So priorisieren Sie E-Mails bei der Arbeit für maximale Produktivität

Im Jahr 1971 schrieb der Computerprogrammierer Raymond Tomlinson Geschichte, indem er sich selbst die allererste E-Mail schickte – eine bahnbrechende Nachricht, die in etwa so lautete: "QWERTYUIOP". Spannend, nicht wahr?

Heute sind E-Mails nichts Neues mehr. Stattdessen sind sie zu einem der größten Produktivitätskiller geworden.

Dennoch bleiben E-Mails das Rückgrat der Unternehmenskommunikation. Sie sind so wichtig, dass E-Mail-Aufzeichnungen vor Gericht zulässig sind – das spricht für sich!

Deshalb bedeutet das Priorisieren von E-Mails auch, die Produktivität beim E-Mail-Verkehr zu steigern, Stress zu reduzieren und die E-Mail-Kommunikation zu verbessern.

Mit den richtigen Strategien zur Priorisierung von E-Mails können Sie Ihren Posteingang von einem Produktivitätskiller in ein leistungsstarkes Organisationstool verwandeln. Lassen Sie uns das Schritt für Schritt aufschlüsseln.

Warum die Priorisierung von E-Mails wichtig ist

Jedes Unternehmen hat das gleiche Ziel: Umsatz steigern und den Absatz ankurbeln. Um das zu erreichen, muss die Kommunikation – insbesondere per E-Mail – auf den Punkt genau funktionieren.

Studien zufolge kann eine Wartezeit von mehr als fünf Minuten auf die Antwort auf einen Lead Ihre Erfolgsquote bei der Qualifizierung um das Zehnfache senken. Verlängern Sie diese Antwortzeit auf fünf bis zehn Minuten, und Sie müssen mit einem Rückgang von 400 % rechnen. Ja, jede Minute zählt.

Deshalb müssen wir E-Mails priorisieren. Die richtige Verwaltung von E-Mails ist eine Goldgrube für effektive Kommunikation.

Wechseln wir nun von den Clients zu den Mitarbeitern. Fast 70 % der Mitarbeiter geben an, dass sie E-Mails für die Kommunikation am Arbeitsplatz bevorzugen. Das ist ein großer Teil Ihres Teams, der sich auf E-Mails verlässt, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich abzustimmen.

Sie können Ihrem Posteingang also nicht ausweichen. Stattdessen ist es klüger, die Priorisierung von E-Mails zu verbessern.

Mit KI-Tools, die mittlerweile alles von der automatischen Sortierung bis zum Verfassen von Antworten bieten, ist die Verwaltung eingehender Nachrichten einfacher denn je. Aber es gibt noch mehr zu entdecken. Lassen Sie uns das anhand einer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Priorisierung von E-Mails tun.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Priorisieren von E-Mails bei der Arbeit

Die erste Regel der E-Mail-Priorisierung: Nicht alle E-Mails sind gleich.

Indem Sie eingehenden Nachrichten Prioritätsstufen zuweisen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und vermeiden, dass Sie unter einem Berg von E-Mails mit niedriger Priorität begraben werden.

So bewältigen Sie Ihren Posteingang wie ein Profi:

Schritt 1 – E-Mails kategorisieren

täglich werden 160 Milliarden Junk-Mails verschickt, was 46 % aller E-Mails ausmacht. Sicherlich möchten Sie nicht, dass wichtige Nachrichten Ihres Chefs neben einem Spam-Blogbeitrag über "Wunder"-Investitionen landen, oder?

Aus diesem Grund beginnen wir damit, E-Mails anhand ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren, um sie zu priorisieren.

Beginnen Sie damit, Prioritätsstufen mithilfe der Beschreibungen, Tags oder Markierungen Ihres E-Mail-Clients zuzuweisen.

Um E-Mails in Gmail zu organisieren, markieren Sie wichtige Nachrichten mit Sternen. Klicken Sie einfach auf den Stern neben einer E-Mail in Ihrem Posteingang und wählen Sie im Menü auf der linken Seite "Mit Stern markiert", um alle markierten E-Mails anzuzeigen.

