KI-Tools wie ChatGPT sorgen für Umwälzungen – sie verwandeln lange E-Mail-Entwürfe und Marathonläufe bei der Erstellung von Inhalten in schnelle Sprints.
Und das ist nicht nur Show – Marketer, die KI für die Personalisierung von E-Mails einsetzen, berichten von einem Umsatzanstieg von 41%. Von der Reduzierung von Tippfehlern über die Formulierung der perfekten Betreffzeile bis hin zum Verfassen von E-Mails, die menschlich klingen – ChatGPT hilft Ihnen, Zeit zu sparen.
Egal, ob Sie Content-Ersteller, Verfasser oder Web-App-Unternehmer sind – wenn Sie ChatGPT beherrschen, haben Sie das Chaos in Ihrem Posteingang im Griff.
Befolgen Sie diese Anleitung, um zu lernen, wie Sie prägnante geschäftliche E-Mails verfassen – ohne dabei Ihre Nerven zu strapazieren!
Probieren Sie als Bonus die beste ChatGPT-Alternative für Ihre Workflows aus: ClickUp Brain.
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
So können Sie ChatGPT zum Verfassen Ihrer E-Mails nutzen:
- Optimieren Sie Ihre E-Mails für mehr Engagement, indem Sie sich auf Personalisierung, Zielgruppenansprache und ansprechende Inhalte konzentrieren 📩
- Verwenden Sie ChatGPT für schnelle Entwürfe, aber berücksichtigen Sie dessen Limite für spezielle geschäftliche Anforderungen.
- Geben Sie den Kontext (Tonfall, Struktur, Details) an, um den besten Entwurf zu erhalten.
- Entwürfe neu generieren oder durch Bearbeitung anpassen, um sie klarer und persönlicher zu gestalten.
- Überprüfen Sie die Genauigkeit und Übereinstimmung mit Ihrem Stil.
- Wechseln Sie zu ClickUp . Nutzen Sie KI für E-Mails mit ClickUp Brain und optimieren Sie das Erstellen von Notizen, die Datenanalyse, das Verfassen von E-Mails und die Kommunikation.
- Verwalten Sie alle Ihre E-Mails und arbeiten Sie von einem Ort aus mit ClickUp E-Mail-Projektmanagement.
So verwenden Sie ChatGPT zum Verfassen von E-Mails
Wenn Sie ChatGPT genügend Kontext zur Verfügung stellen, kann es Inhalte erstellen, die ein perfekter Ausgangspunkt für Ihre E-Mails sind. Geben Sie einfach einige klare Anweisungen und voilà – auch Sie können KI nutzen, um E-Mails zu verfassen, die Ihrem Ton und Ihrer Botschaft entsprechen, und dabei wertvolle Zeit sparen.
Sind Sie bereit? So können Sie ChatGPT effektiv zum Verfassen von E-Mails nutzen:
Schritt 1: Legen Sie den Kontext und den Zweck fest
Bevor Sie sich überhaupt mit den Details von ChatGPT vertraut machen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, worum es in Ihrer E-Mail gehen soll.
Schließlich schrieb Shakespeare einmal: „Kürze ist die Würze der Seele. ” Überlegen Sie sich also, was Sie mit Ihrer E-Mail erreichen möchten, ohne zu sehr um den heißen Brei herumzureden.
Je besser Sie ChatGPT anweisen, desto besser versteht es Ihren Schreibstil, Ihren Zweck und Ihre E-Mail-Struktur. Sie können eine Erinnerung senden, auf eine Abfrage antworten oder eine Aufgabe nachverfolgen, aber die Einstellung des Kontexts ist entscheidend.
Nehmen wir an, Sie bitten einen Kollegen oder Client um ein Update. Ihr Ziel ist es wahrscheinlich, Maßnahmen anzustoßen oder weitere Details zu erfahren. Wenn Sie ein Meeting planen, sollte die E-Mail höflich und klar formuliert sein, damit der Empfänger leicht den nächsten Schritt unternehmen kann.
