HR-Teams kümmern sich um alles: Einstellung, Einarbeitung, Gehaltsabrechnung, Compliance und einen endlosen Flow dringender Mitarbeiteranfragen.
„Kann ich auf Homeoffice umsteigen?“ oder „Wie lauten unsere Regelungen zum Elternurlaub?“ – die schwierigsten Anfragen kommen immer dann, wenn am meisten los ist.
Die Bearbeitung dieser ständig wiederkehrenden Anfragen per E-Mail, in Tabellenkalkulationen oder mit Haftnotizen führt zu Ineffizienz, Frustration und potenzieller Erschöpfung.
Ein HR-Ticketing-System kann entscheidende Veränderungen bewirken. Durch die Zentralisierung, Nachverfolgung und Automatisierung aller Mitarbeiteranfragen sorgt es dafür, dass HR-Teams gut organisiert, reaktionsfähig und stressfrei arbeiten können – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Klingt das nach der Modernisierung, die Ihre Personalabteilung braucht? Begleiten Sie uns bei der Vorstellung der 11 führenden HR-Ticketing-Tools, mit denen sich Workflows vereinfachen und die Mitarbeiter unterstützt werden.
Was ist ein HR-Ticketing-System?
Ein HR-Ticketing-System ist eine zentralisierte Plattform, die die Nachverfolgung von Mitarbeiteranfragen durchführt, verwaltet und optimiert. Es ersetzt verstreute Kommunikationskanäle durch einen strukturierten Workflow und stellt sicher, dass jede HR-Anfrage protokolliert, zugewiesen und gelöst wird – schnell und effizient.
Doch es geht um mehr als nur die Bearbeitung von Mitarbeiterabfragen. Es vereinfacht Personalprozesse, führt zur Automatisierung wiederholender Aufgaben und liefert wertvolle Erkenntnisse zur Mitarbeiterzufriedenheit. 💯
Hier sind einige Anwendungsbeispiele aus der Praxis für ein HR-Ticketing-System:
Beispiel 1: Probleme mit der Gehaltsabrechnung und Vergütung
Ein Mitarbeiter bemerkt einen rätselhaften Abzug auf seinem Gehaltszettel. Anstatt die Personalabteilung per E-Mail zu kontaktieren, reicht er ein Ticket ein. Das System leitet es automatisch an das Lohnbuchhaltungs-Team weiter und sorgt so für eine schnelle, dokumentierte Lösung – ohne langes Hin und Her.
Beispiel 2: Muster und häufige Beschwerden erkennen
Personalverantwortliche stellen fest, dass sich Beschwerden im Zusammenhang mit Urlaubstagen häufen. Anstatt immer wieder dieselbe Abfrage zu beantworten, kennzeichnet das HR-Helpdesk-Ticketingsystem diese als wiederkehrendes Problem und fordert den HR-Helpdesk auf, die interne Wissensdatenbank zu aktualisieren oder Schulungen anzubieten, wodurch die Anzahl zukünftiger Tickets reduziert wird.
🔎 Wussten Sie schon? HR-Ticketingsysteme und Helpdesk-Software sind im Grunde dasselbe! Ob im Personalwesen, in der IT oder im Kundensupport – sie dienen dazu, Anfragen zu erfassen, nachzuverfolgen und zu lösen. Unterschiedliche Bezeichnungen, aber dieselbe Aufgabe: effizientes Ticketmanagement.
Vorteile der Einführung eines HR-Ticketing-Systems
Personalwesen ist mehr als nur Richtlinien und Papierkram – es geht darum, ein nahtloses Mitarbeitererlebnis zu schaffen. Wenn der Support durch die Personalabteilung schnell, strukturiert und effizient ist, profitieren alle davon.
So macht ein HR-Helpdesk-Ticketing-System den Unterschied:
1. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Zwei Drittel der HR-Führungskräfte nennen Überlastung als ihre größte Herausforderung – und langsame HR-Systeme sowie lange Antwortzeiten tragen nur noch zusätzlich zur Frustration bei. Ein Ticket-System hilft Mitarbeitern, schnellere Antworten, bessere Sichtbarkeit auf den Status und Zugang zu einem Self-Service-Portal zu erhalten – ohne endlose Nachfragen.
2. Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Neue Mitarbeiter sollten keine Zeit damit verschwenden, sich um IT-Setups oder Papierkram zu kümmern. Durch die Automatisierung der Aufgabenverteilung werden IT, Lohnbuchhaltung und Führungskräfte aufeinander synchronisiert, sodass jeder Schritt effizient und termingerecht abgewickelt wird – und die Mitarbeiter vom ersten Tag an voll durchstarten können.
3. Standardisierte HR-Dienstleistungen – überall und jederzeit
Der Support der Mitarbeiter oder die Servicebereitstellung sollte nicht vom Standort abhängen. Ein zentralisiertes HR-Service- und Managementsystem stellt sicher, dass Richtlinien und Reaktionszeiten einheitlich bleiben – ganz gleich, ob Ihr Team remote, hybrid oder global arbeitet.
4. Keine Compliance-Lücken, lückenlose Nachvollziehbarkeit
HR-Herausforderungen – von Beschwerden bis hin zur Bestätigung der Kenntnisnahme von Richtlinien – erfordern eine ordnungsgemäße Dokumentation. Ein zentralisiertes System protokolliert und führt die Nachverfolgung jeder Anfrage durch und erstellt so ein auditfähiges Protokoll, das Transparenz gewährleistet und sicherstellt, dass Ihr Unternehmen die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält.
5. Optimierte Unterhaltungen, gesteigerte Produktivität
Keine verlorenen E-Mails oder endlosen Nachfassaktionen mehr – ein Ticket-System bündelt alle HR-Anfragen und Aktualisierungen an einem Ort. Automatisierte Workflows sowie intelligentes Ticketmanagement und -weiterleitung helfen Ihren Teams, Probleme schneller zu lösen, während eine nahtlose Zusammenarbeit sicherstellt, dass nichts übersehen wird.