Wenn Sie Outlook verwenden, können Sie E-Mails für die Nachverfolgung markieren. Klicken Sie auf das Flaggensymbol neben der Nachricht, und Sie können sogar ein Fälligkeitsdatum festlegen, um sich an die zu ergreifenden Maßnahmen zu erinnern.

Filter und Beschreibungen gehören zu den einfachsten Möglichkeiten, um einen übersichtlichen Posteingang zu schaffen. Diese Tools sortieren und kategorisieren eingehende E-Mails und dringende Nachrichten automatisch anhand von Kriterien wie Absender, Betreffzeile oder Schlüsselwörtern.

Beispielsweise können E-Mails von VIP-Absendern oder zu wichtigen Projekten direkt an einen Posteingang mit Priorität gesendet werden, während Werbe-E-Mails unbemerkt in einen separaten Ordner verschoben werden können.

Hier finden Sie eine kurze Übersicht über die Erstellung von Filtern in Gmail:

Schritt 2 – Tools und Features verwenden

Selbst nach dem Aufräumen Ihres Posteingangs kann schnell wieder Chaos einkehren. Deshalb sind Tools zur E-Mail-Verwaltung unverzichtbar.

Nehmen Sie zum Beispiel ClickUp. Dieses Projektmanagement-Tool kann E-Mail-Aufgaben mit seiner Automatisierungsfunktion automatisieren. Sie können es so einrichten, dass E-Mails versendet oder Aufgaben zugewiesen werden, wenn sich der Status ändert – benachrichtigen Sie beispielsweise Ihren Teamleiter per E-Mail, wenn eine Aufgabe als "Fertiggestellt" markiert ist

Haben Sie mehrere E-Mail-Konten? Mit Tools wie Shift können Sie berufliche und private E-Mails bequem über ein Dashboard anzeigen. Mit Shift können Sie Unterhaltungen über verschiedene Konten hinweg verwalten, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

Apropos hervorragende Suchfunktionen: Lassen Sie uns über die vernetzte Suche von ClickUp sprechen. Dieses leistungsstarke KI-gesteuerte Tool durchsucht E-Mails, Dokumente und Unterhaltungen anhand eines Stichworts oder einer Projektbeschreibung. Es ist, als hätten Sie eine Suchmaschine speziell für Ihren Posteingang und Ihre Dateien.

Probieren Sie zum Entrümpeln Unroll.me aus, um sich massenhaft von Newslettern abzumelden, die Sie nicht mehr lesen. Ganz gleich, ob Sie reinen Tisch machen oder sich selektiv abmelden – dies ist eine einfache Möglichkeit, irrelevante E-Mails zu reduzieren und wieder Ordnung in Ihren Posteingang zu bringen.

Es gibt viele weitere Tools und Features zum Priorisieren von E-Mails. Es ist jedoch ratsam, sich an eines zu halten, da dies weniger Verwaltungsaufwand und mehr Effizienz bedeutet.

Um das Tool zu finden, das Ihren Anforderungen entspricht, suchen Sie nach einem Tool, das folgende Features bietet:

Schritt 3 – Tägliche Prioritäten festlegen

Das Ziel ist es, weniger Zeit in Ihrem Posteingang zu verbringen, nicht mehr. Die tägliche Priorisierung Ihres Posteingangs kann Zeit sparen, Stress reduzieren und Ihnen helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. So strukturieren Sie Ihr E-Mail-Management:

Erweiterte Tipps zur E-Mail-Verwaltung

Bei Hunderten von E-Mails, die täglich eingehen, ist es unmöglich, ohne Hilfe den Überblick zu behalten.

Die Lösung? Hören Sie auf, Technologie zu meiden, und nutzen Sie sie, um die über 100 ungelesenen E-Mails in Ihrem Posteingang zu verwalten.

Nutzung von KI und Produktivitäts-Tools

Die meisten E-Mails lassen sich auf Aufgaben reduzieren – gemeinsame Updates, zu verwaltende Projekte oder einzuhaltende Fristen. Daher ist es sinnvoll, E-Mail- und Workflow-Management unter einem Dach zu vereinen, anstatt zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her zu springen.

ClickUp ist die perfekte Lösung für die Integration von E-Mail-Verwaltung und Aufgabenpriorisierung.

