Der ultimative Leitfaden für E-Mail-Projektmanagement

Möchten Sie mehr über E-Mail-Projektmanagement erfahren?

E-Mail-Projektmanagement hilft Projektmanagern und Teams, effizienter zu arbeiten, indem es ihnen ermöglicht, über ihre E-Mail-Posteingänge zu kommunizieren und zu arbeiten.

Allerdings klingt das Durchforsten unzähliger E-Mails für Ihr Projektmanagement nach einer Aufgabe, bei der man sich die Haare raufen möchte. 🤯

Wenn es nur ein tool gäbe, das Ihnen diese Qual ersparen könnte...

Ist es ein Vogel? Ist es ein Flugzeug? Nein, es ist ein E-Mail-Projektmanagement-Tool!

E-Mail-Projektmanagement-Tools verwandeln Posteingänge in kollaborative Workspaces, sparen wertvolle Zeit und steigern die Effizienz Ihrer Teams.

Aber welches E-Mail-Projektmanagement-Tool ist das beste für Sie?

Keine Sorge, wir helfen Ihnen gerne weiter. 🦸

In diesem Artikel behandeln wir, was E-Mail-Projektmanagement ist, welches tool sich am besten für das Projektmanagement in Gmail und Outlook eignet und welche Vorteile E-Mail-Projektmanagement bietet.

Los geht's.

Was ist E-Mail-Projektmanagement?

E-Mail-Projektmanagement bedeutet, dass Sie Ihren E-Mail-Posteingang zur Verwaltung von Projekten nutzen. Dazu gehört das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben, das Verwalten von Fristen und die aufgabenspezifische Kommunikation.

Aber E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook sind doch nicht für das Projektmanagement konzipiert, oder?

Nein, das sind sie nicht. Deshalb gibt es E-Mail-basierte Projektmanagement-Tools!

Mit einer E-Mail-basierten Software für Projektmanagement können Sie Aufgaben verfolgen, mit Teammitgliedern und externen Stakeholdern kommunizieren und sogar To-do-Listen hinzufügen – alles über Ihre E-Mail.

Wie weit kommt man schließlich mit Briefpost?

Und obwohl unsere guten Freunde Gmail und Outlook nicht eigentlich für das Projektmanagement entwickelt wurden, hilft E-Mail-Projektmanagement-Software dabei, diese Lücke zu schließen.

Finden wir heraus, wie das geht ...

A. Projektmanagement mit Gmail

Mit Gmail können Sie E-Mails in Aufgaben umwandeln, allerdings nur mit Hilfe eines speziellen Tools für Projektmanagement, das in Google Apps integriert ist.

Hier erfahren Sie, was Sie mit Gmail-Projektmanagement noch alles zu erledigen haben:

B. Projektmanagement mit Outlook

Mit den in Outlook integrierten Projektmanagement-Tools hat Ihr Team einen besseren Überblick über seine Aufgaben. Mit Outlook können Sie Aufgaben mit Erinnerungen, Fälligkeitsdaten und To-do-Listen ohne zusätzliche Software erstellen.

Mit einem speziellen Outlook-Projektmanagement-Tool können Sie jedoch zusätzlich:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Outlook als eigenständiges Tool für das Projektmanagement kaum den Anforderungen gerecht wird.

Das wäre so, als würde man einen Kuchen mit einem Toaster backen. Man könnte es versuchen, aber es ist nicht die beste Methode, oder?

Am besten entscheiden Sie sich für ein von Outlook unterstütztes Projektmanagement-Tool, das Ihnen weitaus mehr Funktionen bietet.

Bonus: E-Mail-Alternativen!

Was sollten Sie bei einem E-Mail-Projektmanagement-Tool beachten?

Es gibt viele E-Mail-Projektmanagement-Tools zur Auswahl, aber um das beste für Ihr Team zu finden, sollten Sie überlegen, welche Features Sie benötigen und welche E-Mail-Marketing-KPIs Sie für die Nachverfolgung verwenden möchten.

Zu den wesentlichen Features einer E-Mail-App für Projektmanagement gehören:

Sehen wir uns diese Features kurz an:

1. E-Mail-Integration

Ohne E-Mail-Integration geht es bei einem Tool für das Projektmanagement mit E-Mails nicht, oder?

