KI-Tools wie ChatGPT mischen die Branche auf und verwandeln lange E-Mail-Entwürfe und Marathonläufe zur Erstellung von Inhalten in schnelle Sprints.
Und das ist nicht nur Show – Marketer, die KI für die Personalisierung von E-Mails einsetzen, berichten von einem Umsatzanstieg von 41%. Von der Reduzierung von Tippfehlern über die Formulierung der perfekten Betreffzeile bis hin zum Verfassen von E-Mails, die menschlich klingen – ChatGPT hilft Ihnen, Zeit zu sparen.
Egal, ob Sie Ersteller von Inhalten, Verfasser oder Unternehmer im Bereich Web-Apps sind – wenn Sie ChatGPT beherrschen, haben Sie das Chaos in Ihrem Posteingang im Griff.
Folgen Sie dieser Anleitung, um zu erfahren, wie Sie prägnante geschäftliche E-Mails schreiben – ohne dabei den Verstand zu verlieren!
Probieren Sie als Bonus die beste ChatGPT-Alternative für Ihre Kommunikations-Workflows aus: ClickUp Brain.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
So können Sie ChatGPT zum Verfassen Ihrer E-Mails nutzen:
- Optimieren Sie Ihre E-Mails für mehr Engagement, indem Sie sich auf Personalisierung, Zielgruppenansprache und ansprechende Inhalte konzentrieren 📩
- Verwenden Sie ChatGPT für schnelle Entwürfe, aber berücksichtigen Sie dessen Einschränkungen für individuelle geschäftliche Anforderungen
- Geben Sie Kontext (Tonfall, Struktur, Details) , um den besten Entwurf zu erhalten
- Entwürfe neu generieren oder bearbeiten, um sie klarer und persönlicher zu gestalten
- Überprüfen Sie die Richtigkeit und Übereinstimmung mit Ihrem Stil
- Wechseln Sie zu ClickUp . Nutzen Sie KI für E-Mails mit ClickUp Brain und optimieren Sie das Erstellen von Notizen, die Datenanalyse, das Verfassen von E-Mails und die Kommunikation
- Verwalten Sie alle Ihre E-Mails und Ihre Arbeit an einem Ort mit dem E-Mail-Projektmanagement von ClickUp
So verwenden Sie ChatGPT zum Verfassen von E-Mails
Wenn Sie ChatGPT genügend Kontext geben, kann es Inhalte erstellen, die ein perfekter Ausgangspunkt für Ihre E-Mails sind. Geben Sie einfach einige klare Anweisungen und voilà – schon können auch Sie KI nutzen, um E-Mails zu schreiben, die Ihrem Ton und Ihrer Botschaft entsprechen, und dabei wertvolle Zeit sparen.
Sind Sie bereit? So können Sie ChatGPT effektiv zum Verfassen von E-Mails nutzen:
Schritt 1: Legen Sie den Kontext und den Zweck fest
Bevor Sie sich überhaupt mit den Details von ChatGPT vertraut machen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, worum es in Ihrer E-Mail gehen soll.
Schließlich schrieb Shakespeare einmal: "In der Kürze liegt die Würde." Überlegen Sie sich also, was Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten, ohne zu sehr um den heißen Brei herumzureden.
Je besser Sie ChatGPT anweisen, desto besser versteht es Ihren Schreibstil, den Zweck und die Struktur Ihrer E-Mails. Sie können eine Erinnerung senden, auf eine Abfrage antworten oder eine Aufgabe weiterverfolgen, aber die richtigen Einstellungen sind entscheidend.
Nehmen wir an, Sie bitten einen Kollegen oder Client um ein Update. Ihr Ziel ist es wahrscheinlich, eine Aktion auszulösen oder weitere Details zu sammeln. Wenn Sie ein Meeting planen, sollte die E-Mail höflich und klar formuliert sein, damit der Empfänger leicht den nächsten Schritt machen kann.
Hier versteht ChatGPT, dass das Ziel darin besteht, Feedback zu einer Aktualisierung einzuholen, und passt die E-Mail entsprechend an, sodass der aktuelle Status und die nächsten Schritte im Vordergrund stehen. So wird sichergestellt, dass die Nachricht klar, höflich und prägnant ist, sodass der Empfänger leichter mit den erforderlichen Informationen antworten kann.
🧠Fun Fact: ChatGPT erreichte innerhalb von nur fünf Tagen nach seiner Einführung im Jahr 2022 eine Million Benutzer .