Hier versteht ChatGPT, dass das Ziel darin besteht, Feedback zu einer Aktualisierung einzuholen, und passt die E-Mail entsprechend an, sodass der Schwerpunkt auf der Abfrage des aktuellen Status und der nächsten Schritte liegt. So wird sichergestellt, dass die Nachricht klar, höflich und prägnant ist, sodass der Empfänger leichter mit den erforderlichen Informationen antworten kann.
🧠Wissenswertes: ChatGPT erreichte innerhalb von nur fünf Tagen nach seiner Einführung im Jahr 2022 eine Million Benutzer .
Schritt 2: Eröffnen Sie ein Konto bei ChatGPT
Um mit ChatGPT zu beginnen, gehen Sie auf chat.openai.com und erstellen Sie ein Konto. Sie können sich mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Google anmelden. Sobald Ihr Konto verifiziert ist (Sie erhalten einen sechsstelligen Code auf Ihrem Smartphone), können Sie loslegen!
Sie erhalten Zugang zur kostenlosen Version von GPT-3.5. Wenn Sie eine erweiterte Version wünschen, können Sie für 20 $ pro Monat ein Upgrade auf GPT-4 durchführen.
GPT-4 bietet schnellere Antworten und erweiterte Features wie Browsing und Code-Interpretation und ist damit eine gute Wahl für alle, die zeitkritische E-Mails bearbeiten oder ihre Produktivität steigern möchten.
Wenn Sie an zeitkritischen E-Mails arbeiten und schnellere, persönlichere Antworten wünschen, könnte sich die Investition in GPT-4 lohnen.
👀 Wussten Sie schon? Nur die Hälfte der Amerikaner ist in gewissem Maße mit ChatGPT vertraut, wobei zwei Drittel von ihnen einen Hochschulabschluss haben. Interessanterweise gaben 54 % der Befragten an, „überhaupt nichts” über ChatGPT zu wissen.
Schritt 3: Geben Sie ChatGPT benutzerdefinierte Anweisungen
Sind Sie schon angemeldet? Dann ist es an der Zeit, ChatGPT für Ihre Zwecke einzurichten. Bevor Sie jedoch mit der Generierung von Antworten und E-Mails beginnen, müssen Sie einige Hintergrundinformationen eingeben. Legen Sie fest, wie das tool Antworten generieren soll.
Um ChatGPT wirklich zu Ihrem Assistenten zu machen, befolgen Sie diese Schritte: Klicken Sie auf Ihren Anzeigenamen oder Ihr Bild, um das Menü auszuklappen. Klicken Sie dann auf „ChatGPT benutzerdefiniert anpassen”.
Sie werden gebeten, zwei Schlüsselfragen zu beantworten, um die Antworten der KI anzupassen:
- Was sollte ChatGPT über Sie wissen, um Ihnen bessere Antworten zu geben?
Sie können Details zu Ihrer Arbeit, Ihrem E-Mail-Kommunikationsstil, Ihrem Tonfall und anderen relevanten Präferenzen freigeben. Dazu gehören beispielsweise Ihr Beruf, ob Sie einen formellen oder lockeren Tonfall bevorzugen und wie detailliert Ihre E-Mails sein sollen.
- Wie soll ChatGPT antworten?
Hier können Sie den Ton und die Struktur der E-Mails festlegen, die ChatGPT generieren soll. Geben Sie an, ob Sie prägnante oder detaillierte Formate bevorzugen, wählen Sie den Grad der Formalität (freundlich, formell oder irgendwo dazwischen) und entscheiden Sie, ob die KI Meinungen äußern oder eine neutrale Haltung einnehmen soll.
Alternativ können Sie Ihre Einführung und Anweisungen über die Chatbox senden, damit ChatGPT Sie besser versteht.
