Stellen Sie sich Ihren Tagesablauf bei der Arbeit vor. Was tun Sie zu Beginn Ihres Arbeitstages als Erstes? Höchstwahrscheinlich beginnt Ihr Tag mit dem Abrufen von E-Mails. Das kann sogar ein wiederkehrendes Feature sein, denn Berufstätige checken ihre E-Mails rund um die Uhr 15 Mal täglich !
Ihre E-Mail-Benachrichtigungen gehen los, und Sie haben so viele E-Mails in Ihrem Posteingang, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen? Dann sind Sie hier richtig, wenn Sie Tipps zur E-Mail-Verwaltung suchen.
Die Situation kann so schlimm werden, dass Sie vielleicht sogar unter E-Mail-Angst leiden (nein, das haben wir nicht erfunden!). Dabei handelt es sich um eine legitime Bedingung, die durch das Gefühl überwältigender Furcht und Angst gekennzeichnet ist, die die Produktivität beeinträchtigt und eine Delle in Ihrer psychischen Gesundheit hinterlässt.
Zum Glück haben wir die 10 besten Strategien für das E-Mail-Management, um zu verhindern, dass Sie sich in einen solchen Zustand hineinsteigern.
Was verursacht einen überfüllten E-Mail Posteingang?
Das Problem liegt auf der Hand: Ihr Posteingang quillt über vor E-Mails. Bevor wir eine Lösung vorschlagen, müssen wir uns das zugrunde liegende Problem ansehen. Nachfolgend finden Sie einige der Gründe für einen überfüllten E-Mail Posteingang:
- Hohes Aufkommen an E-Mails: Im Jahr 2022 werden etwa 333 Milliarden E-Mails wurden täglich versandt oder empfangen. Diese Zahl wird sich bis 2026 auf 392,5 Milliarden erhöhen! Diese Statistiken verdeutlichen die schiere Menge der täglich gesendeten und empfangenen E-Mails, die nur noch zunimmt und schnell Platz im Posteingang eines jeden beansprucht
- Aufschieberitis: Im Durchschnitt ist Ihr Posteingang ein Friedhof von 200 E-Mails-mit 121 neue E-Mails täglich hinzu. Doch nur ein Bruchteil davon wird beantwortet, was einen kumulativen Effekt auslöst. Das Ergebnis ist ein Stapel von E-Mails, der eine Entscheidungslähmung hervorruft, die unweigerlich zur Prokrastination führt. Ein weiteres Hindernis beim Verfassen schriftlicher Mitteilungen ist das Finden der richtigen Sprache und des richtigen Tons, um die E-Mails schnell zu bearbeiten
- Mangel an Organisation: Die manuelle Organisation von E-Mails verschlingt bis zu 14 Minuten pro Tag im Durchschnitt. Das mag nicht viel erscheinen, aber das Fehlen dieser Zeitspanne führt zu einem noch größeren Durcheinander im Posteingang. Die pauschale Anhäufung von E-Mails erschwert es, Prioritäten zu setzen und auf wichtige E-Mails zu reagieren. Gleichzeitig müssen Sie den Speicherort von E-Mails kennen, die Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal durchsehen möchten, und wissen, welche E-Mails nicht bearbeitet werden müssen
- Abonnements für Newsletter: Eine erfolgreiche E-Mail-Marketingstrategie wird Leser in Abonnenten umwandeln. Es kommt jedoch der Zeitpunkt, an dem diese E-Mails ihren Wert überleben. Selbst wenn sie etwas Interessantes enthalten, gehen sie im Posteingang unter und werden zu einem Teil der Trümmer und des Mülls. Wenn Sie solche Newsletter nicht abbestellen, wird Ihr Posteingang schwer zu verwalten sein
- Aufgabenmanagement durch E-Mails: Viele von uns sind schuldig, ihren Posteingang als Aufgabenmanager zu benutzen. Die ungelesenen E-Mails gehören auf die Liste der zu erledigenden Aufgaben, während die gelesenen E-Mails zu den erledigten gehören. Ein solches System der e-Mail Aufgabenmanagement kann vorübergehend und kurzfristig seinen Zweck erfüllen. Wenn Sie jedoch damit weitermachen, wird Ihr Posteingang schnell mit einer überwältigenden Zahl ungelesener Nachrichten belastet, je nach Länge oder Komplexität der damit verbundenen Aufgaben
10 Strategien zur Verwaltung von E-Mails, um Ihren Posteingang zu organisieren
Der Umgang mit E-Mails wird einfacher, wenn Sie die richtigen e-Mail Produktivität tools und ergänzende Strategien zur Verwaltung von E-Mails. Hier sind 10 Möglichkeiten, wie Sie das Beste aus ihnen machen können:
1. Verwenden Sie ein E-Mail-Management-Tool
Verwalten Sie Ihre E-Mails und Ihre Arbeit an einem Ort - Senden und empfangen Sie E-Mails überall in ClickUp, erstellen Sie Aufgaben aus E-Mails, richten Sie Automatisierungen ein, hängen Sie E-Mails an beliebige Aufgaben an, und vieles mehr
Volle Posteingänge verschwenden 27 Minuten täglich, und selbst das ist eine ehrgeizige Schätzung. Sie müssen die E-Mails (oder zumindest ihre Betreffzeilen) manuell durchgehen, entscheiden, ob sie nützlich sind, und die E-Mails nach Priorität, Absender usw. ordnen.
