Haben Sie schon einmal eine Chat-Nachricht während der Arbeit verschickt, nur um dann festzustellen, dass sie völlig falsch rübergekommen ist und, schluck, Tippfehler enthielt ... mehrere sogar? 🙈
Das kennen wir alle. 42 % der Mitarbeiter haben Schwierigkeiten, beim Chatten mit Kollegen den richtigen Ton zu treffen.
Einfache Instant-Messaging-Apps haben sich zu ausgeklügelten Kommunikationssystemen für Teams entwickelt, die Aufgabenmanagement, Dateifreigabe und Videokonferenzen integrieren. Da sich unsere Workspaces vom Büro zur Cloud verlagert haben, geht es beim Erlernen der Chat-Etikette am Arbeitsplatz nicht nur darum, höflich zu sein, sondern auch darum, einen reibungslos funktionierenden, kollaborativen Workspace zu schaffen, in dem sich alle wohlfühlen.
Sind Sie bereit, Ihre Chats von langweilig zu fantastisch zu verwandeln? Dieser Artikel behandelt Themen wie klare und prägnante Kommunikation, respektvolle und integrative Sprache, zeitnahe Antworten und geeignete Kanäle, den effektiven Einsatz von Emojis und GIFs sowie den Umgang mit sensiblen Themen und Meinungsverschiedenheiten.
Lassen Sie uns die wichtigsten Regeln durchgehen, die dem durch Chatten verursachten Chaos ein Ende bereiten. Ihr Team (und Ihr Stresslevel) werden es Ihnen danken! 🙌
Die Team-Chat-Umgebung am Arbeitsplatz verstehen
Der Arbeits-Chat ist ein einzigartiger Ort für schnelle Updates, Teamarbeit oder gelegentliches Freigeben von Memes (wir alle haben unsere heimlichen Freuden 😁).
Team-Chats können zwar ein lebendiger hub für Kommunikation sein, aber ihre Informalität kann manchmal zu Missverständnissen, Ablenkungen oder Ineffizienz führen. Sie müssen dies verstehen, um das Beste daraus zu machen:
- Es ist informell (aber nicht unprofessionell): Chats sind lockerer als E-Mails oder andere Team-Kommunikations-Apps, sodass ein eher gesprächiger Ton und ein schnellerer Austausch möglich sind. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie mit einem Kollegen an seinem Schreibtisch chatten. Dennoch ist Professionalität nach wie vor wichtig. Vermeiden Sie Slang, den Sie in einem Meeting nicht verwenden würden, und bewahren Sie einen respektvollen und integrativen Ton.
- Es geht schnell: Die Unterhaltungen laufen schnell ab, und den ganzen Tag über tauchen neue Nachrichten auf. Das ist ideal für schnelle Updates und Brainstorming, kann aber auch ablenkend sein. Formulieren Sie Ihre Nachrichten prägnant und auf den Punkt gebracht und vermeiden Sie langwierige Hin- und Her-Unterhaltungen, die besser für eine E-Mail oder einen Anruf geeignet sind.
- Es ist (manchmal) asynchron: Die Leute sind vielleicht nicht den ganzen Tag an ihren Chats kleben, vor allem, wenn sie in Meetings sind oder sich auf Aufgaben konzentrieren. Mach klar, wie dringend es ist, wenn du eine schnelle Antwort brauchst. Überleg dir, Features wie „@mentions” zu nutzen, um jemandes direkte Aufmerksamkeit zu bekommen, aber übertreib's nicht, damit es nicht zu vielen Benachrichtigungen kommt.
- Es ist öffentlich (gewissermaßen): Obwohl einige Plattformen private Kanäle anbieten, sind die meisten Team-Chat-Unterhaltungen für das gesamte Team (oder bestimmte Gruppen) sichtbar. Achten Sie darauf, was Sie freigeben. Vermeiden Sie sensible Themen, vertrauliche Informationen oder Negativität, die sich auf die Moral des Teams auswirken könnten.
- Es ist eine lebendige Aufzeichnung: Im Gegensatz zu einer flüchtigen Unterhaltung werden Chat-Nachrichten gespeichert und können durchsucht werden. Dies kann helfen, auf frühere Diskussionen zurückzugreifen, bedeutet aber auch, dass Ihre Nachrichten einen bleibenden Eindruck hinterlassen können. Achten Sie auf Ihren Kommunikationsstil und vermeiden Sie es, in Eile Nachrichten zu senden, die Sie später vielleicht bereuen könnten.