Hier ein Beispiel für eine mögliche Einleitung:
🧠Wissenswertes: Etwa 25 % der US-Unternehmen haben durch die Verwendung von ChatGPT zwischen 50.000 und 70.000 US-Dollar eingespart.
Schritt 4: Fordern Sie ChatGPT auf, die E-Mail zu schreiben
Sobald Sie Ihre Details, Präferenzen und den gewünschten Ton freigegeben haben, können Sie ChatGPT auffordern, die gewünschte E-Mail zu erstellen. Wenn der erste Entwurf nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht, bitten Sie das Programm, die Antwort neu zu generieren.
🤖 Als Beispiel: Wenn Sie eine Kündigungs-E-Mail schreiben, kann ChatGPT Ihnen dabei helfen, eine Nachricht zu verfassen, die die richtige Balance findet – unabhängig davon, ob Sie das Unternehmen verlassen, um neue Herausforderungen anzunehmen oder weil Sie unzufrieden sind. Das Ziel ist es, sich im Guten zu trennen und sicherzustellen, dass Sie sich professionell verabschieden, ohne Brücken abzubrechen.
Hier ist ein Beispiel dafür, was ChatGPT generieren könnte:
🤖Ein weiteres Szenario könnte die Ablehnung eines Auftrags für ein Projekt sein.
Eine wohlüberlegte Antwort ist der Schlüssel, wenn Sie überlastet sind und keine neuen Aufgaben übernehmen können. Auch wenn es verlockend sein mag, Ihre Frustration zum Ausdruck zu bringen, ist es wichtig, ruhig, rücksichtsvoll und professionell zu bleiben. ChatGPT kann Ihnen dabei helfen, eine diplomatische Nachricht zu verfassen, die Ihre Limite vermittelt, ohne abweisend zu klingen.
Hier ist ein Beispiel für eine höfliche, professionelle Art, ein neues Projekt abzulehnen:
Schritt 5: Überprüfen und führen Sie die Bearbeitung der E-Mail durch
Nachdem ChatGPT die E-Mail generiert hat, überprüfen Sie sie sorgfältig. Sie können den Ton anpassen, fehlende Details hinzufügen oder die Struktur ändern, um sie besser an Ihre Absichten anzupassen. Überprüfen Sie, ob Sie Grammatik- oder Rechtschreibfehler in Ihrer E-Mail korrigieren müssen.
Bevor Sie auf „Senden“ klicken, überprüfen Sie Ihre Antwort noch einmal auf Klarheit und Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht professionell ist und den Erwartungen entspricht, und vermeiden Fehltritte.
Obwohl ChatGPT sehr leistungsfähig ist, sind die generierten Inhalte möglicherweise nicht immer perfekt. Personalisierung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie vollständig mit Ihrer Stimme und dem spezifischen Kontext Ihrer Nachricht übereinstimmt.
👀 Wussten Sie schon? ChatGPT kann manchmal „Halluzinationen” haben, bei denen es Informationen generiert, die plausibel klingen, aber komplett erfunden sind. Dazu können erfundene Fakten, nicht existierende Studien oder ungenaue Details gehören. KI-Modelle sind zwar darauf trainiert, hilfreiche und genaue Antworten zu geben, aber sie können die Richtigkeit ihrer Informationen nicht in Echtzeit überprüfen.
Deshalb ist es unerlässlich, wichtige Fakten doppelt zu überprüfen, wenn Sie KI für Recherchen oder Entscheidungsfindungen einsetzen!
Für Ihre spezifischen Anforderungen sollten Sie Folgendes beachten:
- Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind.
- Achten Sie darauf, dass der Ton Ihrem Stil entspricht.
- Überprüfen Sie alle Daten, Namen oder wichtigen Details auf ihre Richtigkeit.
Ein wenig zusätzliche Aufmerksamkeit kann viel bewirken!
Schritt 6: Senden Sie die E-Mail
Nachdem Sie Ihre E-Mail überprüft und bearbeitet haben, ist es Zeit, auf „Senden” zu klicken.
