Die Etiquette des Team-Chats bei der Arbeit für eine optimale Zusammenarbeit nutzen

Haben Sie schon einmal eine Nachricht im Chat bei der Arbeit abgeschickt, um dann festzustellen, dass sie völlig falsch rüberkam und, schluck, Tippfehler enthielt? 🙈

Das haben wir alle schon erlebt. 42% der Arbeitnehmer haben Mühe, in ihren Chats bei der Arbeit den richtigen Ton zu treffen.

Aus einfachen Apps für Sofortnachrichten sind ausgeklügelte Ökosysteme für die Kommunikation im Team geworden, die Aufgabenmanagement, das Freigeben von Dateien und Videokonferenzen integrieren. Da sich unsere Arbeitsplätze von der Kabine in die Cloud verlagert haben, geht es bei der Beherrschung der Chat-Etikette bei der Arbeit nicht nur darum, höflich zu sein, sondern auch darum, einen reibungslos funktionierenden, kollaborativen Workspace zu schaffen, in dem alle erfolgreich sind.

Sind Sie bereit, Ihre Chats von "meh" zu "marvelous" zu machen? In diesem Artikel geht es um Themen wie klare und prägnante Kommunikation, respektvolle und integrative Sprache, zeitnahe Antworten und geeignete Kanäle, effektive Verwendung von Emojis und GIFs sowie den Umgang mit sensiblen Themen und Meinungsverschiedenheiten.

Lassen Sie uns die wichtigsten Regeln durchgehen, die dem Chat-Chaos ein Ende setzen. Ihr Team (und Ihr Stresspegel) werden es Ihnen danken! 🙌

Die Chat-Umgebung des Teams bei der Arbeit verstehen

Der Chat bei der Arbeit ist ein einzigartiger Space für schnelle Updates, Teamarbeit oder gelegentliches Freigeben von Memes (wir alle haben ein schlechtes Gewissen 😁).

Der Team-Chat kann zwar ein lebendiger hub für die Kommunikation sein, aber seine Informalität kann manchmal zu Missverständnissen, Ablenkungen oder Ineffizienz führen. Das müssen Sie verstehen, um das Beste daraus zu machen:

• Es ist informell (aber nicht unprofessionell): Chats sind entspannter als E-Mails oder andereapps für die Kommunikation im Teamchats sind entspannter als E-Mails oder andere Team-Kommunikations-Apps und ermöglichen eine direktere Unterhaltung und einen schnelleren Austausch von Informationen. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie mit einem Kollegen an seinem Schreibtisch sprechen. Dennoch ist Professionalität der Schlüssel. Vermeiden Sie Slang, den Sie in einem Meeting nicht verwenden würden, und achten Sie auf einen respektvollen und integrativen Ton
• Es ist schnelllebig: Unterhaltungen verlaufen schnell, und im Laufe des Tages tauchen immer wieder neue Nachrichten auf. Das ist gut für schnelle Updates und Brainstorming, kann aber auch ablenkend wirken. Fassen Sie sich in Ihren Nachrichten kurz und bündig und vermeiden Sie langatmige Unterhaltungen, die besser für eine E-Mail oder einen Anruf geeignet wären
• Es ist (manchmal) asynchron: Es kann sein, dass die Leute nicht den ganzen Tag an ihren Chats kleben, besonders wenn sie in Meetings sind oder sich auf Aufgaben konzentrieren. Machen Sie deutlich, wie dringend Sie eine schnelle Antwort brauchen. Ziehen Sie Features wie "@mentions" in Erwägung, um die direkte Aufmerksamkeit einer Person zu erhalten, aber vermeiden Sie eine übermäßige Nutzung, um eine Überlastung mit Benachrichtigungen zu vermeiden
• Es ist (gewissermaßen) öffentlich: Während einige Plattformen private Kanäle anbieten, sind die meisten Unterhaltungen in Team-Chats für das gesamte Team (oder bestimmte Gruppen) sichtbar. Achten Sie darauf, was Sie freigeben. Vermeiden Sie sensible Themen, vertrauliche Informationen oder negative Äußerungen, die die Stimmung im Team beeinträchtigen könnten
• **Im Gegensatz zu einer flüchtigen Unterhaltung werden Chat-Nachrichten gespeichert und sind durchsuchbar. Dies kann dazu beitragen, vergangene Diskussionen zu referenzieren, aber es bedeutet auch, dass Ihre Nachrichten einen bleibenden Eindruck hinterlassen können. Achten Sie auf Ihren Kommunikationsstil und vermeiden Sie es, übereilt Nachrichten zu senden, die Sie später bereuen könnten