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Best Practices für die Chat-Etikette am Arbeitsplatz
Nachdem Sie nun die Grundlagen des Team-Chats kennen, lernen wir einige Chat-Fu-Techniken! Hier sind einige einfache Tipps, die Sie bei der Verwendung beachten sollten:
1. Seien Sie professionell
Verzichten Sie auf „sup” und „brb” und begrüßen Sie Ihre Kollegen stattdessen mit einem freundlichen „Hallo, [Name des Kollegen]” oder „Guten Morgen!”. Stellen Sie sich vor, Sie schreiben eine E-Mail für die Arbeit, aber etwas lockerer. Vollständige Sätze und korrekte Grammatik sind sehr wichtig. Emojis? Sicher, ein Smiley für einen freundlichen Ton ist in Ordnung, aber vermeiden Sie es, Ihre Nachricht in eine Emoji-Parade zu verwandeln.
Beispiel: Anstelle von „Hey Leute, bin gleich zurück, brauche Kaffee! Weiß jemand, wo Sarah ist?“ Versuchen Sie es mit: „Hallo zusammen, ich hole mir gerade einen Kaffee. Weiß jemand, ob Sarah online ist?“
2. Überlegen Sie, bevor Sie eine Nachricht senden
Wir alle haben schon einmal um 20 Uhr eine Nachricht zu einer nicht dringenden Aufgabe erhalten. Berücksichtigen Sie die Zeitpläne Ihrer Kollegen und respektieren Sie deren Bedürfnis nach Work-Life-Balance. Kann Ihre Nachricht bis zum nächsten Morgen warten? Sofern es sich nicht um einen Notfall handelt, ist es möglicherweise keine gute Idee, Arbeitsnachrichten außerhalb der regulären Arbeitszeiten zu versenden.
Beispiel: Anstatt alle nachts wegen einer Kleinigkeit in einem Bericht zu benachrichtigen, warten Sie bis zum nächsten Tag und senden Sie eine Nachricht wie: „Hallo zusammen, ich hoffe, ihr hattet alle eine gute Nacht! Eine kurze Frage zum Bericht ...“
3. Halten Sie es kurz und bündig
Niemand scrollt gerne durch einen Roman in seinem Chatfenster. Kommen Sie direkt zum Punkt! Bei komplexen Themen sind Aufzählungspunkte Ihr Freund. Benötigen Sie mehr Platz? Ziehen Sie für eine ausführlichere Diskussion einen kurzen Anruf oder einen Video-Chat in Betracht.
Beispiel: Anstatt einen langen Absatz über den aktuellen Stand eines Projekts zu senden, versuchen Sie es mit einem asynchronen StandUp-Bericht: „Hallo Team, nur eine kurze Info zum Projekt X:
- [Aufgabe 1] abgeschlossen
- Arbeit an [Aufgabe 2]: Haben Sie Fragen?
- Nächste Schritte: [kurze Erklärung]”
4. Korrekturlesen wie ein Profi
Ein Tippfehler hier und da ist keine große Sache, aber eine Nachricht voller Fehler kann verwirrend sein. Nutzen Sie die Rechtschreibprüfung! Lesen Sie Ihre Nachricht laut vor, bevor Sie auf „Senden” klicken. Klingt sie klar und professionell? Überprüfen Sie sie noch einmal, um peinliche Fehler zu vermeiden. Ein kurzes Korrekturlesen kann viel bewirken!
5. Machen Sie Betreffzeilen zu Ihren Mini-Überschriften
Wenn Ihre Chat-Plattform dies zulässt, verwenden Sie aussagekräftige Betreffzeilen. Das ist so, als würden Sie Ihrer Nachricht eine kleine Überschrift geben. So können Ihre Kollegen Prioritäten setzen und den Inhalt auf einen Blick verstehen.
Beispiel: Anstelle eines allgemeinen „Hey Sarah“ versuchen Sie es mit einer Betreffzeile wie: „Kurze Frage zur heutigen Präsentation“.
6. Setzen Sie Humor mit Bedacht ein
Humor kann in Textnachrichten falsch interpretiert werden. Vermeiden Sie Witze, die in einem Gruppenchat als beleidigend oder taktlos empfunden werden könnten. Im Zweifelsfall lassen Sie es lieber bleiben. Hier sind einige weitere Tipps für die richtige Chat-Etikette:
- Achten Sie auf Ihre Zuhörer und deren Sinn für Humor.
