Ihr Posteingang quillt über und Sie sind ständig im Verzug.
Das Ergebnis? Sie wühlen sich ständig durch lange Threads in E-Mails und sind zu überfordert, um die perfekte Antwort zu verfassen.
Die Flut an E-Mails ist ein echtes Problem!
Geben Sie ein: Gemini in Gmail, ein KI-gestützter Assistent, der Ihnen bei der intelligenteren Verwaltung Ihrer E-Mails hilft. Ganz gleich, ob Sie Threads zusammenfassen, Antworten verfassen oder Ihren Tonfall anpassen möchten, Gemini AI ist das Tool für die Produktivität Ihrer E-Mails, das Sie brauchen.
In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Google Gemini in Gmail verwenden können, um Ihren Posteingang zu verwalten, Zeit zu sparen und E-Mails vielleicht sogar weniger als lästige Pflicht zu empfinden. Denn seien wir ehrlich, Ihr Gmail-Posteingang könnte mit etwas KI-Magie wahrscheinlich einiges an Verbesserung vertragen.
Aber das ist noch nicht alles. Wir stellen Ihnen auch einen zusätzlichen KI-Assistenten vor – ClickUp Brain – der nicht nur die Verwaltung von E-Mails zum Kinderspiel macht, sondern auch Ihre Arbeit auf jede erdenkliche Weise erleichtert! 🤩
⏰ 60-Sekunden-Zusammenfassung
Hier ist eine kurze Zusammenfassung, wie Sie das Beste aus der Nutzung der KI von Gemini in Gmail machen können (und ein kleiner Einblick in eine intelligentere Alternative!):
- Greifen Sie mit einem Google One AI Premium-Abonnement oder einem Google Workspace-Konto auf Gemini in Gmail zu
- Verwenden Sie Gemini, um lange Threads in E-Mails zusammenzufassen und so Zeit beim Lesen und beim Nachverfolgen von Updates zu sparen
- Erstellen Sie mühelos neue E-Mails mit KI-generierten Vorschlägen, die auf Ihren Eingaben basieren
- Verfeinern Sie Entwürfe für mehr Klarheit mit Optionen wie "Formalisieren", "Ausarbeiten", "Kürzen" oder "Umschreiben"
- Stellen Sie Gemini AI Fragen zu Ihrem Posteingang, um schnell Einblicke in wichtige Unterhaltungen zu erhalten
- Notiz: Geminis Limits – es fehlt ein tiefes Kontextverständnis, eine schnelle benutzerdefinierte Anpassung und die Bearbeitung von E-Mails
- ClickUp bietet eine abgeschlossene E-Mail-Verwaltungslösung mit beidseitiger Synchronisierung, Automatisierung von Aufgaben und direkter E-Mail-Bearbeitung
- Verwenden Sie den in ClickUp integrierten KI-Assistenten ClickUp Brain, um E-Mails zusammenzufassen und Erkenntnisse aus Threads zu gewinnen sowie um sofortige Antworten zu verfassen
- Integrieren Sie ClickUp in Gmail, um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, Workflows wie das Senden von Folge-E-Mails zu automatisieren und die Kommunikation zu optimieren
So verwenden Sie Gemini in Gmail
Vielleicht kehren Sie aus dem Urlaub zurück und Ihr Posteingang ist überfüllt, oder Sie können einfach nicht entscheiden, welche E-Mails zuerst Ihre Aufmerksamkeit erfordern. In jedem Fall unterstützt Sie die Gemini-Gmail-Integration dabei, die Unordnung zu beseitigen und sich auf die wertvollsten, dringendsten oder wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.
🔑 Um auf Gemini in Gmail zuzugreifen, müssen Sie entweder den Google One KI Premium Plan abonnieren oder Gemini in Ihrem Google Workspace Konto aktivieren.
So finden Sie Gemini in Gmail:
- Gehen Sie zur oberen rechten Ecke Ihres Gmail-Bildschirms
- Wählen Sie das Feature "Gemini ausprobieren" aus
- Auf Ihrem Bildschirm wird das Gmail-Seitenfenster angezeigt, das in etwa so aussehen sollte:
Sie können die integrierten Eingabeaufforderungen von Gemini verwenden, um Antworten zu generieren oder Freiformfragen zu stellen, wie z. B. "Informiere mich über E-Mails von
Jetzt, da Sie wissen, wie es funktioniert, sind Sie bereit, KI in Gmail für eine intelligentere E-Mail-Verwaltung zu nutzen?