Auch gelesen: die 10 besten Online Meeting Tools für Teams im Jahr 2024 (kostenlos & kostenpflichtig)

Best Practices für die Chat-Etikette bei der Arbeit

Jetzt, wo Sie die Grundlagen des Team Chats kennen, sollten Sie sich ein paar Chat-Knigge aneignen! Hier sind einige einfache Tipps, die Sie bei der Nutzung des Chats beachten sollten:

1. Seien Sie der Profi, der Sie sind

Verzichten Sie auf "sup" und "brb" und schreiben Sie stattdessen ein freundliches "Hallo, [Name des Kollegen]" oder "Guten Morgen!" Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine E-Mail von der Arbeit, aber ein bisschen lockerer. Abgeschlossene Sätze und korrekte Grammatik sind sehr hilfreich. Emojis? Sicher, ein Smiley für einen freundlichen Ton ist in Ordnung, aber vermeiden Sie es, Ihre Nachricht in eine Emoji-Parade zu verwandeln.

(Beispiel: Anstatt "Hey Leute, ich brauche dringend einen Kaffee! Weiß jemand, wo Sarah ist?" Versuchen Sie es: "Hallo zusammen, ich hole mir gerade einen Kaffee. Weiß jemand, ob Sarah online ist?")

2. Denken Sie nach, bevor Sie pingen

Wir alle haben schon einmal um 20 Uhr einen Anruf wegen einer nicht dringenden Aufgabe erhalten. Nehmen Sie Rücksicht auf die Zeitpläne Ihrer Kollegen und respektieren Sie deren Bedürfnis nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance. Kann Ihre Nachricht bis zum nächsten Morgen warten? Wenn es sich nicht gerade um eine Feueralarmübung handelt, ist das Versenden von Nachrichten über die Arbeit außerhalb der regulären Arbeitszeit vielleicht nicht die beste Idee.

Beispiel: Anstatt alle Mitarbeiter nachts wegen eines kleinen Details in einem Bericht anzupiepsen, warten Sie bis zum nächsten Tag und senden Sie eine Nachricht wie: "Hallo zusammen, ich hoffe, ihr hattet alle eine gute Nacht! Kurze Frage zum Bericht..."

3. Machen Sie es kurz und bündig

Niemand scrollt gerne durch einen Roman in seinem Chat-Fenster. Kommen Sie direkt auf den Punkt! Aufzählungspunkte sind Ihr Freund für komplexe Themen. Sie brauchen mehr Space? Rufen Sie kurz an oder chatten Sie per Video, um eine ausführlichere Diskussion zu führen.

Beispiel: Anstatt einen langen Absatz über ein Projekt-Update zu senden, versuchen Sie es mit einem asynchronen StandUp-Bericht: "Hallo Team, nur ein kurzes Update zu Projekt X:

• Beendet [Aufgabe 1]
• Arbeitet an [Aufgabe 2]: Irgendwelche Fragen?
• Nächste Schritte: [kurze Erklärung]"

4. Korrekturlesen wie ein Profi

Ein Tippfehler hier und da ist keine große Sache, aber eine Nachricht voller Fehler kann verwirrend sein. Nutzen Sie die Features zur Rechtschreibprüfung! Lesen Sie Ihre Nachricht laut vor, bevor Sie sie abschicken. Klingt sie klar und professionell? Überprüfen Sie sie noch einmal, um peinliche Fehlschläge zu vermeiden. Ein schnelles Korrekturlesen rettet den Tag!

5. Machen Sie die Betreffzeilen zu Ihren Mini-Headlines

Wenn Ihre Chat-Plattform dies zulässt, verwenden Sie beschreibende Betreffzeilen. Das ist, als ob Sie Ihrer Nachricht eine kleine Überschrift geben. Das hilft den Kollegen, Prioritäten zu setzen und den Inhalt auf einen Blick zu verstehen.

(Beispiel: Versuchen Sie anstelle eines allgemeinen "Hey Sarah" eine Betreffzeile wie: "Kurze Frage zur heutigen Präsentation.")