Bevor Sie dies tun, überprüfen Sie noch einmal, ob in Ihrem Entwurfsfenster alles in Ordnung ist. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail Ihren E-Mail-Verwaltungsstrategien entspricht und professionell, klar und prägnant ist.
Angenommen, Sie versenden E-Mails zu wichtigen Themen, wie wir sie besprochen haben. Dann ist es umso wichtiger, den richtigen Ton zu treffen. Versenden Sie die E-Mail erst, wenn Sie sicher sind, dass die Nachricht ausgefeilt ist und Ihren Zielen entspricht!
Machen Sie sich nicht zu viele Gedanken über die Reaktion – vertrauen Sie darauf, dass die KI Ihnen dabei geholfen hat, eine durchdachte, gut formulierte Antwort zu verfassen.
💡Profi-Tipp: Die E-Mail-Etikette ist entscheidend dafür, wie Ihre Nachricht wahrgenommen und beantwortet wird. Von der Korrekturlesung zur Gewährleistung der Klarheit bis hin zur Wahl eines respektvollen Tons – diese kleinen Anpassungen können einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails professionell und effektiv sind.
Einschränkungen bei der Verwendung von ChatGPT zum Verfassen von E-Mails
Die Verwendung von KI zum Verfassen von E-Mails kann praktisch sein, bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Hier sind einige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Begrenztes Verständnis des Kontexts: KI könnte Schwierigkeiten haben, die Details Ihrer Nachricht oder die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfassen. Dies kann zu allgemeinen oder unpassenden Inhalten (Halluzinationen) führen, insbesondere in komplexen oder sensiblen Situationen ❌.
- Schwierigkeiten bei der Personalisierung: ChatGPT kann zwar eine Basismeldung generieren, aber es fehlt möglicherweise die persönliche Note, die bei Ihrer Zielgruppe Anklang findet. Bei der Verwaltung von E-Mail-Kampagnen könnte das tool beispielsweise wichtige personalisierte Details wie Namen oder Präferenzen übersehen, was die Wirksamkeit der Nachricht beeinträchtigt ❌.
- Probleme mit der Genauigkeit: Trotz ihrer umfangreichen Wissensbasis liefert KI nicht immer korrekte Informationen. Sie müssen wichtige Details wie Daten, Namen oder Zahlen doppelt überprüfen, insbesondere wenn Sie sich auf E-Mail-Marketing-KPIs beziehen ❌.
- Uneinheitliche Wortanzahl: Wenn Sie in Ihrer Eingabe ein Limit für die Wortanzahl angeben, hält sich ChatGPT gelegentlich daran. Oft ist dies jedoch unvorhersehbar und ChatGPT kommt Ihrer Anfrage möglicherweise nicht nach. Wie im folgenden Beispiel antwortet ChatGPT mit 39 Wörtern statt mit 42. ❌
- Übermäßiger Gebrauch von allgemeinen Phrasen: ChatGPT neigt dazu, übermäßig häufig verwendete Phrasen und Klischees zu verwenden, insbesondere in professionellen E-Mails. Diese mögen zwar sicher klingen, können jedoch als unaufrichtig oder repetitiv wirken und Ihre Nachricht weniger ansprechend machen ❌.
- Schwierigkeiten mit komplexen mehrstufigen Anweisungen: ChatGPT funktioniert möglicherweise nicht besonders gut mit mehrstufigen Anweisungen. Beispielsweise könnte eine E-Mail, die Erinnerungen, Genehmigungen und Nachfassaktionen in einem Entwurf kombiniert, unzusammenhängend oder unklar sein ❌.
Verwendung von ClickUp Brain zum Verfassen und Verwalten Ihrer E-Mails
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen KI-Assistenten, der ansprechende E-Mail-Texte verfasst, überzeugende Betreffzeilen generiert, Nachrichten für jede Zielgruppe personalisiert und Folge-E-Mails durch Automatisierung automatisiert.