Sie müssen schon sehr konzentriert (und übermenschlich) sein, um all das in den besagten 27 Minuten zu erledigen!
Auf der anderen Seite, effektiv e-Mail-Verwaltungssoftware lösungen, wie die von ClickUp angebotene, erledigen all dies für Sie. E-Mail-Management-Tools revolutionieren die Organisation des Posteingangs. Sortieren Sie damit E-Mails nach Priorität, stellen Sie Benachrichtigungen zurück und kategorisieren Sie E-Mails auf intelligente Weise, um den eingehenden Strom fachmännisch zu verwalten.
Und wenn Sie ClickUp für die E-Mail-Verwaltung verwenden, müssen Sie nicht zu einer unbekannten Oberfläche wechseln. Sie erhalten die gleiche Benutzerfreundlichkeit und den gleichen Komfort wie das Standard-Layout etablierter Anbieter von E-Mail-Diensten.
Nutzen Sie also diese Automatisierung von E-Mails, um sich auf die Dinge zu konzentrieren, die wirklich Ihre Aufmerksamkeit verdienen.
2. Etablieren Sie eine E-Mail-Routine
Im Durchschnitt überprüfen Menschen ihre E-Mails alle 37 Minuten oder 15 Mal am Tag . Zu erledigen bedeutet eine Unterbrechung der Produktivität und eine zusätzliche Verschwendung von etwa 21 Minuten pro Tag als bei der stündlichen Überprüfung von E-Mails.
Selbst stündliche Überprüfungen dämpfen die Produktivität etwas, da Sie sich mit Aufgabe A befassen, während Sie sich um Aufgabe B sorgen, die Sie gerade erhalten haben! Experten empfehlen, Ihre E-Mails höchstens dreimal am Tag zu überprüfen.
Erstens: Bereiten Sie Ihren Zeitplan vor, wenn Sie morgens Ihren Tag beginnen. Zweitens: Nachmittags, nach der Mittagspause, sollten Sie sich um dringende Angelegenheiten kümmern und diese nachbereiten. Und schließlich, vor dem Ende des Arbeitstages, beantworten Sie die Mitteilungen des Tages und erstellen eine Agenda für den nächsten Tag.
Mit einer solchen Routine lassen sich Ablenkungen vermeiden, die Produktivität wird aufrechterhalten, und Sie können beruhigt sein.
3. Organisieren mit Beschreibungen, Ordnern und Kategorien
Die meisten Anbieter von E-Mail-Diensten bieten Standard-Registerkarten an, um den Benutzern die Organisation ihres Posteingangs zu erleichtern. Typische E-Mails landen beispielsweise standardmäßig auf der Registerkarte "Primär" oder im Posteingang, während Marketing-E-Mails auf der Registerkarte "Aktionen" landen und die Registerkarte "Soziales" Benachrichtigungen aus sozialen Medien in Google Mail enthält. Der Rest wandert in den Spam-Ordner.
Außerdem erhalten Benutzer organisatorische tools wie Beschreibungen, Ordner und Kategorien, um sie weiter zu rationalisieren. Folgen Sie bei der Erstellung von Ordnern einem funktions- oder rollenbasierten Ansatz, um Ihre E-Mails zu sortieren und einfach durch sie zu navigieren. Ein Beispiel: Sie sind Projektleiter beim Aufbau einer Website.