- Vermeiden Sie Sarkasmus, da dieser in Textform leicht falsch interpretiert werden kann.
- Halten Sie sich an sichere Themen und vermeiden Sie Witze, die auf Wortspielen oder kulturellen Anspielungen beruhen, die möglicherweise nicht jeder versteht.
7. Taggen Sie mit Bedacht
Verwenden Sie die Funktion „@ erwähnen” nicht zu häufig. Verwenden Sie sie nur, um jemanden direkt anzusprechen, der in die Unterhaltung einbezogen werden muss. Hier sind einige Tipps für eine effektive Nutzung:
- Verwenden Sie „@“ nicht, um jemanden auf eine nicht dringende Angelegenheit aufmerksam zu machen. Eine einfache Nachricht könnte ausreichen.
- Vermeiden Sie es, ein ganzes Team in einem Chat zu erwähnen, wenn nur wenige Personen beteiligt sein müssen.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, wen Sie erwähnen sollen, erwähnen Sie die betreffenden Personen in einer separaten Nachricht.
8. Respektieren Sie Online-Status
Achten Sie auf die Status-Anzeigen Ihrer Kollegen (z. B. „Bitte nicht stören“). Vermeiden Sie es, dringende Nachrichten an Personen zu senden, die als nicht verfügbar gekennzeichnet sind. Hier sind einige zusätzliche Tipps:
- Wenn ein Kollege nicht verfügbar zu sein scheint, Sie aber eine schnelle Antwort benötigen, hinterlassen Sie eine kurze Nachricht, in der Sie Ihre Frage erläutern und mitteilen, dass Sie später noch einmal nachfragen werden.
- Für dringende Angelegenheiten ist es möglicherweise am besten, eine andere Kollaborations-App oder einen anderen Kanal zu verwenden, z. B. einen Telefonanruf, wenn dies angemessen ist.
Nutzen Sie auch Ihren eigenen Verfügbarkeits-Status, um besser zu kommunizieren.
9. Bestätigen und antworten
Wenn Ihnen jemand eine Nachricht schickt, bestätigen Sie diese, auch wenn Sie nicht sofort antworten können. Ein einfaches „Danke, ich melde mich bald bei Ihnen“ zeigt Respekt für die Zeit Ihres Gegenübers. Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Bestätigen von Nachrichten:
- Wenn Sie mehr Zeit für die Antwort benötigen, teilen Sie dem Absender mit, wann er mit Ihrer Antwort rechnen kann. („Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin gerade sehr beschäftigt, werde mich aber bis zum Ende des Tages bei Ihnen melden.“)
- Eine schnelle „Daumen hoch” oder „Gefällt mir” (falls verfügbar) Schaltfläche kann ebenfalls eine Möglichkeit sein, eine Nachricht zu bestätigen.
10. Kanäle angemessen nutzen
Viele Arbeitsplätze verwenden verschiedene Chat-Kanäle für unterschiedliche Zwecke. Behandeln Sie diese Kanäle mit Respekt! Seien Sie nicht die Person, die Projekt-Updates im Kanal „Lustige Memes & GIFs” veröffentlicht. So navigieren Sie durch die Kanäle:
- Machen Sie sich mit Ihren Kanälen vertraut: Nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich mit den verschiedenen verfügbaren Chat-Kanälen vertraut zu machen. Die meisten Plattformen haben eindeutige Namen oder Beschreibungen für jeden Kanal.
- Posten Sie am richtigen Ort: Bevor Sie auf „Senden” klicken, überlegen Sie, welcher Kanal für Ihre Nachricht am besten geeignet ist. Dringende Projekt-Updates gehören in den Projektkanal, nicht in den allgemeinen Chat. Benötigen Sie Hilfe bei einer bestimmten Aufgabe? Begeben Sie sich in den Team-Kommunikationskanal, der für dieses Projekt vorgesehen ist.
- Respektieren Sie den Zweck: Jeder Kanal hat wahrscheinlich einen bestimmten Zweck. Verwenden Sie einen Kanal nicht für etwas Unzusammenhängendes. Wenn Ihnen ein lustiges Meme in den Sinn kommt, widerstehen Sie dem Drang, es im Kanal „Kunden -Meeting-Protokolle” freizugeben. Es gibt für alles eine Zeit und einen Ort, sogar für lustige Videos mit orangefarbenen Katzen.
Wenn Sie diese Tipps befolgen, werden Sie zu einem Kommunikationsprofi, der klar und prägnant kommuniziert und (wenn wir das so sagen dürfen) sogar Spaß für Ihre Kollegen bereitet.