Schritt 2: Eröffnen Sie ein Konto bei ChatGPT
Um mit ChatGPT zu beginnen, gehen Sie zu chat.openai.com und erstellen Sie ein Konto. Sie können sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Google anmelden. Sobald Ihr Konto verifiziert ist (Sie erhalten einen sechsstelligen Code auf Ihrem Smartphone), können Sie loslegen!
Sie erhalten Zugang zur kostenlosen Version von GPT-3. 5. Wenn Sie eine erweiterte Version wünschen, können Sie für 20 $ pro Monat auf GPT-4 upgraden.
GPT-4 bietet schnellere Antworten und erweiterte Features wie Browsing und Code-Interpretation und ist damit eine gute Wahl für alle, die zeitkritische E-Mails bearbeiten oder ihre Produktivität steigern möchten.
Wenn Sie an zeitkritischen E-Mails arbeiten und schnellere, persönlichere Antworten wünschen, könnte GPT-4 eine lohnende Investition sein.
👀 Wussten Sie schon? Nur die Hälfte der Amerikaner ist in gewissem Maße mit ChatGPT vertraut, wobei zwei Drittel von ihnen einen Hochschulabschluss haben. Interessanterweise gaben 54 % der Befragten an, "überhaupt nichts" über ChatGPT zu wissen.
Schritt 3: Geben Sie ChatGPT benutzerdefinierte Anweisungen
Sind Sie schon angemeldet? Dann ist es an der Zeit, ChatGPT einzurichten, damit es Ihre Aufgaben erledigen kann. Bevor Sie jedoch mit der Generierung von Antworten und E-Mails beginnen, müssen Sie einige Hintergrundinformationen bereitstellen. Legen Sie fest, wie das Tool Antworten generieren soll.
Um ChatGPT wirklich zu Ihrem Assistenten zu machen, befolgen Sie diese Schritte: Klicken Sie auf Ihren Anzeigenamen oder Ihr Bild, um das ausklappbare Menü zu öffnen. Klicken Sie dann auf "ChatGPT anpassen".
Sie werden gebeten, zwei Schlüssel-Fragen zu beantworten, um die Antworten der KI anzupassen:
- Was sollte ChatGPT über Sie wissen, um Ihnen bessere Antworten zu geben?
Sie können Details zu Ihrer Arbeit, Ihrem Kommunikationsstil per E-Mail, Ihrem Tonfall und anderen relevanten Präferenzen freigeben. Dazu können Ihr Beruf, Ihre bevorzugte Form der Anrede (formell oder informell) und der gewünschte Detaillierungsgrad Ihrer E-Mails gehören.
- Wie soll ChatGPT antworten?
Hier können Sie den Ton und die Struktur der E-Mails festlegen, die ChatGPT generieren soll. Geben Sie an, ob Sie prägnante oder detaillierte Formate bevorzugen, wählen Sie den Grad der Formalität (freundlich, formell oder irgendwo dazwischen) und entscheiden Sie, ob die KI Meinungen äußern oder eine neutrale Haltung einnehmen soll.
Alternativ können Sie Ihre Einführung und Anweisungen über die Chat-Box senden, damit ChatGPT Sie besser versteht.
Hier ist ein Beispiel für eine Einleitung, die Sie verwenden könnten:
🧠Fun Fact: Etwa 25 % der US-Unternehmen haben durch die Nutzung von ChatGPT zwischen 50.000 und 70.000 US-Dollar eingespart.
Schritt 4: ChatGPT zum Verfassen der E-Mail auffordern
Sobald Sie Ihre Daten, Präferenzen und den gewünschten Ton freigegeben haben, können Sie ChatGPT auffordern, die gewünschte E-Mail zu erstellen. Wenn der erste Entwurf nicht ganz passt, bitten Sie das Tool, die Antwort neu zu generieren.
🤖 Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail schreiben, um zu kündigen, kann ChatGPT Ihnen dabei helfen, eine Nachricht zu verfassen, die genau den richtigen Ton trifft – egal, ob Sie das Unternehmen verlassen, um neue Herausforderungen anzunehmen, oder weil Sie unzufrieden sind. Das Ziel ist es, sich im Guten zu trennen und sicherzustellen, dass Sie sich professionell verabschieden, ohne Brücken abzubrechen.
Hier ist ein Beispiel dafür, was ChatGPT generieren könnte:
🤖Ein weiteres Szenario könnte die Ablehnung eines Projektauftrags sein.
Eine wohlüberlegte Antwort ist der Schlüssel, wenn Sie überlastet sind und keine neue Verantwortung übernehmen können. Auch wenn es verlockend sein mag, Ihrer Frustration Ausdruck zu verleihen, ist es wichtig, ruhig, rücksichtsvoll und professionell zu bleiben. ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, eine diplomatische Nachricht zu verfassen, die Ihre Limits kommuniziert, ohne abweisend zu klingen.