Wir zeigen Ihnen die drei wichtigsten Anwendungsfälle für Gemini in Gmail:
1. Fassen Sie lange Threads in E-Mails zusammen
👀 Zu erledigen? Ausgefeilte Computerprotokollierungstechniken zeigen, dass die durchschnittliche menschliche Aufmerksamkeitsspanne 40 Sekunden beträgt.
Niemand liest gerne lange E-Mails, und Gemini versteht das. So können Sie Ihre langen E-Mails in kürzester Zeit bearbeiten:
- Öffnen Sie Gmail auf Ihrem Desktop oder in der mobilen Gmail-App
- Suchen Sie nach dem Gemini-KI-Symbol im Seitenbereich auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Wenn Sie es nicht sehen, klicken Sie auf den kleinen Pfeil, um den Bereich zu erweitern.
- Wählen Sie die Option "Diese E-Mail zusammenfassen"
- Gemini erstellt eine kurze Zusammenfassung, in der Schlüsselpunkte und wichtige Details hervorgehoben werden
- Gemini kann auch lange Inhalte aus Ihren Google Drive-Dateien direkt in Ihrem Posteingang zusammenfassen
💡 Profi-Tipp: Am Ende der von der KI generierten Zusammenfassung von Gemini können Sie die entsprechende Daumen-Geste auswählen, um positives Feedback zu geben. Heben Sie den Daumen für einen guten Vorschlag oder reichen Sie einen Bericht über einen schlechten Vorschlag ein, wenn die Antwort verbessert werden muss. So lernt das KI-Modell aus Ihren Präferenzen und kann zukünftige Antworten besser anpassen.
2. Schreiben Sie einen neuen Entwurf für eine E-Mail
Haben Sie schon einmal viel zu lange auf einen Bildschirm gestarrt, um die perfekte erste Zeile für Ihre E-Mail zu finden? Lassen Sie uns diesen Kampf überspringen und Google KI die Schwerstarbeit für Sie erledigen.
- Klicken Sie oben links auf dem Google Mail-Bildschirm auf "Verfassen"
- Suchen Sie im Erstellungsfenster nach der Option "Hilfe beim Schreiben"
- Schreiben Sie die erforderliche Eingabeaufforderung. Zum Beispiel: "Schreiben Sie ein Bewerbungsschreiben für eine Stelle im Marketing."
- Klicken Sie auf "Erstellen"
- Sie erhalten fast sofort eine Antwort in Ihrem Gmail-Verfassen-Fenster
- Sie können dann auf Erneut erstellen oder Verfeinern klicken, um die Antwort so lange anzupassen, bis sie Ihren Anforderungen entspricht
Folgen Sie dieser Methode und passen Sie die Eingabeaufforderung je nach Situation benutzerdefiniert an, sodass sie zur Beantwortung einer Unterhaltung verwendet werden kann.
📖 Lesen Sie auch: Beste Software für freigegebene Posteingänge (Bewertungen und Preise)
🧠 Fun Fact: Ein Tipp von Laura Martin, Produktivitätsberaterin bei Google, für mehr Produktivität bei E-Mails ist, E-Mails in drei Kategorien einzuteilen: beantworten, lesen und später bearbeiten. Diese sollten Sie in bestimmten Zeitfenstern bearbeiten, anstatt sie den ganzen Tag über ständig zu überprüfen.
3. Entwurf verfeinern
Manchmal trifft der Entwurf einer E-Mail einfach nicht ins Schwarze, aber mit Gemini in Gmail können Sie ihn schnell verfeinern und sicherstellen, dass Ihre Nachricht perfekt ankommt.
- Gehen Sie zu "Verfassen" in der linken oberen Ecke Ihres Posteingangs
- Schreiben Sie Ihre E-Mails manuell
- Gehen Sie zur Option "Hilfe beim Schreiben"
- Wählen Sie Ihre bevorzugte Änderung aus dem Menü aus: Polnisch: Entwurf verfeinern Formalisieren: Entwurf formeller gestalten Ausarbeiten: Zusätzliche Details zum vorhandenen Inhalt hinzufügen Kürzer: Überflüssiges bearbeiten und den Entwurf kürzen Neu erstellen: Entwurf neu schreiben Verfeinern: Nochmals überarbeiten
- Polnisch: Entwurf verfeinern
- Formalisieren: Den Entwurf formeller gestalten
- Ausführlich: Fügen Sie dem vorhandenen Inhalt zusätzliche Details hinzu
- Kürzer: Bearbeiten Sie den Ballast und machen Sie den Entwurf kurz
- Erneut erstellen: Entwurf neu schreiben
- Verfeinern: Nochmal überarbeiten
- Klicken Sie auf "Einfügen", sobald Sie die gewünschten Ergebnisse erhalten haben
- Notiz: Sobald Sie Gemini KI bitten, einen Entwurf neu zu erstellen, können Sie nicht mehr zu früheren Versionen zurückkehren (kopieren Sie also die Abschnitte, die Sie behalten möchten, und fügen Sie sie ein!)
