Stellen Sie sich Ihren Arbeitsalltag vor. Was ist das Erste, was Sie zu erledigen haben, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen? Höchstwahrscheinlich beginnen Sie Ihren Tag mit dem Checken Ihrer E-Mails. Tatsächlich könnte dies ein wiederkehrendes Feature sein, da Berufstätige ihre E-Mails etwa 15 Mal täglich checken!
Klingeln Ihre E-Mail-Benachrichtigungen und haben Sie so viele E-Mails in Ihrem Posteingang, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Dann sind Sie hier genau richtig, um Tipps zum E-Mail-Management zu erhalten.
Die Situation kann so schlimm werden, dass Sie sogar unter E-Mail-Angst leiden können (nein, das haben wir uns nicht ausgedacht!). Es handelt sich um eine echte Bedingung, die durch ein Gefühl überwältigender Angst und Unruhe gekennzeichnet ist, die Ihre Produktivität beeinträchtigt und Ihre psychische Gesundheit beeinträchtigt.
Glücklicherweise haben wir die 10 besten Strategien für das Management von E-Mails, die verhindern, dass Sie in eine solche Situation geraten.
Was führt zu einem unübersichtlichen E-Mail-Posteingang?
Das Problem ist offensichtlich: Ihr Posteingang quillt über vor E-Mails. Bevor wir eine Lösung vorschlagen, müssen wir uns das zugrunde liegende Problem ansehen. Im Folgenden finden Sie einige Gründe für einen überfüllten E-Mail-Posteingang:
- Hohe E-Mail-Volumina: Im Jahr 2022 wurden täglich etwa 333 Milliarden E-Mails versendet oder empfangen. Diese Zahl wird bis 2026 auf 392,5 Milliarden ansteigen! Diese Statistiken verdeutlichen das schiere Volumen der täglich versendeten und empfangenen E-Mails, das nur noch weiter zunimmt und schnell den Platz im Posteingang jedes Einzelnen einnehmen wird.
- Aufschieben: Im Durchschnitt ist Ihr Posteingang ein Friedhof für 200 E-Mails – täglich kommen 121 neue E-Mails hinzu. Allerdings wird nur ein Bruchteil davon beantwortet, was den kumulativen Auslöser auslöst. Das Ergebnis ist ein Berg an E-Mails, der eine Entscheidungsunfähigkeit hervorruft, die unmittelbar zu Aufschieben führt. Außerdem ist die Suche nach der richtigen Sprache und dem richtigen Ton beim Verfassen schriftlicher Mitteilungen ein weiteres Hindernis, das einem zügigen Abarbeiten der E-Mails im Wege steht.
- Mangelnde Organisation: Die manuelle Organisation von E-Mails kostet durchschnittlich bis zu 14 Minuten pro Tag. Das mag nicht viel erscheinen, aber der Mangel an Organisation verschlimmert die Unordnung im Posteingang noch weiter. Das pauschale Sammeln von E-Mails erschwert die Priorisierung und Beantwortung wichtiger E-Mails. Gleichzeitig müssen Sie wissen, welcher Speicherort für E-Mails verwendet wird, die Sie später überprüfen müssen, und welche keine Maßnahmen erfordern.
- Abonnements für Newsletter: Eine erfolgreiche E-Mail-Marketingstrategie verwandelt Leser in Abonnenten. Es kommt jedoch der Zeitpunkt, an dem diese E-Mails ihren Wert verlieren. Oder selbst wenn sie etwas Interessantes enthalten, gehen sie in der Unordnung unter und werden Teil der Trümmer und Abfälle in Ihrem Posteingang. Wenn Sie solche Newsletter nicht abbestellen, wird Ihr Posteingang schwer zu verwalten sein.
- Aufgabenmanagement per E-Mail: Viele von uns nutzen ihren Posteingang als Aufgabenmanager. Die ungelesenen E-Mails gehören zur Liste der zu erledigenden Aufgaben, während die gelesenen bereits erledigt sind. Ein solches System des E-Mail-Aufgabenmanagements mag vorübergehend und kurzfristig seinen Zweck erfüllen. Wenn Sie es jedoch weiterhin anwenden, wird Ihr Posteingang schnell mit einer überwältigenden Anzahl ungelesener Nachrichten überfüllt sein, je nach Länge oder Komplexität der damit verbundenen Aufgaben.
