Im Jahr 1971 schrieb der Computerprogrammierer Raymond Tomlinson Geschichte, indem er sich selbst die allererste E-Mail schickte – eine bahnbrechende Nachricht, die in etwa so lautete: "QWERTYUIOP". Spannend, oder? Heute sind E-Mails keine Neuheit mehr. Stattdessen sind sie zu einem der größten Produktivitätskiller geworden.
🚨 Die durchschnittliche Person erhält täglich 120 E-Mails. Laut Adobe verbringen Berufstätige mehr als fünf Stunden pro Tag damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten
mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails – fast die Hälfte ihres Arbeitstages! Kein Wunder, dass handgeschriebene Briefe wie ein seltener Luxus erscheinen. Dennoch sind E-Mails nach wie vor das Rückgrat der Unternehmenskommunikation. Sie sind so wichtig, dass E-Mail-Aufzeichnungen vor Gericht zulässig sind – das sind hohe Einsätze! Deshalb bedeutet die Priorisierung von E-Mails, die Produktivität von E-Mails zu steigern geben an, dass sie E-Mails für die Kommunikation am Arbeitsplatz bevorzugen. Ein großer Teil Ihres Teams verlässt sich also auf E-Mails, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich abzustimmen. Sie können Ihrem Posteingang also nicht aus dem Weg gehen. Stattdessen ist es klüger, die E-Mail-Priorisierung zu verdoppeln.
Mit KI-Tools, die jetzt alles von der automatischen Sortierung bis zur Erstellung von Antworten bieten, ist die Verwaltung eingehender Nachrichten einfacher denn je. Aber es gibt noch mehr zu tun. Zu erledigen ist dies, indem wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Priorisierung von E-Mails durchgehen. Auch zu lesen: undefined schritt-für-Schritt-Anleitung zur Priorisierung von E-Mails bei der Arbeit Die erste Regel der E-Mail-Priorisierung: Nicht alle E-Mails sind gleich. Indem Sie eingehenden Nachrichten Prioritätsstufen zuweisen, können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und vermeiden, von einem Berg von E-Mails mit niedriger Priorität überschwemmt zu werden. So gehen Sie Ihren Posteingang wie ein Profi an: Schritt 1 – E-Mails kategorisieren . Dieses leistungsstarke, KI-gesteuerte Tool scannt E-Mails, Dokumente und Unterhaltungen anhand eines Schlüsselworts oder einer Beschreibung des Projekts. Es ist, als hätten Sie eine Suchmaschine, die speziell für Ihren Posteingang und Ihre Dateien entwickelt wurde. Um Ihren Posteingang zu entrümpeln, versuchen Sie es mit undefined , um sich massenhaft von Newslettern abzumelden, die Sie nicht mehr lesen. Egal, ob Sie reinen Tisch machen oder sich selektiv abmelden, es ist eine einfache Möglichkeit, irrelevante E-Mails zu reduzieren und den Posteingang wieder in Ordnung zu bringen. Es gibt viele andere Tools und Features, um E-Mails zu priorisieren. Es ist jedoch ratsam, sich auf eines zu beschränken, da dies weniger Verwaltungsaufwand und mehr Effizienz bedeutet. Um Ihnen zu helfen, das eine Tool zu finden, das Ihren Bedürfnissen entspricht, suchen Sie nach einem Tool, das diese Features bietet:
- Automatisierung von E-Mails: Automatisieren Sie Aktionen wie Sortieren, Beschreibungen und das Senden von Benachrichtigungen für einen reibungsloseren Workflow *Einheitlicher Workspace: Verwalten Sie Aufgaben und E-Mails auf einer Plattform, um das Wechseln zwischen Tools zu vermeiden *Erweiterte Suchfunktionen: Finden Sie E-Mails, Dokumente oder Unterhaltungen sofort mit einer KI-gestützten Suche *Anpassbare Vorlagen: Erstellen und verwenden Sie E-Mail-Vorlagen für eine konsistente und effiziente Kommunikation
- Integrationsfunktionen: Synchronisierung mit Kalendern, CRMs und Apps für die Produktivität für eine digitale Umgebung mit Verbindung Lesen Sie auch: /href/ https://clickup.com/blog/email-automation// Wie man erfolgreiche Workflows zur Automatisierung von E-Mails implementiert /%href/ ### Schritt 3 – Einstellung täglicher Prioritäten
Das Ziel ist es, weniger Zeit in Ihrem Posteingang zu verbringen, nicht mehr. Die tägliche Einstellung von Prioritäten für Ihren Posteingang kann Zeit sparen, Stress reduzieren und Ihnen helfen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. So strukturieren Sie Ihr E-Mail-Management: *"Do it now"-Ansatz: Wenn eine E-Mail weniger als 2 Minuten in Anspruch nimmt, antworten Sie sofort; dies verhindert Rückstände