Das von Ihnen gewählte tool muss sich in gängige Plattformen wie Gmail oder Outlook integrieren lassen.

Die bidirektionale Integration sorgt außerdem dafür, dass Aktualisierungen in Ihrem Projektmanagement-Tool auch in Ihrem persönlichen E-Mail-Konto angezeigt werden.

Er hilft Ihrem Team dabei, so synchron wie NSYNC zu sein (in sync, verstehen Sie?).

2. Planung und Terminierung

Beim E-Mail-Projektmanagement geht es hauptsächlich um die Projektplanung. Daher versteht es sich von selbst, dass das von Ihnen gewählte Tool über Features für die Planung und Terminierung verfügen muss.

Damit können Sie Mitgliedern des Teams Aufgaben zuweisen, Fristen festlegen und Aufgaben des Projekts per E-Mail organisieren.

Schauen Sie sich diese Tools für die Produktivität bei E-Mails an!

3. Zusammenarbeit im Team

Die ideale Software für das Projektmanagement per E-Mail sollte es Ihnen ermöglichen, per E-Mail Kommentare zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Was auch immer Sie in die E-Mail eingeben oder als Anhang anhängen, wird automatisch als Kommentar zu dieser bestimmten Aufgabe hinzugefügt.

Darüber hinaus bieten integrierte Chat-Räume Ihrem Team einen personalisierten Raum für aufgabenspezifische Diskussionen. @Erwähnungen sind ebenfalls ein unverzichtbares Feature in jedem E-Mail-Projektmanagement-Tool, da Sie damit bestimmte Teammitglieder schnell benachrichtigen können, damit diese Maßnahmen ergreifen.

Keine Sorge, Sie erhalten E-Mail-Benachrichtigungen zu all diesen Updates und mehr!

Einige hilfreiche Tipps zur Zusammenarbeit im Team finden Sie in diesem Beitrag !*

4. Erstellung von Aufgaben

Die E-Mail-App für Projektmanagement muss Ihnen die Möglichkeit bieten, Aufgaben über Ihre E-Mail zu erstellen. Sie sollten in der Lage sein, Anhänge, Fälligkeitsdaten und Beschreibungen für Aufgaben auf einmal hinzuzufügen.

Ja, genau, verabschieden Sie sich von Antworten wie „Ich habe Ihre E-Mail nicht erhalten” und „Ich habe Ihre E-Mail vergessen”!

Das beste Tool für das E-Mail-Projektmanagement: ClickUp

Die meisten Teams beginnen und beenden ihren Arbeitstag mit E-Mails. Daher ist es nicht verwunderlich, dass Projektmanager eine hervorragende E-Mail-basierte Lösung für das Projektmanagement benötigen.

Und genau deshalb sollten Sie ClickUp verwenden, die perfekte Software für das E-Mail-Projektmanagement für jedes Team.

ClickUp ist das weltweit führende Tool für Projektmanagement.

Von der Erstellung unbegrenzter Projekte bis hin zur Nachverfolgung der Produktivität interner oder externer Teams bietet ClickUp Teams alles, was sie benötigen, um selbst die komplexesten Projekte zu verwalten.

Hier erfahren Sie, warum ClickUp die beste Software für E-Mail-Projektmanagement ist.

Stellen Sie sich ClickUp als Robin und Ihre E-Mails als Batman vor.

Robin, auch bekannt als ClickUp, verhindert, dass Ihre E-Mails auf die dunkle Seite geraten:

(Stimme von Batman)

„die Seite der verlorenen E-Mails und Team Verwirrung. ”

Und so funktioniert das:

1. E-Mails direkt aus Aufgaben senden und empfangen

Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn Sie E-Mails direkt neben der entsprechenden Arbeit sofort versenden oder beantworten könnten – ohne jemals die Registerkarte wechseln zu müssen?

Mit E-Mail in ClickUp können Sie genau das erledigen!

Sie können beispielsweise E-Mails an Team-Mitglieder zuweisen, gemeinsam an Sendungen und Antworten arbeiten und Automatisierungen basierend auf Benutzerdefinierten Feldern, Kundenereignissen und sogar der Nachverfolgung auslösen. Die Möglichkeiten sind nahezu unbegrenzt!