6. Seien Sie vorsichtig mit Humor

Humor kann im Text falsch interpretiert werden. Vermeiden Sie Witze, die in einem Gruppen-Chat beleidigend oder kulturell unsensibel sein könnten. Lassen Sie sie im Zweifelsfall lieber weg. Hier finden Sie einige weitere Tipps zum richtigen Chatten:

• Achten Sie auf Ihr Publikum und dessen Sinn für Humor
• Vermeiden Sie Sarkasmus, da er im Text leicht falsch interpretiert werden kann
• Bleiben Sie bei sicheren Themen und vermeiden Sie Witze, die auf Wortspielen oder kulturellen Anspielungen beruhen, die vielleicht nicht jeder versteht

7. Klug taggen

Verwenden Sie die Funktion "@ erwähnen" nicht übermäßig. Verwenden Sie sie nur, um jemanden direkt anzusprechen, der in die Unterhaltung einbezogen werden muss. Hier sind einige Tipps für den effektiven Einsatz der Funktion:

• Verwenden Sie "@" nicht, um die Aufmerksamkeit einer Person für eine nicht dringende Angelegenheit zu gewinnen. Eine einfache Nachricht kann genügen
• Vermeiden Sie es, ein ganzes Team in einem Chat zu erwähnen, wenn nur einige wenige Personen involviert werden müssen
• Wenn Sie nicht sicher sind, wer erwähnt werden muss, senden Sie eine separate Nachricht an die betreffenden Personen

8. Respektieren Sie Online-Status

Achten Sie auf die Online-Statusanzeigen Ihrer Kollegen (z. B. "Bitte nicht stören"). Vermeiden Sie es, dringende Nachrichten an jemanden zu senden, der als nicht verfügbar markiert ist. Hier sind einige zusätzliche Tipps:

• Wenn ein Kollege nicht erreichbar zu sein scheint, Sie aber eine schnelle Antwort benötigen, sollten Sie eine kurze Nachricht hinterlassen, in der Sie Ihre Frage erläutern und mitteilen, dass Sie später nachhaken werden
• Für dringende Angelegenheiten ist es vielleicht am besten, eine andereapp für Zusammenarbeit oder einen anderen Kanal, wie z. B. einen Telefonanruf, zu verwenden, falls dies angebracht ist

Nutzen Sie auch Ihren eigenen Status der Verfügbarkeit, um besser zu kommunizieren.

9. Bestätigen und antworten

Wenn Ihnen jemand eine Nachricht schickt, bestätigen Sie diese, auch wenn Sie nicht sofort antworten können. Ein einfaches "Danke, ich melde mich bald bei Ihnen" zeigt, dass Sie die Zeit des Empfängers respektieren. Hier sind einige weitere Tipps für das Bestätigen von Nachrichten:

• Wenn Sie mehr Zeit für Ihre Antwort benötigen, teilen Sie dem Absender mit, wann er mit Ihrer Antwort rechnen kann. ("Danke für Ihre Nachricht. Ich habe gerade viel zu tun, aber ich werde mich bis zum Ende des Tages bei Ihnen melden.")
• Eine schnelle "Daumen hoch"- oder "Gefällt mir"-Schaltfläche (falls vorhanden) kann ebenfalls eine Möglichkeit sein, eine Nachricht zu bestätigen

10. Kanäle angemessen nutzen

An vielen Arbeitsplätzen werden verschiedene Chat-Kanäle für unterschiedliche Zwecke verwendet. Behandeln Sie diese Kanäle mit Respekt! Seien Sie nicht die Person, die Projekt-Updates auf dem Kanal "Funny Memes & GIFs" verbreitet. Hier erfahren Sie, wie Sie sich in den Kanälen zurechtfinden:

• Kennen Sie Ihre Kanäle: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den verschiedenen verfügbaren Chat-Kanälen vertraut zu machen. Die meisten Plattformen haben klare Namen oder Beschreibungen für jeden Kanal
• Posten Sie an der richtigen Stelle: Bevor Sie auf "Senden" klicken, überlegen Sie, welcher Kanal am besten für Ihre Nachricht geeignet ist. Dringende Aktualisierungen zu einem Projekt gehören in den Projektkanal, nicht in den allgemeinen Chat. Sie brauchen Hilfe bei einer bestimmten Aufgabe? Gehen Sie in den Kommunikationskanal des Teams, der für dieses Projekt bestimmt ist
• Respektieren Sie den Zweck: Jeder Kanal hat wahrscheinlich einen bestimmten Zweck. Übernehmen Sie einen Kanal nicht für etwas, das nichts damit zu tun hat. Wenn Ihnen ein lustiges Meme in den Sinn kommt, widerstehen Sie dem Drang, es im Kanal "Client" freizugebenMeeting-ProtokolleEs gibt für alles eine Zeit und einen Ort, auch für lustige Hundevideos

Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie zu einem Experten in Sachen Kommunikation, der die Dinge klar und prägnant formuliert und (dare we say) sogar Spaß für Ihre Kollegen hat.