Für den Posteingang für e-Mail-Projektmanagement -Ordner für Entwickler, Design Teams, Test und Bereitstellung sowie Clients erstellen. Dann, abhängig von der priorität des Projekts und der Phase der Entwicklung, überprüfen Sie den entsprechenden Ordner, der zuerst wichtig ist.
4. E-Mails mit regelbasierten Filtern kategorisieren
Wenn wir schon bei der Organisation und Kategorisierung von E-Mails sind, sollten wir auch über regelbasierte Filter sprechen.
Regelbasierte Filter sind ein schneller Hack für die Automatisierung von E-Mails, um Nachrichten zu sortieren. Sie bewerten eingehende E-Mails anhand von vordefinierten Kriterien wie der E-Mail-Adresse des Absenders, der Betreffzeile und bestimmten Schlüsselwörtern.
Auf der Grundlage dieser Bedingungen lösen sie dann automatische Aktionen aus, z. B. das Anbringen von Beschreibungen, das Verschieben in Ordner, das Hervorheben von Text und sogar das Löschen von E-Mails.
Instanz richten Sie zum Beispiel einen regelbasierten Filter für die Namen kritischer Clients ein. E-Mails zu diesem Thema, sowohl interne als auch externe, werden effektiv beschrieben und in einen bestimmten Ordner verschoben, um den Zugriff zu erleichtern.
Andererseits können Sie E-Mails zu Werbezwecken mit Hilfe eines anderen regelbasierten Filters in einem anderen Ordner ablegen. Auf diese Weise reduzieren Sie das visuelle Durcheinander im primären Posteingang und erhalten gleichzeitig die volle Sichtbarkeit der E-Mails, die wichtig sind.
Und da Fachleute täglich etwa 11 Minuten für das manuelle Sortieren von E-Mails aufwenden, sparen Sie auch Zeit und Aufwand.
5. Trauen Sie sich zu löschen (und sich abzumelden)
Das Löschen überflüssiger E-Mails ist eine proaktive Strategie zur Verwaltung Ihres Posteingangs, um ihn zu entrümpeln und zu organisieren.
Das Löschen aller unerwünschten, irrelevanten und überholten Nachrichten verhindert nicht nur das Horten, sondern hat auch einen sehr kathartischen Effekt. Es gibt Ihnen die Kontrolle über die Flut von E-Mails und hilft Ihnen, sich weniger überfordert zu fühlen.
Die visuelle Klarheit erspart Ihnen auch die kognitive Belastung und Frustration beim Durchsuchen unwichtiger E-Mails und macht Nachrichten durchsuchbar.
Die gleiche Philosophie gilt für die Abmeldung von Newslettern und E-Mail-Marketingkampagnen. Verwenden Sie den Abmeldelink, wenn eine E-Mail oder ein Newsletter länger als zwei Wochen ungelesen in Ihrem Posteingang verbleibt.
Sie wissen nicht, ob eine E-Mail aufbewahrungswürdig oder löschenswert ist? Befolgen Sie das OHIO-Modell (Only Hande It Once), um zu entscheiden. Dieser Single-Touch-Litmus-Test beruht auf dem ersten Eindruck, um intuitiv zu entscheiden, ob die E-Mail einen Wert hat. So ersparen Sie sich die Qual der ständigen Überlegung, ob eine E-Mail "es wert" ist
Außerdem kann die E-Mail als Sicherheitsnetz 30 Tage lang im Papierkorb liegen bleiben. Sie können sie bei Bedarf wiederherstellen - und wenn sie automatisch gelöscht wird, haben Sie sie sowieso nie gebraucht! Im Archivordner können Sie auch alle E-Mails ablegen, die Sie bereits gelesen haben.
6. Wenig senden, wenig empfangen
Da E-Mails immer allgegenwärtiger werden, ist es viel einfacher, über sie zu korrespondieren. Wenn Sie jedoch dazu neigen, zu viele E-Mails zu verschicken, vor allem bei Kleinigkeiten, sollten Sie sich darauf einstellen, dass Sie auch so behandelt werden. E-Mail führt auch zu langen, verschlungenen Threads schriftlicher Korrespondenz, die leicht aus dem Ruder laufen.