Nun, hier ist es, auf ClickUp – der Allround-App für die Arbeit.
ClickUp Brain ist eine fortschrittliche neuronale Netzwerk-KI, die in die E-Mail-Plattform für Projektmanagement von ClickUp integriert ist. Sie hilft Ihnen dabei, Marketingtexte zu erstellen, auf E-Mails zu antworten und Aufgaben effizient zu verwalten – alles an einem Ort!
ClickUp Brain
Im Gegensatz zu ChatGPT, das manchmal ungenaue oder veraltete Informationen generiert, ist ClickUp Brain direkt mit der Wissensdatenbank Ihres Teams und den aktuellen Aufgaben des Projekts integriert.
So haben Sie immer Zugriff auf die aktuellsten und relevantesten Informationen, verringern das Risiko von Grammatikfehlern und machen Ihre E-Mail-Antworten genauer und zuverlässiger.
Mit ClickUp Brain's KI-Schreiber für die Arbeit erhalten Sie:
- Ein Schreibassistent, der alle Ihre Anforderungen im Bereich Copywriting erfüllt
- Schnelle automatisierte Antworten auf Aufgaben, Kommentare und E-Mails
- Ein automatischer Sprach-zu-Text-Transkriptor für kostenloses Notieren und Aktualisieren
- Die Möglichkeit, Ihre Meetings und Bildschirmaufzeichnungen zu transkribieren und Folgefragen direkt aus ClickUp Clips zu beantworten.
- Einfach zu erstellende Vorlagen für alle Ihre Anforderungen – von E-Mail-Kampagnen über Anzeigen und Drip-Kampagnen bis hin zur Personalbeschaffung.
So ist es mit ClickUp zu erledigen:
Um mit ClickUp Brain eine neue E-Mail zu verfassen, suchen Sie einfach eine offene Aufgabe und gehen Sie zum Kommentarbereich.
Klicken Sie anschließend auf das E-Mail-Symbol und geben Sie den Slash-Befehl „/Write email“ ein, gefolgt von der Eingabetaste oder der Return-Taste. Daraufhin erscheint ein ClickUp Brain-modales Fenster, in das Sie einen kurzen Gesprächspunkt eingeben können, der den Zweck der E-Mail zusammenfasst.
So würde das aussehen:
ClickUp Brain analysiert die Eingabe und erstellt anhand Ihrer Beschreibung einen Entwurf für eine E-Mail.
Sie können den generierten Entwurf benutzerdefiniert an Ihren Stil oder Ton anpassen. Die Plattform bietet außerdem zusätzliche Optionen für mehr Flexibilität: Sie können den generierten Text der E-Mail direkt in Ihre Zwischenablage kopieren.
Wenn der Entwurf nicht ganz Ihren Vorstellungen entspricht, klicken Sie auf „Erneut versuchen“, damit ClickUp Brain eine andere Version basierend auf denselben Schlüsselpunkten generiert. So erhalten Sie jedes Mal mit minimalem Aufwand die perfekte E-Mail!
E-Mails sind out, ClickUp ist in! Mit ClickUp konnten wir die Anzahl der E-Mails, die wir als Team senden und empfangen, reduzieren, was eine enorme Veränderung bedeutet. Das bedeutet auch, dass E-Mail-Threads nicht verloren gehen, niemand aus der Kommunikation herausfällt usw., da alle Informationen in ClickUp gespeichert sind.
E-Mails sind out, ClickUp ist in! Mit ClickUp konnten wir die Anzahl der E-Mails, die wir als Team senden und empfangen, reduzieren, was eine enorme Veränderung bedeutet. Das bedeutet auch, dass E-Mail-Threads nicht verloren gehen, niemand aus der Kommunikation herausfällt usw., da alle Informationen in ClickUp gespeichert sind.
ClickUp für Marketingteams
Das Beste an ClickUp ist, dass Sie mit seinen KI-Tools überzeugende Texte verfassen können, während alle Ihre Dokumente an einem zentralen Speicherort gespeichert bleiben.