10 Strategien zur E-Mail-Verwaltung, um Ihren Posteingang zu organisieren
Mit den richtigen Tools für die Produktivität bei E-Mails und ergänzenden E-Mail-Management-Strategien wird die Bearbeitung von E-Mails einfacher. Hier sind 10 Möglichkeiten, wie Sie das Beste daraus machen können:
1. Verwenden Sie ein E-Mail-Management-Tool
Volle Posteingänge kosten täglich 27 Minuten Zeit, und das ist noch eine optimistische Schätzung. Sie müssen die E-Mails (oder zumindest ihre Betreffzeilen) manuell durchgehen, entscheiden, ob sie nützlich sind, und die E-Mails nach Priorität, Absender usw. sortieren.
Sie müssen extrem konzentriert (und übermenschlich) sein, um all dies in den genannten 27 Minuten erledigt zu haben!
Auf der anderen Seite übernehmen effektive E-Mail-Management-Softwarelösungen wie die von ClickUp all diese Aufgaben für Sie. E-Mail-Management-Tools revolutionieren die Organisation Ihres Posteingangs. Verwenden Sie sie, um E-Mails nach Priorität zu sortieren, Benachrichtigungen zurückzustellen und E-Mails intelligent zu kategorisieren, um den eingehenden Datenstrom fachmännisch zu verwalten.
Wenn Sie ClickUp für die Verwaltung der E-Mails verwenden, müssen Sie außerdem nicht zu einer ungewohnten Benutzeroberfläche wechseln. Sie profitieren von derselben Benutzerfreundlichkeit und demselben Komfort wie bei den Standard-Layouts etablierter E-Mail-Anbieter.
Nutzen Sie also diese E-Mail-Automatisierung, um sich auf Dinge zu konzentrieren, die Ihre Aufmerksamkeit wirklich verdienen.
2. Etablieren Sie eine E-Mail-Routine
Im Durchschnitt checken Menschen ihre E-Mails alle 37 Minuten oder 15 Mal am Tag. Dies unterbricht die Produktivität und verschwendet zusätzlich etwa 21 Minuten pro Tag, die man nicht für stündliche E-Mail-Checks aufgewendet hätte.
Selbst stündliche Kontrollen beeinträchtigen die Produktivität etwas, da Sie sich mit Aufgabe A beschäftigen, während Sie sich Gedanken über Aufgabe B machen, die Sie gerade erhalten haben! Experten empfehlen, Ihre E-Mails höchstens dreimal am Tag zu überprüfen.
Bereiten Sie zunächst Ihren Zeitplan vor, wenn Sie morgens Ihren Arbeitstag beginnen. Kümmern Sie sich dann am Nachmittag nach Ihrer Mittagspause um dringende Angelegenheiten und leiten Sie die notwendigen Folgemaßnahmen ein. Beantworten Sie schließlich vor Ende des Arbeitstages alle Nachrichten des Tages und erstellen Sie eine Agenda für den nächsten Tag.
Das Befolgen einer solchen Routine beseitigt Ablenkungen, erhält die Produktivität aufrecht und sorgt für Seelenfrieden.
📮ClickUp Insight: Fast 42 % der Wissensarbeiter bevorzugen E-Mails für die Kommunikation im Team. Das hat jedoch seinen Preis. Da die meisten E-Mails nur ausgewählte Teammitglieder erreichen, bleibt das Wissen fragmentiert, was die Zusammenarbeit und schnelle Entscheidungen behindert. Um die Sichtbarkeit zu verbessern und die Zusammenarbeit zu beschleunigen, nutzen Sie eine Allround-App für die Arbeit wie ClickUp, die Ihre E-Mails innerhalb von Sekunden in umsetzbare Aufgaben verwandelt!
3. Organisieren Sie mit Beschreibungen, Ordnern und Kategorien
Die meisten E-Mail-Anbieter bieten Standardregisterkarten an, mit denen Benutzer ihren Posteingang organisieren können. Beispielsweise landen normale E-Mails standardmäßig in der Registerkarte „Primär“ oder im Haupt-Posteingang, während Marketing-E-Mails in die Registerkarte „Aktion“ verschoben werden und die Registerkarte „Soziales“ Benachrichtigungen aus sozialen Medien in Gmail enthält. Der Rest landet im Spam-Ordner.