Wenn Sie dagegen die Zahl der ausgehenden E-Mails reduzieren, verringert sich der Strom der eingehenden Antworten und Antworten. Sie werden Ihrem Posteingang einen Gefallen tun und zu einem konzentrierteren, besser organisierten digitalen Workspace beitragen, der sich auf den Wert des Front-Loading stützt.
Umstellung auf e-Mail-Alternativen wie Instant Messaging, Projektmanagement tools oder sogar Telefonanrufe legen den Schwerpunkt auf eine präzise und klare Kommunikation. Sie werden nicht mehr gezwungen sein, langatmige E-Mails mit Anreden und Reden zu verfassen, sondern können direkt zum Kern der Aktualisierung und Diskussion übergehen.
Mit einer solchen positiven, bewussten und sinnvollen Kommunikationskultur werden Sie Zeit und Aufwand sparen und in kürzerer Zeit mehr erledigen können.
7. Einstellen von Antwortvorlagen
optionen für E-Mail-Vorlagen in ClickUp
Schreiben und versenden Sie immer wieder die gleichen (oder ähnliche) E-Mails? Wenn ja, dann ist es an der Zeit, dass Sie auf E-Mail-Vorlagen und vorgefertigte Antworten umsteigen.
Sie müssen kein Meister der Worte sein, um vorgefertigte Antworten auf häufige Nachrichten und Abfragen zu verfassen. Schließlich müssen Sie E-Mails nicht von Grund auf neu verfassen! Wählen Sie einfach eine e-Mail writing tool und füttern Sie es mit den richtigen Eingabeaufforderungen, und Sie erhalten in Sekundenschnelle mehrere Optionen für vorgefertigte Antworten!
Nutzen Sie ClickUp AI, um schneller zu schreiben und Ihre Texte, E-Mail-Antworten und vieles mehr zu verbessern
Diese Tools machen diese Aufgabe nicht nur einfacher und weniger zeitaufwändig, sondern sorgen auch für ein konsistentes Branding und eine Reduzierung von Fehlern bei gleichzeitig hohen Antwortquoten.
Tools wie ClickUp AI verleiht Geschäften eine nahezu unbegrenzte Skalierbarkeit, da Sie auf intelligente Weise personalisierte Antworten auf große Mengen ähnlicher Nachrichten und Anfragen generieren können.
ClickUp AI bietet Flexibilität bei der Gestaltung von E-Mails für bestimmte Anwendungsfälle und Anwendungen, Content Marketing, Planung von Ereignissen, Erstellung von Umfragen und mehr. Nutzen Sie es, um E-Mails klarer, prägnanter und gut formatiert zu gestalten.
8. Befolgen Sie die Zwei-Minuten-Regel
Strategien zur E-Mail-Verwaltung und effektives Zeitmanagement gehen Hand in Hand. Wir haben bereits gezeigt, wie eine schlechte Verwaltung des Posteingangs Zeit und Ressourcen verschlingt. Umgekehrt ist es mit sehr wenig Zeit schwieriger, E-Mails effizient zu bearbeiten.
Die Zwei-Minuten-Regel schafft ein perfektes Gleichgewicht zwischen Zeit und Organisation, um Prokrastination zu vermeiden. Wenn Sie weniger als zwei Minuten brauchen, um eine Aufgabe abzuschließen, sollten Sie sofort antworten, anstatt sie aufzuschieben.
Im Falle der E-Mail-Verwaltung hilft die Zwei-Minuten-Regel dabei, einen organisierten und übersichtlichen Posteingang aufrechtzuerhalten und gleichzeitig ansprechbar zu bleiben.
Verwenden Sie die Zwei-Minuten-Regel, um eine E-Mail zu beantworten, zu delegieren, zu löschen oder zu bearbeiten. Wenn die E-Mail z. B. eine schnelle Bestätigung oder eine kurze Antwort erfordert oder mit einer einfachen Aufgabe verbunden ist, die Sie sofort abschließen können, verhindert die sofortige Beantwortung einen Rückstau.
Beachten Sie, dass die Zwei-Minuten-Regel nur eine produktivität-Hack die von Fall zu Fall mit Bedacht angewendet werden muss. Sie können nur einige E-Mails nach denselben Parametern bewerten, da einige einen differenzierten Ansatz erfordern.
Verwenden Sie also die Schnelllösung für kleinere E-Mails, während Sie die komplexeren E-Mails kategorisieren und Aktivitäten planen sollten.