6. Stärkere Arbeitgebermarke und höhere Mitarbeiterbindung
Mitarbeiter in einem gut unterstützten Arbeitsumfeld wechseln mit einer um 68 % geringeren Wahrscheinlichkeit den Arbeitgeber. Ein reaktionsschnelles HR-Erlebnis verringert Frustration, stärkt die Loyalität und bindet Top-Talente – und verbessert gleichzeitig Ihre Arbeitgeber-Bewertungen.
📚 Lesen Sie auch: HR-Spezialisten jonglieren mit unzähligen Anfragen, Compliance-Aufgaben und Richtlinienaktualisierungen. Neugierig auf ihr Geheimnis? Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen eines Tages im Leben eines Personalmanagers und sehen Sie, wie sie dafür sorgen, dass die HR-Prozesse wie am Schnürchen laufen!
Worauf sollten Sie bei einem HR-Ticketing-System achten?
Das richtige HR-Ticketing-System wird zum hub Ihrer Personalabläufe und sorgt dafür, dass jede Anfrage bei der richtigen Person landet, schnell bearbeitet und zur späteren Bezugnahme gespeichert wird.
Hier sind einige unverzichtbare Features, die Sie sich unbedingt ansehen sollten:
- KI-Fähigkeiten: Tickets sortieren, Trends vorhersagen und Anfragen automatisch an das richtige Team weiterleiten. 61 % der HR-Führungskräfte investieren in KI und nutzen intelligente Automatisierung, um sich wiederholende Verwaltungsaufgaben zu eliminieren und sich auf strategische Prioritäten zu konzentrieren.
- Sicherheit der Daten: Schützen Sie sensible Mitarbeiterdaten – wie Gehaltsabrechnungen, Beschwerden und rechtliche Dokumente. Rollenbasierter Zugriff, Verschlüsselung und Prüfprotokolle gewährleisten die Einhaltung der DSGVO, SOC 2 und anderer Vorschriften.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Sorgen Sie mit einem gemeinsamen HR-Dashboard dafür, dass die Teams für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Compliance stets auf dem gleichen Stand sind. Diskussionsfäden, Nachverfolgung von Aufgaben und sofortige Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine Anfrage übersehen wird.
- Anpassbarkeit: Passen Sie Workflows, Ticketkategorien und Auslöser für die Eskalation an Ihre HR-Prozesse an. Ein flexibles System wächst mit Ihrem Unternehmen mit – ohne Engpässe und ohne Ineffizienzen.
- Self-Service-Portal: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, mithilfe einer durchsuchbaren Wissensdatenbank und FAQs sofort Antworten zu finden. Studien zeigen, dass 73 % der Menschen Self-Service-Optionen dem Kontaktieren eines Ansprechpartners vorziehen – und HR-Anfragen bilden da keine Ausnahme.
- Benutzerfreundlichkeit: Setzen Sie auf eine übersichtliche, intuitive Benutzeroberfläche. Wenn die Navigation mühelos ist, können Ihre HR-Teams Mitarbeiteranfragen schneller und reibungslos bearbeiten.
💡 Profi-Tipp: Unternehmen, die HR-Analysen einsetzen, übertreffen ihre Wettbewerber mit 2,4-mal höherer Wahrscheinlichkeit. Um dies zu erreichen, sollten Sie wichtige Metriken – Ticketvolumen, Bearbeitungszeit und Eskalationsraten – verfolgen, um Trends zu erkennen und Engpässe zu vermeiden. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von Tools für die Berichterstellung zur Analyse dieser Metriken den HR-Teams, datengestützte Verbesserungen vorzunehmen und die Servicequalität insgesamt zu steigern.
Die 11 besten HR-Ticketing-Systeme, die Sie sich ansehen sollten
Die Wahl des richtigen HR-Ticketing-Systems ist entscheidend für die Optimierung der Personalabläufe und die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung.
Hier finden Sie eine Übersicht über die besten Systeme, die Sie in Betracht ziehen sollten:
1. ClickUp (Am besten geeignet für das Management von HR-Projekten und Mitarbeiterbeziehungen)
Ihre Personalabteilung ist das Bindeglied, das Ihr Unternehmen zusammenhält – von der Einstellung von Top-Talenten bis hin zur Motivierung der Mitarbeiter und Alles, was dazwischen liegt. Doch endlose E-Mails und Genehmigungsanfragen versetzen Sie in ein administratives Chaos.
Genau hier setzt ClickUp neue Maßstäbe. Als Allround-App für die Arbeit vereinfacht sie jeden Aspekt Ihres Workflows – und HR-Prozesse bilden da keine Ausnahme. Mit ClickUp vereinen Sie Ihre HR-Projekte, Dokumente und den Team-Chat in einem leistungsstarken Tool, das auf kontextbezogener KI basiert. So vermeiden Sie Kontextwechsel und sparen mehr als 3 Stunden pro Woche.
Sie jonglieren mit mehreren Bewerbern in verschiedenen Phasen des Einstellungsprozesses? Mit den anpassbaren Rekrutierungspipelines von ClickUp können Sie die Nachverfolgung aller Bewerber gewährleisten, Vorstellungsgespräche planen und Feedback speichern – alles an einem Ort.
Und es geht nicht nur um die Personalbeschaffung. ClickUp hilft Ihnen dabei, Einblicke in die Mitarbeiter zu gewinnen, die Nachverfolgung des Engagements durchzuführen und die Arbeitsmoral zu steigern. Möchten Sie schnell den Puls der Belegschaft messen? Führen Sie mit ClickUp Formularen Umfragen durch, um die Stimmung der Mitarbeiter zu erfassen und die Antworten in umsetzbare Aufgaben umzuwandeln. Nutzen Sie anschließend die ClickUp-Dashboards, um das Mitarbeiterengagement und Trends zu visualisieren und gezielte Maßnahmen zu ergreifen.