Mit ClickUp for Marketing können Sie E-Mail-Vorlagen direkt in ClickUp Docs schnell entwerfen, organisieren und speichern. Anstatt zwischen verschiedenen Plattformen zu wechseln, finden Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort.
ClickUp Dokumente
ClickUp Docs lässt sich auch in Workflows integrieren, sodass jede aus einer generierten E-Mail erstellte Aufgabe mit dem Gesamtbild verbunden bleibt.
Für die Zusammenarbeit im Team können Sie den Mitgliedern des Teams bestimmte Abschnitte des Dokuments zuweisen. Dies erleichtert das Freigeben und Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit. Ganz gleich, ob Sie E-Mail-Vorlagen überarbeiten oder eine Marketingkampagne verwalten – Ihr Team kann gleichzeitig Beiträge leisten, Kommentare abgeben und das Dokument aktualisieren.
ClickUp-Vorlagen
ClickUp ist nicht nur ein leistungsstarkes KI-Schreibtool, sondern bietet auch eine Vielzahl an anpassbaren Vorlagen, die Ihre E-Mail-VerwaltungsWorkflows verbessern. ChatGPT verfügt nicht über diese Funktion, da es keine solchen Integrationen zur Verwaltung Ihres gesamten Marketing-Workflows bietet.
ClickUp-Vorlage für E-Mail-Marketing
Mit der ClickUp-E-Mail-Marketing-Vorlage können Sie beispielsweise Ihre Kampagnen organisieren und effizient planen, Betreffzeilen verfassen, Nachrichten terminieren und wichtige Metriken zur Nachverfolgung des Erfolgs verfolgen.
Sie können E-Mails auch basierend auf dem Verhalten der Benutzer automatisieren und so sicherstellen, dass bestimmte Aktionen Auslöser für Ihre Nachrichten sind. Auf diese Weise können Sie ganz einfach gezielte E-Mails zum richtigen Zeitpunkt an die richtigen Kunden senden.
ClickUp Brain eignet sich nicht nur zum Verfassen von E-Mails, sondern hilft Ihnen auch dabei, Ihr Team zu organisieren, zu personalisieren und mit ihm zusammenzuarbeiten. Es überwindet die üblichen Limite von KI-Tools und macht das Verfassen von E-Mails und das Marketing effektiver und einfacher.
Optimieren Sie Ihre E-Mails für eine bessere Interaktion mit ClickUp Brain
Die Optimierung Ihrer E-Mail für mehr Interaktion umfasst mehr als nur das Verfassen der perfekten Nachricht – es geht um Personalisierung, die richtige Zielgruppe und darum, sicherzustellen, dass Ihre Inhalte beim Leser Anklang finden.
ChatGPT kann zwar hilfreich sein, erfüllt jedoch möglicherweise nicht immer die individuellen Anforderungen Ihres Geschäfts. Wenn Ihnen das Verfassen von E-Mails oder das Erstellen von Vorlagen von Grund auf schwerfällt, ist ClickUp die richtige Lösung für Sie.
Mit ClickUp Brain können Sie Notizen machen, Daten analysieren und E-Mails schneller verfassen, wodurch Sie Zeit sparen. Aktivieren Sie einfach die E-Mail-ClickApp in Ihrem Workspace, um alle E-Mail-Features freizuschalten. Verabschieden Sie sich von Schreibblockaden und sich wiederholenden Aufgaben und behalten Sie gleichzeitig die Authentizität und Personalisierung Ihrer E-Mails bei.
ClickUp bietet mehr als nur E-Mails – verwalten Sie Aufgaben, arbeiten Sie zusammen und führen Sie Zeiterfassung durch, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern. Sind Sie bereit, Ihre E-Mail-Kommunikation auf ein neues Niveau zu heben? Registrieren Sie sich noch heute für ein kostenloses ClickUp-Konto!