Die Integration Ihrer E-Mails in ClickUp bietet Ihnen folgende Vorteile:

ClickUp unterstützt derzeit Outlook, IMAP, Office 365 und Gmail. Alle E-Mails, die Sie über ClickUp versenden, sehen so aus, als wären sie direkt aus Ihrem E-Mail-Konto versendet worden – ohne seltsame Weiterleitungsadressen!

2. Aufgaben aus E-Mails erstellen

Mit den E-Mail-Projektmanagement-Features von ClickUp können Sie Aufgaben erstellen, indem Sie E-Mails an Listen in ClickUp senden oder weiterleiten.

Die Aufgabe wird mit folgenden Details erstellt:

3. Kommentieren und Anhänge anhängen

Möchten Sie einer bestehenden Aufgabe zusätzliche Info oder einen Anhang hinzufügen?

Senden oder leiten Sie eine E-Mail an diese Aufgabe weiter, und der Kommentar wird zusammen mit dem Anhang in der Aufgabe angezeigt.

Wenn Sie sich über Bilder und Designs Gedanken machen: ClickUp erfasst die HTML-E-Mail vollständig, sodass Ihre Inhalte wie neu aussehen.

Keine Sorge, Grafikdesigner, wir unterstützen Sie!

4. Auf Benachrichtigungen antworten

Mit der E-Mail-Software für Projektmanagement von ClickUp können Sie auf Benachrichtigungen zu ClickUp-Aufgaben antworten.

Beantworten Sie einfach die Benachrichtigungs-E-Mail mit der E-Mail-ID, die mit Ihrem ClickUp-Konto verknüpft ist, und die Antwort wird zusammen mit allen Anhängen als Kommentar hinzugefügt.

Wie praktisch ist das denn? 😉

5. Automatisierung der E-Mail-Weiterleitung

Wenn Sie Mr. Popular sind und Unmengen von E-Mails erhalten, können Sie mehrere Projekte verwalten, indem Sie eine Automatisierung zur automatischen Weiterleitung von E-Mails erstellen.

Das Feature erstellt automatisch Aufgaben für Sie, wenn eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang eintrifft.

Schließlich hat Batman Besseres zu erledigen, als sich mit unzähligen E-Mails zu beschäftigen, oder?

6. Integration von Gmail und Outlook

Denken Sie daran: Ohne die Integration von Gmail und Outlook ist eine App für das E-Mail-Projektmanagement einfach nutzlos.

Ähnlich wie Batman und Robin ohne ihre Gadgets (und natürlich ihre ikonischen Anzüge) nicht gegen Bösewichte kämpfen können.

Aus diesem Grund bietet ClickUp leistungsstarke Gmail und Outlook Integrationen, die das E-Mail-Projektmanagement zum Kinderspiel machen.

Sie können:

7. Aufgaben unterwegs hinzufügen

Mit ClickUp können Sie Aufgaben und Adressen ganz einfach in Ihrem Adressbuch speichern. So können Sie während Ihrer Kaffeepause mit einem einzigen Klick Aufgaben und Kommentare aus E-Mails zu Ihrer Liste mit Aufgaben hinzufügen. 🍵

8. Eine leistungsstarke Chrome-Erweiterung

Möchten Sie die Kontrolle über Ihren Posteingang übernehmen?

Nutzen Sie die leistungsstarke Chrome-Erweiterung von ClickUp!

Mit der Erweiterung können Sie aus E-Mails Aufgaben erstellen und sogar ganze E-Mails als Anhänge an Aufgaben anhängen.

Ansicht, Zurückblättern oder Herunterladen Ihrer E-Mails – ganz einfach!

Für eine effiziente Verwaltung von Projekten und Aufgaben bietet Ihnen die Chrome-Erweiterung ClickUp außerdem folgende Möglichkeiten:

Aber das ist noch nicht alles, was ClickUp für Sie bereithält!

Neben einem großartigen Free-Plan bietet diese E-Mail-Software für das Projektmanagement auch mehrere andere Features wie:

Es ist wie für ein Kind in einem Süßwarenladen: Es gibt so viele tolle Features zum Ausprobieren!