Doch die Personalabteilung arbeitet nicht im luftleeren Raum. Sie benötigen eine nahtlose Abstimmung mit Führungskräften, der IT-Abteilung, der Finanzabteilung und der Unternehmensleitung. ClickUp macht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zum Kinderspiel – ganz gleich, ob Sie Urlaubsanträge genehmigen, die Nachverfolgung von Leistungsbeurteilungen durchführen oder Compliance-Anforderungen verwalten.
Und das Beste daran? Mit der HR-Lösung von ClickUp können Sie eine vollständig integrierte Wissensdatenbank aufbauen, die Mitarbeitern sofortigen Zugriff auf Richtlinien, FAQs und Einarbeitungsmaterialien bietet. So können HR-Mitarbeiter weniger Zeit mit der Beantwortung sich wiederholender Fragen verbringen und sich mehr auf das Wesentliche konzentrieren.
Darüber hinaus können Sie mit ClickUp Docs alle Unternehmensrichtlinien, Ressourcen und Wissensdatenbanken an einem Ort zentralisieren. Führen Sie die Bearbeitung und Aktualisierung von Dokumenten ganz einfach nach Bedarf durch und geben Sie sie mithilfe anpassbarer Zugriffskontrollen an Ihre Teams frei.
Und dank der kostenlosen HR-Vorlagen von ClickUp müssen Sie das Rad nicht neu erfinden. Sparen Sie sich den Verwaltungsaufwand und nutzen Sie vorgefertigte Tools für die Einarbeitung, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr.
- ClickUp-Vorlage für HR-SOPs: Standardisieren Sie HR-Prozesse und sorgen Sie für Einheitlichkeit in allen Abteilungen
- ClickUp-Vorlage für eine HR-Wissensdatenbank: Erstellen Sie einen zentralen hub für Unternehmensrichtlinien, FAQs und interne Ressourcen, um den Mitarbeitern einen nahtlosen Self-Service zu ermöglichen.
- ClickUp-Vorlage für das Mitarbeiterhandbuch: Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden und sorgen Sie dafür, dass sie sich mit der Unternehmenskultur, den Richtlinien und den Erwartungen identifizieren – alles in einem einzigen, leicht zugänglichen Dokument.
Die besten Features von ClickUp
- Nutzen Sie Aufgabenabhängigkeiten, um regelmäßige Check-ins zu planen, die Nachverfolgung von Feedback-Schleifen durchzuführen und sicherzustellen, dass jedes Team-Mitglied unterstützt wird.
- Nutzen Sie Vorlagen für Leistungsbeurteilungen, um Bewertungen zu standardisieren und abteilungsübergreifende Einheitlichkeit zu gewährleisten.
- Richten Sie intelligente Automatisierungen ein – von Compliance-Benachrichtigungen über die Weiterleitung von Genehmigungen bis hin zu Checklisten für die Einarbeitung –, um manuelle Aufgaben im Personalwesen zu eliminieren.
- Steigern Sie die Synergie im Team durch Echtzeit-Kommentare, gemeinsame Dashboards und integrierte Kommunikation
- Überwachen Sie Urlaubstage und die Verfügbarkeit Ihres Teams mithilfe der ClickUp-Workload-Ansichten, um Personalengpässe zu vermeiden und die Personalplanung zu optimieren.
- Planen Sie Ihren Personalbedarf, indem Sie den Personalbedarf auf der Grundlage von Zeitleisten für Projekte und Unternehmenszielen prognostizieren.
📮 ClickUp Insight: Wir haben kürzlich festgestellt, dass etwa 33 % der Wissensarbeiter täglich 1 bis 3 Personen anschreiben, um die benötigten Hintergrundinformationen zu erhalten. Aber was wäre, wenn alle Informationen dokumentiert und sofort verfügbar wären?
Mit ClickUp Brain als Ihrem zuverlässigen Wissensmanager gehört der Kontextwechsel der Vergangenheit an. Stellen Sie einfach direkt aus Ihrem Workspace eine Frage, und ClickUp Brain ruft sofort die relevanten Informationen aus Ihrem Workspace oder aus verbundenen Drittanbieter-Apps ab!
Limitierungen von ClickUp
- Aufgrund des umfangreichen Funktionsumfangs benötigen neue Benutzer möglicherweise Zeit und Schulungen, um die Funktionen von ClickUp zu beherrschen.
Preise für ClickUp
Bewertungen und Rezensionen zu ClickUp
- G2: 4,7/5 (über 10.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über ClickUp?
Die Benutzer sind begeistert von der Flexibilität von ClickUp und davon, wie es die Personalabläufe vereinfacht – dabei heben sie insbesondere die Möglichkeit hervor, mehrere tools auf einer einzigen, effizienten Plattform zu bündeln.
Seit der Einführung von ClickUp an meinem Arbeitsplatz ist es ein tool, das die Steuerung und Verwaltung von Aktivitäten erheblich erleichtert hat, insbesondere in meiner Personalabteilung. Früher nutzten wir ein tool für die Personalbeschaffung, ein anderes für das Onboarding und wieder ein anderes für das Offboarding. Heute sind praktisch alle unsere Prozesse, Formulare, Aktualisierungen und Automatisierungen in diesem tool vereint.
Seit der Einführung von ClickUp an meinem Arbeitsplatz hat sich das tool als große Hilfe bei der Steuerung und Verwaltung von Aktivitäten erwiesen, insbesondere in meiner Personalabteilung. Früher nutzten wir ein tool für die Personalbeschaffung, ein anderes für das Onboarding und wieder ein anderes für das Offboarding. Heute laufen praktisch alle unsere Prozesse, Formulare, Aktualisierungen und Automatisierungen über dieses tool.