Auch gelesen: die 10 besten Tools und Software für die Kommunikation am Arbeitsplatz im Jahr 2024

Häufig auftretende Probleme beim Chatten am Arbeitsplatz

Chat-Plattformen für die Arbeit sind fantastisch für die schnelle Kommunikation und zusammenarbeit aus der Ferne aber selbst die besten Tools zum Chatten haben ihre Schattenseiten. Im Folgenden finden Sie einige häufig auftretende Probleme bei digitalen Unterhaltungen und wie Sie ihnen mit guten professionellen Kommunikationsetiketten begegnen können:

Meeting ClickUp: Das beste Team Chat-Tool für die Kommunikation bei der Arbeit

Halten Sie die Unterhaltung im Flow mit ClickUp Chat

Wechseln Sie zwischen verschiedenen Apps für die Zusammenarbeit? Haben Sie Schwierigkeiten, frühere Unterhaltungen zu finden? Verpassen Sie wichtige Updates? Wir stellen Ihnen vor ClickUp , eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement und Zusammenarbeit. ClickUp's Chat-Ansicht feature beseitigt die Verwirrung am Arbeitsplatz und fördert die effektive Zusammenarbeit, indem es die gesamte Kommunikation Ihres Teams unter einem Dach vereint.

Pigment, eine führende Business-Planungsplattform für Finanz- und Umsatzteams, hat zum Beispiel bereits eine 20%ige Steigerung der Kommunikationseffizienz im Team mit ClickUp Chat.

Auch Sie können ähnliche Ergebnisse erzielen und es nutzen, um:

• Zusammenarbeit in Echtzeit: Sie können mit Ihrem Team per Instant Messaging kommunizieren und so einen zeitnahen Flow des Projekts sicherstellen
• Kommunikation zentralisieren: Sie brauchen nicht mehr mehrere Tools. Integrieren Sie ClickUp Chat in Ihre bestehendenClickUp Aufgaben,ClickUp Dokumenteund Projekte, so dass alles auf einer Plattform organisiert und zugänglich ist
• Verbesserung der Verantwortlichkeit: Zuweisung von Elementen für Aktionen direkt in Unterhaltungen mitClickUp's "@mention" Funktion. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten auf der gleichen Seite stehen und die Projekte vorankommen

Weisen Sie mit ClickUp Chat Elemente zu und stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit Rechenschaft ablegen können

• Einfaches Freigeben von Anhängen: Teilen Sie mühelos Projektlinks, Dokumente, Tabellenkalkulationen und betten Sie sogar Videos und Webseiten direkt in Chat-Unterhaltungen ein. ClickUp hält alles bequem gruppiert für eine einfache Referenz

Hinzufügen und Freigeben von projektbezogenen Anhängen mit ClickUp Chat

• Bearbeitung von Rich Text: Formatieren Sie Ihre Nachrichten einfach, um die Aufmerksamkeit auf das Wesentliche zu lenken! ClickUp Chat bietet Rich-Text-Bearbeitungsoptionen, einschließlich Code-Blöcken, Aufzählungen und sogar Bannern, um die Klarheit Ihrer Kommunikation zu verbessern. Außerdem können Sie mit den praktischen Verknüpfungen "/Slash-Befehl" Zeit sparen, um das Formatieren zu vereinfachen
• Organisieren Sie Ihre Chats: Erstellen Sie spezielle Ansichten für jeden Aspekt Ihrer Arbeit in ClickUp, von unternehmensweiten Updates bis hin zu spezifischenstrategien für die Kommunikation im Team, Diskussionen oder Projektzusammenarbeit. Sie können den Zugriff auf jeden Chat kontrollieren und bleiben mit dem zentralen Feed für Benachrichtigungen auf dem Laufenden

Wenn Sie die Stärken von ClickUp als Kommunikations-Hub für Ihr Team kennengelernt haben, denken Sie daran, dass effektive Kommunikation und Zusammenarbeit voraussetzen, dass Sie zuhören und ansprechbar sind. Dies wird Ihnen helfen, einen positiven Umgangston, starke Beziehungen und eine kollaborative Umgebung innerhalb Ihres Teams aufzubauen.

ClickUp macht Ihre Chat-Praktiken richtig

Da haben Sie es! Mit ein wenig Verständnis für professionelle Chat-Etikette können Sie die Kommunikation bei der Arbeit für alle in Ihrem Team, auch für Remote-Mitarbeiter, sehr bequem und angenehm gestalten.

Fügen Sie ClickUps Features wie Chat und Dokumente hinzu, und Sie werden die Feinheiten von Gruppenchats im Handumdrehen beherrschen! Mit einem einzigen tool können Sie Feedback austauschen, Aufgaben freigeben, Aktualisierungen vornehmen, Dateien versenden und vieles mehr. Melden Sie sich kostenlos bei ClickUp an und bringen Sie die Unterhaltungen in Flow - ohne Chaos!