- Polnisch: Entwurf verfeinern
- Formalisieren: Den Entwurf formeller gestalten
- Ausführlich: Fügen Sie dem vorhandenen Inhalt zusätzliche Details hinzu
- Kürzer: Bearbeiten Sie den Ballast und machen Sie den Entwurf kurz
- Erneut erstellen: Entwurf neu schreiben
- Verfeinern: Nochmal überarbeiten
💡Profi-Tipp: Verwenden Sie Google Mail Q/A, um Gemini Fragen zu den Unterhaltungen in Ihrem Posteingang zu stellen. Zum Beispiel können Sie in der Eingabeaufforderungsbox fragen: "Wie war das Feedback zu meinem Projekt X in letzter Zeit?" Gemini scannt die relevanten Threads und gibt eine zusammengefasste Antwort zurück.
Limits bei der Verwendung von Gemini in Gmail
Gemini in Gmail bietet eine Mischung aus Komfort und Limits. Die Analyse Ihrer Nachrichten wird zwar stark vereinfacht, aber es ist immer noch nicht mit dem manuellen Organisieren von E-Mails vergleichbar.
Hier sind fünf weitere Dinge, die Sie bei der Verwendung von Gemini in Gmail beachten sollten:
- Limits beim kontextuellen Verständnis: Die KI von Gemini eignet sich hervorragend zum Zusammenfassen und Verfassen von E-Mails, kann jedoch die Nuancen oder den Kontext jeder Unterhaltung möglicherweise nicht vollständig erfassen, was manchmal zu weniger personalisierten Antworten führt
- E-Mails können nicht bearbeitet werden: Die KI von Gemini kann keine E-Mails in Ihrem Posteingang erstellen, senden, löschen oder verschieben – sie konzentriert sich mehr auf die Erstellung von Inhalten und die Unterstützung als auf die Verwaltung von Posteingang und E-Mails
- Halluzinationsrisiko: Die KI von Gemini kann gelegentlich ungenaue oder erfundene Informationen generieren. Daher ist es wichtig, die Details zu überprüfen, bevor man auf sie reagiert
- Eingeschränkter Sprachsupport: Obwohl Gemini mehrere Sprachen unterstützt, ist es in anderen Sprachen als Englisch möglicherweise nicht so genau oder nuanciert, was sich auf die Qualität der Antworten auswirkt
📖 Lesen Sie auch: Wie richte ich eine automatische Weiterleitung in Gmail ein?
👀 Wussten Sie schon? Gmail blockiert täglich fast 15 Milliarden unerwünschte Nachrichten, was mehr als 99,9 % aller Spam-, Phishing- und Malware-Nachrichten entspricht. In der Ferienzeit kann die Nummer auf 231 Milliarden Spam- und Phishing-Nachrichten ansteigen, was 10 % über dem durchschnittlichen Volumen liegt.
Möchten Sie die Technik der schnellen Programmierung erlernen, um bessere Antworten von Gemini und anderen KI-Tools zu erhalten? Sehen Sie sich diesen kurzen Crashkurs zur Verfeinerung Ihrer Fragen für KI an 👇🏽
Verwendung von KI und Gmail mit ClickUp
Gemini in Gmail fungiert als KI-E-Mail-Schreiber, der beim Verfassen von Antworten Ihren Anweisungen folgt. Er kann zwar den Schreibprozess optimieren, ist aber kein Ersatz für eine umfassende E-Mail-Verwaltungssoftware.
Hier kommt ClickUp ins Spiel. Die Arbeit ist heutzutage verstreut – E-Mails in einem Tool, Aufgaben in einem anderen, Dokumente in endlosen Ordnern. ClickUp bringt alles zusammen.
Als App für alles bei der Arbeit ist sie Ihre einzige Quelle der Wahrheit für Ihre Projekte, Dokumente, Whiteboards, Automatisierung, Dashboards, Ziele und vieles mehr.
Es geht über die einfache Erstellung und Zusammenfassung von E-Mails hinaus. Mit der integrierten E-Mail-Verwaltung können Sie E-Mails senden, empfangen und nachverfolgen, ohne Ihren ClickUp-Workspace zu verlassen. Sehen wir uns an, wie das geht:
Integrieren Sie ClickUp in Gmail
Die ClickUp- und Gmail-Integration füllt die Lücken, die Gemini AI hinterlassen hat, und ermöglicht es Ihnen, Informationssilos aufzubrechen und Ihre E-Mails und Aufgaben gemeinsam zu verwalten.