2. HappyFox Help Desk (Am besten geeignet für KI-gestützte HR-Automatisierung und Self-Service)
HappyFox ist ein beliebtes HR-Ticketing-System, das HR-Funktionen durch KI-gestützte Automatisierung und Self-Service-Optionen revolutioniert. Anstatt sich mit verstreuten E-Mail-Anfragen herumzuschlagen, ermöglicht das strukturierte Ticketing-System HR-Teams, Anfragen schneller zu bündeln, zu kategorisieren und zu bearbeiten.
Darüber hinaus bietet HappyFox leistungsstarke Funktionen für die Berichterstellung und Analyse, mit denen Sie Einblicke in die Teamleistung und Kundentrends gewinnen können – und so den manuellen Aufwand für die Berichterstellung minimieren. Und das Beste daran: Nahtlose Integrationen mit gängigen Business-Tools sorgen dafür, dass Ihr Support-Ökosystem einheitlich und effizient bleibt.
Die besten Features von HappyFox
- Bearbeiten Sie eine unbegrenzte Anzahl von Tickets über mehrere HR-Postfächer hinweg ohne Volumenlimits
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitern sofortigen Selbstservice für Richtlinien, Sozialleistungen und häufig gestellte Fragen.
- Bearbeiten Sie Anfragen schneller dank KI-gestützter Ticketvorschläge und automatischer Erinnerungen
- Gewinnen Sie tiefgehende Einblicke in Ihre Belegschaft dank Echtzeit-Analysen zu Personaltrends, Reaktionszeiten und Mitarbeiterproblemen.
Limitierungen des HappyFox-Helpdesks
- Regeln für die Automatisierung sind nicht flexibel genug, um mehrere Aktionen gleichzeitig auszuführen
- Umfassende Tools für die Berichterstellung sind nur in den höherwertigen Plänen verfügbar.
Preise für den HappyFox Helpdesk
- Basis: 29 $/Monat pro Mitarbeiter
- Team: 69 $/Monat pro Mitarbeiter
- Pro: 119 $/Monat pro Mitarbeiter
- Enterprise Pro: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu HappyFox Help Desk
- G2: 4,5/5 (über 130 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 90 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Wenn Sie KI zur Optimierung Ihrer HR-Abläufe einsetzen, fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich zunächst auf Bereiche mit großer Wirkung und geringem Risiko – wie beispielsweise die Automatisierung der Lebenslaufprüfung oder die Beantwortung häufig gestellter Fragen von Mitarbeitern mithilfe von KI-Chatbots.
Dies schafft Vertrauen in KI-gesteuerte Prozesse und minimiert gleichzeitig Störungen. Sobald Sie Erfolge verzeichnen, können Sie auf komplexere Bereiche wie Personalplanung und prädiktive Analysen ausweiten.
3. Zoho Desk (Am besten geeignet für nahtlose HR-Abläufe innerhalb des Zoho-Ökosystems)
Personalabteilungen arbeiten nicht isoliert – sie kooperieren täglich mit den Bereichen Finanzen, IT und Recht. Zoho Desk schließt diese Lücke und stellt sicher, dass jede Mitarbeiteranfrage in einem zentralen hub mit anderen HR-Systemen, Daten, Gehaltsabrechnungen und IT-Setups verknüpft wird.
Dank der nahtlosen CRM-Integration erhalten HR-Teams eine umfassende Sichtbarkeit auf die Interaktionen mit den Mitarbeitern. Diese Sichtbarkeit hilft Ihnen, die Anliegen der Mitarbeiter im Voraus zu erkennen, den Support individuell anzupassen und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern – von der Rekrutierung bis hin zu regelmäßigen Leistungsgesprächen.
Die besten Features von Zoho Desk
- Leiten Sie Anfragen automatisch an den richtigen Spezialisten oder die richtige Abteilung weiter – ohne Engpässe und ohne Verzögerungen
- Verknüpfen Sie Serviceanfragen mit den Mitarbeiterdaten, um den vollständigen Kontext vergangener Interaktionen zu erhalten
- Beschleunigen Sie die Problemlösung mit KI-gestützten Ticketvorschlägen und Workflow-Automatisierung
- Reduzieren Sie den Workload in der Personalabteilung mit einer Self-Service-Wissensdatenbank zu Richtlinien, Sozialleistungen und häufig gestellten Fragen (FAQs).
Limitierungen von Zoho Desk
- Das stark auf CRM ausgerichtete Design könnte für Teams, die lediglich einen einfachen HR-Ticketing-Prozess benötigen, überdimensioniert wirken.
- Erweiterte benutzerdefinierte Anpassungsmöglichkeiten erfordern unter Umständen zusätzlichen Setup-Aufwand.
Preise für Zoho Desk
- Express: 9 $ pro Monat und Benutzer
- Standard: 20 $/Monat pro Benutzer
- Professional: 35 $/Monat pro Benutzer
- Unternehmen: 50 $/Monat pro Benutzer
Bewertungen und Rezensionen zu Zoho Desk
- G2: 4,4/5 (über 6.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 2.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Zoho Desk?
Sehr detailliert und fein abgestuft. Erstellen Sie Felder, Aufgabenlisten und mehr über Marketplace-Apps. Das HR-Onboarding verläuft reibungslos, wenn Sie die Listen mit Tickets kombinieren. Auch die Funktionen der Automatisierung sind ziemlich cool.
Sehr detailliert und fein abgestuft. Erstellen Sie Felder, Aufgabenlisten und mehr über Marketplace-Apps. Das HR-Onboarding verläuft reibungslos, wenn Sie die Listen mit Tickets kombinieren. Auch die Funktionen der Automatisierung sind ziemlich cool.