Darüber hinaus stehen den Benutzern Organisationstools wie Labels, Ordner und Kategorien zur Verfügung, um die Verwaltung weiter zu optimieren. Verfolgen Sie beim Erstellen von Ordnern einen funktionalen oder rollenbasierten Ansatz, um Ihre E-Mails zu sortieren und leicht zu navigieren. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie sind Projektmanager und erstellen eine Website.
Für den Posteingang für das E-Mail-Projektmanagement erstellen Sie separate Ordner für Entwickler, Designteams, Test und Bereitstellung sowie Clients. Überprüfen Sie dann je nach Priorität des Projekts und Phase der Entwicklung zuerst den entsprechenden Ordner, der für Sie relevant ist.
4. Kategorisieren Sie E-Mails mithilfe regelbasierter Filter
Da wir gerade beim Thema Organisation und Kategorisierung von E-Mails sind, lassen Sie uns über regelbasierte Filter sprechen.
Regelbasierte Filter sind ein schneller Hack zur E-Mail-Automatisierung, um Nachrichten zu sortieren. Sie bewerten eingehende E-Mails anhand vordefinierter Kriterien wie der E-Mail-Adresse des Absenders, Betreffzeilen und bestimmten Schlüsselwörtern.
Auf Grundlage dieser Bedingungen sind sie dann Auslöser für automatische Aktionen, wie das Anwenden von Beschreibungen, das Verschieben in Ordner, das Hervorheben von Text und sogar das Löschen von E-Mails.
Richten Sie beispielsweise einen regelbasierten Filter für die Namen wichtiger Clients ein. E-Mails zu diesem Thema, sowohl interne als auch externe, werden effektiv beschrieben und in einen dafür vorgesehenen Ordner verschoben, damit Sie leicht darauf zugreifen können.
Auf der anderen Seite können Sie Werbe-E-Mails mit einem anderen regelbasierten Filter in einen anderen Ordner verschieben. Auf diese Weise reduzieren Sie die visuelle Unordnung in Ihrem primären Posteingang und erhalten gleichzeitig eine vollständige Sichtbarkeit der wichtigen E-Mails.
Da Fachleute täglich etwa 11 Minuten mit dem manuellen Sortieren von E-Mails verbringen, sparen Sie außerdem Zeit und Aufwand.
5. Trauen Sie sich, E-Mails zu löschen (und sich abzumelden)
Das Löschen unnötiger E-Mails ist eine proaktive Strategie zur E-Mail-Verwaltung, mit der Sie einen übersichtlichen, optimierten und organisierten Posteingang erzielen.
Das Löschen aller unerwünschten, irrelevanten und veralteten Nachrichten verhindert nicht nur das Anhäufen von Daten, sondern wirkt auch sehr befreiend. So behalten Sie die Kontrolle über den E-Mail-Eingang und fühlen sich weniger überfordert.
Die visuelle Übersichtlichkeit erspart Ihnen außerdem die kognitive Belastung und Frustration, unwichtige E-Mails zu durchforsten und Nachrichten durchsuchbar zu machen.
Die gleiche Philosophie gilt für das Abbestellen von Newslettern und E-Mail-Marketingkampagnen. Verwenden Sie den Abmeldelink, wenn eine Werbe-E-Mail oder ein Newsletter länger als zwei Wochen ungelesen in Ihrem Posteingang liegt.
Sie wissen nicht, ob eine E-Mail aufbewahrt oder gelöscht werden sollte? Entscheiden Sie anhand des OHIO-Modells (Only Handle It Once). Dieser einfache Test basiert auf dem ersten Eindruck, um intuitiv zu entscheiden, ob die E-Mail einen Wert bietet. So ersparen Sie sich die Qual, ständig darüber nachdenken zu müssen, ob eine E-Mail „es wert ist”.
Außerdem kann die E-Mail als Sicherheitsnetz 30 Tage lang im Papierkorb verbleiben. Bei Bedarf können Sie sie wiederherstellen – und wenn sie automatisch gelöscht wird, haben Sie sie ohnehin nie gebraucht! Sie können auch den Archiv-Ordner verwenden, um alle bereits gelesenen E-Mails abzulegen.