Was sind die Vorteile des E-Mail-Projektmanagements?

Neben der Unterstützung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Teams an einem zentralen Ort bietet E-Mail-Projektmanagement-Software noch weitere Vorteile:

1. Zentraler Info-Hub

E-Mail-Projektmanagement-Tools bieten Teams einen Ort, an dem sie einfach auf Projektinformationen zugreifen und diese speichern können. Teammitglieder, Projektaufgaben und Fortschritt – alles wird an einem zentralen Ort gespeichert.

Wissen Sie, was das bedeutet?

Sie müssen nicht mehr zwischen unzähligen Registerkarten hin- und herwechseln, um etwas zu finden, das Sie brauchen! 😍

2. Geringer Lernaufwand

E-Mail-basierte Tools für das Projektmanagement sind einfach zu bedienen, da sie im Grunde genommen eine zusätzliche Ebene über Ihrem ursprünglichen Posteingang hinzufügen.

Team-Mitglieder können sich schnell daran gewöhnen, und es dauert nicht lange, das tool in Ihren regulären Workflow zu integrieren.

Möchten Sie erfahren, wie Sie Workflows besser verwalten können? Lesen Sie hier unseren ausführlichen Leitfaden .

3. Optimiert die Kommunikation

Mit einer Software für das Projektmanagement per E-Mail können alle Mitglieder des Teams und Projektmanager auf optimierte Weise miteinander kommunizieren.

Darüber hinaus verfügen die meisten Tools für Projektmanagement über Chatrooms, die Teams einen persönlicheren Raum für eine effektive Kommunikation bieten.

Team-Mitglieder sind in dieser Umgebung eher bereit, sich zu engagieren und zu reagieren, und wer liebt nicht die guten alten Emoticons, mit denen man seine Meinung besser vermitteln kann? 😁

4. Effektive Verteilung der Aufgaben

Sie bekommen eine Aufgabe, Sie bekommen eine Aufgabe, jeder bekommt eine Aufgabe!

Durch die Erstellung und Zuweisung von Aufgaben per E-Mail kommt es zu weniger Verwirrung im Team, da die Aufgaben für jeden perfekt aufgeschlüsselt sind.

Sie müssen keinem Mitglied des Teams eine E-Mail schicken und die Hälfte des Unternehmens in CC setzen, um Updates zu einer Aufgabe zu erhalten.

Öffnen Sie einfach Ihre App für das Projektmanagement, um den Fortschritt des Projekts zu sehen!

5. Spart Zeit

Mit einer Software für das E-Mail-Projektmanagement müssen Sie nicht mehr Ihren inneren Dr. Evil kanalisieren und nach Möglichkeiten suchen, diese lange E-Mail-Kette zu zerstören!

Wie?

Projektmanagement-Tools helfen Ihnen, Zeit zu sparen, indem sie lange E-Mail-Ketten, Papierdokumente und das Sortieren von Dokumenten überflüssig machen.

Da alle unternehmens- und projektbezogenen Dokumente an einem Ort gespeichert sind, muss Ihr Projektteam keine Stunden mehr mit Verwaltungsaufgaben abschließen – hurra! 🥳

Fazit

Sie können zwar weiterhin Ihren herkömmlichen Posteingang verwenden, dieser bietet Ihnen jedoch keinen zentralen Datenhub und keine Möglichkeit zur Nachverfolgung von Aufgaben, Fortschritten und Fristen.

Mit dem richtigen E-Mail-Projektmanagement-Tool können Sie dies und noch viel mehr erledigen.

Wenn Sie auf der Suche nach dem ultimativen Tool für das E-Mail-Projektmanagement sind, um Ihr Aufgabenmanagement auf die nächste Stufe zu heben, dann sind Sie bei ClickUp genau richtig.

Mit Features, die von E-Mail-Integration bis hin zur automatisierten Erstellung von Aufgaben reichen, hilft ClickUp Teams dabei, selbst die schwierigsten Projekte mühelos zu verwalten.

Holen Sie sich ClickUp noch heute kostenlos und nutzen Sie die Vorteile des E-Mail-Projektmanagements!