4. Hiver (Am besten geeignet für Gmail-basiertes HR-Ticketing und Zusammenarbeit)
Hiver verwandelt Gmail in einen voll funktionsfähigen HR-Helpdesk und wandelt verstreute E-Mail-Anfragen in strukturierte, nachverfolgbare Tickets um. Anstatt verschiedene HR-Prozesse und Anfragen manuell zu sortieren, können Teams Probleme übersichtlich zuweisen, verfolgen und lösen – direkt aus ihrem Posteingang heraus.
Dank KI-gestützter Automatisierung ermöglicht dieses HR-Ticketing-System den Teams, dringende Anfragen zu priorisieren, Genehmigungsvorgänge zu vereinfachen und interne Diskussionen von der Kommunikation mit den Mitarbeitern zu trennen – und sorgt so für einen klaren, effizienten Support.
Die besten Features von Hiver
- Verwandeln Sie HR-E-Mails in strukturierte Tickets mit Echtzeit-Nachverfolgung und klarer Zuordnung
- Verkürzen Sie Reaktionszeiten durch automatisierte Ticket-Priorisierung und intelligente Weiterleitung
- Verbessern Sie die Zusammenarbeit im Personalwesen durch interne Notizen und gemeinsame Sichtbarkeit der Teams
- Messen Sie die Effizienz mithilfe von Echtzeit-Analysen zu Reaktionszeiten und Servicetrends.
Limitierungen von Hiver
- In erster Linie für Gmail konzipiert, was die Flexibilität für Teams auf anderen E-Mail-Plattformen einschränkt
- Es fehlen erweiterte Features für das Personalmanagement, die über das Ticketing und die Zusammenarbeit hinausgehen.
Preise für Hiver
- Free Forever
- Lite: 24 $/Monat pro Benutzer
- Growth: 34 $/Monat pro Benutzer
- Pro: 59 $/Monat pro Benutzer
- Elite: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Hiver
- G2: 4,6/5 (über 1.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,7/5 (über 100 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Kostenlose Vorlagen für die Lohnabrechnung können Zeit sparen und Fehler minimieren, wenn sie effektiv genutzt werden. So holen Sie das Beste aus ihnen heraus:
📋 Durchführen Sie die Automatisierung von Steuer- und Sozialleistungsberechnungen, um Prozesse zu optimieren
🕒 Behalten Sie die Fristen für die Gehaltsabrechnung im Blick und richten Sie Erinnerungen ein, um Verzögerungen zu vermeiden
🔍 Überprüfen und aktualisieren Sie Vorlagen regelmäßig, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
5. HelpScout (Am besten geeignet für HR-Teams, die ein benutzerfreundliches Support-System benötigen)
Help Scout definiert den HR-Support mit einem dialogorientierten, mitarbeiterorientierten Ansatz neu. Im Gegensatz zu anderen HR-Ticket-Systemen wirkt dieses Tool eher wie ein gemeinsamer Posteingang: Es sorgt für einen persönlichen Umgang, gewährleistet aber gleichzeitig ein strukturiertes Anfragemanagement.
Dank integrierter Automatisierung können HR-Teams Rückstände abbauen, Nachverfolgungen verwalten und Aufgaben mit hoher Priorität in den Vordergrund stellen. Gleichzeitig haben Mitarbeiter sofortigen Zugriff auf Richtlinien und FAQs – was wiederkehrende Anfragen und das Ticketvolumen reduziert.
Die besten Features von Help Scout
- Reduzieren Sie Rückstände im Personalwesen durch die Automatisierung von Workflows für Nachverfolgungen und Erinnerungen
- Vereinfachen Sie das Aufgabenmanagement, indem Sie Anfragen kategorisieren, priorisieren und eine Nachverfolgung durchführen.
- Gestalten Sie die Interaktion mit der Personalabteilung individueller – dank Echtzeit-Zugriff auf Mitarbeiterdaten, frühere Unterhaltungen und Aktivitätsprotokolle
- Sorgen Sie mithilfe interner Notizen und einer Kollisionserkennung für eine einheitliche Vorgehensweise im Team, um doppelte Antworten zu vermeiden.
Limitierungen von Help Scout
- Die Preise steigen mit zunehmendem Kontaktvolumen, was für größere HR-Teams mit häufigen Interaktionen mit den Mitarbeitern möglicherweise nicht geeignet ist.
- Eingeschränkte Tools für das Projektmanagement wie Nachverfolgung von Terminen und Wissensmanagement
Preise für Help Scout
- Free Forever
- Standard: 55 $/Monat pro 100 Kontakte
- Außerdem: 83 $/Monat pro 100 Kontakte
- Vorteil: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Help Scout
- G2: 4,4/5 (über 400 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 200 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Help Scout?
Vorgefertigte Antworten sparen mir 80 % meiner Zeit. Außerdem finde ich es gut, dass ich sehen kann, an welchen Tickets meine Teammitglieder gerade arbeiten und wie wir Notizen zu den Tickets hinzufügen können. Der Vorteil von HelpScout gegenüber einem herkömmlichen E-Mail-Dienst besteht darin, dass andere Teammitglieder automatisch auf dem Laufenden gehalten werden.
Vorgefertigte Antworten sparen mir 80 % meiner Zeit. Außerdem finde ich es gut, dass ich sehen kann, an welchen Tickets meine Teammitglieder gerade arbeiten und wie wir Notizen zu den Tickets hinzufügen können. Der Vorteil von HelpScout gegenüber einem herkömmlichen E-Mail-Dienst besteht darin, dass andere Teammitglieder automatisch auf dem Laufenden gehalten werden.
6. HubSpot (Am besten geeignet für HR-Teams, die eine All-in-One-Serviceplattform benötigen)
Nutzen Sie bereits HubSpot CRM? Erweitern Sie es auf den Personalbereich mit nahtlosem Ticketing, KI-gestützter Automatisierung und einer einheitlichen Datenbank für Mitarbeiterinteraktionen.