- Aufgaben delegieren: Wenn eine E-Mail die Mitarbeit eines Mitglieds Ihres Teams erfordert, leiten Sie sie mit klaren Anweisungen weiter. Durch das Delegieren wird sichergestellt, dass die richtigen Personen Maßnahmen ergreifen, ohne dass Sie alles im Detail regeln müssen. Auf später verschieben: Haben Sie E-Mails, die nicht dringend sind, aber Aufmerksamkeit erfordern? Richten Sie Erinnerungen ein oder stellen Sie sie auf "Zurückstellen", um sie zu einem bestimmten Zeitpunkt zu bearbeiten. Tools wie ein Posteingang mit Prioritäten oder eine E-Mail-Verwaltungssoftware können dabei helfen, diese effizient zu organisieren
- Löschen Sie unnötige E-Mails: Verabschieden Sie sich von veralteten oder irrelevanten E-Mails. Wenn Sie Ihren Posteingang aufräumen, können Sie sich besser konzentrieren und wichtige Nachrichten werden hervorgehoben
Löschen Sie E-Mails aus Ihrem Spam, die Speicherplatz belegen und nicht relevant sind Lesen Sie auch: /href/ https://clickup.com/blog/email-task-management// Was ist E-Mail-Aufgabenverwaltung und wie wird sie umgesetzt /%href/ ## Tipps für fortgeschrittenes E-Mail-Management Bei Hunderten von E-Mails, die täglich eingehen, ist es unmöglich, ohne Hilfe mit den E-Mails Schritt zu halten.
Die Lösung? Vermeiden Sie nicht länger den Einsatz von Technologie, sondern nutzen Sie sie, um die über 100 ungelesenen E-Mails in Ihrem Posteingang pro Woche zu verwalten. ### KI und Tools für mehr Produktivität Die meisten E-Mails lassen sich auf Aufgaben reduzieren – gemeinsame Updates, zu verwaltende Projekte oder einzuhaltende Fristen. Daher ist es am sinnvollsten, E-Mail- und Workflow-Management unter einem Dach zu vereinen, anstatt zwischen den Aufgaben hin und her zu springen. ClickUp ist die perfekte Lösung, um E-Mail-Management und Aufgabenpriorisierung zu integrieren.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/Connect-ClickUp.gif Verbindung von ClickUp: Wie man E-Mails bei der Arbeit priorisiert /%img/ Verbindung von ClickUp mit vorhandenen Plattformen, um direkt von einer einzigen Plattform aus zu antworten ClickUp lässt sich nahtlos in Gmail und Outlook integrieren und bietet folgende Vorteile: * E-Mails direkt aus Gmail in umsetzbare Aufgaben umwandeln
- Aktualisieren Sie den Status und die Priorität von Aufgaben, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Teilen Sie E-Mail-Inhalte als Aufgabenkommentare für eine bessere Zusammenarbeit. Planen und delegieren Sie Aufgaben basierend auf E-Mail-Interaktionen. Synchronisieren Sie Outlook-E-Mails mit ClickUp Aufgaben, um die Nachverfolgung zu optimieren. Richten Sie Erinnerungen für ClickUp Aufgaben in Outlook ein. * Automatisieren Sie die Erstellung von Aufgaben aus E-Mails für einen reibungsloseren Workflow. Aber das ist noch nicht alles. ClickUp verwendet Features wie undefined und ClickUp Erwähnungen, um E-Mails weiter zu organisieren. Nehmen wir zum Beispiel Oscars Geschichte.
📌 Beispiel: Oscar, ein Projektmanager, erhält eine E-Mail von einem Kunden, in der er um ein Update zur Neugestaltung der Website bittet. Anstatt Details in ein separates Tool zu kopieren, verwendet Oscar ClickUp, um die E-Mail direkt an die Aufgabe für das Redesign-Projekt anzuhängen. Er fügt schnell einen Kommentar hinzu, in dem er das Designteam mit spezifischen Anweisungen versieht, weist Sarah (der leitenden Designerin) die Nachverfolgung zu und legt eine Frist fest – alles innerhalb von ClickUp.
Keine zusätzlichen Registerkarten, keine übersehenen Details und der Client erhält sein Update pünktlich – wie von Zauberhand. /img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUps-quick-communication-features.gif Die schnellen Kommunikationsfeatures von ClickUp: Wie man E-Mails bei der Arbeit priorisiert /%img/
Kommunizieren Sie ohne Unterbrechung mit den schnellen Kommunikationsfunktionen von ClickUp Mit /href/ https://clickup.com/ai ClickUp Brain /%href/ wird es nur noch besser. Dieser KI-gestützte Assistent hebt das E-Mail-Management auf die nächste Stufe, indem er in Sekundenschnelle E-Mails für Sie entwirft.