So kann es Ihren Workflow verbessern:
- Beidseitige Synchronisierung: Erstellt oder aktualisiert automatisch Aufgaben in Gmail basierend auf Aktionen wie dem Empfang einer neuen E-Mail, dem Markieren einer Unterhaltung mit einem Stern oder dem Abschließen einer Aufgabe
- Mit Sternchen markierte E-Mails werden zu Aufgaben: Wichtige E-Mails werden in umsetzbare Aufgaben umgewandelt, sodass Sie keine Nachverfolgung verpassen
- *automatisierung von Workflows: Mit der ClickUp-Integration von Zapier werden Aufgaben wie die Übertragung von Informationen zwischen Gmail und ClickUp automatisiert, wodurch der manuelle Aufwand reduziert und Fehler minimiert werden
👉🏼 Im Gegensatz zu Gemini AI, das sich ausschließlich auf das Verfassen und Verfeinern von Antworten konzentriert, bietet ClickUp neben der Verwaltung von Aufgaben auch die Möglichkeit, E-Mails abzuschließen.
📮ClickUp Insight: Fast 42 % der Wissensarbeiter bevorzugen E-Mails für die Kommunikation im Team. Aber das hat seinen Preis. Da die meisten E-Mails nur eine Auswahl von Teammitgliedern erreichen, bleibt das Wissen fragmentiert, was die Zusammenarbeit und schnelle Entscheidungen behindert. Um die Sichtbarkeit zu verbessern und die Zusammenarbeit zu beschleunigen, nutzen Sie eine Alles-App für die Arbeit wie ClickUp, die Ihre E-Mails innerhalb von Sekunden in umsetzbare Aufgaben verwandelt!
Sie können E-Mails direkt in ClickUp senden und empfangen, Aufgaben erstellen, E-Mails an relevante Elemente der Arbeit anhängen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten, ohne die Plattform zu verlassen.
Das Beste daran? Die E-Mail-Integration von ClickUp funktioniert mit Plattformen wie Microsoft Outlook, IMAP und Microsoft 365 – nicht nur mit Gmail!
Sie können einen E-Mail-Entwurf mit dem /Slash-Befehl (/write) erstellen. Passen Sie den Ton und den Kreativitätsgrad an, fügen Sie den Text in Ihre E-Mail ein und senden Sie sie, ohne die Oberfläche der Aufgabe zu verlassen. Vergessen Sie das Wechseln von Registerkarten und die mühsame Arbeit an manuellen E-Mail-Entwürfen!
Darüber hinaus können Sie Ihre E-Mails sogar automatisieren und den Versand basierend auf Benutzerdefinierten Feldern, der Übermittlung von Formularen oder Ereignissen innerhalb von ClickUp auslösen.
Durch diese Konsolidierung können Sie Ihre Produktivität steigern, indem Sie E-Mails, Aufgaben und Unterhaltungen an einem Ort aufbewahren!
ClickUp Brain verbessert Ihre E-Mails
Aber wie funktioniert das alles? Während Gemini AI Ihre Gmail-Erfahrung durch kontextbezogene Einblicke und Antwortvorschläge verbessert, geht ClickUp Brain – der integrierte KI-Assistent – noch einen Schritt weiter.
Es lässt sich direkt in Ihren Workspace integrieren, erfasst Daten zum Workflow, analysiert die Aktivitäten des Teams und ermöglicht die Nachverfolgung der Zeitleisten von Projekten.
Durch das Verständnis des Kontexts innerhalb Ihres Systems bietet ClickUp Brain umsetzbare, intelligente und professionelle Beratung.
Mit ClickUp Brain können Sie:
- Verbinden Sie Aufgaben, Dokumente und E-Mails, um sofort kontextbezogene Antworten zu Ihrem Workflow zu erhalten
- Verfassen Sie professionelle Antworten auf Gmail-Nachrichten mit dem integrierten KI-Writer und sparen Sie Zeit
- Wandeln Sie wichtige E-Mails in ClickUp in Aufgaben oder Elemente um und vermeiden Sie so die manuelle Nachverfolgung
- Überprüfen Sie Grammatik und Rechtschreibung mit der integrierten Rechtschreibprüfung, um ein optimales Ergebnis zu erzielen
- Erstellen Sie Zusammenfassungen langer Threads, um eine schnelle Übersicht zu erhalten, ohne sich durch lange Unterhaltungen arbeiten zu müssen
- Transkribieren Sie Sprach- und Video-Clips in ClickUp und erfassen Sie die Schlüsselaussagen Ihrer Diskussionen
📖 Lesen Sie auch: Der ultimative Leitfaden für das Projektmanagement per E-Mail
Wechseln Sie zum Chatten zu ClickUp
Die Kombination aus KI und Ihrem Posteingang kann zwar helfen, die E-Mail-Flut zu bewältigen, aber was wäre, wenn wir Ihnen sagen würden, dass sie ganz beseitigt werden könnte?