ClickUp lässt sich nahtlos in Gmail und Outlook integrieren und bietet folgende Vorteile:

Aber das ist noch nicht alles. ClickUp nutzt Features wie ClickUp Assign Comments und ClickUp Mentions, um E-Mails noch besser zu organisieren.

Nehmen Sie zum Beispiel Oscars Geschichte.

Keine zusätzlichen Registerkarten, keine verpassten Details und der Client erhält seine Updates pünktlich – wie von Zauberhand.

Mit ClickUp Brain wird es nur noch besser. Dieser KI-gestützte Assistent hebt die E-Mail-Verwaltung auf die nächste Stufe, indem er E-Mails in Sekundenschnelle für Sie entwirft.

So funktioniert es: Geben Sie einfach die wichtigsten Gesprächspunkte ein, und ClickUp Brain erstellt eine professionelle, tonlich passende E-Mail, die Ihren Absichten und Ihrem Publikum entspricht.

Erstellen Sie E-Mails mit ClickUp Brain!

Wenn Sie lange E-Mails in umsetzbare Schritte umwandeln möchten, kann ClickUp Brain den Inhalt zusammenfassen und Aufgaben generieren.

Best Practices für die Kommunikation

Sie verfügen zwar über alle Tools, um Ihre E-Mail-Kommunikation zu optimieren, aber hier sind noch ein paar Strategien für das E-Mail-Management, damit alles professionell und kooperativ bleibt:

1. Legen Sie klare Kommunikationsrichtlinien fest

Legen Sie fest, welche Kanäle für bestimmte Arten der Kommunikation am besten geeignet sind.

Verwenden Sie beispielsweise E-Mails für formelle Updates, Instant Messaging für schnelle Fragen und geplante Meetings für detaillierte Besprechungen. So reduzieren Sie Verwirrung und optimieren die Interaktionen.

2. Stand-up-Meetings durchführen

Stand-ups sind kurze tägliche Meetings (die normalerweise im Stehen abgehalten werden!), in denen alle über den aktuellen Stand ihrer Aufgaben, Pläne und Hindernisse informieren. Diese agile Methode sorgt für eine schnelle Abstimmung zwischen funktionsübergreifenden Teams.

3. Respektieren Sie unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse

Nicht jeder fühlt sich in Gruppenchats oder Zoom-Anrufen wohl. Manche bevorzugen schriftliche Updates oder private Check-ins.

Verwenden Sie Tools wie ClickUp Chat, um das Freigeben von Ideen zu erleichtern und auszuweiten. Denken Sie auch daran, regelmäßig mit ruhigeren Mitgliedern Ihres Teams zu sprechen, um sicherzustellen, dass sie sich gehört fühlen.

4. Aktives Zuhören priorisieren

Gute Kommunikation bedeutet ebenso viel zuhören wie sprechen.

Ermutigen Sie die Teilnehmer in Meetings, sich auf das zu konzentrieren, was andere sagen, anstatt ihre nächste Antwort zu planen. Strukturierte Diskussionen mit Folgefragen können ebenfalls hilfreich sein.

5. Nutzen Sie eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit

Wenn alle das gleiche Tool verwenden, vermeiden Sie Verwirrung durch zu viele verschiedene Plattformen.

Mit ClickUp können Teams Projektpläne, Notizen und Aufgaben zentralisieren und durch die Kombination verschiedener Teamfunktionen eine nahtlose Kommunikation gewährleisten.

Das Beste daran? Sie können die Integration von ClickUp mit führenden E-Mail-Plattformen wie Gmail und Outlook nutzen, um E-Mails, die in Ihrem Posteingang eingehen, zu erfassen und Ihren Teammitgliedern direkt Aufgaben zuweisen.

6. Sorgen Sie für die Sichtbarkeit wichtiger Ergebnisse

Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, welche Aufgaben fällig sind, wer dafür verantwortlich ist und wann die Frist abläuft. Gemeinsame Kalender, Aufgabenlisten oder Projekt-Boards machen diese Details für alle Mitglieder des Teams zugänglich und transparent.

