhalten von E-Mails: Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen, um automatisierte E-Mails zu entwerfen, zu verfeinern und zu personalisieren, bevor sie versendet werden
- Überwachung und Nachverfolgung der Leistung: Bleiben Sie über gesendete E-Mails, Nachfassaktionen und Antworten auf dem Laufenden, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft
Lesen Sie mehr: Wie man Vorlagen für E-Mails in Outlook erstellt
Nachverfolgung und Optimierung der Leistung von E-Mails
Sobald Sie Ihre E-Mail-Workflows automatisiert haben, sollten Sie deren Effizienz nachverfolgen, um sicherzustellen, dass sie zu Ergebnissen führen. Verwenden Sie Dashboards von ClickUp, um Folgemaßnahmen zu überwachen, das Engagement zu analysieren und Automatisierungsregeln zu verfeinern. Wenn die Rücklaufquote niedrig ist, sollten Sie in Betracht ziehen, das Timing, die Betreffzeilen oder den Inhalt der E-Mails anzupassen, um eine bessere Wirkung zu erzielen.
Best Practices für E-Mails mit Erinnerungen
Bevor wir diesen Blog abschließen, hier noch einige Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihre Erinnerungen per E-Mail ein Maximum an Engagement erzielen:
- *personalisieren Sie sie mit KI: Gehen Sie über die Personalisierung des Empfängernamens hinaus. Verwenden Sie KI, um E-Mails zu schreiben, die auf früheren Verhaltensweisen, Präferenzen und dem bisherigen Engagement basieren. ✅
- Vermeiden Sie Spam-Auslöser: Wörter wie "Dringend", "Zeitlich begrenztes Angebot" und übermäßige Zeichen wie !, $ oder Emojis können Ihre E-Mail als Spam kennzeichnen ✅
- Verwenden Sie E-Mail-Threads, um den Kontext zu erhalten: Anstatt jedes Mal eine neue E-Mail zu senden, antworten Sie innerhalb desselben Threads, um frühere Interaktionen sichtbar zu halten ✅
- Gestalten Sie Ihre E-Mail übersichtlich: Teilen Sie die E-Mail in Aufzählungspunkte auf und verwenden Sie fettgedruckten Text, wo nötig ✅
- Zeitpunkt richtig wählen: Senden Sie Erinnerungen zum optimalen Zeitpunkt, z. B. 24 Stunden vor einem Ereignis oder einige Tage vor einer Frist ✅
Automatisierung von Erinnerungen im Geschäft mit ClickUp
Die richtige Erinnerung bringt den Empfänger dazu, zu handeln.
Und auch wenn das Versenden von Erinnerungen wie eine weitere, nie enden wollende Pflicht erscheint, muss das nicht so sein.
Mit ClickUp können Sie den gesamten Prozess automatisieren – integrieren Sie Ihre E-Mails, legen Sie Auslöser für verschiedene Szenarien fest und lassen Sie KI in Sekundenschnelle klare und professionelle Erinnerungen erstellen.
Keine manuellen Nachfassaktionen mehr. Keine verpassten Gelegenheiten mehr. Nur mühelose Automatisierung, die alles auf Kurs hält.