Hier ist ein Beispiel für eine höfliche, professionelle Art, ein neues Projekt abzulehnen:
Schritt 5: Überprüfen und bearbeiten Sie die E-Mail
Nachdem ChatGPT die E-Mail generiert hat, überprüfen Sie sie sorgfältig. Sie können den Ton anpassen, fehlende Details hinzufügen oder die Struktur ändern, um sie besser an Ihre Absichten anzupassen. Überprüfen Sie, ob Sie Grammatik- oder Rechtschreibfehler in Ihrer E-Mail korrigieren müssen.
Bevor Sie auf "Senden" klicken, überprüfen Sie Ihre Antwort noch einmal auf Klarheit und Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht professionell ist und den Erwartungen entspricht, und vermeiden Fehltritte.
ChatGPT ist zwar sehr leistungsfähig, aber die generierten Inhalte sind möglicherweise nicht immer perfekt. Personalisierung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie vollständig mit Ihrer Stimme und dem spezifischen Kontext Ihrer Nachricht übereinstimmen.
👀 Wussten Sie schon? ChatGPT kann manchmal "Halluzinationen" haben, bei denen es Informationen generiert, die plausibel klingen, aber komplett erfunden sind. Dazu können erfundene Fakten, nicht existierende Studien oder ungenaue Details gehören. KI-Modelle sind zwar darauf trainiert, hilfreiche und genaue Antworten zu geben, aber sie können die Richtigkeit ihrer Informationen nicht in Echtzeit überprüfen.
Deshalb ist es unerlässlich, wichtige Fakten doppelt zu überprüfen, wenn Sie KI für Recherchen oder Entscheidungsfindungen einsetzen!
Für Ihre spezifischen Anforderungen sollten Sie Folgendes beachten:
- Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind
- Achten Sie darauf, dass der Ton Ihrem Stil entspricht
- Überprüfen Sie alle Daten, Namen und wichtigen Details auf ihre Richtigkeit
Ein wenig zusätzliche Aufmerksamkeit kann viel bewirken!
Schritt 6: Senden Sie die E-Mail
Nachdem Sie Ihre E-Mail überprüft und bearbeitet haben, ist es Zeit, auf "Senden" zu klicken
Bevor Sie dies tun, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überprüfen, ob in Ihrer Box alles in Ordnung ist. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail Ihren E-Mail-Management-Strategien entspricht und professionell, klar und prägnant ist.
Angenommen, Sie versenden E-Mails zu wichtigen Themen, wie wir sie besprochen haben. Dann ist es umso wichtiger, den richtigen Ton zu treffen. Versenden Sie die E-Mail erst, wenn Sie sicher sind, dass die Nachricht ausgefeilt ist und Ihren Zielen entspricht!
Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über die Reaktion – vertrauen Sie darauf, dass die KI Ihnen dabei geholfen hat, eine durchdachte und gut formulierte Antwort zu verfassen.
💡Profi-Tipp: Die E-Mail-Etikette ist der Schlüssel dazu, wie Ihre Nachricht wahrgenommen und beantwortet wird. Von der Korrekturlesung zur Verbesserung der Klarheit bis hin zur Einstellung eines respektvollen Tons – diese kleinen Anpassungen können einen großen Unterschied machen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails professionell und effektiv sind.
Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT zum Verfassen von E-Mails
Die Verwendung von KI zum Verfassen von E-Mails kann praktisch sein, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Eingeschränktes Verständnis des Kontexts: KI kann Schwierigkeiten haben, die Details Ihrer Nachricht oder die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfassen. Dies kann zu allgemeinen oder falschen Inhalten (Halluzinationen) führen, insbesondere in komplexen oder sensiblen Situationen ❌
- Schwierigkeiten bei der Personalisierung: ChatGPT kann zwar eine Basismeldung generieren, aber es fehlt möglicherweise die persönliche Note, die bei Ihrem Publikum Anklang findet. Bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen könnte das Tool beispielsweise wichtige personalisierte Details wie Namen oder Präferenzen übersehen, was die Wirksamkeit der Nachricht beeinträchtigt ❌
- Probleme mit der Genauigkeit: Trotz ihrer umfangreichen Wissensdatenbank liefert KI nicht immer korrekte Informationen. Sie müssen wichtige Details wie Daten, Namen oder Zahlen doppelt überprüfen, insbesondere wenn Sie auf KPIs für E-Mail-Marketing verweisen ❌
- Inkonsistente Wortanzahl: Wenn Sie in Ihrer Eingabeaufforderung ein Wortlimit angeben, hält sich ChatGPT gelegentlich daran. Dies ist jedoch oft unvorhersehbar und entspricht möglicherweise nicht Ihrer Anfrage. Wie im folgenden Beispiel antwortet ChatGPT mit 39 Wörtern statt mit 42. ❌
- Übermäßiger Gebrauch von allgemeinen Formulierungen: ChatGPT greift häufig auf übermäßig verwendete Formulierungen und Klischees zurück, insbesondere in professionellen E-Mails. Diese mögen zwar sicher klingen, können jedoch unaufrichtig oder repetitiv wirken und Ihre Nachricht weniger ansprechend machen ❌
- Schwierigkeiten mit komplexen, mehrschrittigen Anweisungen: ChatGPT funktioniert möglicherweise nicht so gut mit mehrschrittigen Anweisungen. Ein Beispiel: Eine E-Mail, die Erinnerungen, Genehmigungen und Nachfassaktionen in einem Entwurf kombiniert, könnte unzusammenhängend oder unklar sein ❌
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ClickUp Brain zum Schreiben und Verwalten Ihrer E-Mails
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen KI-Assistenten, der ansprechende E-Mail-Texte verfasst, überzeugende Betreffzeilen generiert, Nachrichten für jede Zielgruppe personalisiert und Folge-E-Mails automatisiert.
Nun, hier ist es, auf ClickUp – der App für alles, was mit Arbeit zu tun hat.
ClickUp Brain ist eine fortschrittliche KI mit neuronalem Netzwerk, die in die E-Mail-Projektmanagement-Plattform von ClickUp integriert ist. Sie hilft Ihnen dabei, Marketingtexte zu erstellen, auf E-Mails zu antworten und Aufgaben effizient zu verwalten – alles an einem Ort!
ClickUp Brain
Im Gegensatz zu ChatGPT, das manchmal ungenaue oder veraltete Informationen generiert, integriert ClickUp Brain direkt in die Wissensdatenbank Ihres Teams und die aktuellen Projektaufgaben.
So haben Sie immer Zugriff auf die aktuellsten und relevantesten Informationen, reduzieren das Risiko grammatikalischer Fehler und machen Ihre E-Mail-Antworten präziser und zuverlässiger.
Mit ClickUp Brain's AI Writer for Work erhalten Sie:
- Ein Schreibassistent, der alle Ihre Copywriting-Aufgaben übernimmt
- Schnelle automatisierte Antworten auf Aufgaben, Kommentare und E-Mails
- Ein automatischer Transkriptionsdienst für Sprachaufzeichnungen, der Ihnen das Notieren und Aktualisieren abnimmt
- Die Möglichkeit, Ihre Meetings und Bildschirmaufzeichnungen zu transkribieren und Folgefragen direkt aus ClickUp Clips zu beantworten
- Einfach zu erstellende Vorlagen für alle Ihre Anforderungen – von E-Mail-Kampagnen über Anzeigen und Drip-Kampagnen bis hin zur Personalbeschaffung
So geht's mit ClickUp:
Um mit ClickUp Brain eine neue E-Mail zu verfassen, suchen Sie einfach eine offene Aufgabe und gehen Sie zu deren Kommentarbereich.
Klicken Sie anschließend auf das E-Mail-Symbol und geben Sie den Slash-Befehl "/Write email" ein, gefolgt von der Eingabetaste oder der Return-Taste. Daraufhin wird ein modales Fenster von ClickUp Brain angezeigt, in das Sie einen prägnanten Gesprächspunkt eingeben können, der den Zweck der E-Mail zusammenfasst.
So würde das aussehen:
ClickUp Brain analysiert die Eingaben und erstellt anhand Ihrer Beschreibung einen E-Mail-Entwurf.
Sie können den generierten Entwurf an Ihren Stil oder Ton anpassen. Die Plattform bietet außerdem zusätzliche Optionen für mehr Flexibilität: Sie können den generierten E-Mail-Text direkt in Ihre Zwischenablage kopieren.
Wenn der Entwurf nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf "Erneut versuchen", damit ClickUp Brain eine andere Version auf Basis derselben Schlüsselpunkte generiert. So erhalten Sie mit minimalem Aufwand jedes Mal die perfekte E-Mail!
E-Mails sind out, ClickUp ist in! Mit ClickUp konnten wir die Anzahl der E-Mails, die wir als Team senden und empfangen, reduzieren, was eine enorme Veränderung bedeutet. Das bedeutet auch, dass E-Mail-Threads nicht verloren gehen, niemand aus der Kommunikation fällt usw., da alle Informationen in ClickUp gespeichert sind.