Dank Echtzeit-Dashboards erhalten Ihre HR-Teams Sichtbarkeit auf Servicetrends, Reaktionszeiten und die Verteilung der Workload – so können sie den Support optimieren und die Servicequalität verbessern. KI-gestützte Automatisierung reduziert manuelle Aufgaben und rationalisiert Genehmigungsprozesse, die Nachverfolgung von Anfragen sowie die Problemlösung.
Die besten Features von HubSpot
- Automatisieren Sie das HR-Ticketing mit KI-gestützten Antwortvorschlägen und Workflow-Assistenten
- Weisen Sie Tickets mithilfe der kompetenzbasierten Zuordnung effizient dem richtigen HR-Spezialisten zu
- Bündeln Sie Mitarbeiterabfragen in einem Helpdesk, der vollständig in HubSpot CRM integriert ist
- Bieten Sie Omnichannel-Support, indem Sie E-Mail, Chat und Self-Service-Portale miteinander verbinden.
Limitierungen von HubSpot
- Für kleine Geschäfte könnten die Kosten jedoch zu hoch sein, insbesondere wenn Sie zusätzlich Marketing- oder Vertriebs-Hubs benötigen.
- Einige erweiterte Features (wie benutzerdefinierte Tools für die Berichterstellung) sind nur in höherwertigen Plänen verfügbar.
Preise von HubSpot
- Free Forever
- Service Hub Starter: 20 $/Monat pro Platz
- Service Hub Professional: 100 $/Monat pro Platz
- Service Hub Enterprise: ab 150 $/Monat pro Platz
HubSpot-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,4/5 (über 2.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 100 Bewertungen)
💡 Profi-Tipp: Ein gut strukturierter HR-Helpdesk basiert auf klaren Zuständigkeiten – genau wie ein hervorragender Kundensupport. Hier kommt die RACI-Matrix ins Spiel: Sie sorgt für Ordnung bei den Mitarbeiteranfragen und stellt sicher, dass jedes Problem von den richtigen Personen bearbeitet wird, die:
- Zuständig: Supportmitarbeiter – Bearbeitung und Lösung von Mitarbeiteranfragen
- Verantwortlich: Personalmanager – stellt sicher, dass Tickets den Servicestandards entsprechen
- Beratung: IT, Recht oder Lohnbuchhaltung – ist Anbieter für Fachwissen zu speziellen Fällen
- Informiert: Mitarbeiter – bleiben Sie über ihre Anfragen auf dem Laufenden
Möchten Sie Rollen präzise definieren und HR-Prozesse optimieren? Diese Beispiele für RACI-Matrixen zeigen, wie Sie die Effizienz in Ihrem HR-Team steigern können! 🚀
7. Zendesk (Am besten geeignet für große HR-Teams, die eine erweiterte Automatisierung benötigen)
Große HR-Teams bearbeiten täglich Hunderte von Anfragen – von der Einarbeitung neuer Mitarbeiter über Gehaltsanpassungen bis hin zur Genehmigung von Urlaubsanträgen. Um dieses Volumen ohne Verzögerungen zu bewältigen, ist ein skalierbares, strukturiertes System erforderlich – und genau hier kommt Zendesk ins Spiel.
Es bündelt HR-Anfragen über alle Kanäle hinweg und stellt so sicher, dass Mitarbeiter präzise und schnelle Unterstützung erhalten. Diese KI-gestützte Ticket-Software automatisiert Genehmigungen und Eskalationen, während Echtzeit-Dashboards die Nachverfolgung von Antwortzeiten, Anfragestaus und Servicetrends durchführen.
Die besten Features von Zendesk
- Automatisieren Sie wiederholende Aufgaben mit KI-gestützter Ticketweiterleitung, vorgefertigten Antworten und Workflow-Auslösern
- Ermöglichen Sie eine nahtlose teamübergreifende Zusammenarbeit durch interne Notizen, gemeinsame Ansichten und die Verknüpfung von Tickets bei komplexen Fällen
- Verwalten Sie Compliance-Anfragen mit strukturierten Prüfpfaden und sicherer Dokumentation mit Sicherheit
- Bieten Sie Ihren Mitarbeitern rund um die Uhr Support durch KI-gestützte Chatbots und Self-Service-Portale.
Limitierungen von Zendesk
- Benutzerdefinierte Ansichten müssen für jeden Benutzer manuell eingerichtet werden, was den Verwaltungsaufwand erhöht.
- Gelegentliche Störungen im Ticketingsystem beeinträchtigen die Effizienz des Workflows
Preise für Zendesk
- Suite Team: 55 $/Monat pro Mitarbeiter (jährliche Abrechnung)
- Suite Growth: 89 $/Monat pro Mitarbeiter (jährliche Abrechnung)
- Suite Professional: 115 $/Monat pro Mitarbeiter (jährliche Abrechnung)
- Suite Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
- Erweiterte KI: Als Add-On für 50 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat erhältlich
Bewertungen und Rezensionen zu Zendesk
- G2: 4,3/5 (über 6.000 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 4.000 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Zendesk?
Vor der Einführung von Zendesk haben wir die Nachverfolgung aller Helpdesk-Tickets per E-Mail durchgeführt. Jetzt nutzen wir das Ticketingsystem von Zendesk, sodass wir nicht mehr per E-Mail arbeiten müssen und sicherstellen können, dass ein Ticket einem bestimmten Benutzer zugewiesen wird, damit nicht mehrere Personen gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.
Vor der Einführung von Zendesk haben wir die Nachverfolgung aller Helpdesk-Tickets per E-Mail durchgeführt. Jetzt nutzen wir das Ticketingsystem von Zendesk, sodass wir nicht mehr per E-Mail arbeiten müssen und sicherstellen können, dass ein Ticket einem bestimmten Benutzer zugewiesen wird, damit nicht mehrere Personen gleichzeitig an derselben Aufgabe arbeiten.