6. Wenige senden, wenige empfangen
Da E-Mails immer allgegenwärtiger werden, ist es viel einfacher, über sie zu korrespondieren. Wenn Sie jedoch dazu neigen, zu viele E-Mails zu versenden, insbesondere für Kleinigkeiten, müssen Sie sich darauf einstellen, dass Sie genauso behandelt werden. E-Mails führen auch zu langen, verworrenen Threads mit schriftlichem Austausch, die leicht außer Kontrolle geraten können.
Umgekehrt minimiert die Reduzierung der Anzahl ausgehender E-Mails den Strom eingehender Antworten und Reaktionen. Sie tun Ihrem Posteingang einen Gefallen und tragen zu einem fokussierteren, besser organisierten digitalen Workspace bei, der auf Front-Loading-Wert basiert.
Durch die Umstellung auf E-Mail-Alternativen wie Instant Messaging, Projektmanagement-Tools oder sogar Telefonate wird eine prägnante und klare Kommunikation priorisiert. Sie müssen keine langen E-Mails mit Grußformeln und langen Erklärungen mehr verfassen, sondern können direkt zum Kern der Aktualisierung und Diskussion kommen.
Mit einer so positiven, zielgerichteten und sinnvollen Kommunikationskultur sparen Sie Zeit und Aufwand und erledigen mehr in weniger Zeit.
7. Richten Sie vordefinierte Antworten ein
Schreiben und versenden Sie oft wiederholt dieselben (oder ähnliche) E-Mails? Wenn ja, dann ist es an der Zeit, dass Sie stattdessen auf E-Mail-Vorlagen und vorgefertigte Antworten umsteigen.
Sie müssen kein Meister der Wortwahl sein, um vorgefertigte Antworten auf häufige Nachrichten und Abfragen zu verfassen. Schließlich müssen Sie E-Mails nicht von Grund auf neu schreiben! Wählen Sie einfach ein tool zum Verfassen von E-Mails aus, geben Sie die richtigen Eingaben ein und Sie erhalten innerhalb von Sekunden mehrere Optionen für vorgefertigte Antworten!
Diese Tools erleichtern nicht nur diese Aufgabe und machen sie weniger zeitaufwendig, sondern sorgen auch für eine einheitliche Markenbildung und weniger Fehler bei gleichzeitig hohen Antwortraten.
Tools wie ClickUp AI bieten Geschäftsbetrieben nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit, da Sie damit auf intelligente Weise personalisierte Antworten auf eine große Anzahl ähnlicher Nachrichten und Anfragen generieren können.
fClickUp KI bietet Flexibilität beim Verfassen von E-Mails für bestimmte Anwendungsfälle und Anwendungen, Content-Marketing, Veranstaltungsplanung, Verfassen von Umfragen und vieles mehr. Verwenden Sie es, um E-Mails klarer, prägnanter und gut formatiert zu gestalten.
8. Befolgen Sie die Zwei-Minuten-Regel
Strategien zum E-Mail-Management und effektives Zeitmanagement gehen Hand in Hand. Wir haben bereits dargelegt, wie schlechtes Management am Posteingang Zeit und Ressourcen verschwendet. Umgekehrt macht es wenig Zeit schwieriger, E-Mails effizient zu bearbeiten.
Die Zwei-Minuten-Regel sorgt für ein perfektes Gleichgewicht zwischen Zeit und Organisation, um Prokrastination zu vermeiden. Nach diesem Prinzip sollten Sie eine Aufgabe, die Sie in weniger als zwei Minuten abschließen können, sofort erledigen, anstatt sie aufzuschieben.
Im Falle des E-Mail-Managements hilft die Zwei-Minuten-Regel dabei, einen organisierten und übersichtlichen Posteingang zu erhalten und gleichzeitig reaktionsfähig zu bleiben.
Verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel, um auf eine E-Mail zu antworten, sie zu delegieren, zu löschen oder zu bearbeiten. Wenn die E-Mail beispielsweise eine schnelle Bestätigung oder eine kurze Antwort erfordert oder mit einer einfachen Aufgabe verbunden ist, die Sie sofort abschließen können, dann verhindert eine sofortige Bearbeitung Rückstände.
Beachten Sie, dass die Zwei-Minuten-Regel nur ein Hack für die Produktivität ist, der von Fall zu Fall mit Bedacht angewendet werden muss. Sie können nur einige E-Mails nach denselben Parametern bewerten, da manche einen differenzierten Ansatz erfordern.