ClickUp Chatten bietet Ihnen und Ihrem Team eine Echtzeit-Kommunikationsalternative zu E-Mails, indem Unterhaltungen direkt in Ihren Workflow und den Kontext Ihres Projekts eingebettet werden.
Wenn Sie von E-Mails zum Chatten wechseln, können Sie:
- Verknüpfen Sie Diskussionen direkt mit bestimmten Aufgaben oder Projekten. So werden alle relevanten Informationen zentralisiert, wodurch die Notwendigkeit entfällt, separate Threads in E-Mails zu durchsuchen
- Unterhaltungen in Kanälen organisieren, um das Durcheinander überfüllter Posteingänge zu vermeiden
- Erledigen Sie gemeinsame Arbeiten schneller, indem Sie Mitglieder Ihres Teams mit Tags versehen, Dateien freigeben und Ressourcen direkt in den Chat einbetten und die mit E-Mails verbundenen Verzögerungen minimieren
- Treffen Sie wichtige Entscheidungen schnell und lösen Sie Probleme, indem Sie in Echtzeit mit Kollegen brainstormen
Wenn Sie ClickUp Chat für die interne Kommunikation und projektbezogene Diskussionen verwenden, können Sie die Anzahl der E-Mails in Ihrem Posteingang erheblich reduzieren. Außerdem kann die Reduzierung des Kontextwechsels zwischen E-Mail- und Projektmanagement-Plattformen die Produktivität des Einzelnen und des Teams steigern.
📮 ClickUp Insight: Wissensarbeiter senden täglich durchschnittlich 25 Nachrichten und suchen dabei nach Informationen und Kontext. Dies deutet darauf hin, dass viel Zeit mit Scrollen, Suchen und Entschlüsseln fragmentierter Unterhaltungen in E-Mails und Chats verschwendet wird. 😱
Wenn Sie nur eine intelligente Plattform hätten, die Aufgaben, Projekte, Chats und E-Mails (plus KI!) an einem Ort verbindet. Aber das haben Sie!
ClickUp ist eine unglaublich vielseitige Software, die meine Produktivität mindestens verzehnfacht hat. Ich liebe die Mischung aus persönlicher Aufgabenverwaltung, Wissensmanagement für Geschäfte, schnellen Notizen und dem KI-ClickUP-Gehirn ist FANTASTISCH. Es ist erstaunlich kontextbewusst und buchstäblich ein Assistent, der es in sich hat.
ClickUp ist eine unglaublich vielseitige Software, die meine Produktivität mindestens verzehnfacht hat. Ich liebe die Mischung aus persönlicher Aufgabenverwaltung, Wissensmanagement für Unternehmen, schnellen Notizen und dem KI-ClickUP-Gehirn. Es ist FANTASTISCH. Es ist erstaunlich kontextbewusst und buchstäblich ein Assistent, der es in sich hat.
Zu erledigen mit Ihren E-Mails mit ClickUp
Gemini AI in Gmail ist definitiv ein praktischer Assistent, aber wenn Sie nach einer umfassenderen Lösung für das Projektmanagement und die Verwaltung von Aufgaben per E-Mail suchen, ist ClickUp genau das Richtige für Sie.
Mit ClickUp können Sie E-Mails in To-dos umwandeln und den Kontext über Unterhaltungen und Projekte hinweg beibehalten – kein Wechseln zwischen Apps mehr und keine fehlenden Details.
Teams, die zu ClickUp wechseln, berichten von besserer Effizienz, Zusammenarbeit und Sichtbarkeit, zusätzlich zur Ersetzung von drei oder mehr Tools und einer wöchentlichen Zeitersparnis von mehr als drei Stunden.
Sie haben also die Wahl: Gemini AI bietet einen integrierten Zusammenfassungs- und Schreibassistenten für Google Apps wie Gmail, Google Tabellen und Google Docs, während ClickUp KI-gestützte Tools für das abschließende E-Mail- und Projektmanagement bereitstellt.
Wenn Sie bereit für Letzteres sind, melden Sie sich noch heute kostenlos bei ClickUp an!