So funktioniert es: Geben Sie einfach die Schlüsselpunkte an, und ClickUp Brain erstellt eine professionelle, perfekt formulierte E-Mail, die auf Ihre Absicht und Ihr Publikum abgestimmt ist. /cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2025/02/ClickUp-Brain-.gif Verwenden Sie ClickUp Brain, um den Inhalt Ihrer E-Mails zu verfeinern https://app.clickup.com/login?product=ai&ai=true&\_gl=1\*1uynm5a\*\_gcl\_aw\*R0NMLjE3MzcyNzEwMTcuQ2owS0NRaUF2NjI4QmhDMkFSSXNBSUpJaUstS2lQRzhJbEYzNDZkTXRiNVZjcDZKeXZQTlV6N0NPYmdsMzlHbTYxMkxkMnVqT1RZUWFzZ2FBcmM4RUFMd193Y0I.\*\_gcl\_au\*MTE5NTUxNTI1NC4xNzM2MjQyMTQy Erstellen Sie E-Mails zusammen mit ClickuUp Brain! /%cta/
Wenn Sie lange E-Mails in umsetzbare Schritte umwandeln möchten, kann ClickUp Brain den Inhalt zusammenfassen und Aufgaben generieren. Lesen Sie auch: /href/ https://clickup.com/blog/how-to-use-ai-in-email// Wie man KI in E-Mails einsetzt (Anwendungsfälle und Tools) /%href/ ### Best Practices für die Kommunikation
Obwohl Ihnen alle tools zur Verfügung stehen, um die E-Mail-Kommunikation zu optimieren, finden Sie hier einige /href/ https://clickup.com/blog/email-management-strategies// E-Mail-Management-Strategien /%href/, um die Dinge professionell und kooperativ zu halten: #### 1. Klare Kommunikationsrichtlinien festlegen Legen Sie fest, welche Kanäle für bestimmte Kommunikationsarten am besten geeignet sind.
Zum Beispiel E-Mails für formelle Updates, Instant Messaging für schnelle Fragen und geplante Meetings für detaillierte Diskussionen. Dies reduziert Verwirrung und optimiert die Interaktionen. #### 2. Stand-up-Meetings durchführen Stand-ups sind kurze tägliche Meetings (die normalerweise im Stehen abgehalten werden!), bei denen jeder Updates zu Aufgaben, Plänen und Hindernissen freigibt. Diese agile Methode bringt funktionsübergreifende Teams schnell auf Kurs. 💡 Pro-Tipp: Verwenden Sie
/href/ https://clickup.com/templates/daily-standup-meeting-t-206515719 ClickUps Vorlage für tägliche Standup-Meetings /%href/ um Notizen zu machen, Fortschritte zu verfolgen und Herausforderungen anzugehen, ohne zu viel zu planen. #### 3. Respektieren Sie unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse
Nicht jeder fühlt sich in Gruppenchats oder Zoom-Anrufen wohl. Manche bevorzugen schriftliche Updates oder private Check-ins. Verwenden Sie tools wie ClickUp Chat, um das Freigeben von Ideen zu erleichtern und zu erweitern. Denken Sie auch daran, sich regelmäßig bei ruhigeren Mitgliedern des Teams zu melden, um sicherzustellen, dass sie sich gehört fühlen. Unterhalten Sie sich in Echtzeit mit Ihrem Team und geben Sie Updates mit ClickUp Chat frei #### 4. Aktives Zuhören priorisieren Zu einer guten Kommunikation gehört ebenso viel Zuhören wie Reden. Ermutigen Sie die Teilnehmer in Meetings, sich auf das zu konzentrieren, was andere sagen, anstatt ihre nächste Antwort zu planen. Strukturierte Diskussionen mit Anschlussfragen können ebenfalls hilfreich sein.
**Lesen Sie auch: /href/ https://clickup.com/blog/inbox-zero// Posteingang Null 101: Intelligentes E-Mail-Management /%href/ #### 5. Verwenden Sie eine einheitliche Plattform für die Zusammenarbeit Wenn alle dasselbe Tool verwenden, wird die Verwirrung durch "zu viele Plattformen" vermieden.