Verwenden Sie also die Schnelllösung für kleinere E-Mails, während Sie komplexere E-Mails kategorisieren und Aktivitäten planen.
9. Arbeiten Sie mit gemeinsamen Posteingängen zusammen
Gemeinsame Posteingänge sind tools zur Posteingangsverwaltung, mit denen E-Mails und zugehörige Daten zentralisiert werden können. Es handelt sich um ein Repository für alle eingehenden und ausgehenden E-Mails, das mehrere Posteingänge für Teams und Abteilungen zur Zusammenarbeit zusammenfasst.
Eine solche einheitliche Plattform mit angemessener Zugriffskontrolle optimiert den Daten- und Wissensaustausch, ohne dass ausdrücklich E-Mails ausgetauscht werden müssen.
Wenn Sie jemals in E-Mail-Ketten in CC gesetzt wurden, um auf dem Laufenden zu bleiben, wissen Sie, wie nervig ständige (manchmal unerwünschte) Benachrichtigungen sein können!
Gemeinsame Posteingänge sind ein Segen für kundenorientierte Bereiche wie Marketing, Vertrieb und Support, da Manager E-Mails schnell und effizient an Teammitglieder zuweisen können.
Zu erledigen: Stellen Sie sicher, dass Alles reibungslos läuft und Ihr Geschäft Anfragen mit maximaler Fachkompetenz und minimalem Zeitaufwand beantworten kann.
Plattformen wie ClickUp bringen gemeinsame Posteingänge mit Tools wie ClickUp Docs auf die nächste Stufe. Es handelt sich um einen gemeinsamen Workspace, in dem Teammitglieder umfangreiche Dokumente, Wikis und Wissensdatenbanken erstellen, freigeben und gemeinsam bearbeiten können.
Außerdem können Sie mit Workflows zur Automatisierung eine Verbindung zu diesen herstellen, Dokumente in Echtzeit bearbeiten, Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und vieles mehr erledigen, als nur E-Mails zu verfassen!
10. Integrieren Sie Alles
Integration und Systemkonsolidierung sind die letzten unserer Strategien zum E-Mail-Management. Sie tragen dazu bei, gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen, indem sie die gesamte Technologieplattform des Unternehmens auf den neuesten Stand bringen.
Die Überbrückung unterschiedlicher Systeme und Plattformen erleichtert den Daten- und Informationsflow, schließt Lücken, beseitigt Engpässe und schafft eine einheitliche digitale Umgebung. Außerdem verhindert sie die Bildung von Datensilos und wirkt sich positiv auf verschiedene Geschäftsaktivitäten aus.
Durch die Integration von E-Mail mit Kalender- und Video-Konferenz-Anwendungen können Sie beispielsweise Benachrichtigungen für Meeting-Einladungen einrichten und sofort daran teilnehmen.
Ebenso ermöglicht die Integration von E-Mails in Customer-Relationship-Management-Plattformen (CRM) den Zugriff auf relevante Kundeninformationen, um eine Personalisierung zu erreichen, ohne zwischen Plattformen wechseln zu müssen.
Glücklicherweise umfasst ClickUp Integrationen für über 1000 Tools, die nativ mit verschiedenen CRM-Plattformen, Cloud-Speicheroptionen, Kalenderanwendungen, Tools für Produktivität und vielem mehr zusammenarbeiten.
Kurz gesagt: Die Integration Ihres Gmail- und Outlook-Posteingangs in ClickUp ist wirklich eine perfekte Kombination.
Entlasten Sie Ihren Posteingang mit effektiven Strategien zum E-Mail-Management
Das waren unsere 10 besten Strategien für das Management der E-Mails.
Die oben genannten Tipps können zwar hilfreich sein, aber die Kunst des effektiven Managements von E-Mails ist keine statische Fähigkeit.
Es handelt sich um einen transformativen Ansatz, bei dem Sie ständig innovativ sein und sich verbessern müssen, um eine bessere Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen.
Anstatt sich darauf zu konzentrieren, Ihren Posteingang zu bändigen, sollten Sie vielmehr ein Kommunikationssystem entwickeln, das Effizienz, Organisation und reibungslosen Austausch in den Vordergrund stellt. Ein solches System wird E-Mails (oder jede andere Form der Kommunikation) als Katalysator und Wegbereiter für Produktivität und sinnvolle Arbeit fördern.