E-Mails sind out, ClickUp ist in! Mit ClickUp konnten wir die Anzahl der E-Mails, die wir als Team senden und empfangen, reduzieren, was eine enorme Veränderung bedeutet. Das bedeutet auch, dass E-Mail-Threads nicht verloren gehen, niemand aus der Kommunikation herausfällt usw., da alle Informationen in ClickUp gespeichert sind.
ClickUp für Marketing-Teams
Das Beste an ClickUp ist, dass Sie mit den KI-Tools überzeugende Texte verfassen können, während alle Ihre Dokumente an einem zentralen Speicherort aufbewahrt werden.
Mit ClickUp für Marketing können Sie E-Mail-Vorlagen schnell direkt in ClickUp Docs entwerfen, organisieren und speichern. Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, finden Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort
ClickUp-Dokumente
ClickUp Dokumente lassen sich auch in Workflows integrieren, sodass alle aus einer generierten E-Mail erstellten Aufgaben mit dem Gesamtbild verbunden bleiben.
Für die Zusammenarbeit im Team können Sie bestimmten Teammitgliedern bestimmte Abschnitte eines Dokuments zuweisen. So können Sie Dokumente in Echtzeit freigeben und gemeinsam bearbeiten. Ganz gleich, ob Sie E-Mail-Vorlagen überarbeiten oder eine Marketingkampagne verwalten – Ihr Team kann gleichzeitig Beiträge leisten, Kommentare hinzufügen und das Dokument aktualisieren.
ClickUp-Vorlagen
ClickUp ist nicht nur ein leistungsstarkes KI-Tool zum Schreiben, sondern bietet auch eine Vielzahl an anpassbaren Vorlagen, die Ihre Workflows im E-Mail-Management verbessern. ChatGPT fehlt dies, da es keine solchen Integrationen zur Verwaltung Ihres gesamten Marketing-Workflows bietet.
ClickUp-Vorlage für E-Mail-Marketing
Mit der E-Mail-Marketing-Vorlage von ClickUp können Sie beispielsweise Ihre Kampagnen planen, Betreffzeilen verfassen, Nachrichten terminieren und wichtige Metriken für den Erfolg nachverfolgen – und so organisiert und effizient arbeiten.
Sie können E-Mails auch basierend auf dem Benutzerverhalten automatisieren und so sicherstellen, dass bestimmte Aktionen Ihre Nachrichten auslösen. So ist es ganz einfach, zielgerichtete E-Mails zur richtigen Zeit an die richtigen Kunden zu senden.
ClickUp Brain ist nicht nur zum Schreiben von E-Mails gedacht – es hilft Ihnen auch dabei, Ihr Team zu organisieren, zu personalisieren und mit ihm zusammenzuarbeiten. Es überwindet die üblichen Limits von KI-Tools und macht das Verfassen von E-Mails und das E-Mail-Marketing effektiver und einfacher.
Lesen Sie auch: Die beste E-Mail-Verwaltungssoftware (kostenlos und kostenpflichtig)
Optimieren Sie Ihre E-Mails für mehr Engagement mit ClickUp Brain
Die Optimierung Ihrer E-Mails für mehr Engagement umfasst mehr als nur das Verfassen der perfekten Nachricht – es geht um Personalisierung, die Ausrichtung auf die richtige Zielgruppe und darum, sicherzustellen, dass Ihre Inhalte beim Leser ankommen.
ChatGPT kann zwar hilfreich sein, aber möglicherweise nicht immer die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen. Wenn das Schreiben von E-Mails oder das Erstellen von Entwürfen Ihnen schwerfällt, ist ClickUp genau das Richtige für Sie.
Mit ClickUp Brain können Sie Notizen machen, Daten analysieren und E-Mails schneller entwerfen, wodurch Sie Zeit sparen. Aktivieren Sie einfach die E-Mail-ClickApp in Ihrem Workspace, um alle E-Mail-Features freizuschalten. Verabschieden Sie sich von Schreibblockaden und sich wiederholenden Aufgaben und sorgen Sie gleichzeitig für authentische und personalisierte E-Mails.
ClickUp bietet mehr als nur E-Mails – verwalten Sie Aufgaben, arbeiten Sie zusammen und erfassen Sie Zeiten, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Sind Sie bereit, Ihre E-Mail-Kommunikation auf ein neues Level zu heben? Melden Sie sich noch heute für ein kostenloses ClickUp-Konto an!