9. Mit freigegebenen Posteingängen zusammenarbeiten
Freigegebene Posteingänge sind tools zur Verwaltung des Posteingangs zur Zentralisierung von E-Mails und zugehörigen Daten. Es handelt sich um ein Repository für alle ein- und ausgehenden E-Mails, das mehrere Posteingänge für Teams und Abteilungen zur Zusammenarbeit vereint.
Eine solche einheitliche Plattform mit angemessener Zugriffskontrolle rationalisiert das Freigeben von Daten und Wissen, ohne dass der Austausch von E-Mails erforderlich ist.
Wenn Sie schon einmal in E-Mail-Ketten mit CCs versehen wurden, um auf dem Laufenden zu bleiben, werden Sie das Ärgernis der ständigen (manchmal unerwünschten) Benachrichtigungen verstehen!
Gemeinsame Posteingänge sind ein Segen für kundenorientierte Abläufe wie Marketing, Vertrieb und Support, da Manager E-Mails schnell und effizient an Mitglieder des Teams zuweisen können.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alles reibungslos abläuft und Ihr Geschäft mit maximaler Kompetenz und minimalem Zeitaufwand auf Anfragen reagieren kann.
Plattformen wie ClickUp bringen gemeinsam genutzte Posteingänge mit Tools wie ClickUp Dokumente . Es handelt sich um einen gemeinsamen Workspace, in dem die Mitglieder eines Teams umfangreiche Dokumente, Wikis und Wissensdatenbanken erstellen, freigeben und gemeinsam bearbeiten können.
Außerdem können Sie diese mit Workflows zur Automatisierung verbinden, dokumente bearbeiten in Echtzeit bearbeiten, Kommentare hinterlassen, Aufgaben zuweisen und viel mehr erledigen, als nur E-Mails zu verfassen!
10. Integrieren Sie alles
Die Integration und Systemkonsolidierung ist die letzte unserer Strategien für das E-Mail-Management. Sie tragen dazu bei, gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen, indem sie den gesamten technischen Stack des Unternehmens zusammenführen.
Die Überbrückung unterschiedlicher Systeme und Plattformen erleichtert den Daten- und Informationsfluss, schließt Lücken, beseitigt Engpässe und sorgt für eine einheitliche digitale Umgebung. Sie verhindert auch die Bildung von Datensilos und wirkt sich komplementär auf verschiedene Geschäftsaktivitäten aus.
Senden und Empfangen von E-Mails innerhalb von ClickUp, um die E-Mail-Verwaltung zu optimieren
Zum Beispiel können Sie durch die Integration von E-Mails mit Kalender- und Videokonferenzanwendungen Benachrichtigungen für folgende Fälle einrichten meeting-Einladungen und schließen Sie sich ihnen sofort an.
Ebenso gewährt die E-Mail-Integration mit Plattformen für das Management von Kundenbeziehungen (CRM) Zugriff auf relevante Kundeninformationen, um eine Personalisierung ohne Plattformwechsel zu ermöglichen.
Zum Glück, ClickUp-Integrationen umfasst mehr als 1000 Tools, die nativ mit verschiedenen CRM-Plattformen, Cloud-Speicheroptionen, Kalenderanwendungen, Produktivitätstools und vielem mehr zusammenarbeiten.
Kurz gesagt, die Integration Ihres Posteingangs von Google Mail und Outlook mit ClickUp ist wirklich wie für den Himmel gemacht.
Lassen Sie Ihren Posteingang mit effektiven E-Mail-Management-Strategien aufatmen
Das war's mit unseren 10 besten Strategien für das E-Mail-Management.
Auch wenn die oben genannten Tipps hilfreich sind - die Kunst des effektiven E-Mail-Managements ist keine statische Fähigkeit.
Es geht um einen transformativen Ansatz, bei dem Sie sich ständig erneuern und verbessern müssen, um eine bessere Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen.
Anstatt sich darauf zu konzentrieren, Ihren Posteingang zu zähmen, sollten Sie ein Kommunikationssystem entwickeln, bei dem Effizienz, Organisation und reibungsloser Austausch im Vordergrund stehen. Ein solcher Rahmen wird E-Mails (oder jedes andere Formular) als Katalysator und Ermöglicher von Produktivität und sinnvoller Arbeit fördern.