8. Freshdesk (Am besten geeignet für das Multi-Channel-HR-Servicemanagement)
Freshdesk sorgt für einen reibungslosen HR-Support, indem es Mitarbeiteranfragen aus verschiedenen Kanälen auf einer strukturierten Plattform bündelt. Die intelligente Wissensdatenbank vereinfacht den Self-Service, während HR-Teams die Sichtbarkeit verwalten, FAQs organisieren und Workflows optimieren.
Haben Sie es mit komplexen Problemen zu tun? Weisen Sie Abhängigkeiten zu, eskalieren Sie Anfragen und stellen Sie sicher, dass übergeordnete Tickets so lange offen bleiben, bis alle Probleme gelöst sind. KI-gestützte Analysen weisen auf wiederkehrende Probleme hin, sodass HR-Teams die Reaktionszeiten optimieren und Engpässe beseitigen können – bevor sie eskalieren.
Die besten Features von Freshdesk
- Legen Sie benutzerdefinierte SLAs fest, die auf die Prioritäten, Schichten und Workflows im Personalwesen abgestimmt sind.
- Überwachen Sie die HR-Leistung mit vorgefertigten Berichten zu Reaktionszeiten, Ticketvolumen und Mitarbeiterzufriedenheit.
- Aktualisieren Sie Wissensartikel in großen Mengen mithilfe der Freshdesk-API für eine nahtlose Verwaltung des Inhalts
- Arbeiten Sie effizient zusammen – mit privaten Notizen und internen Diskussionen –, ohne die Kommunikation unter den Mitarbeitern zu beeinträchtigen.
Limitierungen von Freshdesk
- Die Analysen könnten verfeinert werden, um die Nachverfolgung der Leistung der HR-Tickets besser zu ermöglichen.
- Bei der Bearbeitung mehrerer Tickets und der umfangreichen Bearbeitung von Dokumenten kann es zu Verzögerungen kommen.
Preise für Freshdesk
- Free Forever
- Growth: 15 $ pro Benutzer und Monat
- Pro: 49 $ pro Benutzer und Monat
- Enterprise: 79 $ pro Benutzer und Monat
Bewertungen und Rezensionen zu Freshdesk
- G2: 4,4/5 (über 3.400 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 3.300 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Freshdesk?
Die Wissensdatenbank, die vorgefertigten Antworten und die Ticketing-Funktionen zur Nachverfolgung und Messung des HR-Supports für unser Unternehmen sind hervorragend. Die Mitarbeiter können zudem eine Bewertung des erhaltenen Services abgeben. Wir können sogar Tickets für Telefonate erstellen.
Die Wissensdatenbank, die vorgefertigten Antworten und die Ticketing-Funktionen zur Nachverfolgung und Messung des HR-Supports für unser Unternehmen sind hervorragend. Die Mitarbeiter können zudem eine Bewertung des erhaltenen Services abgeben. Wir können sogar Tickets für Telefonate erstellen.
🧠 Wissenswertes: „Ticket“ in HR-Ticketing-Software leitet sich von der alten Praxis ab, Anfragen auf Zettel zu schreiben und diese weiterzureichen! Heute läuft alles digital – aber das Ziel bleibt dasselbe: die richtige Anfrage schnell an die richtige Person weiterzuleiten!
9. Spiceworks (Die beste kostenlose HR-Helpdesk-Software für kleine Teams)
Spiceworks ist ein kostenloses HR-Ticketing-System, das speziell für kleine Teams entwickelt wurde, die eine einfache, wartungsarme Lösung benötigen. Da es in der Cloud gehostet wird, entfällt der Aufwand für die Wartung der Server, während HR-Anfragen strukturiert und leicht für die Nachverfolgung verfügbar sind.
Das intuitive Dashboard bündelt alle Tickets und hilft Teams dabei, Mitarbeiteranfragen effizient zu priorisieren und zu bearbeiten. Echtzeit-Berichterstellung liefert wertvolle Einblicke in Trends bei HR-Dienstleistungen, wodurch sich häufige Probleme leichter nachverfolgen und Workflows zur Verbesserung der Reaktionszeit optimieren lassen.
Die besten Features von Spiceworks
- Automatisieren Sie die Zuweisung von Tickets anhand von Priorität, Kategorie und Workload, um HR-Aufgaben übersichtlich zu organisieren
- Verwalten Sie Anfragen mithilfe visueller Dashboards und zusammengefasster Aktivitätsströme
- Lösen Sie Probleme auch unterwegs mit einer mobilfreundlichen Helpdesk-App für Android und iOS.
- Gewinnen Sie Einblicke dank erweiterter Funktionen für die Berichterstellung – filtern Sie Daten, führen Sie die Nachverfolgung von Trends durch und prognostizieren Sie den Bedarf an HR-Dienstleistungen
Limitierungen von Spiceworks
- Im Vergleich zu kostenpflichtigen Alternativen sind die benutzerdefinierten Anpassungen begrenzt.
- Die werbefinanzierte kostenlose Version ist möglicherweise nicht für alle Teams geeignet.
Preise von Spiceworks
- Free Forever
Spiceworks-Bewertungen und Rezensionen
- G2: 4,3/5 (über 300 Bewertungen)
- Capterra: 4,4/5 (über 500 Bewertungen)
➡️ Weiterlesen: Die beste HR-Workflow-Software zur Optimierung Ihrer HR-Prozesse
10. Jira Service Management (Am besten geeignet für Ticketing und Automatisierung auf Unternehmensebene)
Jira Service Management bietet HR-Fachleuten ein Ticket- und Automatisierungssystem auf Unternehmensebene. Ursprünglich für die IT entwickelt, lassen sich die flexiblen Workflows an Ihre individuellen Genehmigungsverfahren, Eskalationsprozesse und sonstigen Serviceanforderungen im Personalwesen anpassen.