Häufig auftretende Probleme bei der Verwendung von Work Chat
Chat-Plattformen am Arbeitsplatz eignen sich hervorragend für schnelle Kommunikation und Remote-Zusammenarbeit, aber selbst die besten Chat-Tools können Nachteile haben. Hier sind einige häufig auftretende Probleme in digitalen Unterhaltungen und wie Sie diese mit guten professionellen Kommunikationsregeln angehen können:
| Herausforderungen | Lösung |
| Informationsüberflutung: Der Chat am Arbeitsplatz kann mit Informationen überflutet sein. Ständige Benachrichtigungen, endlose Nachrichten und überfüllte Threads können dazu führen, dass Sie sich überfordert fühlen und Schwierigkeiten haben, sich zu konzentrieren. | Stummschalten Sie nicht relevante Kanäle. Scheuen Sie sich nicht, Kanäle stummzuschalten, die für Ihre Arbeit nicht direkt relevant sind. Bei den meisten Plattformen können Sie die Einstellungen für Benachrichtigungen anpassen. Legen Sie feste Zeiten zum Chatten fest. Wenn Sie durch ständige Benachrichtigungen abgelenkt werden, sollten Sie bestimmte Zeiten festlegen, zu denen Sie Chat-Nachrichten lesen und beantworten. |
| Missverständnisse und Fehlkommunikation: Bei der textbasierten Kommunikation fehlen nonverbale Signale wie Tonfall und Mimik. Dies kann zu Missverständnissen und Fehlinterpretationen führen. | Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache. Vermeiden Sie Sarkasmus und Humor, die in Textform möglicherweise nicht gut rüberkommen. Verwenden Sie Emojis sparsam, aber strategisch. Ein Smiley kann helfen, einen freundlichen Ton zu vermitteln, aber vermeiden Sie es, sich ausschließlich auf Emojis zu verlassen, um komplexe Ideen auszudrücken. Wenn Sie Zweifel haben, klären Sie die Sache. Wenn etwas unklar erscheint, zögern Sie nicht, um Klarstellung zu bitten oder Ihre Nachricht umzuformulieren. |
| Übermäßiges Teilen und unprofessionelles Verhalten: Beim Chatten kann die ungezwungene Art manchmal zu unprofessionellem Verhalten oder zum übermäßigen Teilen persönlicher Informationen führen. | Behalten Sie einen professionellen Ton bei. Denken Sie daran, dass es sich immer noch um eine Plattform für die Kommunikation am Arbeitsplatz handelt. Überlegen Sie, bevor Sie etwas posten. Würden Sie diese Informationen auch in einer geschäftlichen E-Mail freigeben? Wenn nicht, sollten Sie vielleicht noch einmal überlegen, ob Sie sie im Chat senden möchten. |
| Fehlender Kontext: Sich ohne Kontext in laufende Unterhaltungen einzuschalten, kann verwirrend sein. | Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um den Thread der Unterhaltung zu überfliegen. So erhalten Sie ein besseres Verständnis für das Thema und vermeiden Fragen, die bereits beantwortet wurden. Wenn Sie sich unsicher sind, bitten Sie um Klarstellung. Ein kurzes „Hey, kann mir jemand kurz zusammenfassen, worum es hier geht?“ kann viel bewirken. |
| Informationsüberflutung – die Kehrseite: Manchmal gehen wichtige Nachrichten in der Flut des Chattens unter. | Markieren Sie wichtige Nachrichten mit Pins oder Sternen. So finden Sie sie später leichter wieder. Verwenden Sie Fettdruck oder Kursivschrift, um etwas hervorzuheben. So können Sie die Aufmerksamkeit auf Schlüsselpunkte in Ihrer Nachricht lenken. |
Lernen Sie ClickUp kennen: Das beste Team-Chat-Tool für die Kommunikation am Arbeitsplatz
Wechseln Sie zwischen verschiedenen Kollaborations-Apps hin und her? Haben Sie Schwierigkeiten, vergangene Unterhaltungen zu finden? Verpassen Sie wichtige Updates? Wir möchten Ihnen ClickUp vorstellen, eine All-in-One-Plattform für Projektmanagement und Zusammenarbeit.
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- Steigern Sie die Verantwortlichkeit: Weisen Sie Aktionspunkte direkt in Chat-Unterhaltungen zu, indem Sie die „@mention”-Funktion von ClickUp verwenden. So stellen Sie sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Projekte vorankommen.
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