7. Notizen machen und nachverfolgen

Weisen Sie während Meetings jemanden damit, wichtige Punkte und zu erledigende Elemente festzuhalten. Verteilen Sie diese Notizen umgehend und verfolgen Sie sie weiter, um sicherzustellen, dass keine Aufgaben und Ideen übersehen werden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten

E-Mails effektiv zu verwalten ist keine leichte Aufgabe, aber selbst die besten Strategien können durch ein paar häufige Fehler zunichte gemacht werden. Hier sind fünf Fehler, die Sie bei der Verwaltung Ihres Posteingangs vermeiden sollten:

1. Verhindern Sie, dass Ihr Posteingang zur Ablagefläche wird

Wenn Sie Unordnung zu lange ignorieren, wird Ihr Posteingang zu einem digitalen schwarzen Loch. Wenn Sie irrelevante E-Mails nicht regelmäßig löschen oder archivieren, können wichtige Nachrichten untergehen.

Behandeln Sie Ihren Posteingang wie Ihren Schreibtisch – halten Sie ihn sauber und organisiert, damit Sie keine wichtigen E-Mails verlieren.

2. E-Mails zwanghaft checken

Das ständige Aktualisieren Ihres Posteingangs stört Ihren Workflow und beeinträchtigt Ihre Produktivität. Im Durchschnitt dauert es etwa 23 Minuten, bis man sich nach einer Unterbrechung wieder konzentrieren kann. Legen Sie stattdessen feste Zeiten für die Überprüfung Ihres Posteingangs fest und halten Sie sich daran. Ihre Konzentration wird es Ihnen danken.

3. Unwichtige Nachrichten überpriorisieren

Es passiert schnell, dass man sich durch das Beantworten von E-Mails mit niedriger Priorität ablenken lässt, während wichtige E-Mails liegen bleiben. Vermeiden Sie dies, indem Sie einen klaren Rahmen für die Priorisierung festlegen, z. B. indem Sie E-Mails nach Dringlichkeit, Wichtigkeit des Absenders oder Fristen sortieren.

4. Vergessen, sich abzumelden

Erhalten Sie immer noch E-Mails von einem Webinar, an dem Sie vor zwei Jahren teilgenommen haben? Dann ist es Zeit, sich abzumelden.

Wenn Sie irrelevante Newsletter und Mailinglisten nicht herausfiltern, verstopft Ihr Posteingang und Sie verschwenden Zeit. Wenn Ihnen das manuelle Filtern zu mühsam ist, können Sie KI-Tools zu Hilfe nehmen, die diese Aufgabe in wenigen Minuten für Sie erledigen.

5. Erinnerungen und Markierungen ignorieren

Die Nichtverwendung von Features wie Erinnerungen oder Flags ist wie das Ablegen von Notizen in einer Schublade, anstatt sie auf den Schreibtisch zu legen.

Diese Tools sorgen dafür, dass Sie keine Nachfassaktionen oder Fristen verpassen – nutzen Sie sie, um wichtige Aufgaben im Blick zu behalten.

Lieber Posteingang, es ist Zeit für ein Upgrade mit ClickUp

ClickUp hat den Bedarf an E-Mail-Kommunikation reduziert und die Zusammenarbeit unseres Teams für die Erstellung von Inhalten optimiert. Wir können nun 2-3 Mal schneller von der Ideenfindung/dem Brainstorming zum ersten Entwurf gelangen.

Branchenübergreifend helfen die E-Mail-Integrationen von ClickUp Teams dabei, Hunderte von Stunden zu sparen, die sonst durch endlose E-Mail-Threads und verwirrende Hin- und Her-Kommunikation verloren gehen würden.

Mit Features wie der Umwandlung von E-Mails in umsetzbare Aufgaben, der nahtlosen Synchronisierung mit Gmail und Outlook und sogar der Verwendung von KI zum Verfassen und Zusammenfassen von E-Mails verwandelt ClickUp Ihren Posteingang in ein Kraftpaket für Produktivität.

Ob Sie Aufgaben verwalten, Nachfassaktionen delegieren oder Ihren Posteingang übersichtlich halten möchten – ClickUp unterstützt Sie dabei.

Sind Sie bereit, das E-Mail-Chaos endgültig hinter sich zu lassen? Melden Sie sich jetzt bei ClickUp an!