Automatisierte Weiterleitung, Atlassian-Integrationen und strukturiertes Fallmanagement sorgen für Ordnung bei HR-Aufgaben und reduzieren gleichzeitig den manuellen Workload. Für gezielten Support können Sie außerdem benutzerdefinierte Hilfecenter für verschiedene Zielgruppen einrichten – beispielsweise für neue Mitarbeiter, Führungskräfte oder ehemalige Mitarbeiter.
Die besten Features von Jira Service Management
- Vereinfachen Sie HR-Prozesse mit vorgefertigten Antragsvorlagen für die Personalbeschaffung, die Gehaltsabrechnung und Sozialleistungen.
- Automatisieren Sie Genehmigungen und Eskalationen, um HR-Anfragen zügig zu bearbeiten – eine manuelle Nachverfolgung ist nicht erforderlich.
- Schützen Sie sensible Daten durch rollenbasierte Zugriffskontrollen und Sicherheitsberechtigungen.
- Stärken Sie Ihre HR-Teams mit einem Self-Service-Hub für sofortigen Support und Zugriff auf die Wissensdatenbank
Limitierungen von Jira Service Management
- Für nicht-technisch versierte Teams ist möglicherweise eine Schulung erforderlich.
- Premium-Funktionen haben ihren Preis
Preise für Jira Service Management
- Für bis zu 3 Mitarbeiter Free Forever
- Standard: 19,04 $ pro Mitarbeiter und Monat
- Premium: 47,82 $ pro Mitarbeiter und Monat
- Enterprise: Benutzerdefinierte Preisgestaltung
Bewertungen und Rezensionen zu Jira Service Management
- G2: 4,2/5 (über 750 Bewertungen)
- Capterra: 4,5/5 (über 700 Bewertungen)
11. Deskpro (Am besten geeignet für anpassbares HR-Servicemanagement)
Deskpro ist ein vielseitiges HR-Ticketing-System, das für mittlere bis große Unternehmen entwickelt wurde, die Flexibilität und Skalierbarkeit benötigen. Ganz gleich, ob Sie routinemäßige HR-Anfragen oder vertrauliche Mitarbeiterfälle bearbeiten – Deskpro bündelt jede Anfrage in einem strukturierten, einfach zu verwaltenden Dashboard.
Dank der Optionen für die lokale Installation und die Cloud lässt es sich mühelos skalieren – so bleiben die HR-Workflows reibungslos und die Reaktionszeiten in allen Abteilungen effizient.
Die besten Features von Deskpro
- Führen Sie die Nachverfolgung jeder Mitarbeiteranfrage über alle Kanäle hinweg in einem einzigen, übersichtlichen Dashboard durch
- Automatisieren Sie die Ticketbearbeitung mithilfe von Auslösern, SLAs und Eskalationen, um reibungslose HR-Workflows zu gewährleisten
- Reduzieren Sie wiederkehrende Abfragen mit einem Selbsthilfe-Portal und einer internen Wissensdatenbank
- Erhalten Sie Einblicke in Echtzeit, indem Sie Reaktionszeiten, Anfragetrends und die HR-Leistung überwachen.
Limitierungen von Deskpro
- Zusätzliche Kosten für Add-Ons wie Einarbeitung, Mitarbeiterschulungen und Zertifizierungen
- Komplexe Integrationen, die möglicherweise zusätzlichen Zeitaufwand und zusätzlichen Aufwand beim Setup erfordern
Preise für Deskpro
- Team: 29 $/Monat pro Mitarbeiter
- Professional: 59 $/Monat pro Mitarbeiter
- Unternehmen: 99 $/Monat pro Mitarbeiter
Bewertungen und Rezensionen zu Deskpro
- G2: 4,3/5 (über 60 Bewertungen)
- Capterra: 4,6/5 (über 30 Bewertungen)
Was sagen echte Benutzer über Deskpro?
Ich nutze DeskPro nun schon seit einigen Jahren und meine Erfahrungen damit sind insgesamt sehr positiv. Mit DeskPro können Benutzer ihre benutzerdefinierten Listen erstellen, die Tickets selbst einsehen und bei der Beantwortung von Tickets oder dem Hinzufügen von Notizen individuelle Funktionen nutzen. Auch das Hilfecenter bzw. die Wissensdatenbank finde ich einfach zu bedienen.
Ich nutze DeskPro nun schon seit einigen Jahren und meine Erfahrungen damit sind insgesamt sehr positiv. Mit DeskPro können Benutzer eigene benutzerdefinierte Listen erstellen, Tickets selbst ansehen und bei der Beantwortung von Tickets bzw. beim Hinzufügen von Notizen individuelle Funktionen nutzen. Auch das Hilfecenter bzw. die Wissensdatenbank finde ich einfach zu bedienen.
➡️ Weiterlesen: Die beste HR-Talentmanagement-Software
Von der Anfrage bis zum Ergebnis: Optimieren Sie Ihre HR-Prozesse mit ClickUp
Die Bearbeitung von HR-Anfragen sollte sich nicht wie eine endlose Liste mit Dingen zu erledigen anfühlen. Ein leistungsfähiges Ticket-System organisiert nicht nur Anfragen – es optimiert Genehmigungsprozesse, führt Automatisierungen durch und stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter schnell den Support erhält, den er benötigt.
Während sich andere HR-Ticketingsysteme jedoch auf die Bearbeitung einzelner Anfragen konzentrieren, geht ClickUp über das reine Ticketing hinaus. Es vereint Aufgabenmanagement, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und KI-gestützte Automatisierung, um die Workflows im HR-Service in jeder Phase zu vereinfachen und zu verbessern.
Mit ClickUp schaffen Sie ein nahtloses, skalierbares HR-Erlebnis, das die Produktivität und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Geben Sie Ihrem HR-Team den außergewöhnlichen Support, den es verdient. Melden Sie sich noch heute bei ClickUp an! 🚀