Mit ClickUp können Teams Projektpläne, Notizen und Aufgaben zentralisieren und durch die Kombination verschiedener Funktionen für Teams eine nahtlose Kommunikation ermöglichen. Das Beste daran? Sie können die Integration von ClickUp in führende E-Mail-Plattformen wie Gmail und Outlook nutzen, um E-Mails, die in Ihrem Posteingang eingehen, zu erfassen und Ihren Mitgliedern direkt Aufgaben zuzuweisen. Lesen Sie auch: undefined #### 6. Sicherstellen, dass die wichtigsten Ergebnisse sichtbar sind Stellen Sie sicher, dass jeder weiß, welche Aufgaben fällig sind, wer dafür verantwortlich ist und welche Frist gilt. Durch freigegebene Kalender, Listen mit Aufgaben oder Boards für Projekte können diese Details für alle Mitglieder des Teams zugänglich und transparent bleiben. Lesen Sie auch: undefined #### 7. Notizen machen und nachfassen Beauftragen Sie während eines Meetings jemanden, die Schlüsselpunkte und Aktionselemente festzuhalten. Sorgen Sie für eine schnelle Verteilung dieser Notizen und für Nachfassaktionen, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Ideen nicht übersehen werden. ## Häufige Fehler, die es zu vermeiden gilt
E-Mails effektiv zu verwalten ist keine leichte Aufgabe, aber selbst die besten Strategien können durch ein paar häufige Fehler ins Stocken geraten. Hier sind fünf Fehler, die Sie bei der Verwaltung Ihres Posteingangs vermeiden sollten: ### 1. Lassen Sie Ihren Posteingang nicht zur Ablage verkommen Wenn Sie Unordnung zu lange ignorieren, wird Ihr Posteingang zu einem digitalen schwarzen Loch. Wenn Sie irrelevante E-Mails nicht regelmäßig löschen oder archivieren, können wichtige Nachrichten untergehen.
Behandeln Sie Ihren Posteingang wie Ihren Schreibtisch – halten Sie ihn sauber und organisiert, um den Verlust wichtiger E-Mails zu vermeiden. 2. E-Mails zwanghaft abrufen Das ständige Aktualisieren Ihres Posteingangs stört Ihren Workflow und beeinträchtigt die Produktivität. Im Durchschnitt dauert es etwa undefined zu konzentrieren. Planen Sie stattdessen feste Zeiten ein, zu denen Sie Ihren Posteingang überprüfen, und halten Sie sich daran. Ihr Fokus wird es Ihnen danken.
3. Unwichtigen Nachrichten zu viel Priorität einräumen Es ist leicht, sich ablenken zu lassen, indem man E-Mails mit niedriger Priorität beantwortet, während wichtige E-Mails liegen bleiben. Vermeiden Sie dies, indem Sie einen klaren Rahmen für die Priorisierung festlegen, z. B. durch Sortieren der E-Mails nach Dringlichkeit, Wichtigkeit des Absenders oder Fristen. ### 4. Vergessen, sich abzumelden Erhalten Sie immer noch E-Mails von einem Webinar, an dem Sie vor zwei Jahren teilgenommen haben? Es ist Zeit, sich abzumelden. Wenn Sie es versäumen, irrelevante Newsletter und Mailinglisten herauszufiltern, verstopfen diese Ihren Posteingang und verschwenden Zeit. Wenn Ihnen das manuelle Filtern lästig ist, können Sie KI-Tools verwenden, die diese Aufgabe in wenigen Minuten für Sie erledigen. 5. Erinnerungen und Markierungen ignorieren Wenn Sie Features wie Erinnerungen oder Markierungen nicht nutzen, ist das so, als würden Sie Haftnotizen in einer Schublade lassen, anstatt sie auf Ihren Schreibtisch zu legen.
Diese tools stellen sicher, dass Sie keine Nachverfolgungen oder Fristen verpassen – nutzen Sie sie zur Nachverfolgung wichtiger Aufgaben. ## Lieber Posteingang, es ist Zeit für ein Upgrade mit ClickUp > ClickUp hat den Bedarf an E-Mail-Kommunikation reduziert und die Zusammenarbeit für unser Team zur Erstellung von Inhalten optimiert. Wir können von der Ideenfindung/dem Brainstorming bis zum ersten Entwurf bis zu 2-3x schneller vorankommen.
Sid Babla, Wellbeing Program Coordinator am Dartmouth CollegeBranchenübergreifend helfen die E-Mail-Integrationen von ClickUp Teams, Hunderte von Stunden einzusparen, die sonst durch endlose E-Mail-Threads und verwirrendes Hin und Her verloren gingen. Mit Features wie der Umwandlung von E-Mails in umsetzbare Aufgaben, der nahtlosen Synchronisierung mit Gmail und Outlook und sogar der Verwendung von KI zum Verfassen und Zusammenfassen von E-Mails verwandelt ClickUp Ihren Posteingang in ein Kraftpaket für Produktivität.
Ob Sie Aufgaben verwalten, Folgemaßnahmen delegieren oder Ihren Posteingang übersichtlich halten möchten, ClickUp unterstützt Sie dabei. Sind Sie bereit, das E-Mail-Chaos endgültig hinter sich zu lassen? /href/ https://clickup.com/signup Anmeldung bei ClickUp /%href/ jetzt!